Командировка сотрудника какие документы оформить

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример по налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

• затраты на проезд;
• цену проживания;
• расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

• возместить расходы из чистой прибыли;
• удержать НДФЛ с выплат работнику;
• начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Какие документы вы должны оформить, чтобы направить работника в командировку

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить.

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе.

Налоговая считает, что оплата проезда в этой ситуации не является расходами на командировку (письмо Минфина от 23.09.2020 № 03-15-06/83264). Это доход работника, не связанный с производством, на него нужно начислить НДФЛ и взносы.

Расходы на проезд получится признать как командировочные, если в приказе указать ту же дату, что в билете. В примере это 2 апреля.

Шаблон приказа о командировке

Служебное задание. Этот документ не обязательно оформлять с 2015 года, но с ним удобно:

• сформулировать служебное задание;
• предусмотреть условия и подробности его выполнения;
• распределить обязанности и ответственность работников;
• контролировать ход выполнения работы.

Если отказались от служебных заданий, подробно описывайте цель командировки в приказе.

Шаблон служебного задания

Командировочное удостоверение. Этот документ сейчас необязательный. Даты командировки отслеживают по билетам, а дни, когда сотрудник работал в месте командировки, — по данным компании, в которую он командирован.

Что стоит предусмотреть в Положении о командировках

Чем подробнее составлено Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.

Положение о командировках — основной документ компании, где вы работодатель перечисляет все виды расходов в командировках, которые будет возмещать компания.

Работники из этого документа видят, какие расходы они могут понести и какие оправдательные документы должны сдать в бухгалтерию после командировки.

Чем подробнее составили Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.

Так, стоит регламентировать:

• дополнительные услуги, которыми пользуются работники;
• поездки на такси, каршеринге, общественном транспорте и личном автомобиле;
• ранний прилет и поздний вылет в командировку, в том числе вселение в гостиницы за пределами расчетных часов;
• расходы в однодневных командировках.

Все траты, которые назовете в документе, сможете учесть в расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Если какие-то расходы не регламентируете, то налоговая учтет остальные расходы, а на спорные доначислит налог и взносы.

Разберем подробнее расходы, которые работодатели не регламентируют, а потом спорят с налоговой. Сможете дополнить Положение о командировках вашей компании нужными пунктами.

Дополнительные услуги, которыми могут пользоваться работники. Работникам могут понадобиться дополнительные услуги: упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту, интернет в гостинице. Чтобы учесть цену таких услуг при расчете налога на прибыль, не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы, перечислите расходы в Положении и экономически их объясните.

Например, налоговики разрешают доплачивать авиакомпаниям за конкретное место в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629). Компания включила эти расходы в Положение о командировках, так как на удобном месте сотрудник может начать работать уже в пути. Упаковку багажа в аэропорту объяснили тем, что таким образом исключают кражу документов из чемоданов. VIP-зал в аэропорту за счет компании разрешили посещать руководителям, которые между командировками не успевают заехать домой.

Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на суммы услуг VIP-зала в аэропорту.

Фонд социального страхования начислил компании недоимку по страховым взносам, пени и штрафы на 13 345 руб. Фонд начислил их на оплату VIP-зала аэропорта командированному работнику. Аргументы были такие: услуги VIP-зала не входят в Перечень аэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве. Эти расходы не обязательны, а значит на них нужно начислять страховые взносы.

Суд отменил решение Фонда, признал, что компания действовала законно, когда не начислила взносы на эти расходы. Услуги VIP-зала в аэропорту относятся к командировочным расходам, так как их внесли в Положение о командировках (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.08.2020 № А32-573/2020).

Не предусматривайте в Положении компенсацию услуг, которые нужны лично сотруднику, например мини-бар в номере. Учесть такие неоправданные расходы в налоговом учете не получится, придется удержать с них НДФЛ и начислить взносы.

Командированные работники могут пользоваться дополнительными услугами гостиницы: химчисткой, стиркой и глажкой вещей, доставкой багажа и т. п. Компенсацию этих расходов можете предусмотреть в Положении о командировках.

Например: “Командированному работнику оплачиваются расходы на химчистку, стирку и глажку вещей в гостинице, услуги носильщика. Возмещение производится в размере фактических расходов на основании документов, подтверждающих оплату таких услуг. Работник может подтвердить расходы на дополнительные услуги гостиницы квитанцией или чеком на оплату”.

Отличие этих расходов от рассмотренных выше услуг на транспорте и в аэропортах в том, что химчистка, стирка, глажка — это доход работника в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). А значит, даже если предусмотрели их в Положении о командировках, все равно должны компенсировать их из чистой прибыли, облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Поездки на такси. Перечислите ситуации, в которых работники могут пользоваться такси. Избегайте общих формулировок. Сотрудники должны знать, когда поездка будет за их счет. Чтобы подтвердить расходы, сотрудники должны брать документы у перевозчика (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).

Например, пропишите в Положении, что сотрудники обязаны брать чеки или расписку, если у таксиста нет кассы. Электронные выписки пригодятся для оправдания расходов, если сотрудник пользовался убером.

Поездки на каршеринге. Если во время командировки сотрудник берет в аренду автомобиль, можете возместить ему затраты и затем списать эти расходы как командировочные. Налоговики расценивают затраты на каршеринг как затраты на такси (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901). Главное, чтобы в вашем Положении были правила возмещения таких расходов.

Укажите, что когда работник арендует машину и оплачивает поездки своей картой, компания возместит эти расходы только после того, как сотрудник подтвердит их документами и докажет, что цель поездки была служебной. Например, он арендовал машину, чтобы добраться из аэропорта или вокзала до места командировки и обратно, использовал для деловых поездок по городу.

В Положении перечислите, какие документы должен сдать работник после командировки. Так, он может составить докладную записку и приложить к ней распечатку скриншота из мобильного приложения с отчетом о поездке.

Сумму, которую работник потратил на аренду автомобиля, он может указать в авансовом отчете и приложить к нему подтверждающие документы: договор об аренде автомобиля, кассовые чеки на оплату и выписку со своего счета.

Электронные чеки из мобильных приложений налоговая принимает, если в них есть обязательные реквизиты. Это в частности:

• наименование документа;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• ИНН налогоплательщика;
• наименование услуг и их цена;
• сумма и форма расчета;
• порядковый номер фискального документа;
• QR-код.

Поездки на общественном транспорте. В командировках работники часто оплачивают проезд и провоз багажа в общественном транспорте. По общему правилу эти затраты не относятся к расходам на проезд к месту командировки, которые разрешают компенсировать ст. 168 ТК и Положение, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Сможете компенсировать расходы на проезд в месте командировки, если определите условия и порядок их возмещения в Положении о командировках (письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37447-6-1).

Например, укажите в Положении, что оплачиваете командированному работнику расходы:

• на проезд транспортом общего пользования от места проживания до места выполнения служебного поручения;
• провоз багажа в транспорте общего пользования в месте командировки;
• такси и каршеринг, если необходимость поездки связана с выполнением служебного поручения.

Когда такие расходы назовете в числе командировочных в Положении о командировках, сможете не облагать стоимость проезда НДФЛ (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180) и страховыми взносами (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК).

Возможность остаться в месте командировки или приехать раньше. Если хотите разрешать сотрудникам отдохнуть в месте командировки до или после того, как они выполнят служебное задание, учтите особенности списания таких расходов.

Если сотрудник остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, он получит экономическую выгоду. Со стоимости билета нужно удержать НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 22.02.2019 № 03-04-06/11746). Пропишите все особенности таких расчетов в Положении о командировках.

Например, вы компенсируете расходы на дорогу сотруднику, который остался в месте командировки на несколько дней после работы.

В этой ситуации вы не включаете стоимость билетов в расходы по налогу на прибыль, начисляете на эту сумму взносы и удерживаете НДФЛ.

Учтите, что можете не удерживать НДФЛ только в том случае, когда даты командировки и билетов совпадают (письмо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418). Также у сотрудника не возникает доходов, если он выезжает в командировку из места отпуска (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974).

Компенсации в однодневной командировке. Когда сотрудник едет в командировку одним днем, суточные ему не положены. Но если вы установите, что компенсируете сотруднику подтвержденные расходы, то сможете их признать при исчислении налога на прибыль (ст. 168 ТК). В локальном акте установите лимит расходов при однодневной командировке. Он может совпадать с суточными, которые платите работникам в командировках больше одного дня.

Например, по Положению компании сотрудники получают суточные 1200 руб. Сотрудники, которые в однодневной командировке тратят деньги на питание и представительские расходы, получают такую же компенсацию.

Обратите внимание: в Положении о командировках не пишите, что работники получают суточные при однодневной командировке. Безопаснее указать, что компания компенсирует издержки, связанные с однодневной командировкой.

Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на компенсацию однодневной командировки.

Организация назначила компенсацию тем, кого направляет в однодневную командировку. Налоговики решили, что эту компенсацию нельзя относить к суточным или к документально подтвержденным расходам, а значит, надо платить ее из прибыли и начислять взносы.

Компания в суде заявила, что компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от взносов (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). В такие обязанности входит и однодневная командировка, в которой возможны дополнительные расходы сотрудника, например на питание. Поэтому компания ввела в Положение о командировках компенсацию в размере 700 руб. Сотрудники, которые ездят в командировки больше, чем на день, получают суточные в этом же размере. Значит, компенсация не завышена и оснований для взносов нет.

Суд поддержал в этом споре работодателя (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 07.08.2020 № Ф06-64076/2020).

Какие документы должен оформить работник, когда вернется из командировки

Работник оформляет документы, чтобы подтвердить и оправдать командировочные расходы. Обязательный документ один — авансовый отчет. Но без билетов, талонов, чеков и посадочных работник, а значит и компания, не сможет подтвердить расходы в командировке. Желательно не только запросить такие документы, но и попросить сотрудника, чтобы он написал подробные объяснения — это могут быть заявления или докладные записки, а к ним приложил чеки, билеты и т. д. Расскажем, какие документы стоит запросить у сотрудников после командировки.

Авансовый отчет. Авансовый отчет с приложениями подтверждает командировочные расходы. Это обязательный документ. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.

Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749).

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № АО-1 или форме, которую утвердили в компании. Часть отчета заполняет командированный сотрудник, часть — бухгалтер. На лицевой стороне отчета указывают:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• фамилию, инициалы и должность сотрудника;
• назначение аванса — командировочные расходы.

Сотрудник на обратной стороне отчета должен указать перечень документов о расходах, даты их выдачи, номера, вид и истраченную сумму.

Сотрудник был в командировке в Екатеринбурге. После поездки он представил авансовый отчет 19 мая. К нему приложил маршрут/квитанцию электронного пассажирского авиабилета № 262 24017991410 от 18 мая на сумму 16 500 руб. (в том числе НДС — 1500 руб.). Билет приобрели и оплатили в кассе транспортного агента. Продавец билета — АО «Уральские авиалинии».

Оборотную сторону авансового отчета по форме АО-1 заполнили так:

• графы 2, 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы (дата, номер)» — 262 24017991410 от 18.05.2021, 9857 от 18.05.2021;
• графа 4 «Наименование документа (расхода)» — маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета, кассовый чек;
• графы 5, 7 «Сумма расхода по отчету» — 16 500 руб. (в том числе НДС — 1500 руб.).

Отчет о командировке. Этот документ необязательный. Если вы не требуете отчеты, расходы по командировке можно признать на основании:

• приказа о командировке, в котором указали цели и сроки служебной поездки;
• авансового отчета, к которому приложили оправдательные документы.

Налоговая запросила отчеты о командировках. В компании такие отчеты не составляют, но оставить требование без ответа нельзя. В течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК) компания представила в инспекцию пояснения, почему отчетов нет и на основании каких документов списывают расходы.

Заявление о возмещении командировочных расходов. Заявление сотрудник пишет, если тратил в командировке свои деньги в служебных целях. В отличие от авансового отчета, сроков, когда работник должен написать заявление, нет. Но работнику выгодно сделать это как можно быстрее.

Работник в командировке оплачивал расходы собственными деньгами. По возвращении он представил в бухгалтерию вместо авансового отчета чеки. Бухгалтер побоялся признать командировочные расходы по обезличенным чекам и возместить работнику его траты. Работника попросили написать заявление с подробным объяснением трат по каждому чеку.

В этом примере бухгалтер поступил правильно. Иначе пришлось бы доказывать налоговикам связь расходов с командировкой, а также объяснять, почему с выплаты работнику не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.

Заявление о подтверждении расходов на проезд. Проезд до места командировки и обратно оплачивает компания. Также расходы работодателя — плата за проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций в разных населенных пунктах (пп. 11, 12 и 22 Положения № 749).

Вариантов оплаты два: либо компания покупает билеты заранее, либо выдает сотруднику аванс с учетом стоимости билетов. Если денег сотруднику не хватило и он заплатил из своего кармана, надо компенсировать перерасход.

К расходам на проезд относятся:

• стоимость проездного билета на самолет, поезд и т. д.;
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
• расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• стоимость проезда транспортом общего пользования до места отправления в командировку или от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает. Например, до вокзала, аэропорта или пристани.

Вы не обязаны возмещать стоимость страховки в билетах. Можете это сделать, если предусмотрели компенсацию в Положении о командировках.

Как работник подтвердит расходы зависит от того, какой купили билет — бумажный или электронный.

Бумажный билет. К авансовому отчету сотрудник приложит билет и кассовый чек. Альтернативный вариант — бумажный билет с распечатанным на нем QR-кодом или реквизитами чека.

Если сотрудник потерял бумажный билет, его можно заменить: дубликатом, копией экземпляра билета, которая осталась у перевозчика, справкой из транспортной компании. Обратиться за заменой должен сам сотрудник или его представитель по доверенности.

Если сотрудник потерял посадочный талон или на нем нет отметки о досмотре, для подтверждения проезда сотрудник должен получить справку перевозчика. Справка не бесплатная. Стоимость такой услуги каждый перевозчик устанавливает сам. В справке должны быть указаны Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.

Электронный билет. Сотрудник должен приложить к авансовому отчету распечатку электронного билета, а также подтверждает оплату билета и посадку.

Расходы на приобретение билета подтвердит:

• для самолета — маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон;
• поезда — контрольный купон электронного билета;
• всех видов пассажирского транспорта — квитанция электронного многоцелевого документа.

Оплату билета подтверждает:

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держатель которой командированный сотрудник;
• подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета.

Факт служебной поездки подтвердит посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета. В документах должны быть указаны реквизиты, которые подтверждают, что сотрудник ездил в командировку.

Например, в посадочном талоне на самолет должны быть указаны:

• фамилия и инициалы;
• маршрут;
• дата вылета;
• номер рейса;
• время, когда закончилась посадка на рейс;
• номер выхода на посадку;
• номер посадочного места в самолете;
• штамп о досмотре.

Особая ситуация с электронными посадочными. Налоговики считают, что расходы на перелет подтверждает только бумажный посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года пассажирам не обязательно иметь бумажный посадочный талон, чтобы попасть в самолет. Достаточно пройти онлайн-регистрацию на рейс и получить электронное подтверждение.

Налоговики заявили, что для подтверждения расходов на авиаперелет простой распечатки электронного посадочного талона недостаточно (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409). Получается, что если сотрудник оформил электронный документ, то подтверждения посадки у него нет.

Заявление о возмещении расхода на проезд без документов. Если у работника нет проездных документов, компания может либо не возмещать расходы на проезд, либо возместить их в определенной сумме. Порядок оплаты пропишите в Положении о командировках.

На заявлении руководитель укажет сумму компенсации или сделает отметку об отказе в возмещении расходов. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

Заявление о подтверждении расходов на проживание. Гостиница должна выдать сотруднику кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Подтверждающим документом будет кассовый чек. Дополнительно к чеку гостиница может выдать счет или квитанцию. Гостиница также может включить часть реквизитов в кассовый чек. Например, даты заезда и выезда. На кассовых чеках должны быть все обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Сотрудник может снять у частного лица жилое помещение. Кассового чека не будет. С собственником помещения нужно оформить договор, а подтвердить расходы актом или иным документом.

Заявление об оплате парковки. Его сотрудник пишет, если ездил в командировку на автомобиле и оставил его на платной парковке.

Стоимость парковки сможете учесть в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два условия:

1. Положение о командировках предусматривает оплату стоянки в аэропорту в составе командировочных расходов.
2. Работник приложил чек к заявлению на возмещение расходов, обосновал необходимость поездки на личном автомобиле и его хранения.

Но удержать НДФЛ с расходов на оплату стоянки личного автомобиля и начислить взносы придется (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428). Такой выплаты нет в списке необлагаемых (п. 3 ст. 217 НК).

Есть еще одно письмо Минфина — от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328. Налоговики уточняют, что в одном случае НДФЛ можно не удерживать. Это законно, если компания заключила с работником соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Работник самовольно поехал на личном автомобиле в аэропорт, хотя компания в этом случае оплачивает такси. Автомобиль стоял на платной парковке в Шереметьево пять суток, работник заплатил 4000 руб. На работе он написал заявление на возмещение расходов, приложил чек и объяснил, почему ему важно было поехать на своем автомобиле. Компания учла расходы, но удержала 13%. Работник после вычета НДФЛ получил 3480 руб.

Другой работник использовал личный автомобиль в служебных целях постоянно. Компания заключила с ним письменное соглашение и каждый месяц возмещает расходы на бензин и другие траты. Затраты этого работника на парковку в аэропорту возместят полностью. В нашем примере — 4000 руб.

Докладная записка о поездке в командировку на автомобиле. Если работник ездил в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок командировки он должен указать в докладной записке (п. 6 Положения № 749).

Работник составит документ, когда вернется из поездки, а вы на основании докладной начислите суточные.

Попросите сотрудника указать в докладной записке:

• данные об автомобиле;
• места назначения;
• даты командировки.

Пробег автомобиля и расходы на бензин в докладной фиксировать необязательно. Но лучше эти данные внести — так будет проще сверить их с путевыми листами и чеками АЗС. Эти документы работник должен приложить к авансовому отчету о командировке. Если в документах будут противоречия, налоговики не учтет расходы.

Докладная записка о возвращении из командировки позже запланированной даты. Такую записку работник составит, если вернется из командировки позже чем должен был, например из-за задержки рейса. Так он обоснует увеличение срока поездки по сравнению с тем, что указали в приказе о командировке.

В докладной записке сотрудник должен указать по каким причинам и на сколько он задержался в поездке, и приложить подтверждающие документы. Например, посадочный талон, на котором поставили штамп о задержке рейса.

Работник составит документ, когда вернется из поездки. Вы на основании докладной начислите работнику дополнительные суточные.

Когда вы должны выплатить работнику суточные и возместить другие траты в командировке

Сроки и правила оплаты командировочных расходов пропишите в Положении о командировке. Так к вам не будет вопросов у работников и проверяющих. Аванс, по определению, компания выдает сотруднику раньше командировки. А вот суточные и средний заработок сотрудники не могут требовать накануне служебной поездки. Объясняем почему.

Аванс. Командированному сотруднику компания обязана выдать аванс. При расчете суммы аванса предусматривают продолжительность командировки, место назначения, возможность дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, которые связаны с проживанием. Если билеты и жилье компания уже оплатила, в составе аванса выдавайте суточные — исходя из планируемого срока поездки (ст. 168 ТК).

Аванс можно выдать наличными, перечислить на корпоративную карту либо личную карту сотрудника.

Зарплата и суточные. Средний заработок за дни командировки и суточные выплачивайте вместе с зарплатой. Оплачивать командировку заранее вы не обязаны (письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).

Командировочные выплаты вы определяете за три шага.

1. Считаете зарплату за расчетный период минус дни командировки.
2. Рассчитываете средний заработок за время поездки.
3. Складываете два этих показателя.

Если сотрудник ездил в командировку в первой половине месяца, а аванс вы платите в процентах от оклада, выплатите работнику полный аванс, а средний заработок за командировку прибавьте к зарплате за месяц.

Итак, чтобы направить работника в командировку, оплатить командировочные расходы не из прибыли и после не разбираться с налоговой, потребуется:

1. Проверить Положение о командировках компании и, если требуется, дополнить его условиями о возмещении расходов, которые сотрудник понесет в командировке.
2. Издать обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку — и ознакомить с ним под подпись работника и других заинтересованных лиц.
3. Выдать работнику служебное задание и командировочное удостоверение, если вы не отменили эти документы в компании. После поездки работник дооформит эти документы и сдаст их кадровику или бухгалтеру.
4. Купить работнику билеты и оплатить его проживание в месте командировки, если это заранее делает компания. Если сотрудник будет покупать билеты и платить за проживание сам, — выдать работнику аванс для оплаты командировочных расходов.
5. Потребовать у работника сдать авансовый отчет в течение трех рабочих дней после того, как он вернулся из служебной поездки. К отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы в командировке.
6. Если требуется, в дополнение к авансовому отчету попросить работника заполнить отчет о командировке, написать докладные записки или заявления. К этим документам работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы в командировке.
7. Сопоставить суммы, которые работник потратил в командировке, с выданным авансом. Если аванс не покрыл расходы, — доплатить работнику.
8. Выплатить работнику суточные за каждые сутки нахождения в командировке. Это можно сделать не заранее, а в ближайший день, когда компания выплачивает зарплату.

Как подтвердить расходы на проезд и проживание в командировке

Расходы на проезд

На поезде	Бумажный билет/распечатка электронного билета, онлайн-чек, квитанция об оплате постельного белья, если не включили услугу при оформлении билета
Самолете	Авиабилет/электронный билет со стоимостью перелета, посадочный талон со штампом о досмотре/справка из авиакомпании, багажная квитанция/онлайн-чек
Каршеринге	Договор/скриншот из личного кабинета, онлайн-чек, справка с маршрутом
Личном автомобиле	Чеки АЗС, путевые листы
Такси	Онлайн-чек, квитанция из личного кабинета мобильного приложения — с картой поездки, расписка водителя такси, у которого нет кассы

Расходы на проживание

В гостинице	Квитанция о бронировании и об оплате проживания
Квартире, которую снял через агентство	Договор аренды, чек или квитанция об оплате
Квартире, которую снял у частного лица	Договор аренды, расписка об оплате

Похожие статьи

Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Почему компаниям не обойтись без нормативного положения о командировках

Командировки для внештатных сотрудников

Особенности и порядок оформления рабочих поездок для внештатных сотрудников.

Сотрудника — в командировку

Хочу отправить маркетолога в соседний город на день, чтобы он сделал фотографии магазина конкурента. Нужно ли оформлять командировку?

Отвечаем: да, придется оформить командировку

О командировках — 166-я статья Трудового кодекса

Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.

Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:

• поездка на определенное время. Сотрудника можно отправить в командировку на месяц, но нельзя с условием «пока не выполнишь задание»;
• на удаленное расстояние от постоянного места работы. В законе нет расстояния в километрах, но это должно быть достаточно далеко от постоянного места работы. Постоянное место — то, что написано в договоре. Допустим, Мария — оператор колцентра, отвечает на звонки из дома в Волгограде. Если руководитель попросит ее приехать в Москву на общую встречу, поездка — командировка. Если встреча в кафе Волгограда, то нет;
• работа сотрудника не связана с постоянными разъездами. Вот проводник, суть его работы в поездке, поэтому они не считаются командировками. А вот если аналитик по качеству поездок поедет в качестве проводника, для него поездка станет командировкой;
• сотрудник работает в штате. Если Мария из колцентра работает по договору оказания услуг, у нее не может быть командировок.

В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

• какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
• кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
• как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:

• цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
• отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
• можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

На что обращает внимание налоговая

Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Чем рискует работодатель без документов на командировку

Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.

Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.

Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.

Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.

За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:

• для индивидуального предпринимателя — от 5000 до 30 000 рублей;
• компании — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:

чтобы поездка носила производственный характер;

сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;

сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;

длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).

Общие правила направления сотрудников в командировку

По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП. Стоимость 29900 6490 руб. до 6 октября!

Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.

При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.

А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.

Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями

Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.

Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.

Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.

Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.

Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.

Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:

женщин, имеющих детей до 3 лет;

отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;

родителей детей с ограниченными физическими возможностями;

одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;

многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;

сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;

кандидатов в депутаты в период выборов.

Вот примерный образец бланка на согласование командировки:

УВЕДОМЛЕНИЕ
о направлении в командировку

Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________
Ответ ожидается не позднее _____________ 20. г.

С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.

Командировка сотрудника-иностранца

Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.

Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.

Статус пребывания иностранного работника в РФ

Ограничение по должностям

Ограничение по сроку командирования

Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)

ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования

Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);

не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);

не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство

Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием

не более 30 календарных дней в году;

без ограничений при разъездном характере работы.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ

Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.

Приезжающий по визе – разрешение на работу.

В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.

Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.

При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.

С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.

Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.

Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.

Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.

Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.

При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.

Все, что нужно знать про иностранных работников, найдете в вебинарах:

Все записи бесплатны для подписчиков Клерк.Премиум. Изучайте и применяйте в работе.

Срок командировки

Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.

Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.

Согласование командировки и заявление на выплату аванса

Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.

Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.

На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.

В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.

Генеральному директору ООО «СТИЛЬ»
Петрову И.И.
От руководителя отдела маркетинга
Иванова В. В.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года.

Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:

– 20 000 на проживание в гостинице.
– 6 000 на питание.
– 15 000 на транспорт.

«__» ___________________ 2023 г.

Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.

Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.

После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.

Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.

При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.

Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.

В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.

Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.

Приказ о командировке

Каждая командировка начинается с оформления приказа.

С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.

Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.

Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:

ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;

куда оформлена командировка;

в какие даты и на сколько календарных дней;

кто финансирует поездку (работодатель).

Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:

Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;

Т-9а, если командированных несколько.

Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.

Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.

Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Новый онлайн-курс «Главный бухгалтер на УСН» за 4990 руб.!

Мы разбираем все темы, от учета до настройки в 1С с учетом последних изменений 2023 года.

Вы научитесь вести бухучет без штрафов, правильно рассчитывать упрощенный налог, начислять заработную плату сотрудникам, работать с кассой и применять новые ФСБУ.

Успейте записаться по акции

Бронирование жилья и билетов

Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.

Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.

Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.

Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.

Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.

Выплата суточных

Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.

Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).

Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).

Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.

Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.

Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:

документы, подтверждающие расходы на проживание;

другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).

Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.

Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:

договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;

документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).

После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

собрать все сохраненные расходные документы;

заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;

если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).

После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.

Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:

работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;

работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

В период их нахождения на указанных территориях им положены:

выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;

суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;

выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.

Какими документами оформляется командировка в 2023 году

Документы для командировки в 2023 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

• Т-9, если командируете одного человека;
• Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

ВАЖНО! С 01.01.2013 применять унифицированные формы документов необязательно. Допустимо разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте прописан перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними. О ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье. Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

• При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
• При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
• Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
• Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

— договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
• Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

• По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
• При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

Итоги

Пакет документов по командировке в 2023 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.