Как проводится ревизия подотчетных сумм

Порядок проведения ревизии подотчетных сумм. Назовите наиболее типичные случаи переплат подотчетных сумм.

Ревизор проверяет пра­вильность оформления и использования типовой формы команди­ровочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указа­ние цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения доку­ментально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, Проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогооб­ложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отне­сение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, на­личие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную органи­зацию.

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще все­го одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесо­образно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомо­сти к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кре­диту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расхо­ды по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдатель­ных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналити­ческих данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за кон­кретный период.

Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически про­изведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представлен­ные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физи­ческим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по под­отчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, кото­рые на момент ревизии уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количе­ствах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценно­сти сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее по­денным авансам;

• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

• несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

При такой ревизии про­веряется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается толь­ко при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и ве­личина расходов. Организации рекомендуется определить конкрет­ный порядок расходования средств на представительство, их доку­ментальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских расходов от­носятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учет­ные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

• отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
• суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

С 1 апреля 2025 года обязательным к применению будет ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Новый стандарт можно применять раньше этой даты. Подробнее о новых правилах читайте здесь.

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-22 — скачать бланк и образец».

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:

• сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
• поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
• проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

• список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
• список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

В путеводителе от КонсультантПлюс вы найдете нюансы и пошаговые алгоритмы выдачи средств под авансовый отчет, а также оформлению расчетов с подотчетными лицами. Изучите материал бесплатно, получив пробный онлайн-доступ к системе К+.

В срок, не превышающий количества дней, установленного работодателем, после окончания граничной даты (или в 3-х дневный срок после выхода на работу из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами (требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.

Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.

Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.

В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».

По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ и страхвзносов с выданных сумм.

ВАЖНО! Доначисление НДФЛ и взносов возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.

В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.

Ревизия подотчетных лиц

Основные аспекты и цель проведения ревизии подотчетных лиц

Основная цель ревизии расчетов с подотчетными лицами — это определение верности и наличие обоснованности выдачи денежных средств работникам предприятия под отчет на те или иные цели.

Ревизор должен проверить наличие приказа с подписью руководителя, в котором приведен перечень работников предприятия, которые имеют право получить под отчет денежные средства для покрытия операционных, административных и хозяйственных расходов.

Также проверке подвергается и наличие подписанных руководителем приказов на выдачу денежных средств под отчет на командировочные цели. Основными документами, из которых ревизор может почерпнуть необходимые сведения об операциях с подотчетными лицами, являются:

Статья: Ревизия подотчетных лиц

• Приходные и расходные кассовые ордера; ;
• Авансовые отчеты с обязательным наличием приложенных к ним оправдательных документов;
• Накопительная ведомость по форме 368.

Проведение ревизии расчетов с подотчетными лицами

Ревизор в ходе проверки должен ознакомиться с имеющимися на предприятии авансовыми отчетами, а именно:

• Определить правильность их оформления;
• Определить законность и целесообразность при расходовании каждой подотчетной суммы – это достигается при помощи сопоставления суммы авансового отчета с теми документами, которые подтверждают факт поступления материальных ценностей на склад предприятия или получение предоставленных услуг;
• Осуществить проверку на факт наличия искажений предоставленного под отчет аванса, поскольку может иметь место устная договоренность с подотчётным лицом о присвоении разницы между завышенной суммой, которая была выдана под отчет и суммой, фактически израсходованной;
• Сопоставление первичных документов, которые приложены к авансовому отчету, с данными, отраженными в складском учете предприятия, что позволяет определить все нарушения, связанные со скрытой оплатой материальных ценностей безналичным способом, осуществленные повторно.

Немаловажное значение имеет и проверка командировочных расходов. Изначально, ревизор должен проверить насколько точно соблюдаются лимиты, определенные для командировок. Затем определяется соответствие целевого назначения при расходовании средств на командировочные расходы. Проверяется правильность при оформлении командировок, наличие приказа руководителя с обязательным указанием пункта назначения, срока командировки, а также ее целей.

Еще одним участком проверки является правильность оформления авансового отчета, а также подлинность и достоверность документов, прикладываемых к нему. Такими документами выступают: командировочные удостоверения, счета из гостиниц, товарные чеки, билеты на проезд и т.д. В обязательном порядке проверяется наличие отметок о прибытии на место командировки и последующем выбытии. Это необходимо для определения фактического количества дней нахождения в командировке и рассчитывается сумма оплаты.

Еще одним этапом, осуществляемом при проведении ревизии с подотчетными лицами, является проверка ведения бухгалтерского учета в части целевого расходования денежных средств.

Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами

Государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль. При этом порядок его осуществления должен быть закреплен в учетной политике. Он должен затрагивать и вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами. Об этом идет речь в статье.

Исходя из положений ст. 19 Закона о бухгалтерском учете[1] и п. 6 Инструкции № 157н[2] государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль совершаемых данными учреждениями фактов хозяйственной жизни. При этом порядок осуществления внутреннего контроля должен быть закреплен в учетной политике. Указанный контроль должен затрагивать в том числе вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами.

Проверка законности совершаемых операций

Первое, на что следует обращать внимание – это законность и правомерность совершаемых операций, а также объективная возможность и целесообразность расходования денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Отметим, что понятия «неправомерное расходование бюджетных средств», «незаконное использование» действующим законодательством не определены. Следовательно, при отнесении действий (бездействия) участников бюджетного процесса к категории неправомерного расходования бюджетных средств нужно исходить из общепринятого в юридической практике признания неправомерными действий (бездействия), когда они противоречат требованиям правовых норм.

Согласно Постановлению Госдумы РФ от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный суд Российской Федерации» под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.04.2017 № 02-09-08/24851, к неправомерному расходованию бюджетных средств нужно относить действия (бездействие), противоречащие требованиям общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение, регулирующих бюджетные правоотношения, к которым относятся БК РФ, принятые в соответствии с ним федеральные законы о федеральном бюджете, федеральные законы о бюджетах государственных внебюджетных фондов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах субъектов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований о местных бюджетах, иные федеральные законы, законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований, указы Президента РФ, нормативные правовые акты Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.

Применительно к расчетам с подотчетными лицами к незаконным или неправомерным операциям можно отнести:

использование бюджетных средств без подтверждения оправдательными документами;

возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат;

возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» при отсутствии разрешения руководителя учреждения;

несоблюдение норм при командировании работников за пределы территории РФ;

оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;

неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;

возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работника в пути.

Также следует обратить внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет зарплаты и лицам, не работающим в учреждении.

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, производимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности должны производится учреждением в регистрах бухучета.

Нужно установить наличие ко всем авансовым отчетам документов, служащих основанием для произведенных расходов. К этим документам можно отнести кассовые, товарные чеки, проездные документы. Таким образом, в ходе проверки необходимо убедиться в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Указанные документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В соответствии с п. 12 Положения № 749[3] расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих.

Документами, подтверждающими наем жилья работником во время служебной командировки, могут являться:

при проживании в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.

В ходе проверки требуется проанализировать и хронологически сравнить пропорции и расхождения в бухгалтерских документах. Особое внимание следует обратить на целевое и эффективное использование средств. В ходе проверки нужно установить, по каким статьям и подстатьям ­КОСГУ произведены расходы подотчетного лица, и сравнить их с теми, по которым выдавались денежные средства под отчет. Кроме того, необходимо обратить внимание на правильность отражения расходов по видам. Отметим, что проверку целевого использования средств целесообразно увязывать с проверкой кассовых операций и операций по лицевом счету.

Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами.

Указанная проверка осуществляется с целью выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия несанкционированных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, выявления соответствия документа действующей типовой форме и т. д. В ходе проверки устанавливается наличие некачественно составленной документации. В такой документации обнаруживаются фиктивные операции, документы.

Начинать проверку необходимо с изучения авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет составлен по действующей форме. Напомним, что в настоящее время авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Также следует убедиться в заполнении всех строк авансового отчета и наличии на нем подписей подотчетного лица, работников бухгалтерии. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем учреждения – нужно убедиться в наличии его подписи на лицевой стороне отчета.

Напомним, что подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и на оборотной стороне заполняет графы 1 – 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухучета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Нельзя оставлять без внимания и вопрос своевременности представления авансового отчета. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю учреждения) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

Следующее, на что нужно обратить внимание при проверке – это отсутствие у подотчетного лица задолженностей по ранее выданным авансам. Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.

К сведению:

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У из Порядка ведения кассовых операций[4] исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса (абз. 3 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций). Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта инструкции.

Также следует убедиться в наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Положениями п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием ЦБ РФ № 4416-У изменений начиная с 19.08.2017 основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н, и писать заявление необходимо.

Нельзя оставить без внимания и соблюдение порядка внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухучету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухучету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Проверка правильности расходования средств на служебные командировки.

В ходе проверки следует обратить внимание как на соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. Необходимо отметить, что в силу п. 3 Постановления № 729[5] расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного документа, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, и средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Аналогичные нормы установлены для федеральных государственных служащих.

Примерами возмещения расходов, не предусмотренных нормативными документами, являются случаи оплаты питания госслужащих и работников учреждений во время служебной командировки. Однако и здесь могут быть исключения. Так, нередки случаи, когда по возвращении из служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно которым он осуществлял проезд в вагоне повышенной комфортности, что подразумевает различные сервисные услуги, в том числе питание. В этой ситуации, если учесть, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда не имеется (Письмо Минфина РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670). Таким же примером могут являться факты возмещения работникам полисов добровольного страхования.

Кроме того, следует помнить, что возмещение расходов, связанных с проездом работника различными видами общественного транспорта в месте командирования, не предусмотрено. Вместе с тем, по мнению Минтруда, высказанному в Письме от 11.03.2016 № 18-4/ООГ-396, расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены по решению руководителя учреждения.

При проверке правильности возмещения суточных следует убедиться в правильности определения дней, за которые работнику положена выплата суточных, а также в соблюдении установленных размеров.

В случае направления работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации нужно помнить, что согласно п. 17 Положения № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

при проезде по территории РФ – федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в Указе № 813[6], а лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, – в Постановлении № 729;

при проезде по территории иностранного государства учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при выплате суточных обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

При оплате проезда следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Отметим, что учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – возмещают эти расходы в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Указанные расходы возмещаются исключительно при наличии документов, их подтверждающих. Если проживание спортсменов и тренеров осуществляется за счет принимающей стороны, данные расходы учреждением спорта не производятся.

На что еще обратить внимание?

Помимо вышеперечисленного, при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание:

на соблюдение норм при компенсации за использование личного транспорта для служебных целей. Напомним, что размер возмещения расходов определяется составленным в письменной форме соглашением сторон трудового договора. Вместе с тем, если указанная компенсация выплачивается за счет бюджетных средств, ее размер ограничивается на законодательном уровне. Так, размеры и порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563;

на правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки этого вопроса необходимо проанализировать причины образования дебиторской, кредиторской задолженностей по подотчетным суммам и меры, принятые для погашения задолженности;

на правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;

на соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам;

на проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

на ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;

на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете и применения бюджетной классификации;

на соблюдение порядка удержания из зарплаты. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из зарплаты. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю;

на соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами;

на арифметическую проверку правильности подсчетов;

на проверку согласованности показателей, прямо влияющих на результат хозяйственных операций;

на сличение отдельных показателей первичных документов с записями в регистрах бухучета;

на проверку обоснованности учетных записей по данным первичных документов;

на полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

В заключение отметим, что указанный выше перечень вопросов не является закрытым и в зависимости от специфики учреждения может как дополняться, так и уменьшаться. Надеемся, что данная статья поможет учреждению избежать ошибок при совершении с расчетов с подотчетными лицами.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

[4] Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

[5] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

[6] Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».