Упд и счет фактура в чем разница

ФНС рассказала, чем УПД отличается от счета-фактуры

ФНС РФ уточнила статус универсального передаточного документа и разъяснила, можно ли применять УПД только в качестве счета-фактуры.

В письме от 22.08.2018 N АС-4-15/16298@ ведомство отмечает, что форма УПД рекомендована к применению в статусе «1» (счет-фактура и передаточный документ (акт)) и в статусе «2» (передаточный документ (акт)).

Таким образом, форма УПД предложена ФНС для оформления первичных учетных документов, в том числе с возможностью одновременного исполнения требований, установленных для счетов-фактур.

При этом статуса для использования УПД только в качестве «счет-фактура» не предусмотрено. Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

УПД — универсальный передаточный документ

Если хотите закрыть сделку, но при этом не заполнять много документов, то выбирайте УПД. Это и счет-фактура, и акт на одном бланке. Но нужно учитывать особенности заполнения.

Что такое УПД в бухгалтерии, простыми словами

Это универсальный, но необязательный документ. В нем соединили счет-фактуру для налогового учета и первичку для бухгалтерии. Часто используют просто как первичную документацию, чтобы подтвердить финансово-хозяйственную операцию.

Это очень удобно: вы сможете и получить вычет НДС, и обосновать расходы по прибыли, и подтвердить затраты для других налогов (письмо ФНС № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017).

Форма и формат УПД

Поскольку с универсальной документацией работают по желанию, обязательной формы у нее нет. ФНС рекомендовала бланк универсального документа: если он вам подходит, то воспользуйтесь им. А если ваши отраслевая или организационная специфика подразумевает особую информацию, то доработайте УПД: включите в рекомендацию дополнительные показатели ( письма ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 , № ЕД-4-15/7638 от 22.04.2019).

А вот графу 1 из СЧФ налоговики разрешают не включать в УД ( ПП РФ № 1137 от 26.12.2011 ). В универсальном документе есть такая же графа А. Решили добавить графу 1, как в СЧФ? Тогда исключите из рекомендованного универсального бланка графу А (письмо ФНС № ЕА-4-26/14498@ от 13.10.2021).

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить универсальный ПД.

Когда и где применяется УПД

Бланк понадобится и налогоплательщикам на ОСНО, и спецрежимникам. Варианты использования — в таблице:

Какой статус у универсального передаточного документа	Как использовать
1	Как документальное совмещение — и как СЧФ, и как первичку: товарную накладную или акт
2	Как первичку для бухучета

Налоговики пояснили, для каких операций использовать рекомендованный бланк, — этот список неисчерпывающий, возможны и другие случаи (приложение № 2 к письму № ММВ-20-3/96@, письмо № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017):

• для отгрузки товаров: и когда транспортируете их сами, и когда отгружаете без транспортировки;
• для передачи имущественных прав: и когда передаете исключительные или неисключительные права, и когда передаете права требования при их уступке;
• для сдачи и приемки работ и услуг: в том числе и когда занимаетесь посредничеством, и когда занимаетесь экспедированием.

Рекомендованный бланк заменяет разные первичные документы, которые обычно используют для подтверждения сдачи и приемки:

• ТОРГ-12 — для продукции;
• ОС-1 — для основных средств;
• М-15 — для материалов.

Поскольку плательщики НДС не обязаны работать с рекомендованными формами, они вправе закрывать одну часть операций универсальными документами, другую — счетами-фактурами и первичкой. И все это по одному договору (письмо ФНС № ГД-4-3/8963 от 27.05.2015).

А вот транспортную накладную и другие документы, которые утвердили в отраслевых ведомствах, заменять на УПД нельзя ( информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Но если вы договорились с партнером, что сможете делать дополнительную первичку к обязательной форме, то рекомендованная форма — одна из возможных вариантов (письмо № АС-4-15/15570@ от 10.08.2018).

