Как обойтись без кассы

Как принимать платежи без онлайн-кассы для интернет-магазина?

В этой статье мы разберем, как легально работать без онлайн-кассы, как принимать платежи в интернет-магазине и не бояться прихода налоговой 3 года. А также Вы узнаете как тестировать интернет-магазин без дополнительных первоначальных затрат.

Зачем нужна онлайн-касса?

Все просто, с 1 июля 2019 года вышел Федеральный закон №54 «О применении контрольно-кассовой техники». Иными словами: все юридические лица и индивидуальные предприниматели должны иметь онлайн-кассу.
Правда, есть отсрочка для ИП, которые работают без сотрудников. Отсрочка действует до 1 июля 2021 года и подойдет, если вы: продаете товары собственного производства или оказываете услуги. Однако, если вы продаете товар физическим лицам через сайт — это вас не касается.
Тут уже не так важно чем вы занимаетесь, сложности возникнут в момент подключения к платежным системам. Отметим, что если вы работаете с наличной оплатой, то все равно должны иметь кассу и проводить платежи.

Сколько стоит подключить онлайн-кассу и что для этого нужно?

По открытым данным для подключения онлайн-кассы нужно, примерно, 25 000 рублей. Но мы же с вами предприниматели, поэтому сможем сократить эту сумму раза в 2. Давайте считать:
— Касса — 11 000 рублей
— Договор с ОФД — 3000 рублей в год. ОФД — сервис-посредник, который отправляет данные в налоговую и хранит их 5 лет. К сожалению, без него не обойтись.
Итого: 14 000 рублей.

Ура, тратим 14 000 рублей, подключаем онлайн-кассу к нашему сайту и можно подключать оплату!

Но что же делать, если вы начинаете бизнес или хотите протестировать новое направление и у вас нет 14 000 или вы просто хотите сэкономить и увеличить бюджет на рекламу?

Во-первых, вы можете арендовать онлайн-кассу, средняя цена на рынке — 1500 рублей в месяц. Итого: 18 000 рублей в год. Неплохой вариант для теста, но не стоит забывать, что подключение займет определенное количество времени и требует определенного уровня технической подготовки.

Во-вторых, вы можете использовать один из 5 способов о которых мы поговорим ниже.

И так, 5 способов продавать свои товары и услуги на сайте без онлайн-кассы. Наш личный рейтинг.

5 место. Договор со службой курьерской доставки

Служба доставки выступит промежуточным звеном между вами и клиентом. Она примет платеж на свое юридическое лицо, выдаст чек со своего терминала и после этого отправит вам деньги на ваш расчётный счет. Главное помнить, что это приведет к потере клиентов, потому что ограничит их в выборе способов оплаты.

4 место. Продажа через маркетплейсы

Данный способ подойдет только для товарного бизнеса.
Регистрируетесь на площадках: Ozon, Wildberries и т.д. Площадка принимает на себя платежи и выплачивает вам на расчетный счет. Из плюсов отметим: удобная логистика, большой органический трафик и доверие к площадке со стороны клиента.
Из минусов: вам нужно соблюдать все требования площадки, хранить минимальный остаток на складе, платить комиссию за хранение и доставку.
Не говоря про долгий процесс регистрации и ограничения в аналитике и дальнейшем развитии. Вряд ли подойдет, если нужно просто протестировать нишу.

3 место. Платежи через PayPal

Крупная международная Платежная система, которую можно подключить без онлайн-кассы. Сервис принимает на себя платежи и отправляет вам деньги на расчетный счет. Комиссия за вывод средств в среднем 2%. У этого способа есть ряд минусов и самый главный из них: чтобы провести оплату клиенту нужно иметь профиль в PayPal и привязанную там карту. Таких людей единицы в России и 90% отвалятся на уровне регистрации в сервисе.

2 место. Платежи через «Яндекс.Деньги»

Недавно этот сервис купил Сбер и теперь он называется ЮMoney.

Сразу отметим, что Яндекс. Деньги и Яндекс.Касса — это два разных сервиса.
Итак, Яндекс.Деньги или ЮMoney позволяет принимать платежи на физическое лицо, клиент может удобно оплатить своей банковской картой.
Вариант отличный, только у вас будет лимит 15 000 и для его расширения нужно будет подтвердить свою личность.

В любом случае, если вы будете систематически принимать платежи, то система вас может заблокировать, потому что предпринимательская деятельность там запрещена. Как быть — решать вам.

1 место. Робочеки

Даа, это то самое лучшие решение, которое мы смогли найти и объясняем почему.
1. Система выступает агентом, принимает платежи и переводит деньги на ваш расчетный счет — минимум действий от нас.
2. Чеки она отправляет сама и это решение согласовано с ФНС.
3. Можно принимать платежи и как юридическое лица, ИП, физическое лицо или самозанятый.
4. Регистрация в системе занимает 3-5 дней.

Все очень просто: регистрируетесь в системе, заполняете анкету, подписываете договор и можно принимать оплату без лишних заморочек.

Минусов, пожалуй, мы пока не нашли, разве что комиссия, которая составляет 3,5-4% за прием платежей по банковской карте, но для сравнения ставка в Тинькофф 2,69%. Я думаю, что для старта и тестирования ниши — это незначительная разница.
Вы можете зарегистрироваться по этой ссылке и получить скидку в 50% на комиссию в первые 3 месяца, для старта — это лучшее решение, на наш взгляд.

Мы протестировали все эти сервисы на себе и наших клиентах. Это наш субъективный рейтинг, который основан на нашем опыте. Мы рекомендуем Вам только те инструменты, которые используете сами.

А если у вас остались вопросы, то оставляете заявку на нашем сайте и мы вас бесплатно проконсультируем.

Как принимать платежи на сайте без онлайн-кассы?

И хотя закон № 54-ФЗ обязывает большинство предпринимателей пробивать чеки, это не значит, что покупка онлайн-кассы ─ единственное условие для бизнеса законно вести свою деятельность. В статье дадим ответы на популярные вопросы, как принимать платежи на сайте без онлайн-кассы.

Зачем бизнесу нужна онлайн-касса

И снова речь пойдет о законе № 54-ФЗ, согласно которому все организации, осуществляющие наличные и безналичные расчеты с населением на территории РФ, должны быть подключены к интернету и использовать онлайн-кассы.

Среди них ─ розничные магазины различных форматов, кафе, рестораны, аптеки, АЗС, юридические фирмы и другие организации.

При этом закон о фискализации разрешает выдавать покупателю не только бланки строгой отчетности или бумажные чеки, но и отправлять электронные версии на e-mail или по телефону.

По закону 54-ФЗ в последней редакции с комментариями организации и предприниматели должны пробивать чеки и на получение предоплаты или аванса, если они получили деньги до момента реализации товара, выполнения работы или оказания услуги.

Кассы, соответствующие закону 54-ФЗ, должны:

• Работать с фискальным накопителем (ФН)
• Подключаться к интернету
• Передавать информацию оператору фискальных данных (ОФД) о продажах онлайн
• Формировать обязательные реквизиты чека, установленные ст.4.7 ФЗ-54, в том числе QR-коды

Кто может работать без онлайн-кассы?

Однако не все продажи в интернете требуют использования контрольно-кассовой техники (ККТ). Закон 54-ФЗ предусматривает исключения для некоторых категорий предпринимателей. К так называемым «льготникам» относятся:

Самозанятые

Плательщики налога на профессиональный доход освобождены от применения кассовых аппаратов при любых расчетах с клиентами.

B2B-компании при безналичных расчетах

Если компании и индивидуальные предприниматели делают банковский перевод на расчетный счет продавца напрямую, онлайн-кассу применять не нужно. Однако если сотрудник такой компании совершит покупку по корпоративной карте, как физическое лицо, то эту сумму нужно провести через онлайн-кассу.

Мастера народного художественного творчества

Мастера, которые продают товары собственного производства категории народного промысла, тоже могут работать без онлайн-кассы. Но тут нужно постараться, чтобы получить заключение художественно-экспертного совета. Любой другой хендмейд продавать без кассы нельзя.

Образовательные, спортивные и культурно-досуговые учреждения

Это касается только юридических лиц, не индивидуальных предпринимателей, которые принимают платежи дистанционно. Если клиенты также платят этой организации наличными или банковской картой при личном визите, тогда касса им понадобится.

ИП на патенте

При условии, если они оказывают услуги, внесенные в специальный список, освобожденных от касс. Среди них — ремонт ключей или обуви, услуги фотографов, частных детективов и переводчиков, разработка программного обеспечения, дополнительное образование детей и взрослых, звукозапись и создание музыкальных произведений, печать визиток и другие виды деятельности, которые чаще всего оказываются лично.

Продавцы, работающие через маркетплейсы

Производители товаров собственного производства часто работают через посредников — маркетплейсы, которые сами решают вопросы с приемом платежей и чеками для клиентов, а деньги продавцу отправляют на расчетный счет за вычетом комиссии.

