Как написать письмо по итогам встречи

Как написать грамотное письмо по итогам встречи — памятка

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
Сформулировать адженду.
Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
Плохо : «встреча с маркетингом». Хорошо : «Новогодние подарки партнёрам HR-службы»
Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
Плохо : «Доброго времени суток!». Хорошо : «Алексей, Ирина, добрый день.»

Любителей «доброго времени суток», «приветствую», «извиняюсь» и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам.

Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
Плохо : «В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office. «. Хорошо : «Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%».
План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
Плохо : «На встрече обсудим судьбу нашего проекта». Хорошо : у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.»
Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
Плохо : «Надеюсь, мы успеем обо всём договориться». Хорошо : «В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании»
Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
Что проговорили, какие решения приняли
Следующие шаги (даты, ответственные)
Контакты

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта

Наши следующие шаги:

Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Письма по итогам встречи – как правильно составить и что это такое?

Правильно составленное письмо по итогам встречи поможет продлить взаимодействие и повысить лояльность. Важно уметь правильно его составить, чтобы извлечь максимум пользы. Мы подготовили статью, из которой вы узнаете о самых важных правилах составления рассылок. Секреты написания, алгоритмы, особенности форматирования.

Зачем нужны follow-up письма

Закрепите результат после встречи. Он может выражаться в благодарности, информировании о дополнительных аспектах, подтверждении договоренности и прочем. Для всего этого оптимально подходит письмо follow-up. Тема, которая раскрывается в таком письме, обязательно должна касаться обсуждаемой ранее темы. Ничего лишнего в содержании – вот важное правило.

Когда нужно отправлять письмо по итогам встречи?

Нет строгих норм, когда следует отправлять FU. Деловой этикет диктует свои правила и как правило рассылку организуют в следующих случаях:

после интервью с работодателем, чтобы поблагодарить за возможность, отметить наиболее интересные моменты, напомнить о своих качествах, навыках, опыте;
потенциальному клиенту отправляют FU-письмо, чтобы наметить дальнейший путь сотрудничества, если встреча накануне прошла плодотворно;
спикер может сделать рассылку после масштабного мероприятия, чтобы поблагодарить участников, рассказать о своих продуктах, их преимуществах, предложить выгодные условия.

Как составить follow-up письма

Составление письма подчиняется правилам:

содержание по существу и в кратком изложении;
не забывать о благодарности;
добавлять нужную информацию;
повествование в официально-деловом стиле;
придерживайтесь формального тона;
форматируйте текст правильно, старайтесь выдерживать все отправленные письма в одном стиле.

Структура письма также должна быть строго выверена. Порядок соблюдать не обязательно, но общего содержания лучше придерживаться в таком формате:

приветствие должно соответствовать деловым нормам, обращение к адресату только по имени, официально;
припомните собеседнику, о какой теме речь шла до этого, у собеседника может быть много встреч, а так удастся избежать неловкостей;
не забывайте о благодарности, это может быть признательность за потраченное время, содержательный диалог, плодотворный результат сотрудничества;
отметьте какой ожидается итог сотрудничества, какие вы будете предпринимать шаги далее, для налаживания связи;
укажите данные для связи, лучше разные способы, чтобы собеседник воспользовался наиболее удобным.

Отличный способ всегда держать в актуальном формате содержание встречи, основные ее тезисы – применение автоматических современных алгоритмов от FollowUP. Сервис возьмет на себя задачу по фиксированию важных решений и идей, которые в последующем могут быть использованы в составлении деловых писем по итогам встречи. Функционал обеспечит оптимизацию рабочего процесса, ведь на проверку протокола теперь не нужно будет тратить часы, а все процессы в сервисы доступны и понятны.

Фото с сайта «ФОЛЛОУАП» follow-up.tech
Реклама. ООО «ФОЛЛОУАП». ИНН 9706030204 follow-up.tech Kra24BGuT

Copyright © 1999—2023 НИА «Нижний Новгород».
При перепечатке гиперссылка на НИА «Нижний Новгород» обязательна.
Настоящий ресурс может содержать материалы 18+

Как письма после встреч помогают договариваться

Правило хорошего тона деловых встреч — отправлять письмо с итогами переговоров. Там, где вы работаете, если это не асфальтный завод, это могут называть митинг-репорты, фолуапы и ещё как-нибудь на аглицкий манер.

Мне нравится в теме email’а указывать: «aljaskanasha.ru: Итоги встречи по проекту АляскаНаша 29 мая».

— Это по-русски;
— Всем понятно.

В начале любого письма мы в агентстве пишем домен проекта. Удобно фильтровать письма и искать что-то в почте.

Если ещё читаете, то придавите Ctrl и нажмите на ссылку.
В новой вкладке у вас откроется текст про то, как эффективнее работать с почтой.
Почитаете его потом.

Зачем отправлять «письмо с итогами»?

— Чтобы говорить на одном языке.
Пример: Договорились об оплате. Вы поняли, что деньги за работы придут до вторника. Клиент собирался оплатить в четверг. Разошлись все довольные, но вы, как хороший партнер, отправили письмо, где указали все договоренности. Вторая сторона увидела недопонимание в датах и быстро отреагировала — минус один конфликт и внутренняя обида за сорванные сроки.

— Для прозрачности процесса.
Участников проекта много. Кто-то опоздал, кто-то заболел. Упущенная информация — потеря денег.

— Фиксирование обязательств и задач.
На планерках мы можем отвлекаться, выходить и т.д. Ответственный за email все запишет и проинформирует.

— Можно задавать вопросы, которые не успели обсудить.
Этот пункт — бонус, но он тоже важный.

Вместе с Колей Чудо, ведущим менеджером IT-Agency, составили чек-лист обязательных правил «письма с итогами».

Как написать письмо с итогами встречи, которое работает:

— на встрече должен быть ответственный за подготовку email’а.
Это гарантирует, что письмо будет написано и отправлено участникам. Но личную ответственность никто не отменял;

— текст письма перед отправкой нужно показать кому-то ещё из участников встречи. Так вы сможете проверить, не упущен ли какой-то из пунктов, все ли передано верно;

— пишите грамотно.
Это важно. Проверяйте текст сами. Незнакомые слова удаляйте, предложения делайте простыми. Используйте списки.
Мой личный грех №1;

— ставьте ссылки на документы.
Расширяйте контекст обсуждения: прикрепляйте ссылки по теме, отправляйте документы, по проекту;

— если встречи проходят регулярно — ведите отдельный документ с текстом всех писем;

— не углубляйтесь в конкретную задачу. Выносить важные темы в отдельное письмо (деньги, запуск рекламной кампании и т.д.);

— в пунктах с задачами указывайте имя ответственного;

— в поле email «кому» указывайте участников и ответственных за задачи.
В «копию» тех, кто должен быть в курсе;

— спрашивайте себя: «Это письмо поймет человек, который не был на встрече, но знает проект?».
Если ответ утвердительный — жмите «Отправить».

Отдельно про сроки. Отправляйте письмо в течение 3–4 часов после встречи. Если она вечерняя — утром.

Когда «письмо с итогами» становится регулярным — люди к нему привыкают и начинают игнорировать. Даже если там есть список задач. Важно пушить ответственных. Это задача менеджера.

Поделитесь своими правилами «писем с итогами» здесь в комментариях, либо в фейсбуке. Мне интересно!

Письмо после встречи с деловым партнером

Письмо после встречи – один из основных видов деловых писем, который, во-первых, обязательно следует писать; во-вторых, писать правильно. Написание таких писем следует сделать полезной привычкой, если вам важно, чтобы договоренности были верно поняты обеими сторонами и далее были исполнены. Именно эти две задачи и решает письмо после деловой встречи/письмо-закрепление договоренностей. Написать такое письмо не очень сложно, если знать логику, по которой оно пишется.

Основные компоненты письма после телефонного звонка/ после встречи/ письма-закрепления договоренностей/ post meeting report/ follow up)

Благодарность за состоявшийся разговор/ за встречу (степень глубины и детальность определяется ситуацией)
Фраза-анонс письма (о чем, цель письма)
Короткое перечисление итогов/ основных моментов разговора/встречи.

– зафиксировать итоги и договоренности в сознании участников встречи;

– зафиксировать итоги и договоренности документально в письме

4. В каждом пункте (в зависимости от ситуации) может быть указан срок исполнения и ответственное лицо (или границы разделения ответственности и полномочий).

Как вариант: дополнительные сроки очередной встречи для окончательного решения вопроса (если возникла необходимость дополнительно уточнить информацию/ситуацию) .Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)

5. Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).

6. Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)

Важно: точность заполнения полей «Кому/To» и «Копия/Cc».

В поле «Кому» помещайте тех адресатов, от которых Вы ждете ответа. В поле «Копия» помещайте адресатов, для которых допустимо быть в курсе вопроса, при этом сохранятся возможность вступить в предмет переписки при необходимости и желании.

Пример письма, написанного с использованием перечисленных компонентов.

Ольга, пишу, чтобы поблагодарить за состоявшийся разговор и зафиксировать наши договоренности.

Я благодарна Вам за информативную и содержательную беседу, позволившую лучше понять суть запроса на обучение.

Фиксирую наши договоренности.
1. В срок до 11-13 марта мы ждем от Вас обратной связи по окончательному решению относительно дат проведения тренинга: 29-30 марта или 5-6 апреля.
2. В приложении, как Вы и просили, дублирую программу, которую мы комментировали, и которую предлагаем взять за основу для предстоящего тренинга.
К этой программе мы добавим актуальные блоки и решим те задачи, которые Вы обозначили.
3. Задачи предстоящего обучения:

Дать сотрудникам инструменты эффективного делового общения::
– универсальную экспресс-диагностику типа собеседника с соответствующими вариантами выстраивания дальнейшей аргументации;
– понимание логики подачи информации, контраргументации и противостояния манипулированию;
– особенности коммуникации со статусными собеседниками

Ольга, если что-то из зафиксированного мною нуждается в уточнении или корректировке, пожалуйста, дайте знать.

Со своей стороны я к 10 марта вышлю Вам полное предложение (скорректированную программу + ценовое предложение). От Вас до 11 марта ждем информацию о датах и далее в оперативном режиме будем решать все рабочие задачи по подготовке к тренингу.