Как выглядит электронный больничный лист 2022

Электронный больничный лист: правила работы на 2023 год

Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.

Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.

Что собой представляет электронный листок

Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.

Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

Как пользоваться электронными больничными

В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:

• лечебное учреждение;
• работодатель;
• Социальный фонд.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это наиболее удобный вариант, поскольку через эту систему работодателю приходят уведомления обо всех изменениях, связанных с больничным, — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Но компания вправе работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.
3. Обучить (при необходимости) бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.

Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии листка нетрудоспособности.
4. Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполнена автоматически, но их все равно следует проверить, и, при необходимости, исправить.
5. После заполнения бухгалтером и подписи листок поступает в Соцфонд.
6. Фонд занимается расчетом и выплатой пособия самостоятельно.

Как заполнять больничные по новым правилам

В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• сумму к выплате;
• дату начала работы.

В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.

Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.

Печатать или нет

Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать работу с электронным больничным. Используйте эти инструкции бесплатно.

Больничные на Госуслугах

По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

• номер документа;
• данные врача;
• сведения о медицинском учреждении;
• данные о периоде нетрудоспособности.

Плюсы использования

Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.

Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.

Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.

Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.

Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.

Электронные больничные: инструкция для работодателя

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который врачу нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя.

Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в Социальный фонд России — СФР.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Чтобы работать с ЭЛН, нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с СФР о работе с электронными больничными. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР.

Зачем нужны электронные больничные

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз подключиться к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с больничным.

Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист.

Врач открывает больничный лист в день обращения. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.

Социальный фонд России. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Как передать сведения о застрахованных лицах в СФР

Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, описаны в постановлении правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:

• свои личные данные;
• как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.

Работодатель должен передать эту информацию в СФР — в течение трех рабочих дней с момента получения. Раньше для этого сдавали отчет СЗВ-М. В 2023 году вместо него сдают отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с социальным фондом. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте СФР.

Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте СФР.

Взять номер больничного у сотрудника. Сотрудник узнает номер больничного от врача или в личном кабинете на сайте СФР и передаст его работодателю.

Получить из СФР предзаполненные сведения, проверить и отправить обратно. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии электронного больничного фонд может направить работодателю запрос на предоставление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособия. Ответить на запрос нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения данных о закрытии электронного больничного.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете СФР. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе СФР.

Как СФР контролирует работу с электронными больничными в 2023 году

СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.

Работодатель может получить штрафы:

• за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;
• за передачу неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;
• за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.

Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.

Все об электронном больничном: как закрывать, как рассчитывать

Отказ от бумажных листков нетрудоспособности — значимый шаг для системы социального страхования России. Рассказываем, почему использование электронных документов гораздо экономичнее, экологичнее и проще, чем работа с заполненными вручную бланками.

Что изменилось в работе с больничными

В начале 2022 года в силу вступили новые правила документооборота, которые изменили порядок работы организаций при назначении социальных выплат.

• Беззаявительный порядок назначения социальных выплат

Многие выплаты Социальный фонд России (далее — СФР) теперь назначает без заявлений, в том числе и пособие по временной нетрудоспособности. Для этого ведомство заранее собирает от нанимателей информацию о сотрудниках по специальной форме «Сведения о застрахованном лице» (далее — СоЗЛ).

• Срок передачи сведений в СФР

Раньше у организаций было пять рабочих дней, чтобы предоставить СФР запрошенные сведения. Теперь этот срок сократили до трех дней с даты отправки запроса Фондом. Для подтверждения подлинности данные заверяют усовершенствованными квалифицированными электронными подписями (далее — УКЭП) руководителя и главного бухгалтера.

• Возврат излишне уплаченного пособия

Если СФР начислит застрахованному лицу слишком большую сумму из-за ошибок в предоставленных данных, виновнику ошибки (получателю пособия, работодателю или медучреждению) придется компенсировать лишние расходы.

• Листки нетрудоспособности в электронном формате

Год назад бумажный листок нетрудоспособности помахал своим голубым уголком и канул в Лету. Теперь выбирать, на каком носителе получать информацию о болезни для предоставления работодателю, нельзя. Документ оформляют только в электронной форме.

Вся дальнейшая работа со сведениями о временном отсутствии сотрудника тоже происходит онлайн. Работодатели получают данные не от него, а из уведомления от Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» (далее — ЕИИС).

Как оплачивается больничный в 2023 году

Что такое ЭЛН

Электронный листок нетрудоспособности (далее — ЭЛН) — это медицинский документ, оформленный в ЕИИС по утвержденному стандарту. Он доказывает, что сотрудник не мог находиться на работе и выполнять должностные обязанности из-за того, что болел или ухаживал за больным членом семьи.

То есть ЭЛН — это тот же больничный лист для ФСС и работодателя, который раньше медицинские организации выдавали на бумаге, а теперь заполняют, передают и хранят с помощью специальных программ.

До 1 января 2022 года оформить ЭЛН можно было не всегда. У работодателя и клиники должны были быть технические возможности и соглашение с СФР. Каждый раз при выборе документа на цифровом носителе пациент заполнял письменное согласие.

Теперь оформление ЭЛН — не право, а обязанность.

Порядок взаимодействия между организациями при оформлении больничного

После получения бумажного больничного листа для ФСС и работодателя сотрудник должен был заверить его печатями в регистратуре клиники, затем правильно заполнить и отнести в бухгалтерию компании.

Использование цифровых носителей информации значительно упростило и ускорило работу с документом для всех участников процесса: работника, врача, работодателя и СФР.

Участник процесса

Действия

Обращается в лицензированную медицинскую организацию для получения помощи

• Открывает ЭЛН в ЕИИС;
• заполняет данные пациента: ФИО и дату рождения, период и код нетрудоспособности;
• заполняет данные медучреждения: название клиники, свои ФИО и специальность;
• подписывает документ УКЭП.

Информация об открытии ЭЛН сразу передается в СФР

• Проверяет, есть ли в системе СоЗЛ от организации, в которой работает пациент;
• сообщает работодателю об открытии ЭЛН;
• информирует работодателя о закрытии ЭЛН и отправляет ему цифровой документ с предзаполненными данными на проверку

Не позднее трех рабочих дней с момента поступления уведомления:

• подтверждает корректность сведений или актуализирует их при обнаружении неточностей;
• возвращает заполненный документ в СФР

Далее происходит начисление пособия. Первые три дня временной нетрудоспособности оплачивает наниматель, а сумму за остальной период до даты закрытия ЭЛН переводит СФР.

Если ЭЛН оформили по беременности и родам, для ухода за больным родственником, в связи с карантином, протезированием по медпоказаниям, при травмировании в рабочее время или получении профзаболевания, то пособие полностью выплачивается из СФР.

На покупку лекарств и оплату медицинских услуг может уйти целое состояние. На случай непредвиденных расходов удобно иметь под рукой карту «Халва». С ней оплачивать любые покупки у партнеров можно в рассрочку.

Халва знает, как заставить цвести ваше «денежное дерево» в любых условиях: покупать в беспроцентную рассрочку товары в более чем 250 000 магазинах-партнерах на сумму до 500 000 рублей, получать кешбэк до 10% и приумножать сбережения в удобной онлайн-копилке до 8,5% годовых. Оформите карту и получите «золотой ключик» финансового благополучия!

Что нужно для работы с электронным документом

Для работы с ЭЛН организация должна выполнить несколько подготовительных шагов.

• Шаг 1. Выбор подходящей программы

Для начала нужно позаботиться о настройке рабочего места бухгалтера. Работать с ЭЛН можно через личный кабинет страхователя в СФР (для удобства там бесплатно можно скачать специальную программу) или с помощью платных сервисов от операторов электронного документооборота (далее — ЭДО). И в том, и в другом случае необходимо выполнить регистрацию в системе.

