Как составить служебную записку о премировании сотрудника
Основанием для оформления распоряжения руководителя о материальном поощрении персонала является служебная записка о премировании сотрудников, образец которой законодательно не регламентирован. Этот документ представляет собой ходатайство начальников подразделений перед руководством о выплате вознаграждений подчиненным им должностным лицам.
Понятно, что если работник сам в обход непосредственного руководителя напишет заявление на выдачу ему премии в определенном размере, то вероятность удовлетворения его просьбы невысока. В связи с этим предлагаем служебную записку о премировании сотрудников: образец 2018.
Форма ходатайства
В общем случае, предложения по премированию персонала не могут доводиться до руководства в виде заявления. Заявительная форма обращения к начальству предназначена для решения иных вопросов, возникающих в ходе функционирования предприятия.
Общепринятый способ ознакомить руководителя компании с предложение премировать работника – подать ему образец служебной записки о премировании сотрудников от руководителя структурного подразделения.
Итак, способом ведения внутренней деловой переписки является служебная записка. При обсуждении размеров материального поощрения она составляется начальниками отделов, департаментов и иных структурных подразделений компании. Окончательное решение о выплате премии принимается высшим руководством.
Правила составления служебной записки
При организации системы внутреннего документооборота рекомендуется утвердить единый шаблон ходатайств о премировании.
Трудовое законодательство предусматривает право работодателя на введение дополнительных поощрений в пользу персонала (ст. 191 ТК РФ). В качестве способа мотивации могут выступать премия. Их размер и периодичность выплат должны быть зафиксированы внутренним нормативным актом.
Если руководство предприятия хочет выделить достижения отдельного сотрудника, ему может быть выписана внеплановая разовая премия. В этом случае, а также при начислении выплат, носящих систематический характер составляется служебная записка о премировании сотрудников (скачать образец можно в конце статьи). В документе надо отразить главное условие – основание для выплаты премии.
В служебке необходимо прописать такие сведения:
- наименование предприятия;
- Ф.И.О. директора, на имя которого пишется записка;
- структурное подразделение, руководство которым возложено на лицо, составляющее документ;
- название документа;
- основная информация о должностных лицах, кандидатуры которых рекомендуется рассмотреть при поощрении (перечисление Ф.И.О. работников, их должностей, стажа работы);
- основание для поощрения (перечень достижений в профессиональной сфере);
- дата, которой был оформлен документ;
- подпись начальника структурного подразделения.
- Директор, которому адресована служебная записка о премировании сотрудников, должно поставить на ней резолюцию. После одобрения служебки руководителем составляется приказ о премировании, который передается бухгалтеру для исполнения.
Служебную записку руководители подразделений составляют в произвольном виде. Если на предприятии имеется утвержденный локальным актом шаблон, то представители персонала должны применять его. При отсутствии регламентированного внутренними распоряжениями образца каждый руководитель отдела оформляет документ произвольно.
Главное условие – в бланке должны быть отражены вся необходимая информация, в том числе, причина поощрения. Записка может быть составлена от руки или в печатном виде на чистом листе формата А4.
Специально для читателей наши специалисты подготовили служебную записку о премировании сотрудников бухгалтерии, образец актуальный на этот год.
Образец служебной записки на премирование сотрудника
В период с « » г. по « » г. проводились восстановительно-ремонтные работы газопоршневого электрогенератора ASD-5000FG.
Организация проведения данных работ обеспечивалась инженером службы эксплуатации , который в кратчайшие сроки сумел организовать работу по приобретению, доставке и установке необходимых запасных частей.
На основании вышеизложенного, за высокие результаты в работе, образцовое исполнение своих должностных обязанностей, прошу поощрить инженера службы эксплуатации премией в размере двух должностных окладов.
Как подобрать основание для премирования, чтобы расходы не урезали?
Премии для налоговиков на проверках — особо лакомый кусок. Уж где-где, а здесь всегда есть к чему придраться. И не думайте, что если у вас есть положение о премировании, и вы, как вам кажется, его строго придерживаетесь, вы застрахованы от снятия расходов и доначислений. Главное, чтобы из приказа на премирование было ясно, за что премия, и главное, что этот результат действительно достигнут — то есть основание для премирования вы подобрали правильно.
Премия по ТК
Вспомним сначала, что по ТК РФ премия — это выплата поощрительного либо стимулирующего характера (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).
Основания для премирования работников, порядок и сроки его проведения устанавливает сама конкретная фирма своими внутренними документами (ст. 135 ТК РФ).
Для налогового учета выплата премий за те или иные показатели должна быть предусмотрена Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о премировании, коллективным или трудовым договором. Только в этом случае ее можно отнести к расходам при расчете налога на прибыль. Если таких документов нет, то сумму премии при налогообложении прибыли не учитывают, даже если она выплачена на основании приказа директора (п. 21 ст. 270 НК РФ).
Самая распространенная система премирования – так называемое общее премирование. Размеры, как правило, невысокие – либо в процентах от оклада, либо в фиксированных суммах. Премия назначается общим приказом по итогам месяца или квартала. Могут быть определены сотрудники, допустившие нарушения и лишенные премии.
Формулировки приказов весьма однообразны:
- за успешное выполнение возложенных обязанностей;
- за высокое качество работы;
- за достижение высоких результатов в работе и т. п.
Другой вариант премирования – поощрение не всех сотрудников, а наиболее отличившихся. И размеры премий в этом случае повыше, они могут быть даже больше оклада. При индивидуально ориентированном премировании поощряют, как правило, не за период, а за конкретные успехи. В приказе должна быть наиболее точная формулировка достижения.
Вот здесь-то компании чаще всего и попадаются.
Налоговики изучают основания для премирования и очень часто находят причины отказов в принятии расходов и доначисляют налог, подводя это под экономическую необоснованность.
Формулировки приказов на премирование не должны быть расплывчатыми. Из них должно следовать, что сотрудник премируется за то, что он принес максимальную пользу компании.
Убыток – не повод для отказа от премирования
Многие компании премируют своих самых ценных сотрудников даже при получении убытков.
В такой ситуации инспекция наверняка будет снимать расходы, как необоснованные. Можно ли им как-то противостоять?
Можно. Главный аргумент: премия назначена не за прибыльность бизнеса, а за другие достижения, которые способствовали увеличению выручки.
Варианты можно придумать разные, к примеру:
- за продвижение торговой марки;
- за разработку и внедрение новых моделей продукции;
- за успешное представление интересов фирмы на переговорах и заключение выгодного контракта;
- за выполнение особо сложного срочного задания;
- за применение нестандартного (творческого) подхода к решению вопроса и т. д.
При этом важно в приказе расписать конкретно, какой и с кем был заключен выгодный контракт, какое конкретно срочное или особо сложное задание сотрудник выполнил и т. д.
Постановление АС Поволжского округа от 17 февраля 2015 г. № Ф06-20220/2013 демонстрирует, что при премировании работника за внедрение новых моделей продукции нужно иметь детализированную информацию о них, а также о новых источниках финансирования, появившихся в связи с их внедрением.
Главное, чтобы было ясно: премия выписана не за увеличение или достижение прибыли в работе фирмы, а за увеличение выручки. То есть это другой показатель деятельности. Даже при увеличении выручки по итогам периода может быть получен убыток.
Лучше, если в документах на премирование говорится не о прибыли, а о выручке. Инспекции будет сложно это опровергнуть, а тогда и доначисление налога можно будет оспорить (см., к примеру, постановление ФАС Московского округа от 6 февраля 2014 г. № А40-33091/13).
Если не достигнут результат, за который положена премия
Наличие убытка – это не единственное основание, по которому налоговики могут снять расходы на премии.
Другая причина, на которой компании как раз попадаются довольно часто – это премирование по показателю, который не достигнут.
Вот довольно яркий пример.
Работника премировали «за урегулирование отношений с контрагентом». Налоговики установили, что приказ с такой формулировкой противоречит другим документам. Действительно: фирма судилась с контрагентом, но спор проиграла. А в чем при этом заключается «урегулирование отношений», пояснить не смогла.
Вывод, который поддержали суды: премия выдана без оснований и является экономически не оправданной (Постановление АС Московского округа от 20 октября 2017 г. № А40-163997/2016).
А как же стоило написать? Можно было подойти по-другому, указав другие достижения этого же работника в этом же деле. Например, ведение переговоров с контрагентом, в результате чего тот отозвал часть своих претензий; общая отсрочка даты окончательных расчетов, которая выпала на период, когда фирма преодолела период временных финансовых трудностей и т. д.
Конечно, все это нужно еще и подтвердить документально: перепиской, отчетами, справками и др.
Помните: премируя работников, важно правильно подобрать основание для поощрения и обеспечить документальное подтверждение. Тогда расходы не снимут.
Приказ о поощрении работника. Формы Т-11 и Т11а
Приказ на премирование ─ документ, который выпускается руководством предприятия в случае необходимости поощрения подчиненных. Поводом для издания приказа могут служить самые различные причины: перевыполнение плана и нормы производства, высокие результаты труда, качество выполняемых работ и т.д.
Премирование вовсе не означает награду отличившегося сотрудника или группы сотрудников только денежными суммами. В качестве премии может выступать письменная благодарность от руководства, грамота или какой-либо другой вид материального поощрения.
Переоценить роль премирования сложно: такая форма признания заслуг работников перед организацией является мощным стимулом для их дальнейшей плодотворной и эффективной работы.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Система премирования на предприятиях
Во многих организациях положение о премировании содержится в коллективном договоре или иных отдельных нормативных актах. В них прописываются причины, условия, форма, размер и порядок выдачи премий. Если такого документа во внутренней политике предприятия нет, то премирование может происходить в индивидуальном порядке, на основе простого письменного приказа директора.
Основание для выпуска приказа
Любой приказ, выпускаемый руководством организации всегда должен иметь под собой документальное основание. В данном случае в качестве него обычно выступают представление или докладная записка от руководителя структурного подразделения, в котором указывается работник или группа работников, достигших в своей профессиональной деятельности определенных успехов.
Кто занимается составлением документа
Как правило, оформление таких приказов является компетенцией юрисконсульта, специалиста кадрового отдела, начальника структурного подразделения или, в крайнем случае, секретаря предприятия. И независимо от того, кто занимается заполнением документа, он обязательно должен передаваться для утверждения директору организации.
Основные правила по оформлению приказа
Как гласит сегодняшний закон, приказ о премировании может быть оформлен в свободном виде. Тем не менее, многие предприятия и организации, как и прежде активно используют ранее утвержденную и общеприменимую:
-
, если премировать запланировали одного работника; , если премировать будут группу работников.
Обе эти формы довольно схожи как по структуре, так и по содержанию. Приверженность к «старым» бланкам вполне объяснима: в них включены все необходимые данные, в том числе информация о работодателе и награждаемых сотрудниках, сведения о причине премирования и самой награде и т.д.
Приказ можно оформить в двух вариантах: письменно от руки либо в печатном виде. Но независимо от выбранного метода, он всегда должен содержать оригинал подписи руководителя и премируемых сотрудников.
Составляется документ в единственном экземпляре, который служит основанием к дальнейшим действиям по отношению к награждаемым сотрудникам.
После оформления приказ обязательно регистрируют во внутреннем журнале учета документов. Затем передают сначала в бухгалтерию, а потом на хранение в архив компании.
Пример заполнения приказа Т-11
Стандартные формы Т-11 или Т-11а являются довольно простыми и понятными, поэтому не должны вызвать каких-либо сложностей при заполнении.
- В первой части документа Т-11, которая разработана под премирование заместителя руководителя АХО, сначала указывается полное наименование компании, ОКПО, номер и дата составления приказа. Затем необходимо указать Ф.И.О. сотрудника, его табельный номер, название должности, структурного подразделения, где он работает.
- Во второй части документа уточняем причину премирования. В данном случае ─ это своевременное и качественное проведение инвентаризации. А ниже по приказу руководителя пишут, как именно будут поощрять сотрудника. Ему выдадут почетную грамоту и выплатят премию. При этом необходимо уточнить сумму премии прописью и цифрами.
- Документ-основание указывают в поле ниже. В этой ситуации замначальника АХО получит премию на основании представления от непосредственного руководителя.
В конце приказ подписывает руководитель всей компании и сам сотрудник. Подпись должна содержать расшифровку.
Пример заполнения приказа Т-11а
Эта форма приказа заполняется, когда премировать предполагается группу сотрудников. Формирование приказа такого вида идентично порядку заполнения предыдущей формы. Главное отличие ─ это указание нескольких работников, которые назначены на премирование.
В данном случае, это сотрудники бухгалтерии, заслужившие поощрение на основании представления от главбуха. Причиной награждения стал добросовестный эффективный труд, за который бухгалтера получат денежную премию.
Для удобства в форме Т-11а приведена таблица. Именно в ней нужно указать Ф.И.О., табельные номера, узкую специализацию, структурный отдел и сумму выплаты. В последней графе каждый работник ставит личную подпись.
В конце документ аналогично визируется руководителем предприятия и награжденными сотрудниками.