Как писать деловые письма?
Убедитесь, что адрес вашей почты не выглядит легкомысленно ([email protected] или [email protected] — плохие варианты). Лучше выбрать максимально простой адрес, который включал бы вашу фамилию. Экзотические сервисы вроде liveinternet также не слишком подходят для деловой переписки. Нужно что-то более строгое — вроде gmail или yandex. К тому же у этих сервисов есть удобные для работы инструменты — диск и чат.
Можно ли отправить письмо без темы?
Да, но лучше с темой. Письмо no subject система с большей вероятностью отправит в «спам», да и у адресата оно может вызвать недоверие. Тема должна быть сформулирована так, чтобы человек сразу понял, о чем примерно пойдет речь, и кто ему пишет. Есть теория, что письма с длинными заголовками реже открывают. Исследования показывают, что преимущество коротких заголовков очень невелико, так что его можно не учитывать.
Как здороваться?
Не пишите «доброго времени суток!» — этот штамп многих раздражает. Здравствуйте, добрый день, добрый вечер — самые простые и надежные варианты.
Что делать с копиями?
Если вы ставите кого-то в копию письма или добавляете в переписку с несколькими людьми, нового участника обязательно нужно представить. В общей переписке следите за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если хотите написать кому-то одному. Точно так же не забывайте нажимать «ответить всем», если это общая переписка. Иначе вы ее сломаете.
Как общаться?
Вежливо. В деловой переписке работают все те же законы и вежливости и хорошего вкуса, что и в обычном общении (читайте об этом карточки «Как обращаться к людям на улице?»). Все просто: не надо называть человека на «ты» до тех пор, пока он сам не перешел. Многие сами пишут уже во втором письме, что «можно на ты», но тут лучше не спешить — это иногда смущает собеседника. Ведь отказать уже очень неудобно. Не надо называть человека по имени, если он подписывается именем и отчеством. Но главное правило, пожалуй, такое: подстраивайтесь под собеседника.
Надо ли писать «вы» с большой буквы?
Решайте сами. Общее правило такое: если обращаетесь к одному человеку — пишите «Вы» и «Ваш» с прописной буквы, к нескольким — со строчной. Но обращение на «вы» и так достаточно уважительное, так что можно писать и со строчной — это не ошибка. Главное — не пытайтесь «воспитывать» собеседника и настойчиво отвечать ему «Вы», если он пишет вам «вы».
Какой длины должно быть письмо?
Небольшой. Есть закономерность: чем короче письмо, тем быстрее на него ответят. По идее, в одном письме должен быть только один пункт — иначе придется ждать, пока собеседник найдет ответы на все ваши вопросы.
Какой шрифт выбрать?
Лучше всего использовать стандартные шрифты, которые по умолчанию предлагает почтовый сервис. К деловому письму, набранному Comic Sans, сложно относиться серьезно. Важные фразы можно выделить полужирным, а вот с цветом экспериментировать не стоит: слишком пестрое письмо редко выглядит серьезным. Единственное исключение — прикрепленный документ. Здесь имеет смысл обозначить цветом исправления, чтобы собеседнику не пришлось выискивать их самому. Также не стоит использовать прописные буквы: в неформальном общении так выделяют слова, которые в реальном разговоре произнесли бы громко. Собеседник может по привычке подумать, что вы на него кричите.
Ну а смайлики-то можно?
Лучше не надо. Если ваш собеседник сам использует смайлики — можно ответить тем же. Но без фанатизма.
Как быть с прикрепленными файлами?
Стоит писать, какие документы прикрепляете к письму: вы можете сами случайно забыть один из файлов, или что-то потеряется при следующей пересылке. Если без этого можно обойтись, лучше ничего не архивировать и использовать простые и понятные форматы: например, docх или doc, pdf, jpeg и так далее. Объем документов должен быть разумным — чем легче, тем лучше. В идеале — не более 10-12 мегабайт.
Как закончить письмо?
Достаточно сказать «до свидания» или «хорошего дня», если отправляете письмо утром. После этого поставить подпись — имя и фамилию или только имя — и, самое главное, указать свои контакты: телефон, skype. Если речь о трудоустройстве, можно указать профиль в Линкедин. И, конечно, лучше обойтись без постскриптумов: это не роман.
Как мы подготовили эту инструкцию?
