Сэд мб что это

Не просто «ребята в почте»: как упростить и ускорить документооборот

Продолжаем знакомить вас со специалистами по информационным технологиям (ИТ) «Росатома». Задача директора центра цифровых технологий документооборота «Гринатома» Никиты Петрова и его команды — ​облегчить жизнь пользователям единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО) и системы электронного документооборота для международного бизнеса (СЭД МБ), сделать корпоративные сервисы человечнее и дружелюбнее.

Подружить человека с машиной

Мы занимаемся поиском цифровых решений для построения человекоцентричной системы электронного документооборота. В нашей команде опытные разработчики, тестировщики, аналитики, системные инженеры, специалисты и инженеры технической поддержки, а также специалисты, обеспечивающие взаимосвязь разработчиков систем и тех, кто будет их эксплуатировать и обслуживать, — ​DevOps-инженеров.

В центре несколько направлений: продуктовое, разработка, эксплуатация, внедрение и консалтинг. Их руководители отвечают за взаимодействие функциональных групп, внедрение новых технологий, развитие направлений, наем сотрудников и их обучение.

Наша задача сейчас — ​не просто быть техподдержкой ЕОСДО или СЭД МБ, «ребятами в почте», а перестроиться под современные стандарты поддержки пользователей. Нам предстоит научиться общаться с пользователем так, как это делают телеком-компании и крупные банки. Или даже лучше. Речь тут не только о чатах с дружелюбной и понятной техподдержкой и порталах помощи пользователям, но и о внедрении элементов роботизации и искусственного интеллекта, чтобы на каждом этапе пользователь понимал, что происходит, какие действия нужно совершить, какие инструменты для этого есть и что ждет его на следующем этапе. Человек не должен чувствовать себя растерянным и брошенным один на один с этой огромной бюрократической машиной.

Важно понимать, что документооборот обеспечивает жизнеспособность корпорации. Мы работаем в крупной компании, стабильность которой с горизонтом на десятилетия зависит от стандартов, предсказуемости результата, отсутствия хаоса.

Нетривиальные задачи

В нашем центре работают более 200 человек, пятую часть из них мы привлекаем из смежных центров и департаментов. К примеру, специалистов по базам данных — ​из управления инфраструктурных сервисов департамента информационных технологий «Гринатома». Они развиваются в своем центре экспертизы, делятся опытом, тестируют технологии, работают на нас и участвуют в сопровождении корпоративной системы, в том числе в проектах по импортозамещению комплекса программных средств и баз данных.

Системы у нас с очень сложным, интересным ландшафтом и архитектурой. И задачи, и опыт, который мы предлагаем новым специалистам, связаны с нетривиальными решениями, с вопросами высокой производительности и отказоустойчивости, с огромным объемом данных. Мы создаем высокотехнологичные рабочие места.

Образование и активная позиция

Любому, кто хочет построить карьеру в информационных технологиях, стать профессионалом, я советую прежде всего получить базовое образование. Неважно, где и как: в университете, на курсах или самостоятельно. Я когда-то изучал ИТ самостоятельно, а потом наращивал профессиональный уровень в «Бауманке». Важно выстроить у себя в голове понимание информационных систем и сервисов, их связанности и взаимодействия. Это основа, без которой будет сложно двигаться дальше.

У нас многие специалисты вырастают из сферы техподдержки: вчера они помогали пользователю, сегодня разрабатывают техническую документацию, завтра проектируют сложные системы. Но многим не хватает технического фундамента, и они активно наверстывают. Сейчас стало намного проще: 95 % информации в открытом виде, в энциклопедиях, статьях на «Хабре», в YouTube.

Еще важна активная жизненная позиция, амбициозные цели. Не нужно бояться больших компаний, сложных систем. Все всегда решают люди с инициативой. Им помогает способность к общению, коммуникативная зрелость. Открытый ум и горящие глаза обеспечивают прекрасный старт. А мы в этом помогаем: ведем за руку, подсказываем, поддерживаем. Точно так же когда-то вели меня на позиции стажера — ​java-разработчика.

КОГО ЖДУТ В ЦЕНТРЕ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В основном мы ищем разработчиков, DevOpsи системных инженеров, аналитиков. Много вакансий в технической поддержке эксплуатируемых систем.

Присоединиться к нашей команде вполне реально. У нас классический рекрутинг: эйчар-департамент публикует вакансии на разных ресурсах, например на HeadHunter, изучает резюме кандидатов, точечно подбирает специалистов.

В «Гринатоме» развитая система стажировок и предстажировок. В этом направлении мы работаем с вузами, запускаем внутренние программы. Вот недавно ездили в Московский институт радиотехники, электроники и автоматики. Смотрели, чем занимаются студенты, как в вузе выстроены отношения с крупными компаниями, продумывали, как там организовать внутренние активности и стажировки. Наметили шаги для взаимодействия, в том числе для обучения разработке программных решений на базе наших продуктов. Так студенты познакомятся с продуктами нашего центра.

С коллегами из эйчар-блока запустили программу предстажировки Case Lab для разработчиков: опытный преподаватель порядка трех месяцев обучает ребят, лучшим предлагается оплачиваемая стажировка.

ПО для обеспечения ЭДО на клиентском рабочем месте Участника СЭД

Программное обеспечение ПК "Справочник сертификатов" работает на ЭВМ, совместимых с IBM типа PC AT (процессор типа Pentium и выше) под управлением и разрядных версий операционных систем на платформе x86 или x64:

• Windows Vista SP1 или выше (начиная с версии Home Premium);
• Windows Server 2008 SP1 или выше;
• Windows 7 (начиная с версии Home Premium);
• Windows Server 2008 R2;
• Windows 8 / 8.1 (за исключением Windows RT);
• Windows Server 2012 / 2012 R2;
• Windows 10.

Уважаемые посетители сайта, чтобы отправить свое предложение или задать вопрос, используйте форму обратной связи.

Мы ценим Ваше мнение и обязательно рассмотрим Ваши вопросы и в случаях, когда это возможно, подтвердим получение Письма и предоставим письменный ответ.

В случае наличия обоснованных и существенных претензий, Биржа совместно с Экспертными Советами примет меры по разработке и реализации соответствующих изменений.

Зарубежные представительства "Росатома" перешли на электронный документооборот

Система электронного документооборота для международного бизнеса (СЭД МБ) позволяет существенно повысить эффективность и скорость процессов, в том числе в части взаимодействия с зарубежными заказчиками и партнерами.

Проект по внедрению СЭД МБ начался в августе 2018 года. К ноябрю были завершены работы по проектированию, созданию и внедрению базовых функций системы. К июлю следующего года была проведена первичная интеграция с Единой отраслевой системой электронного документооборота (ЕОСДО) «Росатома» и до конца 2019 года шли работы по расширению функционала. К завершению проекта система также получила англоязычную версию.

В процессе внедрения электронного документооборота были учтены особенности ИТ-архитектуры и управленческой структуры предприятий «Росатома». Так, был предусмотрен федеративный тип обмена документами, позволяющий создавать в централизованном хранилище копии корпоративных документов.

«Мы завершили масштабный проект, который потребовал серьезных усилий в части построения бизнес-процессов на зарубежных площадках. Считаю, что команда справились достойно, благодаря высоким компетенциям сотрудников Гринатома, их экспертизе в ЕОСДО, вопросах информационной безопасности в атомной отрасли, а также слаженной работе с партнерами. Это еще один шаг к построению единого цифрового пространства и реализации стратегии внутренней цифровизации «Росатома», — отметил Александр Мартыненко, первый заместитель генерального директора АО «Гринатом»

«Проект стал для нашей компании вызовом как в плане охвата региональной сети офисов и партнеров заказчика, так и по разнообразию задач, которые он был должен решить после внедрения. Наш опыт работы в отрасли и сотрудничество с «Росатомом» в прошлом помогли нам успешно справиться со всеми поставленными в рамках проекта задачами», — комментирует Михаил Егоров, заместитель генерального директора по стратегическому развитию компании «АйДи –Технологии управления».

Что такое система электронного документооборота (СЭД): виды, особенности и преимущества

Вести документооборот в электронном виде удобнее и даже безопаснее, чем в бумажном. Разбираемся, что такое система электронного документооборота, какие они бывают и как сделать выбор для своего бизнеса.

• Автор: Лариса Бодрова
• Редактор: Варвара Ермилова

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Точного определения СЭД, которое было бы закреплено в законах, не существует. Под системой электронного документооборота обычно подразумевают так называемый аппаратно-программный комплекс для ЭДО. То есть связку технических средств и программ для создания и подписи электронных документов, для их отправки и получения, хранения, поиска, совместной работы с коллегами, обмена ими с контрагентами и клиентами.

Если говорить совсем упрощённо и опираясь на практику, то СЭД — это облачный сервис или локальная программа для компьютера либо кассового аппарата, где можно вести электронный документооборот.

В чём разница между СЭД и ЭДО

Говоря о том, что такое СЭД, нельзя не упомянуть само понятие электронного документооборота — ЭДО. Это процесс появления и жизни документов в электронной форме, подписанных квалифицированной электронной подписью. ЭДО делает рутинную работу проще и защищает документы от несанкционированного вмешательства.

Но чтобы ЭДО не остался просто красивой аббревиатурой, этот процесс необходимо воплотить в жизнь. Компании нужен какой-то инструмент, который поможет работникам создавать электронные документы, отправлять их, получать, работать над ними совместно, направлять контрагентам или в контролирующие органы. Так вот, СЭД и есть такой инструмент. Это среда, в которой происходят создание и жизнь электронных документов. СЭД — это важнейший и неотъемлемый элемент ЭДО.

Вместе с тем нередко понятия СЭД и ЭДО соотносят иначе. Их либо считают синонимами, либо, наоборот, противопоставляют, определяя СЭД как систему для внутреннего документооборота, а ЭДО — для внешнего. Но всё же правильнее трактовать СЭД именно как платформу для работы с электронными документами. Она может иметь определённую специфику, использоваться строго внутри компании, а также при обмене документами с внешним миром. Всё зависит от нужд конкретной компании.

Особенности и преимущества СЭД

Все плюсы и характеристики СЭД связаны непосредственно с особенностями самого электронного документооборота:

• Сокращается время на рутинные бизнес-процессы — распечатать документ, подписать, отсканировать, отправить письмом, курьером.
• Используется меньше ресурсов — бумаги, чернил в принтере, рабочего времени сотрудников.
• Уменьшается вероятность ошибок в составлении документов благодаря автоматическому заполнению форм.
• Легко отследить судьбу любого документа и посмотреть, кто за него отвечает. То есть важная бумажка не осядет в ящике у секретаря и не потеряется почтой.
• Документы хранятся и передаются безопасно: электронную подпись не подделать, а доступ есть у ограниченного числа человек.
• Некоторые СЭД поддерживают функции удалённой работы, формирования отчётов и статистики.

Минус у систем ЭДО тоже есть — затраты на приобретение и настройку ПО, обучение сотрудников, а ещё привыкание к новому. Но с современными разработками переход с бумажного на электронный документооборот менее болезненный, чем кажется, а все затраты в конце концов окупятся экономией человеческих и материальных ресурсов.

Виды программ для электронного документооборота

Классифицировать системы ЭДО можно по разным признакам. Мы не будем углубляться в принципы работы таких платформ, а рассмотрим их со стороны пользователя. Нам важно понимать, какие системы электронного документооборота есть и чем они различаются. По функциональности выделяют СЭД:

• предназначенные только для делопроизводства внутри компании;
• для хранения электронных документов — цифровые архивы;
• для автоматизации всех бизнес-процессов (workflow-системы), а не отдельных функций;
• с элементами автоматизации взаимодействия с клиентами (CRM);
• позволяющие управлять всем корпоративным контентом, в том числе веб-сайтом компании (EMS).

Кроме того, СЭД могут быть узкоспециализированными, например для медицинских учреждений или ведения кадрового документооборота.

Встречается и более простая классификация по набору функций:

• Внутрикорпоративные СЭД. Обмениваться документами можно только с коллегами.
• Межкорпоративные СЭД. Позволяют направлять документы контрагентам.
• СЭД для взаимодействия с государственными структурами — налоговой, социальным фондом и другими.

Также системы ЭДО подразделяют в зависимости от того, насколько они универсальны:

• Коробочные. Компания покупает готовую систему, включив в свой пакет нужные модули, и сразу начинает работать.
• Индивидуальные. Такие системы создаются разработчиком по заказу компании именно под её нужды.
• Комбинированные. Приобретается набор нужных модулей, и некоторые из них при необходимости настраиваются / дорабатываются под запросы компании.

Как выбрать программу электронного документооборота для организаций

При выборе нужно исходить из нужд и специфики бизнеса. Важно понимать, какие именно задачи должна решить СЭД. Следует ознакомиться с предложениями и проанализировать, что подходит лучше всего. Обратите внимание на такие параметры:

• Функциональность. Всё ли есть в СЭД, что нужно именно вам. Возможно, уже разработаны готовые решения для конкретных направлений бизнеса. Если вы работаете с маркированными товарами или маркетплейсами, убедитесь, что у СЭД есть все нужные функции.
• Совместимость. Система электронного документооборота в организации должна работать с имеющимся ПО.
• Удобство интерфейса. Хорошо, если он прост и интуитивно понятен. Чтобы в этом убедиться, лучше оформить демодоступ. Обычно разработчики предоставляют такую возможность, чтобы пользователи смогли оценить особенности и преимущества СЭД.
• Затраты. Это не только стоимость лицензии на программу или доступ к сервису, но и услуги по настройке, поддержке, при необходимости — обучению персонала.
• Распространённость. Если СЭД популярна, выше шанс, что её используют или захотят использовать ваши контрагенты. Найти персонал, который умеет работать в системе, также будет гораздо проще.
• Масштабирование. Можно ли будет использовать систему, когда бизнес вырастет, как просто будет её перенастроить.
• Разработчик. Хорошо, если это именитая компания с опытом внедрения своей системы в бизнес, подобный вашему. Поинтересуйтесь, какие перспективы у проекта, есть ли планы по его развитию.

Если хотите идти в ногу со временем, организовать в компании электронный документооборот и безопасно обмениваться документами с контрагентами, лучше выбирать многофункциональную СЭД от известных разработчиков.

Если вы уже пользуетесь ПО для бухгалтерии, кассы или товарного учёта, скорее всего, у того же разработчика уже есть продукт для ЭДО, который будет легче внедрить в вашу инфраструктуру. Например, сервисы СЭД есть у операторов ЭДО: Контур.Диадок, ОФД, Такском, а также у 1С и Почты России.

С сервисом ЭДО от Эвотора вы сможете обмениваться электронными документами через любого оператора. А ещё:

• синхронизируйте документы на кассе и компьютере и работайте, где вам удобно;
• подписывайте документы любой электронной подписью, в том числе прямо на кассе;
• храните в одном сервисе все документы по бухгалтерии, закупкам, продажам и налогам — и легко находите нужные;
• создавайте товарную базу и автоматически обновляйте остатки по УПД, если у вас есть товароучётная система.

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanyoDDxe4

Как работать в СЭД

Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя и в модуле помощи.

Начинают работу с внесения базовой информации. Это сведения о самой компании, о её работниках, контрагентах, клиентах, о её товарах и услугах. Настраивается всё только один раз. Когда всё внесено, пользователям нужно выдать данные для авторизации.

Хотя у каждой системы есть специфика и собственный интерфейс, схема работы примерно одинакова для всех. Очень упрощённо она выглядит так:

1. Один пользователь создаёт документ и направляет его другому для обсуждения или ознакомления.
2. Тот его принимает, согласовывает или корректирует и в итоге подписывает электронной подписью.
3. Документ хранится в системе в качестве оригинала — распечатывать его не нужно.
4. Он доступен обоим пользователям, кроме того, доступ к нему при необходимости предоставляется и другим лицам.

Электронная подпись может быть квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП). Если при работе в СЭД не предполагаются подача отчётности в госорганы, обмен счетами-фактурами и прочими документами с контрагентами, то достаточно НЭП. Если же функционал СЭД включает представление отчётов и иное взаимодействие с государственными структурами, а также обмен юридически значимыми документами с другими компаниями, то понадобится КЭП.