Когда выдавать летнюю спецодежду работникам

Можно ли выдавать летнюю спецодежду зимой, а зимнюю — летом?

Часто можно встретить вопрос о сезонности выдачи спецодежды сотрудникам. Короткий ответ такой: официальных правил касательно того, в какой именно момент (сезон, месяц) нужно выдавать униформу, нет. Значение имеет только погода и своевременность выдачи комплектов. Более подробный ответ со ссылками читайте далее.

В редакции Федерального закона от 30.12.2008 N 313-ФЗ об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты говорится, что спецодежда должна вручаться работникам «своевременно». В Приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н этот момент слегка уточняется: здесь сказано, что средства индивидуальной защиты для работы в определённых температурных условиях, свойственных для какого-то времени года, выдаются с наступлением этого самого времени года. Иными словами: утеплённые куртки и комбинезоны положено выдавать с наступлением холодов, летние вещи — когда потеплеет.

В письме Минтруда России от 20.09.2016 N 15-2/ООГ-3388 особо подчёркивается, что «особыми температурными условиями» считаются в том числе сезонные изменения погоды. Так что если встретите эту строчку, не пугайтесь!

После окончания сезона вещи нужно сдать работодателю, чтобы он организовал чистку и хранение до следующего года.

Резюмируя: указаний по времени выдачи в законах нет, работодатель решает самостоятельно, но принято предоставлять зимнюю спецодежду когда похолодает, а летнюю — когда теплеет. Опирайтесь на это.

IX. Выдача СИЗ с учетом климатических особенностей и сезонности

48. Работникам для использования на открытом воздухе и в иных условиях окружающей среды, вызывающих общее и (или) локальное переохлаждение, выдаются специальная одежда, специальная обувь, головные уборы, дерматологические СИЗ и СИЗ рук, иные СИЗ, необходимые для защиты от пониженных температур, с классом защиты (при наличии), соответствующим климатическому поясу, либо превосходящим в соответствии со сроками нормативной эксплуатации, установленными приложением N 4 к Правилам.

49. Работодатель может дополнительно выдавать работникам специальную одежду для защиты от прохладной окружающей среды (окружающая среда, характеризующаяся сочетанием влажности и ветра при температуре воздуха выше минус 5 °C).

50. СИЗ, предназначенные для использования на открытом воздухе для защиты от пониженных или повышенных температур, обусловленных ежегодными сезонными изменениями температуры, выдаются работникам с наступлением соответствующего периода года, а с его окончанием сдаются работодателю для хранения до следующего сезона.

Расчет продолжительности нормативного срока эксплуатации исчисляется с момента выдачи специальной одежды работнику и может не включить время хранения специальной одежды, отпуска работника и период временной нетрудоспособности работника, но не должен превышать 2,5 года.

Как выдавать СИЗ с 1 сентября 2023: новые правила

Одна из основных обязанностей работодателей по ТК — бесплатно выдавать сотрудникам, кому это положено в силу закона, смывающие средства и для индивидуальной защиты во время выполнения трудовых функций. Важно знать, что на этот счёт действуют 2 новых регламента: это приказ Минтруда № 766н и 767н с Правилами обеспечения работников и Едиными типовыми нормами выдачи СИЗ с 1 сентября 2023 года. Новые правила, как теперь их выдавать, и другие нюансы узнаете из статьи.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Чем руководствоваться

С 01.09.2023 и до осени 2029 года Правила обеспечения персонала средствами личной защиты и смывающими средствами (далее также — смывами) закреплены приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н (далее — Приказ 766н). В свою очередь Единые типовые нормы их предоставления установлены приказом от той же даты № 767н (далее — Приказ 767н).

Основное новшество в том, что эти приказы ввели новый подход к обеспечению работников СИЗ и смывами. Теперь выполнение руководством этой обязанности в том или ином объеме привязали к следующим опциям:

есть (если да, то какие именно) или нет вредные и/или опасные воздействия на рабочем месте;

итоги специальной оценки условий труда;

результат оценки рисков по профессии;

какова позиция первичной ячейки профсоюза или иного полномочного представительного органа работников (если есть).

В частности, с учётом этих моментов руководителю нужно утвердить на предприятии отдельным документом нормы выдачи СИЗ (про его форму см. далее).

Одновременно перестали действовать:

Правила от 2009 года предоставления всех видов СИЗ № 290н;

Стандарт от 2010 года безопасности труда по смывам из приказа № 1122н.

Однако действует переходный период: до самого конца 2024 года можно выдавать СИЗ по прошлым типовым нормам. То есть не нужно резко подстраиваться под новые. Такое решение остаётся за работодателем. На это также обратил внимание Минтруд в письме № 15-2/ООГ-3647.

Отметим, что положения Приказов 766н и 767н обязательны для всех категорий работодателей (юрлица, ИП, физлица, коммерческие и госструктуры) и работников.

Что делать, если сотрудник получил производственную травму в 2023 году: как посчитать компенсацию, штрафы — узнаете здесь.

Нормы выдачи СИЗ

Приказ 767н установил в своих длинных таблицах, что именно и сколько нужно выдавать работникам, на какой период. При этом все нормы он разделил на 3 вида.

В зависимости от профессии/должности

В данной таблице перечислены 5357 видов профессий и должностей, которым положены при работе СИЗ. Например, одних сварщиков аж 19.

В основном нормы выдачи СИЗ (одежда, обувь и др. средства) рассчитаны на 1 год их носки или использования. Однако встречаются и другие варианты.

Их могут выдать:

согласно документам изготовителя;

пока не износятся.

По опасностям, которые есть на производстве

В зависимости от этого фактора СИЗ выдают согласно Приложению № 2 к Приказу 767н.

В данной таблице приведено 20 видов опасностей. Это:

те, которые официально зафиксированы на предприятии и несут угрозу жизни и здоровью персонала;

факторы внешней среды или рабочего процесса, могущие привести к травме или профзаболеванию.

Причем в таблице также указаны СИЗ, которые нужно предоставлять по итогам оценки рисков для конкретной профессии рабочих. То есть сверх уже выданного ранее обязательного минимума СИЗ.

Для защиты кожи и смывы

Эти нормы выдачи поделены на 2 вида — по типу загрязнений на производстве и виду работ. Они отражены в Приложении № 3 к Приказу 767н.

Какие-то из них защищают кожу, другие очищают, а третьи восстанавливают.

Как предоставлять СИЗ

Приказ 766н помимо общих обязательных правил обеспечения СИЗ охватывает все стадии их предоставления — есть ли надобность, выбор того или иного средства, как организовать закупку, выдача, замена, как использовать, хранить и ухаживать, что делать с отслужившими СИЗ.

Также документ закрепил рекомендуемые Минтрудом формы:

норм выдачи СИЗ на конкретном предприятии (Приложение № 1):

личной карточки учета выдачи СИЗ (Приложение № 2);

карточки учёта для дежурных СИЗ (Приложение № 3).

Как известно, территория России охватывает несколько климатических поясов. Поэтому выданная для работы в холодных условиях спецодежда и обувь объективно служат разное количество лет в зависимости от пояса. Чтобы снять спорные моменты, Приложение № 4 к Приказу 766н приводит таблицу с предельными сроками ношения таких СИЗ. Вот она:

Кто платит

Все вопросы, связанные с СИЗ — от покупки до утилизации — решаются за счет только финансов работодателя (п. 3 Приказа 766н).

При этом можно заключить договор об обеспечении сотрудников СИЗ с фирмой, которая специализируется на этом.

На территории предприятия, где есть основания для выдачи СИЗ и смывов, могут выполнять работы сотрудники сторонних подрядчиков. Тогда расходы на выдачу им СИЗ несет их работодатель. Он же отвечает за учет, уход и ремонт таких защитных средств (п. 51 и 52 Приказа 766н).

За что отвечает работодатель

Он несет ответственность за решение следующих вопросов:

своевременность и полноту выдачи;

организацию контроля за правильностью использования работниками;

хранение, уход и когда закончить использование.

Состав прав и обязанностей нанимателя по части обеспечения СИЗ приведён в разд. II Приказа 766н.

Помимо норм выдачи СИЗ как отдельного документа должен быть обязательный по предприятию акт-распоряжение, регламентирующий:

порядок обеспечения работников СИЗ и смывами (для малого бизнеса этот документ не обязателен к принятию);

разделение обязанностей и ответственности должностных лиц за все этапы обеспечения СИЗ и смывами — с учетом особенностей структуры управления предприятием.

Нормы выдачи СИЗ и учет этого можно вести в электронном виде.

Работникам нужно объяснить правила использования СИЗ. Причем не обязательно делать это именно в форме обучения или инструктажа. Можно и проще.

В свою очередь обязанности работника в отношении СИЗ перечислены в разд. III Приказа 766н. В частности, он должен сообщать руководству (срок не указан) о том, что СИЗ потеряно, сломалось, стало грязным и т. п.

СИЗ: покупаем, выдаем и учитываем

Елена Шамова, бухгалтер компании Acsour, узнала, каким сотрудникам предписано выдать спецодежду, что будет, если этого не сделать, и как отразить покупку и выдачу личных средств защиты работникам в налоговом и бухгалтерском учете организации.

Спецодежда позволяет сотруднику защититься от вредных и опасных факторов (температуры, механических повреждений, ядовитых веществ и пр.) во время выполнения своих служебных обязанностей. В соответствии со статьей 221 ТК РФ на работах с опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или сопряженных с загрязнением, сотрудникам выдаются: прошедшая обязательную сертификацию/декларирование специальная одежда, другие средства индивидуальной защиты: изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, рук, головы и проч.; смывающие и (или) обезвреживающие средства.

Перечень профессий, согласно которому должна выдаваться спецодежда, указан в Типовых нормах, утвержденный приказом Минтруда России от 9 декабря 2014 года № 997н.

В приложении к приказу для каждой профессии указаны список и норма выдаваемой спецодежды. Следует отметить, что организация имеет право устанавливать нормы бесплатной выдачи самостоятельно. Квоты утверждаются локальными нормативными актами фирмы на основании результатов проведения специальной оценки условий труда с указанием ответственного должностного лица.

Работодатель обязан обеспечить приобретение, а также хранение, стирку, сушку, ремонт и замену средств индивидуальной защиты за счет собственных средств и выдавать работникам спецодежду бесплатно. Правила выдачи и пользования, а также ответственность и организация контроля за обеспечением работников СИЗ установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 года № 290н об утверждении межотраслевых правил.

Требования Правил распространяются на всех работодателей – юридических и физических лиц, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц – в размере от 20 000 до 30 000 рублей;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 30 000 рублей;
на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Несоблюдение сроков эксплуатации спецодежды грозит работодателю ответственностью. Так, за нарушение правил выдачи фирма может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а руководитель и ответственные лица – от 1000 до 5000 рублей (при повторном нарушении – дисквалификация на срок от одного года до трех лет).

Порядок выдачи

Спецодежда выдается сотруднику при приеме на работу и должна соответствовать полу, росту, размеру сотрудника, а также характеру и условиям труда. Сроки использования исчисляются со дня фактической выдачи и могут составлять от одного года до срока достижения износа.

Получение и сдача спецодежды фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ. Работник, которого не обеспечили спецодеждой, вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. Кроме того, ему нужно оплатить возникший по этой причине простой в размере не менее 2/3 средней заработной платы. При выдаче спецодежды не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, так как она выдается работникам в пользование, а не в собственность (письмо Минфина от 16 сентября 2016 г. № 03-03-06/1/54239).

По проекту Минтруда России, организациям можно будет приобретать как российские, так и иностранные спецодежду, спецобувь и другие СИЗ. Для спецодежды неважно, будет ли она сшита из отечественной ткани или нет. Напомню, требования к производителю тканей фактически начали действовать с 2018 года.

Спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату: при увольнении, при переводе на другую работу, для которой выданные специальная одежда, обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами, по окончании сроков их носки взамен получаемой новой спецодежды.

Возможность удержания денежных средств за спецодежду из заработной платы сотрудника при его увольнении ТК РФ не предусмотрена.

