Сколько дней отпуска начисляется за месяц работы

Правила отпуска: как вы должны отдыхать по закону

Отдыхать необходимо всем. Хотя учёные уверяют, что даже двух- и четырехдневные отпуска полезны для здоровья и снижают стресс, в нашей стране трудящимся гарантирован ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Это соответствует Конвенции Международной организации труда № 132 об оплачиваемых отпусках, Россия ратифицировала её в 2010 году.

У некоторых работников «каникулы» дольше: у педагогов, медиков, «вредников», сотрудников с ненормированным рабочим днём и т. д. Точная продолжительность дополнительного отпуска зависит от специальности.

В отпуск не включаются нерабочие праздничные дни. Например, если на отдых пришёлся праздник 8 Марта, этот день не оплатят, но отпуск будет длиннее на день. Обычные выходные включаются и оплачиваются.

График отпусков формируется заблаговременно, не позднее чем за две недели до 1 января. Документ составляется с учётом льготников и утверждается руководителем компании. Соблюдать график обязаны и сотрудники, и работодатель.

Право на отпуск в удобные даты есть у мужей, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам; почётных доноров; ветеранов боевых действий; многодетных родителей, у которых старшему ребёнку до 18 лет, а младшему — до 14 лет, а также у некоторых других категорий сотрудников.

За две недели до начала отпуска работодатель обязан письменно предупредить работника о том, что скоро ему на отдых. Заявление на отпуск по графику писать не обязательно.

Не позднее чем за три рабочих дня до отпуска компания обязана рассчитать и выдать отпускные. Даже если работодатель согласен отпустить сотрудника на море прямо со следующего дня, это недопустимо. Сорвётся срок выплаты отпускных, а это уже правонарушение.

Уходить в отпуск можно не только после года работы в компании. По закону право на отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя, но всегда можно договориться и уйти в отпуск раньше.

Отпуск может быть разделён на части (по соглашению между работником и работодателем). Есть условие: хотя бы одна часть отдыха не короче, чем 14 календарных дней. Остальные периоды могут быть любыми, но по согласованию с руководством.

Отдельные требования установлены для переноса отпусков. Причин для этого может быть много: болезнь работника во время начавшегося отдыха или исполнение государственных обязанностей, производственная необходимость и т. д.

У каждого основания переноса отдыха есть свои особенности. Например, если отпуск перенесён по инициативе работодателя из-за производственной необходимости, отгулять положенное работник должен в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. «Вредникам» и несовершеннолетним переносить отдых нельзя.

Запрещено не использовать оплачиваемый отпуск более чем два года подряд.

При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неотгулянный отпуск, она не сгорает.

Напомним, что бесплатную консультацию по общим вопросам трудового права можно получить на горячей линии Роструда +7 (800) 707 88 41 или на портале «Онлайнинспекция.рф». Хорошего отпуска!

�� Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1480725 вакансий , 65394544 резюме , 2072147 компаний и за неделю 4610182 приглашения

Как рассчитать отпускные в 2023 году и что делать, чтобы увеличить сумму

Отпускные — это выплата, представляющая из себя средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха сотрудника. При этом нерабочие и праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются.

Каждому человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и работодатель обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала, если заявление подано за семь рабочих дней, либо в течение первых трех дней отпуска. Отпускные рассчитывает бухгалтерия, однако знать, по какому принципу происходит расчет, стоит всем.

Отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы — оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда. Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период. Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.

Когда сотрудник может взять отпуск

Любому сотруднику за полный отработанный год положено 28 дней оплачиваемого отпуска. Человек может разбивать их на части или брать подряд, но одна из частей обязательно должна длиться 14 дней.

Для сотрудников, работающих на предприятии больше года, отпуск возможен в любое удобное для них время. Только что устроившиеся могут взять отпуск только через полгода работы на новом месте. Если работник не ходит в отпуск более двух лет, то это нарушает ТК РФ.

Если с вами заключен срочный договор на сезонные работы, то отпуск вам все равно положен — порядка двух дней за каждый отработанный месяц.

Однако этот срок увеличивается двумя способами — дополнительные дни или удлиненный основной отпуск. Это два разных отпуска.

Удлиненный отпуск остается основным, и на него распространяются те же правила. Просто в течение года человек «зарабатывает» дней больше, чем по два в месяц. Вот кому положено больше 28 дней основного отпуска:

• людям с инвалидностью — они должны отдыхать в год не менее 30 дней;
• военнослужащим и росгвардейцам: 30–45 дней в зависимости от выслуги лет;
• педагогам: 42–56 дней в году;
• научным сотрудникам, которые работают в научных госучреждениях: 48 дней в году отдыхают доктора наук, 36 дней — кандидаты;
• судьям, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета: 30 дней;
• спасателям: 30–45 дней;
• несовершеннолетним работникам: 31 день.

При этом суммировать дни отдыха по разным основаниям нельзя. Например, работающий в НИИ доктор наук с инвалидностью выбирает только один отпуск — 30 дней по инвалидности или 48 дней как доктор наук.

Дополнительный же отпуск прибавляется к основному. Он полагается отдельным категориям работников:

• занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
• подписавшим трудовой договор с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• имеющим особый характер работы, например военнослужащим или сотрудникам МВД.

Какие выплаты включают в расчет, а какие не учитывают при расчете отпускных

Не все выплаты от работодателя включаются в зарплату, поэтому некоторые не учитываться при расчете среднесуточного заработка.

Что учитывается при расчете отпускных:

• зарплата по окладу;
• зарплата по тарифу;
• сдельная зарплата
• комиссионные вознаграждения;
• выплаты процента от прибыли компании;
• зарплата, выданная в неденежной форме;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
• гонорар или авторское вознаграждение;
• премии.

Что не учитывается:

• командировочные;
• декретные пособия;
• больничные;
• ранее выданные отпускные;
• материальная помощь;
• возмещение за питание и прочее;
• оплата путевок или обучения.

Как рассчитать количество дней отпуска

За 12 месяцев работы сотрудники на общих основаниях получают 28 дней отпуска. Значит, за полный месяц набирается по 2,33 дня. Сотруднику, отработавшему не весь календарный месяц, в отпускной стаж будет включаться:

• полный месяц, если сотрудник работал половину дней или более;
• этот месяц вообще не учтется в расчетах, если сотрудник отработал менее половины месяца.

Если сотрудник трудится неполный рабочий день, это не влияет на его отпускной стаж. Он имеет право на полноценный отпуск длительностью не менее 28 календарных дней.

Пример расчета. Вадим отработал в компании семь месяцев — с января по июль. 7 июля он решил взять отпуск на все дни, которые накопил. В его случае это:

2,33 × 6 = 13,98 дня. Отпуск не округляется, поэтому Вадим сможет пойти в отпуск на 13.

Июль не включается в расчет, так как это меньше половины месяца. Если Вадим возьмет отпуск после 15 июля, то дней будет на 2,33 дня больше, то есть 16,31 дня (16 полных суток).

Порядок расчета отпускных в 2023 году

За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в августе 2023 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.

В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.

Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в августе 2023 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей. Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:

(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.

Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:

1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.

Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2022 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсанцию в 5,2 тыс. рублей. Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.

Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.

Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.

Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:

(Оклад × 11 месяцев + Сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.

А отпускные за семь дней составят:

1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.

Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком

Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:

30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.

Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.

Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.

Особенности расчета отпускных при увольнении

При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.

Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.

Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.

Что делать, чтобы отпускные были больше

Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.

В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.

Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.

Как получить отпускные: процедуры и сроки

Работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до отпуска. Если этот день выходной или праздник, то деньги переведут в предшествующий ему рабочий день.

Отпускные приходят на зарплатную карту. Выгоднее тратить эти деньги с карты, по которой вы получите повышенный кэшбэк.

Как рассчитать отпускные дни

Чтобы отправить работника в отпуск, сначала определяют количество отпускных дней. По общему правилу, нужно сложить дни основного и дополнительного отпусков, которые полагаются работнику. Но есть нюансы: исключить праздники, при необходимости перевести рабочие дни отпуска в календарные и др. Разбираемся, как рассчитать отпускные дни с учетом различных особенностей.

В этой статье:

• Когда нужен расчет дней отпуска
• Расчет календарных отпускных дней
• Пропорциональный расчет отпускных дней
• Подсчет отпускного стажа
• Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях
• Перевод рабочих дней отпуска в календарные
• Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении
• Как накажут за неверный расчет отпускных дней

Когда нужен расчет дней отпуска

Работодатели рассчитывают количество отпускных дней для предоставления ежегодного отпуска и при увольнении работника. Порядок расчета в каждом случае будет разным.

Для большинства работников продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней (с учетом выходных) за рабочий год. Праздники не входят в дни отпуска (ст. 115, 120 ТК РФ, Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).

Если работник ежегодно отгуливает все 28 дней, проблем не возникает. Сотрудник каждый год берет положенные дни, на него составляют приказ, а бухгалтер рассчитывает отпускные исходя из среднедневного заработка и количества дней отпуска.

Если же работник не отгуливает 28 дней за год, неиспользованные дни не сгорают. Отпуск нужно отгулять полностью, поэтому такие дни переносят на следующий год. Отпуск за прошлые периоды можно включить в график или предоставить по заявлению работника (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Обычно расчетом дней отпуска занимается кадровик. Он же составляет график отпусков исходя из информации по каждому работнику. А вот когда нужно определить компенсацию за неиспользованный отпуск, к расчетам подключается бухгалтер — увольняющемуся сотруднику надо рассчитать и выплатить деньги за неотгулянные отпускные дни.

Важно! Порядок расчета отпускных дней законом не определен. Каждый работодатель разрабатывает свои правила и утверждает их в локальных нормативах.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Расчет календарных отпускных дней

Независимо от того, сколько сотрудником отработано времени в рабочем году, в общем случае ему полагается полный отпуск (п. 2 Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). При расчете дней отпуска нужно помнить два правила (ст. 120 ТК РФ):

1. Праздничные нерабочие дни не учитываются в отпуске. К примеру, новогодние каникулы: если работник взял отпуск с 1 января на 14 дней, ему нужно выйти на работу только 23 января.
2. Дни ежегодного основного и дополнительного отпусков суммируются. От первого дня отпуска отсчитывают нужное количество дней основного отпуска, а после окончания основного — нужное количество дней дополнительного отпуска.

Если у работника накопились дни оплачиваемого отдыха за несколько лет, прибавьте к текущему отпускному периоду неиспользованный отпуск за прошлые годы.

Пример

Сотрудника приняли на работу 1 августа 2022 года. В 2023 году он отгулял 21 день отпуска за первый год работы — с 01.08.2022 по 31.07.2023.

В декабре 2023 года кадровик составляет график отпусков на 2024 год. В этом графике нужно учесть, что:

1. Сотруднику осталось отгулять 7 дней из отпуска за первый год. Их нужно использовать до 01.08.2024.
2. За второй год сотруднику положен стандартный оплачиваемый отдых — 28 дней.

Работодатель может согласовать с работником разные варианты: или предоставить отпуск за второй год полностью, или частично перенести отпускные дни на следующий рабочий год — с 01.08.2024 по 31.07.2025, или можно отгулять все положенные дни периода 2023/2024 (суммарно это 35 дней) и с августа по декабрь 2023 взять авансом отпуск за третий рабочий год.

Пропорциональный расчет отпускных дней

Если надо рассчитать размер компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительный отпуск «за вредность», количество дней определяют пропорционально фактически отработанному времени. Кроме того, пропорциональное предоставление дней ежегодного отдыха возможно, если согласуете с работником разделение отпуска на части (п. 1 ст. 115, ст. 122, п. 1 ст. 123, п. 1 ст. 125 ТК РФ).

Пример

Работник отработал в компании полгода. Ему полагается ежегодный отпуск в 28 дней. Этот отпуск можно разделить на части — использовать по две недели основного отпуска каждые полгода.

Формула расчета отпускных дней пропорционально отработанному времени может быть такой:

Продолжительность отпуска = Установленная продолжительность отпуска / 12 месяцев рабочего года × Число месяцев работы, за которые предоставляется отпуск

Если в результате расчета получилось дробное число — к примеру, 19,5 дней — его можно округлить до большего числа или же присоединить остаток к будущему отпуску. Округлять надо не по правилам арифметики, а в пользу работника: так вы не нарушите его права (Письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17, Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Пример

Работодатель согласовал с работником разделение ежегодного отпуска. В июле 2023 года сотрудник отгулял 21 календарный день за 9 полностью отработанных месяцев. Эти дни рассчитали так: 28 календарных дней / 12 месяцев х 9 месяцев работы = 20,99 календарных дней. Результат расчета округлили до 21 дня в пользу работника.

