Как сделать электронную подпись генеральному директору

Правила получения ЭЦП через ФНС с 2022 года

Сертификат квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП, КЭП) можно получить бесплатно через ФНС.

Без КЭП сейчас невозможно обеспечить нормальное функционирование организации. Она необходима для сдачи отчетности и взаимодействия с ФНС, может использоваться для подписания любых документов по сделкам с партнерами в рамках электронного документооборота. На электронные рейсы переходит кадровый документооборот, КЭП можно визировать все кадровые документы.

C 1 января 2022 года ФНС получила право на выпуск и выдачу ЭЦП. Выдачу сертификатов ФНС начала досрочно, еще с июля 2021 года.

Кто вправе получить ЭЦП бесплатно

Удостоверяющий центр ФНС выдает сертификаты для юридических лиц (как правило, генеральному директору), индивидуальных предпринимателей и нотариусов.

Бесплатно получить ЭЦП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор.

Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Вторая подпись?

Если нужно несколько подписей, например, вторая для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, такую ЭЦП придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой. Стоимость подписи определяется утвержденным прейскурантом.

Как обращаться в ФНС за цифровой подписью

Сначала нужно подать заявление.

Проще всего это сделать на сайте налоговой через личный кабинет ИП или компании, там есть функция «Заявление на получение КЭП».

Заявление можно подать и на бумаге.

В любом случае за самим сертификатом КЭП все равно придется идти в налоговую.

ЭЦП выдается по предварительной записи. Записаться на прием нужно на сайте налоговой через сервис «запись онлайн». В личном кабинете нужно выбрать день и время для посещения налоговой инспекции.

Для выпуска КЭП в налоговую нужно предоставить:

• заявление на выпуск КЭП (может быть подано электронно),
• паспорт,
• СНИЛС.

Кроме того, понадобится сертифицированный носитель (USB токен) для записи на него ключей электронной подписи.

Сертификат электронной подписи запишут на токен и выдадут сразу в день подачи заявления.

Директора, у которых уже есть сертификаты, могут их продлить.

С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».

Сертифицированный носитель КЭП

Квалифицированный сертификат записывается на специальный носитель информации, который нужно купить.

Носитель информации должен быть сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России.

УЦ ФНС России поддерживает ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.

Впрочем беспокоится не стоит. Носители продаются в удостоверяющих центрах, стоят примерно 500 рублей. Если есть желание купить его заранее, нужную модель можно подобрать на специализированных сайтах.

Кроме того, можно использовать уже имеющиеся носители, если они соответствуют требованиям.

Для клиентов Сбера, реализована упрощенная процедура выпуска квалифицированной электронной подписи в сервисе Документооборот интернет-банка СберБизнес.

Организации и ИП города Москвы, не клиенты Сбербанка, могут получить КЭП подпись в пяти отделениях банка в городе Москве.

Установить программу «КриптоПро CSP»

Для того, чтобы пользоваться КЭП придется установить Программу «КриптоПро CSP» на компьютер, на котором будут подписываться документы.

ЭП Руководителя

Тарифная сетка подходит для физических лиц, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Работа на государственных порталах. Участие в торгах, в том числе по реализации имущества банкротов. Электронный документооборот

Работа на государственных порталах. Участие в торгах, в том числе по реализации имущества банкротов. Электронный документооборот

Работа в Единой информационной системе в сфере закупок. Работа на государственных порталах. Участие в торгах, в том числе по реализации имущества банкротов.
Электронный документооборот

Квалифицированная электронная подпись для медицинских учреждений

• Работа в медицинских информационных системах
• Заполнения больничных
• Заполнения амбулаторных карт
• Выписки рецептов

Усиленный квалифицированный сертификат для работы на портале Росреестр

Усиленный квалифицированный сертификат для работы на портале Федресурс

ЭЦП для руководителя

Электронная подпись (ЭЦП) — аналог рукописной подписи человека. Она позволяет удалённо подписывать электронные документы. С её помощью можно взаимодействовать с контрагентами и государственными органами. Её используют в работе должностные лица, представители бизнеса и физлица.

Как руководителю получить электронную подпись

Руководители организаций используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). УКЭП юрлица или ИП получают в Удостоверяющем центре ФНС и их доверенных лиц. Подпись для государственных служащих выдают в Казначействе РФ.

Рассмотрим, как получить УКЭП директору организации или индивидуальному предпринимателю. Для этого необходимо выполнить следующие шаги.

1. Настроить рабочее место — установить на компьютер средство криптографической защиты информации и специальный плагин для браузера.
2. Обратиться в любой удостоверяющий центр налоговой или к её доверенному лицу. Адрес ближайшего отделения можно выбрать на сайте ФНС.
3. Представить документ, удостоверяющий личность, сведения СНИЛС и ИНН, физический носитель для записи УКЭП — USB-токен Тип-А.

