Опасные и не очень ошибки в подписях счетов-фактур
На практике счета-фактуры могут подписывать не только руководитель и главбух организации, но и другие сотрудники по доверенности и даже без доверенности. Из-за подписей, которые налоговикам «не понравились», вычеты снимают, хотя и не всегда суды их поддерживают. Но все равно, чтобы таких споров не было или их было меньше, правила подписи счетов-фактур нужно соблюдать.
Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре
По мнению Минфина, подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна (см. письмо от 27 августа 2014 г. № 03-07-09/42854).
Нормами НК РФ и постановления Правительства от 26 декабря 2011 года № 1137 не предусмотрена обязанность выдавать главному бухгалтеру доверенность на подписание счетов-фактур. То есть, для проставления своей подписи в показателе «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» доверенность главбуху не нужна (письмо Минфина России от 21 октября 2014 г. № 03-07-09/53005).
Однако на практике не все так однозначно. Например, в организации может отсутствовать должность главного бухгалтера, а его обязанности могут быть возложены на руководителя фирмы. В этом случае счет-фактура, не содержащий подписи главного бухгалтера, будет считаться оформленным в соответствии с требованиями Налогового кодекса (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А19-11133/08 и др.).
То есть в этом случае директор может подписывать счета-фактуры и за главбуха, и за себя. И факт идентичности подписей руководителя и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не влияет на право организации заявить к возмещению НДС, фактически уплаченный поставщику на основании этих документов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2006 г. по делу № А56-35103/2005).
Право подписания счетов-фактур от имени главного бухгалтера можно передать другим уполномоченным лицам и на время его отпуска. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера.
Если за директора и главбуха расписался один и тот же человек
Если и за директора, и за главбуха счет-фактуру подписал один и тот же человек, то такой документ также не считается составленным с нарушением законодательства. И покупатель сможет принять НДС, выделенный в нем, к вычету.
Связано это с тем, что нет норм, на основании которых за руководителя счет-фактуру вправе подписать одно доверенное лицо, а за главбуха – другое. Значит, один и тот же человек на основании доверенности может подписать счет-фактуру как за директора, так и за главного бухгалтера (см. письмо Минфина от 24 июля 2019 г. № 03-07-11/55067).
Напомним, что доверенность на право подписания счета-фактуры должна быть оформлена в соответствии со статьями 185, 185.1, 186 ГК РФ.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Расшифровка подписей
Довольно часто налоговые инспекторы отказывают в вычете НДС, если в счете-фактуре, выставленном поставщиком, нет расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера (или иных уполномоченных лиц).
Требование расшифровывать подписи содержится в постановлении № 1137. В этом документе приведена форма счета-фактуры, в которой среди ее реквизитов указаны расшифровки подписей.
Тем не менее в настоящее время фирмы могут не опасаться за отсутствие расшифровок подписей в счетах-фактурах, хотя это и считается ошибкой.
Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговой инспекции при проверке идентифицировать продавца, покупателя, стоимость товаров (работ, услуг или имущественных прав), а также ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в вычете НДС.
А значит, отстоять вычет НДС по счету-фактуре, в котором нет расшифровок подписей, не составит труда. Но лучше все-таки не ошибаться.
Подключите бератор сейчас и ведите свою бухгалтерию без нервов и стрессов. Лучше платить за подписку, чем за штрафы.
Cчет-фактура подписан неуполномоченным лицом
Если счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают другие работники, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то, если при проверке инспекторы это обнаружат, то принять на основании таких счетов-фактур налог к вычету вы не сможете.
В этом вопросе суды зачастую поддерживают позицию налоговиков. Инспекторы с помощью почерковедческой экспертизы и свидетельских показаний могут доказать, что счет-фактуру подписал не руководитель фирмы-поставщика, а «неустановленное лицо». Это также будет основанием для отказа в вычете по НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определение ВАС РФ от 14 декабря 2009 г. № ВАС-16306/09, постановление ФАС Уральского округа от 17 июня 2010 г. № Ф09-3973/10-С2).
На чем основан такой подход?
Если счет-фактура, полученный покупателем от продавца, подписан лицом, не уполномоченным на то приказом или доверенностью, то это свидетельствует о том, что покупатель не проявил должной осмотрительности и осторожности при заключении сделки. Как правило, в этом случае налоговики отказывают покупателю в вычете входного НДС.
Тем не менее, некоторые суды признают такой отказ в вычете необоснованным.
Так, в Постановлении АС Центрального округа от 21 июня 2023 г. № Ф10-1480/2022 по делу № А68-12889/2019 указано: чтобы вычет по НДС был снят, нужно, чтобы сделка не была реальной.
Речь шла о наличие в счете-фактуре подписи неустановленного лица (вместо директора). ИФНС сняла вычеты по такому счету-фактуре, но суд не согласился. При реальности исполнения сторонами сделки то обстоятельство, что документы от имени контрагента оформлены за подписью неизвестных лиц, само по себе не является безусловным и достаточным основанием для отказа в вычете.
Чтобы снять вычет в такой ситуации, налоговая должна доказать, что налогоплательщик знал или должен был знать, что подпись на счете-фактуре не принадлежит руководителю контрагента. Без таких доказательств лишать налогоплательщика права на вычет по реальным сделкам нельзя.
Если же будет доказано, что покупатель знал либо должен был знать о представлении продавцом недостоверных либо противоречивых сведений, то и вычет снимут.
Поэтому, если вы не хотите спорить с контролерами, поинтересуйтесь у поставщика при заключении сделки, кто уполномочен подписывать счета-фактуры от имени руководителя и главного бухгалтера. Одновременно попросите копии соответствующих документов (приказа, доверенности и т. п.). И соблюдайте остальные требования, предъявляемые к оформлению счетов-фактур.
Больше деталей по теме — в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера
Счет-фактура заверен факсимильной подписью
Это самый опасный момент, который оспорить не получится.
Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство «не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур» (письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33).
Налоговые инспекторы считают, что наличие факсимиле на счете-фактуре – это нарушение норм пункта 6 статьи 169 НК РФ. Следовательно, предъявлять к вычету НДС по такому счету-фактуре нельзя (письма Минфина России от 8 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/81951, ФНС РФ от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11).
Высказал такую позицию о невозможности вычетов по счетам-фактурам, подписанным факсимиле, ВС РФ (см. Определение от 3 августа 2015 г. № 303-КГ15-8444).
Поскольку факсимиле представляет собой клише, то есть воспроизведение рукописи, документа или подписи средствами фотографии и печати. Возможность факсимильного воспроизведения подписей положениями статьи 169 НК РФ не предусмотрена.
Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.
Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.
Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.
Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец
Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.
В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.
В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.
Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.
На фирменном бланке
гор. ____________________ «___»____________ ___ г.
в лице _________________________________, действующего на основании ____________,
(Ф. И. О. руководителя, его должность)
настоящим уполномочивает ____________________________________________________
(Ф. И. О. и занимаемая должность)
паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,
зарегистрирован по адресу: ______________________
подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.
Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.
Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.
(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)
_______________________________ _________________ _______________
(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)
А по ссылке ниже вы можете скачать готовый образец:
Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур
Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?
Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.
ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.
Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон
При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.
Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.
Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.
Итоги
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.
Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.
Нужны ли подпись и печать на счете-фактуре?
Читатель Тимофей спрашивает: «Сменили бухгалтера, а он на каждом счете-фактуре ставит печать и подпись. Раньше обходились только подписью. Подскажите, ставится ли печать на счете-фактуре или можно обойтись без нее?»
В счете-фактуре должны быть все необходимые реквизиты и подпись, печать не нужна
По счету-фактуре можно получить вычет НДС. Для этого документ должен быть правильно оформлен. Обязательно должны быть все данные о товарах, работах, услугах или имущественных правах и подпись — без этого вычесть НДС не получится. Ставить печать на счет-фактуру не обязательно, поэтому вычет возможен как при наличии оттиска, так и без него.
В счете-фактуре обязательно нужно указать, в частности, следующее:
- порядковый номер и дату;
- наименование, адрес и ИНН налогоплательщика и покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
- номер платежного документа;
- порядковый номер записи поставляемых товаров, работ или услуг.
Проверенный экспертом шаблон счета-фактуры можно скачать на нашем сайте.
Как заверить счет-фактуру
Любой счет-фактура должен быть заверен рукописной или квалифицированной электронной подписью. Подписать счет-фактуру должен ИП, а если продавец компания, ее руководитель и главный бухгалтер.
Право подписи можно передать другому работнику: ИП для этого придется оформить нотариальную доверенность, а в компании достаточно приказа. Причем один человек может поставить подпись и за директора фирмы, и за главбуха.
Использовать факсимиле для заверения счетов-фактур нельзя. Документ с таким оттиском налоговая не примет, и вычет будет невозможен.
Нужны ли печать и подпись на счете-фактуре? Важные нюансы
Нужна ли печать на счете-фактуре — сомнение, которое может возникнуть у начинающего бухгалтера. Отсутствие каких атрибутов счета-фактуры сделает его недействительным документом? Относится ли печать к таким атрибутам? Кто вправе заверять счета-фактуры? Нюансы о печати и подписантах счета-фактуры изложены в нашей статье.
Значение счета-фактуры при ОСНО
Счет-фактура (профессиональное сокращение — сч-ф, с/ф) — один из важнейших документов в бухгалтерии предприятия, применяющего основную систему налогообложения. При ОСНО фирма является плательщиком НДС. Для уменьшения суммы налога к уплате налогоплательщик применяет вычеты по налогу на добавленную стоимость.
Вычет по НДС можно получить только на основании правильно заполненного счета-фактуры.
Корректно составленный сч-ф от поставщика/исполнителя — гарантия уменьшения НДС к уплате. В то же время сч-ф с отсутствием какого-либо обязательного атрибута не может быть принят. Если бухгалтер все же рискнет и заявит вычет по такому сч-ф, то налоговая вычет снимет, доначислит налог и пени.
Сложно переоценить значение сч-ф, поэтому любой специалист досконально изучает этот документ, прежде чем принимать его к учету.
Обязательные атрибуты счета-фактуры
Счету-фактуре посвящена ст. 169 НК РФ. В п. 5 указанной статьи перечислены реквизиты, которые должны быть указаны в следующих документах:
Вынесем на схему те параметры сч-ф при реализации, которые должны быть в нем обязательно:
В п. 6 ст. 169 НК РФ сказано, кто должен быть подписантом сч-ф. Подробнее об этом мы расскажем ниже в статье.
Как видим, указания на печать, как на обязательный реквизит в ст. 169 НК РФ отсутствует.
Постановление разъясняет порядок заполнения сч-ф. В нем мы тоже не найдем такой обязанности налогоплательщика, как заверение сч-ф печатью.
Таким образом, задача — ставится печать на счете-фактуре или нет — решается однозначно:
Печать на счет-фактуру не ставят.
А если печать все-таки есть на документе?
Раньше невозможно было представить сч-ф без печати. Это было очень давно, но некоторые бухгалтеры столь же давно не работали с НДС, поэтому могли упустить тот факт, что в заверении печатью сч-ф уже не нуждается. Кроме того, есть категория бухгалтеров, которым сложно двигаться в ногу со временем и для которых документ, не заверенный печатью — это и не документ вовсе.
Специально для таких случаев поясняем, что решить проблему — ставится ли печать на счете-фактуре или нет— можно не столь однозначно. Печать не является обязательным атрибутом сч-ф. Но если кто-то все-таки поставит на него печать, это не будет являться нарушением.
Кто вправе заверить счет-фактуру подписью
Вернемся к вопросу, кто подписывает счет-фактуру. Напоминаем, что о подписантах сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ. Аналогичный порядок прописан и в Постановлении № 1137. Подписи должностных лиц — непременный атрибут счета-фактуры.
Следует отметить также возможность подписания сч-ф электронной подписью. Для обмена сч-ф между собой по ТКС у контрагентов должно быть достигнуто об этом соглашение. Соглашение лучше оформлять в письменном виде и делать частью договора.
Если один из контрагентов не имеет технической возможности принимать сч-ф в электронном виде, то делать это он не обязан и никакие санкции применяться к нему не будут. С таким контрагентом надо будет работать с использованием сч-ф на бумаге.
Подводим итоги
Оттиск печати на счете-фактуре не является однозначно необходимым атрибутом. Однако его наличие не ведет к отказу в вычете.
Подписывать счета-фактуры имеют право лишь определенные лица. При наличии соглашения между сторонами, передавать контрагенту счет-фактуру, подписанный электронной подписью, можно по ТКС или просто в электронном виде.