Как подать отчет ЕФС-1 в электронном виде бесплатно
Электронный способ представления отчетности — современный, доступный и оптимальный вариант взаимодействия с контролирующими органами. Он доступен всем работодателям. Для одних компаний и ИП его применение является обязательным, для других — добровольным.
Действует такое правило:
Как подать ЕФС-1 электронно через Госуслуги, расскажем далее.
Хорошо ли вы знакомы с ЕФС-1? Специалисты системы «КонсультантПлюс» дают профессиональные подсказки по заполнению и представлению формы в Готовом решении — воспользуйтесь ими после оформления бесплатного доступа к системе.
Вариант 1: услуга оператора
Существует несколько способов отправки в Социальный фонд электронного ЕФС-1. Один из них — представление отчетности через оператора электронного документооборота (ЭДО).
У этого способа есть недостаток — оператор оказывает услуги за плату. Далее расскажем, как сдать отчет ЕФС-1 электронно бесплатно.
Вариант 2: сервис фонда
В поиске оптимального варианта представления отчетности нередко выручает портал «Госуслуги». Работодатели через этот ресурс попадают в личный кабинет страхователя на сайте СФР, через который можно сдать ЕФС-1 электронно бесплатно.
Чтобы воспользоваться такой возможностью, нужно перейти на страницу электронных сервисов.
Сначала следует сформировать файл с нужными разделами и подразделами ЕФС-1, скачав бесплатно предлагаемую фондом программу, а затем готовый файл загрузить через «Кабинет страхователя».
Фонд предоставляет работодателям два варианта представления отчета:
При первом способе нужно нажать на ссылку «Загрузить подготовленный файл отчетности» и сервис предложит пользователю авторизоваться:
По кнопке «Войти» система перенаправляет пользователя на портал «Госуслуги». После авторизации (для этого используется учетная запись юрлица/ИП в ЕСИА) необходимо:
- загрузить (сформировать) файл с отчетом;
- отправить его на обработку.
Применение второго способа не требует авторизации и УКЭП, но имеет ограничения:
- им не смогут воспользоваться страхователи с численностью 25 сотрудников и более;
- загрузка файла с проектом отчета не приравнивается в сдаче ЕФС-1 — оригинал отчета на бумаге нужно очно представить в фонд.
Фактической датой сдачи ЕС-1 при таком варианте представления является отметка территориального отделения фонда на одном из бумажных экземпляров отчета.
Наказание за неэлектронный формат
Если страхователь с численностью застрахованных лиц 11 человек и более вместо обязательного электронного ЕФС-1 подаст отчет на бумаге, его накажут штрафом.
Избежать штрафов за ошибки с ЕФС-1 помогут материалы, подготовленные специалистами нашего сайта:
- «Как внести корректировку в ЕФС-1»;
- «Как заполнить ЕФС-1 на ГПХ в 2023 году»;
- «Код выполняемой функции в ЕФС-1»;
- «Как отразить больничный в ЕФС-1?».
Итоги
Современные технологии позволяют передавать отчеты в контролирующие органы дистанционно и бесплатно. Отправить ЕФС-1 электронно без оплаты позволяет сервис на сайте Социального фонда. Воспользоваться возможностями сервиса может большинство работодателей (с частичным ограничением).
Направить отчетность в форме электронного документа
Отделение ПФР по г. Московской области напоминает, что страхователи могут формировать и направлять сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа следующими способами:
- через оператора электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (ЭДО ПФР);
- через «Кабинет страхователя» (КС) портала электронных сервисов ПФР.
Для подключения к электронному документообороту ПФР (ЭДО ПФР) в рамках представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде страхователю необходимо:
- заключить договор на обслуживание с оператором;
- получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя, и сертификат ключа проверки электронной подписи;
- через оператора за подписью (УКЭП) директора или уполномоченного сотрудника, имеющего УКЭП, направить в электронном виде через оператора в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР.
ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления направляет страхователю электронный документ «Уведомление о результате рассмотрения», после получения которого с отметкой об удовлетворении заявления страхователь считается подключенным к ЭДО ПФР. После этого можно отправлять отчет по форме СЗВ-ТД.
Для сдачи отчетности через электронный сервис «Кабинет страхователя» на сайте ПФР необходимо сделать несколько простых шагов:
Шаг 1: войти в кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда России, используя учетную запись в единой системе идентификации и аутентификации;
Шаг 2: сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
Шаг 3: проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Программное обеспечение». При выявлении ошибок в отчетности необходимо их исправить;
Шаг 4: подписать заполненную форму отчетности усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
Шаг 5: отправить в систему ПФР на обработку.
Если у страхователя нет УКЭП, можно отправить заранее подготовленную отчетность через «Кабинет страхователя» в разделе «Отчетность», выбрав сервис «Загрузить проект отчетности».
После загрузки файла и прохождения им форматно-логического контроля открывается печатное представление загруженной отчетности для проверки и принятия решения о передаче в ПФР.
Обращаем внимание, что для дальнейшей обработки необходимо представить отчетность с присвоенным номером в печатном виде в территориальный орган ПФР.
После отправки отчетности страхователь получает из ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок (с указанием причин некорректности отчета), работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.
После этого необходимо отправить в ПФР протокол контроля, подписанный своей электронной подписью, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
Отделение ПФР по г. Москве и Московской области напоминает, что вся полезная информация для работодателей находится на официальном сайте ПФР в разделе «Информация для жителей региона» в подразделе «Страхователям».
Отчетность в ПФР в 2023 году
ООО и предприниматели с сотрудниками с 2023 года отчитываются в Социальный фонд России, который образовался в результате объединения ПФР и ФСС. В отчеты вносят данные по работникам на трудовом и гражданско-правовом договоре. Расскажем в статье, какие формы ждет от вас Социальный фонд.
Что отправлять
Социальный фонд России ждет всего одну форму — ЕФС-1, которая утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п . Она включает в себя сразу несколько отчетов, которые работодатели представляли ранее:
- СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1) — содержит сведения об изменениях в трудовом статусе сотрудников. В нем указывают ФИО, дату рождения, СНИЛС, должность, код выполняемой функции и информацию по кадровым событиям: прием, перевод, увольнение, заключение и расторжение договоров ГПХ, приостановление и возобновление трудовых договоров и остальное. СФР учитывает эти сведения при формировании электронных трудовых книжек. Если за месяц кадровых событий не было, отправлять отчет не нужно.
- CЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 (подразделы 1.2 и 2) — содержит сведения о стаже работника: ФИО сотрудников, дату приема на работу, увольнения и остальные данные для расчета пенсии. Подавать сведения с 2023 года нужно не по всем работникам, а только по тем, у которых есть особенности учета стажа. Подраздел 2 содержит сводные данные об организации-страхователе. Её подают вместе с подразделом 1.2.
- ДСВ-3 (подраздел 3) — содержит сведения о застрахованных лицах, за которых работодатель перечислял дополнительные взносы на накопительную пенсию.
- СИоЗП (подраздел 1.3) — сдают только бюджетные организации, чей вид деятельности указан в приказе Минтруда. В этом подразделе содержатся сведения о зарплате и условиях труда работников государственных и муниципальных учреждений.
- 4-ФСС (раздел 2) — содержит данные о начисленных страховых взносах по страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Кроме сдачи ЕФС-1, организации ежегодно подтверждают основной вид деятельности. Теперь заявление, справку и пояснительную записку к бухбалансу тоже следует направлять в СФР.
Как сдавать
Сдать отчеты можно двумя способами:
- На бумаге лично или по почте заказным письмом с описью вложения — если в компании работает до 10 сотрудников, включая исполнителей на гражданско-правовых договорах. Если больше, то отчитаться можно только через интернет.
- Через интернет. Для этого понадобится электронная подпись, договор об электронном документообороте и сервис с отправкой отчетов.
Чтобы отправлять отчеты в электронном виде, нужно подключиться к электронному документообороту с СФР. Для этого заполните и отправьте заявление на подключение. Обратите внимание, что это необходимо только тем, кто не был подключен к ЭДО с ПФР и не отчитывался по форме СЗВ-ТД в электронном виде.
Организациям, которые будут отчитываться через уполномоченных представителей, дополнительно нужно отправить в фонд уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП). Если у вас нет электронной подписи, УПУП можно принести в фонд лично, а затем попросить представителя направить заявление о подключении к электронному документообороту. Если сертификат есть, УПУП направляется через интернет.
После выберите программу для электронной отправки отчетов. Например, Контур.Бухгалтерия формирует и отправляет отчёты через интернет. Вести учет в сервисе не сложно. А электронную подпись для вас выпустят бесплатно.