Подсчет отпускного стажа

Количество накопленных дней отпуска зависит от отпускного стажа. Каждому работнику положены 28 дней отдыха. У нового работника право на отпуск возникает только через шесть месяцев — он сначала должен отработать отпускной стаж. Такой стаж начинают отсчитывать с первого рабочего дня у нового работодателя.

Отсчет отпускного стажа ведется не по календарным, а по рабочим годам. Так, если приняли нового сотрудника 10 марта 2023 года:

• первый рабочий год — с 10.03.2023 по 09.03.2024;
• второй рабочий год — с 10.03.2024 по 09.03.2025 и так далее.

Важно! Работодатель не обязан отправлять работника в отпуск, как только истекут эти шесть месяцев. Более того, по согласованию с работником можно предоставить отпуск и до того, как закончатся первые полгода работы — авансом (ст. 122 ТК РФ).

Не все периоды учитываются при расчете отпускного стажа:

• периоды работы;
• периоды, когда сотрудник не работал, но сохранял за собой должность — больничный, командировки, ежегодный отпуск, диспансеризация и др.;
• отпуск за свой счет — не больше 14 календарных дней за год;
• отсутствие на работе по вынужденным причинам, например, при незаконном увольнении;
• отстранение от работы, если не прошел обязательный медосмотр не по своей вине;
• служба по мобилизации.

• отпуск за свой счет — свыше 14 календарных дней за год;
• отпуск по уходу за ребенком;
• прогулы.

Пример

Сотрудница устроилась на работу 15 февраля 2021 года. До января 2023 года она работала без отпуска, а с 16.01.2023 написала заявление на отпуск. В 2022 году у нее был больничный — с 05.12.2022 по 19.12.2022. Рассчитаем количество накопленных отпускных дней с учетом отпускного стажа.

В 2021-2022 годах сотрудница отработала полных 12 месяцев — с 15.02.2021 по 14.02.2022.

В 2022-2023 годах — 11 месяцев (с 15.02.2022 по 15.01.2023), так как больничный включают в расчет стажа.

Всего в расчетном периоде отработано 23 месяца. Число отпускных дней, положенных сотруднице: 28 дней / 12 месяцев х 23 месяца работы = 53,67 дня.

Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях

Расчет отпускных дней пропорционально отработанному времени обязателен для работников со срочным трудовым договором — на срок до двух месяцев или сезонников. Иногда в рабочих днях считают и дополнительный отпуск, в частности, «за вредность» — его определяют в зависимости от стажа в особых условиях труда.

Расчет дней отпуска временных и сезонных работников

Сезонным работникам и сотрудникам, которых приняли на срок до двух месяцев, отпуск предоставляют так — 2 рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 293, 295 ТК РФ). Отпускные дни рассчитывают по формуле:

Дни отпуска = 2 рабочих дня × количество месяцев работы

А вот при заключении срочного трудового договора в других случаях, к примеру, на время декрета основной сотрудницы, продолжительность ежегодного отпуска будет обычной — 28 календарных дней. Если же последний рабочий год неполный, отпуск посчитают пропорционально отработанным месяцам.

Расчет дней дополнительного отпуска

Каждая организация самостоятельно определяет порядок расчета и утверждает его в локальных нормативах. Если допотпуск установлен в рабочих днях, понадобится перевод в календарные дни.

Для расчета дополнительных дней отдыха можно использовать формулу, которую мы рассмотрели выше, подставив в нее продолжительность допотпуска. Так, если работнику положены льготы за работу на Крайнем Севере, ему предоставляют дополнительный отпуск в 24 календарных дня.

Пример

С работником согласовали разделение ежегодного дополнительного отпуска за работу на Крайнем Севере. В июле 2023 года ему предоставили отпуск на 16 календарных дней за 8 полностью отработанных месяцев. Их рассчитали так: 24 дня / 12 месяцев х 8 месяцев работы.

Перевод рабочих дней отпуска в календарные

Работникам предоставляют отпуск в календарных днях. Но в ТК РФ установлены случаи, когда отпуск предоставляют в рабочих днях — сезонным работникам (из расчета два рабочих дня за месяц работы) и тем, с кем заключили срочный договор на срок до двух месяцев.

Есть и другие нормативы, которые закрепляют отпуск в рабочих днях:

1. Дополнительный отпуск работников с вредными условиями труда (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиумом ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22). Если применяете этот список, включите его в коллективный и трудовой договор (Письмо Минтруда от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919).
2. Дополнительный отпуск за работу во вредных условиях при производстве алмазов, сверхтвердых материалов и инструментов из них (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 04.04.1988 № 180/П-4).
3. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 18 рабочих дней осужденному на время отбывания исправительных работ (п. 6 ст. 40 УИК РФ).
4. Ежегодный оплачиваемый отпуск судьям (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1).
5. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 36 рабочих дней (с учетом ежегодного допотпуска за работу в опасных условиях труда) для сотрудников организаций, которые занимаются диагностикой и лечением ВИЧ и для работников, которые работают с материалом, содержащими ВИЧ (Порядок, утв. Постановлением Минтруда от 08.08.1996 № 50).

Важно! Работодатель может ввести и другие случаи дополнительных отпусков в рабочих днях в локальном положении об отпусках (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
Если по нормативам допотпуск установлен в рабочих днях, его надо перевести в календарные. Порядок такого перевода закрепите в локальном акте.

Обычно делают так:

• пересчитывают рабочие дни по шестидневной рабочей неделе — независимо от графика работника;
• учитывают только рабочие дни по графику работника.

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Отпуск «сезонникам» и «срочникам» с договором до двух месяцев

В счет двух рабочих дней отпуска, которые полагаются за каждый месяц работы, засчитайте только рабочие дни по графику работника.

Если же отработан неполный месяц, округлите в пользу работника. В законе такой порядок не прописан, но работодателя не накажут, если он будет действовать в пользу сотрудника. За отработанную половину месяца или меньше можно предоставлять один день отпуска, за отработку больше половины — два дня. Общие календарные отпускные дни посчитайте с первого по последний день отпуска за исключением праздников (ч. 1 ст. 120, ст. 291, 295 ТК РФ).

Пример

Сотрудника приняли для выполнения сезонных работ в период с 01.06.2023 по 30.11.2023. Он работает пять дней в неделю и отдыхает в субботу, воскресенье.

С 01.11.2023 работник взял оплачиваемый отпуск за полгода работы. Ему положено 12 рабочих дней — по 2 дня за каждый отработанный месяц. В ноябре есть один нерабочий праздник — 04.11.2023.

С учетом графика работы и праздника последний день отпуска выпадает на 17.11.2023. Фактически общий период отпуска составит 17 календарных дней.

Отпуск по документам, действовавшим до ТК РФ — до 01.02.2002

Отсчитайте от даты начала отпуска количество рабочих дней этого отпуска по графику шестидневки, где воскресенье выходной (Письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ).

К примеру, так считают отпускные дни за вредные условия труда по спискам из Постановления № 298/П-22. Правильность таких расчетов для судей подтвердил ВС: поскольку единого механизма расчета нет, работодатели должны руководствоваться нормативами, которые действовали до ТК (Определение ВС от 25.11.2005 № 75-В05-8).

Пример

Работнику с 1 ноября 2023 года предоставили ежегодный дополнительный отпуск за вредность — 12 рабочих дней. От 01.11.2023 отсчитали 12 дней по календарю шестидневной рабочей недели, исключая нерабочий праздник 04.11.2023. Последний день отпуска — 15.11.2023. Получается, что работнику предоставили дополнительный отпуск на 15 календарных дней.

Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении

Дни неиспользованного отпуска считают по специальному алгоритму.

Шаг 1. Считаем отпускной стаж. Отсчет ведется с первого рабочего дня в организации.

Шаг 2. Определяем период, за который нужно заплатить компенсацию. Не полностью отработанные месяцы нужно округлить: работа меньше половины месяца не учитывается, а половину и больше принимают за полный месяц.

Платите компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж равен:

• 5,5 месяцев — по любой причине увольнения;
• от 5,5 до 11 месяцев — если увольнение не связано с особыми обстоятельствами: ликвидация, сокращение штата, призыв на военную службу (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 в ред. от 20.04.2010).

Платите компенсацию в полном размере за год, если отпускной стаж равен:

• 11 месяцев и больше — по любой причине увольнения;
• 5,5 месяцев и более — если увольнение связано с особыми обстоятельствами.

