Как вернуть трудовую книжку уволенному работнику по почте

Как вернуть трудовую книжку по почте?

Согласно закону, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. Но как быть, если в последний рабочий день человека либо нет на месте, либо он демонстративно отказывается забрать документ?

Согласно требованиям абзаца 4 статьи 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно – рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь «обходной лист».

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1. ТК. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Не смотря на то, что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые «подводные камни», которые могут встретиться на «пути» работодателя при «заочной» передаче трудовой книжки.

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст. 84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, — предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», — рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, — Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)».

При увольнении — отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый — бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, — рассказывает Светлана Виканова, — я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Будьте аккуратны с отправкой трудовой книжки по почте: суд находит нарушения

Как должна поступить организация-работодатель, если уволенный сотрудник не смог или не захотел лично получить свою трудовую книжку в день увольнения? Трудовое законодательство предписывает направить такой документ по почте, но судебная практика доказывает, что делать это можно далеко не всегда.

Что случилось?

Свердловский областной суд в апелляционном определении от 21.09.2018 по делу № 33-16698/2018 указал, что работодатель не имеет права самостоятельно выбирать способ выдачи трудовой книжки уволенному работнику. В частности, отправка ее по почте без согласия работника является нарушением его прав.

Суть спора

Гражданин, работавший кассиром в магазине одной федеральной торговой сети, заболел и оформил больничный лист. Во время болезни он решил уволиться и известил об этом руководство магазина в устной форме. Директор не возражал и обещал оформить все документы. После выздоровления работник явился на работу за расчетом и документами, но оказалось, что его трудовой книжки нет в наличии. Руководство магазина отправило ее по почте в центральный офис в отдел кадров, якобы для оформления увольнения. После чего, по словам руководства, трудовая книжка должна быть направлена самому работнику по почте на его домашний адрес.

Документы бывший кассир ждал несколько месяцев, но так их и не получил. После чего он обратился в суд с исковым заявлением, в котором указал, что отсутствие трудовой книжки не дает ему устроится на новую работу. Кроме того, как выяснилось, у него родился ребенок, и без трудовой на него невозможно положенное по закону пособие. Когда исковое заявление дошло до работодателя, трудовую книжку гражданину вернули. Оказалось, что он не получил письмо на почте, и оно было отправлено обратно отправителю в связи с истечением срока хранения. В свою очередь, экс-работодатель не позаботился о повторной отправке документов и извещении об этом их владельца.

Экс-кассир не стал отзывать свой иск после возврата трудовой. Он уточнил исковые требования, попросив суд:

изменить дату увольнения на фактическую дату вручения трудовой книжки;
взыскать с работодателя зарплату за период задержки в сумме 142 тысяч рублей;
взыскать компенсацию морального вреда в сумме 20 тысяч рублей;
взыскать расходы на оплату услуг юриста в сумме 5 тысяч рублей.

Решение суда

В ходе рассмотрения иска выяснилось, что работодатель также допустил ряд других нарушений при увольнении работника. В частности, заявление об увольнении было сфальсифицировано, а также отсутствовало уведомление о необходимости явиться за документами после увольнения либо разрешить отправить их почтой. При этом сам факт увольнения работник не отрицал, и его подпись под приказом об увольнении оказалась подлинной.

В связи с этим суды двух инстанций удовлетворили требования и обязали организацию-работодателя:

выплатить зарплату за вынужденный прогул в сумме 134 тысяч рублей;
компенсировать моральный вред в сумме 3 тысяч рублей;
компенсировать расходы на юриста.

Как работодателю не допустить нарушений при увольнении

Чтобы не оказаться в такой ситуации при увольнении работника, который по каким-либо причинам не явился за документами в свой последний рабочий день, работодатель должен придерживаться такого алгоритма:

Можно ли отправлять трудовую по почте?

У работодателей возникают вопросы – можно ли трудовую отправить по почте? Да, такая возможности имеется, но необходимо соблюсти ряд ограничений и выполнить правовые требования.

Обязанности работодателя при увольнении сотрудника – произвести с ним полный расчет и оформить расторжение договора. Он также должен выдать работнику трудовую книжку. Но бывают ситуации, когда гражданин не может явиться за ней лично. В таком случае у работодателей возникают вопросы – можно ли трудовую отправить по почте? Да, такая возможности имеется, но необходимо соблюсти ряд ограничений и выполнить правовые требования.

Пересылка трудовой книжки по почте

Действующее законодательство учитывает, что работник может отказаться от получения трудовой книжки лично или не имеет фактической возможности явиться за ней (болезнь, различные чрезвычайные ситуации). Это не значит, что работодатель вправе выбросить документ — до фактической передачи он несет за него ответственность.

