Энциклопедия решений. Разъездной характер работы (октябрь 2023)
В Трудовом кодексе РФ термин «разъездной характер работы» встречается трижды — в статьях 57, 166 и 168.1. Однако ни в одной из указанных статей не раскрывается содержание этого понятия. Нет определения разъездного характера работы и в других действующих нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения.
Минтруд России в письме от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185 и Роструд в письмах от 12.12.2013 N 4209-Т3 и от 27.01.2016 N ТЗ/23677-6-1 отмечают, что разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения (за пределами) организации. Однако такую формулировку нельзя назвать полной и точной характеристикой разъездной работы. Выполнение трудовой функции в месте, не находящемся под контролем работодателя, — это признак и дистанционной работы (ст. 312.1 ТК РФ), и труда надомников (ст. 310 ТК РФ). Работа же разъездного характера может предполагать исполнение трудовых обязанностей как на чужой для работодателя территории, так и на контролируемых им объектах. Ключевой признак разъездной работы, как следует из самого ее названия и из содержания ст. 168.1 ТК РФ, заключается в необходимости для работника постоянно совершать служебные поездки с целью выполнения своих трудовых обязанностей. Поэтому правильнее определять разъездную работу как трудовую функцию, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Такую формулировку можно встретить в ответах, опубликованных на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ». Пусть и не в самом определении, но в целом по тексту упомянутых выше писем чиновников также четко прослеживается мысль о том, что разъездной характер работы устанавливается тем работникам, чья трудовая функция предполагает постоянную работу в разъездах, постоянное перемещение в пределах обслуживаемых участков.
Работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. Этот тезис выведен непосредственно из статьи 168.1 ТК РФ, устанавливающей гарантии для работников именно с постоянной работой разъездного характера, и встречается он повсеместно (см., например, письма Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047 и от 08.06.2016 N 17-4/В-234, письма Роструда от 27.01.2016 N ТЗ/23677-6-1 и от 12.12.2013 N 4209-Т3, постановление Одиннадцатого ААС от 17.08.2021 N 11АП-10622/21, определение Ростовского областного суда от 29.08.2016 N 33-13821/2016).
Если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки, по справедливому мнению Минтруда России, следует рассматривать как служебные командировки (письма от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185 и от 17.11.2017 N 14-2/В-1012). Соответственно, наличие разъездного характера в работе с эпизодическими поездками с целью выполнения конкретного поручения не прослеживается (см. определения Тульского областного суда от 17.08.2017 N 33-2334/2017, Московского городского суда от 12.02.2018 N 33-1444/2018, ответы специалистов Роструда).
Постоянный характер разъездов означает регулярность перемещений в пределах обслуживаемой территории, но не непрерывность. Поэтому разъездной характер работы может быть установлен и работникам, которые в течение дня совмещают офисную работу с разъездами, и работникам, которые совершают служебные поездки не каждый день. Такой подход находит свое отражение и в правоприменительной практике (определение Второго КСОЮ от 15.03.2022 N 8Г-3316/2022, постановление АС Поволжского округа от 05.04.2018 N Ф06-31031/18, определение Новосибирского областного суда от 01.02.2018 N 33-988/2018, ответы Роструда).
По тексту некоторых судебных актов можно встретить утверждение о том, что признаком разъездного характера работы является отсутствие стационарного рабочего места (определение Третьего КСОЮ от 15.09.2021 N 8Г-14991/2021, определение Приморского краевого суда от 09.02.2021 N 33-129/2021, решение Старорусского районного суда Новгородской области от 12.10.2021 N 2-628/2021). Согласно ст. 209 ТК РФ рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Определения именно стационарного рабочего места в трудовом законодательстве, в отличие от налогового, нет, поэтому нельзя сказать точно, какой именно смысл вкладывают судьи в этот термин в рамках разрешения трудового спора. Применительно к характеристике разъездной работы отсутствие стационарного рабочего места, полагаем, означает, что работник выполняет работу все время в разных местах, ему не определено одно конкретное место, в котором происходит выполнение всей или большей части трудовых обязанностей. В любом случае в указанных выше судебных актах не идет речь о том, что создание работнику рабочего места, находящегося под контролем работодателя, для выполнения какой-либо части трудовой функции автоматически делает невозможным установление ему разъездного характера работы, если основная часть трудовых обязанностей выполняется при этом в разъездах.
Заметим, что никто не называет и не может назвать ввиду отсутствия нормативного регулирования этого вопроса какого-либо четкого критерия, по которому можно было бы судить о постоянном либо эпизодическом характере служебных поездок. В любом случае выбор между установлением разъездного характера работы и оформлением каждой поездки как командировки в отношении каждой конкретной трудовой функции в зависимости от затрачиваемой на разъезды доли рабочего времени делает работодатель (см. консультации Роструда).
Судебная практика подтверждает, что в отсутствие нормативно закрепленного перечня должностей и профессий решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается работодателем самостоятельно исходя из собственных критериев (определение Самарского областного суда от 29.10.2019 N 33-13195/2019, решение Полярного районного суда Мурманской области от 25.05.2017 N 2-127/2017 (оставлено в силе определением Мурманского областного суда от 16.08.2017 N 33-2314/2017), решение Кировского районного суда г. Уфы Республики Башкортостан от 12.05.2016 N 2-5952/2016, решение Советского районного суда г. Тулы Тульской области от 27.03.2019 N 2-623/2019).
Если работник ссылается на то, что характер работы у него разъездной, однако ни в трудовом договоре, ни в локальных нормативных актах это не зафиксировано, суды свой отказ признать работу разъездной мотивируют отсутствием такой фиксации, но как правило при этом анализируют, поручалось ли работнику в действительности совершение регулярных служебных поездок (определения Московского городского суда от 20.12.2018 N 33-54924/2018 и от 06.09.2016 N 33-34535/16, Санкт-Петербургского городского суда от 20.12.2018 N 33-24992/2018, решение Ноябрьского городского суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.03.2015 N 2-841/2015).
Когда для суда является очевидным, что характер труда работника предполагает постоянные разъезды, отсутствие трудового договора с условием о разъездном характере работы не имеет принципиального значения для принятия решения (определения Первого КСОЮ от 12.10.2021 N 8Г-22329/2021, Санкт-Петербургского городского суда от 24.03.2021 N 33-5680/2021, Свердловского областного суда от 26.01.2021 N 33-1410/2021, решение Октябрьского районного суда г. Самары Самарской области от 06.06.2018 N 2а-2053/2018).
Иными словами, при определении наличия или отсутствия разъездного характера работ суды исходят не только из формальных признаков (закрепления такого условия в трудовом договоре, локальном нормативном акте и т.д.), но также и из того, имеются ли признаки осуществления работ разъездного характера фактически.
Разъездной характер работы обычно устанавливают курьерам, менеджерам по продажам, страховым агентам, торговым представителям, почтальонам, наладчикам, сотрудникам организаций связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей) и т.д.
Отличие разъездного характера работы от подвижного и работы, осуществляемой в пути
Трудовое законодательство (ст. 57, 168.1 ТК РФ) упоминает такие разновидности характера работы, как «подвижной» и «работа, осуществляемая в пути». В чем же их отличие от разъездного характера работы?
Отметим, что сам ТК РФ содержание указанных понятий не раскрывает.
Принимая во внимание правоприменительную практику, полагаем, что к работе в пути относится работа, при которой трудовая функция выполняется в процессе движения какого-либо транспортного средства, при этом работник может как управлять этим движением, так и не иметь никакого влияния на него (консультации Роструда, решение Железнодорожного районного суда г. Новосибирска от 26.12.2011 N 2-132/2011). В пути работают, например, проводники, стюардессы, экспедиторы, пилоты, водители.
Подвижной характер работы предполагает частую смену места выполнения работником его трудовой функции (консультации Роструда, решение Мичуринского городского суда Тамбовской области от 22.09.2020 N 2-1062/2020). Таковой может быть, например, работа строителей, лесозаготовителей, охранников и т.п.
Трудовая функция может одновременно сочетать в себе несколько различных характеров работы. Так, например, если в обязанности водителя автомобиля с учетом условий трудового договора, рабочей инструкции или соглашения о совмещении профессий входит функция по экспедированию груза, то с одной стороны, его работа заключается в управлении движущимся транспортным средством, а с другой — он перемещается из одной точки в другую для выполнения определенного задания (получения и сдачи груза). Соответственно, работа водителя будет носить разъездной характер и одновременно осуществляться в пути. Полагаем, что в подобных ситуациях (два характера работы с одинаковым объемом гарантий) в трудовом договоре следует указывать тот характер, которым обладает основная функция. В отношении водителя это управление автомобилем, то есть постоянная работа осуществляется в пути. Отражение в трудовом договоре нескольких характеров работы также не будет противоречить нормам трудового законодательства.
Как устанавливается разъездной характер работы?
Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (часть вторая ст. 168.1 ТК РФ). При этом закон не содержит каких-либо ограничений в части того, каким именно локальным нормативным актом работодателя может устанавливаться указанный перечень. Полагаем, что такой перечень может быть утвержден как правилами внутреннего трудового распорядка, так и иным локальным нормативным актом, в частности, положением о разъездном характере работы.
Отметим, что работников, чья трудовая функция предполагает разъездной характер работы, работодатель обязан ознакомить с соответствующим документом под подпись (часть вторая ст. 22, часть третья ст. 68 ТК РФ).
Если работа имеет разъездной характер, то согласно части второй ст. 57 ТК РФ соответствующее условие в обязательном порядке указывается в трудовом договоре.
Таким образом, работодателю при установлении работнику разъездного характера работы необходимо выполнить следующие требования:
— обеспечить наличие должности (профессии) работника в соответствующем перечне;
— включить в трудовой договор работника условие о разъездном характере работы.
Отсутствие вышеуказанного перечня при наличии работников, которым трудовым договором установлен разъездной характер работы, либо невключение в трудовой договор условия о разъездном характере работы является нарушением трудового законодательства и может служить основанием для привлечения работодателя и его должностных лиц к административной ответственности (решение Верховного Суда Республики Дагестан от 28.01.2021 N 21-82/2021, решение Верховного Суда Республики Татарстан от 21.02.2018 N 77-410/2018, решение Пензенского областного суда от 04.04.2019 N 7-109/2019, определение Архангельского областного суда от 26.09.2016 N 33-5362/2016, решение Прилузского районного суда Республики Коми от 30.10.2019 N 12-66/2019, консультация Роструда).
Разъездной характер работы устанавливается работнику при приеме либо при переводе на работу по такой должности (профессии), которая включена в перечень. Не препятствует закон и тому, чтобы зафиксировать разъездной характер работы уже в процессе ее выполнения. В этом случае следует добавить наименование трудовой функции работника в перечень работ с разъездным характером и дополнить трудовой договор с ним условием о соответствующем характере работы. Достигнутая сторонами договоренность об изменении условий трудового договора согласно ст. 72 ТК РФ оформляется письменным соглашением. В таком дополнительном соглашении помимо условия о регулярных служебных поездках следует предусмотреть территорию разъездов, скорректировать при необходимости условия оплаты труда, режим работы и другие условия, можно на основании части второй ст. 168.1 ТК РФ установить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками.
Как указать в трудовом договоре условие о месте работы?
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — о месте работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Трудовой кодекс РФ не устанавливает категорий работников, которым можно было бы не указывать условие о месте работы. Соответственно, такое условие должно присутствовать и в трудовых договорах работников, которым установлен разъездной характер работы.
Ни в приведенной норме, ни в иных положениях ТК РФ само понятие места работы не раскрывается. В Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014, отмечено, что в теории под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. Из этого следует, что для характеристики места работы как места нахождения организации (подразделения) в договоре следует указывать населенный пункт, в котором эта организация (подразделение) расположены. Однако правовой смысл включения в трудовой договор условия о месте работы заключается в том, чтобы обеспечить работнику возможность выполнять трудовую функцию на удобной для него территории, согласованной с работодателем. В отношении работников, чей труд организован вне места нахождения работодателя, его представительства, филиала, иного обособленного структурного подразделения, Верховный Суд РФ в упомянутом Обзоре говорит о необходимости с целью предоставления гарантий и компенсаций принимать во внимание фактическое место работы, то есть место выполнения трудовой функции, а не место нахождения работодателя (его подразделения), в штате которого состоит работник. На наш взгляд, это означает, что и фиксировать в трудовом договоре в качестве места работы следует именно ту местность, где работник будет фактически осуществлять свою трудовую деятельность, даже если эта местность отличается от места нахождения организации и всех ее структурных подразделений.
Как отмечает Роструд в письме от 24.06.2021 N ПГ/16935-6-1, если работнику устанавливается разъездной характер работы и такая работа осуществляется в пределах одного населенного пункта, в трудовом договоре достаточно указать этот населенный пункт. Если же работник выполняет свои обычные трудовые обязанности в том числе за пределами одного населенного пункта, то в трудовом договоре следует указать территорию, в пределах которой работник будет выполнять работу.
Суды подтверждают, что территория, в границах которой работник с разъездным характером работы должен исполнять свои трудовые обязанности, определяется договором и может быть гораздо большей, чем один населенный пункт, например, субъект РФ, регион, вся Российская Федерация (определение Челябинского областного суда от 27.04.2021 N 11а-4450/2021, определение Волгоградского областного суда от 26.05.2021 N 33-5508/2021).
Соответственно, условие трудового договора о месте работы может быть оформлено следующим образом: «Местом работы является _______ (населенный пункт). Разъездная работа осуществляется в пределах _______ (территория, в пределах которой работник осуществляет трудовую деятельность, связанную с поездками)».
