Виды оперативного контроля:
1. Предварительный контроль, ведущийся еще до начала работы. Это договоры, должностные инструкции и служебные правила разного рода.
2. Текущий контроль, то есть измерение результатов работы, обратная связь и корректировка действий.
3. Заключительный контроль, то есть фиксация итоговых результатов, оценка и санкции (поощрение или наказание).
Контроль внешний и внутренний.
Система внешнего контроля. Основана на убеждении (предположении), что работники лучше всего выполняют свои обязанности тогда, когда для них установлены четкие материальные стимулы и вся деятельность постоянно находится под надзором начальника. Она, действительно, помогает решить некоторые задачи, а именно:
1. Сделать для подчиненных цели трудно достижимыми, подстегнуть большинство, не оставить лазейки для лентяев.
2. В системе оценок работы сделать «защиту» от хитреца, которая не позволит лентяям манипулировать методами контроля в свою пользу.
3. Связать итоги контроля с системой поощрений и результатами работы каждого сотрудника.
Преимущества «внешнего контроля»: С одной стороны, подчиненные, контролируемые по такой системе, часто действительно берутся за заботу с тем, чтобы улучшить свои показатели (а значит, и заработок). Это приводит к улучшению дел.
Недостатки «внешнего контроля»:
— сотрудники могут улучшить не саму работу, а показатели работы (следствие трудностей получения объективной картины продвижения к цели);
— сотрудники могут забросить другую работу, значимость которой ничуть не меньше, устремив все силы на виды работы, которые непосредственно связаны с вознаграждением;
— у подчиненных возникает соблазн заблокировать, скрыть информацию, снижающую их показатели, или поставить под сомнение эти показатели;
— он требует больших сил и времени не только со стороны менеджера, но и со стороны подчиненных.
Система внешнего контроля во многом напоминает «тотальный контроль», отличие только в том, что она сочетает и стратегические, и тактические (оперативные) компоненты.
Система внутреннего стимулирования. В основе лежит принципиальный тезис — каждый сотрудник может и должен видеть в своей работе не только источник средств существования, но и путь к признанию, средство самоутверждения и завоевания авторитета. Эта система держится на положительных эмоциях. Внутреннее стимулирование строится на следующих основных правилах:
1. Цели перед отдельными работниками или рабочими группами устанавливаются коллективно, и сложность их достижения учитывается в последнюю очередь.
2. Оценивая продвижение к целям, руководитель вместе с исполнителями ищет суть возникающих проблем и возможные решения, а не выносит «приговоры». Практически происходит раннее предупреждение кризисных ситуаций, а если они и возникают, то руководитель «не рубит головы» виновным, а вместе с ними ищет выход.
3. Уровень заработной платы связан с качеством работы и не зависит от частных количественных показателей, хотя и они учитываются.
Достоинства «внутренненго контроля»:
— Она повышает заинтересованность работников в реализации целей организации, фирмы или подразделения, ориентирует их на общую цель.
— Усиливается удовлетворенность трудом.
— Исчезает потребность в очковтирательстве и утаивании негативной информации.
— Облегчается принятие решений, ведь для этого имеется достаточно полная информация.
Недостатки «внутреннего контроля»:
— Слабеет непосредственный (оперативный) контроль руководителя над деятельностью подчиненных.
— Появляется опасность, что цели, имеющиеся у предприятия, могут искусственно заменяться подчиненными.
— Является затруднительным справедливое распределение вознаграждения (премий) среди сотрудников.
— Не каждым работником и не каждым коллективом можно управлять при помощи такой системы контроля;
— Она подходит далеко не каждому руководителю.
Менеджер должен владеть обеими системами контроля и использовать их в зависимости от ситуации и особенностей коллектива. Зная достоинства и недостатки той и другой системы, вы сможете предусмотреть негативные последствия от их применения и смягчить их. Единственное, чего делать не следует, это смешивать системы.
Виды управленческого контроля
Существует множество подходов к классификации видов управленческого контроля. Наиболее популярной является типология, в которой используется следующие виды управленческого контроля:
- предварительный,
- текущий,
- итоговый.
