Что такое фискальный накопитель и как он помогает экономить бизнесу
ФН — это небольшой чип, который устанавливают в кассовом оборудовании. Он собирает информацию по платежам, а онлайн-касса, к которой он подключен, передает ее в налоговую. Работать без него нельзя.
15 или 36?
Срок использования ФН зависит от вида бизнеса, условий и налогообложения.
На 15 месяцев:
Обязаны:
- Продавцы подакцизных товаров
Могут:
- ИП и организации на ОСНО
- ИП и организации, которые работают сезонно
- Для тех, кто работает в автономном режиме, то есть без подключения к интернету
- Платежные агенты и субагенты
На 36 месяцев:
Обязаны:
- ИП на патенте
- ИП и организации на УСН и ЕСХН
- ИП и организации, которые оказывают услуги
Могут:
- ИП и организации на ОСНО
- Для тех, кто работает в автономном режиме
- ИП и организации, которые работают сезонно
- Платежные агенты и субагенты
Модели и их ФФД
Помимо сроков использования, главное отметить модель: ФН-1.0, ФН-1.1М и ФН-1.2. Модель 1.0 уже никто не использует, она считается устаревшей, и ее можно было устанавливать до августа 2021 года. Это важно учитывать при выборе, так как многие предприниматели закупают подобные гаджеты впрок, а на деле их уже нельзя применять.
ФН-1.1М поддерживает все форматы передачи данных: 1.0, 1.05, 1.1, 1.2. Модель стоит выбирать исходя из того, какое кассовое ПО компания использует. Кстати, к 2023 году абсолютно все должны были перейти на формат 1.2. Он позволяет выводить из оборота маркированную продукцию.
Модель ФН-1.2 — новая. Она поддерживает ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2.
Блокировка, проверка ФН и его замена
Фискальный накопитель может заблокироваться самостоятельно. Это может произойти в том случае, если:
- Закончился срок службы ФН.
- Информация о платежах не поступает в налоговую более 30 дней. Например, это может случиться, если кассовое оборудование сломалось или нет стабильной интернет-связи.
- Заполненная память у ФН.
- Смена была закрыта не вовремя. Это указывает на нарушение, и ФН блокируется.
Чтобы все снова работало, следует заменить ФН:
- Перед этим нужно проверить срок службы, а также заводской номер ФН на сайте ФНС.
- В личном кабинете (на сайте ФНС) заполните заявление о перерегистрации кассы.
- Установите новый ФН.
- В личном кабинете на сайте ФНС перерегистрируйте фискальный накопитель и ККТ.
А что делать, если у вас несколько каналов продаж, и ФН заблокировались на некоторых из них? Менять и ждать, когда ваше заявление примут в ФНС. Как быть? Для того, чтобы все работало, несмотря ни на что, можно установить омни-кассу со встроенным ФН от LIFE PAY.
Омни-кассу удобно разместить в торговой точке. На нее будет поступать информация о платежах из интернет-магазина и с разъездной торговли. Так можно сэкономить — можно не покупать отдельные фискальные накопители для всех каналов продаж
Нюансы, экономия и выгода
При выборе важно помнить о сфере бизнеса, налогообложении и о нюансах. Например, если вы торгуете подакцизными товарами, то вы имеете право использовать ФН исключительно сроком на 15 месяцев.
А если вы можете использовать ФН на 15 и на 36 месяцев, то можно промахнуться с выгодой. Мы посчитали:
Цена ФН на 15 мес. — около 10 000 ₽.
Цена ФН на 36 мес. — около 15 000 ₽.
За 3 года работы понадобиться: ОДИН ФН на 36 мес. за 15 000 ₽ или ТРИ ФН на 15 мес. за 30 000 ₽. (10*3 = 30). Хорошо, в таком случае у вас еще останется срок в 9 мес для использования, но это не перекрывает выгоду.
Однако, важно помнить, что память у ФН может закончиться раньше срока. Например, вы купили ФН на 36 месяцев, а его память заполнилась за год. Придется ставить новый. Объем памяти у накопителей — около 250 тысяч записей, как для ФН на 15 мес., так и для ФН на 36 мес. То есть ее хватит примерно на 250 000 продаж.
За сколько память закончится у накопителя на 36 месяцев? Производим нехитрые расчеты: количество записей делим на количество дней за 3 года:250 000 / (365*3) = 228 продаж в день.
Для некоторых сфер (например, для крупного многоканального бизнеса) число продаж в день может быть в несколько раз больше. То есть объем ФН заполнится быстрее, чем закончится срок его действия по закону. Поэтому логичнее рассмотреть покупку ФН на 15 месяцев — выйдет дешевле.
Кстати, клиентский сервис LIFE PAY предупреждает своих клиентов о том, когда необходимо заменить фискальный накопитель, а также о нововведениях в законодательстве, которые могут повлиять на текущую работу.
Как еще можно сэкономить?
Со сроками понятно. А как еще можно сэкономить? Можно установить одну омни-кассу, которая будет формировать чеки со всех каналов продаж. Вот, как это работает.
Например, вы — собственник небольшого магазина по реализации одежды российских дизайнеров. У вас два шоу-рума, которые работают с двумя онлайн-кассами, в каждой из которых должен находиться фискальный накопитель по закону (2 кассы + 2 ФН). А еще у вас работает 3 курьера, которые развозят заказы клиентам из интернет-магазина. Каждый из них принимает оплаты на смарт-терминале с ФН (3 смарт-терминала + 3 ФН). И, собственно, интернет-магазин, который фискализирует платежи через облачную кассу. Сумма за кассовое оборудование выходит колоссальная. Как быть?
Омни-касса от LIFE PAY позволит сократить издержки и фискализировать платежи со всех каналов: из торговой точки, доставки и онлайн-магазина. То есть вам нужна одна касса и ОДИН ФН. Да, для второго шоу-рума комплект оборудования придется покупать снова — ФН должен находиться в точке продаж. Но 2 кассы и 2 ФН против 5 комплектов (плюс еще облачная фискализация для онлайн-магазина) — выходит существенная экономия!
Какие еще есть подводные камни?
Если у вас возникла необходимость поменять банк-эквайер, а кассу, которой вы пользуетесь, предоставляет ваш текущий банк, то ее придется вернуть. В новом банке-эквайере вы можете получить другую кассу, но и ФН тоже нужно будет устанавливать новый. ФН привязывается к номеру кассы. Новое оборудование означает новый номер, а значит, и новый фискальный накопитель.
С LIFE PAY вы можете менять банк-эквайер в личном кабинете, при этом терминал, который у вас в аренде, вы можете не сдавать. Тем самым вы становитесь независимы от условий банков, а при смене эквайера не попадаете на лишние траты. Клиентский сервис LIFE PAY поможет все настроить и проконсультирует по работе с техникой и программой.
ФН — это небольшой чип, который устанавливают в кассовом оборудовании. Он собирает информацию по платежам, а онлайн-касса, к которой он подключен, передает ее в налоговую. Работать без него нельзя.
15 или 36?
Срок использования ФН зависит от вида бизнеса, условий и налогообложения.
На 15 месяцев:
Обязаны:
- Продавцы подакцизных товаров
Могут:
- ИП и организации на ОСНО
- ИП и организации, которые работают сезонно
- Для тех, кто работает в автономном режиме, то есть без подключения к интернету
- Платежные агенты и субагенты
На 36 месяцев:
Обязаны:
- ИП на патенте
- ИП и организации на УСН и ЕСХН
- ИП и организации, которые оказывают услуги
Могут:
- ИП и организации на ОСНО
- Для тех, кто работает в автономном режиме
- ИП и организации, которые работают сезонно
- Платежные агенты и субагенты
Модели и их ФФД
Помимо сроков использования, главное отметить модель: ФН-1.0, ФН-1.1М и ФН-1.2. Модель 1.0 уже никто не использует, она считается устаревшей, и ее можно было устанавливать до августа 2021 года. Это важно учитывать при выборе, так как многие предприниматели закупают подобные гаджеты впрок, а на деле их уже нельзя применять.
