Что такое служебное письмо

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

ПИСЬМО-ОТВЕТ — – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо просьбу или письмо запрос. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ЗАПРОС — – служебное письмо, направляемое с целью получения каких либо официальных сведений или документов. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ — – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ — – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ — – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ — – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ — – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ — – служебное письмо, разновидность письма извещения. Отличается от письма извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. Как правило, письма приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ПИСЬМО-ПРОСЬБА — – служебное письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

2. Служебное письмо

Особое место в системе информационно-справочной до­кументации занимает переписка (корреспонденция) — обобщенное название разных по содержанию документов, вы­ступающих в качестве инструмента оперативного информа­ционного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.

Виды служебной переписки и их названия (письмо, те­леграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) опреде­ляются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовую и электронную связь.

Служебное письмо (официальное, иногда деловое пись­мо) — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, выделяемых в связи с особым способом переда­чи текста — пересылкой по почте.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него. В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Речь может предшествовать предпринимаемым действи­ям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свер­шившийся факт и предваряющие возможность его сверше­ния. Поэтому очень часто письма напоминают монолог. Та­ковы письма-подтверждения, письма-напоминания, пись­ма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридичес­кое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные цен­ности или другие документы, так называемые сопроводи­тельные письма. Они фиксируют сам факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для за­ключения разного рода договоров и актов. Поэтому в со­временном делопроизводстве письмо выступает как чрез­вычайно гибкий, деловой документ, язык которого пред­ставляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей служеб­ных писем, сколько возникает производственных ситуа­ций, дающих повод для переписки. Поэтому классифици­ровать служебные письма — значит построить классифи­кацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не бес­пределен, что и позволяет разграничить служебные пись­ма по нескольким признакам.

Прежде всего все письма можно разделить по функцио­нальному признаку на две группы:

письма, требующие письма-ответа;

письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно мож­но назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что по­зволяет по данным признакам выделить:

Ответы на эти письма приобретают определенную фор­му в зависимости от характера исходного письма. Письма- ответы должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое явилось причиной для переписки.

Служебное письмо как один из видов информационно справочных документов организации

Служебное письмо – это документ информационно-справочного характера, пересылаемый адресату органами власти, организациями или должностными лицами.

Служебные письма используют, чтобы оперативно связываться с другими учреждениями и органами УОС, а также прочими организациями, по своему содержанию они могут быть инициативные (запрос, разъяснение), или ответные.

Письмо в качестве типа документа используется, чтобы передавать информацию между двумя корреспондентами: адресантом – отправителем письма, и адресатом – получателем, которые могут быть как физическими лицами, так и юридическими. Данный тип документа предполагает типовой способ их передачи – пересылку по почте, включая электронную, а также по факсимильной или телеграфной связи.

Статья: Служебное письмо как один из видов информационно справочных документов организации

К основным функциям делового письма относят:

• информационную – фиксирование фактов, сведений, мнений и прочих явлений практической и интеллектуальной деятельности человека;
• коммуникативную – обеспечение внешних связей организации посредством писем;
• правовую – содержание официального письма можно использовать как доказательство деятельности организации или частного лица;
• организационную – влияние через письма на людей, чтобы организовывать и координировать их деятельность.

Виды деловых писем

В связи с массовым использованием и большим разнообразием деловых писем четко их классифицировать не представляется возможным. Однако на основании функционального признака, принято выделять следующие их разновидности:

1. Директивное – циркулярное – письмо – это письмо, которое направляет вышестоящая организация и сообщает подчиненным организациям определенные сведения, затрагивающие их деятельность или имеющие распорядительный характер установки.
2. Гарантийное письмо – выражает гарантию исполнения обязательств, изложенных в письмах. Данные письма направляют, чтобы подтвердить выполнение обещаний или оговоренных условий – качество работ и услуг, оплату товара, сроки исполнения заказа и пр.
3. Письмо-извещение – сообщает или утверждает что-либо. Обычно письма-извещения – это ответ на запрос и начинаются словами «сообщаем», «извещаем» и пр.
4. Письмо-предложение, или письмо-оферта – письменноезаявление от имени одного предприятия – оферента, которое оно адресует другому предприятию – акцептанту, о готовности заключить с ним договор на тех или иных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
5. Претензионное письмо – письмо-рекламация – это письмо, которое отправляют виновной стороне, если последняя не выполняет заключенные ранее договора и обязательства. В претензионном письмо может содержаться требование о возмещении убытков. Рекламацию могут предъявлять относительно объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и пр.
6. Рекламное письмо – это разновидность информационного письма, которое направляют конкретному адресату и содержащее подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламных письмах приводят полную и четкую информацию, касающуюся предмета рекламы, с указанием адреса организации и телефона для справок. – это письмо, которое информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.
7. Письмо-подтверждение – это тип письма, относительно получения какого-либо типа отправления – письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и пр., или о том, что ранее составленные документы остаются в силе – договоры или инструкции и пр.
8. Письмо-просьба – это тип письма, который выражает просьбу о выполнении какого-то действия, получения документа или той или иной материальной ценности.
9. Письмо-напоминание – это тип письма, указывающий на приближение или истечение срока исполнения одного из обязательств или проведения мероприятия.
10. Информационное письмо – это тип письма, который сообщает адресату о какому-либо факте или мероприятии. Могут быть рассмотрены в качестве разновидности письма-извещения.

Текст деловых писем

Текст делового письма включает следующие части:

1. Официальное обращение к адресату. Деловое письмо практически всегда начинают обращением, то есть апелляцией к личности адресата. Правильно подобранное обращение привлекает внимание адресата, задает нужный тон переписке и помогает устанавливать и поддерживать деловые отношения.
2. Вступительная часть. Состоит из предложения, благодарности адресату, мотивов и целей служебного письма.
3. Основная часть. Является несколькими стилистически связанными предложениями, формулирующими основную суть вопроса.
4. Заключительная часть – состоит из заключительной формулы вежливости. На основании правил этикета, письмо, которое содержит в начале текста личное обращение к адресату, должно завершать формулу вежливости, образуемую, совместно с обращением, так называемую этикетную рамку. По своей эмоциональное тональности, формула вежливости должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

Согласование служебных писем со структурными подразделениями осуществляет исполнитель. Второй экземпляр служебного письма визируют на лицевой стороне внизу последнего листа. Служебные письма, которые содержат ссылки на нормативные правовые акты РФ или разъяснения положений приказов, обязательно должны быть согласованы с юридической службой учреждения.

Реквизит подпись отделяют от текста тройным межстрочным интервалом. В его состав включают наименование должности лица, подписавшего документ, специальное звание, личную подпись, расшифровку подписи.

Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона внизу на обратной стороне последнего листа каждого экземпляра. Если служебное письмо направляют по электронной почте, то документ готовят аналогично обзорному письму – в одном экземпляре, визы собирают на обороте последнего листа, а фамилию исполнителя и его телефон указывают на лицевой стороне.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

1. Дата.
2. Номер письма.
3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
4. Заголовок текста в виде одной фразы.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

1. Название фирмы.
2. Структурное подразделение.
3. Должность исполнителя.
4. Фамилия и инициалы.
5. Адрес получателя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

1. Сопроводительные.
2. Письмо-запрос.
3. Информационные.
4. Рекламные.
5. Гарантийные.
6. Претензионные.
7. Арбитражные.
8. Письма-напоминания.
9. Письма-подтверждения.
10. Письма-просьбы.
11. Письма-извещения.

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Письмо-приглашение

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Рекламное письмо

Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

Гарантийное письмо

Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами — директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Письмо–напоминание

Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.