По аналогии оформляют и приобретение таких товаров через комиссионера у продавца — плательщика НДС, который освобожден от этой обязанности или применяет спецрежим. Но для таких операций УПД надо доработать (письмо ФНС № ЕА-4-15/7407 от 28.05.2021).

Счет-фактура или УПД

Универсальный документ — это и есть счет-фактура, который дополнили реквизитами бухгалтерской первички. С УПД работают только в двух случаях: если нужна только лишь первичка и если для сделки надо оформить и СЧФ, и первичный документ.

Если передаточная документация (накладная, акт) не нужна, то не заполняйте УПД. Закрывайте операцию обычным счетом-фактурой, этого достаточно (письмо ФНС № АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).

Изменения в УПД на 2023 год

Никаких изменений по передаточной документации нет — ни Минфин, ни налоговики не обновляли нормативы. Заполняйте рекомендованную форму от ФНС и, при необходимости, вносите туда доработки.

Скачать бланк универсального документа:

• в excel;
• в word.

Правила и особенности заполнения УПД

Заполняют продавцы, но есть несколько строк и для покупателей. Статус универсальной документации напрямую влияет на ее заполнение:

• если статус 1, то это одновременно и счет-фактура, и первичка. Заполняем все обязательные реквизиты для каждого из них. Продавец регистрирует его в книге продаж, покупатель — в книге покупок. А посредники и застройщики регистрируют в журнале учета счетов-фактур;
• если статус 2, то это только первичка. Заполняем реквизиты, обязательные для бухгалтерии: они прописаны в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. В книге покупок и продаж, в журнале учета счетов-фактур не регистрируем. Для налогообложения по НДС оформляем отдельный счет-фактуру.

Заполняем в части счета-фактуры

Кроме строки 5а, в УПД со статусом 1 надо включать строку 8 для идентификатора государственного контракта: если делаете закрывающий документ по госконтракту или бюджетному договору, то обязательно укажите ИГК.

Таблица в УПД не полностью соответствует табличной части СЧФ, не хватает колонок для прослеживаемых товаров. Для других операций все есть, например, в графе 1б показываем код товара по ТН ВЭД ЕАЭС при экспорте в страны Евразийского союза.

Если УД со статусом 2, то сможете указать в таблице только обязательные реквизиты первички. Реквизиты, обязательные только для СЧФ, здесь разрешают не заполнять. То есть сможете пропустить:

• строку 5 — к платежно-расчетному документу;
• графу 6 — в том числе сумму акциза;
• графу 7 — налоговую ставку;
• графы 10 и 10а — цифровой код и краткое наименование страны товара;
• графу 11 — номер таможенной декларации.

Графу 11 в УПД налоговики рекомендуют переименовать. В СЧФ в этом поле пишут регномер декларации на товары или РНПТ — номер партии прослеживаемых товаров и добавить недостающие колонки.

Заполняем в части первички

Вносим обязательные реквизиты, которые не указывали в части счета-фактуры. Пишем:

• основание сдачи-приемки. Это контракт или договор, доверенность, другие документы по сделке;
• должности, подписи и Ф.И.О. ответственных сотрудников продавца. Налоговики просят ставить и фактическую дату отгрузки;
• артикул товара, код работ, услуг;
• информацию о сотруднике, который передает товары покупателю. Иногда указывают и специалиста, который составил УПД от продавца, — штатный или привлеченный бухгалтер, посредник по сделке;
• сведения о транспортировке и самом грузе. Например, номер транспортной накладной, масса груза, складские расписки. Дополнительно указываем и другую информацию по отгрузке — паспорта, сертификаты.

Печать на УПД ставят, если она есть в организации и ее используют в работе.

Заполняем в части покупателя

Заказчик ставит должности, Ф.И.О. и подписи ответственных за операцию сотрудников. Все остальные реквизиты в универсальном документе для покупателя необязательны. Иногда заполняют:

• фактическую дату получения товара (эта информация нужна ФНС);
• сведения о сотруднике, который принял поставку, и о специалисте, который заполнил УПД от покупателя;
• другую информацию — несоответствия, претензии по количеству и качеству.

По аналогии с продавцом, покупатель ставит печать, только если пользуется ею в работе.

При реализации прослеживаемых товаров следует дополнить форму графами 12-13. Если вы с ними не работаете, то в УПД на бумажном носителе эти графы не нужны.

Не тяните с выставлением документации: подготовьте документы в момент операции или сразу же после нее. Поскольку это еще и первичка, соблюдайте сроки подтверждения для бухгалтерии, а не только для налогообложения.

Ответы экспертов на вопросы читателей

Популярные вопросы

• Сколько времени нужно хранить УПД?

Срок хранения универсального первичного документа — 5 лет. Начинать отсчет срока хранения необходимо после года, в котором УПД последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности, но не меньше 4 лет после года, в котором последний раз документ использовали при расчете налогов и в налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 9 закона № 402-ФЗ). Это правило применимо как к электронным, так и к бумажным версиям.

Например, если по документу заявлен вычет НДС, то хранить необходимо 5 лет после года, в котором НДС принят к вычету в последний раз.

Статусы УПД 1 или 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточная документация. Он подтверждает права на получение вычетов по НДС и подтверждает расходы в бухгалтерских и налоговых целях. Обычный счет-фактура и обычная первичка не нужны. Но в таком случае в документе необходимо заполнить все необходимые реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ разрешается применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.

УПД со статусом 2 используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухучета и в целях исчисления налога на прибыль, УСНО (с объектом «доходы минус расходы»), ЕСХН. При оформлении этого документа необходимо еще оформить счет-фактуру.

Помните, что статус 1 или 2 носит информационный характер, фактический статус определяется, исходя из содержания документа.

В НК РФ прописано, что налогоплательщик не обязан составлять счет-фактуру при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) с лицами, которые не являются плательщиками НДС (пп. 1 п. 3 ст. 169).

Соответственно, если физлицо не является плательщиком НДС, то для него достаточно чека, счета на оплату или иной документации. Никакой счет-фактура или его универсальный аналог не нужны.

УПД: что это такое, что он в себя включает и зачем нужен — статус универсального передаточного документа, как заполнять

В этой статье мы будем разбираться, что это такое — универсальный или унифицированный передаточный документ (УПД) на товар в 1С. Рассмотрим, зачем может потребоваться подобная документация, когда их следует применять, как исправлять ошибки и в какие сроки нужно его оформлять. Его создание сильно упростило взаимодействие с поставщиками и контрагентами, ее можно задействовать при подсчете бухгалтерского и налогового учета. На его основании допускается вести бухучет, списывать затраты. Его удобнее заполнять в самых разных операциях, чем СФ или другую первичку. Главное — закрепить в специальных учетных бумагах, что он будет применяться, тогда он официально станет частью фирмы.

Что это за документ — УПД, что с ним делать и его расшифровка

Так называется бумага, которая объединяет функционал счет-фактуры и первички. Налоговой службой закреплена рекомендованная форма, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Но стоит помнить, что это — рекомендуемый вид.

Каждая компания может видоизменить некоторые поля при условии, что все они будут содержаться на листе. Организация может модернизировать блоки, дополнив своей информацией, которую они считают необходимой.

Важно закрепить формат в учетной политике и каждый раз использовать одинаковый тип с такими строчками:

• наименование;
• дата составления;
• содержание;
• измеритель;
• лица, которые отвечают за правильную подготовку.

Форма, которая рекомендуется ФНС — одна из возможных при передаче продукции и имущественных прав. Определено, что некоторые реквизиты обязательны, но он не содержит исчерпывающего списка из значений, которые необходимо включить. Поэтому стороны могут фиксировать свои дополнительные имущественные права, вписывать операции. Кроме того, они могут использовать другие первичные бумаги, единый передаточный документ — только одна из доступных им форм.

