Аудит персонала что это

Кадровый аудит для организаций: цели, методы, результаты

Развитие любой компании во многом зависит от людей, которые в ней работают. Рано или поздно перед руководителем организации встает вопрос: насколько оптимально продумана кадровая политика на предприятии? Нет ли лишних сотрудников, которых стоило бы сократить? Или, наоборот, не нужно ли набрать новые кадры на те или иные позиции? Не нарушает ли работа кадровой службы трудовое законодательство? На эти вопросы помогает ответить кадровый аудит. Он дает возможность понять, что мешает развитию компании, а также позволяет повысить эффективность работы сотрудников и избежать штрафов и судебных разбирательств.

Кадровый консалтинг и аудит — направления в области кадрового менеджмента, которые появились относительно недавно. Их задача — сделать отдел управления персоналом более эффективным. Что собой представляет кадровый аудит? По сути это проверка кадрового документооборота и экспертиза документов на соответствие действующему законодательству. Это широкое понятие, которое охватывает анализ расчетов с персоналом по оплате труда, оценку правильности организации кадрового делопроизводства и кадровой безопасности предприятия, а также определяет, насколько сотрудники лояльны и соответствуют занимаемым позициям [1] Яшкова Н. В., Тимофеева Л. В. Кадровый аудит в системе управления персоналом. Фундаментальные исследования. 2019. URL: https://fundamental-research.ru/ . Такая работа в конечном итоге позволяет улучшить организационную структуру компании и ее корпоративную культуру. Благодаря консалтинговой оценке со стороны эксперта в этой сфере появляется возможность подобрать эффективные технологии управления персоналом, которые подойдут под задачи конкретного предприятия.

Все вопросы трудового законодательства, а также ответственность за его нарушение прописаны в главе 5 «Кодекса об административных правонарушениях РФ» [2] Кодекс об административных правонарушениях. URL: https://www.zakonrf.info/ .

Когда требуется кадровый аудит организации?

Законодательно порядок и сроки проведения HR-аудита не закреплены. Такую процедуру можно проводить в любое время, когда возникает потребность в оценке состояния кадровой документации и эффективности использования человеческого ресурса. Обычно частота подобных мероприятий определяется с учетом ряда показателей, в первую очередь, общего объема документации и численности персонала. Однако есть случаи, когда желательно все же не затягивать с проведением проверки.

Аудит кадровой службы необходим в следующих ситуациях:

• смена сотрудника, который вел кадровую документацию компании;
• появление большого числа жалоб со стороны работников, например при увольнении, предоставлении отпусков, оплате сверхурочных и т. д.;
• массовое увольнение сотрудников либо проведение масштабных сокращений;
• смена руководства;
• ожидание проверки со стороны трудовой инспекции или прокуратуры. Например, если возникла конфликтная ситуация с одним из работников компании;
• изменения в трудовом законодательстве, появление новых нормативных актов, регламентирующих ведение кадровой документации;
• слияние и разделение компаний.

Цели кадрового аудита

Само понятие аудита пришло из бухгалтерии. Так называют независимую проверку кадровых документов. У HR-аудита несколько задач. Во-первых, данная процедура позволяет заранее оценить риски нарушения трудового законодательства и возникновения конфликтных ситуаций на предприятии. К примеру, спрогнозировать возможность трудовых споров, которые могут привести к проверкам деятельности компании со стороны инспекции труда. Во-вторых, кадровый аудит дает возможность проанализировать потенциал рабочих ресурсов. В-третьих, в рамках такой проверки есть возможность оценить эффективность собственной HR-службы и в случае необходимости провести ее оптимизацию.

В настоящее время работники организаций активно обращаются в трудовую инспекцию с жалобами на работодателей. Это можно сделать на сайте трудовой инспекции или обратившись на горячую линию. В случае возникновения такой жалобы компанию ждет проверка. Сумма штрафа за каждое нарушение трудового законодательства для юридических лиц составляет 30 000–50 000 рублей. А если в течение года нарушение будет выявлено повторно, штраф, наложенный на организацию за каждое из них, может составить до 200 000 рублей [3] «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 16.04.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 27.04.2022). Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. URL: http://www.consultant.ru/ .

Разделяют внутренний и внешний кадровый аудит. Внутреннюю проверку компания проводит собственными силами. Как правило, так действуют небольшие организации с маленьким штатом, у которых не так много кадровых документов. Проведение внутреннего кадрового аудита может взять на себя сотрудник компании, который неплохо разбирается в трудовом законодательстве и умеет оформлять документы. Обычно организацию таких проверок поручают юристу или начальнику кадрового отдела. Минус внутреннего аудита лежит на поверхности — оценка, которая будет дана по его итогам, с большой долей вероятности будет необъективной. Дело в том, что на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники, следовательно, проверка априори не может быть независимой. Еще один недостаток внутреннего аудита состоит в том, что этот процесс очень растянут по времени.

Внешний аудит проходит с привлечением специалистов, например, из консалтинговых компаний. Эксперты с большим опытом работы именно в этой области помогают руководству предприятия выявить нарушения и устранить их.

Приглашать сотрудников аудиторских компаний или независимых специалистов для проведения внешнего аудита имеет смысл, если у организации большой объем документов и проверка собственными силами займет много времени. Кроме того, такой путь выбирают собственники бизнеса, которым в первую очередь нужна объективная оценка ситуации в HR-сфере. Бывает так, что организация вообще отказывается от собственной кадровой службы и передает эту деятельность на аутсорсинг — это позволяет экономить бюджет и переложить работу на профессионалов.

Виды и методы проведения HR-аудита в компании

Аудиторам предстоит вести работу в нескольких направлениях. Условно можно выделить ряд методов, которые используют специалисты. В рамках организационно-аналитического метода эксперты проверяют пакет документов за установленный период, изучают отчетность и финансовые показатели компании, что позволяет сделать вывод об эффективности работы сотрудников предприятия. В ходе проверки должны быть проанализированы данные об оплате труда и продолжительности рабочего времени, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказы работодателя, инструкции по охране труда и т. д.

Не останутся без внимания и работники компании. Применение социально-психологического метода позволяет оценить мотивацию персонала и эффективность действий руководителей отделов, с сотрудниками будут проводиться беседы (как индивидуальные, так и групповые), а также анкетирование. Еще один метод, используемый в работе экспертов, — наблюдение за работниками. Он позволяет оценить эффективность системы поощрений на предприятии.

Экономический метод аудита предполагает сравнение показателей работы в компании с отраслевыми стандартами и нормативами. Это делается с целью оценки эффективности функционирования кадровой службы и конкурентоспособности условий труда в компании-заказчике.

Остановимся на этапах проведения кадрового аудита.

• Анализ документов. Поскольку руководитель компании несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, в ходе проверки будет установлено, в наличии ли эти документы. Речь идет о локальных нормативных актах, в которых прописаны условия труда в организации. Итогом первого этапа проверки станет составление перечня обязательных документов и их сверка — в результате станет понятно, какие документы компании предстоит разработать.
  Следующий этап представляет собой анализ необходимого пакета документов на предмет правильности оформления и соответствия требованиям законодательства. График отпусков, согласие на обработку персональных данных, штатное расписание, должностные инструкции, табель учета рабочего времени, трудовые договоры и трудовые книжки работников — все эти документы будут проверены. Важный аспект, который оценят эксперты, — не ухудшают ли локальные нормативные акты компании положение сотрудников по сравнению с трудовым законодательством.
  В зоне повышенного внимания проверяющих — «острые углы», то есть сферы повышенного риска. Они могут быть связаны с оформлением на работу иностранцев, методами оценки эффективности работы сотрудников во время испытательного срока. Важно также проверить механизмы оплаты сверхурочных.
• Анализ сотрудников. Аудит кадровых процессов также позволяет проанализировать работу персонала. Это особенно важно в финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах. Эксперты должны изучить, соответствует ли кадровый состав основным задачам фирмы. Оценивается также аттестация и обучение сотрудников, что позволяет понять, каких образовательных программ не хватает на предприятии. Кадровый аудит затрагивает и вопрос адаптации работников на новом месте. Важно оценить, эффективен ли действующих подход и что в нем можно изменить в сторону улучшения. По мнению экспертов, без аудита практически невозможно объективно оценить целесообразность работы по подбору и найму персонала, которая проводится в компании, а также стоимость затрачиваемых средств [4] Казначеева С. Н. и соавт. Аудит в кадровом менеджменте. Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. № 5 (39). 2019. URL: https://cyberleninka.ru/ .
• Анализ управления. Аудит кадровой работы дает возможность увидеть перспективы развития предприятия и проанализировать потребность в увеличении или сокращении штата сотрудников. Важные моменты в этом вопросе: каково число открытых вакансий в компании, насколько велика «текучка» кадров, имеется ли квалификационная характеристика сотрудников.

Современные направления кадрового консалтинга анализируют и вопрос поощрения персонала — аудиторы смогут ответить на вопрос: приносят ли премии ожидаемый эффект? Как можно простимулировать работоспособность сотрудников? Аудит также позволяет найти подходящие методы оценки отбора персонала и способы проверки его знаний и умений.

Что получит компания по итогам работы аудиторов? Эксперты проанализируют, насколько достаточное число работников занято в организации, требуется ли им повышение квалификации, какой в коллективе микроклимат, насколько тип руководства совпадает с текущими задачами и каково качество управления в компании. После анализа ситуации аудитор расскажет о существующих рисках и проблемах и даст рекомендации о том, как избежать ошибок в дальнейшем и наладить ситуацию в настоящем.

Кадровый аудит — это необходимость в наше время. Однако многие компании уделяют недостаточно внимания кадровым документам. Бывает, что их составляют сотрудники, которые мало что понимают в этой области и допускают серьезные ошибки. Аудит позволяет объективно оценить ситуацию в данной сфере и минимизировать риск возникновения судебных разбирательств и наложения штрафов в связи с нарушением трудового законодательства.

Где можно заказать кадровый аудит

Если вы приняли решение, что кадровый аудит вашей компании необходим, то следующий шаг — это выбор компании, которая даст возможность оценить правильность работы с документами с точки зрения законодательства. Как правило, такую проверку проводят консалтинговые организации. Одна из крупнейших консалтинговых компаний в России, давно зарекомендовавшая себя на рынке, — аудиторско-консалтинговая группа «КСК ГРУПП». Уже 28 лет компания оказывает услуги по консалтингу клиентов в разных сферах. За это время ее специалистами было реализовано свыше 20 000 проектов для более чем 4000 заказчиков.

Спектр деятельности «КСК ГРУПП» широк: специалисты компании оказывают услуги юридического, налогового, стратегического консалтинга, занимаются оценочной деятельностью, привлечением финансирования, управленческим консультированием. В общей сложности эксперты группы специализируются на 15 различных направлениях. Сегодня в команде аудиторско-консалтинговой группы 150 профессиональных консультантов высокой квалификации — это аттестованные аудиторы и эксперты в разных областях права и финансов.

«КСК ГРУПП» помогает решать самые сложные задачи и четко соблюдает оговоренные с клиентом сроки. Кредо компании — высокий уровень сервиса, работа на результат и клиентоориентированность. «Фишка» организации — прагматичный ROI-подход: специалисты аудиторско-консалтинговой группы не просто дают рекомендации по тому или иному вопросу, но помогают клиенту решить задачу с заранее просчитанным экономическим эффектом. Подобное отношение особенно ценят руководители предприятий и владельцы бизнеса, обращающиеся к экспертам «КСК ГРУПП». О высокой оценке работы специалистов компании говорят и рейтинги аналитических агентств, в которых компания ежегодно занимает верхние строчки. Так, согласно рейтингу «РАЭКС-Аналитика», группа заняла четвертое место среди крупнейших аудиторских групп в области юридического консалтинга за 2021 год [5] РАЭКС-Аналитика. Крупнейшие аудиторские группы и компании в области юридического консалтинга. 2021. URL: https://raex-rr.com/ . А годом раньше компания стала лидером в номинации «Юридический консалтинг» рэнкинга агентства «Эксперт РА».

* ООО «КСК»: ИНН — 7725685410, ОГРН — 1107746010052. ООО «КСК АУДИТ»: ИНН — 7725546209, ОГРН — 1057747830337.

Кадровый аудит рекомендуется проводить при таких ситуациях, как реорганизация, смена топ-менеджмента, предстоящая проверка надзорных органов или трудовые споры с сотрудниками.

Кадровый аудит включает в себя проверку наличия всех полагающихся документов, а также приведение их в соответствие требования законодательства.

Некоторые крупные компании могут предложить полный комплекс услуг в области HR-консалтинга.

С помощью процедуры кадрового консалтинга можно оценить кадровый потенциал компании и его соответствие имеющейся стратегии развития.

Комплексный кадровый консалтинг может решать такие задачи, как оптимизация затрат на управление персоналом, оценка квалификации и эффективности сотрудников, выявление проблем, связанных с кадрами.

Для кадрового аудита стоит привлекать зарекомендовавших себя профессионалов.

• 1 Яшкова Н. В., Тимофеева Л. В. Кадровый аудит в системе управления персоналом. Фундаментальные исследования. 2019. URL: https://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=42415
• 2 Кодекс об административных правонарушениях. URL: https://www.zakonrf.info/koap/
• 3 «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 16.04.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 27.04.2022). Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/7ff50b874c8cbce814266fd45eb5fff8b30449b6/?
• 4 Казначеева С. Н. и соавт. Аудит в кадровом менеджменте. Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. № 5 (39). 2019. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/audit-v-kadrovom-menedzhmente/viewer
• 5 РАЭКС-Аналитика. Крупнейшие аудиторские группы и компании в области юридического консалтинга. 2021. URL: https://raex-rr.com/business/audit/rating_of_auditors_in_law-consulting

Подольских Анна Ответственный редактор

Многие привыкли не воспринимать всерьез кадровые вопросы и, в частности, поручать ведение соответствующей документации не самому профессиональному работнику. Между тем эта сфера нередко подвергается проверкам и при безответственном отношении грозит компании серьезными штрафами. Особенно важно привести бумаги в порядок, если на предприятии есть недовольные сотрудники или те, кто потенциально может подать жалобу в трудовую инспекцию.

Инициативный аудит: принципы проведения и стоимость проверки

Специфика проведения обязательного аудита организаций в 2022 году

Налоговый аудит: особенности, цели и стоимость работ по аудиту

© 2023 АО «Аргументы и Факты» Генеральный директор Руслан Новиков. Главный редактор еженедельника «Аргументы и Факты» Михаил Чкаников. Директор по развитию цифрового направления и новым медиа АиФ.ru Денис Халаимов. Шеф-редактор сайта АиФ.ru Владимир Шушкин.

Кадровый аудит в организации: виды, методика, ошибки при проведении и результаты

Для того чтобы уверенно управлять бизнесом, руководству важно базироваться на актуальной и проверенной информации, в том числе кадровой документации. Это подразумевает необходимость систематического сбора и обновления данных во всех направлениях деятельности, включая проведение проверок или аудита.

Аудит в финансовом, налоговом и бухгалтерском контексте уже давно является неотъемлемой частью корпоративного управления. Но с развитием современных бизнес-трендов его роль расширилась, охватывая все больше аспектов бизнеса, включая управление персоналом.

Аудит в области кадрового учета в организации только начинает активно интегрироваться в практику российских компаний, но идёт семимильными шагами и всё больше руководителей понимают его значимость.

В статье разберём, что такое кадровый аудит, как он влияет на управление персоналом и как работает.

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит — это независимая проверка кадровой документации и работы кадровой службы. Основной целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков в вопросах трудовой деятельности организации.

Такая проверка может быть как внутренней, так и внешней. Внутренний аудит компания проводит своими силами, а для внешнего привлекает стороннюю организацию, специализирующуюся на оказании данной услуги.

Мотивом для проведения аудита могут послужить абсолютно разные ситуации. Это могут быть оказаться и требования, закрепленные в локальных нормативных актах организации, и желание работодателя проверить работу своих специалистов, и обязательное условие банка при выдаче кредита, и ответственное отношение специалистов к своей работе, и многое-многое другое.

Одной из самых печальных оказывается ситуация, когда аудит вызван результатами неудовлетворительной оценки проверяющих государственных органов. А одной из самых распространенных – это аудит в организациях, в которых закреплена законом обязательность их проведения (например, кредитные организации). Таким образом, можно выделить обязательный аудит (установленный законодательством и может проводиться только независимыми аудиторскими организациями) и инициативный аудит (проводится по желанию организации).

Возможные причины для кадрового аудита

Когда компании следует уделить внимание анализу кадрового обеспечения через аудит кадрового учета? Хотя проверку можно осуществить в любое время, особенно актуально это становится в следующих ситуациях:

при переходе к новому руководству;

когда учет кадров, подбор персонала и управление персоналом переходит под контроль неспециалиста в данной области (возможно, бухгалтера или административного сотрудника);

уход главы кадровой службы;

готовность к внешней проверке со стороны надзорных органов;

создание комплекта кадровых материалов для архивации;

обновления в законодательстве по вопросам найма и увольнения сотрудников;

неожиданные колоссальные изменения в штате, такие как массовые увольнения и другие.

Виды кадрового аудита

Аудит кадровых процессов в организации может быть классифицирован различными способами, но вот несколько основных видов и их краткое описание. Для удобства, разделили их по группам.

В зависимости от времени реализации и задач кадрового аудита можно выделить:

плановый аудит – осуществляется в соответствии с заранее установленным графиком;

внеплановый (оперативный) аудит – инициируется специальным распоряжением и проводится в кратчайшие сроки;

периодический аудит – осуществляется на постоянной основе;

первичный аудит – не имеет регулярной основы проведения.

В зависимости от потребностей организации аудит:

полный аудит кадрового производства (комплексная проверка всего направления кадрового аудита);

локализованный (исследование конкретного элемента).

При этом для анализа применяется сплошная и/или частичная выборка. При сплошной исследуются 100% значимых элементов, а при частичной – некоторая часть однотипных.

В своей работе я всегда провожу внутренний первичный аудит при переходе ко мне на обслуживание нового клиента, поскольку несу личную ответственность за вверенный мне участок работы. Это и имидж компании, и уверенность в завтрашнем дне. Также внутренний регулярный аудит, чтобы поддерживать свою работу в актуальном состоянии, поскольку законодательство меняется очень стремительно и возникает необходимость держать себя всегда в тонусе.

Маркова Юлия
Специалист по кадровому администрированию 1С-WiseAdvice

Документально оформленное экспертное заключение по результатам аудита показывает отношение специалистов к данной работе, прозрачность действий и подтверждает, что организация несет ответственность за проведенную работу. Заключение содержит:

общие сведения (информацию о периоде и месте проведения проверки);

перечень проанализированной кадровой документации в организации;

ссылки на нормативную документацию;

описание текущего состояния дел на момент проверки;

список выявленных ошибок, нарушений, неточностей и рекомендации по их устранению.

Как часто в организации проводить кадровый аудит и почему

Такую деятельность можно осуществлять в любой момент, когда возникнет необходимость оценить качество кадрового учета. Как правило, регулярность таких проверок зависит от различных факторов. На частоту аудита влияют следующие факторы:

сфера деятельности компании;

методика расчета заработной платы;

режим работы и так далее.

Хотя разовые «экстренные» или «поверхностные» анализы, выполненные вашими сотрудниками, могут временно уменьшить размеры штрафов, они не решат проблемы качества кадрового учета в целом. Тем более штатные сотрудники организации имеют личную заинтересованность в определенных результатах аудита, повышается риск возникновения конфликта интересов и при последующей проверке сложности могут возникнуть снова.

В конечном итоге, задача любой проверки убедиться в фактическом выполнении требований трудового законодательства и правильности кадрового документооборота, а не только в корректности оформления кадровой документации. Таким образом, для сохранения кадрового благополучия крайне важно хотя бы раз в полгода привлекать к аудиту внешних специалистов.

Цели проведения кадрового аудита

Проверка кадровой документации проводится с целью:

удостоверения наличия всех требуемых документов;

изучения соответствия документов требованиям законов РФ по кадровой деятельности.

Целью проведения кадрового аудита является оценка и снижение потенциальных рисков в области трудовых отношений и защита репутации организации, а также предотвращение возможных претензий со стороны инспекции труда и надзорных органов.

Какие работы проводятся в рамках кадрового аудита

Кадровые операции просматриваются через призму стратегических целей предприятия. Рассматриваются следующие аспекты:

кадровое планирование – оценка соответствия имеющегося персонала текущим и будущим потребностям компании;

процедуры найма и отбора – анализ источников поиска кандидатов, требований к претендентам и методов их трудоустройства;

адаптация новых сотрудников – измерение эффективности существующего подхода и потенциальных путей его оптимизации;

обучение и аттестация – оценка существующих обучающих программ и их практическое применение;

система стимулирования – анализ текущих механизмов мотивации и их воздействия на производительность;

организационная культура и психосоциальная среда – оценка корпоративных ценностей и их влияния на кадровые процедуры, а также разработка программ улучшения внутреннего климата;

кадровые подразделения исследуются с точки зрения их соответствия текущим бизнес-задачам. Под лупой находятся отделы, ответственные за рекрутинг, обучение, карьерное развитие и другие аспекты управления персоналом.

Сам персонал рассматривается с точки зрения численности, занятости должностей, оборота кадров, наличия и эффективности использования кадрового резерва, а также профессиональных качеств и квалификации сотрудников.

Этапы проведения кадрового аудита компании

Приказ о проведении кадрового аудита

Этот этап включает в себя подготовку и выпуск соответствующего приказа руководства организации о проведении кадрового аудита в отделе. Этот документ устанавливает цели, задачи, сроки и ответственных за проведение аудита.

Анализ уставных документов

На этом этапе аудиторы изучают основные кадровые документы организации, такие как устав, чтобы понять её основные функции, цели и принципы управления персоналом.

Проверка наличия обязательных нормативных актов

Здесь аудиторы проверяют, соответствует ли аудит кадровой работы и методы управления персоналом действующему законодательству, есть ли все необходимые кадровые документы, регламентирующие работу с кадрами.

Анализ расписания и структуры компании

Аудиторы изучают организационную структуру, должностные инструкции, штатное расписание, чтобы понять, насколько они соответствуют реальным потребностям и задачам компании.

Проверка трудовых книжек

На этом этапе проводится анализ трудовых книжек сотрудников на предмет их соответствия законодательству, правильности оформления и актуальности информации.

Результаты проверки

По завершении кадрового аудита составляется отчет, который включает в себя все выявленные проблемы, рекомендации по их устранению, а также общие выводы о состоянии кадровой работы в организации.

Эти этапы служат основой для проведения кадрового аудита, однако каждая компания может вносить свои коррективы в зависимости от своих специфических потребностей и условий деятельности.

Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита

Неполное рассмотрение материалов (отсутствует просмотр всех кадровых документов и их соответствие фактической картине).

Недостаточный профессионализм аудиторов. Это может стать причиной упущения нарушений.

Отсутствие полного или точного документирования результатов анализа. Из-за этого не все найденные проблемы будут устранены в дальнейшем.

После проведения аудита заказчик и его команда не получили полного понимания серьезности проблем и потенциальных рисков, а также отсутствует документированный план по устранению проблем и рекомендации специалистов.

Клиент решил провести аудит собственными силами в 2021 году. В 2022 году из ПФР регулярно получал требования о пояснении расхождений между данными в отчётности и штрафы за некорректный СЗВ-ТД. И только после того, как получил жалобу от уволенного сотрудника на неверные записи в бумажной трудовой книжке, обратился к нам за помощью с просьбой оказать услугу аудита кадрового учета.

В результате был проведён внешний, инициативный, оперативный, локализованный аудит с применением сплошной выборки:

аудит силами WA с выездом специалиста в офис заказчика,

проверены все личные дела действующих работников и соответствие их содержания данным в 1С:ЗУП,

все бумажные трудовые книжки с записями о периоде работы в данной организации,

направленная отчётность СЗВ-ТД за весь период работы.

По окончании проведенного детального анализа клиенту было выдано заключение по результатам проведённой экспертизы. В ходе аудита выявили ряд нарушений в подаче отчетности, отсутствие необходимых кадровых документов в личных делах (среди которых были и дополнительные соглашения к трудовым договорам), отсутствие необходимых записей в трудовых книжках и их неверное оформление, также несоответствие содержания бумажных документов с данными 1С:ЗУП, что и привело к массовым ошибкам в направленной клиентом отчётности СЗВ-ТД, штрафам и жалобе сотрудника.

При выполнении аудита 1С-WiseAdvice предоставляет детализированный отчет, в котором подробно описаны все этапы аудита, текущее состояние ведения кадрового учета, нарушения и неточности, способы их решения и потенциальные последствия бездействия.

Законодательство: самые частые штрафы от трудовых инспекторов

Как такового условного «закона о кадровом аудите» не существует, и работа по нему ведется, основываясь в целом на Трудовом законодательстве РФ.

Для удобства мы собрали самые частые штрафы от трудовых инспекторов и статьи, на которых они основываются.

Основание ответственности

Нормативно-правовая база

Размер штрафа

Нарушение трудового законодательства

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 30 000 рублей

Ненадлежащее оформление трудового договора

п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

от 50 000 рублей

Нарушения, выявляемые в содержании локальных актов организаций

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 50 000 рублей

Нарушение требований по оплате труда

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 50 000 рублей

Нарушение порядка проведения спецоценки условий труда на рабочих местах

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 60 000 рублей

Нарушение требований по защите персональных данных

ст. 13.11 КоАП РФ

от 70 000 рублей

Нарушение требований законодательства при работе с иностранными работниками

ст. 18.15 КоАП РФ

от 400 000 рублей

Нарушение воинского учёта

ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ

до 5 000 рублей за каждого сотрудника

Что компании дает кадровый аудит

Анализируя особенности кадровой документации и детали, на которые она указывает, эксперт может определить:

насколько успешно реализуется аудит отдела кадров компании;

корректность соблюдения правовых норм и стандартов;

оперативность и результативность действий кадровой службы;

наличие потенциальных точек для оптимизации процессов кадрового учета и взаимодействия с сотрудниками;

проблемные области и способы их коррекции.

Важным фактором при проведении аудита является независимость эксперта, поэтому лучшим решением будет обратиться к аутсорсинговой компании.

Куда обратиться за услугами

Если вы пришли к решению о необходимости проведения аудита кадровой документации вашей компании, то следующим шагом становится выбор подходящей организации, которая способствует оценке правильности документационных процессов с учетом действующего законодательства. В большинстве случаев данный вид проверки доверяют специализированным консалтинговым фирмам.

Как правило, стоимость услуг варьируется в зависимости от ваших потребностей, вида аудита, объема работы и прочих факторов. В 1С-WiseAdvice стоимость начинается от 50 000 рублей.

Методика кадрового аудита

Оценка
системы подготовки, регистрации и хранения бумаг; проверка наличия необходимой документации и её правильное оформление с учётом законодательства.

Выявление
уровня профессиональной компетенции с сотрудников; определение оптимальности функционирования и выявление возможных резервов для повышения эффективности управления персоналом.

Консультация
по смежным областям, связанным с кадрами, такими как заработная плата и налоговые риски, при вашем желании.

Гарантии
полноты и достоверности аудиторского вывода в соответствии с федеральными стандартами и требованиями трудового законодательства.

Уже 18 лет 1С-WiseAdvice помогает компаниям с профессиональной оценкой качества кадрового учета. Мы входим в ТОП-3 рейтинга бухгалтерских компаний RAEX и помогли более 1000 клиентов. Наша команда помогает привести кадровый учет в должное состояние через аудит, поскольку мы нацелены на результат с максимальной заботой и индивидуальным подходом к каждому.

Регулярный качественный аудит помогает своевременно находить и решать ряд проблемных вопросов без спешки и предотвращать ситуации с привлечением организации и должностных лиц к административной и уголовной ответственности со стороны надзорных органов, а также поддерживать аудит кадровой службы в актуальном состоянии и в надлежащем качестве.
Обращайтесь, мы рядом.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

• эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
• правильности применения законодательной базы;
• оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
• изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
• выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

• смена руководства в организации;
• передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
• освобождение от должности руководителя отдела кадров;
• подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
• формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
• инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
• непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

• аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
• социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
• экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

В последние годы внесено множество новых норм и уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятия включают в себя анализ кадровой документации.

Содержание

• Понятие и виды кадрового аудита
• В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов
• Этапы и методы кадрового аудита
• Этап 1: организационный
• Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке
• Этап 3: проверка и анализ документов
• Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту
• Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации (иногда называют — аудит кадров) — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит кадровых документов — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит кадровых документов — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение трудовых договоров с дистанционными работниками, заключение договоров о материальной ответственности, ведение учета рабочего времени, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний кадровый аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего кадрового аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска, привлечении к сверхурочной работе и т.д.;
• если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
• при смене руководителя организации;
• при массовом увольнении работников;
• при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
• если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
• в некоторых других случаях.

Этапы и методы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

• выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
• определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
• издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

• штатное расписание с приказом об утверждении;
• трудовые договора и договора о материальной ответственности;
• приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
• график отпусков;
• уведомления работников о времени начала отпуска;
• графики сменности (в случае работы по сменам);
• табеля учета использования рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• положение по защите персональных данных работника и согласия на обработку персональных данных;
• трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
• книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• должностные инструкции;
• локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
• локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
• результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет кадрового аудита составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.