Предварительный контроль
Предварительный контроль предшествует началу каждой деятельности предприятия и включает в себя множество направлений:
- готовность сотрудников выполнять работу в соответствии со своей профессией, специальностью и квалификацией;
- состояние и уровень готовности материально-технической базы, состоящей из предметов и средств труда;
- финансовая сторона обеспечения процесса производства;
- -предварительный анализ возможностей поставки материалов, сырья, энергии и пр.;
- предварительный прогноз условий сбыта продукции и пр.
Статья: Виды управленческого контроля
Может осуществляться также предварительная проверка организационной структуры, знаний руководством миссии, цели и задач, которые предприятию предстоит выполнить, готовность их к работе, состояние долгосрочного, среднесрочного и оперативного планирования и пр.
В процессе предварительного контроля выясняют условия работы, уровень знаний непосредственными исполнителями их обязанностей, форма оплаты труда и методы социального обеспечения.
Помимо этого, предварительный контроль может быть адресован на подготовку фирмы к проведению текущего планового контроля. К примеру, к аккредитации или получению лицензии на право осуществлять какой — либо вид деятельности.
В организации предварительный контроль осуществляется применимо к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
В области человеческих ресурсов предварительный контроль реализуется в организации посредством тщательного изучения профессиональных и деловых навыков и знаний, необходимых для выполнения определенных должностных обязанностей и выбора более подготовленных и квалифицированных кадров. Для того, чтобы убедиться, что сотрудники могут выполнять возложенные обязанности на них, необходимо установить минимальный уровень опыта или стажа работы в конкретной области и проверить документы или рекомендации, предоставляемые потенциальным кандидатом при найме.
Очевидно, что высококачественную продукцию произвести из некачественного сырья невозможно. Поэтому промышленными организациями устанавливается обязательный предварительный контроль применяемых материальных ресурсов. Такой контроль осуществляется через выработку стандартов минимально допустимого уровня качества и осуществления физической проверки соответствия поступающего материала этим требованиям. Среди методов предварительного контроля материально ресурсов — обеспечение запаса на уровне, достаточном для предупреждения дефицита.
Важное средство предварительного контроля финансовых ресурсов – это бюджет, что позволяет также реализовывать функцию планирования. Бюджет устанавливает предельные значения расходов и не позволяет организации в целом или ее отделам все свои наличные средства исчерпать.
Текущий контроль
На практике применяетс два основных типа текущего контроля — стратегический и оперативный.
Стратегический контроль подразумевает анализ эффективности использования финансовых, материальных, трудовых ресурсов. Главный акцент при этом делается на вопрос соответствия выбранной стратегии и перенацеливания имеющихся средств на стратегически значимые участки. В процессе такого контроля осуществляется подготовка базы стратегических данных, в которую могут быть внесены соответствующие коррективы в производственный процесс.
Оперативный контроль подразумевает оценку текущей технической, хозяйственной и технологической деятельности предприятия:
- разработанных и применяющихся нормативов,
- временных нормативов и норм выработки,
- загрузки машин, оборудования, механизмов,
- уровня запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр.
Также оцениваются возможности сокращения сверхнормативных запасов, устранения незавершенного строительства и прочие общепроизводственные, кадровые и финансовые вопросы.
С целью реализации текущего контроля управленческому аппарату нужна обратная связь, которая представляет собой данные о полученных результатах. Простейший пример обратной связи — сообщение начальника подчиненным о том, что работа их неудовлетворительна в случае, если он видит, что ими допущены ошибки.
Система обратной связи позволяют менеджеру выявить множество непредвиденных моментов и скорректировать линию поведения таким образом, чтобы предупредить отклонением организации от самого эффективного пути решения поставленных перед ней задач.
Специфика систем с обратной связью в процессе текущего контроля такова, что они:
- имеют характеристики цепей;
- применяют внешние ресурсы;
- сокращают внешние ресурсы для внутреннего использования;
- осуществляют анализ значительных отклонений от намеченной цели;
- корректируют такие отклонения для достижения поставленных целей.