Когда отправлять
Несмотря на то, что форма ЕФС-1 одна, все ее разделы и подразделы не связаны друг с другом и могут подаваться по отдельности. Более того, у каждого из них свои основания сдачи и периодичность представления:
- Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
- при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Если дата выпадает на выходной или праздник, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.
Сведения, которые должны быть представлены до 25 числа конкретного месяца, не обязательно подавать единовременно. Заполнение подразделов можно поручить разным людям и сдать подразделы формы в разные дни.
После отправки отчетности вам поступит квитанция о доставке в течение 4 дней. Протокол контроля — в течение 6 дней. Срок ответа на отчет в сумме займет 10 рабочих дней. Регламент приема отчетов у налоговой и ПФР разный: в Пенсионном фонде датой принятия отчета считают тот день, когда получен положительный протокол. Поэтому стоит заранее отправлять отчеты, чтобы успеть до окончания срока.
Что будет, если не отправить отчеты
Если не сдать вовремя сведения персонифицированного учета, начислят штраф — 500 ₽ за каждого работника. За опоздание отправки отчета или отправку неполных и недостоверных сведений в СЗВ-ТД грозит предупреждение или штраф — от 300 ₽ до 500 ₽.
За нарушение порядка сдачи раздела 2 (4-ФСС) грозит штраф 5% от начисленной за последние три месяца суммы взносов, но не более 30% и не менее 1000 рублей.
Чтобы отправлять отчеты вовремя и без ошибок, работайте в Контур.Бухгалтерии. В системе есть зарплатный блок и отчетность по сотрудникам, а еще простой учет, отчетность во все контролирующие органы, финансовый учет и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны.
Как лучше отправлять форму СЗВ-ТД: совет от ПФР
Для формирования сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде работодатели в установленные сроки представляют в ПФР отчётность по форме СЗВ-ТД.
Учитывая нынешнюю эпидемиологическую обстановку, когда посещение территориальных органов ПФР ограничено, а приём ведется только по предварительной записи, рекомендуется всем работодателям, независимо от количества застрахованных лиц, представлять отчётность дистанционно.
Такой совет дает ПФР на своем сайте.
Сведения по форме СЗВ-ТД в органы ПФР страхователи могут представлять одним из способов:
- с помощью электронного документооборота через оператора ТКС. В ПФР необходимо представить «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР». Бланк можно скачать здесь;
- с использованием электронного сервиса «Кабинет страхователя» на официальном сайте ПФР. Для регистрации в указанном сервисе необходимо наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и регистрация в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
- через общедоступный сервис «Передача отчётности по форме СЗВ-ТД» на сайте ПФР в разделе «Электронные услуги и сервисы ПФР» в режиме «Загрузить проект отчётности». Данный режим позволит сохранить проект отчётности в электронном виде в ресурсах ПФР. Затем страхователю необходимо предоставить отчётность в бумажном виде в территориальный орган ПФР.
Преимущество использования сервиса «Передача отчётности по форме СЗВ-ТД» для страхователей, не имеющих УКЭП, заключается в том, что результаты обработки отчётности отразятся в профиле страхователя.
Инструкция по использованию сервиса «Передача отчётности по форме СЗВ-ТД»
1. Для передачи в ПФР заранее подготовленной отчетности по форме СЗВ-ТД страхователь на главной странице сайта заходит в раздел «Страхователям» — «Кабинет страхователя»:
Далее нажимает «Загрузить проект отчетности»:
Затем вводит свой регистрационный номер страхователя, ИНН и нажимает «Продолжить».
Если введенный регистрационный номер страхователя имеется в базе ПФР, то страхователю открывается возможность загрузки файла с отчетностью. При загрузке файла проводятся следующие проверки:
- сопоставление регномера страхователя в ПФР, указанного в отчетности, с ранее введенным номером в п.1.;
- ФЛК на соответствие альбому формата.
2. После загрузки файла, в случае если файл прошел ФЛК, открывается печатное представление загруженной отчетности. Страхователь на этом этапе проверяет содержимое отчетности и принимает решение о передаче отчетности в ПФР.
3. После успешной загрузки отчетности выводится информация о присвоенном номере переданному пакету и предоставляется возможность сохранить документ для последующего подписания руководителем организации (уполномоченным лицом) и передачи в печатном виде в территориальный орган ПФР.
В ПФР отметили, что для сдачи отчетности необходимо обратиться в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя с документами на бумажном носителе и номером, под которым сохранена в ПФР отчетность.
Отчетность, направленная с использованием данного сервиса, хранится в ПФР в течение месяца.