Предварительная запись в отделение ФНС не потребуется. Обслуживание ведётся в порядке живой очереди. На токен будет записан квалифицированный сертификат и ключ электронной подписи при условии, если устройство имеет действующий сертификат ФСТЭК или ФСБ.

Для чего руководителю нужна ЭЦП

Электронная подпись не только экономит время руководителя. Без неё организация или ИП не сможет вести свою деятельность. Существует обязательная отчётность, которая сдаётся только в электронном виде. Если сдавать документацию на бумаге, ведомства её не примут и компания получит штраф. Без ЭЦП невозможно зарегистрироваться на государственных порталах и в информационных системах.

Ниже рассмотрим подробнее, где директор и индивидуальный предприниматель применяют УКЭП.

Электронная подпись нужна для регистрации в информационных системах, таких как:

• тендерные площадки для участия в коммерческих и государственных торгах;
• банковские сервисы — для получения независимой гарантии;
• Госуслуги — для создания учётной записи;
• системы для предоставления налоговой и иной отчётности;
• «Мой Арбитр» — для подачи судебных исков;
• системы прослеживаемости товаров «Честный ЗНАК», ЕГАИС, ЛесЕГАИС.

Также электронная подпись даёт возможность получать государственные услуги, работать с банками, партнёрами и поставщиками через ЭДО. Вышеперечисленные действия выполняются удалённо и не требуют личного присутствия руководителя. Подписывать документы можно из любой точки мира, где доступен интернет.

Для чего руководителю УКЭП физлица

С УКЭП физлица можно зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица. С 1 сентября 2023 года этот вид подписи понадобится ответственным сотрудникам, бухгалтерам и юрлицам, которые предоставляют бухгалтерские услуги Они смогут сдавать отчётность и вести деятельность от имени компании, в качестве законного представителя. Главное — это наличие собственной УКЭП физлица и машиночитаемой доверенности (МЧД).

В настоящее время для сдачи отчётности используется УКЭП сотрудника юрлица. Подписывать и отправлять документы с помощью старой подписи разрешено до 31 августа 2024 года, если её сертификат был выпущен до 31 августа 2023 года. МЧД при этом не требуется.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подготовил выгодные предложения, которые помогут соответствовать актуальным изменениям в законодательстве.
Если вы используете КЭП сотрудника организации для сдачи отчётности, рекомендуем воспользоваться акцией «Отчётность + Подпись». Комплект сертификатов для клиентов Астрал Отчёт 4.5 и Астрал Отчёт 5.0 со скидкой 50%.

Для того чтобы пройти переходный период безопасно для ваших сотрудников, перевыпустите сертификат на работника по акции «Второй — за ноль» и получите второй сертификат физического лица бесплатно.
Предложение действует до 31 августа 2023 года.

Безопасно ли подписывать документы удалённо

В отличие от ручного аналога, электронную подпись нельзя подделать. Главное — не потерять её ключ защиты, чтобы злоумышленники не могли воспользоваться чужой подписью в своих целях. Для этого носитель нужно хранить в сейфе или другом безопасном месте, недоступном другим работникам и клиентам компании. О том, как защитить свою подпись от мошенников, можно узнать более подробно в нашей статье.

Продукты по направлению

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

Как получить ЭП по новым правилам

Порядок аккредитации удостоверяющих центров (УЦ). До 1 июля 2021 года электронную подпись можно было получить только в аккредитованном УЦ. Пройти аккредитацию могли компании с уставным капиталом в 7 млн ₽ и получившие одобрение Минцифры. Процедура была несложной, поэтому в России работало более 400 УЦ.

С 1 июля 2021 власти ужесточили требования к аккредитации: уставной капитал компании должен составлять 1 млрд ₽, наличие финобеспечения по ответственности за убытки не меньше 100 млн ₽. У УЦ должна быть безупречная деловая репутация.
Важно: для аккредитации удостоверяющему центру нужно пройти двухэтапную проверку правительственной комиссии.
На сайте Министерства цифрового развития опубликован список УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам. В опубликованный перечень входит ФНС.

Место оформления. Раньше в аккредитованном удостоверяющем центре можно было получить электронную подпись на любого сотрудника.

После 1 января 2022 место оформления ЭП будет зависеть от того, кто ее получает.

• Сотрудники, которые могут подписывать документы от лица компании. Например, гендиректор и главный бухгалтер смогут получить электронную подпись в операционном зале ИФНС. Кроме того, они могут получить подпись в офисе доверенного лица ФНС — это организация, которая работает от имени налоговой.
• Сотрудники, которые подписывают документы по доверенности. Например, логист или снабженец, должны обращаться в коммерческий УЦ.
• Руководители бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства.
• Кредитные организации и операторы платежных систем — в УЦ Центробанка.

Стоимость услуги. До 1 июля 2021 электронную подпись можно было получить только за деньги. В среднем универсальная ЭП стоила 4 000 ₽. В стоимость входила оплата услуг УЦ и USB-токен — цифровое устройство с защитой, на которое записывают электронную подпись. В 2022 году порядок оформления ЭП для сотрудников через коммерческие УЦ остался платным.

Если оформляете электронную подпись для директора или ИП у доверенного лица ФНС, платить не нужно. Но бесплатное оформление возможно, только если у вас уже открыт счет в Сбере или ВТБ. Или же вы открываете счет для бизнеса и сразу же оформляете ЭП.

Условия для получения электронной подписи от ВТБ
В налоговой электронную подпись тоже можно получить бесплатно. Однако с собой нужно принести USB-токен, чтобы налоговики записали на него ключ электронной подписи. Какой нужен токен и где его купить, расскажем ниже.

Срок действия. Ключ ЭП действует 12 месяцев. Если получили подпись в январе 2022 года, ей можно пользоваться в течение всего года и переоформить в январе 2023. Если же получили ЭП в июле 2022 года, обновите ее только в июле 2023.

Как получить ключ ЭП в налоговой

Авторизоваться на сайте ФНС. Чтобы получить электронную подпись, нужно подать онлайн-заявление на сайте ФНС. Услуга доступна только для авторизованных пользователей. Авторизоваться можно двумя способами.

1. Авторизоваться через логин и пароль — их нужно получить в налоговой. Необходимо взять с собой паспорт.
2. Авторизоваться через «Госуслуги».

Записаться на получение ЭП. Записаться на получение электронной подписи нужно через личный кабинет налогоплательщика.

Прокрутите бегунок до конца и выберите услугу «Получить квалифицированную электронную подпись»
Сведения о налогоплательщике подгружаются автоматически. Пользователю остается только отправить сформированное заявление. После отправки он получит уведомление, что ответ на заявление поступит в течение пяти дней в личный кабинет налогоплательщика.

Уведомление подтверждает, что ваше заявление получено
Ответ на заявление обычно приходит в течение 10-15 минут. В пятидневный срок заявителю нужно записаться на прием в любое отделение ФНС. Если пропустит срок, заявление придется подавать повторно.

Купить USB-токен. На обычную флешку электронную подпись записать нельзя — нужен специальный цифровой носитель.

• Токен, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.

• Ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ — эти форматы поддерживает удостоверяющий центр ФНС.

Получить ЭП. В день выдачи электронной подписи руководителю нужно лично прийти в то отделение ФНС, которое он выбрал, когда записывался на прием. С собой необходимо принести:

• паспорт;

• СНИЛС;

• флешку;

• сертификат, подтверждающий, что токен соответствует требованиям налоговиков.

Что изменилось в оформлении ЭП

1. В 2022 году руководители компании и индивидуальные предприниматели могут бесплатно получить ЭП в налоговой.

2. Если электронная подпись нужна сотруднику, который подписывает документы по доверенности, получить ЭП можно только в коммерческом УЦ. Сотрудники подписывают документы от имени организации, если оформили машиночитаемую доверенность.

3. Для получения ЭП запишитесь на посещение налоговой в личном кабинете налогоплательщика.

4. Чтобы получить электронную подпись, лично придите в ИФНС. С собой возьмите паспорт, СНИЛС и USB-токен.

5. Если уже получали первую подпись в ИФНС, второй раз можно сделать ЭП удаленно, без посещения налоговой.

Где получить ЭЦП с 2022 года

Электронная цифровая подпись используется в деловом документообороте фирм и госструктур уже не первый год. В ФЗ № 63-ФЗ от 06/04/11 «Об электронной подписи» с развитием технологий постоянно вносятся поправки и дополнения. Часть принятых в 2019 году поправок заработала с начала 2022 года. Они существенно изменяют порядок получения электронной подписи.

Что изменилось

Изменения не только существенные, но и масштабные: не секрет, что ЭЦП сейчас активно используется бизнесом: для сдачи электронной отчетности, работы в сфере госзакупок и т.д. Принимаются новые нормативные акты, расширяющие область применения ЭЦП и их виды, например, поправки в ТК РФ о кадровом электронном документообороте.

Как было раньше:

1. Бюджетники и кредитные организации решали вопрос с электронной подписью через Федеральное казначейство и ЦБ РФ.
2. Руководитель юрлица или ИП оформлял сертификат электронной подписи (или в обиходе просто «электронную подпись») в аккредитованном по новым правилам удостоверяющем центре или мог обратиться в ФНС.
3. Ответственные лица организации с правом подписи, например главный бухгалтер, ответственный за сдачу отчетности, могли пользоваться такой же электронной подписью, выданной руководителю организации или предпринимателю для фирмы. На главного бухгалтера оформлялась обычная доверенность.

С 2022 года требования и порядок получения ЭЦП усложнились для коммерческих структур. Бюджетники и кредитные организации действуют в прежнем режиме, а руководители фирм и предприниматели теперь будут обращаться за электронной подписью только в ФНС.

Сотрудник с правом подписи должен получить отдельную ЭЦП для физлица. Обращаться нужно в аккредитованный удостоверяющий центр – предполагается, что на начало 2022 года он прошел переаккредитацию и готов к работе.

Внимание! Проверить аккредитацию удостоверяющего центра можно с помощью сервиса Минцифры. Указывается название УЦ, ИНН или адрес. Ближайший аккредитованный в регионе УЦ можно выбрать по карте.

ЭЦП для руководителя

Итак, с 1 января 2022 года ФНС приступила к выпуску квалифицированной электронной подписи для:

• юридических лиц (граждан, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности);
• индивидуальных предпринимателей;
• нотариусов.

Выпуском сертификатов ЭП для юрлиц и предпринимателей занимается УЦ ФНС. Сертификат обычно получает генеральный директор (директор) или предприниматель, выдается он именно на фирму, а не физическим лицам. ФНС на своем официальном сайте особо подчеркивает, что не выдает электронную подпись физическим лицам как таковым.

Сертификат записывается на сертифицированный носитель информации — USB Тип-А (например, Рутокен ЭЦП 2.0, ESMART Token), купить его можно через интернет-магазин, у дистрибьюторов производителей. Это расходы фирмы, а не ФНС.

Для получения электронной подписи можно записаться на прием в инспекцию на официальном сайте ФНС (сервис «Запись на прием в инспекцию»). Под рукой нужно иметь данные о фирме или предпринимательстве, поскольку придется вносить их в форму. Услуга называется «Выдача КЭП».

Для формирования электронной подписи руководителю с собой нужно иметь паспорт, СНИЛС, ИНН и уже упомянутый сертифицированный USB-токен. Для заявления, которое нужно будет составить совместно с оператором УЦ ФНС (в присутствии заявителя), требуется еще и реквизиты юрлица, ИНН (для юрлиц). На USB-токен необходим сертификат соответствия. Специалисты ФНС советуют до начала работы форматировать его и установить пароль, как указано в документации на носитель.

Кроме самой ФНС, выпуском КЭП занимаются также ее доверенные лица. На сегодняшний день на официальном сайте налоговой говорится о трех:

• ПАО «Сбербанк России».
• АО «Аналитический центр».
• Банк ВТБ (ПАО).

До 31 декабря 2021 года многие прошедшие переаккредитацию согласно более ранним поправкам в ФЗ-63 центры выдавали электронные подписи. Министерство цифрового развития в документе ОП-П15-085-33604 от 10/08/21 разъясняет, что такие подписи будут действовать после 1 января 2022 года до окончания срока действия сертификатов, а далее на общих основаниях надо обращаться в УЦ ФНС.

Если УЦ выдал ЭЦП до 1/07/ 2021 года и у него нет статуса аккредитованного, такой сертификат использовать уже невозможно. Он был действителен лишь до 31 декабря 2021 года. На сегодняшний день вопрос с электронной подписью не согласован до конца. К примеру, с подписью ФНС из-за разницы технических требований не работает Росреестр, система электронных закупок. Как решат этот вопрос власти, пока совсем не ясно.

ЭЦП для сотрудников

Если с ЭЦП руководителя вопрос можно считать решенным, с электронными подписями сотрудников ситуация несколько иная.

Сначала предполагалось, что они тоже начнут работу по новым правилам с 1 января 2022 года:

• на документах будут ставить свои подписи на физлицо, без реквизитов фирмы;
• для работы им понадобится электронная доверенность.

Теперь законодатели решили ввести переходный период для сотрудников.

До конца 2022 года остается возможность получить сертификаты юрлица, содержащие данные сотрудника и фирмы. Действовать они будут аналогично до 31 декабря 2022 года. Напомним, что обращаться нужно в имеющие новую аккредитацию УЦ.

С 1 марта 2022 года до конца 2022 года главный бухгалтер и другие сотрудники с правом подписи могут добровольно получать новый личный сертификат и использовать его в паре с электронной доверенностью. Обращаться нужно также в АУЦ.

Только с 1 января 2023 года переходный период для сотрудников закончится. Новые правила станут обязательными: документ подписывается с помощью сертификата физлица, к нему прилагается электронная доверенность (по тексту Федерального закона № 443-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30/12/21).