Сверено с оригиналом как правильно

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
• положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

• штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
• ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
• запрещено перекрывать им текст;
• применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2022 год.

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

Значение слова «сверено»

/>Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: особинка — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Предложения со словом «сверено&raquo

• На принятой от клиента – юридического лица изготовленной им копии документа иное уполномоченное банком лицо, не являющееся сотрудником банка, учиняет надпись «сверено с оригиналом», указывает свои фамилию, имя, отчество (при наличии), реквизиты документа, удостоверяющего личность, а также проставляет собственноручную подпись и оттиск печати или штампа, установленного для этих целей банком.

Цитаты из русской классики со словом «сверено»

• Г-н Устрялов не только воспользовался всеми документами, изданными Миллером, Голиковым, Берхом и др., но даже сверил большую часть их с подлинниками, хранящимися в разных архивах и библиотеках, причем открыл немало ошибок и искажений в печатных изданиях.

Понятия, связанные со словом «сверено»

Отправить комментарий

Предложения со словом «сверено&raquo

На принятой от клиента – юридического лица изготовленной им копии документа иное уполномоченное банком лицо, не являющееся сотрудником банка, учиняет надпись «сверено с оригиналом», указывает свои фамилию, имя, отчество (при наличии), реквизиты документа, удостоверяющего личность, а также проставляет собственноручную подпись и оттиск печати или штампа, установленного для этих целей банком.

Это сверено мною с картами 1938 года, которые были в работе у штаба 49-й армии и донесениями бригады.

Посему как я не могу отложить её, ибо все уже сверено, прошу тебя поберечь себя.

Карта слов и выражений русского языка

Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.

Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.

Подпись и печать: как правильно заверить копию документа

Некоторые организации вместо оригиналов документов запрашивают официальные копии, заверенные по действующему законодательству. Рассказываем, как без ошибок заверить дубликаты и чем нужно руководствоваться.

Как заверить

Иногда оригиналы теряются во время переездов или при частой смене работы. На их поиски необходимо время. Но проблема решается копией с подписями и штампами. Заверенные дубликаты документов необходимы в разных жизненных ситуациях: от трудоустройства на новое место работы до вступления в наследство.

Однако документ получает юридическую силу только при правильном оформлении. Важно, чтобы на листе стояла подпись специалиста или уполномоченного сотрудника, а также печать или штамп «Копия верна».

Например, сотрудник запрашивает сведения, которые организации по внутреннему распорядку или нормативным актам не вправе выдать в оригинальном виде. Тогда уполномоченный сотрудник делает копию приказа о приеме на работу, трудовой книжки, приказа об увольнении или другого документа, заверяет по правилам и передает работнику лично в руки.

Если вы как наемный сотрудник хотите получить дубликаты бумаг для передачи в налоговую службу, социальный фонд, инспекцию труда или в любую другую организацию, обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию с письменным запросом.

Дубликаты документов, копия паспорта потребуются и при оформлении ипотечного кредита. Обычно банк просит предоставить дубликат трудовой книжки, справок, подтверждающих доход, ИНН, СНИЛС и других бумаг.

Хотите оформить ипотеку, но голова идет кругом от разных условий, документов, процентных ставок? Совкомбанк предоставляет кредит на максимально выгодных условиях. Ипотечные программы помогут купить квартиру мечты людям с разными запросами и материальными возможностями. Простая система оформления документов и широкие возможности позволят сделать мечту ближе.

Индивидуальный предприниматель

Бизнесмен со статусом индивидуального предпринимателя обязан удовлетворять запросы налоговой инспекции, любых надзорных органов и передавать дубликаты важных документов, в том числе сведений о деятельности и отчеты.

В этом случае нужно знать, как правильно заверить документы и вовремя передать их в бухгалтерию, которая обслуживает организацию, у нотариуса, либо в специализированной компании.

Аналогичным образом следует поступить и с документацией, необходимой для участия в тендерных закупках по Федеральным законам №44-ФЗ и №223-ФЗ. Если индивидуальный предприниматель или его представитель стали истцом или ответчиком в суде, документы для процесса тоже нужно будет официально заверить.

Что должно быть на копиях:

Документооборот — это сложный процесс, требующий внимания и профессионального подхода. Не каждый индивидуальный предприниматель готов нанимать бухгалтера или тратить большую сумму на сотрудничество со специальной фирмой.

Достаточно воспользоваться услугой Совкомбанка, с которой можно просто и быстро подготовить пакет документов для Федеральной налоговой службы и оформить их по действующим правилам.

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Юридическое лицо

Крупным организациям или корпорациям требуется меньше времени на заверение копий. Обычно этим занимаются внутренняя бухгалтерия и юридический отдел. Для подтверждения подлинности большого объема бумаг сотрудникам требуется специальная печать с надписями «Копия верна»/ «Верно»/ «Копия»/ «Истина».

Что должно быть на дубликатах.

Документ из нескольких страниц

Заверяется по той же схеме, как и одностраничный. Сложности могут возникнуть, если листы не прошиты — тогда придется запрашивать штампы и подписи на каждой странице. С прошитой документацией проще, поскольку будет достаточно пронумеровать листы, указать общее число и подтвердить подлинность на месте сшивки.

Важный нюанс — это срок действия заверенных копий: не более 30 дней. Нормативные акты не регулируют этот нюанс напрямую, однако на практике финансовые, надзорные и другие организации не принимают дубликаты документов через месяц с даты создания.

Стоит учесть, что банк или микрофинансовая компания могут потребовать бумаги, срок действия которых 2-14 дней.

Законодательная база

Чтобы заверить копии документов по новым правилам, достаточно обратиться действующему законодательству. Специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, в которых четко прописаны требования.

, , ;
1. Налоговый кодекс РФ,
2. Гражданский кодекс РФ,
3. Арбитражный процессуальный кодекс РФ.

Кто должен заверять

Существует убеждение, что всю юридическую работу с документацией выполняет нотариус. На деле все иначе — к этому специалисту следует идти лишь в некоторых случаях, о которых расскажем ниже.

Краткий список документов, которые заверяет нотариус:

• паспорт физического лица,
• свидетельство о собственности,
• доверенность сделки за границе,
• свидетельство о праве на наследство,
• измененные учредительные документы компаний.

Подтвердить подлинность других документов могут руководитель организации, менеджер, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела, любой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора с подтвержденным правом на такие действия.

Как правильно заверить копию документа?

Казалось бы, чего проще – скопировать информацию с бумажного носителя. Всё, что для этого необходимо – это немного времени и устройство типа сканера или ксерокса. В повседневной жизни люди таким способом и поступают. Если эти данные носят информационный, ознакомительный, развлекательный или любой иной характер, то никаких проблем здесь не возникает.

Никому не придёт в голову сверять информацию, например, на ксерокопии какого-нибудь рецепта с данными оригинала. Но ситуация выглядит совсем по-другому, когда речь заходит о копиях документов.

Очень часто в различных инстанциях требуют предоставления какого-либо документа, справки, подтверждения в нескольких экземплярах. Но ведь оригинальный вариант любого документа существует в единственном числе и поэтому изготовление копий является безальтернативным способом в этом случае.

Иногда будет вполне достаточно просто изготовить ксерокопию документа или отсканировать его. Но иногда могут потребоваться заверенные копии. Первое, что приходит на ум, это использование услуг нотариуса. Но не всегда это рационально. Во-первых, из-за высокой стоимости подобной операции и, во-вторых, может быть достаточно и упрощённого варианта заверения.

Именно поэтому в организациях, где оформляются документы, существует ещё один вариант подтверждения идентичности копий документов без использования услуг нотариуса. Имеется в виду проставление на бумажной копии документа печати с текстом «копия верна».

Печать с подобным текстом придаёт документу юридическую значимость. Любая справка, акт, любой другой документ получают полную законную силу и могут рассматриваться, как полноценный заменитель оригинала.

Понятно, что заверенных копий можно сделать сколько угодно, и каждая такая копия будет, во-первых, полностью идентичной оригиналу и, во-вторых, иметь точно такую же значимость.

Печать, которой заверяют документы, в большинстве случаев имеет текст «копия верна». Хотя это не является обязательным требованием, и текст может быть другим, например, «верно» или «копия». Юридический портал bukva-zakona.com акцентирует ваше внимание на том, что сама по себе печать на любом документе не будет значить ничего. Для того чтобы документ (точнее копия документа) обрёл юридическую силу, кроме того что на нём нужно проставить штамп, необходимо наличие подписи того лица, которое имеет полномочия на заверение. Обычно в организациях, такими полномочиями обладают работники кадровой службы, секретари, делопроизводители.

Для подтверждения идентичности копий официальных бумаг с помощью печати «копия верна» существуют определённые правила, соблюдение которых не позволит никому усомниться в юридической значимости этих официальных бумаг.

1. Текст должен быть читаем, понятен и не допускать двояких толкований.

2. На копии не должно быть следов подчисток, исправлений или других отметок, способных заподозрить внесение изменений по сравнению с оригиналом.

3. Оттиск должен быть проставлен на каждом листе. Если листов в копии много, то разрешается поступать следующим образом. Все листы прошиваются и нумеруются. На последнем листе проставляется оттиск штампа и делается запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов и ставится одна печать «копия верна».

4. Кроме оттиска необходимо наличие подписи и расшифровки этой подписи того лица, которое заверяло документ.

5. Заверять копию может только то лицо, которое имеет соответствующие полномочия.

6. Рядом со штампом должна быть информация о месте нахождения оригинала того документа, копию которого заверяют.

Каким способом должна быть заверена копия необходимо заранее уточнить в той инстанции, куда она будет представляться. Например, рассмотрение гражданских дел в судах требует множества подтвердительных документов и их копий. Но практически никогда эти копии не нуждаются в нотариальном заверении. Печать «копия верна» проставляет секретарь суда при приёме пакета документов и этим свидетельствует, что копия полностью идентична оригиналу.

Копии некоторых документов, например, завещания, требуют однозначного нотариального заверения и проставление штампа «копия верна», даже с соблюдением всех правил, не сделает эту копию хоть сколько значимой с юридической точки зрения. Тем более что ни одно уполномоченное на подпись лицо, не будет проставлять штамп со своей росписью на копиях, если знает, что эти документы следует заверять другим способом.

Таким образом, в заверении документов с использованием штампа «копия верна» нет ничего сложного. Обычным гражданам достаточно знать общие правила этого. А все нюансы и тонкости должны быть известны тем лицам, которые непосредственно имеют полномочия на заверение документов.