Что должен знать руководитель проекта

¶ Руководители и администраторы проектов

Руководителем проекта может быть назначен сотрудник Университета, обладающий необходимыми компетенциями для управления проектом.

Кандидатура Руководителя проекта предлагается Инициатором проекта или Проектным офисом при подготовке Предложения по проекту. Решение о назначении Руководителя проекта принимается Проектным комитетом по представлению Проектного офиса.

Основными функциями Руководителя проекта являются:

управление командой проекта;
организация эффективного взаимодействия участников проекта;
управление ожиданиями Функционального заказчика проекта и других заинтересованных сторон;
организация разработки и согласования управленческих документов проекта;
планирование, организация и контроль исполнения работ по проекту;
подготовка и проведение совещаний по проекту;
организация подготовки и согласования отчетности по проекту;
организация планирования, мониторинга и управления параметрами проекта (сроками, стоимостью, рисками и др.), выявление и устранение отклонений;
контроль полноты, актуальности и достоверности информации по проекту в АИС УПД;
регулярное и своевременное предоставление информации о ходе реализации проекта Куратору проекта, органам управления проектной деятельностью и заинтересованным сторонам проекта;
проверка запросов на изменение, подготовленных Администратором проекта, и направление на согласование в Проектный офис, Куратору проекта, Функциональному заказчику проекта и заинтересованным сторонам;
контроль выполнения решений, принятых по запросам на изменение на более высоких уровнях управления;
своевременное решение возникающих при реализации проекта сложностей, проблем, конфликтов, эскалация для рассмотрения на уровне Куратора проекта и Проектного комитета при необходимости;
подготовка результатов проекта (в т.ч. промежуточных) к приемке и прохождению КТ;
подготовка и организация приемки результатов контрактов по проекту от подрядчиков (если применимо);
подготовка и организация передачи результатов проекта Функциональному заказчику проекта;
согласование статус-отчетов и Итогового отчета по проекту;
формирование предложений по мотивации членов команды проекта для согласования на уровне Куратора проекта и Проектного офиса;
организация и контроль документооборота проекта, формирования архива проекта и базы знаний.
передача документов с утвержденными организационными и мотивационными предложениям по членам команды проекта в функциональные службы Университета.

Полномочия Руководителя проекта:

принимать решение о назначении на роль и освобождении от роли участников команды проекта по согласованию с Куратором проекта и их непосредственным функциональным руководителем;
определять зоны ответственности и полномочия в проекте для членов команды проекта;
требовать от участников проекта своевременного и качественного выполнения возложенных на них обязанностей;
ставить задачи, выдавать поручения команде проекта и контролировать их выполнение;
запрашивать у Куратора проекта информацию и ресурсы, необходимые для выполнения проекта;
привлекать специалистов к экспертизе и согласованию принимаемых по проекту решений по согласованию с их непосредственным функциональным руководителем;
принимать решения по предложениям от участников проекта, при необходимости выносить данные предложения на Куратора проекта;
проводить оценку деятельности членов команды в проекте;
разрешать спорные и конфликтные ситуации;
эскалировать проблемные вопросы на уровень Куратора проекта и Проектного комитета (при необходимости).

Ответственность Руководителя проекта:

достижение целей проекта;
получение и передача Функциональному заказчику результатов проекта;
выбор оптимальных подходов и методов управления проектом;
соответствие полученного результата проекта утвержденным требованиям;
соблюдение ограничений проекта по срокам, стоимости;
полнота, актуальность и достоверность информации в АИС УПД;
эффективное решение проблем, возникающих при реализации проекта, их своевременная эскалация для рассмотрения на уровне Куратора проекта и Проектного комитета при необходимости;
соблюдение требований к управлению проектом, закрепленных в нормативно-регламентных документах Университета.

На роль Администратора проекта может быть назначен сотрудник Университета, обладающий необходимыми компетенциями.

Назначение Администратора проекта фиксируется в Паспорте проекта по представлению Проектного офиса и утверждается Проектным комитетом.

Кто такой менеджер проектов

Управление проектами — одна из самых сложных областей работы. В этой профессии нет места скуке. Project manager отвечает за ведение всего проекта посредством инициирования, планирования, исполнения, контроля и завершения.

Менеджеры проектов всегда работают в команде. Чаще всего они общительные и отлично работают в коллективе. На позиции менеджера проекта, вы должны будете адаптироваться к различным людям, культурам, окружению и ситуациям.

Гибкость — это ключ к общению в команде, так как вы будете строить и контролировать команду.

Чтобы быть хорошим менеджером, вы должны быть лидером команды, коллегой и руководителем одновременно. Вы будете первым человеком, к которому будет обращается команда, при возникновении проблемы. Они будут рассчитывать, что у вас есть ответы на все вопросы. Но это то, что делает карьеру проджект-менеджера интересной.

Вы будете иметь дело как с формальным, так и с неформальным взаимодействием. Если вы считаете, что являетесь человеком, который хорошо знает людей со второй встречи с ними, то выбор этой карьеры будет правильным решением. Менеджеры проектов похожи на психологов. Они точно знают, какие проблемы, желания и ожидания есть у сотрудников и клиентов.

Обязанности менеджера проекта:

генерация идей;
выполнение проекта;
подготовка методов коммуникации;
поиск решений повторяющихся проблем;
мониторинг хода проекта от начала до конца;
обеспечение того, чтобы команда действительно добилась результатов;
и многое другое.

Вы будете нести ответственность за связь каждого проекта с миром бизнеса и его клиентами. Вся ответственность за успех проекта ложится на ваши плечи.

Вы будете нести ответственность за любые ошибки, допущенные вашей командой, или за любые жалобы клиентов. На этой должности нужно сосредоточится как на точности своей работы, так и на работе своей команды.

Эта профессия всегда меняется и сталкивается с новыми требованиями. Если вы относитесь к тому типу людей, которые предпочитают разнообразие, это та работа, которая никогда не надоест. Вы всегда можешь сменить проект, над которым работаете, команду, с которой взаимодействуете, отрасль, и даже процессы и инструменты, чтобы облегчить свою работу.

Ни один проект не является таким же. Тем не менее, ваш опыт в этой области окажется полезным, когда вы столкнетесь с подобными ситуациями и проблемами в будущем. Точно так же ваш прошлый опыт будет иметь важное значение для быстрого решения проблем.

Навыки проджект-менеджера

Знаний по управлению проектами иногда недостаточно для того, чтобы стать хорошим менеджером. Как уже говорилось выше, вам также нужны навыки общения. Быть коммуникабельным и открытым недостаточно.

Решение повседневных задач в управлении проектами также требует ответственности, адаптивности, аналитического и стратегического мышления, решительности, стрессоустойчивости и даже любви к рискованным поступкам . Будучи многозадачным специалистом с хорошими навыками письменного и устного общения, вы можете попасть в число топ-менеджеров проекта в своем секторе.

Когда речь идет о конкретных навыках, важно помнить, что нет конкретных навыков управления проектами. В зависимости от проекта, вам придется знать всего понемногу. Общие знания бизнеса крайне желательны. Вам не нужно быть экспертом в технических навыках, таких как программирование.

Тем не менее, важно давать точные и подробные задания своим разработчикам. Ведущая роль в проекте заключается в том, чтобы убедиться, что члены вашей команды не испытывают недостатка в информации, необходимой для успешного выполнения задания и реализации окончательного проекта.

У вас должен быть достаточный уровень знаний, чтобы определить проблему и предложить возможные решения. В то же время многие менеджеры проектов ранее выполняли другие работы, такие как разработка программного обеспечения, маркетинг, бухгалтерия, дизайн и так далее. Это означает, что они обладают необходимыми глубокими познаниями для проектов, связанных с их предыдущими сферами интересов.

Если вы один из этих людей, то можете быть на шаг впереди других. Но имейте в виду, что также необходимо развить свои собственные знания о процессах управления проектами, структурах и управлении персоналом.

Возможно, вы привыкли работать индивидуально, но управление проектами — это командная работа. Не паникуйте, если в конечном итоге поймете, что работа в качестве менеджера проекта вам не подходит. Эта работа открывает много новых возможностей и путей для будущей карьеры.

Навыки успешных проджект-менеджеров:

Глубокое понимание бизнес-планов и процессов управления рисками.
Экспертные знания для решения специфических задач.
Подтвержденные навыки управления проектами и самоуправления.
Сильные лидерские качества.
Способность осуществлять мониторинг и контроль бюджета.
Критическое мышление.
Навыки общения и ведения переговоров.
Способность принимать решения под давлением.
Сильные навыки межличностного общения, необходимые для руководства командой.
Умение описывать ситуацию, документировать информацию и делать выводы.
Сильная деловая хватка.
Способность интерпретировать инструкции независимо от их формы.
Сильные организаторские и многозадачные навыки.
Творческое мышление.
Аналитические навыки.
Точность и внимание к деталям.
Навыки управления временем.
Способность соблюдать график и уложиться в установленные сроки.
Навыки решения проблем.
Самомотивация.
Отчётность.
Опыт работы с инструментами управления проектами.

Задачи и функции менеджера проектов

В зависимости от отрасли, в которой вы работаете обязанности могут отличаться.

Мы проанализировали более 200 вакансий в LinkedIn по всему миру и составили список наиболее распространенных обязанностей менеджера проекта.

Руководить всеми этапами управления проектом.
Устанавливать и управлять ожиданиями проекта с внешними и внутренними заинтересованными сторонами (стейкхолдерами).
Координировать и отслеживать различные подпроекты в течение всего жизненного цикла проекта.
Разработать подробный план управления проектом для отслеживания прогресса проекта.
Наставлять, мотивировать и контролировать членов команды проекта.
Развивать профессиональные деловые отношения.
Определять общий объем проекта.
Расставлять приоритеты по задачам проекта.
Создавать и постоянно обновлять проектную документацию.
Создавать точные прогнозы по доходам и необходимым ресурсам.
Сотрудничать со всеми отделами, чтобы обеспечивать работу в соответствии с их требованиями.
Налаживать эффективную коммуникацию.
Обеспечивать членов команды всей необходимой информацией.
Отслеживать рабочее время и вести точные ежедневные таблицы.
Обеспечивать выполнение и проверку выполнения проектных заданий.
Согласовывать действия различных команд для поддержания качества результатов работы.
Сообщать о проблемах руководству при необходимости.
Проводить совещания по статусу проекта, ежедневные отчеты и ретроспективные встречи.
Постоянно следить за ходом проекта, рисками и возможностями связанных с ним.
Сосредоточиться на удовлетворении потребностей клиентов.
Управлять проектами с помощью KPI (ключевые показатели эффективности).
Управлять бюджетами и выставлением счетов.
Выступать в качестве основного контактного лица заказчика в деятельности по проекту.
Давать рекомендации по улучшению проекта.
Проводить семинары и тренинги.
Обрабатывать отзывы клиентов.
Измерять эффективность проекта, используя соответствующие системы, инструменты и методы.
Оценивать работу команды.

Карьера в должности Project Manager

В такой карьере нет никакого определенного секрета. Менеджеры проектов хорошо справляются со своей работой по разным причинам. Думая, что у вас есть секреты этой работы, вы можете поверить, что готовы к любой ситуации.

Тем не менее, есть много проблем, которые могут возникнуть в любое время, и вы не можете знать, как их решить без излишней борьбы. По этой причине лучше сосредоточиться на том, чтобы быть профессионалом, а не на поиске секретов успеха.

То, что делают лучшие менеджеры, не гарантирует, что вы станете таким же успешным, как они. Но важно быть страстным и открытым к изменениям, когда что-то не работает. Мир управления проектами — одна из самых динамичных бизнес-сред. Вы должны быть в состоянии адаптироваться к его изменяющейся природе и чувствовать себя комфортно в нем.

Еще один совет, которым могут неохотно делиться проджект-менеджеры, касается использования инструментов управления проектами. Они могут автоматизировать их задачи и помочь с легкостью управлять проектами. Поиск идеальных инструментов часто занимает много времени и испытаний. Кроме того, приложения и методы, которые вы будете использовать, могут зависеть от вашего стиля работы.

Более опытные менеджеры проектов могут даже рассказать вам некоторые секреты, которые вы больше нигде не найдете. Истинные секреты этой профессии приходят только с опытом. Делать ошибки и учиться на них — верное утверждение даже в этой сфере.

Тем не менее, пару ценных советов есть:

убедитесь, что вы понимаете требования клиента;
выберите правильных членов команды;
научитесь детально описывать задачи;
убедитесь, что у вас есть лучшие инструменты и системы для завершения проекта;
концентрируйтесь на реальных проблемах;
устанавливайте разумные требования;
всегда принимайте во внимание неудачи;
создавайте запасные планы.

Как стать менеджером проектов

Прежде чем вы начнете свой путь проект-менеджера, вы должны убедиться, подходит ли вас эта карьера. Прочитайте истории других специалистов, обратитесь к ним, задайте вопросы или попробуйте пройти стажировку по управлению проектами.

Кроме того, вы можете пройти несколько вводных онлайн-курсов, чтобы получить первое представление об этом предмете. Обычно эти курсы предоставляют задачи и задания, предназначенные для того, чтобы вы могли взаимодействовать с этой отраслью бизнеса и посмотреть, сможете ли справиться с этими обязанностями.

Никогда не начинайте работать менеджером проектов без процессов и инструментов, обычно используемых в этой сфере. Вам нужно понять, способны ли вы использовать эти технологии и платформы, прежде чем принять участие в реальном проекте.

Прежде чем вы начнете искать работу, запишите все аспекты, которые должны быть у будущего рабочего места, и составьте список того, с чем вы никогда не захотите иметь дело в своей карьере.

Не спешите искать работу только ради работы. Если вы только начинаете свою карьеру, ты должны найти такую рабочую среду, которая позволит расти и учиться у коллег.

Это подводит нас к важности наличия наставника в начале карьеры проджект-менеджера. Ранее мы уже говорили о том, как вы можете исследовать деятельность других менеджеров проектов, прежде чем решить, подходит ли вам этот путь или нет. Образец для подражания может сформировать всю вашу карьеру.

Вот почему вы должны найти опытного наставника, который сможет выделить часть своего времени, чтобы научить тому, что он уже знает. Работая рядом с ним, вы овладеете методами, методологиями, процессами и лучшими практиками управления проектами. Цель наставника также состоит в том, чтобы честно осветить ваши ошибки, чтобы вы могли использовать их для своего дальнейшего развития.

Знайте, что найти совместимых руководителей проектов, которые хотят поделиться своей мудростью и знаниями, может оказаться довольно сложной задачей. Большинство захочет поиметь что-то взамен.

В результате они будут привлекать вас к реальным проектам и контролировать вас при этом. Это необходимо для новичка, потому что в противном случае вы не сможете узнать, правильно ли вы используете свои теоретические знания, без анализа своей работы.

Обучение управлению проектами

Ваша карьера может начаться с того, что вы получите должность менеджера проекта или степень бизнес-администратора. Однако отсутствие диплома по управлению проектами не является недостатком. Но если вы будешь изучать его ежедневно в академической среде, то у вас будет преимущество.

На самом деле, project management не принадлежит только одной отрасли. Обычно проекты относятся к разным сферам бизнеса, таким как: программное обеспечение, искусство, логистика, экономика, лингвистика и так далее.

Фактически, дизайнерское агентство может потребовать, чтобы вы имели степень в области искусства или дизайна для лучшего понимания данной деятельности. В этом случае обучение управлению проектами полностью зависит от вашей собственной воли и желания улучшить себя профессионально.

Любое высшее образование может оказаться полезным для будущего менеджера проекта, поскольку академический мир учит вас, как учиться и постепенно приобретать знания. Это важно для руководителя проекта, которому, возможно, придется узнать всё об основной области нового проекта за короткое время. Саморазвитие, самообучение и желание постоянно развиваться в течение жизни, жизненно важны для поддержания вашей карьеры на высоком уровне.

Прежде чем выбрать степень, посмотрите, как управление проектами работает в реальной жизни. Обучение в колледже не поможет вам увидеть реальные последствия ваших решений. А работа с реальным проектом может научить вас всем принципам учета и управления результатами.

Еще один способ обучения — получить похожую должность. Вам не обязательно начинать карьеру в качестве проджект-менеджера. Вы можете начать с управления небольшими проектами, продуктами или даже командами.

Кроме того, вы можете пройти стажировку в этой области. Не стоит расстраиваться, если работа, которую вы будете выполнять, не будет работой всей вашей жизни. Иногда всё, что нужно, это найти другой проект для работы. Все руководители проектов мечтают работать в области, которая на самом деле является одним из их хобби. Если ваше хобби в сфере бизнеса — вам повезло.

Сертификация проджект-менеджеров

По мере продвижения по службе в качестве менеджера проекта вы либо почувствуете необходимость подтвердить свои знания в области управления проектами, либо работодатель попросит вас получить сертификат. Хотя сертификаты могут постепенно терять свое значение для рекрутеров, опыт, который вы получаете во время тренингов и экзаменов, незаменим.

Наличие сертификата является плюсом, но обширные знания и опыт в этой области имеют большее значение для успеха проекта. Сертификаты — это еще не всё. Вы можете иметь все дипломы в мире, и, тем не менее, если у вас нет реальных знаний или опыта работы в управлении проектами, никто не захочет работать с вами.

Не спешите учиться только для сертификации по управлению проектами. Некоторые работодатели даже не принимают их, а онлайн-сертификаты практически бесполезны. Кроме того, вам следует пройти сертификацию, связанную с проектами, в которых вы работаете, или отраслью, в которой вы участвуете. Вот список самых известных сертификатов по управлению проектами.

1. PMP® Сертификация

Возможно, одна из наиболее известных сертификаций управления проектами. Сертификация Professional Management Professional, предоставляемая Институтом управления проектами (PMI®), устанавливает стандарты управления проектами. Руководство PMBOK® является основным учебным ресурсом, но вы можете свободно использовать любые другие материалы, посвященные PMP® экзамену.