Для чего может оказаться нужна бумажная версия бланка

Он часто используется вместо первичной документации.

С его помощью легко поставлять самую разную продукцию или передавать имущественные или иные права на объекты.

Закон не заставляет пользоваться именно этим способом оформления документооборота.

Подписывают его в первом статусе с продающей стороны МОЛ, отвечающие за СФ и подобное. Во втором у продающего подписываются лица, которые должны следить за состоянием первичных бумаг. А от покупающей расписываются всегда лица, которые занимаются первичкой.

Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД

Этот формат имеет отличия от стандартного вида, он бывает:

• односторонним, в котором только один xml-файл, где есть подпись и информация о продавце;
• двусторонним, в этом случае внутри одного файла содержатся данные о продающей и покупающей стороне, их подписи.

Подписывают его лица, уполномоченные на это. Если разные люди отвечают за СФ и первичку, то строк будет несколько — по числу МОЛ.

Обязательно прописывать, какой статус имеет человек:

• сотрудник;
• работник организации, которая составляет файл продавца;
• член другой фирмы, при активации этого варианта следует вписать данные в поле «Основание полномочий»;
• уполномоченное физлицо.

Основные отличия между бумажной и электронной формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и использовать его в современных реалиях намного удобнее.

Как минимум его проще отправлять клиенту — не придется тратить средства на курьеров или другие методы доставки. Скорость обмена значительно вырастает, не нужны расходники — бумага, краска для принтера, место для хранения. Ничего не теряется и процент ошибок близится к нулю.

Стоит интегрировать систему ЭДО, если организация планирует развиваться и наращивать продажи. Обратитесь в «Клеверенс», чтобы подобрать софт для выполнения и оптимизации ваших задач.

Зачем нужен: применение универсального передаточного документа, сокращенно называемого УПД

Его нельзя называть обязательным файлом для всех предприятий. Каждый налогоплательщик вправе сам определиться, нужно ли ему им пользоваться. Есть несколько популярных ситуаций, когда он актуален:

• отгружаются товары;
• передаются итоги по работам, которые были выполнены;
• компания выполняет услуги посредника;
• передаются имущественные права как в исключительном случае, так и по договору лицензии.

Главное — помнить, что для начала его использования требуется закрепить его в политике фирмы. А, кроме того, необходимо, чтобы руководитель организации составил распоряжение, в котором утверждает определенный бланк.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Когда и для чего можно начать применять универсальный для всех организаций передаточный документ (УПД)

Основная цель этой документации — упростить оформление хозяйственных операций, ведь вместо нескольких бумаг будет применяться одна универсальная, в которой не дублируются реквизиты. Формат объединяет СФ, ТОРГ-12, ОС-1, ТТН и некоторые другие типы.

Чаще всего налогоплательщики используют этот вид для:

• ведения бухучета;
• подтверждения затрат, чтобы учесть налог на прибыль;
• заявления вычета.

Начало формирования

Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.

В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее. Главное условие — соблюсти наличие и корректность реквизитов и их расположение. Например, в промежутке граф 1-11 не желательно изменять названия, удалять строки.

УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:

• кто составляет бумагу и в каком количестве экземпляров;
• как заполняются строки, кто и что должен указывать;
• в какие сроки следует проставлять значения для определенных полей;
• что нужно прописывать представителям покупателя и не трогать продавцам.

Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее. Сначала убедиться, что они справятся с этим, а потом начать отгрузку товаров по обновленной документации. Можно даже прописать применение этого формата в договоре.

Есть один нюанс — печать каждая фирма проставляет по своему усмотрению, можно этого не делать. Важно только определиться и формировать все одинаково.

Можно также создавать все типовые отгрузочные документы и УПД через специальные торговые программы. С их помощью не только печатаются файлы на подпись принимающей стороне, но и организуется весь документооборот.