Продавцы специальных категорий товаров и услуг:

• периодических изданий (газеты, журналы и т.д.)
• ценных бумаг, почтовых марок
• без постоянной аренды помещений
• мороженого, разливных безалкогольных напитков, молока, кваса из бочек и масла
• проездных билетов и чая в поездах и общественном транспорте
• предметов религиозных культов
• питания в детских учреждениях
• осуществляющие прием стеклотары
• работающие в отдаленных местностях

Организации, которые ведут деятельность в местах, где нет интернета, могут использовать кассу без отправки кассовых чеков ОФД, но с условием выдачи бланка строгой отчетности (БСО). Для них применяются такие же штрафы за несоблюдение закона 54-ФЗ, как и ко всем остальным.

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Предпринимателей-нельготников за отсутствие кассы могут ждать штрафы. Их размер зависит от вида административного правонарушения, полученной выручки, формы собственности и других моментов, которые регулирует законодательство КоАП РФ.

• ИП или владельцев компаний могут оштрафовать на 25-50% от выручки, минимум — 10 000 рублей
• Юрлиц — на 75-100% от выручки, минимум 30 000 рублей

Обратите внимание — если не пробитая выручка превышает миллион рублей или бизнес был ранее оштрафован за отсутствие ККТ, тогда наказание ужесточится:

• Работу компании приостановят на срок до 90 суток — ИП или юрлицу нельзя будет продолжать свою деятельность, заключать сделки и получать деньги от клиентов
• Руководителя юрлица могут отстранить от работы на 1-2 года, и он не сможет управлять компанией.

Если онлайн-бизнес использует кассу и принимает платежи банковскими картами, но при этом не отправляет чеки в электронном виде, это грозит предупреждением или штрафом: для ИП — 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.

Как принимать оплату на сайте без онлайн-кассы, не нарушая закон?

Если предприниматель открыл онлайн-бизнес и не хочет приобретать кассовый аппарат, самостоятельно настраивать кассу и следить за ее исправной работой, он может арендовать облачную онлайн-кассу.

Облачные кассы — это кассы, ПО которых расположены в дата-центрах. Их не нужно приобретать, а можно брать в аренду, например, в сервисе CloudKassir. Это очень удобно для многих видов онлайн-бизнеса. Сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir помогает с регистрацией кассы в ФНС и берет полностью на себя ее техническое обслуживание.

Чтобы выдавать чеки покупателям через облачную кассу, интернет-магазину нужно заключить договор с сервисом, а также подключить интернет-эквайринг для приема платежей разными способами оплаты на сайте или в приложении.

На основании договора сервис аренды касс будет выдавать покупателям чеки, а сервис платежей — принимать оплату банковскими картами и перечислять полученные деньги, за вычетом комиссии, на расчетный счет продавца.

К слову, сервисы CloudPayments и CloudKassir предлагают удобное комплексное решение для бизнеса — одновременное подключение облачной онлайн-кассы и эквайринга.

Нужен ли ООО кассовый аппарат?

Законодательство требует, чтобы при приеме наличных применялись контрольно-кассовые машины. Это общее правило, но есть ряд исключений.

Кассовый аппарат для ООО

Основным нормативным актом, регламентирующим применение ККТ, является закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». С начала июля 2017 года он был полностью реформирован. Для обязательного применения введена техника нового образца. Также разрешено использовать и старые аппараты, которые могут быть модернизированы.

Новые аппараты (онлайн-кассы) оснащены вместо ЭКЛЗ фискальными накопителями (ФН). А «онлайн» их называют потому, что они не только записывают данные обо всех пробитых чеках, но и пересылают их через интернет в налоговую службу. ФНС оперативно получает информацию о работе компании с кассой, что должно упростить процесс проверки. Именно для этого государственными органами и затевалась кассовая реформа.

Есть плюс — это снижение отчетной нагрузки и количества визитов инспекторов. Точнее, их и вовсе можно избежать, если все делать по правилам. А проверять специалисты ФНС обещают лишь те компании, которые допускают нарушения в работе с кассой.

Применение ККМ нового образца дает преимущество и для покупателя. По новым правилам он может попросить продавца направить электронный чек ему на e-mail. Такой фискальный документ вряд ли потеряется или придет в негодность. Кроме того, можно прямо в магазине отсканировать бумажный чек мобильным устройством при помощи специального приложения и проверить его подлинность. Если же в чеке будут найдены нарушения, покупатель сможет сообщить об этом в ФНС.

От чего зависит необходимость применения кассы

Изменения в законе о ККТ расширили круг субъектов, которые в своей деятельности обязаны применять кассы. Однако возможность работать без них сохраняется и сегодня. Виды деятельности, освобожденные от применения ККТ, перечислены в пункте 2 статьи 2 упомянутого выше закона. Вот наиболее популярные из них:

• продажа газет и журналов;
• торговля на ярмарках, выставках, рынках;
• обеспечение питанием школьников;
• реализация в киосках мороженого, безалкогольных напитков;
• продажа из автоцистерн разливного кваса, молока;
• сезонная торговля вразвал овощами и фруктами;
• ремонт обуви, изготовление ключей;
• продажа изделий народных промыслов.

Таким образом, если организация, например, занимается сезонной продажей кваса или арбузов, то для этих операций касса ей не понадобится. Но это не означает, что занятие прочими видами деятельности в обязательном порядке подразумевает применение ККТ. Итак, когда для ООО кассовый аппарат необходим? Это зависит от следующих обстоятельств:

• кто является клиентами компании — физические или юридические лица;
• что она реализует — товары или услуги;
• какой режим налогообложения применяет.

Клиентами ООО могут быть лица двух категорий:

• Обычные граждане, они же физические лица (в трактовке законодателей — население).
• Компании и предприниматели. Хотя ИП по закону являются физическими лицами, но для целей осуществления расчетов они приравниваются к организациям.

С контрагентами из второй группы расчеты «наличкой» проводятся крайне редко. Во-первых, в наш цифровой век это просто неудобно. Во-вторых, эти операции ограничены суммой 100 тыс. рублей — такой лимит установлен Центральным банком РФ. Более крупные денежные средства между двумя организациями, равно как между компанией и ИП, должны двигаться строго через банковские счета. А это безналичный расчет, и кассовый аппарат при нем не применяется. Следовательно, если ООО не работает с населением, то и ККМ ему не нужна.

И совсем другое дело, если покупателями товаров или услуг компании являются граждане. Либо же она работает и с физическими, и с юридическими лицами. В большинстве случаев при этом для ООО кассовый аппарат необходим, поскольку расчеты осуществляются в том числе наличными деньгами. Но это правило пока распространяется не на всех.

Какие требования предъявляются к ККТ

Чтобы поставить кассовую машину на учет, а в дальнейшем применять ее в работе, компании необходимо задействовать только те модели, которые отражены в государственном реестре. Чтобы определить, имеется ли модель в перечне или нет, достаточно заглянуть в реестр или поверить при покупке кассовой машины наличие сверху специальной бирки с надписью «Государственный реестр» и указанием требуемого года.

Чтобы ККТ могла быть включена в госреестр, она должна соответствовать ряду требований. Вот только некоторые из них:

• Возможность фиксации информации в памяти устройства, на ленте и чеке с учетом параметров и технических характеристик.
• Обеспечение печати кассовых документов, а также возможность долговременного хранения данных.
• Наличие опции, позволяющей эксплуатировать аппарат в фискальном режиме.
• Исправность и обеспечение технической поддержкой со стороны поставщика.
• Наличие паспорта установленного типа, а также идентификационного знака.
• Прочие требования (наличие часов, корпуса, накопителя памяти и других опций).

В госреестре, кроме списка допущенных моделей, содержатся данные по реквизитам, требующим отражение в чеке ККТ. Список необходимых реквизитов может различаться в зависимости от вида деятельности ООО. Следовательно, при выборе кассовой машины стоит брать во внимание, в какой сфере она будет применяться. Это может быть торговля, реализация билетов или оказание услуг людям.

Многие руководители путают ККТ с ЧПМ (машинками для печати чеков). В них не предусмотрен блок памяти, поэтому отнести такие устройства к категории контрольно-кассовой техники и, соответственно, поставить на учет не получится.

Как зарегистрировать ККМ в налоговой

Как только ООО покупает кассовую машину, и заключает договор с ЦТО, технику необходимо поставить на учет в налоговой службе. Если речь идет об ИП, сделать это можно по месту проживания, а вот в случае с ООО — по юридическому адресу основного офиса. Но здесь имеется оговорка.

Если ККМ планируется применять по другому адресу, придется создавать обособленный филиал, и уже по месту его нахождения ставить контрольно-кассовую машину на учет. В ситуации, когда компания имеет несколько отделений, которые отчитываются различным ФНС, расположенным в одном муниципальном секторе, регистрация всех ККМ может производиться в одной налоговой инспекции.