Важно! Роструд полагает, что правило о полной компенсации распространяется на работников, которые проработали в компании меньше года. А за второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (Письмо от 04.03.2013 № 164-6-1). А вот Минтруд считает, что полная компенсация положена работникам, которые отработали в организации не менее 11 месяцев как в первом, так и в следующих годах работы (Письмо от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717). Закрепите выбранный вариант в коллективном договоре.

Шаг 3. Рассчитываем количество отпускных дней, которые накопил работник с начала работы в компании. За один полностью отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска: 28 календарных дней отпуска / 12 месяцев в году (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Пример

Работник устроился в компанию 15 февраля 2023 года, а 15 июля 2023 года решил уволиться. Он полностью отработал 5 месяцев. Ему положено 11,67 дней: 28 дней / 12 месяцев х 5 месяцев работы.

Шаг 4. Вычисляем количество использованных дней отпуска за все время работы. Эти данные можно взять из раздела VIII личной карточки Т-2. Другой вариант — поднять кадровые приказы и выписать дни отпуска для конкретного работника.

Шаг 5. Рассчитываем число неиспользованных отпускных дней. Для этого применяем формулу (Письмо Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074):

Число дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество дней использованного отпуска

Пример

Сотрудник начал работать 15 июля 2020 года. Он увольняется 20 июля 2023 года по собственному желанию. Периодов, которые не входят в отпускной стаж, у него нет. Прав на дополнительный отпуск тоже не возникало. За время работы сотрудник отгулял:

• в 2021 году — 20 календарных дней;
• в 2022 году — 36 календарных дней;
• в 2023 году — 14 календарных дней.

Бухгалтер сделал расчет дней неиспользованного отпуска для компенсации:

1. Вычислил стаж работы сотрудника в компании — 3 года и 6 дней. Излишек в 6 дней исключили из расчета и округлили отпускной стаж до 3 лет (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
2. Рассчитал количество накопленных дней отпуска с начала работы — 84 дня (28 дней х 3 года).
3. Определил количество использованных дней отпуска с начала работы — 70 дней (20 дней + 36 дней + 14 дней).
4. Рассчитал количество дней, которые нужно компенсировать при увольнении — 14 дней (84 дня — 70 дней).

При увольнении работнику заплатят компенсацию за 14 неиспользованных дней отпуска.

Как накажут за неверный расчет отпускных дней

За неправильный расчет отпускных дней работодателю грозит материальная и административная ответственность (п. 1, п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). А если предоставить работнику отпуск меньше положенного, он может потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Если работодатель впервые нарушил правила, его могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

За повторное нарушение придется заплатить больше (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для организаций — от 50 000 до 70 000 рублей.

Работник вправе заявить о моральной компенсации. Работодатель и работник могут согласовать сумму возмещения. Если же стороны не смогли согласовать компенсацию, ее размер определит суд.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Как рассчитать отпускные в 2022 и 2023 году: примеры и калькулятор

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.

Когда сотрудник может взять отпуск

В общем случае сотруднику на трудовом договоре положены 28 дней оплачиваемого отпуска в году (гл. 19 ТК РФ). Их можно разбить на части или взять целиком.

Если сотрудник работает в штате год и больше, отпуск можно взять в любое время. После трудоустройства на новое место уйти в первый отпуск можно через полгода постоянной работы. Получить отпуск раньше полугода можно по договоренности с работодателем. А вот откладывать отпуск больше двух лет нельзя, это грубо нарушает правила организации труда. Выдать отпускные вместо очередного отпуска тоже не получится.

Некоторым работникам положены дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ):

• при ненормированном рабочем дне;
• при опасных и вредных производствах;
• при работах особого характера;
• при работе на территориях Крайнего Севера и других районах, где установлены процентные надбавки к заработной плате.

Дополнительный отпуск отличается от обычного тем, что из дней, которые на него отводятся, исключаются праздники и нерабочие дни.

Порядок расчета отпускных

Отпускные — это выплаты сотруднику перед отдыхом, они начисляются как средний заработок за дни отпуска. Другая ситуация — выплата отпускных перед увольнением за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно выполнить несколько действий, перечислим их по порядку.

Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Прежде всего нужно рассчитать средний заработок. Для этого учитываются все виды выплат у работодателя (п. 2 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• зарплата, начисленная по тарифам или окладу за отработанное время;
• сдельная зарплата;
• зарплата в процентах от выручки компании или комиссионное вознаграждение;
• зарплата в неденежной форме и пр.;
• премии, выплаченные за труд, в том числе премия по итогам квартала или года, за выслугу лет (особенности по премиям перечислены в п. 15 Постановления № 922).

Виды выплат, по которым рассчитывается средний заработок, должны быть перечислены во внутренних документах компании и начислены за труд. Не входят в совокупный заработок больничные или декретное пособие, материальная помощь, возмещение за обеды и командировочные.

Легко отчитывайтесь за сотрудников

Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность по данным учета.

Определить расчетный период

Для вычисления среднего заработка берется расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Здесь месяц — это период с 1 по 30 или 31 число (или 28 / 29 в феврале). Например, сотрудник берет отпуск в апреле 2023, тогда расчетный период — это промежуток с 1 апреля 2022 по 31 марта 2023.

Во внутренних документах компании можно предложить другие периоды для расчета среднего заработка, если это не нарушает прав работников и не ухудшает их положения (ст. 139 ТК РФ). Но тогда придется рассчитывать средний заработок дважды: исходя из 12 месяцев и по внутренним правилам организации. Суммы сравнивают и берут ту, которая окажется больше.

Из расчетного периода исключают некоторые промежутки и деньги, начисленные в это время:

• пребывание на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• простой по вине компании или по причинам, которые не вызваны виной работодателя или работника;
• забастовка, в которой работник не участвовал, но не мог из-за нее трудиться;
• оплачиваемые выходные, которые работник получал дополнительно для ухода за детьми-инвалидами или взрослыми инвалидами с детства;
• другие случаи освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ.

Строго говоря, в расчет среднего заработка идут только те дни или часы, когда сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

В некоторых случаях у работника за все предшествующие отпуску 12 месяцев нет отработанных дней и начисленной зарплаты. Тогда средний заработок определяют исходя из заработка, который начислен за 12 месяцев предшествующего периода (п. 5 Положения №922).

Расчет среднего дневного заработка и отпускных

Теперь, когда известен период для расчета и выплаченные суммы, надо рассчитать средний дневной заработок. Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета простая. В ней используется значение 29,3 — это среднее количество дней в месяце:

Среднедневной заработок = Совокупный доход / 12 × 29,3

Если же в расчетном периоде были исключаемые дни и часы или сотрудник работал меньше года, тогда формула для расчета меняется. Сначала нужно определить, какие месяцы сотрудник отработал целиком и посчитать количество дней в них:

Дни в полных месяцах = Количество месяцев × 29,3

После этого рассчитывают, сколько рабочих дней в каждом месяце, отработанном не целиком. Не нужно считать отдельные дни по календарю, вместо этого применяют формулу:

Отработанные дни в месяце = (Календарные дни в месяце — Исключенные дни) × 29,3 / Календарные дни месяца

Затем складывают все суммы и получают количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь можно вычислить средний дневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Календарные отработанные дни в расчетном периоде

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносов

Отпускные сотруднику нужно перечислить, минимум, за три календарных дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Скажем, если сотрудник идет в отпуск с понедельника, то деньги нужно выплатить не позднее предшествующего четверга. Если такой день приходится на выходной или праздник, деньги нужно перевести в ближайший предшествующий рабочий день. А вообще, отпускные можно выплатить и еще раньше (письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

При начислении с отпускных нужно удержать НДФЛ: для резидентов 13%, для нерезидентов 30%. С 2023 года перечислять налог нужно на единый налоговый счет. 28 числа текущего месяца перечисляем НДФЛ с выплат, которые делали с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего. 25 числа текущего месяца подаем уведомление об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы налоговая знала, какую сумму распределить с ЕНС в пользу этого налога.

Отпускные — часть заработка, поэтому они облагаются страховыми взносами. В 2023 году действует единый тариф для уплаты взносов в СФР:

• 30% платим в рамках предельной базы, которая в 2023 году составляет 1,92 млн рублей с начала года;
• 15,1% платим после превышения предельной базы;
• взносы на травматизм зависят от установленного для компании тарифа — 0,2-8,5%.

Если не перечислять отпускные вовремя, возможны штрафы (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании;
• для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении;
• для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.

Расчет отпускных в 2022 и 2023 году: примеры

Пример 1. Отпускные за целиком отработанные месяцы. Веб-дизайнер Андрей работает в ООО «Факел», в 2022 году он получил 600 000 рублей — по 50 000 рублей ежемесячно. В январе–феврале 2023 года Андрей получил 120 000 рублей. Он берет отпуск с 13 по 24 марта 2023 года — на 12 дней.

Расчетный период — с 1 марта 2022 по 30 апреля 2023 года. В этот период Андрей не брал больничные или отгулы.

Совокупный заработок = 50 000 × 10 + 120 000 = 620 000 рублей.

Среднедневной заработок = 620 000 / (12 × 29,3) = 1 763 рублей 36 копеек.

Отпускные = 1 736,36 × 12 = 21 160,40 рублей.

НДФЛ с отпускных 13% = 2 750,85 рублей.

На карту Андрей получил 21 160,40 — 2 750,85 = 18 409,55 рублей.

Пример 2. Отпускные за не полностью отработанные месяцы. Лепщица пельменей Анна работала в ООО «Мясоед» расчетный период в 8,5 месяцев — с 19 июня 2022 года по 28 февраля 2023. Ее заработок за этот период составил 300 000 рублей. Анна собирается в отпуск на 5 дней — с 20 по 24 марта 2023 года. При этом в ноябре она была на больничном 8 дней.

Сначала определим количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Определим количество дней в месяцах, отработанных не целиком:

• в июне: (30 — 18) × 29,3 / 30 = 11,72 дней;
• в ноябре: (30 — 8) × 29,3 / 30 = 21,49 дней.

Суммируем количество дней: 205,1 + 11,72 + 21,49 = 238,31 дней.

Среднедневной заработок = 300 000 / 238,31 = 1 258,86 рублей.

Отпускные = 1 258,86 × 5 = 6 294,32 рублей.

НДФЛ с отпускных — 818,26 рублей, на руки Анна получает 5 476,05 рублей.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Пример 3. Отпускные на праздники. Если сотрудник берет отпуск на праздники — скажем, майские или новогодние — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ), зато отдых работника продлевается. Но выходные и праздники, которые чиновники перенесли на другие даты, в отпуск включаются и оплачиваются (ст. 112 ТК РФ).

Тестировщик Никита работает в ООО «Воксель» 7 месяцев, за этот период он получил 500 000 рублей, не брал больничные и отгулы. Он идет в отпуск со 2 по 11 мая 2023 — на 10 дней. В расчет не включается 9 мая, так что отпускные рассчитают за 9 дней, зато отпуск продлевается на 1 день, так что Никита будет отдыхать еще и 12 мая, а на работу выйдет после выходных 15 мая. А вот 8 мая оплачивается, потому что на этот день перенесен более ранний праздник.

Количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Среднедневной заработок = 500 000 / 205,1 = 2 437 рублей 83 копейки.

Размер отпускных = 2 437,83 × 9 = 21 940,51 рублей.

С отпускных был удержан НДФЛ 13% = 2 852,26 рублей.

На руки Никита получит 14 334,46 — 1 863 = 19 088,24 рублей.

Калькулятор расчета отпускных

Наш онлайн-калькулятор поможет рассчитать отпускные, учтет отгулы и больничные, повышение или понижение оклада. Калькулятор бесплатный, работает без регистрации. Пользоваться им легко:

1. Обозначьте вид и период отпуска, расчетный период, периоды исключения и изменения оклада, если они были — во вкладке «Исходные данные».
2. Укажите ежемесячные начисления в расчетном периоде — во вкладке «Сводная таблица».
3. Калькулятор рассчитает сумму отпускных и приблизительную сумму НДФЛ. Чтобы сделать точный расчет НДФЛ, нужно знать вычеты и начисления.

Кроме калькулятора отпускных, у нас есть другие калькуляторы — компенсации за неиспользованный отпуск, больничных, декретных, пеней, НДС, страховых взносов ИП. Они есть в свободном доступе, а еще встроены в веб-сервис Контур.Бухгалтерия. В сервисе удобно вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет.

Итак, для расчета отпуска важно определить, какие выплаты включаем в расчет и за какой период рассчитываем среднедневной заработок. Затем рассчитывается средний заработок за день и на его основе — отпускные, в зависимости от продолжительности отпуска. Не забудьте удержать НДФЛ и начислить взносы. Делать все это автоматически удобно в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия.

Веб‑сервис для малого бизнеса

Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.