Как заполнять

Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.

В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.

Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.

Ниже пишется все о транспортных накладных и других сопроводительных файлах, если они есть. Она уже не относится к непременным показателям, допускается без нее обойтись.

Как исправить ошибки в УПД

Конечно, в процессе деятельности любой фирмы регулярно происходят спорные ситуации и случайности, из-за которых специалист пишет неправильно. Документ можно скорректировать, если это делать правильно. В таблице ниже мы приводим особенности исправлений.

Что такое УПД и когда он нужен бизнесу: изменения, особенности заполнения

УПД — универсальные передаточные акты — это документы, которые упрощают все, что связано с разными типами имущественных прав, с отгрузкой товаров, передачей услуг. Кроме того, этот тип документов можно использовать в качестве составляющей бухучета. По мнению многих специалистов, УПД намного удобнее, чем другие форматы. Достаточно только разобраться в том, как правильно использовать этот инструмент.

Что собой представляет УПД?

Сама аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный акт». Фактически, УПД — это особый счет-фактура, который отличается от других наличием дополнительных реквизитов и рядом отличительных черт. В частности, в него входят составляющие от:

• двух типов накладных (товарной и на отпуск материалов на сторону);
• дополнительного раздела товарно-транспортной накладной, который также называется товарным;
• акта приема-передачи объекта основных средств.

Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар о новшествах в ФСБУ и ПБУ — все самое важное обсудим с экспертом 5 октября. Записывайтесь.

Преимущество использования УПД в том, что этот документ может заменить собой одновременно несколько других. Используется в качестве первички, может являться законным основанием для определения объема вычетов по сделкам, а также — для признания конкретных расходов.

Единственным обязательным условием для начала использования УПД является фиксация этого факта в учетной документации компании. При этом начать применение документа можно абсолютно с любого момента, не нужно дожидаться какой-либо конкретной даты или окончания определенного периода.

Когда может понадобиться УПД?

Этот тип документации нельзя назвать универсальным или же обязательным. Он применяется исключительно по желанию налогоплательщика, то есть если он самостоятельно определил для себя такую необходимость. При этом сфера применения УПД достаточно широкая. Например, он может существенно упростить ряд операций в следующих ситуациях:

• передача имущественных прав или итогов по выполненным работам;
• регулярная отгрузка разных типов товаров;
• выполнение компанией функций посредника.

Документация такого типа может использоваться и в других ситуациях. Целесообразность применения следует определять отдельно для каждой компании.

Какие изменения стоит учесть в 2021?

Основная часть всех нюансов, связанных с особенностями составления и применения УПД, четко зафиксирована в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. Фактически, именно там закреплено, что форма заполнения данного документа является свободной. Есть рекомендованный вариант, но он не обязателен.

Однако есть один важный нюанс. Составляющей частью УПД является стандартный счет-фактура, который должен быть заполнен в соответствии со всеми нюансами и с учетом всех изменений. Как раз для счета-фактуры существует установленная форма, актуальность которой следует проверять. Именно поэтому в 2021 году при заполнении УПД стоит учесть некоторые изменения.

В связи с тем, что с 8 июля 2021 вводится система прослеживания товаров, обновлены формы счетов-фактур. Изменения начали действовать с 1 июля 2021 г. Появляются новые реквизиты, которые должны быть учтены при заполнении УПД точно так же, как и при заполнении обычного счета-фактуры.

Однако бояться изменений не стоит: реальное нововведение только одно. В счете-фактуре появляется строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке N п/п». Соответствующее изменение стоит учесть при заполнении УПД. Но есть исключения: данное изменение касается исключительно плательщиков НДС, которые используют УПД со статусом «1».

Также к нововведениям можно отнести строку 8, которая появилась в счетах-фактурах и, соответственно, в УПД. В данной строке фиксируется идентификатор государственного контракта. Это изменение также актуально не для всех, а, соответственно, только для тех, кто работает с государственными контрактами с присвоенными идентификаторами.