• Шаг 2. Подключение к социальному ЭДО

Для работы с ЭЛН необходимо подключиться к специальной системе социального ЭДО. Для этого нужно создать электронно-цифровую подпись и заключить договор с СФР об электронном взаимодействии.

• Шаг 3. Передача сведений о застрахованных лицах в СФР

Чтобы СФР мог начислять пособия, организации направляют в Фонд данные для расчета выплат по каждому сотруднику организации в течение трех дней с момента трудоустройства и обновляют сведения по мере необходимости.

С 2023 года в СФР нужно передавать информацию и о тех, кто выполняет работу на основании договора ГПХ , если в предыдущем году работодатели или заказчики делали отчисления на их лицевые счета в системе социального страхования. Чтобы получать пособие в 2023 году, сумма взносов за прошлый год должна быть не менее 4833,7 рубля.

Как работать с электронными больничными листами

После того как врач загружает листок нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах», информация поступает в СФР. Фонд сразу же оповещает работодателя об открытии ЭЛН и информирует об изменениях статуса документа — продлении, закрытии, аннулировании.

После получения от СФР уведомления о закрытии ЭЛН работодатель обязан проверить достоверность предзаполненных сведений, необходимых для расчета и выплаты пособия. В течение трех дней нужно дать ответ, подтверждающий корректность данных, или внести изменения в документ при обнаружении неточностей.

СФР может направить запрос на представление дополнительной информации. На предоставление ответа, подписанного УКЭП, работодателю также дается всего три рабочих дня.

СФР определяет размер пособия, опираясь на имеющиеся в системе данные, и перечисляет сотруднику свою часть суммы в течение десяти рабочих дней.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине собственной болезни, пособие за первые три дня оплачивает работодатель. Обычно деньги поступают на счет в ближайший день выплаты аванса или зарплаты.

Как определить сумму пособия в 2023 году

Чтобы посчитать, какое пособие положено сотруднику в связи с временной нетрудоспособностью, необходимо знать предельные допустимые значения выплаты для всех застрахованных лиц: минимум и максимум.

Минимальная сумма, исходя из которой допускается расчет дневного пособия, зависит от размера МРОТ на начало года, в котором произошло страховое событие.

Минимальное среднее значение дневного заработка определяют по формуле: МРОТ х 24 : 730 .

МРОТ на 1 января 2023 года — 16 242 рубля. Таким образом, минимальная выплата за день временной нетрудоспособности в этом году — 533,98 рубля (считаем как 16 242 х 24 : 730).

В начале 2022 года ежемесячная зарплата Степана Ивановича выросла с 90 до 130 тысяч рублей. Он знал, что размер выплаты по ЭБЛ определяется по среднему дневному значению, и рассчитывал, что пособие за 10 дней болезни в январе 2023 года окажется существенно больше, чем за такой же период в ноябре 2022-го. Однако сумма, поступившая на счет, разочаровала мужчину.

Он обратился за разъяснениями к бухгалтеру. Оказалось, что не все так просто — пособие не может превышать допустимого максимума.

Чтобы определить верхний предел размера дневной выплаты, нужно знать максимальные суммы, на которые начислялись страховые взносы за каждый год расчетного периода. В качестве базы для расчета предельного порога в 2023 году берут значения за 2021 и 2022 годы. Это 966 000 и 1 032 000 рублей соответственно.

Для расчета максимального дневного пособия эти суммы нужно сложить, а затем разделить полученное значение на 730 дней. Выходит, что предельный среднедневной заработок, который принимают за основу для расчета максимального возможного пособия в 2023 году, равен 2 736,99.

При определении размера пособия для конкретного работника необходимо учесть:

• его средний заработок за календарный день в расчетном периоде;
• страховой стаж на дату начала болезни;
• количество дней по ЭЛН (считаются все дни, не только рабочие).

Для вычисления среднедневного заработка сотрудника нужно сложить его трудовые доходы за два предыдущих года и разделить полученное значение на 730. Если результат меньше минимального пособия за один день временной нетрудоспособности, то для расчета выплаты в 2023 году используют значение, равное 533,98. Если результат превышает предельный среднедневной заработок, то пособие за день болезни приравнивают к 2 736,99.

Страховой стаж на дату открытия ЭЛН нужен, чтобы правильно рассчитать итоговую сумму. Дело в том, что сотрудник получает 100% от среднедневного заработка за каждый день больничного, только если его стаж превышает восемь лет. При стаже от пяти до восьми лет размер пособия сокращается до 80%, а заболевшему со стажем менее пяти лет заплатят только 60% от среднего заработка.

Чтобы рассчитать условия по кредиту в Совкомбанке, нужно знать только желаемую сумму, остальное подскажет наш калькулятор.

Пример расчета

Рассмотрим, как определить размер выплаты, на конкретном примере.

Общий страховой стаж Савельевой В. С.

Продолжительность болезни по ЭЛН

8 дней (с 20.01.2023 по 28.01.2023)

Период для определения среднедневного заработка сотрудницы

2021 и 2022 годы

Заработок за расчетный период

В 2021 году — 650 тысяч рублей;

в 2022 году — 710 тысяч рублей

Суммы, которые Савельева заработала в 2021 и 2022 годах, меньше, чем максимальные предельные значения за эти периоды (966 000 и 1 032 000 рублей), поэтому для расчета заработка за один календарный день используем фактические значения.

(650 000 + 710 000) : 730 = 1863 (рубля) — средний заработок сотрудницы за каждый день расчетного периода. Это больше, чем минимальное дневное пособие по временной нетрудоспособности в 2023 году, то есть сумму для определения размера выплаты оставляем без изменений.

Стаж Савельевой В. С. — 6 лет. Это значит, что размер пособия по временной нетрудоспособности за один календарный день составляет 80% от среднедневного заработка: 1863 : 100 х 80 = 1490,4.

Для определения суммы выплаты по больничному листу дневной размер пособия умножаем на количество дней болезни: 1490,4 х 8 = 11 923,2. Из них 4471,2 рубля должна выплатить организация, остальные 7452 рубля будут начислены из СФР.

В чем плюсы перехода на электронные больничные листы

Одной из главных предпосылок для отказа от бумажных больничных листов для ФСС стала необходимость создания единой базы данных, изменения в которой легко отследить. Переход на ЭЛН позволил объединить данные по всем документам в единую систему и свести возможность мошенничества с больничными практически к нулю.

Есть и другие плюсы перехода на цифровую форму.

• Экологичность

Согласно последним данным, опубликованным на сайте Росстата , численность занятого населения России в возрасте от 15 лет — 72 153,2 тысячи человек. Если предположить, что хотя бы треть раз в год ходит на больничный, то это почти 24 051,1 тысячи листков нетрудоспособности.

Из одного дерева можно получить примерно 17 пачек бумаги по 500 листов. Выходит, что для обеспечения бумажными бланками всех нуждающихся нужно срубить и переработать около 2830 деревьев. Переход на ЭДО избавляет от этой необходимости.

• Экономия времени

Вся информация по больничным поступает заинтересованным лицам онлайн, больше не требуется передавать бланк из медучреждения работодателю, а затем в СФР. Кроме того, бухгалтеру не нужно вручную производить расчеты пособий по ЭЛН — это происходит автоматически на основании данных, загруженных в систему.

• Экономия пространства

Не нужно выделять место для хранения бумажных документов.

• Сокращение вероятности ошибок

При работе с бумажными документами врачи и работодатели нередко допускали ошибки. В таких случаях листок нетрудоспособности считался испорченным, и работникам приходилось повторно обращаться в медучреждение для получения дубликата. Это приводило к задержке начисления пособия.

Заполнять ЭЛН гораздо проще. Не нужно следить за такими тонкостями, как цвет чернил, размер букв, расположение печати и так далее.

• Надежность

Электронный документ, в отличие от бумажного, нельзя повредить или потерять.

Электронный больничный 2023: как проверить, дополнить и оплатить

С 1 января 2022 года больничные по общему правилу оформляют в электронном виде. Изменилась не только форма этого документа, но и правила взаимодействия работодателя и ФСС ( Закон № 126-ФЗ , ПП РФ от 16 декабря 2017 г. №1567 ). Больничные обрабатывают в «ЕИИС «Соцстрах» с помощью СЭДО.

Теперь при назначении пособия организация исполняет роль посредника. Она передает ФСС ту информацию, которая нужна для оплаты больничного. Выплаты производят в «проактивном порядке»: как по «предзаполненным» ФСС сведениям, так и по данным, которые предоставляет работодатель (п. 19, 22 и 23 Правил, утвержденные ПП РФ от 23 ноября 2021 г. № 2010 ). Пособия по листам нетрудоспособности почти во всех случаях оплачивает ФСС напрямую (кроме п. 1 ч. 1 ст. 5 и ст. 9 Закона № 255-ФЗ).

Однако работодателю важно не только предоставить сведения по запросу в срок, но и проследить за их достоверностью и полнотой, чтобы не попасть под штрафы (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ , ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ). Кроме того, работодатель по-прежнему обязан оплатить первые три дня больничного по временной нетрудоспособности (кроме п. 2–5 ч. 1 ст. 5 и ст. 9 Закона № 255-ФЗ ). Рассчитать пособие нужно с учетом индексации МРОТ 2023 года, а также – предельной базы доходов работника на 2021 и 2022 годы.

Как взаимодействуют работодатель и ФСС при назначении пособий по электронному больничному, а также – какие штрафы при этом грозят компании, вы можете уточнить в статье на нашем сайте.

Как убедиться, что больничный в электронном виде – подлинный

Информацию об открытии больничного листа работодатель получает от ФСС (через СЭДО). Также номер больничного может по своей инициативе сообщить сотрудник, но обязанности делать это у него больше нет. Проверить электронный больничный на подлинность можно самостоятельно. Для этого нужно ввести номер электронного больничного, а также СНИЛС работника в электронной системе.

Сотрудник также может убедиться, оформлен ли ему электронный больничный. Личный кабинет есть у каждого работника на портале ФСС РФ . Уведомите сотрудников о необходимости пройти регистрацию на портале Госуслуг . Они смогут получить доступ в свой личный кабинет ФСС. Электронный больничный: его сведения, включая этапы обработки, можно отследить на сайте (вход с логином и паролем от портала Госуслуг). Так, у кадровика исчезнет необходимость отвечать на вопрос: электронный больничный – где посмотреть и отследить этот документ.

Как безошибочно и легко составлять и согласовывать кадровые документы при дистанционной работе вы узнаете из нашего обновленного обучающего курса

Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех

С 2022 года ФСС оплачивает работникам пособия напрямую: полностью или начиная с четвертого дня. Кроме того, Фонд перешел на «проактивный порядок» их выплаты. Он максимально освобождает работодателя и сотрудников от необходимости подавать документы. Для этих целей между ведомствами разработана своя система электронного документооборота. Так, ФСС может запрашивать в ПФР: СНИЛС сотрудника, сведения о его работодателе, величине страхового стажа и др. В ФНС России – может уточнить сведения о зарплате работника за интересующий период (п. 12 и 44 Правил ). В частности, при закрытии электронного больничного ФСС получает информацию от ПФР и высылает работодателю «предзаполненные сведения».

Работодатель при необходимости исправляет «предзаполненные сведения» и дополняет их. Например, вносит корректные данные для расчета пособия. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента закрытия электронного больничного и получения запроса (п. 22 и 23 Правил ).

Эти данные ФСС вновь вправе проверить в порядке межведомственного взаимодействия. ПФР и ФНС предоставляют ФСС сведения не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса (п. 44 и 46 Правил ).

Если же работодатель направил в ФСС неполные (недостоверные) данные, ему предоставят право устранить ошибку. В этом случае работодатель в течение трех рабочих дней подтвердит получение извещения от ФСС и в течение пяти рабочих дней направит недостающие (исправленные) сведения (п. 10 Правил ).

Особенности при расчете и выплате пособия

Порядок расчета пособий остался прежний, но увеличился их фактический размер. С 1 января 2023 года МРОТ составляет 16 242 рубля. От него зависит минимальный средний дневной заработок – 533,98 руб. (16242*24/730 – ч. 6.1 ст. 14). Закона № 255-ФЗ )

В 2023 году увеличена предельная база доходов работника, которую учитывают при расчете пособия. Она составляет 1 917 000 рублей (на 2022 год – 1 878 000 рублей, на 2021 год – 966 000 рублей). Следовательно, максимальный средний дневной заработок в 2023 году – 2 626 рублей (1 917 000/730 – ч. 3.3. ст. 14 Закона № 255-ФЗ)

Совет

Если в вашем регионе установлен МРОТ с повышенным коэффициентом, рассчитывайте минимальное пособие с его учетом. При этом максимальное дневное пособие на региональный коэффициент увеличивать нельзя (ст. 133 ТК РФ, ст. 14 Закона № 255-ФЗ )

Основные показатели для расчета пособия по временной нетрудоспособности остались прежними: причина и количество дней нетрудоспособности, их предельная продолжительность, порядок расчета среднего дневного заработка (с минимальным и максимальным ограничениями), страховой стаж работника и его доход за расчетный период (ст. ст. 6, 14 Закона № 255-ФЗ , п. 22 и 23 Правил , Приказ Минздрава России от 23 ноября 2021 г № 1089н ).

Схема 1

Пособие по временной нетрудоспособности = средний дневной заработок * количество дней нетрудоспособности * размер пособия, установленного в процентах к среднему заработку (ст. 7, ч. 4 и 5 ст. 14 Закона № 255-ФЗ )

Схема 2

Средний дневной заработок = сумма заработка за два календарных года, предшествующих году болезни / 730 (ч. 1–3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ )

Какие пособия выплачивает ФСС, а какие – работодатель, вы можете уточнить в материале на нашем сайте

Кто и как оплачивает электронные больничные

Работодатель, как и ранее, оплачивает первые три дня болезни сотрудника. При этом пособие начисляют в течение 10 дней с момента закрытия больничного, а выплачивают – в ближайший день выплаты зарплаты. ФСС выплачивает свою часть пособия в течение 10 дней с момента получения всех необходимых сведений о работнике. Фонд вправе отказать в выплате. Решение об отказе направляют в срок не позднее одного рабочего дня с момента его принятия (ст.15 Закона № 255-ФЗ ).

Пособия перечисляют на банковский счет, через почту или иную указанную работником организацию в «Сведениях о застрахованном лице». Больничный оплачивается без процентов за перевод (ч. 25, 26 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, по форме Приложения № 2 утвержденной Приказом ФСС от 4 февраля 2021 г. № 26 ), либо по форме Приложения № 1, утвержденного Приказом ФСС России от 08.04.2022 № 119, в зависимости от того, когда поданы сведения — до 31.05.2022 или после).

Важно! ФСС сам оплачивает все дни отпуска по беременности и родам (Закон № 126-ФЗ), а также больничного при: карантине (в том числе у ребенка-дошкольника до 7 лет), уходе за больным членом семьи, несчастном случая на производстве или профзаболевании, а также – протезировании по медицинским показаниям в стационаре и долечивании в санатории после стационара (п. 2 – 5 ч. 1 ст. 5, ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ, Федеральный закон от 21 июля 2007 г. № 183-ФЗ, Приказ Минздравсоцразвития РФ от 27 января 2006 г. № 44, Федеральный закон от 26 мая 2021 г. № 151-ФЗ, ПП РФ от 30 декабря 2020 г. № 2375).