Чем регламентируются электронные больничные листы

Электронный больничный лист: правила работы на 2023 год

Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.

Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.

Что собой представляет электронный листок

Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.

Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

Как пользоваться электронными больничными

В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:

• лечебное учреждение;
• работодатель;
• Социальный фонд.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это наиболее удобный вариант, поскольку через эту систему работодателю приходят уведомления обо всех изменениях, связанных с больничным, — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Но компания вправе работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.
3. Обучить (при необходимости) бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.

Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии листка нетрудоспособности.
4. Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполнена автоматически, но их все равно следует проверить, и, при необходимости, исправить.
5. После заполнения бухгалтером и подписи листок поступает в Соцфонд.
6. Фонд занимается расчетом и выплатой пособия самостоятельно.

Как заполнять больничные по новым правилам

В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• сумму к выплате;
• дату начала работы.

В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.

Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.

Печатать или нет

Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать работу с электронным больничным. Используйте эти инструкции бесплатно.

Больничные на Госуслугах

По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

• номер документа;
• данные врача;
• сведения о медицинском учреждении;
• данные о периоде нетрудоспособности.

Плюсы использования

Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.

Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.

Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.

Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.

Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.

Электронные больничные: как работает система

О том, что больничные станут электронными с 1 января 2022 года, слышали уже почти все бухгалтеры и кадровики. Но вопросы еще остаются. В статье еще раз пройдемся по основам системы: как это будет работать и что меняется для каждого работника и работодателя.

Итак, с 1 июля 2017 года электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) официально уравняли с традиционными бумажными больничными, которые долгое время оставались единственным документом, подтверждающим право работника на выплату пособия в случае болезни, травмы или выхода в декрет.

Еще в 2021 году компании обязаны принимать любую форму больничного листа — но с 1 января следующего года начинается полный переход на электронный формат.

Изменения об этом в закон были внесены Постановлением Правительства РФ от 23.08.2021 № 1381.

Зачем нужны ЭЛН

Одной из главных причин появления ЭЛН стала борьба с поддельными больничными. Их появление позволило отказаться от громоздкой системы хранения и обработки данных, объединив всю информацию по больничным в единую базу, подконтрольную системе соцстраха.

ФСС теперь отслеживает любые действия с больничными и пресекает возможные риски махинаций с документами.

Другие очевидные выгоды от появления ЭЛН для работников, врачей, работодателей и Фонда социального страхования, принимающих участие в оформлении ЭЛН, рассмотрим дальше.

Роли в системе ЭЛН

В оформлении ЭЛН принимают участие четыре стороны: медучреждение, работник организации, работодатель и ФСС. Как распределяются роли?

• делает запрос в информационную систему ФСС на выдачу номера ЭЛН;
• заводит, продлевает, закрывает ЭЛН;
• отправляет больничный лист в ФСС.

• передает номер ЭЛН работодателю;
• получает пособие.

• запрашивает ЭЛН через ЕИИС по номеру;
• отправляет сведения в ФСС.

Наконец, ФСС рассчитывает и выплачивает пособие.

Что изменилось для работника

Если раньше, получив бумажный больничный, работник должен был самостоятельно заверить его печатями в регистратуре, бережно хранить и передать его в бухгалтерию компании в целости и сохранности, то с ЭЛН все процессы значительно сократились и упростились.

Так как листки нетрудоспособности будут формировать только в электронном виде, письменное согласие пациента на выдачу электронного больничного больше не понадобится.

Медучреждение выдает работнику номер ЭЛН, который тот, в свою очередь, передает в бухгалтерию компании любым удобным для него способом:

• предоставив талон с номером;
• позвонив или отправив письмо на электронную почту работодателя.

Такая система очень удобна для работников, занятых на удаленной или частично удаленной работе.

На этом все активные действия работника заканчиваются. Правильность начисления выплат по больничному и их объем можно отслеживать в личном кабинете сайта «Госуслуги».

ЭЛН — строго конфиденциальный документ: диагноз работника остается в тайне.

Что изменилось для работодателя?

Для работодателя оформление пособия по временной нетрудоспособности работника также стало значительно проще.

Главное, подготовить базу — то есть обеспечить техническую возможность принимать и обрабатывать ЭЛН, зарегистрировавшись в системе социального страхования и получив квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Для работы с ЭЛН работодатель может использовать программы для ведения бухучета, операторов ЭДО (СБИС, Контур, Такском и др.) либо скачать на сайте ФСС бесплатную программу. Электронная подпись может быть использована та же, что и для сдачи отчетности.

Появился новый сервис электронного взаимодействия с ФСС для работодателей — «Социальный электронный документооборот». С его помощью можно взаимодействовать с ФСС в электронном виде для получения информации об электронном больничном.

Как же происходит обработка больничного работодателем?

Получив от работника 12-значный номер ЭЛН, работодатель получает из базы ФСС все необходимые данные больничного. На их основании он заполняет свою часть формы и в специализированной программе (например, «1С») автоматически рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности.

Здесь уже хранятся сведения о работодателе-страхователе, застрахованном лице-работнике, о его среднем заработке, стаже и т. д. Это позволяет снизить количество ошибок и избежать штрафов при проверках.

ЭЛН исключает затраты на проверку подлинности документа. В случае сомнения можно обратиться в территориальный орган Фонда по месту регистрации, либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в ЭЛН.

Новая система экономит временные и денежные ресурсы организации, т.к. больше не нужно хранить, обрабатывать и передавать данные по больничным в ФСС. Вся необходимая информация уже автоматически загружена в электронный реестр для назначения пособия.

Что изменилось для медучреждения?

Для оформления ЭЛН поликлиника или больница, в которую обратился работник, должна иметь доступ к интернету, быть зарегистрирована в системе ЕИИС «Соцстрах» и иметь КЭП.

В день обращения работника врач медицинского учреждения, как и раньше, открывает ЭЛН, но подписывает его своей КЭП и подписью медицинской организации, и отправляет данные в ФСС.

Большинство полей с персональными данными пациента программа также заполняет автоматически, что сокращает время приема пациента.

Заполнив документ, врач выдает работнику номер электронного больничного листка, который тот предоставит своей компании.

Надежность системы

Все участники электронного документооборота обмениваются сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ. Обмен информацией происходит через специализированные программу (в том числе «1С»).

Система гарантирует конфиденциальность предоставленной медицинской информации и исключает несанкционированный доступ третьих лиц. Подключиться к ней можно, скачав бесплатное ПО и зарегистрировавшись в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования, либо установив собственное ПО от проверенного поставщика.

Такой подход позволяет минимизировать число ошибок при оформлении листка нетрудоспособности, гарантирует от подделок, ускоряет процесс получения пособия работником, оптимизирует ресурсы на проверку, учет и хранение.

Больничный лист в 2023 году: особенности заполнения и расчета

В 2023 году больничные листы оформляются только в электронном виде. Исключение составляют работники, сведения о которых относятся к гостайне или которые находятся под госзащитой. Расскажем об изменениях в работе с больничными в 2023 году.

Кто может выдать и получить электронный больничный лист

ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;
• фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;
• зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь, нет врача-стоматолога.

Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• россияне;
• постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;
• иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте СФР.

В некоторых случаях оформление электронного листа нетрудоспособности невозможно или бесполезно (пособие по нему всё равно не выдадут):

• Пациент не застрахован лицом в системе социального страхования (перечень лиц, подлежащих соцстрахованию, указан в ст. 2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
• В местности, где находится медучреждение и куда пациент обратился за помощью, существуют проблемы с интернетом.
• Иные причины технического и организационного характера.

Но в общем случае больничный по умолчанию оформляется в электронном виде, согласие больного для этого не требуется.

Что изменилось в расчёте больничного листа в 2023 году

Увеличился минимальный и максимальный размер выплат

В 2022 году максимальный размер компенсации по болезни составлял 2572 рубля в день. С января 2023 года повысился МРОТ, соответственно, выросла и сумма ежедневной компенсации — до 2736 рублей. Таким образом, с 2023 года максимальное месячное пособие по болезни составляет 84 846 рублей.

На такую сумму можно рассчитывать, если вы официально работаете не менее 8 лет и ваша среднемесячная зарплата не ниже этой суммы.

На размер выплат по-прежнему влияют стаж работника и сумма заработка.

При смене работы не нужна справка по форме 182н

С 1 января 2023 года справка по форме 182н отменена. Информацию о предыдущем периоде нетрудоспособности для будущих расчётов выплат отдел кадров сам получит в электронном виде через Единый фонд соцстрахования

Работающим по ГПХ начали оплачивать больничные и декретные

Теперь все работающие по найму, вне зависимости от формы договора, гарантированно получат начисления в случае болезни и пособия по беременности и уходу за ребёнком на срок до 1,5 лет.

Право на пособия получили исполнители договоров:

• выполнения работ;
• оказания услуг;
• авторского заказа;
• издательских лицензионных;
• лицензионных о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• отчуждения исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.

Исполнители на других договорах ГПХ право на пособия не получили. Это, например, договоры купли-продажи, мены, аренды, найма жилого помещения, займа, дарения, об осуществлении опеки или попечительства, в том числе по договору о приёмной семье (ст. 2 закона № 255-ФЗ).

В связи с переходом на новую систему фактически выплаты можно будет получать только с 2024 года. Ведь они осуществляются на основе средств, поступивших в социальные фонды, за предыдущий отчётный период.

Но если работники только в 2023 году перешли на работу по договору ГПХ, а прежде были официально оформлены по ТК РФ, то они смогут получать выплаты уже в 2023 году.

Как рассчитать больничный исходя из МРОТ

Сумма выплаты по больничному листу рассчитывается в зависимости от стажа.

Если стаж менее 5 лет, больничный покрывает 60% от зарплаты, от 5 до 8 лет — 80%, а если стаж более 8 лет, то компенсируют 100% потерянного из-за болезни заработка.

Принципы расчёта выплат по временной нетрудоспособности в 2023 году не изменились.

Три первых дня болезни работника компенсирует работодатель за свой счёт. Далее перечисления идут из Фонда соцстрахования. Оплачивают как рабочие дни, так и выходные.

Размер выплат по нетрудоспособности для тех, кто в последние два года официально не работал, рассчитывается по МРОТ. Сейчас минимальный размер оплаты труда составляет 16 242 рубля в месяц (540 рублей в день).

Пример расчёта больничного

Сотрудник А. впервые устроился на работу официально. Проработав меньше года, он ушёл на больничный и проболел 15 дней. На какую сумму по больничному листу он может рассчитывать?

Так как это его первая официальная работа, оплачивать лист нетрудоспособности будут по МРОТ. Поэтому он получит 540 рублей в день или 8121 рублей совокупно за весь период отсутствия на работе.

У сотрудника Б. есть два года стажа и заработная плата 60 000 рублей. В этом случае выплаты за 15 дней ему определят исходя из среднего дневного заработка.

Дневной заработок = Заработок за расчётный период в 2 года / 730 (количество дней в двух годах).

Расчёт в цифрах выглядит так: 60 000 рублей х 24/ 730 = 1972 рубля в день. Это средний заработок сотрудника в день.

Применяем формулу расчёта суммы выплат по больничному:

15 дней х (60%/100) х 1972 рубля = 17 748 рублей за весь период болезни.

Или 1183 рубля в день.

Рассмотрим вариант расчёта, когда зарплата выше максимального порога компенсации

У сотрудника В средняя зарплата — 150 000 рублей в месяц, а стаж 13 лет. За те же 15 дней он получит другую сумму. Так как его зарплата выше максимального порога начисления больничных, то расчёт будут вести именно по этому порогу.

Общая сумма выплат для сотрудника В составит 41 040 рублей (2 736 рублей х15 календарных дней).

Особенности пособий по материнству и по несчастным случаям в 2023 году

С 1 января 2023 года изменились правила назначения и выплаты пособий беременным женщинам за постановку на учёт в медицинской организации в ранние сроки беременности. С этого момента среди тех, кто встал на учёт в медучреждения в период с 6 до 12 недель беременности, пособия будут получать нуждающиеся в социальной поддержке граждане РФ, которые постоянно проживают на территории России.

Нуждаемость определяется размером среднедушевого дохода семьи беременной женщины. Он не должен превышать величину регионального прожиточного минимума на душу населения.

В понятие «семья» при расчёте пособия включаются: сама беременная, её супруг и несовершеннолетние дети. Также по новым правилам к членам семьи относятся дети заявителя в возрасте до 23 лет, которые обучаются в образовательной организации по очной форме обучения. Никакие другие категории граждан в расчёт не включаются.

Среднедушевой месячный доход исчисляется за последние 12 календарных месяцев до подачи заявления на получение пособия и исходя из всех поступлений членов семьи: зарплаты и вознаграждения по договорам ГПХ, пенсии, компенсации, социальные пособия и прочие выплаты денежного характера.

Не включаются в доход семьи следующие выплаты:

• ежемесячное пособие беременной женщине, произведённое за прошлые периоды;
• средства материнского (семейного) капитала и средства регионального материнского капитала;
• единовременные страховые выплаты, производимые в возмещение ущерба, причинённого жизни и здоровью женщины, её личному имуществу и имуществу, находящемуся в общей собственности членов её семьи;
• суммы единовременной материальной помощи, выплачиваемой в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, а также в связи с террористическим актом;
• суммы налоговых вычетов по НДФЛ;
• социальное пособие на погребение;
• компенсации за самостоятельно приобретённое инвалидом техническое средство реабилитации;
• компенсации за изготовление и установку надгробных памятников;
• единовременные выплаты военнослужащим или членам их семьёй;
• единовременная материальная помощь, выплачиваемая на лечение ребёнка.

Если беременная официально не работает или не соблюдает правила «нулевого дохода» (у неё в течение года были какие-то поступления), всё это не является основанием для отказа в назначении и выплате ежемесячного пособия.

Отказать в назначении пособия беременной женщине могут, если у неё:

• нет российского гражданства;
• доходы превышают указанный минимум, в том числе и в виде процентов по вкладам (такой доход не помешает получить пособие, если вклад был закрыт не позднее чем за шесть месяцев до месяца подачи заявления на назначение пособия);
• в заявлении обнаружены недостоверные или неполные данные;
• в собственности беременной или членов её семьи есть две квартиры или жилых дома и два транспортных средства (исключение только многодетные семьи, семьи с инвалидами, и семьи, которые получили машину как государственную социальную поддержку).

Для получения пособия беременной женщине нужно написать заявление во время личного посещения СФР, МФЦ или на Едином портале госуслуг. Это можно сделать после наступления 12 недели беременности. Если беременная женщина находится в местах лишения свободы, то она подаёт заявление о назначении пособия через администрацию исправительного учреждения или следственного изолятора.

В случае одобрения ежемесячного пособия беременная женщина будет получать 50% от величины регионального прожиточного минимума трудоспособного населения. Если после получения пособия среднедушевой доход семьи женщины не достигнет прожиточного минимума, размер пособия Социальный фонд увеличит до 75% регионального прожиточного минимума. Если и в этом случае среднедушевой доход семьи не превысит прожиточного минимума, то женщина сможет получать пособие уже в размере 100% регионального прожиточного минимума трудоспособного населения.

Заявление на перерасчёт величины пособия писать не надо, оно автоматически поменяется с месяца изменения величины регионального прожиточного минимума. Выплата пособия после перерасчёта осуществляется также в беззаявительном порядке.

Обязательное условие для получения пособия — посещение женщиной медицинской организации, которая оказывает помощь беременной, в установленные сроки:

• 10–14 недель;
• 18–22 недели;
• 30–32 недели беременности.

Пособие Социальный фонд будет выплачивать до месяца родов или прерывания беременности включительно. Выплачивают его за полный месяц независимо от даты наступления срока беременности 6 недель, даты постановки на учёт в медицинской организации, даты родов или прерывания беременности, или даты обращения за назначением пособия. Если беременности прекратилась до наступления 12 недель, выплата пособия исключена.

Работнику, пострадавшему в результате несчастного случая на производстве или получившему профессиональное заболевание, Социальный фонд выплатит:

• пособие по временной нетрудоспособности;
• страховые выплаты;
• расходы на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию.

Размер больничного пособия при несчастном случае составляет 100% заработка и от стажа работы сотрудника не зависит. Размер пособия за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ (в 2023 году – 16 242 руб.) и больше максимального размера. Максимальный размер больничного пособия с 1 февраля 2023 года – 405 154,72 руб. Отметим, что максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием за полный календарный месяц не может превышать четырёхкратный максимальный размер ежемесячной страховой выплаты, установленный в соответствии с п. 12 ст. 12 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Страховые выплаты бывают:

• единовременными;
• ежемесячными.

Максимальный размер единовременной страховой выплаты с 1 февраля 2023 года — 131 732 руб.

В случае смерти работника его родственникам должны выплатить 1 миллион рублей.

Если после несчастного случая работник утратил свою работоспособность и не может работать, он имеет право на ежемесячное пособие. Конкретный размер выплаты зависит от степени утраты работником трудоспособности, которую устанавливает учреждение медико-социальной экспертизы.

Максимальный размер ежемесячной страховой выплаты с 1 февраля 2023 года — 101 288,68 руб. за полный календарный месяц. Кроме того, работодатель вправе за собственный счёт выплатить пострадавшему сотруднику дополнительные средства на реабилитацию, если они указаны в коллективном договоре или трудовом договоре.

Взаимодействие с Социальным фондом: как работодателю зарегистрироваться в системе

С 1 января 2022 года во всех регионах РФ был введён проактивный, то есть беззаявительный механизм оформления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В 2023 году этот порядок сохраняется, только вместо ФСС больничные листы оплачивает новый орган — Социальный фонд России.

С 21 марта 2023 года начнёт действовать новый порядок регистрации и снятия с учёта в Социальном фонде России. Он утверждён приказом Минтруда от 7 декабря 2022 года № 768н.

Согласно приказу, в большинстве случаев постановка на учёт и снятие с учёта в новом фонде будут происходить в беззаявительном порядке. Вновь созданных работодателей СФР зарегистрирует в течение трёх рабочих после получения от ФНС сведений о регистрации нового юридического лица или ИП. Датой регистрации в фонде будет считаться дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Снятие с учёта также произойдёт в течение трёх рабочих дней после получения из ФНС сведений о прекращении деятельности юрлица или ИП.

Исключение составляют компании, имеющие обособленные подразделения. Подразделение зарегистрируют в фонде, если выполняются следующие условия:

• ему открыт счёт в банке;
• оно начисляет выплаты физлицам.

Для целей пенсионного страхования и страхования от ВНиМ регистрация ОП будет производиться по сведениям из налоговых органов (без заявлений). Для постановки на учёт ОП в качестве страхователя по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, нужно подавать заявление по установленной СФР форме.

Ставить на учёт в качестве страхователей ИП также продолжат без заявления:

• по пенсионному страхованию — с даты регистрации в ЕГРИП;
• по соцстрахованию — с даты приёма первого сотрудника (на основании сведений из ЕФС-1).

Заявление на регистрацию в СФР от ИП потребуется только в одном случае — если он заключит с физлицом ГПД, предусматривающий уплату взносов на травматизм

Также в приказе прописаны документы, которые выдаются юрлицу или ИП при постановке и снятии с учёта в СФР:

• уведомление о регистрации в качестве страхователя;
• уведомление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения;
• уведомление о страховом тарифе на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• информационный листок, направляемый страхователю, применяющему АУСН;
• две формы уведомления о снятии с учёта.

Страхователь получит электронные уведомления в течение трёх рабочих дней ‎со дня совершения регистрационного действия. Также документ можно получить в бумажном виде.