Итоговый контроль
По результату предварительного и текущего контроля должен быть проведен итоговый контроль, суть которого заключается в том, чтобы дать оценку результатам деятельности предприятия или его отдельных подразделений. По итогам заключительного контроля осуществляется ряд мероприятий, имеющий плановый характер. Назначаются сотрудники, ответственные за ход устранения замечаний, распоряжений и предложений руководства, намечается срок, способ и средства исполнения планируемых изменений.
Другие подходы к типологии видов контроля
Рассмотрим другие классификационные признаки управленческого контроля:
1. По объёму вопросов, охватываемых контролем, и его масштабу в управлении организацией
- Общий охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов
- Специальный по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)
- Самоконтроль нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника
2. В зависимости от того, входят субъекты контроля в состав контролируемой системы или нет
- Внешний (вневедомственный) осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур
- Внутренний (внутриведомственный) осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)
3. По направленности контроля
- Стратегический направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.
- Тактический (или административный) призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.
- Оперативный осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.
4. По виду деятельности
- Финансовый выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.
- Производственный включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.
- Маркетинговый базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.
5. По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.
6. По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.
7. С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.
Контроль может быть: частный, общий, внутренний и внешний. Название данных видов контроля показывает, в каком объеме и кем он осуществляется.
Важное условие успешной работы менеджера — это самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.
Трехступенчатый контроль по охране труда
Контрольная система в сфере охраны труда (ОТ), включающая в себя три уровня контроля, была разработана еще в период существования СССР. Не являясь обязательной для всех предприятий, она признана эффективным инструментом ОТ. Трехступенчатый контроль на сегодняшний день используется в отдельных сферах производства, например, в строительстве (правила ОТ, утв. Приказом №336н от 1/06/15 Минсоцзащиты), в полиграфии (правила ОТ, утв. Приказом №237 от 4/12/02 МПТР). В отраслях, организациях разрабатываются контрольные мероприятия, учитывающие принцип трехступенчатости и специфику работы.
Понятие трехступенчатого контроля
Специалисты по охране труда в силу своих должностных обязанностей отвечают за ОТ в первую очередь. Однако, если производство объемно, численность персонала велика, этого может быть недостаточно для обеспечения безопасности труда. Применяется и оперативный контроль со стороны руководителей предприятия, и общественная разновидность контроля (его осуществляет профком в лице представителей). Одним из наиболее значимых частей системы управления и охраны труда (СОУТ) является трехступенчатый контроль: сплошной, постоянный контроль выполнения норм ОТ, который ведется ежедневно, еженедельно, ежемесячно руководителями всех уровней в организации:
- 1 ступень (уровень) – контроль со стороны непосредственных руководителей работ (технологи, механики, мастера и др.) по вверенным им объектам контроля. Ежедневный.
- 2 ступень (уровень) – контроль со стороны начальников участков, цехов, стройплощадок, и лиц, замещающих их в рамках этих подразделений. Еженедельный.
- 3 ступень (уровень) – контроль со стороны главных специалистов и руководителей предприятия в целом на предмет соблюдения правил ОТ. Ежемесячный.
На заметку! Контроль первого уровня обычно осуществляют в начале дня или смены, при работе в условиях повышенной опасности – и в продолжение их.
Вопрос: Необходимо ли вести 3-ступенчатый контроль на предприятии, если предприятие небольшое, штат около 230 чел., из них во вредных и опасных условиях труда работают 25 чел., имеются производственные цеха, отрасль предприятия — связь?
Посмотреть ответ
Состав контрольных мероприятий
Конкретный состав мероприятий определяется спецификой вида деятельности. Рассмотрим для наглядности трехступенчатый контроль в полиграфической отрасли.
1-я. Мастер с уполномоченным по ОТ контролируют:
- рабочие места и подходы к ним;
- вентиляцию, освещение;
- оборудование, инструменты, приспособления, их состояние;
- сигнализацию, блокираторы, тормозные устройства;
- электрическую безопасность;
- наличие спецодежды, спецобуви, средств защиты у каждого работника;
- проверяют записи в журнале техконтроля оборудования, сверяют их с действительным состоянием, делают запись о проверке и ее результатах в журнал 3-ступенчатого контроля;
- устраняют недостатки, если они обнаружены.
2-я. Начальник цеха с уполномоченным по ОТ проверяют:
- помещение, рабочие места в нем и условия труда;
- как устранялись недостатки, обнаруженные на первом этапе проверки;
- аналогично: освещенность, вентилирование помещения, оборудование, средства защиты;
- выборочно: знания работниками нормативов и правил ОТ;
- делают запись в журнал 3-ступенчатого контроля;
- вырабатывают пути устранения недочетов, если они выявлены.
3-я. Главный инженер и возглавляемая им комиссия по ОТ отслеживают:
- состояние помещений и рабочих мест;
- состояние оборудования, задействованного в производстве;
- работу и состояние средств защиты, безопасности, в том числе и индивидуальных;
- процесс и результат устранения недостатков, выявленных на предыдущих ступенях контроля;
- выполнение решений, приказов руководства и профсоюзного комитета по ОТ.
Итоги работы комиссии вписываются в журнал 3-ступенчатого контроля и обсуждаются на совещании ее членов. Намечаются пути повышения безопасности в сфере ОТ. Комиссия составляет и подписывает соответствующий документ, в котором отражается вся проделанная ею работа.
Членами комиссии, кроме самого главного инженера, могут быть другие главные специалисты: энергетик, технолог, механик, представитель профкома, возглавляющий его комиссию по ОТ; инженер по ОТ. В комиссию включаются также представители пожарной и медицинской службы предприятия (по тексту Приказа №237).
По аналогичному принципу, с учетом вида деятельности, проводится контроль в других производственных сферах.
Нормативное регулирование и документы
Создание безопасных условий труда, системы охраны труда в организации – одна из основных обязанностей работодателя (ТК РФ, ст. 212). Эта же мысль содержится и в Положении о СУОТ (Пр. №438н от 19/08/16, издан Минтрудом). При разработке отдельного положения о трехступенчатом контроле, входящего в общую систему локальных актов по ОТ организации, используются также отраслевые, ведомственные нормативные документы, такие как уже упомянутый Приказ №336н в строительстве, Приказ №237 МПТР.
Положение о трехступенчатом контроле базируется на указанных документах и содержит информацию:
- о распределении ответственности;
- об организации контрольных мероприятий;
- об образцах локальной документации в сфере контроля.
Организация 3-ступенчатого контроля сопровождается изданием соответствующего приказа по предприятию, с утверждением полномочий спецкомиссии по ОТ. Кроме того, необходимо утвердить образец контрольного журнала и образец акта, которым будут оформляться заключения комиссии на третьей ступени контроля.
Контрольный журнал
Документ является одним из наиболее важных составляющих контроля ОТ по трем ступеням – в нем фиксируются результаты всех проверок и выявленные нарушения.
Он должен содержать такую информацию:
- номер ступени;
- число, когда проводилась проверка;
- нарушения, недочеты;
- ФИО ответственного за устранение;
- меры по устранению и их сроки;
- ФИО контролирующих устранение;
- отметку об устранении с датой и подписью ответственного.
Вопрос: Обязательно ли ведение журналов трехступенчатого контроля на предприятии?
Посмотреть ответ
Виды контроля в организации
Контроль можно классифицировать по следующим признакам:
• стадия жизненного цикла объекта — контроль на стадии маркетинга, производства,подготовки объекта к функционированию, эксплуатации и т.д.;
• объект контроля — цели (стандарты), результаты, процесс, объект в целом, отдельные параметры и т.д.;
• стадия производственного процесса — входной, операционный контроль, контроль
готовой продукции, транспортирования и хранения;
• исполнитель — самоконтроль, менеджер, отдел технического контроля, государственный
контроль, международный контроль;
• принимаемое решение — активный (предупреждающий) и пассивный (по отклонениям) контроль;
• способ получения и обработки информации — расчетно-аналитический, статистический, регистрационный;
• обязательность выполнения — по уставу, по закону, по договоренности;
• форма осуществления — внутренний и внешний контроль;
• степень охвата объекта контролем — сплошной и выборочный контроль;
• периодичность выполнения контрольных операций — непрерывный и периодический контроль. В свою очередь, по периодам проведения контроль делится на стратегический, тактический и оперативный;
• место в процессе управления — предварительный, текущий, заключительный контроль.
Рассмотрим характеристики некоторых видов контроля:
Внутренний контроль. Система контроля организуется предприятием самостоятельно.
Внешний контроль — контроль со стороны контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.
Сплошной (или полный) контроль. Строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.
Выборочный контроль. Организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п.
Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой; тесно связан со стратегическим планированием и управлением. Этот вид контроля наиболее сложен, так как непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения.
Тактический (или административный) контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации; осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректирующих мероприятий. Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.
Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции (услуг) и выполнения всех видов процессов организации. Оперативный контроль процессов в организациях принято подразделять на три вида: предварительный, текущий (или производственный) и заключительный (последующий).
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем видам ключевых ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. По существу, это контроль на входе процесса, который направлен на достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс:
• в области человеческих ресурсов — контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. В ходе отбора устанавливается минимально допустимый уровень образования, квалификации, стаж работы в данной области, проверяются документы и рекомендации, проводятся психологические тесты и собеседования с работником. Предварительное обучение повышает вероятность эффективной работы новых сотрудников;
• в области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита;
• в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет (финансовый план), который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат.
Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий); позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандарта. Базой для текущего контроля является система обратной связи.
Заключительный (или последующий) контроль осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения. Производится путем сравнения полученных результатов с заданными. Заключительный контроль обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процессов в будущем и разработки систем мотивации, направленных на повышение заинтересованности в улучшении результатов.
В литературе существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Практически все они основываются на классификации работ по контролю по различным функциональным областям (производство, маркетинг, финансы и учет, персонал) в зависимости от структуры организации. В качестве объектов контроля используются ключевые показатели по каждой из этих сфер:
• производственный контроль включает следующие функции: маршрутизация (разработка последовательности операций), загрузка (распределение работ), производственные графики, предварительная оценка стоимости выполнения работ и т.п. Объекты контроля — качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, мощность оборудования и уровень его использования и т.д.;
• маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом, отношения клиентов. Объекты контроля — объем продаж, торговые издержки, продажи в кредит, затраты на рекламу, удовлетворенность потребителей;
• в области персонала контролируются: количество прогулов, потери времени из-за трудовых споров, болезней, уровень и состав заработной платы, вопросы безопасности труда, социальные выплаты и т.д.;
• финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности — прибыль и ее распределение, расходы на покупку оборудования, капитальные вложения, ликвидность, запасы, издержки, денежная наличность и т.п. Финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления; включает: бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей деятельности, отдачу инвестиций.
Контроль качества является на сегодняшний момент одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке. Объектами контроля качества являются: технический уровень, новизна, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации и т.п.
В процессе контроля используются различные методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Статистический учет базируется на методах сбора, обработки и интеграции данных за определенный период времени, бухгалтерский учет — на методах, обеспечивающих ежедневные данные о движении финансовых средств, материалов, продукции, труда и т.д., оперативно-производственный учет — на информации о состоянии производственной деятельности участков, цехов и других подразделений. Для осуществления контрольной функции также применяются такие комплексные методы, как «бенчмаркинг» (или метод сравнительного анализа эффективности), методы тотального контроля качества (total quality control) и тотального менеджмента качества (total management quality). Методы контроля за деятельностью организации характеризуются большим разнообразием в связи с тем, что сама функция контроля охватывает почти все операции и процедуры, выполняемые в организации для достижения ее целей.