Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке
6 Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в приложении Б.
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.
6.8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик — ниже).
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском (рисунок В.8) или ином иностранном языке.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
Тест с ответами: «Документационное обеспечение»
2. Документом является:
А) стандартное расположение материала
Б) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве +
В) совокупность реквизитов официального письма
3. Какое название носит документ, который не включен в группу входящих и исходящих документов в приказах:
А) грамоты
Б) отписки
В) акт +
4. Правильно ли высказывание, приведенное ниже:
Одна из задач систем управления документооборотом – распределить общие информационные ресурсы организации:
А) не правильно
Б) правильно +
В) отчасти
5. Что из представленного не включается в личное дело:
А) заявление о приеме на работу
Б) внутренняя опись дела
В) копии приказов о переводе по службе +
6. Правильно ли высказывание, приведенное ниже:
Понятие “документ” происходит от латинского корня слова documentum:
А) не правильно
Б) правильно +
В) отчасти
7. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе:
А) документированная информация +
Б) делопроизводство
В) официальный документ
8. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени:
А) социальная функция документа
Б) коммуникативная функция документа +
В) политическая функция документа
9. Способность документа повлечь за собой правовые последствия:
А) достоверность
Б) юридическая значимость
В) юридическая сила +
10. Копия документа:
А) повторный экземпляр подлинника
Б) экземпляр, который полностью повторят содержание подлинника +
В) его электронная форма
11. Что не включают основные условия договора:
А) соглашения о работе по одной или нескольким специальностям
Б) соглашения о квалификации
В) соглашения об эффективности работы +
12. Обязательный элемент оформления документа называется:
А) образцом
Б) реквизитом +
В) формуляром
13. Что является основанием при географическом признаке:
А) объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов +
Б) название разновидности документов
В) содержание документов
14. Правовую функцию на определенный промежуток времени приобретает этот документ:
А) закон
Б) платежное поручение
В) протокол заседания аттестационной комиссии +
15. Какое название носит основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
А) составление номенклатуры дел +
Б) контроль за исполнением документов
В) регистрация документов
16. Какое название носит распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:
А) распоряжение
Б) решение +
В) указание
17. Резолюция оформляется:
А) на самом документе или на отдельном листе +
Б) только на отдельном листе
В) только на самом документе
18. Что заполняют при обработке документов на компьютере:
А) карточку учета документов
Б) регистрационную карточку на дисплее, а регистрационный номер ставят на сам документ +
В) журнал регистрации и заполняют на документе реквизит отметку о поступлении документа
19. Левое поле документа должно быть не менее:
А) 30 мм
Б) 10 мм
В) 20 мм +
20. Кем визируются приказы по личному составу:
А) всеми заинтересованными в приказе лицами +
Б) руководителем структурного подразделения
В) заместителем руководителя организации
21. Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке:
А) отчет
Б) приказ
В) письмо +
22. Что является описью:
А) список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
Б) учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов +
В) основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров
23. Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным:
А) код формы документа
Б) наименование организации
В) дата документа +
24. Правильно укажите основные части текста протокола:
А) вводная, основная +
Б) констатирующая, распорядительная
В) констатирующая, вводная
25. Какой из указанных реквизитов характерен только для бланка служебных писем:
А) наименование вида документа
Б) код формы документа
В) справочные данные об организации +
26. Если к документу имеется несколько приложений, то они:
А) перечисляются через запятую после текста
Б) нумеруются после слова «Приложение» под текстом +
В) никак не обозначаются, а просто прилагаются к основному документу
27. Какое название носит деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами:
А) документационное обеспечение управления +
Б) стандартизация
В) система документации
28. «Черное письмо» является проектом документа, составляемый в:
А) министерствах
Б) приказе +
В) кадровой службе
29. Какой должна быть регистрация:
А) однократной +
Б) двукратной
В) многократной
30. Какого вида печати не существует:
А) простой
Б) гербовой
В) универсальной +
6. Правильно ли высказывание, приведенное ниже:
Понятие “документ” происходит от латинского корня слова documentum:
А) не правильно
Б) правильно +
В) отчасти
Тест с ответами: «Документационное обеспечение»
2. Документом является:
А) стандартное расположение материала
Б) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве +
В) совокупность реквизитов официального письма
3. Какое название носит документ, который не включен в группу входящих и исходящих документов в приказах:
А) грамоты
Б) отписки
В) акт +
4. Правильно ли высказывание, приведенное ниже:
Одна из задач систем управления документооборотом – распределить общие информационные ресурсы организации:
А) не правильно
Б) правильно +
В) отчасти
5. Что из представленного не включается в личное дело:
А) заявление о приеме на работу
Б) внутренняя опись дела
В) копии приказов о переводе по службе +
6. Правильно ли высказывание, приведенное ниже:
Понятие “документ” происходит от латинского корня слова documentum:
А) не правильно
Б) правильно +
В) отчасти
7. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе:
А) документированная информация +
Б) делопроизводство
В) официальный документ
8. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени:
А) социальная функция документа
Б) коммуникативная функция документа +
В) политическая функция документа
9. Способность документа повлечь за собой правовые последствия:
А) достоверность
Б) юридическая значимость
В) юридическая сила +
10. Копия документа:
А) повторный экземпляр подлинника
Б) экземпляр, который полностью повторят содержание подлинника +
В) его электронная форма
11. Что не включают основные условия договора:
А) соглашения о работе по одной или нескольким специальностям
Б) соглашения о квалификации
В) соглашения об эффективности работы +
12. Обязательный элемент оформления документа называется:
А) образцом
Б) реквизитом +
В) формуляром
13. Что является основанием при географическом признаке:
А) объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов +
Б) название разновидности документов
В) содержание документов
14. Правовую функцию на определенный промежуток времени приобретает этот документ:
А) закон
Б) платежное поручение
В) протокол заседания аттестационной комиссии +
15. Какое название носит основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
А) составление номенклатуры дел +
Б) контроль за исполнением документов
В) регистрация документов
16. Какое название носит распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:
А) распоряжение
Б) решение +
В) указание
17. Резолюция оформляется:
А) на самом документе или на отдельном листе +
Б) только на отдельном листе
В) только на самом документе
18. Что заполняют при обработке документов на компьютере:
А) карточку учета документов
Б) регистрационную карточку на дисплее, а регистрационный номер ставят на сам документ +
В) журнал регистрации и заполняют на документе реквизит отметку о поступлении документа
19. Левое поле документа должно быть не менее:
А) 30 мм
Б) 10 мм
В) 20 мм +
20. Кем визируются приказы по личному составу:
А) всеми заинтересованными в приказе лицами +
Б) руководителем структурного подразделения
В) заместителем руководителя организации
21. Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке:
А) отчет
Б) приказ
В) письмо +
22. Что является описью:
А) список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
Б) учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов +
В) основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров
23. Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным:
А) код формы документа
Б) наименование организации
В) дата документа +
24. Правильно укажите основные части текста протокола:
А) вводная, основная +
Б) констатирующая, распорядительная
В) констатирующая, вводная
25. Какой из указанных реквизитов характерен только для бланка служебных писем:
А) наименование вида документа
Б) код формы документа
В) справочные данные об организации +
26. Если к документу имеется несколько приложений, то они:
А) перечисляются через запятую после текста
Б) нумеруются после слова «Приложение» под текстом +
В) никак не обозначаются, а просто прилагаются к основному документу
27. Какое название носит деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами:
А) документационное обеспечение управления +
Б) стандартизация
В) система документации
28. «Черное письмо» является проектом документа, составляемый в:
А) министерствах
Б) приказе +
В) кадровой службе
29. Какой должна быть регистрация:
А) однократной +
Б) двукратной
В) многократной
30. Какого вида печати не существует:
А) простой
Б) гербовой
В) универсальной +
4. Приказы по личному составу визируются:
А) всеми заинтересованными в приказе лицами +
Б) руководителем структурного подразделения
В) заместителем руководителя организации
Что из представленного не включается в личное дело а заявление о приеме на работу б внутренняя опись дела в копии приказов о переводе по службе.
Любые данныеЛюбые данные Любые данные Любые данные
Любые данные
Любые данные
Тест с ответами: «Документационное обеспечение управления»
2. При обработке документов на ПК заполняют:
А) карточку учета документов
Б) регистрационную карточку на дисплее, а регистрационный номер ставят на сам документ +
В) журнал регистрации и заполняют на документе реквизит отметку о поступлении документа
3. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности:
А) должностная инструкция
Б) штатное расписание
В) устав +
4. Приказы по личному составу визируются:
А) всеми заинтересованными в приказе лицами +
Б) руководителем структурного подразделения
В) заместителем руководителя организации
5. Фраза “Извещаем Вас, что…” говорит о том, что письмо по содержанию является:
А) информационным
Б) подтверждением
В) извещением +
6. Опись — это:
А) список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
Б) учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов +
В) основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров
7. Письмо чаще всего начинается словами:
А) в соответствии с …
Б) в связи с …
В) уважаемый … +
8. Основные части текста протокола:
А) вводная, основная +
Б) констатирующая, распорядительная
В) констатирующая, вводная
9. Реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:
А) заголовок к тексту
Б) виза ознакомления
В) адресат +
10. Личное дело ведется:
А) в трех экземплярах
Б) в одном экземпляре +
В) количество экземпляров по мере необходимости
11. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами:
А) документационное обеспечение управления +
Б) стандартизация
В) система документации
12. Черное письмо — это проект документа, составляемый в:
А) министерствах
Б) приказе +
В) кадровой службе
13. Регистрация должна быть:
А) однократной +
Б) двукратной
В) многократной
14. Список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения:
А) листок по учету кадров
Б) журнал регистрации документов
В) номенклатура дел +
15. Текст характеристики состоит из 2-х частей:
А) вводной, основной +
Б) констатирующей, распорядительной
В) вводной, распорядительной
16. Документ:
А) стандартное расположение материала
Б) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве +
В) совокупность реквизитов официального письма
17. Документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах:
А) грамоты
Б) отписки
В) акт +
18. Одна из задач систем управления документооборотом — распределить общие информационные ресурсы организации, так ли это:
А) нет
Б) да +
В) отчасти
19. В личное дело не включаются:
А) заявление о приеме на работу
Б) внутренняя опись дела
В) копии приказов о переводе по службе +
20. Понятие «документ» происходит от латинского корня слова documentum, так ли это:
А) нет
Б) да +
В) неизвестно
21. Фраза “Пожалуйста, сообщите…” говорит о том, что письмо по содержанию является:
А) просьбой +
Б) уведомлением
В) извещением
22. Предмет делопроизводства — организация документных работ, так ли это:
А) нет
Б) да +
В) отчасти
23. Вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей:
А) Нотариус
Б) Секретарь
В) Актариус +
24. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе:
А) официальный документ
Б) документированная информация +
В) делопроизводство
25. Основные условия договора не включают соглашения о (об):
А) работе по одной или нескольким специальностям
Б) квалификации
В) эффективности работы +
26. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени:
А) социальная функция документа
Б) коммуникативная функция документа +
В) политическая функция документа
27. Основанием при географическом признаке является:
А) объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов +
Б) название разновидности документов
В) содержание документов
28. Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный промежуток времени:
А) закон
Б) платежное поручение
В) протокол заседания аттестационной комиссии +
29. Основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
А) составление номенклатуры дел +
Б) контроль за исполнением документов
В) регистрация документов
30. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:
А) распоряжение
Б) решение +
В) указание
27. Какое название носит деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами:
А) документационное обеспечение управления +
Б) стандартизация
В) система документации
Тест с ответами: «Документационное обеспечение управления»
2. При обработке документов на ПК заполняют:
А) карточку учета документов
Б) регистрационную карточку на дисплее, а регистрационный номер ставят на сам документ +
В) журнал регистрации и заполняют на документе реквизит отметку о поступлении документа
3. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности:
А) должностная инструкция
Б) штатное расписание
В) устав +
4. Приказы по личному составу визируются:
А) всеми заинтересованными в приказе лицами +
Б) руководителем структурного подразделения
В) заместителем руководителя организации
5. Фраза “Извещаем Вас, что…” говорит о том, что письмо по содержанию является:
А) информационным
Б) подтверждением
В) извещением +
6. Опись — это:
А) список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
Б) учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов +
В) основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров
7. Письмо чаще всего начинается словами:
А) в соответствии с …
Б) в связи с …
В) уважаемый … +
8. Основные части текста протокола:
А) вводная, основная +
Б) констатирующая, распорядительная
В) констатирующая, вводная
9. Реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:
А) заголовок к тексту
Б) виза ознакомления
В) адресат +
10. Личное дело ведется:
А) в трех экземплярах
Б) в одном экземпляре +
В) количество экземпляров по мере необходимости
11. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами:
А) документационное обеспечение управления +
Б) стандартизация
В) система документации
12. Черное письмо — это проект документа, составляемый в:
А) министерствах
Б) приказе +
В) кадровой службе
13. Регистрация должна быть:
А) однократной +
Б) двукратной
В) многократной
14. Список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения:
А) листок по учету кадров
Б) журнал регистрации документов
В) номенклатура дел +
15. Текст характеристики состоит из 2-х частей:
А) вводной, основной +
Б) констатирующей, распорядительной
В) вводной, распорядительной
16. Документ:
А) стандартное расположение материала
Б) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве +
В) совокупность реквизитов официального письма
17. Документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах:
А) грамоты
Б) отписки
В) акт +
18. Одна из задач систем управления документооборотом — распределить общие информационные ресурсы организации, так ли это:
А) нет
Б) да +
В) отчасти
19. В личное дело не включаются:
А) заявление о приеме на работу
Б) внутренняя опись дела
В) копии приказов о переводе по службе +
20. Понятие «документ» происходит от латинского корня слова documentum, так ли это:
А) нет
Б) да +
В) неизвестно
21. Фраза “Пожалуйста, сообщите…” говорит о том, что письмо по содержанию является:
А) просьбой +
Б) уведомлением
В) извещением
22. Предмет делопроизводства — организация документных работ, так ли это:
А) нет
Б) да +
В) отчасти
23. Вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей:
А) Нотариус
Б) Секретарь
В) Актариус +
24. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе:
А) официальный документ
Б) документированная информация +
В) делопроизводство
25. Основные условия договора не включают соглашения о (об):
А) работе по одной или нескольким специальностям
Б) квалификации
В) эффективности работы +
26. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени:
А) социальная функция документа
Б) коммуникативная функция документа +
В) политическая функция документа
27. Основанием при географическом признаке является:
А) объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов +
Б) название разновидности документов
В) содержание документов
28. Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный промежуток времени:
А) закон
Б) платежное поручение
В) протокол заседания аттестационной комиссии +
29. Основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
А) составление номенклатуры дел +
Б) контроль за исполнением документов
В) регистрация документов
30. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:
А) распоряжение
Б) решение +
В) указание
15. Какое название носит основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
А) составление номенклатуры дел +
Б) контроль за исполнением документов
В) регистрация документов
Какое название носит деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами а документационное обеспечение управления б стандартизация в система документации.
Тест на тему: «Документационное обеспечение»
Перед вами вопросы теста, правильный ответ только 1. Время на прохождение теста не ограничено, правильные ответы будут отображаться после нажатия на кнопку результатов (внизу).
| Название теста | Дата | Результат | Пользователь |
|---|---|---|---|
| Биология / Тест с ответами по биологии “Клеточная теория” 9 класс | 10-20-2023 06:36:14 am | 5/20 | Екатерина |
| Обществознание / Тест с ответами: “Власть, государство, формы правления” | 10-20-2023 06:35:50 am | 15/20 | Приключение и gaming с Egor_PE |
| Обществознание / Тест с ответами: “Власть, государство, формы правления” | 10-20-2023 06:34:35 am | 13/20 | Приключение и gaming с Egor_PE |
| Обществознание / Тест с ответами: “Власть, государство, формы правления” | 10-20-2023 06:33:41 am | 14/20 | Приключение и gaming с Egor_PE |
| Обществознание / Тест с ответами: “Власть, государство, формы правления” | 10-20-2023 06:32:35 am | 11/20 | Приключение и gaming с Egor_PE |
Нужна помощь с домашней работой?
Мы — биржа профессиональных репетиторов. Мы поможем тебе сделать домашнюю работу правильно и объясним принцип решения.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов
Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.
В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).
ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).
БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
• флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).
ВИДЫ БЛАНКОВ
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
Бланк письма может включать (Пример 7):
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
08 – «Справочные данные об организации»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
11 – «Регистрационный номер документа»;
12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
09 – «Наименование вида документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?
Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 7.0.97-2016
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000).
[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.
[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.
[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.
[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД