Изменение персональных данных сотрудников в программах 1С
Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
• достижение возраста 20, 45 лет;
• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
• порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
Если ваш работник поменял фамилию
Законодательством РФ допускается изменение лицами, достигшими 14 лет, своего имени, которое включает в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество (ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Имя и отчество, конечно, меняют не так часто, а вот фамилию чаще, например при бракосочетании. Такие перемены влекут для кадровика совершение определенных действий. Каких – читайте в материале.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
В какие документы нужно вносить изменения?
Основными документами, в которые работодателю нужно внести изменения при смене работником фамилии, являются трудовая книжка (в случае ее ведения) и трудовой договор.
В Типовых нормативах времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях ШИФР 14.12.01, утвержденных ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 № 010 (далее – Типовые нормы), кроме этих документов указаны:
личная и алфавитная карточки;
карточка специалиста (при наличии таковой);
личное дело служащего;
штатная ведомость (при ее наличии).
Возможно, изменение придется внести и в другие документы – карточку учета страховых взносов, журнал учета движения трудовых книжек и др.
При этом не нужно менять все документы, которые работник оформлял до смены фамилии. Например, не требуется получать новое согласие работника на обработку персональных данных. Согласие нужно будет оформить только тогда, когда истечет срок действия первоначального. Тот факт, что в согласии указаны прежние персональные данные, не отменяет и не изменяет действие согласия и не делает его недействительным.
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения
«Городская клиническая больница № 2»
О внесении изменений в кадровые документы
в связи со сменой работником фамилии
В связи со сменой фамилии медицинской сестры хирургического отделения Малышевой Марии Сергеевны (новая фамилия – Орлова)
1. Специалисту по кадрам Куликовой С. А. внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить фамилию и паспортные данные и подготовить справку для бухгалтерии.
2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Соколову И. С.
1. Заявление Орловой М. С. от 20.06.2022.
2. Копия свидетельства о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданного отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС.
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров
Специалист по кадрам
На основании приказа нужно подготовить справку об изменении фамилии для бухгалтерии и замены пропуска (если он имеется).
Затем можно приступать к внесению изменений в кадровые документы.
Изменение трудового договора
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).
В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).
Если трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями или условиями, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст договора, а недостающие условия определяются приложением к нему либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).
Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению его сторон (ст. 72 ТК РФ). Но информация о фамилии, имени и отчестве работника, а также о документе, удостоверяющем личность работника, относится к сведениям, а не условиям трудового договора.
В нашем случае речь идет не о внесении недостающих сведений, а об их изменении. При изменении сведений, предусмотренных ч. 1 ст. 57 ТК РФ (в частности, фамилии), и иных паспортных данных новые сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.
Таким образом, если работник поменял фамилию и принес новый паспорт, то включить измененные сведения можно непосредственно в текст трудового договора. Это подтверждается, например, письмами Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661. Корректировки осуществляются путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана выше на свободном месте, изменение заверяется подписями работника и работодателя.
Но, считаем, не будет нарушением и внесение корректировки путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, особенно если сведения меняются уже не первый раз.
Изменения в трудовой книжке
В соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати). Запись будет такая: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС)».
Изменения в личной карточке работника
Если в организации продолжают вести личные карточки по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, изменения следует внести и туда.
Законодательством не предусмотрен порядок внесения изменений в названные документы. Можно воспользоваться способом, установленным для исправления ошибок, допущенных в первичных документах и учетных регистрах. Так, в соответствии с п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки можно сделать пометку о причинах внесения исправлений: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» в связи с вступлением в брак (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС). Исправлено 20.06.2022 специалистом по кадрам Куликовой С. А.».
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
До изменения анкетных данных в информационной системе персонифицированного учета ПФ РФ при заполнении индивидуальных сведений на застрахованное лицо работодателем указывается его прежняя фамилия.
Когда данные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ, будут изменены, работодатель может подавать форму СЗВ-ТД так же, как обычно в случаях, предусмотренных п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона № 27-ФЗ, п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Причем ответственность наступит независимо от того, кто в этом виноват, работник или работодатель. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
В заключение отметим: хотя процедура внесения изменений в связи со сменой работником фамилии или других персональных данных не слишком сложная, затягивать с этим не стоит. Особенно если данные нужно направлять в ФСС, ведь работодателя могут оштрафовать. Надо также обеспечить своевременное сообщение новых персональных данных работниками, прописав в локальном нормативном акте не только саму эту обязанность и сроки предоставления новых сведений, но и ответственность за их несоблюдение.
Сотрудник поменял фамилию как оформить кадровые документы
Дата публикации 13.07.2021
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Каким образом проинформировать ПФР об этом и как внести изменения в электронную трудовую книжку работника (лицевой счет работника в ПФР)? Нужно ли подавать СЗВ-ТД?
Обязанность работодателя сообщать в ПФР о смене фамилии работника закреплена в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ).
Чтобы изменить фамилию работника в СНИЛС, необходимо подать в ПФР заявление по форме АДВ-2 вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п (далее – Постановление № 485п).
Заполнить это заявление может как сам работник, так и кадровая служба организации, в которой он работает.
Если работник заполнил заявление самостоятельно, он должен подписать его и, приложив к нему документы, на основании которых изменилась фамилия (например, свидетельство о заключении брака), передать работодателю (п. 1, 2 ст. 9 Закона № 27-ФЗ).
Перечень реквизитов формы АДВ-2 и порядок их заполнения приведены в п. 18 Постановления № 485п. Если заявление заполняет работодатель, работник должен проверить правильность его заполнения и заверить личной подписью. Если работник не имеет возможности расписаться в заявлении лично по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, правильность сведений в заявлении заверяет работодатель с указанием причин отсутствия работника.
Изменение фамилии работника не относится к кадровым мероприятиям, которые являются основанием для представления в ПФР сведений о его трудовой деятельности. Соответственно, после смены фамилии работника подавать в ПФР форму СЗВ-ТД не нужно.
Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО
З аконодательство не запрещает перемену совершеннолетним гражданином своего имени (фамилии, отчества). На практике чаще всего встречается перемена фамилии женщиной в связи с вступлением в брак. Однако и иные случаи не являются исключением. Например, перемена фамилии мужчиной при вступлении в брак на фамилию жены порой вызвана желанием получить более благозвучную или известную фамилию. Перемена имени и отчества чаще связана с национальными обычаями и традициями или стремлением лица не афишировать свою национальную, расовую принадлежность и т.д. Разберемся, что делать работодателю, если работник поменял свое имя.
Для начала выясним, в каких случаях и в каком порядке можно поменять имя. Согласно п. 1-2 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143-ФЗ) лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, имя и (или) отчество (ФИО). Перемена имени производится органом записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего это сделать.
Факт изменения подлежит государственной регистрации в органах записи актов гражданского состояния (п. 5 ст. 58 Закона № 143-ФЗ и п. 3 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ). Более того, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).
Требует ли особого внимания прием на работу сотрудника, переменившего ранее фамилию, имя и / или отчество?
Причины для перемены имени могут быть различными, однако ни одна из них не является основанием для отказа в государственной регистрации органом ЗАГС перемены имени (см. ст. 11 Закона № 143-ФЗ). Таким образом, от кадровой службы работодателя не требуется особого внимания при приеме на работу сотрудника, менявшего свое имя (ФИО).
Однако повышенное внимание, скорее всего, вызовет перемена имени, не связанная с вступлением в брак, у службы безопасности работодателя. Ведь не всегда перемена имени работником вызвана вышеперечисленными причинами. Иногда таким образом человек пытается скрыть свое неблаговидное прошлое (например, привлечение к уголовной ответственности, наличие административных штрафов и т.д.). Поэтому до оформления приема на работу кадровой службой желательно, чтобы анкеты всех работников проходили проверку службы безопасности работодателя (при наличии таковой на предприятии).
Подтверждающие документы
Итак, в один прекрасный день работник может сообщить работодателю о перемене им фамилии, имени и / или отчества. Но одних слов недостаточно. Сотруднику нужно принести свидетельство о перемене имени и новый паспорт (на новые ФИО).
- свидетельство о заключении брака;
- новый паспорт.
Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут: