Подпись на каждой странице договора как называется
Письмо Роструда от 08.10.2021 № ПГ/29938-6-1
Комментарий
Трудовое законодательство не обязывает стороны (работника и работодателя) подписывать каждую страницу трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами – работником и работодателем. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, который хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Каких-либо дополнительных требований к форме трудового договора указанная норма ТК РФ не содержит.
Следовательно, работник и работодатель должны подписать каждый экземпляр трудового договора. На практике подписи сторон проставляются на последней странице трудового договора в разделе «Реквизиты и подписи сторон» или «Подписи сторон».
Таким образом, подписывать каждую страницу трудового договора необязательно. Однако возможна ситуация, когда текст трудового договора в экземплярах работника отличается от текста работодателя (например, в них указаны разные условия оплаты труда работника). Это может стать причиной трудового спора между сторонами, что подтверждает судебная практика (см. определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 10.08.2021 по делу № 88-18147/2021).
Поэтому работодателям и работникам рекомендуется подписывать каждую страницу трудового договора. Это поможет избежать спорных ситуаций с работниками. Работодателю целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка), что стороны будут подписывать трудовой договор на каждой странице.
Смотрите также
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
Нужно ли подписывать каждую страницу трудового договора?
Требования к форме трудового договора содержатся в ст. 67 Трудового кодекса. Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются сторонами: работодателем и работником. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя.
Требований о проставлении подписи работника на каждой странице трудового договора, о прошивании всех его страниц законом не предусмотрено (см., например, ответ Роструда). ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающий требования к оформлению документов, также не содержит требований к размещению на каждой странице договора реквизита «Подписи сторон», а лишь указывает, что при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Таким образом, трудовой договор часто подписывается сторонами лишь на последней странице. Однако такое положение вещей может привести к разногласиям сторон относительно содержания трудового договора. Один из таких споров рассмотрел Второй КСОЮ (Определение Второго КСОЮ от 10 августа 2021 г. по делу № 8Г-16971/2021[88-18147/2021]).
Работница утверждала, что работодатель незаконно внес изменения в текст трудового договора: в условия оплаты труда и социальные гарантии, продолжительность дополнительного отпуска, исключил пункт, определяющий время обеденного перерыва. Она полагала, что подписанный ею при приеме на работу трудовой договор содержал иные условия, неподписанные листы работница полагала изготовленными позднее даты подписания договора, в результате ей был представлен экземпляр, отличающийся от подписанного при трудоустройстве, в котором заменены все листы кроме последнего, содержащего ее подпись. Требовала признать действия работодателя незаконными.
Представленные работником и работодателем в суд экземпляры трудовых договоров содержали одинаковые условия. Для проверки доводов работника о том, что подписанный ею при приеме на работу трудовой договор содержал иные условия, по делу была назначена судебная экспертиза. По заключению эксперта решить вопрос о времени нанесения печатных реквизитов на листах экземпляров трудового договора не представилось возможным, поскольку штрихи образованы частицами тонера, которые не содержат постепенно испаряющихся летучих компонентов. Эксперт констатировал, что в настоящее время методики установления давности нанесения реквизитов существуют только для штрихов, нанесенных красящими веществами, которые содержат летучие компоненты (феноксиэтанол, глицерин), и основаны на исследовании остаточного содержания указанных летучих компонентов в штрихах.
В итоге суд пришел к выводу о том, что доказательства, подтверждающие доводы работника о внесении работодателем изменений в ранее заключенный трудовой договор, отсутствуют, в удовлетворении требований работницы о признании действий работодателя незаконными отказал.
Во избежание подобных недоразумений полагаем целесообразным подписывать все листы трудового договора, как работником, так и работодателем.
Как исключить риск подмены листов в договоре?
Н екоторые недобросовестные компании для получения преимуществ подменяют листы в договорах со своими контрагентами. Они рассуждают так: зачем тратить время на обсуждение условий соглашения, добиваться их изменения или исключения, приводить какие-то аргументы, чтобы переубедить партнера. Намного проще заменить листы в договоре и получить нужные условия одним махом. Расскажем, как не попасть в такую ситуацию и как себя защитить.
На практике листы договоров, заключаемых в простой письменной форме, просто скрепляют степлером и подписывают в самом конце (после реквизитов). Этот способ самый простой и удобный, поскольку требует меньше всего времени. Стороны могут оперативно подписать соглашение и начать работу, что очень важно, когда времени мало и объем договорной работы достаточно велик.
В ситуации, когда речь идет о небольших контрактах, такой подход может быть оправдан. Вряд ли кому-то из контрагентов придет в голову из-за незначительных сумм втихаря исправлять тест соглашения.
Другое дело, если контракт крупный, представляет особую значимость для контрагентов, и от его условий зависит само существование бизнеса. Здесь контрагенты могут решиться на подлог или обычную хитрость, первыми подписав оба экземпляра соглашения с выгодными для себя условиями и подсунув их доверчивому партнеру, который не перечитывает текст договора.
Случай из практики
Нам известен случай, когда невнимательные юрист и директор компании были лишены премий за допущенные упущения в работе. Фирма предоставляла нежилые помещения в аренду, и в ее типовом договоре был предусмотрен обеспечительный платеж. Он гарантировал внесение платежей арендатором. Договор содержал условие о том, что в случае его расторжения по инициативе арендатора обеспечительный платеж ему не возвращается. Один из арендаторов первым подписал договор и частицу «не» из этой фразы исключил. В итоге обеспечительный платеж ему пришлось вернуть.
Таким образом, договор лучше подписывать на каждой странице или прошивать. А если таких возможностей нет, то тщательно вычитывать текст соглашения. Даже если контрагент будет торопить с подписанием (например, с уже подписанными экземплярами нагрянет к вам в офис), нужно сначала все тщательно посмотреть. Как гласит народная мудрость, спешка уместна только при ловле блох.
Как оформить договор?
Простое скрепление листов степлером имеет очень существенный недостаток: листы могут быть попросту подменены контрагентом. Конечно, даже прошитый договор можно расшить, подменить в нем листы. Есть такие умельцы. Кто-то даже мастерски умеет расположить текст на подмененном листе таким образом, что на первый взгляд подмена будет незаметна. Определить фальшивку сможет только эксперт. Поэтому повторим, что любой серьезный контракт на крупную сумму целесообразно подписывать на каждой странице.
Отметим, что закон не обязывает ставить автографы на каждой странице или прошивать договор (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2010 № КГ-А40/12560-10). Но такая мера позволит стороне эффективно защитить свои права. Во избежание подмены листов в договоре их, конечно, можно прошивать, однако это потребует дополнительных трудозатрат. Но и в прошитом договоре, как мы уже упоминали, листы все равно можно заменить, просто расшив документ и сшив его заново.
Оптимальный вариант – подписать договор на каждой странице. Тем более, что особой сложности не.
Как защитить договор
Договор выступает обязательным инструментом заключения любой сделки, от которого напрямую зависит успех всей операции. При его подготовке нужно провести ряд мероприятий: проверить надежность делового партнера, оценить риски и защитить сам документ. Последняя процедура особенно важна, ведь она позволит избежать непредвиденных ситуаций в работе компании, сохранить репутацию фирмы. Поговорим о способах защиты договора, их выборе и целесообразности использования.
Мы существуем в правовом поле и часто (даже как физические лица) сталкиваемся с необходимостью заключения договоров по тем или иным вопросам. Если же говорить о коммерческом секторе, то бизнес в принципе ведется на основе таких документов. Возможны сделки и без заключения договора, но они редки, как, например, разовая закупка канцелярских товаров. Если такие операции будут производиться регулярно, то с компанией-поставщиком для более удобного и прозрачного взаимодействия лучше составить соответствующее письменное соглашение.
В процессе деятельности организации заключают различные виды договоров: куплипродажи, оказания услуг, обучения, ДМС и др. Однако логично и удобно, когда в компании разработан один или несколько шаблонов такого документа по профилю своей деятельности. В обязательном порядке его следует защитить – так не придется постоянно проверять версии договоров, полученных от контрагентов.
Выбор способ защиты договора зависит от того, как он хранится: в электронном или бумажном виде.
ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Чаще всего договорные документы оформляются в формате MS Word. Какими возможностями для работы, в частности для защиты файлов, обладает эта программа? Какие пункты текстового редактора необходимо настроить пользователю в первую очередь?
Создание шаблона
Для начала необходимо включить отображение вкладки Разработчик. На ней расположено несколько групп команд. При создании шаблона используются Элементы управления (рис. 1).
В указанной группе находятся элементы управления, которые следует размещать в шаблоне для обозначения полей – их заполняют пользователи. Для этого необходимо перейти на вкладку Файл нажать на ней кнопку Параметры (рис. 2).
В открывшемся диалоговом окне Параметры Word нужно нажать команду Настроить ленту (рис. 3).
Теперь в правой части диалогового окна Параметры Word в группе Настроить ленту необходимо в выпадающем списке выбрать блок Основные вкладки и установить флажок в строке Разработчик (см. рис. 3). Остается нажать кнопку ОК.
Сохранение документа в формате «Шаблон»
Для этого необходимо открыть вкладку Файл, далее – команду Сохранить как и в выпадающем списке поля Тип файла выбрать Шаблон Word. Подтвердить действие нужно нажатием кнопки ОК (рис. 4).
Инструменты для защиты
Инструменты для защиты документа находятся на вкладке Разработчик (см. рис. 3). Идея в том, чтобы добавить в шаблон несколько редактируемых полей. Только их и можно будет форматировать.
Переместите курсор в место, куда нужно добавить поля. Затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «обычный текст» (значок 
) (см. рис. 1).
Одно поле для редактирования создано. Чтобы добавить новые, нужно выполнить описанный выше алгоритм. В шаблоне поле будет выглядеть так (рис. 5, 6):
Настройка подсказок
Подсказки (названия полей) позволяют пользователю сразу понять, какую именно информацию нужно указать в том или ином поле. Чтобы задать подсказку для поля, в котором должна быть указана дата договора, выделите его – кликните по нему мышкой. Затем на вкладке Разработчик нажмите кнопку Свойства (рис. 7).
В открывшемся диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в поле Название внесите Дата (рис. 8).
В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым можно задать и другие параметры поля, например формат даты. После выполнения необходимых операций новое поле для редактирования в шаблоне будет выглядеть так (рис. 9):
Объединение элементов в шаблоне
Все добавленные в шаблон элементы лучше всего сгруппировать. Для чего это нужно? Если вы работаете с несколькими элементами и будете применять к ним общее форматирование, то, безусловно, управлять ими удобнее всего как одним целым.
Для объединения элементов необходимо переместить курсор в любое место в документе и нажать сочетание клавиш CTRL+A. Затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нужно нажать команду Группировать (рис. 10).
Полезные инструменты
Под защитой документа следует понимать возможность заполнения полей пользователем, причем только тех, которые необходимы ему для заполнения и форматирования. Остальные фрагменты документа будут недоступны для редактирования.
Этот способ защиты уже описывался ранее на страницах журнала* , поэтому имеет смысл вспомнить только основные операции.
На вкладке Разработчик необходимо нажать команду Ограничить редактирование (рис. 11).
В открывшемся диалоговом окне нужно установить флажок в поле Разрешить только указанный способ редактирования документа и выбрать Ввод данных в поля форм (рис. 12).
Теперь нужно нажать команду Да, включить защиту (см. рис. 12). В открывшемся диалоговом окне Включить защиту необходимо указать пароль, который будет знать только разработчик шаблона, и нажать кнопку ОК (рис. 13).
В конечном итоге фрагменты договора с добавленными полями для редактирования могут выглядеть так (рис. 14, 15):
ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА В БУМАЖНОМ ВИДЕ
В настоящее время сделки все чаще заключают с помощью документов в электронной форме. Однако в ряде случаев это правило не работает. Например, договор купли-продажи недвижимости, аренды зданий на срок более одного года, залога недвижимости (ипотеки) и др. нужно по-прежнему составлять на бумаге, заверяя подписями (при необходимости и печатями) сторон, осуществляющих сделку, – только так они имеют законную силу. Возникает логичный вопрос: как можно защитить такие документы?
Способы защиты
Для всех договорных документов на бумажном носителе необходимо предусмотреть надежную защиту от копирования и редактирования (подмены). Какими способами можно это сделать?