Помимо открытых источников, мы обращались к специалистам в области деловых коммуникаций: руководителю агентства PRUFFI Алене Владимирской, преподавателю программ МВА и ЕМВА Андрею Кулиничу и СЕО Aviasales Максиму Крайнову.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
- при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
- при ведении бизнеса;
- при направлении претензий потребителей.
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
- коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
- запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
- претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
- гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
- информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
- по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
- правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
- вежливое обращение;
- грамотность, краткость и лаконичность информации;
- указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
- ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
- невежливое обращение;
- искажение или пространное изложение информации.
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
- отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
- используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
- применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
ул. Булочная, д. 5
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
2.2 Порядок организации работы с письмами исходящими
Исходящие письма, документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеющие следующий порядок прохождения — рисунок 4:
— составление проекта письма;
— визирование проекта письма, его согласование (при необходимости);
— подписание (утверждение) письма;
— отправка письма адресату.
Проект письма составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект письма, должны быть тщательно проверены.
Изготавливают документ в необходимом количестве экземпляров. После оформления проект письма доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. Если в письме затрагиваются финансовые аспекты деятельности, то его подписывает главный бухгалтер предприятия, а подпись заверяется печатью. На основании замечаний специалистов в проект письма могут быть внесены дополнения и изменения.
Тщательно подготовленный проект письма передают на подпись руководителю организации, после чего его регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.
Письма, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления письма, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие письма должны обрабатываться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Рисунок 4 — Этапы движения исходящих писем внутри организации
Регистрационный номер исходящего письма проставляется на специально установленном, на бланке письма месте путем проставления порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, индексом структурного подразделения. Реквизит состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
3. Постановка задачи
Получить навыки составления и оценки различного вида затрат при проведении документооборота на предприятии.
Исходные данные. Необходимо проанализировать время подготовки исходящего инициативного письма, ценовой показатель этой подготовки. Исходные данные представлены в маршрутно-технологической карте – в таблице 5 и в таблице 6.
Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах
Как повысить качество подготовки исходящих писем
В данной статье поделюсь своим опытом в области организации исходящей переписки предприятия, раскрыв следующие вопросы:
- для чего необходимо уделять внимание качеству оформления исходящих писем, на какие аспекты деятельности предприятия это влияет;
- какие основные факторы влияют на качество подготовки исходящих писем;
- какие мероприятия необходимы и достаточны для того, чтобы существенно снизить риск выпуска неграмотно составленных писем.
Обобщенные данные из практики позволяют показать характерные ситуации для большинства предприятий: как прогрессивные решения по обеспечению высокого качества деловой переписки, так и, наоборот, проблематику. Возможно, этот материал поможет вам найти оптимальные варианты решений для ваших ситуаций.
Для чего необходимо уделять внимание качеству оформления исходящих писем
Рассматривая грамотно оформленный документ, адресат подсознательно формирует и имидж подписанта, в котором присутствуют такие качества, как уважение к порядку, внутренняя дисциплина, внимание к деталям, ориентированность на тренды, общая грамотность – то, что ценится в деловой среде.
А вот небрежное письмо вполне может нанести репутационные риски. Что демонстрирует документ с причудливыми реквизитами и грамматическими ошибками в придачу? Как минимум неграмотность, а еще намекает на «детский уровень» организации управленческих процессов, это может создать впечатление, что и другие вопросы на предприятии решаются так же небрежно с отсутствием внимания к деталям. Особенно негативно это будет выглядеть в глазах руководителя, который на своем предприятии ориентирован на высокие стандарты работы с документами, вот мнение одного из них: «Небрежно подготовить документ это все равно, что надеть брюки и не застегнуть молнию». В перспективе – потеря контактов.
В целом, анализируя ситуацию с подготовкой исходящих писем на предприятиях, вывод можно сформулировать крылатой фразой «обычно бывает по-всякому»:
- есть организации, где практически все письма идеальны как по своему содержанию, так и по оформлению: выдержан стандартный корпоративный стиль, шрифты, единообразие в оформлении реквизитов;
- бывает совершенно обратная картина: письма оформляются как придется, в стиле «по понятиям» (автора документа / его руководителя и пр.): разные шрифты, состав реквизитов, их расположение – все вразнобой;
- встречается и нечто среднее: наряду с достойно оформленными письмами могут быть и настоящие «недоразумения».
См. статью «Распространенные ошибки в оформлении текстов документов» в № 8 и 9 за 2022 год