Кадровый эдо что это

Что такое КЭДО и как он поможет вашему бизнесу

КЭДО — это способ работы с кадровыми документами, при котором они создаются, оформляются, согласовываются и подписываются онлайн, без бумаги и личных встреч с сотрудниками.

Электронные документы заменяют бумажные, дублировать их на реальных носителях не нужно за исключением отдельных случаев, о них мы подробнее расскажем ниже. Документы заверяются онлайн с помощью цифровых подписей. Архив тоже электронный, хранить огромные папки бумаг в офисе больше не придётся.

Почему вам стоит перейти на кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот выгоден для всех в компании: для гендиректора, кадрового специалиста и остальных сотрудников. И вот почему.

Экономия времени сотрудников

При бумажном документообороте сотрудникам нужно постоянно ходить в отдел КДП, чтобы поставить подпись, а удалённым — забирать заказные письма с бумагами с почты или у курьера. Это отвлекает от работы и занимает много времени. Электронные документы подписываются онлайн за пару кликов с любого цифрового устройства: компьютера, планшета, смартфона. Местоположение сотрудника при этом не имеет значения.

Работникам станет комфортнее работать, они смогут меньше отвлекаться и эффективнее выполнять задачи. Так, в ИТ-компании Selectel удовлетворённость сотрудников результатами перехода на КЭДО составляет 90%.

Снижение нагрузки на КДП

Кадровые специалисты больше не тратят время на то, чтобы постоянно бегать за работниками, напоминая о подписании, искать нужные экземпляры в архиве, пересылать по почте и ждать обратно, передавать документ от одного участника и этапа к другому. В этом им помогают инструменты КЭДО:

• Автоматические уведомления. Кадровику не приходится каждый раз писать сотрудникам, что нужно поставить подпись, они получают автоматические сообщения от системы.
• Фильтры и поиск в электронном архиве. Найти нужный документ можно за пару минут.
• Гибкие маршруты. Если согласование состоит из нескольких этапов и включает в себя несколько участников, кадровому специалисту не нужно вручную контролировать каждый шаг. Он лишь создаёт шаблон маршрута, добавляя в него все шаги и участников, и документ передвигается по цепочке автоматически.

Время оформления документов в среднем сокращается в 10 раз. Так, в сети магазинов «ВкусВилл» после перехода на КЭДО стали оформлять сотрудников не более чем за 30 минут, в то время как раньше процесс растягивался на несколько дней или даже на неделю.

Экономия времени для руководителя

Руководителю не нужно часами подписывать огромные стопки бумаг. С помощью КЭДО десятки документов можно заверить за один раз, воспользовавшись массовым подписанием.

Меньше денежных затрат

Переход на цифровой документооборот — это возможность не тратиться на печать, бумагу, почтовую пересылку, организацию архива. Конечно, нужно будет купить лицензию на использование КЭДО-сервиса. Однако многие компании вообще не считают, сколько денег тратят ежегодно на кадровые документы. Если же зафиксировать все расходы, скорее всего, окажется, что вы тратите гораздо больше, чем стоит КЭДО-платформа.

Преимущества HR-бренда

Кадровый электронный документооборот — это современное решение, которое показывает, что вы заботитесь о времени и ресурсах сотрудников. Это позволит вам стать более привлекательным работодателем на рынке труда и быстро закрывать вакансии. Например, в «Сбермаркете» на 85% снизилось количество отказов от принятых офферов.

Безопасность

Если вы ведёте архив документов на бумаге, велик риск при переезде или просто по невнимательности потерять важный документ и получить за это штраф. Да и от потопов и прочих стихийных бедствий в офисе никто не застрахован. С электронными документами такого не случится, их нельзя повредить или потерять, так как они хранятся онлайн в цифровом архиве.

Законодательная база КЭДО

Переход на КЭДО для любого работодателя абсолютно легален и подтверждён законодательством РФ. В 2021 году вступили в силу законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, утвердившие легальный статус электронного документооборота. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ.

Согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, при переводе кадровых документов в онлайн нужно подготовить локально-нормативный акт. В него входят:

• Сроки, в которые надо уведомить сотрудников о переходе на электронный документооборот.
• Перечень документов, которые переводятся в цифровой формат.
• Список, в котором указаны сотрудники, давшие письменное согласие на переход на КЭДО.
• Сроки перехода на электронный документооборот.
• Случаи, когда документы будут дублироваться на бумаге.
• Данные о КЭДО-платформе и порядок доступа к ней.

Что нужно знать, чтобы легально перейти на КЭДО

Перечислим важные правила, без которых внедрить электронный документооборот не получится.

У вас должна быть КЭДО-платформа

Учтите, что обмен документами по электронной почте или через мессенджеры не является КЭДО с точки зрения законодательства. Нужен специализированный сервис. Информацию о нём работодатель обязан внести в локально-нормативный акт.

Чтобы выбрать платформу КЭДО, ориентируйтесь на свои потребности и бизнес-цели. Основные критерии:

• Удобный интерфейс.
• Большой опыт работы с клиентами из разных сфер.
• Отсутствие скрытых платежей.
• Использование минимум трёх типов электронной подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
• Возможность доработать решение под ваши потребности.
• Подписание с разных типов электронных устройств: компьютера, смартфона, планшета.
• Бесплатные уведомления.

Нужно сделать электронные подписи для всех

Все сотрудники, кадровые специалисты и руководители должны быть обеспечены электронными подписями. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида подписей:

• УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Её обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех сотрудников оформлять такую подпись не обязательно. Получение платное через удостоверяющий центр.
• УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она подойдёт всем остальным сотрудникам. Получение тоже платное, но идентификацию личности можно пройти онлайн без похода в удостоверяющий центр.
• ПЭП — простая электронная подпись. Также подойдёт для линейных сотрудников, в отличие от предыдущих эта подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. Но с ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания, так как она не оставляет цифровой след.

Некоторые документы всё же придётся дублировать на бумаге

Вести большинство кадровых документов можно онлайн, но есть исключения.

• Для удалённых сотрудников — приказ об увольнении.
• Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

Пока эти документы нужно обязательно дублировать на бумажном носителе, но Минтруд и Роструд могут в дальнейшем убрать эти ограничения.

Сотрудники должны дать согласие на КЭДО

Сейчас работодатель не имеет права принуждать сотрудников вести документы электронно. В дальнейшем правительство может рассмотреть обязательный КЭДО для всех, но пока переход добровольный, работодатель должен собрать согласия в письменном виде. Если человек согласия не даёт, документы остаются в бумажном формате. Но это правило не работает, если у человека отсутствует трудовой стаж и он поступил на работу после 31 декабря 2021 года. В этом случае можно перевести сотрудника на КЭДО без его письменного согласия.

При выборе подрядчика по КЭДО выясните, готов ли он вместе с вами обучать персонал. Хороший подрядчик проведёт воркшопы и тренинги с сотрудниками, объяснит, что КЭДО — это безопасно и удобно. Тогда работники сами захотят на него перейти.

Так стоит ли переходить на КЭДО?

Однозначно — да, если вы хотите экономить время, деньги и идти в ногу со временем. Сейчас КЭДО не повсеместное явление, но в скором времени оно может распространиться на все компании. Уже 2023 году правительство может рассмотреть обязательный перевод всех работодателей на КЭДО. Даже если такое решение не примут сразу, рано или поздно цифровизация настигнет всех. Поэтому переводите кадровые документы в электронный формат уже сейчас.

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1480588 вакансий , 65397154 резюме , 2072198 компаний и за неделю 4651742 приглашения

Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО) и почему пора на него перейти

Если говорить простыми словами, КЭДО — это способ вести учет кадровых документов онлайн, вместо того чтобы подписывать их на бумаге. С помощью КЭДО можно создавать, хранить, подписывать и отправлять документы в электронном виде. Благодаря этому процесс оформления и подписания документов ускоряется и упрощается. Теперь сотрудники могут подписывать документы в электронном виде без личной встречи, что позволяет сэкономить время и силы. Например, дистанционному сотруднику не нужно ехать в офис или отправлять документы курьером, если необходимо оформить отпуск, а отдел кадров перестает бегать за сотрудниками с просьбой подписать бумаги.

КЭДО полностью легален и соответствует законодательству РФ. В 2021 году в силу вступили законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, утвердившие легальный статус электронного кадрового документооборота. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ.

В статье рассмотрим основные принципы КЭДО, его преимущества, перечень документов, которые можно и нельзя вести в электронном виде, а также необходимые шаги для перехода на такой тип документооборота.

Почему стоит задуматься о переходе на КЭДО

Если отдел кадров тратит от 30 до 50% времени на обработку документов, в компании есть удаленные или гибридные сотрудники, у вас распределенная филиальная структура, а на подписание документа уходит в лучшем случае пара дней, то переход на КЭДО позволит вам решить не только эти проблемы, но и многие другие.

Мы выделили несколько причин, почему стоит задуматься о цифровизации HR-процессов:

• Экономия времени и ресурсов. При обычном документообороте сотрудникам регулярно приходится ходить в отдел КДП, а дистанционным сотрудникам — забирать заказные письма на почте или у курьера. На отдел кадров ложится нагрузка по обработке и контролю сроков подписания бумажных документов. По опыту компаний, которые уже работают в КЭДО, можем сказать, что экономия времени сотрудника КДП составляет от 30 до 50%, а у остальных высвобождается до 10 часов в год.
• Экономия денег. Первым на ум приходит, что цифровизация сокращает затраты на бумажную документацию, аренду офисных помещений для хранения архива, курьерскую доставку и печать. Это действительно так: на одного офисного сотрудника на печать, хранение и логистику документов уходит от 500 до 1 500 ₽ в год, а на дистанционного — от 1 500 до 3 000 ₽. Однако скажем по опыту, что компании экономят намного больше на высвобождении свободного времени сотрудников. В пересчете на одного сотрудника эта сумма может доходить до 16 тыс. ₽ в год. Поэтому внедрение современных систем часто окупается в первый же год использования. Рассчитать выгоду, если переходите на КЭДО, можно в нашем калькуляторе
• Уменьшение вероятности ошибок и потери документов. Сервисы кадрового документооборота автоматически проверяют правильность заполнения документов, что помогает предотвратить ошибки, связанные с человеческим фактором. Пописанные через КЭДО документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные, но при этом их невозможно подделать, потерять или испортить. А при подготовке отчетов вы будете уверены, что все документы в одном месте и правильно заполнены.
• Удобство работы и доступность. Подписывать электронные документы можно из любой точки мира: с ноутбука, планшета, смартфона. Сотрудник может оформить отгул прямо со смартфона за пару минут, а руководитель — подписать необходимые документы, пока находится в командировке или отпуске.
• Улучшение имиджа компании. Использование современных технологий в бизнесе создает впечатление инновационной и прогрессивной компании. Сотрудникам нравится, что вы цените их время и не заставляете ходить в отдел кадров, чтобы ознакомиться с новой инструкцией или подписать кадровые документы.

Схема работы кадрового электронного документооборота (КЭДО) включает несколько этапов:

1. Создание документа. Сотрудник HR-отдела создает новый документ в системе КЭДО, заполняет его и прикрепляет необходимые файлы.
2. Уведомления. В системе КЭДО реализован механизм уведомлений о событиях, связанных с документами. Например, о том, что нужно подписать документ в заранее отведенный срок.
3. Согласование. Документ отправляется на согласование по заранее построенному маршруту. Все участники процесса получают уведомление о необходимости подтвердить или отклонить документ.
4. Подписание. После согласования документ отправляется на подписание сторонами. Для этого используются электронные подписи, которые имеют такую же юридическую силу, как и обычные подписи на бумажных документах. После подписания документ возвращается кадровому сотруднику на проверку.
5. Хранение. После завершения процесса согласования и подписания документ сохраняется в электронном виде в системе КЭДО. Он доступен для просмотра только уполномоченным сотрудникам.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 22.1–22.3), можно создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде почти все кадровые документы — более 160 видов.

К таким документам относятся:

• приказы;
• трудовые договоры;
• служебные записки;
• локально-нормативные акты (ЛНА) и инструкции;
• документы, связанные с отсутствиями сотрудников на работе (отпуска, отгулы, больничные);
• командировочные документы;
• переводы и расчетные листки;
• и другие документы, соответствующие ТК РФ.

Какие документы пока необходимо вести на бумаге

Некоторые кадровые документы не могут быть подписаны через КЭДО. Например:

• Приказ об увольнении.
• Акт н-1 о несчастном случае на производстве.
• Журналы инструктажей по охране труда.
• Бумажные трудовые книжки (для сотрудников, которые не перешли на электронный формат).
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Однако и тут есть исключения: для дистанционных работников обязательным документом является только приказ об увольнении. Остальные документы можно вести в электронном виде.

Законодательство активно двигается в сторону цифровизации, поэтому мы ожидаем, что и эти документы в ближайшем будущем можно будет подписывать электронно.

Что нужно для перехода на КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот является ответственным процессом, который должен быть тщательно спланирован и организован. Время, необходимое для перехода, зависит от размера компании и сложности внутреннего документооборота, но в среднем занимает от 1 до 4 месяцев.

Время зависит от размера организации: наличия филиалов, количества сотрудников, переводимых документов и т.д. Все нюансы перехода предусмотреть сложно. Но, исходя из опыта, мы выделили 4 основных этапа при переходе на КЭДО. Расскажем о каждом.

Аудит текущего состояния

На этом этапе важно провести анализ текущего состояния кадрового учета:

• Проанализировать существующие схемы работы с документами. Какие есть кадровые документы, как они согласовываются, кто подписывает и т.д. В идеале нарисовать схемы движения основных документов.
• Выявить проблемные места. Какие процессы отнимают много времени и как можно их оптимизировать. Какие документы чаще всего подписывают не вовремя, и заранее поставить ограничение на время подписания и т.д.
• Определить технические требования системы КЭДО. Будет ли интеграция с учетной системой, необходимо ли заполнение графика отпусков, нужна ли сквозная авторизация из ваших внутренних систем и какие есть требования безопасности.

Выбрать сервис кадрового электронного документооборота

После анализа необходимо выбрать подходящее программное обеспечение, учитывая требования организации, объем данных, которые нужно будет обрабатывать, а также возможности и опыт персонала. Вот основные критерии выбора системы:

1. Стоимость КЭДО. Учитывайте не только цену в первый год работы системы, но и за последующие годы: на старте могут возникнуть дополнительные затраты на интеграции.
2. Функциональность. Система КЭДО должна включать не только обмен кадровыми документами, но и возможность автоматизации процессов без привлечения разработчиков. К таким функция можно отнести автоматическую отправку документов согласно занимаемой позиции, настройку маршрутов согласований, модуль планирования отпусков и т.д.
3. Простота использования. Система КЭДО должна быть интуитивно понятной и простой в использовании. Это позволит сократить время, необходимое для обучения персонала работе в системе, а также ускорить процессы обработки кадровых документов. Сильным преимуществом будет наличие удобного мобильного приложения — для сотрудников, которые не всегда имеют доступ к компьютеру.
4. Возможность расширения. Если сервис имеет возможность расширения функционала за счет дополнительно подключаемых опций. Примеры расширений: Проверка сотрудников, Корпоративный портал, Обучение персонала (LMS-система), модуль подбора сотрудников (ATS)
5. Надежность и безопасность. Система КЭДО должна быть надежной и обеспечивать защиту персональных данных сотрудников организации от несанкционированного доступа и утечек. А ЦОД должны находиться на территории Российской Федерации и иметь необходимые сертификаты. Идеальный вариант, если в системе реализован функционал сквозной авторизации (SSO). Это позволит сотрудникам входить в систему через свой корпоративный аккаунт.
6. Репутация поставщика. Перед выбором системы КЭДО необходимо ознакомиться с репутацией поставщика и проверить его опытность и надежность в данной области. Лучше доверить данные тому, кто давно на рынке, хорошо знает все требования законодательства и имеет опыт внедрения сложных систем.
7. Техническая поддержка 27/7. Обратите внимание на наличие технической поддержки и обновлений системы КЭДО. Если ваши сотрудники работают в разных часовых поясах, специалисты технической поддержки должны быть на связи круглосуточно.
8. Возможность интеграции с системами учета. Как правило, специалистам отдела кадров удобнее работать в собственных системах учета. Поэтому сервис КЭДО должен иметь модули для интеграции с популярными платформами и API.

Учитывая вышеперечисленные критерии, организации смогут выбрать наиболее подходящую систему КЭДО, которая будет наилучшим образом соответствовать их потребностям и требованиям, например сервис СБИС КЭДО.

Определиться с электронными подписями

Электронные подписи в системах кадрового электронного документооборота используются для обеспечения подлинности и целостности электронных документов, передаваемых и хранимых в системе.

Работа с электронными подписями регламентируется 63-ФЗ. Выделяются следующие типы подписей для работы с кадровым ЭДО:

• ПЭП (простая электронная подпись). По факту является комбинацией логина и пароля. Самая ненадежная из представленных. Ее возможности в КЭДО ограничены, например, ей нельзя подписать трудовой договор, согласие на перевод, договор о материальной ответственности.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это электронная подпись, созданная с помощью криптографических алгоритмов, которая подтверждает личность подписавшего и отслеживает изменения в документе. Ее можно использовать для подписания большинства кадровых документов со стороны сотрудника. Этот тип подписи самый распространенный при работе с КЭДО.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Создается с помощью применения криптографии с обязательным наличием квалифицированного сертификата подписи. На текущий момент является самой защищенной из всех представленных. Из недостатков можно выделить высокую стоимость при выпуске. Именно ею пользуются представители кадровой службы и генеральный директор для подписания документов.

Существует еще две разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Работа России. Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России». Часть сервисов КЭДО имеет возможность подписания документов этими типами подписей, однако само подписание будет происходить на сторонней площадке, что добавляет пару шагов на этапе подписания.

Наличие собственного удостоверяющего центра (УЦ) будет дополнительным преимуществом при выборе системы КЭДО. Если поставщик имеет собственный УЦ, это позволит обезопасить от передачи данных третьим лицам, а вы будете уверены, что ваши подписи действительны и соответствуют законодательству на всем периоде использования сервиса.

Подготовить необходимые документы для запуска КЭДО

Перед запуском системы КЭДО необходимо разработать и внедрить в компании ряд документов, которые будут легализировать ведение кадрового делопроизводства в онлайн-формате.

Стандартный список документов выглядит так:

• Локальные нормативные акты о кадровом электронном документообороте. Положение о КЭДО, в нем необходимо прописать: информационную систему, которую вы выбрали; перечень электронных документов; сроки, с которых компания переходит на КЭДО; исключения, в которых допускается вести документы на бумаге.
• Согласие и уведомление работников о введении КЭДО. Обязанность работодателя — заранее уведомить сотрудников о том, что компания переходит на кадровый ЭДО. При этом сотрудник обязательно должен подписать согласие с тем, что дальнейшее взаимодействие по кадровым документам будет происходить в электронном виде.
• Соглашение с работниками по использованию ЭП. В нем прописывается, каким типом ЭП будет пользоваться сотрудник при переходе на КЭДО, кто выпускает подпись и обязанность работника по обеспечению сохранности ее конфиденциальности.

Кроме этого, настоятельно рекомендуется провести обучение сотрудников по работе с КЭДО, рассказать про его преимущества и почему это безопасный способ взаимодействия. Так вы значительно увеличите процент тех, кто выразит согласие на переход.

Так стоит ли переходить на КЭДО

Современный бизнес требует быстроты и эффективности во всех процессах, включая кадровый учет и документооборот. Переход на КЭДО — это шаг вперед в управлении персоналом. По данным опроса РОСЭУ, планируют или уже перешли на КЭДО более 70% компаний. Если сейчас электронный документооборот в кадровой сфере еще является новинкой, то в ближайшие пару лет это станет нормой для большинства компаний.

Если вы хотите оптимизировать управление персоналом и повысить эффективность бизнес-процессов, то переход на КЭДО — правильное решение для вашей компании. А помочь с внедрением вам помогут такие компании, как Тензор

Что такое КЭДО и как внедрить его в компании

Представьте, что кадровику больше не нужно бегать за сотрудниками с графиком отпусков и заманивать их в кабинет, чтобы подписать очередной приказ. Документооборот с удаленными работниками не растягивается на месяцы и проходит без участия почты и курьеров. Сотрудники довольны, а трудовая инспекция без возражений принимает документы. Это не сон, это кадровый электронный документооборот — КЭДО.

Ольга Коробцова из Selectel объяснила, как устроен кадровый ЭДО, а также рассказала о внедрении электронного документооборота в своей компании.

Ольга Коробцова, руководитель отдела кадрового делопроизводства в Selectel

Что такое КЭДО и как он работает

КЭДО — это система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса.

Со стороны работодателя документы подписывает руководитель компании или уполномоченный им сотрудник (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Например, директор может передать такое право кадровику, издав соответствующий приказ и оформив доверенность. В таком случае схема подписания выглядит так:

У нас в Selectel другая схема: кадровик формирует документ и отправляет его руководителю, ответственному за подписание. Затем документ уходит сотруднику.

Плюсы КЭДО

Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее.

Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.

Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.

Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам.

Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.

Минусы КЭДО

Для работы в системе нужен компьютер или смартфон. Некоторые сотрудники не владеют такой техникой, поэтому документооборот с ними придется оставить на бумаге.

Дополнительные затраты — на покупку готовой системы КЭДО или создание собственной, а также на выпуск электронных подписей.

Обязательно ли внедрять систему КЭДО

Каждая компания сама решает, переходить на КЭДО или нет. По закону у вас есть выбор: вести кадровый документооборот на бумаге, в электронной форме или в смешанном формате.

Почему Selectel выбрал кадровый ЭДО:

• пандемия показала, насколько важно иметь возможность подписывать документы с сотрудниками удаленно;
• в ТК РФ появился специальный раздел «‎Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• возросло количество дистанционных сотрудников;
• была необходимость оптимизировать кадровый документооборот между офисами в Москве и Санкт-Петербурге;
• нужно поддерживать статус технологической компании, которая использует современные решения во всех направлениях деятельности.

О переходе на КЭДО стоит задуматься компаниям с филиалами в разных городах и распределенными командами.

На что не распространили ЭДО в кадровой сфере

В КЭДО можно подписывать все документы, кроме тех, которые по закону должны остаться на бумаге (ч. 3. ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:

• трудовые книжки;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении офисных сотрудников;
• инструктажи по охране труда.

Дистанционных работников можно ознакомить с приказом об увольнении онлайн в КЭДО. Но в течение 3 рабочих дней работодатель должен направить бумажную копию документа по почте (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Остальные заявления, договоры, согласия, приказы и ознакомления можно подписывать в КЭДО.

Как перейти на кадровый ЭДО

Чтобы соблюсти требования Трудового кодекса, переход на КЭДО нужно спланировать. Далее расскажу, как этот процесс был организован в Selectel.

Этап 1: выбрать вид КЭДО

Есть 2 варианта вести КЭДО:

1. Воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎».
2. Работать в своей системе, которую вы купили или разработали.

Мы оцифровали документооборот полтора года назад. Тогда платформа «‎Работа в России» только запустилась, и там не было нужных нам функций, поэтому этот вариант мы не рассматривали.

Разрабатывать собственную систему мы не планировали. Для такого проекта нужна команда, которая создаст все с нуля и будет поддерживать работу после запуска. Мы не хотели тратить на это время и деньги, поэтому стали выбирать готовое решение.

Этап 2: выбрать информационную систему КЭДО

При выборе КЭДО мы обращали внимание на такие критерии:

Под эти требования подошел HRlink.

Этап 3: протестировать систему КЭДО

Специалисты HRlink дали демодоступ в систему, чтобы мы могли протестировать ее перед полномасштабным запуском. В группу тестирования входили кадровики и специалисты по информационной безопасности.

Кадровики должны были:

• проверить удобство интерфейса,
• настроить маршруты согласований,
• протестировать выпуск электронных подписей,
• доработать шаблоны документов.

Специалисты по информационной безопасности проверяли, насколько легко проникнуть в систему. В итоге они решили сделать ее менее мобильной, но зато более закрытой и защищенной.

Этап 4: настроить интеграции

Чтобы не тратить время на перенос данных между двумя системами, мы воспользовались интеграцией HRlink с 1С:ЗУП. На стороне HRlink все было уже готово, нашим разработчикам только оставалось подключить и протестировать синхронизацию.

С помощью API можно интегрировать Хантфлоу с 1С и системой ЭДО, объединив все сервисы в автоматизированный контур.

Теперь кадровики могут создать документ в 1С и одним кликом отправить его на подпись в систему КЭДО. Также в 1С:ЗУП хранятся данные о работниках: ФИО, дата рождения, адрес, СНИЛС, номер телефона и имейл. Интеграция позволяет автоматически подгружать эту информацию в личные кабинеты сотрудников в HRlink.

Этап 5: подготовить документы и уведомить сотрудников

Расскажу про документы, которые нужно оформить для перехода на КЭДО. С каждым из них сотрудник должен ознакомиться и согласиться, подтвердив это собственноручной подписью.

Положение об электронном документообороте. В нем нужно прописать, как будет реализован кадровый ЭДО:

• план перехода на кадровый электронный документооборот,
• порядок проведения инструктажа по работе в системе,
• сроки подписания документов,
• случаи, когда возможно оформление документов на бумаге.

Приказ об электронном документообороте с указанием:

• названия системы КЭДО;
• порядка доступа в систему;
• документов, которые будут подписываться в электронной форме;
• сотрудников, на которых распространяется КЭДО;
• срока уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
• даты перехода на КЭДО — не раньше срока уведомления работников.

Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Закон не устанавливает содержание документа, но я советую прописать:

• какие документы будут подписываться в КЭДО,
• в какой системе будут работать сотрудники,
• дату перехода на КЭДО,
• как сотрудники получат доступ в систему,
• как сотрудники могут согласиться с переходом на КЭДО.

Шаблон уведомления сотрудника о переходе на КЭДО

Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Документ может дублировать содержание уведомления, но еще в него важно включить согласие на передачу персональных данных — понадобится для выпуска электронной подписи и создания личного кабинета сотрудника.

Документ должны подписать все штатные сотрудники, которые согласны работать в КЭДО. Если сотрудник устроился в компанию после 31 декабря 2021 года и до этого нигде не работал, его согласие не нужно (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Законодатель дает право по умолчанию вести с ним документооборот в электронной форме. Но мы в Selectel предоставляем всем выбор — подписывать документы на бумаге или онлайн.

Этап 6: выдать доступ к системе

Чтобы сотрудник мог пользоваться КЭДО, ему нужно авторизоваться в личном кабинете информационной системы по ссылке из письма-приглашения, а затем получить электронную подпись.

Выпуск электронной подписи занимает около 15 минут. Процесс строится так:

1. Кадровик запускает выдачу электронной подписи в личном кабинете сотрудника.
2. Сотруднику на электронную почту приходит запрос подтверждения — он должен проверить, все ли данные в заявлении на выпуск подписи верны.
3. Работник переходит в личный кабинет КЭДО и подтверждает корректность данных в сертификате подписи.
4. Электронная подпись загружается в личный кабинет сотрудника.

Если у работника уже есть электронная подпись, мы выпускаем ему еще одну — специально для кадрового ЭДО. Дело в том, что другую подпись нужно добавлять в личный кабинет, это долго. Быстрее создать новую, которая загрузится автоматически.

Какие электронные подписи нужны для КЭДО

Оптимальная подпись для работодателя — усиленная квалифицированная. Такую подпись стоит выпустить всем сотрудникам, которые вправе подписывать кадровые документы от лица компании.

Универсальный вариант для сотрудников — усиленная неквалифицированная подпись. С ее помощью можно подписывать все кадровые документы.

Подписи выпускают удостоверяющие центры. Обычно сервисы КЭДО заключают с ними партнерские соглашения, чтобы клиенты оформляли все в одной системе. Неквалифицированную подпись можно получить онлайн, а вот за квалифицированной придется идти в удостоверяющий центр.

Расходы за выпуск подписи сотрудника несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Итоговая стоимость зависит от количества людей, подключенных к КЭДО.

Электронные подписи действуют один год, потом их нужно продлевать за дополнительную плату. Если сотрудник уволится, подпись нужно отозвать.

Как подготовить команду к переходу на КЭДО

Для сотрудников Selectel переход на кадровый ЭДО был ожидаемым. Но несмотря на это, мы все равно помогали команде разобраться в новом процессе.

На ежегодной общей встрече мы анонсировали внедрение электронного документооборота. Объяснили, какие документы перейдут в онлайн и когда это случится, рассказали, к кому обращаться в случае вопросов.

Когда все было готово, отправили сотрудникам рассылку с инструкциями. В письме объяснили, как авторизоваться в личном кабинете HRlink и выпустить электронную подпись. Также написали, какие документы можно подписывать в кадровом ЭДО.

Мы не учили коллег работать в системе, это не требовалось. У HRlink понятный интерфейс, поэтому сотрудники без труда разобрались в функциях. Новичкам в момент трудоустройства мы показываем личный кабинет и объясняем, как им пользоваться, на это уходит 5–10 минут.

После запуска КЭДО мы регулярно проводим опросы сотрудников, чтобы выяснить, все ли их устраивает. У нас нет стандартного списка вопросов, обычно он меняется в зависимости от того, что нам нужно понять. Но чаще всего мы спрашиваем следующее:

1. Довольны ли вы переходом на КЭДО?
2. Удобно ли вам работать в HRlink?
3. С какими сложностями сталкиваетесь, когда подписываете документы в HRlink?
4. Что хотели бы улучшить в HRlink?

По данным последнего опроса, 99,6% сотрудников довольны переходом на КЭДО.

Как работать с возражениями сотрудников

После анонса 90% сотрудников были готовы перейти на КЭДО. Несогласные поделились на три категории:

• переживающие за сохранность персональных данных;
• тяжело принимающие новое;
• не владеющие смартфонами или компьютерами.

Сотрудники, которые опасались за персональные данные. Мы рассказали коллегам о том, как работает HRlink, а специалисты по информационной безопасности объяснили, какие меры они внедрили для дополнительной защиты данных. Это помогло донести до сотрудников, что система КЭДО проверенная и надежная.

Сотрудники, которым тяжело принимать новое. Их удалось убедить благодаря отзывам коллег, которые уже перешли на КЭДО. Они рассказали сомневающимся, как теперь удобно и быстро подписывают документы, которые потом не теряются дома, а хранятся в личном кабинете.

Сотрудники без компьютеров или смартфонов. Мы были готовы к тому, что не все перейдут на КЭДО, поэтому сразу решили вести смешанный документооборот. Никого не принуждаем: если человек предпочитает бумажные документы, то так с ним и работаем.

Сейчас к КЭДО не подключены сотрудники, которым для работы не нужен компьютер или смартфон, таких меньше 1%. Им удобнее подписывать документы вживую, поэтому КДП с ними мы оставили на бумаге. Также не переводили на КЭДО сотрудников в декрете — сделаем это, когда они выйдут на работу.

Выводы

1. С помощью КЭДО можно подписывать кадровые документы электронной подписью. Это удобно, если у вас распределенная команда или офисы в разных городах.

• упрощает КДП с удаленными и офисными сотрудниками;
• ускоряет подписание массовых документов;
• экономит время кадровиков;
• делает КДП прозрачнее.

3. Недостатки кадрового ЭДО — дополнительные расходы компании, работники должны иметь под рукой компьютер или смартфон.

4. В КЭДО можно подписывать любые кадровые документы, за исключением:

• бумажных трудовых книжек,
• приказов об увольнении офисных сотрудников,
• актов о несчастном случае на производстве,
• инструктажей по охране труда.

5. Чтобы перейти на КЭДО, нужно:

• выбрать систему для электронного документооборота;
• протестировать безопасность системы и ее возможности;
• настроить интеграции и перенос данных;
• оформить локальные нормативные акты, получить согласие сотрудников;
• обеспечить доступ сотрудников в личный кабинет и организовать выпуск электронных подписей;
• собирать обратную связь сотрудников.

6. Людям, которые будут подписывать кадровые документы со стороны работодателя, нужна усиленная квалифицированная подпись. Сотрудники же могут работать с неквалифицированной подписью.

7. Неквалифицированную подпись можно выпустить дистанционно, а вот за квалифицированной нужно идти в удостоверяющий центр. Расходы на выпуск подписи сотрудника несет работодатель.

8. Чтобы подготовить сотрудников к переходу на КЭДО, нужно объяснить, как устроена система, какие документы перейдут в электронную форму, что потребуется для работы.

9. Некоторые сотрудники могут отказаться от электронного документооборота, несмотря на вашу обработку их возражений. К этому стоит быть готовыми.

Что такое КЭДО: как работает и кому подходит

Ежедневно в компаниях создают и подписывают сотни кадровых документов: приказы о переводах, отпусках и командировках, поощрения и дисциплинарные взыскания, локально-нормативные акты. На их обработку, пересылку и хранение тратятся огромные ресурсы.

Но сегодня уже не обязательно тонуть в бумаге, чтобы вести учет кадровых документов. Согласно Трудовому кодексу, этот процесс можно полностью перевести в цифровой формат. О том, что такое кадровый электронный документооборот, сколько можно на нем сэкономить и существуют ли риски — расскажем в статье.

Что вы узнаете

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде. При кадровом ЭДО документы существуют только электронно и не дублируются на бумажных носителях.

Заверяют электронные документы с помощью электронной подписи: одной кнопкой на компьютере или в смартфоне. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Возможности сервиса КЭДО

Вести документы без бумажной рутины. Оформлять справки и заявления, утверждать графики отпусков, отправлять документы в налоговую — все это можно делать в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.

«КЭДО — это способ навести порядок в документообороте и избежать рисков при проверке. Вы всегда будете видеть, какие документы подписаны, а какие нет. Можно настроить любое количество каналов для уведомления сотрудника: на почту, по смс, в Telegram — чтобы сотрудник точно увидел документы. Можно настроить так, чтобы этап закрылся и вернулся обратно в кадровую службу, если в течение какого-то времени сотрудник не подписал документ».

Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор»

Легко контролировать задачи. Чтобы документ подписали несколько человек, не приходится обходить каждого из них — достаточно настроить маршрут согласования. Система сама проведет задачу по исполнителям и проследит за сроками. Всегда можно увидеть, на какой стадии находится документ.

За пару минут оформлять отпуска и отгулы. Кадровому специалисту не нужно собирать предложения о желаемых датах отпусков, а потом искать пересечения в эксель-таблицах. Система сама напомнит сотрудникам о том, что нужно спланировать отпуск. Работники подают заявление со смартфона или компьютера. Руководитель видит пересечения дат по всему отделу и согласовывает или отправляет на доработку.

Массово подписывать инструкции. Система сама собирает инструкции и регламенты для нового сотрудника: подписать их можно одной кнопкой, с мобильного телефона или компьютера. Если инструкция изменилась, она вернется на повторное подписание. Наглядно видно, кто подписал, а кто еще нет.

«Если вы просто переходите на КЭДО, вы закроете только два этапа ознакомления: подписание и хранение. Вам все равно придется руками собирать и отправлять сотруднику документы.

Но в СБИС есть отдельный раздел «Инструкции», куда компания может загрузить все свои документы и настроить на каждом этапе, должен ли сотрудник его подписать или просто ознакомиться. Настраивается отдел, должность, подразделение. И когда мы сотрудника принимаем на работу или переводим в новое подразделение, система автоматически собирает комплект документов. Вы полностью избавляете себя от ручного труда».

Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор»

Безопасно хранить архивы в облаке. Электронные кадровые документы тоже надо хранить. Только для этого не нужно загромождать целые помещения. Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище и на компьютерах. Найти любой файл в электронном архиве можно за несколько секунд.

Ведите кадровый ЭДО безопасно со СБИС

Что говорит закон

С кадровыми документами можно работать в электронном виде с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). Оформлять электронные документы нужно в соответствии с едиными требованиями, установленными Минтрудом России (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

Работодатели могут выбирать, остаться на бумажном документообороте или перейти на электронный (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

Какие документы можно подписывать по КЭДО

Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы — больше 160 видов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Но есть исключения.

Что обязательно дублировать на бумаге

• приказ об увольнении;
• акт н-1 о несчастном случае на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда;
• бумажные трудовые (для тех, кто не перешел на электронную);
• сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Что переводят в ЭДО чаще всего

• документы, связанные с отсутствиями сотрудников на работе (отпуска, отгулы, больничные);
• командировки;
• документы дистанционных работников — от оффера до увольнения;
• локально-нормативные акты (ЛНА) и инструкции;
• переводы, расчетные листки, приказы.

Как подписывать документы по КЭДО

Документы по КЭДО заверяются электронной подписью. Это аналог подписи на бумаге, который имеет такую же юридическую силу. Электронные подписи бывают трех видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Они отличаются уровнем защиты.

Самая ненадежная: после подписания документ можно изменить.

Получить можно самостоятельно при регистрации в информационной системе

Внутренние документы: заявления на отпуск, приказы о работе в выходные дни.

Нельзя подписать трудовой договор, согласие на перевод, приказ о дисциплинарном взыскании

Показывает изменения в документе, поэтому подходит для внутреннего и внешнего документооборота.

Выдается в удостоверяющих центрах

Приказы, инструкции, заявления, справки.

Используется для работы в личном кабинете налогоплательщика

Самая надежная, имеет полную юридическую силу.

Выдается только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

С помощью КЭП подписывают документы от лица организации.

Можно зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи

СБИС поддерживает все типы электронных подписей. Чтобы выпустить подпись, нужно прийти в любой офис Тензора с паспортом и СНИЛС или подать заявку на сайте.