Не каждый может пройти этот тест. Экзамен состоит из 200 вопросов с несколькими вариантами ответов и требует трехлетнего опыта работы в качестве руководителя проекта (или пяти, если у вам нет четырехлетней степени), не менее 4500 часов опыта работы по руководству проектами (или 7500, если у вас нет четырехлетней степени), и 35 часов формального обучения по управлению проектами.

Если вы ищете комплексный курс, то тренинг PMP® предлагает общепринятые стандарты, которые могут помочь добиться успеха в проекте. Имейте в виду, что срок действия этого сертификата истекает, так как вы должны продлевать его каждые 3 года из-за меняющейся природы стандартов в управлении проектами.

Примечание. Руководство PMBOK® и PMP® сертификация в основном известны в США, Канаде и на Ближнем Востоке. Для Европы вы можете обратиться за сертификацией к PRINCE2.

Если вы еще не готовы сдать PMP® экзамен, попробуйте пройти сертификационный экзамен по управлению проектами. CAPM® Сертификация идеально подходит для менее опытных людей, которые имеют небольшой опыт в управлении проектами, но хотели бы продолжить эту карьеру в будущем. Получение этого сертификата поможет вам доказать свою приверженность этой профессии, несмотря на то, что у вас еще недостаточно опыта работы.

2. Сертификация PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) является методом управления проектами. PRINCE2 разработало правительство Великобритании, поэтому, если вы планируете работать в Великобритании, можете попробовать получить этот сертификат.

Эта сертификация имеет два основных пути обучения, на выбор.

. Этот первый уровень может подтвердить ваши базовые знания метода. Для сдачи этого экзамена нет никаких предварительных условий, но вы должны иметь опыт в управлении проектами. Наличие этого сертификата не означает, что вы можешь стать руководителем проекта, но вы можете работать в команде, которая использует PRINCE2 в качестве метода. . Этот уровень подтверждает, может ли кандидат использовать метод PRINCE2 в реальных условиях или нет. Это, пожалуй, самое важное, что вы можете получить, если хотите работать с PRINCE2 в будущем. Сертификация позволяет вам стать менеджером проекта, который может применять принципы PRINCE2 в проекте.

3. Scrum сертификаты

Scrum — это гибкая система, которая часто используется для управления продукцией или для проектов в индустрии программного обеспечения. Scrum.org предоставляет задания, которые могут подтвердить ваши знания в Scrum. Вы можете выбрать одну из следующих аттестаций:

Профессиональный Scrum мастер™.
Профессиональный Scrum владелец продукта™.
Профессиональный Scrum разработчик™.
Профессионал в Scrum масштабировании™.
Профессионал в Agile лидерстве™.
Профессионал Scrum совместно с Kanban™.

Если вы не ищете сертификацию и просто хотите проверить свою Scrum команду, то для этого есть ряд открытых заданий, которые можно выполнить бесплатно.

Зарплата проджект-менеджера

Заработная плата менеджера проекта варьируется в зависимости от страны, в которой он работает, и от его опыта. Учитывая это, годовой доход проджект-менеджера может составлять от 51 000 до 111 000 долларов.

По словам Glassdoor, средняя зарплата проджект-менеджера в Соединенных Штатах составляет 75 474 доллара, в то время как дополнительная денежная компенсация может составлять от 1541 до 19 755 долларов.

Однако, в зависимости от ваших навыков, опыта и знаний, эта зарплата может быть даже ниже или выше. Карьера в управлении проектами по-прежнему востребована, и ожидается, что в ближайшие десять лет годовая заработная плата вырастет.

Если вы не уверены в том, что управление проектами по-прежнему будет востребовано в будущем, вот отчет о росте рабочих мест в сфере project management. Компании переключают свое внимание с типичных рутинных действий на реальные проекты. Будет создаваться всё больше и больше рабочих мест, и пока не хватает квалифицированных кадров, чтобы заполнить их.

Проблемы карьеры проджект-менеджера

Карьера в управлении проектами не идеальна. Как и у любой другой работы, у неё есть свои недостатки. Реальность такова, что это может быть трудной работой, и вы должны быть подходящим человеком, чтобы делать это и справляться со всеми проблемами.

Некоторые руководители могут даже работать в течение долгих напряженных часов, чтобы убедиться, что проект будет реализован согласно графику, и будет выполнен до установленного срока.

Более того, не ждите, что вы, как руководитель проекта, просто вернетесь домой и сможете легко абстрагироваться от своей работы. Многие руководители отслеживают свои проекты, отвечают на электронные письма и остаются на связи со своей командой даже после работы или в выходные дни.

Если вы работаете в небольшой компании, в которой вы являетесь единственным руководителем проекта, то вы можете взять на себя все обязанности. Это означает, что вам нужно будет управлять несколькими проектами сразу и выделять достаточно ежедневного времени для управления в каждом из них.

Если вы только начинаете свою карьеру, это может оказаться для вас неразрешимой проблемой, поскольку у вас еще нет необходимых знаний, чтобы соответствующим образом управлять своим временем.

С другой стороны, у вас может не получиться подобрать проект, над которым вы будете работать. Это означает, что вы получите небольшие проекты, с которыми будете тратить время впустую.

Точно так же вы можете столкнуться с проектом, связанным с областью, которая вас не интересует. Это будет препятствовать вашему желанию узнать больше и получить полный контроль в этой сфере.

Ответственность, с которой сталкивается руководитель проекта, непроста для всех. Давление, связанное со своевременной реализацией проекта, может быть слишком сильным, если вы не привыкли к владению подобными полномочиями. Точно так же, если вы не переносите стрессы, держитесь подальше от сложных проектов или даже от этой профессии.

С другой стороны, будучи проджект-менеджером, вы можете сохранять полный контроль над тем, что происходит в процессе разработки проекта.

Однако, правда в том, что вы полностью зависите от того, чего хотят ваши клиенты. Не поймите это неправильно. Вы можете делать свои собственные предложения, но также вы должен проявлять гибкость в отношении любых изменений, которые может пожелать внести клиент в последнюю минуту, не жалуясь на них.

Топ-менеджмент часто получает возможность принимать окончательные решения. Это одна из причин, по которой управление проектами так сложно реализовать в компании, где топ-менеджеры и менеджеры проектов обладают одинаковыми полномочиями.

Кроме того, люди не всегда любят проджект-менеджеров. Сотрудникам нравятся хорошие менеджеры проектов, потому что они дают подробные и точные задания, внимательны и могут подавать пример. С другой стороны, плохие менеджеры проектов — это те, кто подчеркивает необходимость большого количества мета-работы: слишком много встреч, презентаций, отчетов о состоянии дел и мало фактических возможностей для работы и роста. Другими словами, руководители проектов посвящают себя в достижение ценного результата, а не в процесс разработки.

Есть также проджект-менеджеры, которые считают, что проект принадлежит им. Но дело не только в менеджерах проектов. Продакт-менеджеры и менеджеры программного обеспечения сталкиваются с одними и теми же проблемами, и правда в том, что любой сотрудник может быть сторонником мета-работы.

Неспособность раскрыться своим сотрудникам и выслушать их мнение может только оттолкнуть их. В течение вашей карьеры вы столкнетесь с трудными сотрудниками, и вам будет сложно заставить их понять вашу цель.

Чтобы заслужить уважение своей команды и избежать ненужных споров, научитесь активно прислушиваться к другим, сосредотачиваться на сотрудничестве команды, открыто общаться и стремиться к достижению реальных результатов в проекте, а не только оценивать и документировать.

Узнайте, как вы можете стать их наставником, и позаботьтесь о том, чтобы ваше руководство было максимально полезным и точным. Никого так не ненавидят, как проджект-менеджера, который выбрасывает случайные задачи без точных описаний или требований клиентов. Это может свидетельствовать о том, что вы мало знаете о предмете или требованиях клиента.

Цените людей и относись к ним с уважением. Никогда не смотрите на членов своей команды просто как ресурсы или машины, которые могут мгновенно выполнить любую задачу. Слушайте, понимайте и приспосабливайтесь к их собственным потребностям. Если вам не нравится работать с людьми, и не терпится дождаться, пока коллеги выполнят свои обязанности, возможно, вам не подойдет эта работа.

Советы начинающим от опытных проджект-менеджеров

Мы задали опытным менеджерам проектов следующий вопрос: с какой самой большой проблемой вы столкнулись, когда начали свою карьеру в управлении проектами, и как вы её решили? Вот что они ответили.

1. Кармен Поп, менеджер глобальных проектов, Dropbox

«Моя история такова: мне в 2016 году был назначен проект, который на старте выглядел как обычный. Однако после первого этапа разработки и планирования это была большая программа с несколькими межфункциональными заинтересованными сторонами в Dropbox и внешними техническими поставщиками.

Этот опыт определенно вытолкнул меня из моей зоны комфорта в качестве проджект-менеджера, и было трудно постоянно управлять текущими изменениями.

Помимо общих правил управления проектами (разработка, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие) — я советую проявлять сострадание и сдержанность. Люди будут расстроены, всё пойдет не так, как вы хотите, но как руководитель проекта вы — то связующее звено, которое должно держать всё вместе и двигаться вперед. Я верю, что смог достичь этого в своем проекте, и в результате мы смогли создать команду».

2. Сюзанна Мэдсен, руководитель проекта, координатор и спикер, Susanne Madsen International

«Когда я только начинала как проджект-менеджер, моей самой большой проблемой было то, что не было к кому обратиться и у кого поучиться в моей компании. Много лет я была единственным руководителем проекта. Возможно, я бы ускорила развитие своей карьеры, если бы у меня был кто-то, к кому можно было бы обратиться за советом.

Но, вместо этого я научилась самостоятельно находить ответы, полагаться на свою интуицию и использовать здравый смысл. Я всегда пыталась найти самый простой и эффективный способ найти нужный путь и общаться без использования жаргона. Чтобы узнать об управлении проектами, я изучала материалы в интернете и по собственной инициативе изучила руководство по PRINCE2.

Кроме того, я часто спрашивала себя: «Что бы сейчас делал начальник отдела?». Это помогло мне получить иную точку зрения и убедиться, что я концентрируюсь на правильных вещах».

3. Глауко Пайва, старший менеджер проектов, Microsoft

«В моей карьере проджект-менеджера самой большой проблемой было то, как справиться с тревогой, чтобы делать то, что делается в ситуации, когда мы не можем контролировать других. Опыт реализации проектов, взаимодействия (слушания) с другими людьми в качестве клиента, партнера или той же компании, изучения техники и, что не менее важно, всегда стремиться понять себя.

Когда вы признаете свои ограничения такие как уважение к себе, вы можете достичь большего и брать лучшее от других. Для меня это самое приятное, что мы можем сделать. Таким образом, можно работать с довольной командой и помогать бизнесу расти.»

4. Берт Хейманс, старший менеджер проектов, Journeyman PM

«Самая большая проблема, с которой я столкнулся, когда начал свою карьеру, заключалась в том, чтобы решить, чего не следует делать, чтобы добиться успеха в управлении проектами.

У меня есть техническое образование, и я сделал общую ошибку, разделив свое время между управлением проектами и производственными задачами, в то время как я должен был сосредоточиться только на управлении проектами. Очень трудно отпустить то, в чем вы хорошо разбираетесь, потому что вы привыкли делать это и чувствуете, что от вас этого ожидают.

Через некоторое время я узнал, насколько глубоким является набор навыков управления проектами и сколько вещей нужно знать и делать, чтобы преуспеть в этом.

Управление проектами — это коммуникация на 90% (как минимум), а изучение того, как сделать это максимально эффективно, требует времени и практики. Даже просто заставить нужных людей выслушать вас требует лидерских навыков, правильного такта и взаимопонимания. Развитие этих навыков требует времени, и вы никогда не научитесь этому из книг.

Мой совет для людей в аналогичной ситуации, которые хотят хорошо освоить управление проектами, — как можно скорее сосредоточиться на выполнении работы по управлению проектами. Если вы не знаете или просто не понимаете, что означает «работа по управлению проектами» в вашей компании, то обучайтесь или переходите в другую компанию или отдел».

5. Бен Астон, владелец, The Digital PM

«Я, как правило, настроен довольно оптимистично и, естественно, я простой парень». Поэтому, когда я только начинал свою карьеру в качестве менеджера проектов, то полагался на свои естественные инстинкты, чтобы успокоиться, — в итоге, что неудивительно, проекты продолжали превышать бюджет, сроки сокращались, и клиенты злились, когда они не получали того, за что заплатили.

Вскоре мне стало известно, что то, как я управлял проектами, на самом деле совсем не работало — я просто ждал пока проекты будут развиваться своим чередом — надеясь на то, что всё сработает само собой. Урок, который я быстро усвоил, заключается в том, что если я хочу добиться успеха в качестве проджект-менеджера, мне нужно оставить свой оптимизм и быть более прагматичным реалистом.

Мне пришлось научиться руководить проектами более активно и настойчиво. Не только надеяться на команду, но и следить за тем, чтобы их проинформировали должным образом. Не просто надеяться, что они на правильном пути, но и удостоверится, что знают ключевые аспекты и взаимосвязи.

Не только надеяться, что мы успели всё вовремя и вложились по бюджету, но и ежедневно отслеживать прогресс. Не только надеяться, что клиент знает, что происходит, но и следить за тем, чтобы всё было правильно задокументировано. Вы поняли — это намного больше усилий, но это то, что дает результаты».

6. Элизабет Харрин, эксперт по управлению проектами, Girl’s Guide to Project Management

«Когда я только начинала, я думаю, что самой большой проблемой для меня было серьезное отношение к работе. Будучи молодой женщиной на руководящей должности, я старалась влиять на других людей старше меня.

Мне посчастливилось получить поддержку хорошего наставника и поддерживающего линейного менеджера, а также я смогла посещать тренинги по лидерству. Уверенность в своих силах и знание того, что я смогла сделать, помогли мне почувствовать больше позитива в отношении того, что я делала.

Для людей в аналогичной ситуации, начинающих свою карьеру, я бы посоветовала вам найти наставника, а также быть смелым! Верьте, что вы имеете право на серьезное отношение к себе из-за того, что вы принесли за стол переговоров».

7. Рамиро Родригес, владелец, RR Project Consulting

«У хорошего специалиста по управлению персоналом должна быть эта триада навыков — технический, управленческий и поведенческий.

Я знал, что первые два можно получить в ходе учебы и что самым сложным для развития будет последний. Поэтому я погрузился в два направления:

1 — самооценка и анализ, чтобы понять свое поведение и попытаться изменить свое мышление относительно того, что я знал, и что необходимо изменить;

2 — изучение философии, чтобы лучше понять нюансы человеческого поведения.

Короче говоря, если вы хотите добиться успеха в качестве проджект-менеджера, знайте, что вам нужно понять себя. Это внесло и продолжает вносить изменения в мою профессиональную жизнь (и личную)».

8. Алехандро Роман, инженер по проектам в области интегративных технологий, офис управления проектами, Huenei IT Services

«Было начало 2003 года, когда я начал свою карьеру в области управления проектами и руководил своим первым проектом: обновление сети MPLS клиента Atento Global Holding Client (для десяти стран). Проблема возникла после того, как при обновлении службы MPLS было установлено оборудование Cisco Router, и у производителя была значительная задержка в поставке этого оборудования.

Это заставило нас выбрать местного поставщика в Аргентине, чтобы иметь возможность своевременно выполнить то, что было изначально запланировано с клиентом. Выбранная стратегия была успешной, и время и бюджет проекта были соблюдены».

9. Стефан Парент, генеральный директор, Leader Maker

«Самая большая проблема, с которой я столкнулась, когда начала свою карьеру в сфере управления проектами, заключалась в том, что я была единственным руководителем проекта в своем офисе. Вокруг меня не было никого, к кому я могла бы обратиться с вопросом или кто мог бы меня поучить.

Что мне нужно было сделать, так это построить свою виртуальную сеть, чтобы обеспечить необходимую поддержку в процессе обучения и развития управления проектами. С помощью телефонных звонков, электронных писем и форумов я смогла получить поддержку и ответы, которые помогли мне с моими первыми проектами».

Кто такой руководитель проекта?

Прочитав статью, вы узнаете, кто такой руководитель проекта, в чем заключается суть и функции профессии, как можно получить востребованную специальность.

Задачи руководителя проекта

Руководитель управляет деятельностью команды, работающей над проектом. Он составляет план действий и контролирует его выполнение, пишет отчеты для клиента и вышестоящего начальства, решает возникающие проблемы и не допускает провала заданий из-за непредвиденных ситуаций.

Что входит в обязанности руководителя:

формулировка целей нового проекта;
проверка целей на реализуемость;
утверждение сроков и требований с заказчиком;
разбивка проекта на организационные этапы;
составление проектной и технической документации;
распределение ролей между участниками команды;
организация хранения информации;
контроль за деятельностью исполнителей;
поддержание мотивации подчиненных;
делегирование заданий контрагентам;
поиск альтернатив на случай неудачи;
оперативное решение возникающих проблем;
предоставление отчетности для начальства.

Руководитель обрабатывает большой объем информации. Он занимается документами, проводит встречи и переговоры, анализирует достигнутые результаты и планирует дальнейшие действия по выполнению плана.

Профессиональные знания и навыки

Руководитель проекта — это человек, который владеет профессиональными компетенциями:

проектный менеджмент;
целеполагание;
анализ массивов данных;
распределение финансов;
менеджмент организации;
управление деловыми рисками;
мотивация персонала.

Руководитель знает основные принципы, методы и инструменты управления проектами. Он умеет распределять доступные ресурсы и минимизировать риски, возникающие в процессе работы. Для соответствия занимаемой должности нужно разбираться в сфере деятельности компании и знать, какие законы и нормативно-правовые акты регламентируют эту область.

Личные качества профессионала

Логическое мышление. Профессионал умеет увидеть полную картину происходящего. Он может составлять продуманные планы и предполагать, на каких этапах могут возникнуть проблемы. Его дальновидность помогает находить альтернативные пути выполнения задач и достижения целей.
Уверенность. Хороший менеджер вдохновляет подчиненных и поддерживает их мотивацию, его сила воли и уверенность в успехе проекта становится примером для подражания.
Инициативность. Для руководства проектами потребуется сильный характер. Менеджер должен уметь управлять коллективом, занимать активную жизненную позицию и владеть мастерством оратора.
Стрессоустойчивость. Руководитель должен оставаться спокойным при возникновении проблем. Столкнувшись с проблемой, он не поддается эмоциям, а думает логически и находит пути выхода из трудной ситуации.
Гибкое мышление. При управлении проектами вводные данные постоянно меняются. Менеджер умеет оценивать ситуацию и менять стратегию с учетом поступившей информации.
Ответственность. Хороший руководитель готов отвечать за результаты командной работы. Он не ищет оправданий неудачам и не перекладывает вину на участников коллектива.
Пунктуальность. Менеджер контролирует распределение времени и соблюдение сроков сдачи проекта. Он вовремя выполняет свои обязанности и учит этому сотрудников, являясь образцом пунктуальности.
Эмпатия. Хороший руководитель понимает, что главным ресурсом являются люди. Он определяет эмоции подчиненных и знает их черты характера. Это позволяет находить подходящую мотивацию для сотрудников организации и решать конфликты, возникающие в команде.

Как научиться руководить проектами

Чтобы получить новую профессию, необходимо пройти обучение у компетентных преподавателей. Изучить область проектного менеджмента можно несколькими способами:

Получить высшее образование по специальности проектно-ориентированного управления. Диплом вуза дает соискателю преимущество в поиске работы, но на освоение профессии придется потратить от 2 до 4 лет. Получить высшее образование можно бесплатно.
Закончить курсы по проектному менеджменту. Этот вариант позволяет сэкономить время и войти в профессию за 6−12 месяцев. Для многих работодателей сертификаты, полученные на курсах, являются достаточным подтверждением квалификации соискателя. Недостатком этого варианта будет необходимость оплачивать курсы. Вложения в образование окупятся после трудоустройства.
Освоить новую профессию самостоятельно. Это самый долгий и сложный вариант. Только человек с отличной самодисциплиной сможет освоить основы проектного менеджмента по книгам и лекциям. После изучения базовых знаний можно устроиться в организацию в роли стажера и накапливать опыт для повышения.

Для построения карьеры недостаточно иметь сертификат об образовании. Уровень квалификации отражает резюме и портфолио с завершенными проектами. Профессионалом можно стать не раньше, чем спустя 2−3 года после освоения специальности. Только на практике можно понять суть профессии и научиться справляться с нестандартными ситуациями.

В процессе обучения на курсах или в вузе нельзя накопить достаточно опыта, чтобы эффективно решать задачи любой сложности. В процессе теоретического обучения нельзя развить лидерское мышление, необходимое для руководства людьми.

Обучающие программы дают понимание сути профессии и направление дальнейшего развития.

Как определить эффективность работы

Эффективность руководителя можно выразить в цифрах. Для числовой оценки были разработаны следующие технологии:

LeaderCase — методика быстрой проверки управленческих навыков, основанная на наборе ситуационных кейсов. Она позволяет оценить мотивацию человека, предпочитаемый стиль управления, желание и умение нести ответственность.
LeaderChart — усовершенствованная методика LeaderCase. В программу добавлены кейсы на логический и эмоциональный интеллект, выявление основных черт личности.
«Бизнес-Профиль» — инструмент для комплексного обзора психологического профиля. Он показывает особенности интеллекта, тип мотивации и управленческий потенциал.
«Тест-Ассессмент» позволяет оценить функции руководителя и эффективность работы его команды. Методика включает психологическое тестирование и интервью по компетенциям.

Каждая технология оценки представляет собой тест с набором вопросов. За выбранный вариант ответа испытуемый получает определенное число баллов. После ответов на вопросы проводится подсчет суммы баллов по разным категориям.

Преимущества и недостатки профессии

Проектный руководитель постоянно повышает квалификацию. Для этой профессии нет предела в развитии, она не становится скучной. Бизнес-среда меняется, и появляются новые технологии по управлению проектами. Руководитель должен осваивать новые методы, чтобы повышать уровень заработка и соответствовать требованиям рынка труда.

Специалист пользуется профессиональными умениями вне офиса. Он умеет составлять планы и контролировать их выполнение, находить методы решения возникающих проблем. Эти привычки позволяют заниматься саморазвитием и контролировать свою жизнь при любых обстоятельствах.

С годами руководитель проекта накапливает множество социальных связей, учится распознавать настроение окружающих, производить хорошее впечатление и сглаживать конфликты. Успешный нетворкинг позволяет находить партнеров, контрагентов и участников команды, заводить друзей и становиться душой компании.

Недостатком профессии являются умственные и эмоциональные перегрузки. После рабочего дня профессионал чувствует усталость. Справиться с перегрузками помогает достаточное количество отдыха, освоение методов релаксации и снятия стресса.

Руководитель первым отвечает за проваленный проект или невыполнение заданий. Он принимает негатив от вышестоящего начальства и заказчика. Чтобы стать профессионалом, нужно учиться стрессоустойчивости и делать выводы из совершенных ошибок.

Проектный руководитель — это востребованная профессия с достойной оплатой. У руководителя проектов много задач, он отвечает за результаты работы коллектива. Освоить профессию можно на курсах проектного менеджмента. Получить умения и развить личные качества для карьерного роста, можно только с опытом.

Зачем нужен Руководитель проекта?

«Зачем нужен Руководитель проекта?» — этот вопрос часто задают участники проекта со стороны Заказчика, когда рассматривают детализацию оценки стоимости проекта, зачастую Исполнителю приходится исключать из оценки Руководителя проекта, чтобы проект состоялся.

Почему же такое отношение к Руководителю проекта? Может потому, что считается эта роль формальна и пользы от неё мало?

Предлагаем разобраться с тем, кто такой Руководитель проекта, зачем он нужен на проекте и в чём его польза.

Почему меня заинтересовала эта тема? Потому, что более 15 лет занимаюсь управлением проектов по разным направлениям, в основном по разработке и внедрению систем электронного документооборота, хотелось поделиться своими наблюдениями. Свой путь в Информационных технологиях я начала со студенческих времён, работая администратором системы для финансового управления одной бюджетной организации, занимающейся строительством и содержанием дорог в РФ, нашла я эту работу по объявлению в газете (интернет ещё не был развит ни в нашей стране, ни в мире). Затем перепробовала много других специальностей: программист, инженер по внедрению, специалист по тестированию, специалист по обучению пользователей, системный аналитик, консультант. Постепенно сформировалась цель – стать Руководителем проекта. Работая системным аналитиком на проекте по внедрению СЭД для одной строительной организации меня поставили в такие условия, что работала не только за системного аналитика, но и за бизнес-аналитика, инженера по внедрению, специалиста по тестированию, специалиста по обучению, как потом выяснилось это часто бывает у организаций-Исполнителей, которые экономят средства, зарплату платишь одному, а выполняет он работу за нескольких, удобно же и прибыльно. В общем, не буду вдаваться в подробности этого тяжелейшего для меня проекта, отмечу, что мой Руководитель проекта был Начальником отдела и редко приезжал на объект автоматизации, редко занимался вопросами проекта, на вопросы помочь отвечал, что сама разберёшься, и в итоге очень расстроился, когда проект был успешно завершён без его участия. После этого успеха меня пригласили на должность Руководителя проекта. Цель была достигнута.

По опыту могу сказать, что организации-Исполнители делятся на две категории в отношении ожидания от Руководителя проекта (РП):

Первая категория: РП должен разрабатывать и отслеживать исполнение плана работ, проводить оценку проекта, определять роли на проекте, презентовать отчёт о ходе проекта, координировать работы внутри команды-Исполнителя и команды-Заказчика, организовывать мероприятия по сдаче системы и завершению проекта.

Вторая категория: делать всё, что указано в первой категории плюс выполнять работы по аналитике, настройке системы, проводить обучение и многое другое, чтобы сделать проект успешным: выполнить определённый на старте объём работ за определённый срок.

Мне удалось поработать и по первой категории и по второй. Могу сказать, что на проектах (если это не типовое решение, то есть дополнительно не нужно вести разработку, только поставил систему и руководство по ней, настроил по инструкции, обучил пользователей и всё) выполнить задачу по второй категории нереально, если вы только не будете всё время посвящать своей работе, вам нужно забыть про выходные и праздники, ежедневно перерабатывать, забыть про семью, близких, родственников, друзей, забыть про отдых, хобби, по существу стать биороботом. Кому из людей захочется так работать? По мне так никому.

Работая по первой категории, со временем осознаешь, что такое быть Руководителем проекта:

вести переговоры с Заказчиком,

аргументированно отстаивать свою позицию и прислушиваться к мнению других,

принимать решения и отвечать за последствия,

управлять ситуацией на проекте в части соблюдения изначальных требований, зафиксированных договорённостей,

составлять детальные планы работ и организовать отметки исполнения задач,

наставлять аналитиков как выявить потребность Заказчика,

приоритизировать задачи разработчикам,

организовывать презентации выполненных работ,

готовить справки, отчёты, презентации о ходе проекта,

выявлять узкие места и сглаживать конфликты, помочь участникам проекта понимать друг друга,

подсказать как не перерабатывать, чтобы сохранять стойкость ума и здоровье, чтобы было время на личную жизнь, при этом, чтобы не пострадал проект,

помогать молодым специалистам осваивать новую профессию,

ходатайствовать о премии и повышении оплаты труда отличившимся специалистам.

Одни из нас работают, чтобы жить, другие — живут, чтобы работать. Выбор за нами.

Могу сказать с уверенностью, как только сотрудники начинают перерабатывать, то у всех портится здоровье, то есть на физическом уровне организм сигнализирует – мне это не нравится. Показателем так называемого выгорания на работе являются нервные срывы. Особенно печально, если Руководитель проекта опускается до крика и оскорблений. Здесь совет Руководителям проекта один – прерваться на отпуск не менее месяца, чтобы прийти в себя и подумать о дальнейших шагах, или уходить с проекта, а может и из профессии, иначе — ничего кроме серьёзных проблем с нервной системой вы не получите, да ещё и окружающим испортите впечатление и о себе, и о проекте, с вами просто не захотят работать.

Ответим на вопрос «Зачем нужен Руководитель проекта?»: Руководитель проекта – это специалист, который мотивирует команду на работу, принимает ответственные решения, создаёт комфортную среду на проекте, сохраняет холодную голову и не поддаётся на провокации, не спускается до эмоционального отклика на проблему, которая неизбежно возникнет на проекте, даже, если вы всё спланировали верно, жизнь посылает нам испытания не случайно, приобретая опыт мы начинаем понимать кто мы и зачем мы живём. Чтобы нервная система была в порядке нужно ею заниматься, хороший выход ежедневные физические нагрузки, кто-то занимается бегом, кто-то йогой, кто-то единоборствами, кому-то достаточно прогуляться на улице один час в день и всё, человек восстановлен и находится в гармонии с собой и окружающим миром. Для поддержки командного духа важно проводить так называемые «тим-билдинги», неформальное общение помогает участникам проекта по-другому посмотреть друг на друга, увидеть в коллеге не только специалиста, но и человека, у которого помимо работы есть другие интересы, есть семья, дети. Хорошей традицией в коллективе является выпуск ежемесячной информационной газеты, в которой сотрудники рассказывают о себе, делятся событиями на проектах, в которых участвуют; собирать материал для такой газеты могут специалисты отдела кадров, которые больше всех в организации должны понимать и помогать каждому сотруднику чувствовать себя нужным и важным для всего коллектива в общем и для своей проектной команды в частности.

Окружающие нас люди на все события и все вызовы судьбы реагируют по-разному, не всегда наши мнения совпадают, объединяет команду проекта одно – цель выполнить проект качественно и в установленные сроки, чтобы потом разработанный нами продукт получал положительную обратную связь от пользователей, это важно, когда видишь результат своих усилий и понимаешь, что работал не зря, что принёс пользу.