Как исправить назначение платежа если все платежи уже прошли

Письмо об уточнении назначения платежа

Письмо об уточнении назначения платежа составляется плательщиком в произвольной форме (на фирменном бланке организации).

Письмо об уточнении назначения платежа необходимо написать плательщику в том случае, если была допущена ошибка в платежном поручении, либо была достигнута договоренность об изменении предмета оплаты с получателем платежа.

Данным письмом плательщик согласовывает с получателем изменение в назначении платежа. В правильном варианте получатель должен предоставить письменное согласие на изменение в платежном поручении, так как стороны находятся в договорных отношениях.

На практике письменное подтверждение от получателя платежа происходит крайне редко, стороны ограничиваются написанием только письма об уточнении назначения платежа от плательщика, иначе суд может посчитать такое изменение незаконным.

Для упрощения процесса обмена письмами со стороны, в случае продолжительных отношений друг с другом, могут заключить договор, в котором будет предусмотрено право плательщика изменять назначение платежа путем направления получателю уведомления без необходимости получать согласие.

ЗАКОН:

Получатель денежных средств не имеет права на свое усмотрение менять назначение платежа.

Банков также не имеет права на самовольное изменение назначения платежа.

Только плательщик (так как он собственник денежных средств) обладает правом изменения назначения платежного поручения (ст. 209 Гражданского Кодекса РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

ПРАВИЛЬНО:

После того, как изменение в назначении платежного поручения согласовано с получателем, плательщик должен уведомить свой банк об изменении в платежном поручении. К данному уведомлению прикладывает письменное согласие получателя, а также копию первоначального платежного поручения.

Письмо об уточнении назначения платежа

Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Когда и какие возникают ошибки

Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.

Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.

При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.

Можно ли оспорить новое назначение платежа

Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.

Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.

Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа

Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.

Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.

При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.

Как правильно написать письмо

Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:

• название предприятия-отправителя,
• его юридический адрес,
• данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
• ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
• суть допущенной неточности
• исправленный вариант.

Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.

Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.

При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.

Как оформить письмо

Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.

Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.

Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).

Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:

• один следует оставлять себе,
• второй передавать контрагенту,
• третий в банк плательщика,
• четвертый в банк получателя.

Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.

Как отправить письмо

Отправить такое письмо можно несколькими способами.

1. лично из рук в руки,
2. курьерской доставкой,
3. через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
4. через интернет.

В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.

Как и сколько хранить письмо

После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа: образец

Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами.

На курсе повышения квалификации «Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» мы даем самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора , определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.

Супер-акция до 13 августа: обучение с удостоврением ФИС ФРДО за 4990 руб. Успейте записаться со скидкой

Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа — образец такого документа поможет урегулировать возможные недоразумения в расчетах, если в платежное поручение закралась неточность. Почему опасно оставлять без внимания этот реквизит? Кто должен быть инициатором уточнения?

В нашем материале вы найдете ответы на эти вопросы, а также сможете ознакомиться с образцом текста уточняющего письма.

В чем можно ошибиться при заполнении назначения платежа

Состав информации, отражаемой в поле «Назначение платежа», показан на схеме:

Ошибка в любом из указанных пунктов может повлечь негативные последствия как для получателя денег, так и для плательщика (судебные разбирательства и материальные издержки).

Компания 1 перечислила компании 2 платеж в сумме 661 474 руб. 22 коп., обозначив назначение платежа как «Оплата счета за материалы», хотя между контрагентами не было заключено никаких договоров на поставку материалов или иного товара.

Компания 2 посчитала, что перечисленные деньги являются арендной платой, так как арендные взаимоотношения с компанией 1 в тот момент фактически существовали.

Компании 1 через суд удалось взыскать с компании 2 в качестве неосновательного обогащения указанную сумму плюс проценты за пользование чужими денежными средствами (решение АС Тульской области от 09.06.2016 по делу № А68-10135/2015).

Приведенный пример показывает, как из-за одной фразы в назначении платежа можно понести серьезные материальные потери.

Кому и что нужно предпринять, если в назначение платежа закралась ошибка, узнайте далее.

Кто вправе исправить неверное назначение платежа в платежном поручении

Получатель средств не вправе на свое усмотрение изменять назначение платежа, он может лишь уточнить его у плательщика. У банков также нет права на самовольное изменение назначения платежа.

В итоге правом изменения назначения платежа обладает только одна сторона — плательщик (собственник денежных средств). Такое изменение должно быть составлено в письменной форме и удостоверено лицами, подписавшими платежный документ (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Учитывая, что процедура корректировки назначения платежа законодательством не установлена, следует принять во внимание судебную практику по этому вопросу:

Получается, что в большинстве случаев без дополнительных бумаг в подобной ситуации не обойтись.

Уточняющее письмо об изменении назначения платежа

Специальных правил, как составить письмо о назначении платежа в платежном поручении, не существует. В связи с этим компания сама решает:

как его оформить — напечатать на компьютере или написать от руки;

как заверить — достаточно подписи руководителя или нужна печать;

каким способом доставить контрагенту — письмо об изменении назначения платежа можно передать с курьером, отправить почтой заказным письмом с уведомлением, переслать электронным способом и т. д.

Если уточнение назначения платежа в определенной компании или ИП происходит регулярно в силу организационных, логистических или технологических обстоятельств, можно единожды разработать шаблон такого документа и заполнять письмо с уточнением платежа по образцу.

При написании текста лучше использовать деловой стиль и придерживаться структуры официального документа. Напечатать текст можно на фирменном бланке или на обычной бумаге. В тексте кратко изложить суть вопроса. Заверяет письмо о назначении платежа руководитель или иное лицо, уполномоченное подписывать такие документы.

Как может выглядеть образец уточняющего письма о назначении платежа, смотрите ниже:

Ошибки в назначении платежа могут повлечь негативные последствия. Их следует своевременно исправлять. Право на внесение корректировок есть только у собственника денежных средств — плательщика. Он может внести исправления по своей инициативе или по просьбе контрагента. Правил по оформлению письма об уточнении назначения платежа не существует. Однако составить его лучше в деловом стиле и заверить подписью руководителя или другого ответственного лица.

Уточнение платежа: образец письма о назначении платежа

Иногда в платежках случаются ошибки. Если неверно указано назначение платежа, его стоит скорректировать: написать письмо контрагенту и в банк. Это поможет избежать разбирательств и денежных издержек. Рассказываем, кто и как должен составить письма, и приводим образцы.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Бухгалтерии

В этой статье:

• Какие ошибки бывают в назначении платежа и к чему приводят
• Кто может исправлять назначение платежа
• Как составить письмо о корректировке назначения платежа
• В какие сроки составить уточняющее письмо
• Письмо получателю платежа: как сообщить об ошибке
• Письма плательщику: как сообщить об ошибке или подтвердить новое назначение платежа
• Письмо в банк: как сообщить о новом назначении платежа

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Какие ошибки бывают в назначении платежа и к чему приводят

В поле платежного поручения «Назначение платежа» указывают наименование товаров (работ или услуг), реквизиты договоров и товарных документов, другие сведения, в том числе по НДС. Рекомендуется внимательно и аккуратно указывать такие сведения.

Ошибки в любом из этих пунктов могут создать проблемы для покупателя и поставщика. Банк может заподозрить сомнительные операции и запросить пояснения, а не получив их — заблокировать счет. Например, если назначение платежа не согласуется с ОКВЭДами плательщика или получателя. Аналогичные вопросы могут возникнуть у налоговой. Поставщик может неверно истрактовать цель оплаты и использовать деньги не как положено по договору, и это вызовет путаницу в расчетах. В пределе все может закончиться судом и связанными с ним издержками.

Кто может исправлять назначение платежа

Исправлять назначение может только плательщик — собственник денег. Получатель денег не должен использовать деньги в меру своего понимания, его обязанность — уточнить у контрагента формулировку, и лучше сделать это письменно. Банки тоже не могут по своей инициативе менять назначение платежа, но у них есть право запросить пояснения у плательщика.

Если плательщик сам заметил неверную формулировку, получил вопросы от поставщика или от банка, он должен в письменной форме сообщить об изменении назначения платежа. А сотрудники, которые подписали платежку с некорректной формулировкой, должны заверить такое письмо (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.

Как составить письмо о корректировке назначения платежа

Процедура уточнения формулировки в поле «Назначение платежа» не установлена законом, зато на эту тему накопилась судебная практика, на которую и полагаются компании при составлении писем.

На усмотрение компании остаются вопросы:

как написать письмо — от руки или на компьютере и распечатать — на фирменном бланке или обычном листе;

заверить письмо только подписями ответственных лиц или еще и печатью;

отправить курьером, в бумажном виде по почте — обычным или заказным письмом, в электронном виде по email или даже ЭДО.

Если компании уже не раз приходилось уточнять назначение платежа, она может утвердить шаблон и составлять письмо по образцу.

В письме рекомендуется использовать деловой стиль и структуру, принятую для официальных документов. В тексте излагают суть проблемы, указывают реквизиты платежного поручения с неверным назначением платежа, сообщают корректное назначение. Заверяет письмо руководитель и при необходимости — лицо, ответственное за подписание платежек.

В какие сроки составить уточняющее письмо

Сроки для уточняющих писем не регламентированы, но лучше не откладывать эту задачу. Тогда у вас на руках будет документ с корректным назначением платежа, вы сможете предъявить его, если у налоговой или банка появятся вопросы.

Судебная практика показывает, что разумнее согласовать с контрагентом корректное назначение платежа не позднее 1-2 месяцев со дня платежа. Такой срок суды считают разумным. А вот корректировку по назначению платежа, которую делают через год после отправки платежки, судья может отклонить (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 08.08.2017 № Ф03-2325/2017).

Письмо получателю платежа: как сообщить об ошибке

Если покупатель по ошибке указал в платежке неверное наименование товаров или не тот номер договора и первым это заметил, нужно отправить письмо поставщику. Сообщить о неточности, указать правильное назначение платежа и попросить подтверждения, что контрагент согласен с новым назначением.

Некоторые несерьезные и очевидные ошибки не нужно согласовывать с поставщиком — например, неверную ставку НДС.

Образец письма получателю платежа:

Адрес: 620078, Екатеринбург, Мира, 19а, оф. 2

ООО «Протектор» Андрееву Ю.С.

Адрес: 620103, Екатеринбург, Ляпустина, 13, оф. 4

Исх. № 42 от 20 июля 2023

О назначении платежа в платежном поручении

Наша организация перевела на расчетный счет №1000000000044778833 в АО «Альфа-Банк» вверенной вам организации 120 000 рублей платежным поручением №245 от 10 июля 2023. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» ошибочно указаны сведения:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №456 от 10.04.2022, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Просим считать корректным иное назначение платежа:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №654 от 10.02.2023, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Просим сообщить о согласии с новым назначением платежа до 5 августа 2023.

Генеральный директор Иванов И.А.
Главный бухгалтер Сомова Е.Е.

Письма плательщику: как сообщить об ошибке или подтвердить новое назначение платежа

Поставщик не может самостоятельно менять назначение платежа или распоряжаться деньгами на свое усмотрение. Он обязан засчитать платеж согласно назначению, прописанному покупателем (п. 1 ст. 319.1 ГК). Только если плательщик не указал отгрузку, за которую платит, или арендатор не отметил период, за который вносит оплату, — тогда поставщик может зачесть платеж в счет задолженности контрагента, если иное не прописано в договоре (п. 3 ст. 319.1 ГК).

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Если контрагент-плательщик прислал письмо об ошибке в платежке, все проверьте и подтвердите, что согласны с уточнением. Если у вас есть вопросы, предложите провести сверку взаиморасчетов или сообщите, какую формулировку в назначении платежа вы считаете корректной.

Образец согласия с исправлением назначения платежа:

Адрес: 620103, Екатеринбург, Ляпустина, 13, оф. 4

ООО «Генератор» Иванову И.А.

Адрес: 620078, Екатеринбург, Мира, 19а, оф. 2

Исх. № 36 от 26 июля 2023

О назначении платежа в платежном поручении

Сообщаю, что согласны в платежном поручении №245 от 10 июля 2023 в качестве назначения платежа принять формулировку:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №654 от 10.02.2023, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Генеральный директор Андреев Ю.С.

Если вы как получатель платежа первыми обнаружили ошибку в назначении, задайте покупателю вопрос и предложите свой вариант назначения платежа — тоже в виде письма. Плательщик может ответить или нет — в любом случае, сохраните копию своего письма, его можно будет представить банку, налоговой или суду.

Образец письма плательщику:

Адрес: 620103, Екатеринбург, Ляпустина, 13, оф. 4

ООО «Генератор» Иванову И.А.

Адрес: 620078, Екатеринбург, Мира, 19а, оф. 2

Исх. № 36 от 20 июля 2023

О назначении платежа в платежном поручении

Наша организация получила от вашей организации на расчетный счет №1000000000044778833 в АО «Альфа-Банк» 120 000 рублей платежным поручением №245 от 10 июля 2023.

Предполагаем, что в платежном поручении в поле «Назначение платежа» ошибочно указаны сведения:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №456 от 10.04.2022, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Предлагаем рассмотреть в качестве корректного назначения платежа:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №654 от 10.02.2023, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Просим сообщить о согласии с новым назначением платежа до 5 августа 2023.

Генеральный директор Андреев Ю.С.

Письмо в банк: как сообщить о новом назначении платежа

Закон не требует, чтобы плательщик уведомлял банк об изменении назначения платежа — новую формулировку нужно согласовать только с контрагентом-получателем (постановление Арбитражного суда Московского округа от 02.08.2018 № Ф05-4511/2017).

Но иногда суды настаивают на том, чтобы плательщики информировали банк об ошибке в платежке, поэтому иногда компании для безопасности отправляют в банк письмо о корректировке назначения платежа, покажите, что новое назначение согласовано с контрагентом — для этого приложите скан ответного письма от получателя денег.

Некоторые банки принимают такие письма и исправляют назначение в сведениях об операции. Но если банк не примет письмо, то у вас сохранится переписка с контрагентом, с помощью которой можно будет подтвердить исправление назначения платежа.

Образец письма в банк об изменении назначения платежа:

Адрес: 620078, Екатеринбург, Мира, 19а, оф. 2

Исх. № 44 от 30 июля 2023

О назначении платежа в платежном поручении

ООО «Генератор» перевело с расчетного счета №87564000000022345 на расчетный счет ООО «Протектор» №1000000000044778833 120 000 рублей платежным поручением №245 от 10 июля 2023. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» ошибочно указаны сведения:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №456 от 10.04.2022, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Просим считать корректным иное назначение платежа:

«Предоплата за резинотехнические изделия по договору №654 от 10.02.2023, в том числе НДС (20%) — 20 000 рублей».

Генеральный директор Иванов И.А.
Главный бухгалтер Сомова Е.Е.

Копия платежного поручения.

Копия письма об исправлении назначения платежа в ООО «Протектор».

Копия согласия от ООО «Протектор» об исправлении назначения платежа.

Итак, ошибки в назначении платежа не стоит оставлять без внимания. Это может привести к подозрениям со стороны банка и налоговой, путанице в расчетах, судебным разбирательствам. При обнаружении ошибок нужно в переписке согласовать между плательщиком и получателем корректную формулировку и хранить письма на случай, если у банка или налоговой появятся вопросы.

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.