Роль работодателя при оформлении больничного листа сводится к минимуму: он должен только отправлять в Социальный фонд по запросу документы и сведения о сотруднике, необходимые для расчёта выплат, например, информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Всю остальную информацию о сотруднике фонд может запросить у ФНС и ЗАГСов.

Взаимодействие СФР и бизнеса является полностью электронным и осуществляется с помощью сервиса «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). К нему подключаются через оператора ЭДО.

Наши системы для сдачи электронной отчётности обеспечивают возможность работы с ЭЛН. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Порядок оформления электронного больничного листа

Общая схема взаимодействия при назначении пособий выглядит так:

1. Медицинская организация размещает ЭЛН в информационной системе «Соцстрах».
2. СФР направляет запросы в госорганы и работодателю, чтобы получить необходимые сведения о застрахованном лице.
3. Работодатели передают данные в территориальное отделение СФР по месту регистрации в течение трёх рабочих дней.

Фонд может выслать запрос недостающей информации. У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы.

Этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от общей схемы.

Если страхователь применяет АУСН, то фонд в электронной форме направляет ему сведения, необходимые для назначения пособия, подтверждения либо уточнения. Не позднее трёх рабочих дней со дня получения сведений необходимо подтвердить или уточнить их и в электронном виде отправить в фонд. Сведения могут быть направлены через личный кабинет налогоплательщика (ч. 29 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Что делать, если нет уведомлений о больничном

Если работник утверждает, что болел, но уведомление об открытии больничного листа не поступало, страхователь должен запросить у него номер ЭЛН. Работник может уточнить номер в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах. Иногда номер ЭЛН сообщает врач, открывающий больничный.

Помимо этого, следует проверить подключение к СЭДО. Для этого нужно обратиться в службу технической поддержки компании, через которую компания подключена к сервису.

Что делать, если больничный не более трёх дней

Если сотрудник болел сам и провёл на больничном не больше трёх дней, то весь больничный ему оплачивает работодатель. Оформление пособия по временной нетрудоспособности в таком случае имеет нюансы:

• работодатель не обязан направлять в СФР сведения для выплаты пособия из средств фонда;
• строка больничного листа «За счёт средств Фонда социального страхования Российской Федерации» в таких случаях не заполняется, а в строке «ИТОГО начислено» указывается общая сумма начисленного пособия к выплате работодателем.

Такую позицию изложили специалисты Московского регионального отделения ФСС РФ в письмах от 14 мая 2021 года № 15-15/7710-9682л и от 17 мая 2021 года № 15-15/7710-10787л

Если пособие с первого дня оплачивает СФР (бывший ФСС), например, по уходу за больным ребёнком или при карантине, подавать документы в фонд необходимо, даже если больничный был выдан на три дня или меньше.

Как рассчитать и оплатить больничный лист сотрудникам по ГПД

Работники на ГПД с 2023 года считаются застрахованными лицами по обязательному соцстрахованию и получают право на пособие по больничному.

Работники на ГПД вправе получить пособие, если за предыдущий календарный год работодатель заплатил за них взносы в систему соцстраха в размере не менее стоимости страхового года: 4 833,72 руб. В расчёте участвуют в том числе взносы с выплат в рамках трудовых отношений.

Если работник заключил ГПД с несколькими работодателями, он получает пособие у одного из них по своему выбору. Если на момент наступления страхового случая у работника два работодателя: с одним из них заключён ГПД, а с другим — трудовой договор, больничный ему выплачивает тот, с которым заключён трудовой договор.

При этом если у работника заключены ТД с несколькими работодателями, больничный оплатят по всем местам работы.

При расчёте больничного листа учитывается стаж, полученный во время работы по гражданско-правовым договорам

Для нанятых по ГПД со сроком действия в пределах 6 месяцев действует такое же условие, как и для работающих по срочным трудовым договорам продолжительностью до 6 месяцев. При заболевании в общем случае им оплатят не более 75 календарных дней (п. 11 ст. 9 Закона N 237-ФЗ).

Суммы пособий рассчитываются в общем порядке, особенных правил для оплаты больничных работникам на ГПД не предусмотрено.

Как начать работу с ЭЛН в 2023 году

1. Выберите программу для взаимодействия с СФР. Можно работать:

• через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах». Система доступна для компаний, которые зарегистрированы на портале «Госуслуги»;
• с помощью программы «Подготовка расчётов для СФР»;
• через сервис СФР СЭДО, интегрированный в некоторые бухгалтерские программы;
• с помощью специального бухгалтерского ПО (подп. «а» п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567).

• Указывать номер в письме на электронный корпоративный почтовый ящик.
• Направлять фото или скан-копию талона с номером электронного больничного. Такой талон работник получает в медучреждении.
• Передавать оригинал талона в отдел кадров или бухгалтерию.

Можно прописать и другой способ или несколько способов. Важно добиться, чтобы компания получала достоверные сведения, а в случае спора могла доказать их получение. По номеру электронного больничного работодатель находит документ в системе СФР.

Электронный больничный лист 2023: инструкция для работодателя

Шаг 1. Подайте Сведения о застрахованных лицах в СФР
Чтобы СФР при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель должен передать в фонд данные для расчёта выплаты. Эти данные содержатся в отчёте «Сведения о застрахованном лице», его форма утверждена Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119. Отчёт направляют в СФР в течение трёх дней с даты получения данных от сотрудника.

Сроки представления отчёта:

• по новым сотрудникам — при трудоустройстве;
• по уже работающим — не позднее наступления болезни;
• при изменении данных работника.

Шаг 2. Получите информацию об открытии ЭЛН
Врач поликлиники формирует электронный листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты, а также запрашивает уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».
Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будет использовать медучреждение, работодатель и СФР.

Фонд оповестит работодателя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлён, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медико-социальную экспертизу.

Шаг 3. Передайте недостающие сведения в СФР
После закрытия больничного СФР сообщит об этом работодателю и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить.

Большая часть сведений о сотрудниках у СФР уже имеется. Фонд получает данные по межведомственной системе обмена информацией от других госорганов: ФНС, ЗАГС.

Если от СФР поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение трёх рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН.

На основании полученных данных СФР рассчитает пособие и перечислит его работнику.

Шаг 4. Оплатите первые 3 дня больничного
Если работник болел меньше четырёх дней, данные в Соцфонд не подаются: в 2023 году пособие за первые три дня выплачивает работодатель.

СФР оплачивает дни болезни начиная с четвёртого. Максимальный срок для перечисления пособия — 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений (ст. 14.1, п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профзаболевании, протезировании по медпоказаниям оплачиваются полностью из СФР.

Пособие перечисляют на банковский счёт через почту или иную организацию, которую работник указал в «Сведениях о застрахованном лице».

Все об электронном больничном: как закрывать, как рассчитывать

Отказ от бумажных листков нетрудоспособности — значимый шаг для системы социального страхования России. Рассказываем, почему использование электронных документов гораздо экономичнее, экологичнее и проще, чем работа с заполненными вручную бланками.

Что изменилось в работе с больничными

В начале 2022 года в силу вступили новые правила документооборота, которые изменили порядок работы организаций при назначении социальных выплат.

• Беззаявительный порядок назначения социальных выплат

Многие выплаты Социальный фонд России (далее — СФР) теперь назначает без заявлений, в том числе и пособие по временной нетрудоспособности. Для этого ведомство заранее собирает от нанимателей информацию о сотрудниках по специальной форме «Сведения о застрахованном лице» (далее — СоЗЛ).

• Срок передачи сведений в СФР

Раньше у организаций было пять рабочих дней, чтобы предоставить СФР запрошенные сведения. Теперь этот срок сократили до трех дней с даты отправки запроса Фондом. Для подтверждения подлинности данные заверяют усовершенствованными квалифицированными электронными подписями (далее — УКЭП) руководителя и главного бухгалтера.

• Возврат излишне уплаченного пособия

Если СФР начислит застрахованному лицу слишком большую сумму из-за ошибок в предоставленных данных, виновнику ошибки (получателю пособия, работодателю или медучреждению) придется компенсировать лишние расходы.

• Листки нетрудоспособности в электронном формате

Год назад бумажный листок нетрудоспособности помахал своим голубым уголком и канул в Лету. Теперь выбирать, на каком носителе получать информацию о болезни для предоставления работодателю, нельзя. Документ оформляют только в электронной форме.

Вся дальнейшая работа со сведениями о временном отсутствии сотрудника тоже происходит онлайн. Работодатели получают данные не от него, а из уведомления от Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» (далее — ЕИИС).

Как оплачивается больничный в 2023 году

Что такое ЭЛН

Электронный листок нетрудоспособности (далее — ЭЛН) — это медицинский документ, оформленный в ЕИИС по утвержденному стандарту. Он доказывает, что сотрудник не мог находиться на работе и выполнять должностные обязанности из-за того, что болел или ухаживал за больным членом семьи.

То есть ЭЛН — это тот же больничный лист для ФСС и работодателя, который раньше медицинские организации выдавали на бумаге, а теперь заполняют, передают и хранят с помощью специальных программ.

До 1 января 2022 года оформить ЭЛН можно было не всегда. У работодателя и клиники должны были быть технические возможности и соглашение с СФР. Каждый раз при выборе документа на цифровом носителе пациент заполнял письменное согласие.

Теперь оформление ЭЛН — не право, а обязанность.

Порядок взаимодействия между организациями при оформлении больничного

После получения бумажного больничного листа для ФСС и работодателя сотрудник должен был заверить его печатями в регистратуре клиники, затем правильно заполнить и отнести в бухгалтерию компании.

Использование цифровых носителей информации значительно упростило и ускорило работу с документом для всех участников процесса: работника, врача, работодателя и СФР.

Участник процесса

Действия

Обращается в лицензированную медицинскую организацию для получения помощи

• Открывает ЭЛН в ЕИИС;
• заполняет данные пациента: ФИО и дату рождения, период и код нетрудоспособности;
• заполняет данные медучреждения: название клиники, свои ФИО и специальность;
• подписывает документ УКЭП.

Информация об открытии ЭЛН сразу передается в СФР

• Проверяет, есть ли в системе СоЗЛ от организации, в которой работает пациент;
• сообщает работодателю об открытии ЭЛН;
• информирует работодателя о закрытии ЭЛН и отправляет ему цифровой документ с предзаполненными данными на проверку

Не позднее трех рабочих дней с момента поступления уведомления:

• подтверждает корректность сведений или актуализирует их при обнаружении неточностей;
• возвращает заполненный документ в СФР

Далее происходит начисление пособия. Первые три дня временной нетрудоспособности оплачивает наниматель, а сумму за остальной период до даты закрытия ЭЛН переводит СФР.

Если ЭЛН оформили по беременности и родам, для ухода за больным родственником, в связи с карантином, протезированием по медпоказаниям, при травмировании в рабочее время или получении профзаболевания, то пособие полностью выплачивается из СФР.

На покупку лекарств и оплату медицинских услуг может уйти целое состояние. На случай непредвиденных расходов удобно иметь под рукой карту «Халва». С ней оплачивать любые покупки у партнеров можно в рассрочку.

Халва знает, как заставить цвести ваше «денежное дерево» в любых условиях: покупать в беспроцентную рассрочку товары в более чем 250 000 магазинах-партнерах на сумму до 500 000 рублей, получать кешбэк до 10% и приумножать сбережения в удобной онлайн-копилке до 8,5% годовых. Оформите карту и получите «золотой ключик» финансового благополучия!

Что нужно для работы с электронным документом

Для работы с ЭЛН организация должна выполнить несколько подготовительных шагов.

• Шаг 1. Выбор подходящей программы

Для начала нужно позаботиться о настройке рабочего места бухгалтера. Работать с ЭЛН можно через личный кабинет страхователя в СФР (для удобства там бесплатно можно скачать специальную программу) или с помощью платных сервисов от операторов электронного документооборота (далее — ЭДО). И в том, и в другом случае необходимо выполнить регистрацию в системе.

• Шаг 2. Подключение к социальному ЭДО

Для работы с ЭЛН необходимо подключиться к специальной системе социального ЭДО. Для этого нужно создать электронно-цифровую подпись и заключить договор с СФР об электронном взаимодействии.

• Шаг 3. Передача сведений о застрахованных лицах в СФР

Чтобы СФР мог начислять пособия, организации направляют в Фонд данные для расчета выплат по каждому сотруднику организации в течение трех дней с момента трудоустройства и обновляют сведения по мере необходимости.

С 2023 года в СФР нужно передавать информацию и о тех, кто выполняет работу на основании договора ГПХ , если в предыдущем году работодатели или заказчики делали отчисления на их лицевые счета в системе социального страхования. Чтобы получать пособие в 2023 году, сумма взносов за прошлый год должна быть не менее 4833,7 рубля.

Как работать с электронными больничными листами

После того как врач загружает листок нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах», информация поступает в СФР. Фонд сразу же оповещает работодателя об открытии ЭЛН и информирует об изменениях статуса документа — продлении, закрытии, аннулировании.

После получения от СФР уведомления о закрытии ЭЛН работодатель обязан проверить достоверность предзаполненных сведений, необходимых для расчета и выплаты пособия. В течение трех дней нужно дать ответ, подтверждающий корректность данных, или внести изменения в документ при обнаружении неточностей.

СФР может направить запрос на представление дополнительной информации. На предоставление ответа, подписанного УКЭП, работодателю также дается всего три рабочих дня.

СФР определяет размер пособия, опираясь на имеющиеся в системе данные, и перечисляет сотруднику свою часть суммы в течение десяти рабочих дней.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине собственной болезни, пособие за первые три дня оплачивает работодатель. Обычно деньги поступают на счет в ближайший день выплаты аванса или зарплаты.

Как определить сумму пособия в 2023 году

Чтобы посчитать, какое пособие положено сотруднику в связи с временной нетрудоспособностью, необходимо знать предельные допустимые значения выплаты для всех застрахованных лиц: минимум и максимум.

Минимальная сумма, исходя из которой допускается расчет дневного пособия, зависит от размера МРОТ на начало года, в котором произошло страховое событие.

Минимальное среднее значение дневного заработка определяют по формуле: МРОТ х 24 : 730 .

МРОТ на 1 января 2023 года — 16 242 рубля. Таким образом, минимальная выплата за день временной нетрудоспособности в этом году — 533,98 рубля (считаем как 16 242 х 24 : 730).

В начале 2022 года ежемесячная зарплата Степана Ивановича выросла с 90 до 130 тысяч рублей. Он знал, что размер выплаты по ЭБЛ определяется по среднему дневному значению, и рассчитывал, что пособие за 10 дней болезни в январе 2023 года окажется существенно больше, чем за такой же период в ноябре 2022-го. Однако сумма, поступившая на счет, разочаровала мужчину.

Он обратился за разъяснениями к бухгалтеру. Оказалось, что не все так просто — пособие не может превышать допустимого максимума.

Чтобы определить верхний предел размера дневной выплаты, нужно знать максимальные суммы, на которые начислялись страховые взносы за каждый год расчетного периода. В качестве базы для расчета предельного порога в 2023 году берут значения за 2021 и 2022 годы. Это 966 000 и 1 032 000 рублей соответственно.

Для расчета максимального дневного пособия эти суммы нужно сложить, а затем разделить полученное значение на 730 дней. Выходит, что предельный среднедневной заработок, который принимают за основу для расчета максимального возможного пособия в 2023 году, равен 2 736,99.

При определении размера пособия для конкретного работника необходимо учесть:

• его средний заработок за календарный день в расчетном периоде;
• страховой стаж на дату начала болезни;
• количество дней по ЭЛН (считаются все дни, не только рабочие).

Для вычисления среднедневного заработка сотрудника нужно сложить его трудовые доходы за два предыдущих года и разделить полученное значение на 730. Если результат меньше минимального пособия за один день временной нетрудоспособности, то для расчета выплаты в 2023 году используют значение, равное 533,98. Если результат превышает предельный среднедневной заработок, то пособие за день болезни приравнивают к 2 736,99.

Страховой стаж на дату открытия ЭЛН нужен, чтобы правильно рассчитать итоговую сумму. Дело в том, что сотрудник получает 100% от среднедневного заработка за каждый день больничного, только если его стаж превышает восемь лет. При стаже от пяти до восьми лет размер пособия сокращается до 80%, а заболевшему со стажем менее пяти лет заплатят только 60% от среднего заработка.

Чтобы рассчитать условия по кредиту в Совкомбанке, нужно знать только желаемую сумму, остальное подскажет наш калькулятор.

Пример расчета

Рассмотрим, как определить размер выплаты, на конкретном примере.

Общий страховой стаж Савельевой В. С.

Продолжительность болезни по ЭЛН

8 дней (с 20.01.2023 по 28.01.2023)

Период для определения среднедневного заработка сотрудницы

2021 и 2022 годы

Заработок за расчетный период

В 2021 году — 650 тысяч рублей;

в 2022 году — 710 тысяч рублей

Суммы, которые Савельева заработала в 2021 и 2022 годах, меньше, чем максимальные предельные значения за эти периоды (966 000 и 1 032 000 рублей), поэтому для расчета заработка за один календарный день используем фактические значения.

(650 000 + 710 000) : 730 = 1863 (рубля) — средний заработок сотрудницы за каждый день расчетного периода. Это больше, чем минимальное дневное пособие по временной нетрудоспособности в 2023 году, то есть сумму для определения размера выплаты оставляем без изменений.

Стаж Савельевой В. С. — 6 лет. Это значит, что размер пособия по временной нетрудоспособности за один календарный день составляет 80% от среднедневного заработка: 1863 : 100 х 80 = 1490,4.

Для определения суммы выплаты по больничному листу дневной размер пособия умножаем на количество дней болезни: 1490,4 х 8 = 11 923,2. Из них 4471,2 рубля должна выплатить организация, остальные 7452 рубля будут начислены из СФР.

В чем плюсы перехода на электронные больничные листы

Одной из главных предпосылок для отказа от бумажных больничных листов для ФСС стала необходимость создания единой базы данных, изменения в которой легко отследить. Переход на ЭЛН позволил объединить данные по всем документам в единую систему и свести возможность мошенничества с больничными практически к нулю.

Есть и другие плюсы перехода на цифровую форму.

• Экологичность

Согласно последним данным, опубликованным на сайте Росстата , численность занятого населения России в возрасте от 15 лет — 72 153,2 тысячи человек. Если предположить, что хотя бы треть раз в год ходит на больничный, то это почти 24 051,1 тысячи листков нетрудоспособности.

Из одного дерева можно получить примерно 17 пачек бумаги по 500 листов. Выходит, что для обеспечения бумажными бланками всех нуждающихся нужно срубить и переработать около 2830 деревьев. Переход на ЭДО избавляет от этой необходимости.

• Экономия времени

Вся информация по больничным поступает заинтересованным лицам онлайн, больше не требуется передавать бланк из медучреждения работодателю, а затем в СФР. Кроме того, бухгалтеру не нужно вручную производить расчеты пособий по ЭЛН — это происходит автоматически на основании данных, загруженных в систему.

• Экономия пространства

Не нужно выделять место для хранения бумажных документов.

• Сокращение вероятности ошибок

При работе с бумажными документами врачи и работодатели нередко допускали ошибки. В таких случаях листок нетрудоспособности считался испорченным, и работникам приходилось повторно обращаться в медучреждение для получения дубликата. Это приводило к задержке начисления пособия.

Заполнять ЭЛН гораздо проще. Не нужно следить за такими тонкостями, как цвет чернил, размер букв, расположение печати и так далее.

• Надежность

Электронный документ, в отличие от бумажного, нельзя повредить или потерять.