ФН-1.1М поддерживает все форматы передачи данных: 1.0, 1.05, 1.1, 1.2. Модель стоит выбирать исходя из того, какое кассовое ПО компания использует. Кстати, к 2023 году абсолютно все должны были перейти на формат 1.2. Он позволяет выводить из оборота маркированную продукцию.
Модель ФН-1.2 — новая. Она поддерживает ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2.
Блокировка, проверка ФН и его замена
Фискальный накопитель может заблокироваться самостоятельно. Это может произойти в том случае, если:
- Закончился срок службы ФН.
- Информация о платежах не поступает в налоговую более 30 дней. Например, это может случиться, если кассовое оборудование сломалось или нет стабильной интернет-связи.
- Заполненная память у ФН.
- Смена была закрыта не вовремя. Это указывает на нарушение, и ФН блокируется.
Чтобы все снова работало, следует заменить ФН:
- Перед этим нужно проверить срок службы, а также заводской номер ФН на сайте ФНС.
- В личном кабинете (на сайте ФНС) заполните заявление о перерегистрации кассы.
- Установите новый ФН.
- В личном кабинете на сайте ФНС перерегистрируйте фискальный накопитель и ККТ.
А что делать, если у вас несколько каналов продаж, и ФН заблокировались на некоторых из них? Менять и ждать, когда ваше заявление примут в ФНС. Как быть? Для того, чтобы все работало, несмотря ни на что, можно установить омни-кассу со встроенным ФН от LIFE PAY.
Омни-кассу удобно разместить в торговой точке. На нее будет поступать информация о платежах из интернет-магазина и с разъездной торговли. Так можно сэкономить — можно не покупать отдельные фискальные накопители для всех каналов продаж
Нюансы, экономия и выгода
При выборе важно помнить о сфере бизнеса, налогообложении и о нюансах. Например, если вы торгуете подакцизными товарами, то вы имеете право использовать ФН исключительно сроком на 15 месяцев.
А если вы можете использовать ФН на 15 и на 36 месяцев, то можно промахнуться с выгодой. Мы посчитали:
Цена ФН на 15 мес. — около 10 000 ₽.
Цена ФН на 36 мес. — около 15 000 ₽.
За 3 года работы понадобиться: ОДИН ФН на 36 мес. за 15 000 ₽ или ТРИ ФН на 15 мес. за 30 000 ₽. (10*3 = 30). Хорошо, в таком случае у вас еще останется срок в 9 мес для использования, но это не перекрывает выгоду.
Однако, важно помнить, что память у ФН может закончиться раньше срока. Например, вы купили ФН на 36 месяцев, а его память заполнилась за год. Придется ставить новый. Объем памяти у накопителей — около 250 тысяч записей, как для ФН на 15 мес., так и для ФН на 36 мес. То есть ее хватит примерно на 250 000 продаж.
За сколько память закончится у накопителя на 36 месяцев? Производим нехитрые расчеты: количество записей делим на количество дней за 3 года:250 000 / (365*3) = 228 продаж в день.
Для некоторых сфер (например, для крупного многоканального бизнеса) число продаж в день может быть в несколько раз больше. То есть объем ФН заполнится быстрее, чем закончится срок его действия по закону. Поэтому логичнее рассмотреть покупку ФН на 15 месяцев — выйдет дешевле.
Кстати, клиентский сервис LIFE PAY предупреждает своих клиентов о том, когда необходимо заменить фискальный накопитель, а также о нововведениях в законодательстве, которые могут повлиять на текущую работу.
Как еще можно сэкономить?
Со сроками понятно. А как еще можно сэкономить? Можно установить одну омни-кассу, которая будет формировать чеки со всех каналов продаж. Вот, как это работает.
Например, вы — собственник небольшого магазина по реализации одежды российских дизайнеров. У вас два шоу-рума, которые работают с двумя онлайн-кассами, в каждой из которых должен находиться фискальный накопитель по закону (2 кассы + 2 ФН). А еще у вас работает 3 курьера, которые развозят заказы клиентам из интернет-магазина. Каждый из них принимает оплаты на смарт-терминале с ФН (3 смарт-терминала + 3 ФН). И, собственно, интернет-магазин, который фискализирует платежи через облачную кассу. Сумма за кассовое оборудование выходит колоссальная. Как быть?
Омни-касса от LIFE PAY позволит сократить издержки и фискализировать платежи со всех каналов: из торговой точки, доставки и онлайн-магазина. То есть вам нужна одна касса и ОДИН ФН. Да, для второго шоу-рума комплект оборудования придется покупать снова — ФН должен находиться в точке продаж. Но 2 кассы и 2 ФН против 5 комплектов (плюс еще облачная фискализация для онлайн-магазина) — выходит существенная экономия!
Какие еще есть подводные камни?
Если у вас возникла необходимость поменять банк-эквайер, а кассу, которой вы пользуетесь, предоставляет ваш текущий банк, то ее придется вернуть. В новом банке-эквайере вы можете получить другую кассу, но и ФН тоже нужно будет устанавливать новый. ФН привязывается к номеру кассы. Новое оборудование означает новый номер, а значит, и новый фискальный накопитель.
С LIFE PAY вы можете менять банк-эквайер в личном кабинете, при этом терминал, который у вас в аренде, вы можете не сдавать. Тем самым вы становитесь независимы от условий банков, а при смене эквайера не попадаете на лишние траты. Клиентский сервис LIFE PAY поможет все настроить и проконсультирует по работе с техникой и программой.
автоматизация торговли, 54-фз Что такое фискальный накопитель и как он помогает экономить бизнесу
Как не ошибиться при выборе ФН
В настоящее время в онлайн-кассах можно использовать фискальные накопители двух типов: ФН-1.1 М и ФН-1.2 со сроками действия 15 и 36 месяцев. Список ФН, разрешённых к применению на кассах, отражён в реестре ФНС. Фискальные накопители, внесённые в реестр налоговой, совместимы со всеми моделями онлайн-касс, входящих в реестр ККТ, и могут работать с кодами маркировки.
ФН-1.1 М поддерживает форматы фискальных документов 1.0, 1.05, 1.1, 1.2.
ФН-1.2 поддерживает ФФД 1.05, 1.1, 1.2 и не поддерживает ФФД 1.0.
Что надо учесть, выбирая фискальный накопитель?
Чтобы определить, какой ФН вам нужен, следует учитывать следующие факторы:
- применяемая система налогообложения;
- вид деятельности;
- работает ли компания или ИП с подакцизными товарами;
- формат фискальных документов, используемый на кассе;
- количество продаж.
Мы составили максимально подробную таблицу, основанную на данных от производителей ФН, которая поможет определиться с выбором накопителя и узнать точное число дней срока его действия в разных ситуациях.
%203.png)
Например, из таблицы мы видим: если компания продает подакцизные товары, и применяет на кассах ФФД 1.1 или 1.2, то срок действия ФН ограничивается 410 днями независимо от того, какой период указан на устройстве производителем.
В случае, когда продавец подакцизной продукции применяет на ККТ ФФД 1.0 или 1.1 и выбирает накопитель со сроком службы 36 месяцев, то на на ОСН период действия ФН составит 560 дней, а на УСН — 1110 дней.
Время работы ФН ограничивается не только установленным производителем сроком, но и объёмом памяти устройства. Память современных ФН, независимо от периода действия, рассчитана примерно на 250 000 фискальных документов. Причём, учитываются не только чеки, но и отчёты.
Если ежедневно по кассе проводится большое количество расчётов, то память накопителя может заполниться раньше, чем закончится срок службы. Выбирая между ФН на 15 или 36 месяцев, необходимо просчитать, на какой срок хватит памяти с учётом предполагаемого количества ваших продаж.
Фискальный накопитель: что это такое
По 54-ФЗ все кассы должны использовать фискальные накопители.
Фискальный накопитель (ФН) — это «память» кассового аппарата, потому что он хранит информацию о каждой продаже и операции на кассе. Накопитель передает эту информацию оператору фискальных данных (ОФД) в зашифрованном виде.
Данные, которые хранятся на фискальном накопителе, нельзя исправить. А само устройство — передавать или использовать повторно. Расскажем, как выбрать фискальный накопитель для вашего бизнеса, как его правильно менять и что такое проверка ФН.
Что вы узнаете
Как выбрать фискальный накопитель
Накопители различаются между собой сроком службы — 15 и 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от вашей системы налогообложения и особенностей бизнеса.
В таблице собрали условия, которые помогут выбрать подходящую модель.
| Пользователь онлайн-кассы | Какой ФН подойдет | |
|---|---|---|
| 15 месяцев | 36 месяцев | |
| ЮЛ и ИП на ОСНО, оказывающие услуги | — | + |
| ЮЛ и ИП на ОСНО, реализующие товары | + | — |
| ЮЛ и ИП на УСН, ПСН, ЕСХН | — | + |
| Дополнительные признаки, влияющие на выбор ФН, независимо от СНО и типа номенклатуры | ||
| ОСНО + спецрежим | + | — |
| Платежный агент (Субагент) | + | — |
| Автономный режим | + | — |
| Подакцизные товары | + | — |
Подобрать фискальный накопитель
Какие проблемы могут возникнуть при работе фискального накопителя
Не уходят чеки
Возможно, пропало соединение с интернетом. Советуем позвонить провайдеру и узнать, нет ли сбоев на линии.
Но даже если связь пропала, кассир может продолжать оформлять продажи. Информация о них сохранится на фискальном накопителе и будет передана в ОФД, как только появится соединение.
Заблокирован накопитель
Частая причина — чеки не передаются в ОФД, потому что нет интернета. В таком случае чек хранится в накопителе до 30 дней. Если соединение не восстановится и данные не будут переданы до конца этого срока, касса заблокируется. Информация будет сохранена на фискальном накопителе.
Проверить количество неотправленных чеков можно в отчете о закрытии смены. В графе «Количество непереданных ФД» должен стоять «0». Если другое число — посмотрите на дату, с которой чеки перестали отправляться.
Используется неподходящий ФН
Если использовать накопитель, который не подходит под вашу СНО, можно попасть под административную ответственность (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Придется заплатить штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Как заменить фискальный накопитель
Фискальный накопитель меняют, когда истекает его срок службы или заполняется память.
Когда подойдет срок замены фискального накопителя, касса сообщит об этом. В «Отчете о закрытии смены» появится строчка «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена». Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно. Для этого сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя, после чего извлеките устройство из кассы и замените его на новый.
Кассу с новым накопителем необходимо перерегистрировать. Это можно сделать на сайте ФНС, но удобнее в СБИС. Старый фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.
Если вы опасаетесь сделать что-то неправильно, пригласите инженера нашего сервисного центра.
Где купить фискальный накопитель
Купить фискальный накопитель можно в любой компании, занимающейся обслуживанием онлайн-касс. В компании «Тензор» фискальные накопители всегда есть в наличии, а получить их можно в любой из ближайших к вам точек продаж.
Как проверить накопитель
В 54-ФЗ четко определены требования к фискальному накопителю. Проверить купленную модель можно в Реестре фискальных накопителей либо через сервис проверки по заводскому номеру на сайте ФНС. Это поможет не нарваться на штрафы от налоговой — за применение онлайн-кассы, которая не соответствует закону.
Купить фискальный накопитель из реестра ФНС
Поддержка форматов фискальных данных (ФФД)
Онлайн-кассы могут передавать в ФНС информацию в разных форматах. На текущий момент действуют форматы ФФД 1.05, ФФД 1.1. и ФФД 1.2. Чем новее формат, тем больше используемых реквизитов и сложнее структура документа.
Регистрируя новую кассу или новый фискальный накопитель после 6 августа 2021, убедитесь, что фискальный накопитель имеет обозначение «М» в названии. А касса включена в реестр для работы с форматом ФФД 1.2.
Если установлен ФН-М и вы работаете с маркированными товарами, убедитесь, что ККТ переведена на работу с ФФД 1.2.