Эти идентификаторы позволяют упростить процесс контроля отгрузки товаров и предоставления услуг, которые имеют отношение к средствам, полученным из федерального бюджета авансовых средств. Они в индивидуальном порядке присваиваются госконтрактам, которые либо имеют отношение к работе с оборонным заказом, либо напрямую финансируются из бюджетных источников. Эти идентификаторы являются уникальными. Всем, кто не имеет никакого отношения к работе с госконтрактом, достаточно поставить прочерк в строке 8.

Особенности составления формы УПД и заполнения документа

ФНС не устанавливает никаких жестких стандартов в отношении формы УПД. Любая компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенные стандарты и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость). Первоначально требуется выбрать статус УПД. От этого напрямую зависит специфика документа и возможная сфера его применения:

• «1» — совмещает функции счета-фактуры и накладной, используется для облагаемых НДС расчетов;
• «2» — может применяться исключительно в качестве накладной или же акта, но не в качестве счета-фактуры, преимущественно используется для не облагаемых НДС расчетов.

Можно по собственной инициативе вносить все необходимые блоки, чтобы максимально полно вести учет данных. Обязательным также является соблюдение таких норм:

• наличие и корректность реквизитов;
• корректность расположения данных реквизитов (стоит ориентироваться на предложенный налоговой образец).

Все остальные моменты носят исключительно рекомендательный характер. Безусловно, в документе в обязательном порядке должна быть зафиксирована базовая информация по типу его наименования, даты составления, подробного содержания, ответственных за заполнение лиц.

Одним из главных преимуществом УПД является его мультифункциональность, благодаря которой становится возможно регулировать по собственному усмотрению содержание документа. В него можно включать:

• все дополнительные имущественные права;
• все проводимые операции.

При фиксации информации о проводимых операциях следует ориентироваться на стандарт, который является типичным для счетов-фактур. Как правило, описание любой информации производится по подобному образцу:

• блок, идентичный данным счета-фактуры, который включает в себя данные об участниках операции и ее содержании (также здесь указываются реквизиты);
• ниже располагают блок с информацией о договоре, заключенном между сторонами;
• под этими двумя блоками следует максимально подробно указать данные обо всех сопроводительных документах и файлах, которые имеют отношение к данной операции (например, к ним относятся транспортные накладные).

Как правило, УПД включает в себя типичные для учетной документации блоки. Это позволяет любому бухгалтеру легко разобраться в специфике его заполнения, ориентируясь на предложенный налоговой образец, и понять целесообразность дополнения УПД какими-либо данными.

Электронные и бумажные версии УПД

Сейчас УПД, как и многие другие формы документации, может составляться и в электронном, и в бумажном виде. Законодательство не предусматривает обязательного использования бумажной версии. Такой вариант может потребоваться в случае, если:

• УПД применяют вместо первичной документации;
• документ используют при поставках продукции;
• требуется необходимость организовать передачу разных прав, включая имущественные, на определенные объекты.

Бумажная версия документа, если она все же готовится, должна быть обязательно подписана уполномоченными лицами, представителями обеих сторон.

Оформление электронной версии УПД получило большее распространение. В частности, именно она установлена законодателем, как основная. Может быть:

• односторонней — включать в себя один файл, представленный в формате XML, который содержит исключительно информацию о продавце;
• двусторонней — представляет собой расширенный файл, который также представляется в формате XML, содержит информацию не только о продавце, но и о покупателе.

Электронная версия УПД также в обязательном порядке подписывается уполномоченными лицами. При этом в самом документе должны содержаться данные о статусе лиц, которые его подписывали (также может потребоваться указать данные об основании их полномочий). В большинстве ситуаций электронной версии достаточно. К тому же, она существенно упрощает многие процессы, ведь для того, чтобы переслать ее партнеру, требуется всего несколько минут.