Если же вы не хотите «дарить» спец-одежду увольняющемуся сотруднику, то обращайтесь в суд, но в таком случае у вас в локальных нормативных документах должны быть прописаны возврат спецодежды или возмещение ее стоимости.

Технические требования

Специальная одежда – это не только вещи с логотипом компании. Важными в этом случае являются цвет, плотность и износостойкость. Производство регламентируется многочисленными ГОСТами, применяемыми в зависимости от типа и назначения средств защиты.

ГОСТы содержат требования к размерам, материалам, фурнитуре, маркировке, к методам контроля и испытаний, к транспортировке, хранению и эксплуатации такой одежды и других средств защиты.

Как таковые сроки службы стандарты не устанавливают. Требования к маркировке гласят, что на изделии должна быть проставлена дата производства, а указания по эксплуатации устанавливают, что в документации следует обозначить гарантийный срок использования защитных средств, который не может быть меньше времени использования, соответствующего типовым нормам.

Следует помнить о том, что недопустимо приобретать спецодежду без сертификатов соответствия и/или деклараций о соответствии требованиям технического регламента Таможенного союза ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты».

Напомню, требования к производителю тканей фактически начали действовать с 2018 года. Скорее всего, покупать иностранные СИЗ можно будет с 2019 года, так как по планам Минтруда изменения должны вступить в силу уже после 1 августа 2018 года.

Платить ли взносы?

Часть расходов на приобретение СИЗ организации разрешено зачесть в счет взносов на травматизм. Полный перечень мер можно найти в Правилах № 580н. Так, в счет взносов организация может: обучить охране труда работников отдельных категорий; провести спецоценку условий труда; купить аптечки первой помощи; купить алкометры и алкотестеры, чтобы проводить обязательные предрейсовые или предсменные медосмотры; купить одежду, обувь и другие СИЗ согласно Типовым нормам или результатам спецоценки условий труда. СИЗ должны быть отечественными. К спецодежде дополнительное требование: материалы, из которых она сшита, тоже должны быть российскими. Как поясняет ФСС, это требование применяется с 2018 года.

Сумма расходов, которую можно зачесть в счет уплаты взносов, не должна превышать 20 процентов от суммы взносов на травматизм, которые были начислены за прошлый год, за вычетом сумм выплат работникам по данному виду страхования в том же году. Отмечу, что если организация оплачивает спецодежду за счет бюджета, то НДС к вычету не принимается (письмо Минфина России от 20 июня 2018 г. № 03-07-11/42124).

НУ и БУ

Как же организациям учитывать приобретенную спецодежду? В налоговом учете ее стоимость можно учесть в расходах при одновременном выполнении следующих условий, прописанных в письмах Минфина от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48743, от 25 ноября 2014 года № 03-03-06/1/59763, от 16 февраля 2012 года № 03-03-06/4/8:

проведена спецоценка условий труда или аттестация рабочих мест по условиям труда, и ее результаты подтверждают необходимость выдачи спецодежды;
спецодежда выдается в пределах норм, предусмотренных законодательством, или по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами работодателя (письмо Минтруда от 30 сентября 2016 г. № 15-2/ООГ-3519).

Таким образом, стоимость включают в материальные расходы в полной сумме на дату выдачи работникам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Также вы вправе установить иной порядок списания стоимости спецодежды (например, равномерно в течение срока использования), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения (подп. 3 п. 1 ст. 254, ст. 313 НК РФ).

Для отражения в бухучете приобретения спецодежды можно использовать следующие проводки. Для учета спецодежды со сроком службы 12 месяцев и меньше:

Дебет 10-10 Кредит 60
— приобретена спецодежда;

Дебет 19 Кредит 60
— принят к учету входной НДС по спецодежде;

Дебет 68 Кредит 19
— НДС по спецодежде принят к вычету;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 10-10
— спецодежда выдана работникам.

Проводки по учету спецодежды со сроком службы более 12 месяцев:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
— спецодежда выдана работникам (на дату выдачи спецодежды работникам);

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 10-11
— часть стоимости спецодежды списана на затраты (ежемесячно равными частями в течение срока службы спецодежды).