Как оформить дистанционную работу сотрудника с 2021 года
Перейти к содержимому

Как оформить дистанционную работу сотрудника с 2021 года

  • автор:

3 новых порядка, которые нужно разработать для дистанционной работы в 2021 году

Новый закон о дистанционном труде, которым внесены изменения в Трудовой кодекс, впервые в нашей истории вводит понятия временной и смешанной удаленки с 1 января 2021 года (Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях», далее – Закон № 407-ФЗ). А еще ее в одностороннем порядке могут ввести работодатели при чрезвычайных обстоятельствах в стране.

Существенно обновляется гл. 49.1 ТК РФ. В частности, изменяются ст. 312.2-312.5, а к ним еще добавляются новые ст. 312.6-312.9.

На первый взгляд кажется, что это не новшество. Семь лет с принятия Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» постоянные дистанционные сотрудники вполне себе взаимодействовали со своими начальниками. Однако есть два больших «но». Во-первых, нельзя забывать судебную практику, которая часто складывалась не в пользу работодателей.

М-337/2019 М-337/2019 от 26 июня 2019 г. по делу № 2-1551/2019, апелляционное определение Курганского областного суда от 11 июня 2015 г. по делу № 33-1534/2015) в том, что работодатель не закреплял в документах дополнительные правила общения с сотрудниками, а затем выносил взыскание или увольнял. Сотрудник обращался в суд на незаконное увольнение, так как то, что его наказали, нигде не описывалось и его с этими правилами не знакомили. В таких ситуациях суд обычно встает на сторону работника.

Во-вторых, если вовремя не скорректировать документальный фонд, новые форматы удаленки могут и усложнить практику. Поводов для этого у сотрудников стало больше. Например, дополнительных оснований для увольнения удаленных сотрудников осталось всего 2.

Порядок взаимодействия

Самое главное, что требует новый Закон № 407-ФЗ – установить порядок взаимодействия работодателя и сотрудника. Этому в новой версии гл. 49.1 ТК РФ посвящена обновленная ст. 312.3. И оформить такой порядок – самая большая и важная часть задачи при внедрении дистанционного труда. И касается она каждой компании: даже если «полевых» работников у вас нет, к временной дистанционной работе вы должны быть готовы.

Почему это важно? Скажем, вы попросили работника, например, в период пандемии, приехать на совещание, а он отказался. Если правил на этот счет в компании нет, то применять взыскания в таком случае я рекомендую. В первую очередь, потому что такой обязанности в договоре (соглашении) с работником указано не было, то и выполнять он ее не обязан. Следовательно, санкции к нему можно считать незаконными, и он легко может оспорить это в суде.

Именно для таких случаев важно установить, когда можно вызывать на работу, во сколько необходимо предоставлять отчет и т.п. И для этого вам потребуется отдельный локальный акт. Он-то и зафиксирует, что вы можете требовать от работников, и что они обязаны делать.

При этом срок принятия данного документа в законодательстве не установлен, поэтому в буквальном прочтении ст. 312.3 ТК РФ в новой редакции, можно сделать заключение, что с 1 января все должно быть организовано уже по новым правилам. Возможно, введут какой-то переходный период, но пока это не сделано.

Порядок обмена информацией

Второе правило, которое надо установить, – обмен информацией. И у этой «монеты – две стороны». На одной из них – новая зона риска из-за средств работы. Раньше таким средством считался только Интернет, теперь добавляются еще «сети связи общего пользования». На основании ст. 13 и ст. 57 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи», а также, например, такой сетью считается, в том числе телефон. Представьте, сотрудник говорит, что у него нет Интернета, но он может рассказать о работе за день по телефону, и это не нарушает закон.

С другой стороны, это новая возможность для работодателей. Ранее закон разрешал для «полевых» сотрудников использовать лишь усиленную электронную подпись. Теперь для текущих процессов можно применять и простую ЭЦП – ознакомление с приказами, ЛНА, получение заявлений и т.д. А это 90% всех трудозатрат HR. Внедрить же простую электронную подпись – дело и недорогое, и быстрое. Иначе говоря, изменение документального фонда на основании нового Закона № 407-ФЗ вместе с введением ЭЦП – даст и максимум пользы, и решит большинство проблем.

Порядок возмещения расходов

Компенсации всегда считались одним из самых сложных вопросов. Касается это и удаленной работы. В частности, на основании новой ст. 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает сотрудника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации. Но он может использовать и свою технику, а компания выплачивает ему компенсацию. В принципе это стандартное условие, применяемое в законодательстве. Проблема в том, что нигде не описаны «рамки возмещения».

Приведу в пример два вопроса наших клиентов. В первом случае сотрудник попросил компенсировать ему расходы на электричество, так как плата за эту коммунальную услугу выросла из-за того, что работает дома. Отвечать ли на такую «просьбу» – работодатель определяет сам, так как закон это не фиксирует. Компания может пойти навстречу или запросить для сравнения расходы электричество за определенный период, или отказаться – если не готова делать. В любом случае, решение надо зафиксировать документально. Во второй ситуации работник потребовал, чтобы ему купили мебель, компьютер и принтер, чтобы он мог трудиться удаленно. В этом случае решение также остается за компанией, если она готова максимально обеспечить всех – почему бы и нет? Но надо прописать рамки такого обеспечения и учесть на будущее, чтобы сотрудники не начали этим манипулировать и требовать все больше и больше. Кто-то из работодателей готов идти навстречу таким просьбам, но у всех разные возможности. Именно поэтому очень важно прописать, чем вы обеспечиваете, сколько и как компенсируете и т.д. И закон уточняет, что это правило необходимо указать в коллективном договоре и локальном акте о взаимодействии с удаленными сотрудниками.

Время взаимодействия

Еще один немаловажный аспект – это время взаимодействия руководителя и сотрудника. Оно стало новеллой законодательства, которую совсем не ждали. Теперь это время считается рабочим, согласно ст. 312.4 ТК РФ нормы. Более того, в законе есть и еще одно «подозрительное» уточнение. Если вы не зафиксируете рабочее время сотрудника, он может сделать это по своему усмотрению.

Например, руководитель звонит работнику в 17:10, а тот отвечает, что работал до пяти. Продолжить разговор он готов, но это должно оплачиваться, как сверхурочная работа в соответствии со ст. 97 ТК РФ. А исходя из этого можно задать себе другой вопрос: в какое время мы звоните работнику и будете ли это делать, например, в 21:00? Чтобы ответ был в правовой плоскости, но при этом четко регулировал рабочее время и отдых, и нужно описать это в документах.

Местность выполнения работы

Когда работник в офисе, вы спокойны, а если он на удаленке, «беспокоиться» не разрешает ТК РФ. Требовать от него сидеть по адресу прописки мы не можем, значит – дома он, на море или в другом государстве – неважно. Однако с принятием нового закона именно это стало важным. Особенно, если мы говорим о временном дистанционном труде. Конечно, учитывать ли это – ваше право, никто не запрещает давать максимум свободы. Но для управления сотрудником желательно понимать определенные границы. Так, у одного из наших клиентов два сотрудника на временной удаленке уехали в Европу. Их попросили приехать в офис, но они отказались: во-первых, в договоре не было такого требования, а во-вторых, эта страна временно закрыла свои границы. Компания сначала хотела их уволить за прогул, но мы рекомендовали этого не делать – так как у дистанционного сотрудника нет прогула, во-первых, а во-вторых, что именно сотрудники нарушили, если такой обязанности в дополнительном соглашении к договору, который был заключен в начале пандемии, не было? В итоге компания отказалась от санкционных действий, но мы предложили уточнить дополнительные соглашения с удаленными сотрудниками, в которых прописать обязанность приезжать в офис по вызову, а также за сколько необходимо предупреждать об этом и иметь возможность приехать в течение 2 дней.

Наконец, местность важна еще по одной причине. Раньше дополнительные основания для увольнения можно было прописать в трудовом договоре, и иногда указывалось до 30 таких оснований, например, за повторную грубость в течение недели на встрече с клиентами, за несогласованное отклонение от маршрута следования более чем на 100 км, в связи с отсутствием у компании объемов работы в данном в регионе в ближайшие 6 месяцев и т. п. Новый закон оставил лишь 2 причины: невыход на связь в течение 2 дней без уважительной причины и переезд в другое место, если из-за этого нельзя выполнять обязанности. Именно этот нюанс важно учесть, оформляя документы о дистанционной работе.

Увы, многие до сих пор уверены, что по умолчанию имеют право контролировать сотрудников на удаленке. Но это можно делать лишь в рабочее время и на рабочей территории. Люди вне офиса изначально находятся в других условиях. А в итоге работодатели теряют управление и не могут даже вынести замечание за невыполнение обязанностей. Именно для этого и нужен порядок взаимодействия с сотрудниками. Он не только закроет риски в спорных ситуациях, но и позволит выстроить эффективное общение с удаленными сотрудниками, в том числе с меньшими трудозатратами.

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

  • постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
  • чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • наводнения;
  • землетрясения;
  • эпидемии или эпизоотии;
  • любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

  • обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
  • список работников, временно переводимых на удаленную работу;
  • срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
  • порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
  • порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
  • иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

  • трудового договора (доп. соглашения к нему);
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении). Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде. Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

  • режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
  • продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
  • порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
  • «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46;
  • «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46.

Актуальный список см. на Портале 1С:ИТС.

Обратите внимание, для работы сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке 1С.

Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С.

Подключение к сервису настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата (см. рисунок).

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

Если программа еще не была подключена к интернет-поддержке, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

О сервисе «1С:Кабинет сотрудника» эксперты 1С также рассказывали в 1С:Лектории 02.09.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника

Анастасия Алтынцева

Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.

Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:

  • На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
  • На временной основе — действует до 6 месяцев.
  • Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.

Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.

На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:

  • Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
  • Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.

Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.

Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности

О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.

Указание на дистанционное рабочее место сотрудника

В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:

  • Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
  • Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.

Учёт рабочего времени и отчётность

Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:

  • Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
  • Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
  • Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.
Средства труда

Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:

  • Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
  • Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
  • Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.

Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.

Безопасность

Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании. Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации. В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.

Охрана труда

В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.

Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:

  • Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
  • Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
  • Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.
График работы

График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.

При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.

Командировки

В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.

Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.

Основания для увольнения

Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:

  • Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
  • Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.

Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.

Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей. В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса. Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.

Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.

По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.

Гибридный формат работы

Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.

Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:

  • С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.

Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.

Как заключить договор с удалённым сотрудником: электронный документооборот

Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.

У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.

Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
  • Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.

Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:

  • паспорт;
  • трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
  • СНИЛС;
  • военный билет и другие документы/справки по требованию.

Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.

По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.

Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом

Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя. Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера. Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter
Новости и статьи
Сервисы для соискателей
Молодым специалистам
  • Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1480662 вакансии , 65403769 резюме , 2072641 компания и за неделю 4270766 приглашений

Новые правила оформления удаленной работы

Принципы удаленной работы с января 2021 изменились. В начале года вступают в силу поправки в трудовом кодексе, посвященные дистанционке.

Мы подробно рассмотрели изменения закона в этой статье .

Теперь давайте узнаем —- как правильно оформлять дистанционных работников по новому регламенту.

Эффективно управляйте дистанционным трудом после нашего курса , обновленного в соответствии с поправками в ТК 2020.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *