Как хранить больничные листы в бухгалтерии 2022
У работодателя нет необходимости распечатывать и хранить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Об этом страхователей проинформировал ФСС России в своем телеграм-канале.
Как отметили в фонде, ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу. Они хранятся в информационной системе ФСС России «Соцстрах».
Напомним, что с 1 января 2022 года все больничные листы медучреждения оформляют только в электронном виде. Исключением являются случаи, когда листок нетрудоспособности необходимо выдать лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, и лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Указанным гражданам больничные листы по-прежнему выдаются на бумажном носителе. Подробнее см. комментарий.
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
Какой срок хранения больничных листов в организации?
Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
Сроки хранения документов, в т. ч. больничных листов, регламентируются несколькими НПА.
Прежде всего, это закон о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и положение по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), которые предписывают хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет. Такой же 5-летний срок хранения больничных указан в ст. 618 перечня типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Однако здесь следует обратить внимание вот на что. Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. А НК РФ требует хранить такие документы в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.
ВАЖНО! С 2022 года больничные листы оформляются исключительно в электронном виде за редким исключением. Подробнее о порядке работы с электронными больничными листами мы писали в статье.
Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.
На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@).
В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.
Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».
Как организовать хранение больничных листков, выданных до 2022 года, подробно описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Итоги
Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.
Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:
Хранить бумажные копии документов для выплат пособий от ФСС не нужно
Для выплаты сотрудникам пособий работодатели подают в Фонд социального страхования необходимые сведения. Формат – электронный или бумажный – зависит от количества работников.
Электронные реестры сведений по установленной форме, подписанные ЭЦП, сдают компании, у которых среднесписочная численность работников более 25 человек.
Если в компании работает менее 25 человек, документы можно сдать на бумаге с описью либо в электронной форме.
Электронный реестр – это таблица в машиночитаемом формате. Распечатывать его и хранить в бумажном виде не нужно. Все электронные реестры будут храниться в вашей бухгалтерской программе и ЭДО.
С 1 января 2022 года основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам является электронный больничный (ЭЛН).
Распечатку ЭЛН, талоны из медицинской организации и другие виды бумажных носителей от работников получать не нужно.
Для приема ЭЛН на оплату достаточно получить его номер: по телефону, мессенджеру, электронной почте.
После того как сотрудник принесет номер электронного больничного, можно либо зайти в личный кабинет организации на сайте ФСС и проверить его, либо запросить этот больничный лист из фонда по его номеру с помощью своей программы.
Если компания отправляет реестр на бумаге
В законодательстве нет требования хранить подписанный сотрудником бумажный экземпляр сведений о нем, направленных в ФСС. Более того, сведения можно направить и без подписи работника.
Больничный полученный на бумаге до 2022 года
С учетом того, что с 2022 года больничные выписываются только в электронным виде, бумажных листков практически нет. Но, те бумажные больничные, которые были получены ранее, бухгалтерия должна хранить 6 лет. Таково требование подпункта 6 пункта 3.4. статьи 23 Налогового кодекса РФ: «в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов».
Электронные документы, подтверждающее право на пособие
С 1 января 2022 года пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам выплачиваются на основании электронных больничных.
Электронные больничные хранятся в системе ФСС – «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).
Сведения и документы для выплаты выплаты пособий могут поступать в ФСС России не только от работодателей, но и госорганов. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из ЗАГС.
Поэтому, бухгалтерии нет смысла хранить бумажные копии свидетельства о рождении ребенка для подачи сведений в ФСС.
ФСС России: работодатель не должен распечатывать и хранить копии электронных больничных
Как известно, с этого года для выплаты пособий по болезни и по уходу за больным членом семьи, а также по беременности и родам оформляются только электронные больничные листы. Бумажные теперь используются только при нетрудоспособности лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.
Несмотря на повсеместное внедрение электронного документооборота, у некоторых привыкших работать с бумажными документами и доверяющих только такому способу организации документооборота возникает вопрос: нужно ли распечатывать электронный больничный и хранить копию на бумаге?
В телеграмм-канале ФСС России разъяснили, что электронные листки нетрудоспособности являются документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с законом формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». А потому работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного больничного.