Путевой лист на неделю как ставить медосмотр

Снова о путевых листах: разъяснения Минтранса

в-третьих, уточнено, когда один путевой лист можно оформить на несколько водителей.

Об обязательных реквизитах

Путевой лист нужно оформить на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Он является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”.

К обязательным реквизитам путевого листа относят:

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке действия путевого листа;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе.

На какой срок выдавать путевой лист?

Путевой лист нужно оформить:

• до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены или рабочего дня;
• до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель совершает один или несколько рейсов.

Ранее (до 1 марта 2019 года), приказом Минтранса России № 152 был установлен конкретный срок, на который оформляли путевой лист – от одного дня до месяца.

Сейчас срок действия путевого листа не регламентирован.

Но пункт 4 Порядка заполнения по-прежнему устанавливает, что сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока. В вязи с этим Минтранс в письме от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ отметил следующее.

“Длительный” путевой лист на несколько дней оформить можно. В этом случае в путевом листе нужно обязательно отразить следующие реквизиты:

• показания одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки по возвращении из рейса и окончании смены или рабочего дня водителя;
• дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
• дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

Одометр – это устройство, определяющее количество оборотов, совершаемых колесом, и на основании этой информации можно определить путь, который пройден автомобилем в течение всего срока его эксплуатации либо за определенный промежуток времени. Если автомобиль эксплуатируют несколько водителей в разные смены, дату, время и данные с одометра проставляет водитель, открывший первую смену, то есть первый, покинувший стоянку. Дату, время и показания одометра при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени ставит водитель, закрывающий последнюю смену на автомобиле.

Обратите внимание, что оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеперечисленных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов неизменными.

Медосмотр водителя и техосмотр авто

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждают штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Предрейсовый контроль технического состояния нужно провести до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. А в показателе “Сведения о транспортном средстве” указывают дополнительные обязательные реквизиты. Здесь пишут день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля.

В какой последовательности будут проведены техосмотр автомобиля и медосмотр водителя, не важно. Главное – чтобы в путевом листе был отражен сам факт их проведения в установленном порядке.

Один путевой лист на двух водителей

Если в течение одного рейса одним и тем же автомобилем управляют разные водители, их всех можно вписать в один путевой лист. Но для этого в путевой лист нужно внести дополнительные реквизиты.

Дополнительные строки нужны для того, чтобы медработник, проводящий предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры, смог поставить отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей. То есть должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю.

Путевой лист на неделю как ставить медосмотр

Предрейсовый медицинский осмотр обязаны проводить все транспортные организации. Данные нужно фиксировать в путевом листе. Как это правильно сделать и что обращать внимание, рассказал эксперт проекта «Путевые листы и ГСМ».

Из статьи вы узнаете:

Зачем и кому нужен медосмотр

Медосмотр показывает, если ли у водителя проблемы со здоровьем, употреблял ли он алкоголь или наркотики. Это помогает предотвратить серьезные аварии на дорогах.

Предрейсовый медицинский осмотр обязателен для водителей, которые числятся в штате компании (ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ) или занимаются постоянными разъездами на служебном автомобиле (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Исключение — специалисты, которые управляют транспортными средствами экстренных оперативных служб (приказ Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

Проверять на своей территории или в больнице

На крупных предприятиях система медосмотров отлажена. А вот небольшим фирмам сложно выполнить требования закона, т.к. не хватает средств на покупку спецоборудования, обустройство медкабинета или содержание квалифицированного медика в штате. Предлагаем разобрать несколько вариантов, которые подойдут и большим предприятиям, и ИП.

Заключить договор с медицинской организацией. У нее должна быть лицензия на проведение медосмотров. Если водителей в штате не много, они могут приезжать на осмотр в медицинскую организацию сами. Если много — работодатель договаривается с фельдшером больницы о медосмотре на своей территории. В таком случае на автопредприятии понадобится специальный кабинет, оборудование и др. Подробнее об этом рассказываем ниже.

Устроить в штат медицинского работника. Осмотр водителей можно доверить штатному фельдшеру автопредприятия. Однако одного медобразования специалиста будет недостаточно. Он должен пройти дополнительное обучение и получить сертификат с правом проводить медосмотры.

Самим получить лицензию на проведение медосмотров. Это требует денежных вложений на специальный медкабинет и оборудование. С другой стороны, автопредприятие сможет проводить медосмотры для других организаций и дополнительно зарабатывать.