Парафирование
Этот способ пришел в Россию из международного права. Он используется тогда, когда авторы документа уже согласовали все представленные условия и отредактировали все элементы в нем. Парафирование (от франц. ра-raghe – сокращенная подпись, инициалы, росчерк) означает визирование (лицом, подписывающим договорной документ) каждой страницы договора.
Согласно ст. 10 Венской конвенции о праве международных договоров, принятой еще в 1969 году, парафирование подтверждает, что текст договора является аутентичным и окончательным. В России применение этой процедуры законодательно не зафиксировано.
Использование парафирования можно предусмотреть в тексте договора как дополнительное требование сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ). Такие подписи участники сделки размещают внизу каждой страницы, за исключением тех страниц, на которых должны в обязательном порядке проставляться подписи (парафы) с указанием инициалов и должности лица, обладающего правом визирования, в соответствии с шаблоном документа.
Требование о парафировании документов обычно не прописывается в договоре. Обязательны лишь подписи на каждой странице документа. Причем одна сторона договора может по собственному желанию подписывать каждую страницу соглашения, а вторая – нет (если таково ее желание).
Прошивание
Этот способ предусматривает не только непосредственно прошивание документа, но и прикрепление наклейки, на которой также проставляются подписи сторон и их печати (рис. 16).
Как нужно прошивать договор: на два, три (и более) прокола и на уголок? Это вопрос удобства. Законодательных требований здесь нет. Можно лишь выделить общие рекомендации, которые выработались многолетней практикой.
- Каждый экземпляр документа прошивается отдельно.
- Документы внутри экземпляра складываются в той последовательности, которая предусмотрена договором (договор, приложение 1, приложение 2 и т.д.).
- Наклейку можно вырезать из бумаги и зафиксировать с помощью клея или использовать уже готовую специальную самоклеящуюся наклейку. Текст на нее (лучше в печатном виде, чем от руки) для удобства стоит нанести заранее. Этот элемент помещают непосредственно на узелок нитей или только на нити. При проставлении оттисков печатей и подписей лучше «захватывать» часть наклейки и также выходить за ее пределы (см. рис. 16).
Копия договора при необходимости прошивается аналогичным образом. Отличается только информация на наклейке. Копию заверяет одна сторона, это делает либо руководитель компании, либо уполномоченное лицо.
Использование специальных штампов
При таком способе защиты на каждой странице договора, а именно – на оборотной стороне листа внизу, ставится специальный штамп. Форма этого элемента самая разная: круглая, треугольная, квадратная и т.д. На штампе могут быть указаны наименование компании, должность и инициалы специалиста, визирующего документ, количество листов или только название организации и эмблема (рис. 17).
Оформление документа на специальном бланке
Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении сделки можно использовать специальные бланки.
Возможны ситуации, когда одна из сторон предлагает использовать собственные бланки, не предусмотренные действующим законодательством. Они обычно изготавливаются типографским способом, на определенной бумаге, часто содержат водяные знаки и защитные волокна, голограмму, могут даже «реагировать» на химикаты (возможно появление цветных пятен и т.п.).
Поскольку оформление договора на таких бланках можно отнести к дополнительным условиям, то лучше это закрепить в договоре.
Нотариальное удостоверение сделки При оформлении договора этим способом на документах ставится удостоверительная надпись нотариуса или другого должностного лица, у которого есть право совершать такое нотариальное действие. Согласно п. 2 ст. 163 ГК РФ определен перечень сделок, требующих нотариального удостоверения, в случаях, которые:
- указаны в законе;
- предусмотрены соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.
Если организация планирует заключить важный договор, то лучше подстраховаться и заверить его нотариально, согласовав этот момент со второй стороной.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Оформление сделки – важный шаг для организации, поэтому перед ее осуществлением в обязательном порядке нужно провести ряд мероприятий: проверить благонадежность делового партнера, проанализировать возможные риски и защитить договорный документ. Именно последняя процедура позволит избежать непредвиденных ситуаций в работе компании и сохранить репутацию. Поэтому организуйте защиту договора со знанием дела, а именно используя все способы, которые сегодня существуют.