Игнорировать свои обязанности работодатель не вправе. Иначе он будет привлечен к ответственности за несоблюдение сроков или отправку без согласия работника (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Трудовая книжка направляется по почте только с письменного согласия работника. Он вправе сдать его лично, например, при подаче заявления на увольнение или направить его любым удобным способом.

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день. Не в тот момент, когда работник подает заявление на увольнение, а тогда, когда покидает рабочее место. Это правило установлено Трудовым кодексом РФ, а именно ч. 4 ст. 84.1 и ч. 1 ст. 140.

Работник может отказаться от получения документа. Также он может отсутствовать на работе. В таких ситуациях книжку можно направить ему почтой. Но при реализации данной процедуры необходимо получить от сотрудника согласие на пересылку почтой. Если он не даст его лично, следует направить ему уведомление о необходимости выполнить это действие.

Отказ от отправки влечет для работодателя последствия. Ему придется выплатить бывшему сотруднику среднюю зарплату за каждый день просрочки. В качестве основания суды указывают тот факт, что работник не может официально устроиться на работу без книжки.

Каждый случай нужно разбирать индивидуально. Наличие согласия отправить трудовую книжку по почте накладывает на работодателя обязательства. Наличие направленного заявления об отправлении трудовой книжки по почте позволит избежать ответственности.

В качестве оснований для отправления документа по почте используются:

Работа сотрудника в филиале компании, расположенном в другом населенном пункте. При этом управление должно осуществляться из центрального офиса.
Нахождение гражданина в командировке, на обучении, стажировке при условии, что он решил уволиться там.
Гражданин уволился, находясь в отпуске. При этом он не должен иметь возможности явиться в офис самостоятельно.
Сотрудник находится в декрете и увольняется по собственному желанию. Уволить беременную или женщину в отпуске по уходу за ребенком по решению работодателя нельзя.

Нередки ситуации, когда работник не хочет явиться за трудовой книжкой лично. Например, если уволился со скандалом и не желает снова пересекаться с работодателем. В таком случае он может направить согласие на высылку документов по почте. Это позволит избежать прямого контакта с бывшим руководством.

В каком случае отправлять нельзя

Можно ли отправить трудовую книжку по почте — вопрос простой, имеющий прямой ответ в законодательстве. Да, такой документ можно переслать бывшему сотруднику, но только при соблюдении условий:

Имеется письменное согласие от работника. Он может дать его при подаче заявления об увольнении или направить по почте, в том числе после получения уведомления от работодателя.
Было направлено уведомление о направлении документа почтой. Необходимо, если ранее работник не дал согласия самостоятельно.
Был выбран способ, обеспечивающий сохранность почтового отправления.

Если согласие от сотрудника так и не последовало, работодатель должен сдать книжку в архив. Она хранится там в течение 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Сначала работодателю нужно уволить гражданина с занимаемой должности. Это реализуется в несколько этапов:

издание приказа об увольнении;
направление приказа уволенному под подпись;
направление документа в отдел кадров;
при отказе сотрудника от подписи приказа — составление акта.
расчет выплат, которые должны быть произведены сотруднику;
выплата сотруднику всех причитающихся средств.

Первое, что должен сделать работодатель после этого (при отсутствии письменного согласия от работника на пересылку документа почтой) — направить ему уведомление. В нем указывается, что гражданин вправе забрать документ лично или дать согласие на его пересылку почтой.

Уведомление направляется заказным письмом с описью вложения. Только такой вариант обеспечит отправителя доказательством исполнения своей обязанности. Далее работодателю необходимо:

Получить согласие по почте. Специальной формы нет, работник вправе выразить свою позицию самостоятельно. Главное, чтобы в документы было четко указано его согласие о получении документы по почте, а также адрес, по которому он сможет принять письмо.
Отправить документ по почте. Книжка направляется заказным письмом с описью вложения. Предельно важно использовать именно этот метод отправления, так как он обеспечивает подтверждение совершения действия и высылки конкретных документов.
Внести запись в книгу учета. Указывается дата отправления, а также факт дачи работником согласия и направления документа работодателем.

Важно понимать, каким письмом отправлять трудовую книжку по почте. В данном случае лучше не экономить и передать бумаги ценным, с описью. Оно будет не намного дороже, чем обычная почтовая услуга.

Какие ошибки допускают при отправке

Главная ошибка работодателя — нарушение сроков отправления. Уведомление необходимо направить работнику в день его увольнения. Саму трудовую книжку — в течение трех дней с даты получения от него согласия.

Нередко работодатели направляют трудовую книжку самостоятельно, не получив согласия работника. Это также считается нарушением. Поэтому сначала стоит направлять уведомления. При отсутствии ответа или при отказе работника работодателю необходимо сдать документ в архив.

Значительная часть ошибок связана с формальными нарушениями. Работодатели неправильно оформляют те или иные документы — начиная от приказа об увольнении и заканчивая уведомлением о направлении трудовой книжки по почте. Желание сэкономить тоже может привести к противоречиям. Работодатель, направивший уведомление обычным письмом, не сможет доказать, что сделал это. Поэтому необходимо выбирать заказные отправления с описью вложения.

Передача уволенному сотруднику трудовой книжки – обязанность работодателя, которую он не вправе игнорировать. Но бывают ситуации, когда сотрудник не хочет являться в офис или не может сделать это по независящим от него причинам. В таких ситуациях трудовая книжка направляется по почте. Однако, перед ее отправкой необходимо получить согласие от бывшего сотрудника. При отсутствии согласия документ отправляется на хранение в архив.

Если у вас возникла проблема с отправкой трудовой по почте получить юридическую помощь можно на нашем сайте.

Работнику не выдали при увольнении трудовую книжку

Несмотря на поэтапный переход на электронные трудовые книжки, многие работники приняли решение сохранить данный документ на бумажном носителе. Соответственно, при увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Если этого не сделать, для компании может наступить ряд неблагоприятных последствий, которые мы и рассмотрим в данной статье.

Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки

Причины невыдачи работнику в день увольнения трудовой книжки могут быть разные. Отдельные работодатели могут злоупотреблять своими правами и угрожать работнику невыдачей трудовой книжки в качестве давления. Или же кадровый работник может по недосмотру задержать срок выдачи трудовой книжки. Не исключаются ситуации, когда работники сами отказываются забирать документ.

К факту получения работником трудовой книжки надо относиться внимательно. Также следует контролировать, чтобы документ сотрудник получил на руки именно в день увольнения. Данная обязанность установлена для работодателя ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если работник, который не отказался от бумажной трудовой книжки, не получит данный документ от прежнего работодателя, у него возникнут проблемы при устройстве на новую работу. Трудовая книжка – это обязательный документ, который предъявляется при трудоустройстве (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Поэтому при отсутствии трудовой книжки новый работодатель вправе отказать в приеме на работу. Это означает, что прежний работодатель лишает работника возможности трудиться и, как следствие, должен возместить причиненный работнику материальный ущерб.

В силу положений ст. 234 ТК РФ при задержке выдачи трудовой книжки, работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за весь период до момента, когда работник получает документ на руки.

задержка в выдаче трудовой книжки произошла по вине работодателя;
работник принимал попытки устроиться на новую работу;
работник получил отказ в трудоустройстве по причине отсутствия у него трудовой книжки.

Таким образом, если конфликт дойдет до суда, работодателю, чтобы выиграть спор, потребуется доказывать отсутствие вышеперечисленных обстоятельств.

Помимо материальной ответственности работодателя также имеется риск привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Обязанность выдать в день увольнения трудовую книжку прямо предусмотрена ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Соответственно, организация работодатель и (или) виновное должностное лицо могут быть привлечены к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работник, не получив на руки трудовую книжку, может обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда или прокуратуру. И при наличии вины работодателя риск привлечения к административной ответственности довольно высокий.

Работник сам отказывается получать трудовую книжку: что делать

При выдаче работнику трудовой книжки на руки надо обязательно задокументировать этот факт. Для этого необходимо внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек. А работник должен своей подписью подтвердить, что документ он получил.

Поэтому при выдаче трудовой книжки работнику не забывайте дать ему на подпись Книгу учета трудовых книжек. При отсутствии подтверждающей подписи работника, доказать факт выдачи трудовой книжки будет довольно сложно.

Если работник отказывается получать трудовую книжку, действуйте следующим образом. В день увольнения направьте работнику по почте заказным письмом уведомление. В уведомлении надо сообщить работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой. Или работник может дать согласие на направление трудовой книжки по почте заказным письмом (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

После того как вы направите работнику такое уведомление, ответственности за задержку выдачи трудовой книжки не наступает. В данной ситуации работодатель сделал все от него зависящее для того, чтобы работник мог получить документ на руки.

Обратите внимание, направить сотруднику трудовую книжку по почте вы можете только после того, как получите на это согласие работника. До этого момента трудовая книжка должна храниться у работодателя. ТК РФ не устанавливает определенной формы такого согласия. Между тем, вам необходимо иметь доказательство того, что согласие работника вы получили. Поэтому согласие на направление трудовой книжки по почте работник должен оформить письменно.