Как проводить осмотр

Если медосмотры проходят на территории автопредприятия, работодателю нужно подготовить специализированный кабинет от 12 кв. м. с двумя комнатами: для отбора биологических образцов и самого медосмотра. Помещение должно иметь оборудование, которое прописано в Приложении № 2 к Письму Минздрава РФ от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32.

Проводить осмотры медработник должен тоже в определенном порядке (Приказ Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н):

1. Расспросить водителя о жалобах и недомоганиях.
2. Провести визуальный осмотр.
3. Проверить артериальное давление, пульс, температуру тела.
4. Понять, есть ли у водителя алкогольная, наркотическая и другая интоксикация.

Если у врача возникают сомнения, он направляет шофера на дальнейшее обследование. От рейса водитель будет отстранен при учащенном пульсе, повышенном давлении, наличии в крови алкоголя и наркотиков.

Если водитель не пришел на медосмотр, отказался его проходить или уклоняется от этой процедуры, работодатель не имеет права выпустить его в рейс.

Как сделать отметку в путевом листе

Итоги обследования фиксируют в двух документах: журнале осмотров и путевом листе.

В путевом листе медработник указывает дату, время проверки, ставит подпись с расшифровкой (приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368). Штамп «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» ставится, если этой фразы нет в бланке путевого листа (п. 16 Порядка проведения медосмотров, утв. приказом Минздрава от 15.12.14 № 835н).

Как ставить отметку о медосмотре в путевом листе

Если водитель выходит в рейс без отметки врача в путевом листе, то надзорные органы в случае проверки выпишут штраф по ст. 11.32 КоАП РФ либо по ст. 5.27 и 12.32 КоАП РФ.

Можно ли оформлять путевой лист на неделю?

Н. А. Яковлева
автор ответа, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Можно ли выписывать путевой лист на неделю для управленческих нужд? Если да, то каким образом ставить отметку о прохождении медосмотра? Как заполнить маршруты поездок?

Можно. Укажите даты (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован. Это может быть один день или любой другой срок, но не более одного месяца (п. п. 4, 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

В данном случае медицинское освидетельствование необходимо производить каждый раз перед выездом, на путевом листе должна быть проставлена подпись и печать медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Указание маршрута следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Однако следует обратить внимание, что, по мнению контролирующих органов, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях.

Нетранспортные компании могут выписывать путевые листы на срок до одного месяца (Письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

В соответствии с Письмом Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист.

Унифицированная форма первичной учетной документации N 3 «Путевой лист легкового автомобиля» утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Согласно п. п. 2 и 3 данных Обязательных реквизитов и порядка путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

— сведения о транспортном средстве;

— сведения о водителе.

Таким образом, отметка о прохождении предрейсового медицинского контроля не является обязательным реквизитом. Ее проставление вытекает из предусмотренного п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» требования, согласно которому юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Организация вправе учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы на ГСМ и амортизацию при использовании автомобиля для управленческих нужд организации при отсутствии отметки о прохождении предрейсового медицинского контроля.

В путевом листе должны быть все обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом (Письмо Минфина от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Если на автомобиле установлена электронная система контроля пробега, то путевые листы можно не использовать.

Указание в путевом листе маршрута следования в составе обязательных реквизитов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не предусмотрено. Однако ИФНС при проверке требует, чтобы маршрут был обязательно указан. Она считает, что формулировка «по городу» без указания конкретных адресов не позволяет обосновать производственный характер поездки. И, как следствие, исключает сумму ГСМ по таким путевым листам из расходов.

Поэтому во избежание судебных разбирательств в путевом листе лучше прописывать маршрут следования.

Например, если вы заранее знаете маршрут или постоянно объезжаете одни и те же адреса, утвердите приказом маршруты следования в зависимости от необходимости: на каждый день, на месяц. Например, маршрут № 1 — улицы такие-то, маршрут № 2 — улицы такие-то. И в путевом листе напишите: «Проезд по маршруту №. » — и приложите копию приказа с указанием маршрутов.

Н. А. Яковлева
автор ответа, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения

С 1 сентября 2023 года меняется порядок заполнения путевых листов. А еще в 2023 году них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты в путевых листах теперь обязательны и как их заполнять.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Если в собственности компании есть транспорт или же она занимается перевозками, ей приходится часто оформлять путевые листы. Это нужно для внутреннего учета транспорта, передвижения водителей, контроля за расходом ГСМ (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — Устава автомобильного транспорта).

Еще путевой лист нужен чтобы подтвердить цель поездки для полиции. Кроме того, путевой лист можно использовать как первичный документ, чтобы обосновать расходы в бухгалтерском и налоговом учете:

• на эксплуатацию авто;
• на оплату труда водителей;
• на компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в работе.

Путевой лист обязателен, если компания (ч. 1 ст. 6 Устава) сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист (ч. 1 ст. 6 Устава).

Путевой лист лучше оформить, если:

• сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
• в других целях, для перевозок по заданию компании.

Минтранс объяснил, почему нужно оформлять путевые листы для каждой поездки (Письмо от 17.03.2017 № 03-525ПГ). Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на нее распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26). А по этим правилам надо делать «путевку» для каждой рабочей машины.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

Порядок оформления путевых листов в 2023 году менялся дважды — с 1 марта и с 1 сентября.

Вот что поменяли с 1 марта 2023 года (Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390):

1. Название, номер путевого листа больше не относятся к обязательным реквизитам. Но если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, нужно указывать его название (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
2. Вместо сведений о собственнике автомобиля теперь пишем сведения о компании или предпринимателе, которые выдали «путевку».
3. Виды перевозок и сообщения заполняем по новым правилам.
4. Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной КЭП/НЭП.
5. Журнал заполнения путевых листов больше необязателен. Компании ведут его по своему усмотрению. Если вы ведете такой журнал, распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.

С 11 марта 2023 года появилось еще одно важное изменение — введен электронный формат путевого листа (Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Пока что применение электронного путевого листа — это право, а не обязанность: организации и ИП могут выбирать между бумажным и электронным документом.

Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена:

• о рейсе и его особенностях;
• о результатах предсменного, предрейсового медосмотра;
• о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
• о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.

Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.

А вот что меняется с 1 сентября 2023 года (приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159):

• Теперь в сведениях о водителе дополнительно надо указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения.
• Можно оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня водителя или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя ряд рейсов.
• Разрешили менять сведения о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах в электронном путевом листе.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов

Можно использовать унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать бланк самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. Форму собственной разработки утвердите в учетной политике.

Но какой бы ни была форма путевого листа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
• срок действия путевого листа;
• название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
• тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
• ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения;
• дата и время выезда/возвращения на парковку;
• показания одометра;
• отметки о техническом контроле и медосмотре;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Путевой лист для легкового автомобиля обычно заполняют по типовой форме № 3 из Постановления Госкомстата № 78, включая в нее все обязательные реквизиты.

Для такси заполняют типовую форму № 4. Для грузоперевозок используют типовые формы № 4-С или № 4-П. Если у вас автобус, воспользуйтесь типовой формой № 6.

Путевой лист надо передать водителю до выпуска машины на линию (п. [3]11 Состава сведений из приказа № 390). На каждый автомобиль оформляют одну «путевку».

С 1 сентября допускается:

• оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
• оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
• оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Как заполнять путевой лист

Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты.

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Шаг 1. Заполняем срок действия

«Путевку» можно оформить на день, неделю, месяц или другой срок:

• если оформляете на день, укажите дату использования в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ;
• если оформляете больше чем на день, укажите даты начала и окончания «путевки».

Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе

Юрлица указывают свое полное наименование, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.

Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту

• тип, марку и модель, номер госрегистрации автомобиля;
• марку и модель, номер госрегистрации прицепа — если у машины есть прицеп;

• инвентарный номер — для троллейбусов и трамваев;
• предрейсовый технический контроль — дату, точное время и результат. Предрейсовый контроль не надо заполнять, если используйте легковое авто для собственных нужд и не перевозите в нем пассажиров и грузы (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);
• выпуск/возвращение транспорта на линию — дату и точное время;

• показания одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю — полные километры пробега. Если нужно сделать несколько «путевок» на одну машину, показания одометра сверяют и пишут на каждом листе при сдаче-приемке авто следующему водителю. Под показателями ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает ТС.

А вот маршрут — необязательный реквизит путевого листа. Однако без подробного маршрута сложно доказать рабочий характер поездки. А это может привести к спорам с налоговой.

Причем суды становятся как на сторону налоговиков, так и на сторону плательщиков:

1. Решение в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
2. Решение в пользу налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.

Поэтому если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, маршрут заполнять очень желательно.

Шаг 4. Заполняем сведения о водителе

Пишем ФИО и СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения, а также дату, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра. Еще одно новшество с 1 сентября 2023 года — в отметках о медосмотре можно не указывать реквизиты лицензии на медицинскую деятельность (п. 25 Правил предрейсовых осмотров из Приказа Минздрава от 30.05.2023 № 266н).

Если водитель прошел медосмотр — у него нет заболеваний и признаков опьянения — медработник пишет в «путевке»: прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен. После рейса водители тоже проходят медосмотр, и если он пройден, в «путевке» указывают: прошел послерейсовый медицинский осмотр.

Обязательно проводятся (п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ):

• предрейсовые медосмотры — для сотрудников на должности водителя, а также если в должностные обязанности работника входят поездки на служебном авто (экспедиторов и др.);
• послерейсовые медосмотры — для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы.

Если запланирован долгий рейс на несколько дней, отметки о медосмотре ставят в день выезда и в день возвращения. А если водитель делает несколько рейсов в течение одного дня, осмотр проводят перед первым выездом и после последнего рейса (Письмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

ИП, самостоятельно водящий машину в предпринимательских целях, не может сам ставить отметки о медицинском и техническом осмотре. Медосмотр должны проводить только медработники: предприниматель может заключить договор на прохождение осмотров с медучреждением (Письмо Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32).

Также предприниматель должен пройти технический осмотр машины перед рейсом (ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). В этом случае он может пройти обучение, получить удостоверение контролера и самостоятельно ставить отметки о техконтроле в путевом листе.

С 1 сентября 2023 года запустят автоматическую систему передачи данных о состоянии здоровья водителей: они смогут проходить медосмотр дистанционно (Федеральный закон от 29.12.2022 № 629-ФЗ). Для идентификации участников будут использовать портал Госуслуг, информационную систему персональных данных и другие способы.

Дистанционно разрешат проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей. Если компания перейдет на удаленные осмотры, надо будет обеспечить идентификацию личности работника: нельзя, чтобы вместо водителя осмотр проходил другой человек. Вся ответственность за дистанционный контроль будет на организации. А водителям, которые будут проходить удаленные осмотры, придется дополнительно проходить химико-токсикологическое исследование не реже двух раз в год.

Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки

Есть несколько вариантов:

1. Коммерческая — перевозка пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, перевозки на такси, перевозка грузов по договору. К коммерческим относят и организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования (Постановление Правительства от 23.09.2020 № 1527). Если перевозите детей, укажите «организованная перевозка группы детей» автобусом. Перевозки по заказу или для собственных нужд здесь не подойдут (Письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
2. Для собственных нужд — перевозка пассажиров и багажа, грузоперевозки собственным транспортом. Договоры перевозок, фрахтования по ним не заключают.
3. Работа специального транспорта. Это перевозки специальными автомобилями, автобусами необщего пользования.

Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения

• городское — если запланирована поездка в границах одного населенного пункта;
• пригородное — если поездка между пунктами на расстоянии не больше 50 километров;
• междугородное — если поездка между пунктами на расстоянии больше 50 километров;
• международное — если поездка пройдет за пределами российских границ или в России, но с пересечением границ или транзитом.

Если запланировано несколько видов сообщения, указываем все через запятую.

Шаг 7. Подписываем «путевку»

Путевой лист подписывают:

• водитель;
• врач;
• технический специалист.

Врач и техспециалист ставят отметку о предрейсовом и послерейсовом осмторах водителя и транспорта. Если «путевку» заполняют на бумаге, специалисты расписываются собственноручно. Если же оформляют электронный путевой лист, нужны УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Когда ведете электронный журнал путевых листов, подписывайте его электронной подписью.

Ответственность за путевые листы

Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.

За отсутствие путевых листов

Положена административная ответственность:

• для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.

За ошибки при составлении путевого листа

За эти нарушения штрафуют разные ведомства:

1. Если нет отметок о технических и медицинских осмотрах. ГИБДД или транспортный надзор штрафуют водителей на 3 000 рублей, должностных лиц — на 5 000 рублей, а организацию — на 30 000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, ст. 23.36 КоАП РФ, Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).
2. Если нет отметок об обязательном медосмотре в начале смены, Роструд оштрафует должностных лиц или ИП на 15 000 — 25 000 рублей, организацию — на 110 000 — 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1, ст. 23.12 КоАП РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45).
3. Если нет отметок об обязательном медосмотре, Росздравнадзор оштрафует должностное лицо на 2 000 — 3 000 рублей, организацию или ИП — на 30 000 — 50 000 рублей (ст. 11.32, п. 18 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Визуализируйте в одной таблице отчетность и требования контролирующих органов по всем клиентам

Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

Когда путевой лист используют как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть штрафы по ст. 120 НК РФ.

Отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.

Но вы можете оспорить требование инспекции об уплате налога и отправить все подтверждающие документы через Контур Экстерн.