Чтобы зарегистрировать ККМ, необходимо пройти несколько этапов:

• Передача необходимых бумаг. К основным документам стоит отнести паспорт ККТ, заявление, а также договор с ЦТО. Могут потребоваться и дополнительные бумаги — квитанция о покупке устройства, паспорт, учредительные и прочие документы.
• Осмотр кассовой машины. Аппарат можно привозить лично или будет осуществлен выезд работника ФНС на объект. Работа должна производиться в присутствии человека, который подавал заявление. Главное внимание уделяется целостности кожуха ККМ, а также наличию соответствующего значка.
• Фискализация и последний этап регистрации. Как только осмотр произведен, а работник ФНС не выявил замечаний, вводится специальный пароль, который защищает память от постороннего проникновения. Далее печатается пробный чек и проверяется наличие всех параметров. В завершение делается отметка в паспорте ККТ, выдается карточка с подтверждением регистрации, а также передаются бумаги, которые прилагались к заявлению на регистрацию.

Как отмечалось выше, до начала июля 2017 года (по закону ФЗ №290) все предприниматели должны осуществить переход на онлайн-кассы. Главной целью нововведения является уменьшение случаев сокрытия наличных, а также повышение объема налоговых поступлений.

Инициаторы нововведения уверяют, что процесс применения ККТ теперь упрощается, ведь регистрация проходит в электронном виде, нет необходимости в ежегодной перерегистрации, отменяется обязательное ТО, а также уменьшается число выездных проверок.

Преимущества использования кассы для ООО

Даже если ваша организация не обязана использовать кассу для реализации товаров или услуг, следует задуматься о преимуществах использования ККТ. Конечно, это дополнительные траты, но если вам нужно вести строгий учет, то кассовый аппарат и чеки — незаменимые вещи. Рассмотрим основную пользу от приобретения кассового оборудования:

• Легче делать инвентаризацию.
• Легче подобрать персонал, так как сложнее продать товар мимо кассы.
• Ускоряет обслуживание клиентов и реализацию товара, что особенно заметно с онлайн-кассой.
• Качество предоставляемых услуг повысится в глазах клиента.
• Гораздо удобнее контролировать работу, вести учет доходов и траты, благодаря чекам.
• Также чеки являются гарантией для клиентов, уровень доверия к компаниям с кассами намного выше, чем без них.
• Чеки помогают делать анализ покупательской способности и составлять метрику по покупкам.
• Кассовое оборудование и выдача чеков позволяет проводить акции, скидки и предлагать клиентам бонусы.
• С ККМ или ККТ клиент может расплатится картой в одно касание, что повысит проходимость магазина, а вы избавитесь от очередей.
• Аппарат можно соединить с любым другим техническим средством, что упростит реализацию товара, к примеру, если его нужно взвешивать.

Покупка кассы — единоразовые затраты, а обслуживание терминала не превышает 100 рублей в месяц.

Ответственность за неприменение ККТ в 2021 году

В 2021 году в части назначения ответственности за неприменение ККТ и отсутствие онлайн-кассы произошел ряд изменений. Это и возможность замены штрафа предупреждением для некоммерческих организаций и субъектов МСБ, и упрощение процедуры исправления кассовых нарушений путем отправки чека коррекции. Ознакомиться с новшествами и узнать, как освободиться от штрафов в 2021 году, поможет наша статья.

Отсутствие ККТ само по себе нарушением не является. В КоАП РФ не содержатся меры ответственности за неустановку кассового аппарата. А вот за отсутствие кассового аппарата, отвечающего требованиям закона № 54-ФЗ, наказать могут. В этом случае штраф для юрлиц составит 30 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Кассовая техника обязательна при любых расчетах с физическими лицами за товары, работы или услуги. Если расчеты производятся с юрлицами и ИП — только при платежах наличными, по карте или через смартфон посредством POS-терминала (письмо Минфина РФ № 03-01-15/56464).

Не применять кассовые аппараты организации могут только в случаях, указанных в ст. 2 закона о ККТ № 54-ФЗ. Если речь идет о расчетах с физлицами, то таких случаев совсем немного, к примеру, это продажа мороженого в киосках.

Штраф за непробитие чека на онлайн-кассе

Понятие онлайн-касс введено редакцией закона № 54-ФЗ, применяемой . От кассовых аппаратов предыдущего поколения они отличаются возможностью автоматической передачи фискальных данных в ИФНС. Согласно пункту 6 ст. 7 закона № 290-ФЗ, регистрация и перерегистрация кассовой техники, не обеспечивающей электронную передачу фискальных данных налоговикам, не осуществляется. Поэтому штраф за работу на старом аппарате приравнивается к работе без кассы. Таким образом, санкции будут назначены как за неприменение ККТ (непробитие чека), то есть по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ, по минимуму юрлицо могут наказать на 30 тыс. рублей.

Допустим, у ООО нет онлайн-кассы, хотя оно обязано ее иметь. Всего пробито три чека, каждый на сумму 50 тыс. рублей. Общая сумма — 150 тыс. рублей. Штраф назначат в сумме не менее 112, 5 тыс. рублей (3/4 от 150 тыс. рублей), но не более 150 тыс. рублей.

Повторное нарушение, в случае если сумма расчета мимо кассы составит 1 млн рублей и более, повлечет ответственность по ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ:

• должностное лицо могут дисквалифицировать от одного года до двух лет;
• деятельность ООО приостановить на 90 суток.

Если речь идет о невыдаче чека покупателю, к ИП или организации могут применить меры воздействия в виде предупреждения либо штрафа по ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ:

• на должностных лиц — 2 тыс. рублей;
• на юрлиц — 10 тыс. рублей.

По закону продавцы обязаны предоставлять покупателям бумажные чеки либо их электронные копии на почту или номер телефона.

Как избежать штрафа за неприменение ККТ

Чтобы не платить штраф за неприменение кассовой техники, за непробитый чек, за использование ККТ, не соответствующей установленным требованиям, либо за применение кассовых аппаратов с нарушением порядка регистрации, перерегистрации, а также за невыдачу покупателю кассового чека, необходимо придерживаться следующего алгоритма (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ):

• добровольно исполнить обязанность, за неисполнение которой предусмотрено наложение штрафа. Причем сделать это необходимо до вынесения постановления об административном правонарушении;
• пробить чек коррекции. Согласно поправкам к КоАП РФ, вступившим в силу по Закону № 240-ФЗ, заявлять в инспекцию о допущенном нарушении в течение 3 рабочих дней с момента исполнения обязанности через кабинет ККТ больше не нужно.

Одновременно должны быть соблюдены условия:

• на момент получения заявления налоговики не знали о допущенном административном нарушении;
• отправленная информация подтверждает факт нарушения.

Чтобы работать официально и не платить штрафы, проще всего зарегистрировать ИП и подключить кассу. В Модульбанке с этим помогут бесплатно, а также откроют расчетный счет за 0 ₽. Заработанные деньги можно выводить на обычную дебетовую карту физлица бесплатно, если сумма вывода не превышает 500 000 ₽ в месяц, а если вы хотите выводить больше, то с опцией «Зеленый лимит» комиссия будет от 0,75%.

Если ваша компания покупает товары за границей или отгружает их в другие страны, то каждый платеж будет проходить валютный контроль. В Модульбанке это занимает не больше двух часов: специалисты помогут собрать нужные документы и сами оформят все справки, а затем отчитаются перед ЦБ.

Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как выбрать

Без онлайн-кассы нельзя — могут оштрафовать и запретить работать. Статья для тех, кто ещё не разобрался в вопросе.

Кадр: сериал «Отличные новости» / NBC

Онлайн-касса — устройство для расчёта с клиентами и передачи данных о продажах в налоговую. В 2023 году её обязаны использовать практически все компании и предприниматели для всех видов платежей.

В статье разбираемся:

онлайн-касса и как она работает;
• кто может не использовать онлайн-кассы; предусмотрены;
• какие есть виды онлайн-касс;
• по каким критериям их выбирать.

Что такое онлайн-кассы и как они работают

Онлайн-касса (или ККТ ) — аппарат для учёта продаж бизнеса. Он формирует чеки, шифрует и сохраняет их в своей памяти (фискальном накопителе), а затем передаёт эти данные в ФНС через ОФД.

ОФД — оператор фискальных данных. Он играет роль посредника между онлайн-кассой и налоговой службой, а также хранит данные о полученных чеках в течение пяти лет.

При установке онлайн-кассы компания или ИП обязаны заключить договор с оператором и оплатить его услуги. Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей — за полгода, 3000 рублей — за год, 6700 рублей — за три года. Выбрать ОФД можно в реестре компаний, аккредитованных ФНС.

Принцип работы онлайн-касс такой:

• Кассир проводит платёжную операцию за товар или услугу. Операция может формироваться автоматически при оплате в приложении или через сайт.
• Онлайн-касса передаёт данные об операции в фискальный накопитель и формирует чек.
• Чек передают покупателю — в бумажном и/или в электронном виде в зависимости от функциональности кассы.
• Фискальный накопитель сохраняет и шифрует данные чека.
• Онлайн-касса передаёт зашифрованные данные в ОФД.
• ОФД проверяет данные, обрабатывает их и пересылает в ФНС.

Покупатель в любой момент может обратиться в ФНС, чтобы проверить данные чека.

Обычно описанный процесс проходит в реальном времени. Но также допускается, чтобы онлайн-касса работала без связи 30 дней. Когда её снова подключают к интернету, она отправляет информацию сразу обо всех проведённых за это время операциях.

Важно: обязанность сдавать налоговую отчётность у компаний и предпринимателей при этом остаётся.

Кто может не использовать онлайн-кассы

Использовать онлайн-кассы должны все компании и ИП. Но есть исключения — они описаны в статье 2 №54-ФЗ.

Работать без онлайн-касс можно:

• Если ИП или физлицо работает на НПД . В этом случае они должны выдавать чеки клиентам через приложение «Мой налог».
• Если ИП работает на патентной системе налогообложения и ремонтирует или шьёт одежду и обувь, предоставляет услуги химчистки, изготавливает ключи, ремонтирует мебель, занимается животноводством, фотографирует и обрабатывает фотографии.
• Если компания или ИП из-за специфики своей работы или особенностей местонахождения не может проводить расчёты при помощи касс. Это относится, например, к тем, кто продаёт ценные бумаги, торгует на ярмарках и в выставочных комплексах, вскапывает огороды, оказывает услуги по уходу за детьми и больными.
• Если ИП сдаёт в аренду жилые помещения и машино-места, которые принадлежат ему по праву собственности.
• Если бизнес ведёт деятельность в отдалённых и труднодоступных местах. Перечень таких мест определяют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.

Даже если бизнес подпадает под действие исключений, лучше регулярно следить за обновлениями закона — исключения могут убрать из списка .

Штрафы за нарушения правил работы с онлайн-кассами

Наказания за нарушения правил использования ККТ предусмотрены статьёй 14.5 КоАП РФ. Они могут быть принимать вид предупреждения, штрафа или приостановки деятельности бизнеса.

Вот основные нарушения, за которые бизнес могут наказать:

• отсутствие или неприменение онлайн-кассы;
• невыдача чека покупателю;
• непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС;
• некорректное использование ККТ — например, если онлайн-касса не подходит хотя бы под один пункт закона №54-ФЗ, нарушены сроки или порядок регистрации ККТ, нет связи с ОФД или заявленные суммы чеков ниже фактических.

Штрафы за отсутствие или неприменение онлайн-кассы. Для предпринимателей размер штрафа равен 25−50% от суммы, принятой без ККТ, но не менее 10 000 рублей. При первичном нарушении ИП могут получить только предупреждение.

Для компаний размер штрафов составляет 75−100% суммы, но не менее 30 000 рублей. Также в случае с юридическими лицами штрафуют сотрудника, который провёл расчёт без кассы, — на 25−50% от этой суммы.

При повторном нарушении, если совокупная сумма расчётов, проведённых без ККТ, составила 1 000 000 рублей и больше, ФНС может приостановить деятельность компаний и ИП на срок до 90 суток.

Чтобы избежать наказания, юридические лица и ИП могут сформировать чек коррекции на сумму, которую приняли без ККТ, и отправить его в налоговую. Также нужно указать причину нарушения — например, отсутствие интернета. Важно сделать это до того, как факт нарушения установит ФНС.

Штрафы за невыдачу чека. ИП и должностные лица получают штраф размером 2000 рублей. Компании штрафуют на 10 000 рублей. При первичном нарушении и компании, и ИП могут обойтись предупреждением.

Штрафы за непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Штрафы за некорректное использование онлайн-кассы. Такие же, как и в предыдущем случае. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1500−3000 рублей. Для компаний — предупреждение или штраф в размере 5000−10 000 рублей.

Итоговая сумма штрафа зависит от частоты и видов нарушений. Например, если в ходе проверки будет установлено, что нарушение возникло из-за технической ошибки и не было преднамеренным, наказание будет минимальным.

Какие есть виды онлайн-касс

Онлайн-кассы отличаются друг от друга функциональностью и размерами. Разберём основные виды — все они подходят как для компаний, так и для ИП.

Стационарные онлайн-кассы. Это типичные кассовые аппараты, которые чаще всего используют средние и крупные компании — например, сетевые магазины или места общепита.

В комплект стационарных касс входят: фискальный регистратор, компьютерный блок, сканер штрихкодов, весы, платёжный терминал, принтер чеков, кассовый ящик для денег. Также на кассы можно установить бухгалтерские программы, системы товароучёта и другое ПО для автоматизации процессов.

Автономные (или мобильные) онлайн-кассы. Это один из наиболее просто устроенных видов касс. Внешне они похожи на калькулятор — небольшой экран и кнопки. В их состав входят фискальный регистратор и принтер чеков. Дополнительно к автономным кассам можно подключить терминал для оплаты картой.

Такие кассы могут работать от сети или от встроенного аккумулятора. Их не нужно подключать к компьютеру — данные в ОФД они отправляют через Wi-Fi или мобильную сеть. В большинство автономных касс можно загрузить около ста номенклатурных позиций.

Чаще всего автономные кассы использует микробизнес и малый бизнес с небольшим ассортиментом и небольшим потоком покупателей. Также они удобны там, где могут быть проблемы с интернетом и электричеством.

Смарт-терминалы. Выглядят как планшет с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Работают на базе Android. В них можно установить нужные программы — например, приложения для отслеживания продаж.

По беспроводным каналам к смарт-терминалам можно подключить эквайринг, денежный ящик, сканер штрихкодов, весы и другое оборудование. Поэтому они подходят практически для всех видов бизнеса.

Как и автономные кассы, смарт-терминалы могут работать от сети или от встроенного аккумулятора.

Фискальный регистратор. Это устройство с фискальным накопителем и принтером чеков. Работает только в комплексе с компьютером или терминалом с нужным софтом для товароучёта — например, с программами «1С», «МойСклад», «Контур».

В фискальных регистраторах нет встроенных модемов и аккумуляторов, поэтому работают они только от сети, а данные в ОФД передают через подключённый компьютер или планшет.

Онлайн-кассы с эквайрингом. К ним не нужно подключать дополнительное оборудование для оплаты картой — эквайринговый механизм уже встроен в аппарат вместе с фискальным регистратором и принтером чеков.

В таких кассах есть аккумулятор и возможность подключаться к мобильной сети. Лучше всего они подходят для работы курьеров, такси или работы на выезде. С их помощью можно проводить и безналичный, и наличный расчёт.

Иногда онлайн-кассы со встроенным эквайрингом применяют для стационарной работы в малом бизнесе — чтобы не подключать банковский терминал отдельно. Минус этого способа в том, что, если сломается эквайринговый механизм, принимать платежи наличными будет тоже нельзя.

Облачные онлайн-кассы. С помощью них принимают платежи через сайт. Такие кассы подходят компаниям, которые получают платежи дистанционно или работают на выезде. В торговых точках работать через них нельзя.

Облачные онлайн-кассы берут в аренду и интегрируют с сайтом компании, где ведутся продажи. Физически кассовый аппарат находится в ЦОД облачного сервиса. Управлять устройством и смотреть статистику можно в личном кабинете для бизнеса.

Одна облачная касса может обслуживать сразу несколько мест расчёта. Чаще всего их используют онлайн-магазины, службы такси и доставки.

Какую кассу выбрать: главные критерии

Перед покупкой онлайн-кассы оцените, где и как она будет работать. Вот основные параметры для оценки.

Вид бизнеса и формат расчётов. Например, для небольшого придомового магазина будет достаточно автономной онлайн-кассы с подключённым эквайрингом. Для службы доставки цветов подойдёт облачная касса. В большом оптовом магазине лучше установить стационарную онлайн-кассу и подключить к ней нужный софт для автоматизации и учёта.

Условия торговли. В небольших помещениях удобнее использовать смарт-терминалы. Если торговля ведётся на улице, подойдут автономные кассы или онлайн-кассы с эквайрингом. Важно, чтобы мощности батареи хватало на полный рабочий день.

Число клиентов. Чем больше клиентов, тем мощнее должна быть касса. От этого зависит скорость обработки платежей и выдачи чеков. Например, в людных местах лучше установить стационарные онлайн-кассы или производительные фискальные регистраторы.

Необходимость автоматизации бизнеса. Если касса нужна только для выдачи чеков и передачи данных в налоговую, будет достаточно автономной онлайн-кассы или кассы с эквайрингом. Если компания планирует вводить системы автоматизации, то лучше установить кассу, которую можно будет с ними интегрировать, — например, смарт-терминал, стационарную онлайн-кассу или фискальный регистратор.

Совместимость ПО. Если у бизнеса уже есть другое торговое оборудование — например, сканер штрихкодов или терминал эквайринга, — важно, чтобы их ПО было совместимо с ПО онлайн-кассы.