Если установлен ФН без пометки «М» до 6 августа 2021, продолжайте работать в прежнем режиме до окончания срока действия фискального накопителя. Затем купите новый ФН-М и перерегистрируйте кассу.
Можно ли использовать фискальный накопитель повторно?
Нет, повторно ФН использовать нельзя. Он имеет ограниченный ресурс памяти и срок работы.
Что делать с использованным фискальным накопителем?
ФН нужно хранить 5 лет с даты окончания использования. Это указано в п. 2 ст. 5 54-ФЗ.
Перешли на другую систему налогообложения. Нужно менять ФН?
Если меняется только система налогообложения, то фискальный накопитель менять не нужно. Достаточно перерегистрации без замены ФН в связи со сменой СНО.
Сокращение «ФН» — что это обозначает в кассовом чеке, обязательно ли указывать?
Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты. Заводской номер фискального документа — один из них. В чеке номер указывается напротив сокращения «ФН». Заводской номер фискального накопителя указывают при настройке онлайн-кассы, еще до начала ее применения.
Фискальный накопитель: руководство по выбору и использованию
В 2016 году правительство России внесло правки в закон № 54-ФЗ и изменило правила использования касс. С этого времени предприниматели, которые работают на территории страны, вместо контрольно-кассовых машин старого типа обязаны применять онлайн-кассы. Согласно закону, в каждую онлайн-кассу необходимо установить фискальный накопитель. Разберёмся в том, зачем нужно это устройство и как подобрать фискальный накопитель для своего бизнеса.
Что такое фискальный накопитель
- шифрование и хранение всех чеков и отчётов, которые продавец сформировал с помощью кассы;
- защиту документов от редактирования и удаления;
- отправку чеков и отчётов оператору фискальных данных, который передаёт документы в ФНС.
В отличие от ЭКЛЗ, накопитель не нужно сдавать в налоговую: все документы отправляются в ФНС автоматически. Кроме того, помимо суммы расчёта в памяти накопителя сохраняется и информация о товарах.
У каждого фискального накопителя есть определённый срок службы и объём памяти. Чтобы использовать онлайн-кассу без помех, предприниматель обязан следить за сроком действия и наполненностью ФН и вовремя менять устройство. Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно или с помощью специалистов сервисного центра. Старый фискальный накопитель нужно хранить в течение пяти лет, чтобы предъявить его инспекторам ФНС при проверке.
Итак, именно благодаря фискальному накопителю продавец передаёт чеки в налоговую и соблюдает закон № 54-ФЗ. Предприниматели, которые применяют кассу без ФН или с заблокированным накопителем, будут оштрафованы в соответствии с пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ. Юридическим лицам придётся заплатить штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей, должностным лицам и ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей.
Объём памяти
Контрольная лента имела объём памяти 4 Мб. Такой ёмкости катастрофически не хватало в крупных торговых сетях с большим потоком покупателей. Из-за этой проблемы ЭКЛЗ нередко приходилось менять до того, как завершался срок её действия.
Память фискального накопителя составляет 256 Мб, что ровно в 64 раза превышает объём ленты. Кассовые чеки нового образца стали занимать больше места в памяти накопителя, однако 256 Мб всё равно достаточно для того, чтобы сохранить 230–250 тысяч документов. Магазину, который делает до 700 продаж за рабочую смену, этого объёма хватит примерно на год. Удалить чеки и отчёты из памяти ФН невозможно, поэтому, когда накопитель заполнится, его потребуется заменить.
Срок службы фискального накопителя
Каждый фискальный накопитель имеет номинальный срок службы, который указан в техническом паспорте и на упаковке устройства. Чаще всего в магазинах встречаются модели ФН со сроком действия 15 или 36 месяцев (470 или 1110 дней). Этот срок не всегда соответствует действительности. Указанное на упаковке количество месяцев — это максимальное время работы ФН. Накопитель проработает в течение всего этого срока только в магазине с небольшим объёмом продаж. Зачастую свободное место в памяти ФН заканчивается раньше, чем истекает срок его действия.
Срок действия фискального накопителя отсчитывается с того момента, когда пользователь проводит фискализацию онлайн-кассы, то есть формирует на кассе отчёт о её регистрации. После того как срок службы накопителя истекает, устройство блокируется, и предпринимателю нужно заменить его.
Фискальный накопитель для разных налоговых режимов и сфер деятельности
При выборе срока накопителя нужно отталкиваться от применяемой системы налогообложения и сферы бизнеса, в которой вы заняты. Некоторые организации и предприниматели не могут самостоятельно выбрать модель ФН, потому что требования к их накопителям прописаны в законе.
Накопитель для компаний на спецрежимах (УСН, ЕСХН)
Все организации и индивидуальные предприниматели, которые применяют специальные режимы налогообложения, должны использовать ФН со сроком действия 36 месяцев. Это касается компаний, которые платят единый сельскохозяйственный налог или используют упрощённую систему налогового обложения в любом её варианте («доходы», «доходы минус расходы»).
Для ИП на патенте
Индивидуальным предпринимателям на патентной системе налогообложения (ПСН) также необходимо использовать фискальный накопитель со сроком службы 36 месяцев.
ФН для компаний, которые совмещают несколько систем налогообложения
Если ИП или организация одновременно используют специальный налоговый режим и общий режим налогообложения (ОРН), они имеют право выбрать любой фискальный накопитель. Единственное ограничение заключается в том, что срок работы этого ФН должен быть не менее 13 месяцев.
Для сферы услуг
Вне зависимости от режима налогообложения все организации и ИП, которые оказывают услуги физическим и юридическим лицам, должны использовать ФН со сроком работы 36 месяцев.
Для сезонных работ
Если компания продаёт товары или оказывает услуги только во время определённого сезона (например, ИП торгует ёлками перед Новым годом), она имеет право установить любой ФН, срок службы которого будет более 13 месяцев.
Накопитель для торговли подакцизной продукцией
Организациям и ИП, которые продают алкоголь, табачные изделия, сахаросодержащие напитки и другие подакцизные товары, потребуется фискальный накопитель со сроком службы 410 дней (13 месяцев). Формально продавцы этой продукции могут установить ФН с любым сроком службы. Однако после регистрации кассы для торговли подакцизной продукцией время работы ФН автоматически сократится до 410 дней.
Для работы с маркировкой
Выбирать фискальный накопитель для продажи маркированной продукции необходимо с учётом используемой системы налогообложения. Компании, которые работают с маркировкой, могут установить ФН с любым сроком действия. Однако таким продавцам потребуется накопитель модели ФН-М, который поддерживает формат фискальных данных 1.2.
Накопитель для касс в автономном режиме
Если онлайн-касса работает автономно (без передачи данных через ОФД в налоговую), срок работы её фискального накопителя сократится. Уменьшение срока службы ФН происходит во время регистрации кассы в налоговой. Если накопитель рассчитан на 15 месяцев работы, он прослужит только 410 дней. Накопителя со сроком действия 36 месяцев хватит на 560 дней.
Модели фискальных накопителей
- «ФН-1.1М исполнение Ин15-1М» на 15 месяцев (производитель «Инвента»);
- «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» на 36 месяцев («Автоматика»);
- «ФН-1.2 исполнение Эв15-3» на 15 месяцев («Эвотор»);
- «ФН-1.2 исполнение Эв36-3» на 36 месяцев («Эвотор»);
- «ФН-1.2 исполнение Ин15-3» на 15 месяцев («Инвента»);
- «ФН-1.2 исполнение Ин36-3» на 36 месяцев («Инвента»);
- «ФН-1.2 исполнение Ав36-3» на 36 месяцев («Автоматика»);
- «ФН-1.2 исполнение Ав15-3» на 15 месяцев («Автоматика»).
Эти фискальные накопители совместимы с большинством онлайн-касс вне зависимости от их бренда. Например, накопитель от «Эвотор» можно установить в кассы АТОЛ, «Меркурий» и другие. Более точную информацию о совместимости ФН с устройством можно получить из реестра накопителей на сайте налоговой.
Разные модели фискальных накопителей поддерживают разные наборы форматов фискальных данных (ФФД). Благодаря форматам фискальных данных онлайн-касса понимает, какие чеки и отчёты ей нужно формировать и как они должны выглядеть. Все накопители модели ФН-1.2 могут работать с ФФД версий 1.05, 1.1 и 1.2. Накопители ФН-1.1М помимо трёх названных версий поддерживают устаревший ФФД 1.0.
В 2023 году работать с ФФД 1.2 обязаны все продавцы маркированной продукции. Используя этот формат, онлайн-касса отправляет запрос о коде маркировки в «Честный ЗНАК» и добавляет в чек код товара и результаты проверки кода маркировки. Предприниматели, которые не продают маркированные товары, могут продолжать работать с ФФД 1.05 или 1.1.
С 6 августа 2021 года все компании обязаны перейти на новые фискальные накопители модели ФН-М. Если предприниматель установил накопитель до этой даты и срок службы ФН ещё не истёк, заменять его не нужно. Компания имеет право работать с устройством до конца срока его действия. Если же предпринимателю требуется зарегистрировать или перерегистрировать кассу в налоговой, то нужно установить накопитель ФН-М.
Сравним характеристики фискальных накопителей из ассортимента магазина «Астрал ККТ».
| Поддерживаемые ФФД | Допустимые сроки действия | Возможность работы с маркировкой | |
| ФН-1.1М Ин36-1М | 1.0; 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 18, 36 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Эв36-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 18, 36 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Эв15-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 15 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Ин36-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 18, 36 месяцев | есть |
| ФН-1.2 Ин15-3 | 1.05; 1.1; 1.2 | 13, 15 месяцев | есть |
Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы: чек-лист
- Определитесь со сроком службы ФН. Требования ко времени работы устройства зависят от вашей системы налогообложения и сферы бизнеса.
- Проверьте, представлена ли выбранная модель в реестре ФН. Закон запрещает использовать накопители, которые не включены в этот перечень.
- Уточните, совместима ли модель с вашей онлайн-кассой. Узнать эти данные можно из описания ФН в реестре на сайте налоговой.
- Выберите поставщика оборудования. Некоторые компании предлагают своим клиентам дополнительные услуги по настройке ККТ и регистрации кассы в налоговой. При покупке фискального накопителя в интернет-магазине «Астрал ККТ» предприниматель может заказать техническую поддержку оборудования.
Часто задаваемые вопросы
Почему фискальный накопитель такой дорогой?
Фискальный накопитель — важная и технически сложная часть онлайн-кассы, без которой продавец не сможет принимать расчёты и отправлять чеки в ФНС. Поэтому стоимость ФН может превышать цены на некоторые бюджетные модели касс. В интернет-магазине «Астрал ККТ» вы можете приобрести фискальные накопители по доступной цене.
Какие фискальные накопители можно использовать в 2023 году?
Если предприниматель только открывает своё дело и регистрирует онлайн-кассу в 2023 году, ему необходим фискальный накопитель модели ФН-М. Компании, которые зарегистрировали кассу и ФН до 6 августа 2021 года, имеют право использовать уже установленную модель накопителя до конца срока службы устройства.
Что делать, если купили неправильный ФН?
Если вы купили фискальный накопитель, который из-за срока службы или по другим параметрам не подойдёт вашей организации, свяжитесь с поставщиком оборудования и попросите его заменить устройство.
Какой ФН нужен для облачной кассы?
Для облачной кассы подойдёт фискальный накопитель с любым сроком службы. Чтобы начать пользоваться таким устройством, нужно арендовать у провайдера облачную кассу, купить накопитель и подписать с провайдером договор ответственного хранения ФН. Если вы решите прекратить работу с облачной кассой до того, как у накопителя истечёт срок действия, провайдер пришлёт вам ФН.
Что будет, если принимать платежи без фискального накопителя?
Использование кассы без ФН — это нарушение закона. Если налоговая обнаружит преступление, ИП придётся заплатить штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей, организации — от 5 до 10 тысяч рублей.