Такая формулировка подходит для случаев, когда наряду с разъездами работник осуществляет часть работы в офисе, то есть имеется рабочее место для выполнения отдельных задач. Если же трудовая функция выполняется исключительно в пунктах назначения служебных поездок, условие трудового договора о месте работы, полагаем, может быть оформлено следующим образом: «Местом работы, то есть территорией совершения служебных поездок, обусловленных разъездным характером работы, является _______ (населенный пункт или более масштабная территория обслуживания)».
Однако распространена и такая точка зрения, согласно которой работникам с разъездным характером работы в качестве условия о месте работы обязательно указывать наименование работодателя и населенный пункт, где он расположен, либо ту же информацию применительно к структурному подразделению, даже если обслуживаемая территория шире такого населенного пункта либо он вообще не находится на обслуживаемой работником территории и явка в этот населенный пункт для работы не предполагается (см. ответы Роструда). Предлагаем вариант формулировки для таких случаев, который, по идее, не должен вызывать возражений у сторонников изложенного подхода и при этом не противоречит сути договоренности о месте, где работник фактически должен работать: «Работник принимается в штат _______ (наименование работодателя либо подразделения), расположенного в _______ (населенный пункт). Служебные поездки, обусловленные разъездным характером работы, совершаются в пределах _______ (населенный пункт или более масштабная территория)».
Командировки при разъездном характере работы
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). В то же время запрета на направление в командировки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, законом не установлено.
В отношении сотрудников с разъездным характером работы при определении статуса поездки как командировки имеет значение факт выезда за пределы территории, обозначенной в трудовом договоре в качестве места выполнения трудовой функции. Иными словами, поездки в границах обслуживаемой территории работник совершает в рамках разъездного характера работы, а вот поездки для выполнения поручения за пределами такой территории, то есть вне места постоянной работы, можно и нужно оформлять как командировки. При указании в договоре Российской Федерации в качестве постоянно обслуживаемой территории все поездки по стране командировками не являются.
Такой подход находит свое отражение в правоприменительной практике (определение Волгоградского областного суда от 11.11.2021 N 33-11291/2021, определение Московского городского суда от 20.12.2019 N 33-57791/2019, определение Ставропольского краевого суда от 16.07.2019 N 33-5276/2019, решение Анапского городского суда Краснодарского края от 25.05.2017 N 2-1296/2017, ответы Роструда).
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников
Согласно части первой ст. 168.1 ТК РФ работникам с разъездным характером работы работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и могут также устанавливаться трудовым договором (часть вторая ст. 168.1 ТК РФ). В перечисленных документах определяется размер суточных, указывается перечень документов, которые работник должен представить для подтверждения расходов, закрепляется порядок согласования с работодателем дополнительных затрат во время поездок, фиксируются способ и сроки выдачи аванса на расходы и сроки возмещения неавансированных расходов, предусматривается срок представления авансового отчета, решаются другие не урегулированные императивно нормативными правовыми актами вопросы, возникающие в связи со служебными поездками.
Из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то выплачивать суточные работодатель не обязан. Суды не усматривают противоречия закону в таких положениях локальных нормативных актов, согласно которым работникам, чья постоянная работа носит разъездной характер, выплата суточных не производится, если характер выполняемого служебного поручения и условия транспортного сообщения позволяют ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства (определения Нижегородского областного суда от 24.05.2022 N 33-5734/2022, Владимирского областного суда от 05.04.2022 N 33-963/2022, Московского городского суда от 12.04.2021 N 33-14961/2021, Самарского областного суда от 29.10.2019 N 33-13195/2019).
В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. По смыслу этого определения и норм ст. 168.1 ТК РФ обязятельный к выплате размер компенсации при разъездном характере работы обусловлен размером фактических затрат работника, связаннных со служебными поездками. Если в течение определенного периода работник никуда по работе не ездил либо во время служебной поездки не понес никаких расходов (например, работник отправился в поездку на служебном автомобиле и в тот же день вернулся обратно), то и компенсировать ему работодатель ничего не должен.
Необходимость возмещать только реальные расходы работника предполагает существование документального подтверждения таких расходов. Сам факт служебной поездки и ее продолжительность могут подтверждать приказ, поручение, служебная записка, путевой лист, маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок, проездные документы и т.д. Работником также должны быть представлены документы, подтверждающие оплату (кассовые чеки, терминальные чеки, квитанции и др.). Исключением из этого правила, по аналогии с командировками, являются суточные: несение таких расходов предполагается, их фиксированный размер определяется заранее, отчитываться о расходовании этих средств дополнительно не требуется, достаточно документов, подтверждающих сам факт совершения поездки с проживанием вне места постоянного жительства (определение Нижегородского областного суда от 22.03.2022 N 33-2392/2022, постановление Девятнадцатого ААС от 08.02.2017 N 19АП-8434/16).
Надбавка за разъездной характер работы
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя осуществлять доплату (надбавку) к заработной плате за разъездной характер работы. Однако такая обязанность может быть установлена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором, что следует из ст. 8 и 9 ТК РФ. В качестве примера можно привести пункт 3.6.11 Отраслевого соглашения по дорожному хозяйству Российской Федерации на 2020-2022 годы, пункт 2.28 Соглашения на 2022 — 2024 годы между Правительством Москвы, работодателями строительной отрасли города Москвы и Территориальной организацией профсоюза работников строительства и промышленности строительных материалов.
Отметим, что в настоящее время официально не признаны утратившими силу постановление Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 16.12.1960 N 1335/31 и утвержденное им Положение о порядке и размерах возмещения расходов работникам связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и шоссейных дорог, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков и утвержденные постановлением Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579 перечни профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в соответствии с таким Положением. Эти документы для ряда работников с разъездным характером работы предусматривают выплату определенного размера надбавки в процентах к окладу или тарифной ставке в целях возмещения расходов. Иногда на данные нормативные акты ссылаются как на подлежащие применению (решение Октябрьского районного суда г. Саранска Республики Мордовия от 10.08.2020 N 2-1123/2020, консультация Роструда). Однако мы не можем согласиться с таким подходом. Во-первых, нормативно-правовые акты, во исполнение которых они приняты, не действуют (см. постановление Правительства РФ от 03.02.2020 N 80). Во-вторых, они противоречат Трудовому кодексу РФ, статья 168.1 которого в полной мере регулирует вопрос о составе возмещаемых расходов работникам с разъездным характером работы, никаких обязательных доплат и надбавок к окладу в этом качестве не предусматривает и при этом установление размеров и порядка возмещения расходов, связанных со служебными поездками, относит к компетенции работодателя, сторон социального партнерства и сторон трудовых отношений, тем самым не предполагая существования какого-либо подзаконного акта по этому вопросу. Таким образом, положения, установленные упомянутыми нормативно-правовыми актами советского периода, в настоящее время обязательному применению не подлежат, необходимость выплаты надбавки за разъездной характер работы отсутствует, если работодатель не принимал на себя такого обязательства. К аналогичному выводу пришел Московский областной суд в определении от 19.08.2020 N 33-20399/2020. Косвенно этот тезис подтвердил и Верховный Суд РФ в определении от 19.08.2019 N 18-КГ19-77: работник в числе прочего требовал взыскания надбавки, установленной постановлением Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579, а судьи при направлении дела на новое рассмотрение указали, что вывод по этому вопросу невозможно сделать без исследования локальных нормативных актов работодателя.
Следует различать доплату за разъездной характер работы как компенсацию расходов работника (ст. 164 ТК РФ) и доплату за разъездной характер работы как компенсационную выплату, входящую в состав заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Если первая компенсирует денежные затраты, то вторая исключительно затраты труда. Причем, как указал Президиум Верховного Суда РФ в п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, для квалификации выплаты определяющее значение имеет ее характер, а не наименование. Речь в Обзоре о целях налогообложения, однако правовая природа выплаты влияет и на решение целого ряда вопросов в рамках трудовых отношений (включение в расчет среднего заработка, включение в состав выплат, сравниваемых с МРОТ / РМЗП, необходимость учета мнения профсоюза при пересмотре локального акта и др.).
Если повышение оплаты труда работников с разъездным характером работы путем установления им надбавки (доплаты) является правом работодателя, то возмещение таким работникам фактически понесенных расходов, связанных со служебными поездками, является его обязанностью. Закон не позволяет заменить выплаты, перечисленные в ст. 168.1 ТК РФ, фиксированным повышением оплаты труда. Если суд квалифицирует выплаченную работнику на основании локального акта надбавку при разъездном характере работ в качестве суммы, являющейся составной частью заработной платы, то по иску работника может дополнительно взыскать компенсацию понесенных в служебных поездках расходов (определение Шестого КСОЮ от 20.05.2021 N 8Г-8560/2021).
Учет рабочего времени при разъездной работе
Вопрос об учете времени служебных поездок сотрудников, для которых установлен разъездной характер работ, в табеле учета рабочего времени действующими правовыми актами не урегулирован. Между тем закон обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (часть четвертая ст. 91 ТК РФ, смотрите также письмо Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1, определение Верховного Суда Республики Татарстан от 23.01.2017 по делу N 33-536/2017).
Время служебных поездок работников с разъездным характером работы не делится на дни выезда, приезда, время в пути и другое. Поскольку служебная поездка такого сотрудника не является командировкой, время нахождения в этой поездке считается обычным рабочим временем (смотрите, например, ответы), ответ специалистов Роструда). Поэтому в табеле учета рабочего времени в дни служебных поездок проставляются явки (без применения кода «К» — «Служебная командировка»).
В табеле необходимо указывать фактическое количество часов, которое сотрудник провел в дороге в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, допустим, передвигаясь от одного клиента к другому, из одного населенного пункта в другой (в пределах территории, указанной в трудовом договоре) (ответы). Заполнение табеля учета рабочего времени, не учитывая времени, проведенного в пути, неправомерно. Аналогичный подход прослеживается и в решении Октябрьского районного суда г. Тамбова Тамбовской области от 12.04.2017 по делу N 2а-1231/2017 (оставленного в силе определением Тамбовского областного суда от 10.07.2017 по делу N 33а-2676/2017).
Формальное заполнение табеля (проставление 8 часов вместо фактически отработанных часов) неправомерно. Нарушение требования об учете фактически отработанного работником времени может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, постановление Второго КСОЮ от 04.06.2020 по делу N 16-2904/2020, постановление Восьмого КСОЮ от 05.02. 2020 по делу N 16-274/2020, решение Московского городского суда от 16.07.2018 по делу N 7-8259/2018, решение Краснодарского краевого суда от 26.04.2017 по делу N 12-1393/2017, решение Самарского областного суда от 05.09.2019 по делу N 21-1163/2019).
Вопрос о том, как при разъездном характере работы обеспечить учет рабочего времени и при необходимости контроль за его использованием, решается работодателем самостоятельно. Например, трудовым договором могут быть предусмотрены обязательный выход работника на связь с работодателем в установленные трудовым договором часы и (или) предоставление отчета о фактически отработанном времени, в том числе по электронной почте. Работодатель может обязать работников предоставлять отчет о продолжительности управления транспортным средством с необходимой работодателю периодичностью во время выполнения рейса и на основании полученных данных (по показаниям тахографа) заполнять табель.
Как следует из разъяснений специалистов Роструда, в отношении работников с разъездным характером работы действуют общие нормы ТК РФ, касающиеся режима и норм рабочего времени, времени отдыха, оплаты сверхурочных и ночных.
Соответственно, время нахождения работника с разъездным характером работы в пути за пределами установленной продолжительности рабочего времени является сверхурочной работой, отмечается буквенным кодом «С» с указанием продолжительности работы и подлежит оплате в соответствии со ст. 152 ТК РФ. Аналогичная позиция встречается и в правоприменительной практике (см. ответы специалистов Роструда, решение Октябрьского районного суда г. Самары Самарской области от 19.01.2017 по делу N 12-48/2017 (оставлено в силе решением Самарского областного суда от 23.03.2017 по делу N 21-610/2017), решение Заволжского районного суда г. Твери Тверской области от 12.07.2016 по делу N 2-1040/2016).
Подробнее о сверхурочной работе смотрите в материалах: Энциклопедия решений. Сверхурочная работа, Энциклопедия решений. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени, Энциклопедия решений. Доплата за сверхурочную работу.
Примечание
Согласно ст. 97 ТК РФ помимо сверхурочной работы работодатель имеет право в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня.
Для работников с разъездным характером работы исключений из этого правила не предусмотрено. Соответственно, при установлении работникам ненормированного рабочего дня работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени сверхурочной работой не признается и повышенной оплате в соответствии со ст. 99 и 152 ТК РФ не подлежит.
Если служебная поездка начинается в один день, а заканчивается на другой день, то в табеле нужно отразить количество отработанных часов, приходящихся на каждый день, с использованием кода «Я» («01») (если используется унифицированная форма N Т-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или кода «Ф» (если используется форма 0504421, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н). Время служебной поездки, приходящееся на период с 22.00 до 6.00 (смотрите ст. 96 ТК РФ), необходимо дополнительно отразить кодом «Н» («02») с указанием количества часов работы (ответ).
О работе в ночное время смотрите отдельные материалы: Энциклопедия решений. Работа в ночное время, Энциклопедия решений. Доплата за работу в ночное время.
Если служебная поездка пришлась на выходные для сотрудника дни, то здесь нет оснований для проставления буквенного кода «Я» («01») или «Ф», ведь вся работа осуществлялась с отклонениями. Для отражения продолжительности работы в выходные дни применяется условное обозначение «РВ» («03») (в форме N Т-12) или «РП» (в форме 0504421). Специальных обозначений для отражения в табеле дневной и ночной работы в выходные дни нет. Если у работника в один и тот же день имеются два вида отклонений (например, работа в выходной день и работа в ночное время), то количество граф в табеле увеличивается для проставления дополнительных реквизитов.
О работе в выходные дни смотрите дополнительные материалы: Энциклопедия решений. Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, Энциклопедия решений. Доплата за работу в выходные и праздники.
Разъездной характер работы сотрудников: когда такой режим выгоден работодателю
У многих сотрудников работа имеет разъездной характер. Среди них не только курьеры и экспедиторы, как мы привыкли считать. Это и страховые агенты, и выездные инженеры, и менеджеры по продажам – любые работники, перечень которых, равно как и сам порядок работы, отражен в колдоговоре, соглашении или локальном нормативном акте, а также – указан непосредственно в трудовом договоре (ст. 8 , 22 , 57 , 168.1 ТК РФ).
Разъездная работа не предоставляет сотруднику особые дополнительные гарантии (кроме возможной надбавки и компенсации расходов за время поездки). При этом она приносит неоспоримые преимущества и выгоды работодателю. В частности, для выполнения разъездной работы практически нет ограничений; для нее обычно нужно оформлять меньше документов, чем для командировки, и др.
Что такое разъездная работа и каковы ее преимущества, рассмотрим в статье.
Вопросы о разъездном характере работы
Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему-то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться…
Основные признаки разъездной работы.
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
К сведению:
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная разъездная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т. д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, разъездная работа — это та, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.
Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ.
То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.
Вопрос
Распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?
Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.
Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.555-96 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 11-8/240-09 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 11-8/240-09, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.
И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше – например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).
Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.
Как устанавливается разъездной характер работы?
Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.
Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
Обратите внимание:
В трудовом договоре с работником может быть указана территория, в пределах которой будет осуществляться работа (например, «в пределах г. Москвы и Московской области»).
Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.
В отношении сотрудников бюджетных учреждений с разъездным характером работы следует заполнять табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Время, проведенное в поездках, будет отражаться буквенным кодом «Ф» – фактически отработанные часы. При этом организация вправе дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.
Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рабочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.
Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?
Требований об оформлении каких-либо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.
К сведению:
Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92[1]).
Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т. д.): маршрутные листы, служебные задания и т. п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.
Приведем примерную форму маршрутного листа.
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ
служебных поездок работника __________________________
(наименование предприятия)
на __________ 2019 года
Сотрудник: _______________________________________
Должность: _______________________________________
№
п/пНаименование
организацииАдрес
Цель
поездкиВид
транспортаПодтверждающий документ
Время (ч, мин.)
Подпись
принимающей стороны1
2
…
…
…
…
…
…
…
…
Руководитель подразделения Работник
Ф. И. О. _______________________ Ф. И. О. _______________________
Маршрутный лист получен «__» __________ 2019 года.
Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?
Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.
Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными (см., например, Постановление ФАС УО от 31.05.2011 № Ф09-2930/11-С2).
Порядок оформления документов, подтверждающих расходы.
В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.
Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.
При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.
Обратите внимание:
Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтруда РФ от 30.09.2014 № 17-4/В-462).
Эти компенсации за разъездную работу освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т. п.
Вопрос
В какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?
Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.
К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.
К сведению:
Ранее в Указании № 3210-У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.
Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.
При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.
Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.
В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, – то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т. д.
Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.
[1] «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за разъездную работу за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Разъездная работа: какие компенсации платить, как учесть расходы и начислять «зарплатные» налоги
Есть в ст. 166 ТК РФ загадочная фраза: «служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются». Дело в том, что законодательство не раскрывает понятия разъездного характера работы и не определяет, что следует понимать под этим.
Значит, сориентироваться, кто поехал в командировку, а кто отправился в служебную поездку, не так-то просто. Однако это весьма важно: различаются правила оплаты труда (за время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ), а время служебных разъездов оплачивается просто как рабочее время) и порядок налогообложения компенсаций.
Остается ориентироваться на мнение Минтруда (Письма Минтруда России от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047, от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185):
разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации;
такая работа должна носить постоянный характер;
при этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой;
Именно систематический характер поездок, являющихся неотъемлемой частью трудовой функции, будет определяющим и в таких условиях служебные поездки не считаются командировками. Если разъезды работников не носят постоянного характера и в каждом случае поездки осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки.
Разъездной «образ жизни» характерен, например, для курьеров, экспедиторов, водителей, наладчиков, работников связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей), которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Но не должность является определяющей, а именно характер труда, который может быть присущ практически любой должности.
Как видим, разъездной характер работы имеет свои яркие черты и его нельзя произвольно приписать сотруднику с учетом интересов работодателя.
Трудовым договором могут быть определены особенности разъездной работы. Например, она может быть ограничена определенной локацией (скажем, осуществляться в пределах населенного пункта, области и т. п.), в то время как поездки в другие места имеют эпизодический характер и будут рассматриваться и оформляться как командировки.
Ст. 168.1 ТК РФ предписывает определить перечень работ, профессий, должностей работников, имеющих разъездной характер работы, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
II. Компенсации
Та же статья обязывает работодателя возмещать работникам, имеющим разъездной характер работы, следующие расходы, связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
Размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
В ТК РФ компенсации разъездным работникам разграничены с компенсациями для работников, направляемых в служебные командировки. Они разведены в разные статьи – 168 и 168.1. При этом перечни возмещаемых расходов аналогичны, однако вид выплаты иной. А значит, в локальных актах следует также обеспечить разграничение: оговорить их раздельно, пусть даже сами принципы и размеры компенсаций расходов будут совпадать, т. е. отдельно установить суточные для служебных поездок разъездных сотрудников, отдельно – суточные по командировкам; отдельно упомянуть правила возмещения расходов на наем жилого помещения в командировке и в служебной поездке и т. д. Произвольно расширять перечень компенсаций не рекомендуется. Так, например, ФНС в свое время негативно высказалась относительно обоснованности расходов на оплату разъездным работникам питания, мол, эти расходы с поездками никак не связаны, а значит и учесть их в целях налогообложения нельзя (п. 2 Письма ФНС РФ от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488)
Как видим, речь в законе идет именно об обязательном возмещении расходов работника, а не о надбавке за характер труда, как элементе оплаты труда. Такой порядок был введен еще в 2006 г., когда в ТК РФ появилась ст. 168.1, но у многих работодателей до сих пор путаница: приняты надбавки к окладам вместо компенсационных выплат. Это влечет негативные последствия: не соблюдаются требования ТК РФ, а значит, грозит наказание за нарушение трудового законодательства; неверно начисляются НДФЛ и страховые взносы.
III. Особенные суточные
Не секрет, что компенсации, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, включая служебные разъезды, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
К этим нормам мы часто обращаемся и в случаях с командировками. Но есть интересный нюанс: суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения в служебной командировке, не подлежат налогообложению НДФЛ, а также страховыми взносами, которые администрирует ФНС России, лишь в пределах 700 рублей при поездках по России и в пределах 2 500 рублей в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации.
Т. е., НК РФ нормирует применительно к «зарплатным налогам» только суточные при поездках в командировки, но ни словом не упоминает нормирование аналогичных выплат за время пребывания в служебных поездках лиц, имеющих разъездной характер работы. Да, последние не облагаются страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, установленном локальным актом организации. С этим согласны и в Минфине (см. Письма от 30.12.2021 № 03-04-06/107896, от 20.05.2021 № 03-15-06/38668, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696). Но не стоит допускать злоупотреблений: при проверке затраты обязательно будут оценены на предмет разумности их величины (все же суточные определены ст. 168 ТК РФ как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства), как будет проанализирован и сам характер труда – правда ли он разъездной.
IV. Предъявите документы!
Суточные традиционно не подтверждаются документально, однако по всем остальным компенсируемым работнику расходам обязательно надо иметь оправдательные документы. Как отмечает Минфин, при отсутствии таковых теряется компенсационный характер выплат разъездным работникам и указанные суммы подлежат включению в облагаемый доход работника (Письма Минфина России от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487).
Так, если под видом компенсаций назначаются выплаты, поставленные в зависимость от занимаемой должности, отработанного сотрудником времени, но сами разъезды и связанные с ними траты никак не фиксируются документально, выдать желаемое за действительное не получится (см., например, Определение ВАС РФ от 07.11.2013 № ВАС-14952/13 по делу № А43-23164/2012, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 08.12.2021 № Ф06-11729/2021 по делу № А65-1963/2021).
Хотим предостеречь не только от заблуждений на этот счет, но и от заведомых злоупотреблений: ведь так соблазнительно назначить работникам выплаты, которые и к расходам отнести можно, да еще и НДФЛ и страховыми взносами не облагать! Однако у налоговых органов и судов давно «набита рука» на таких делах.
Организация утвердила перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер: директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник производственно-технического отдела, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, финансовый директор, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.
За разъездной характер работ им была установлена компенсация в размере 200 % от должностного оклада.
Выплату начисляли в зависимости от количества отработанных каждым работником дней на основании приказа, актов выполненных на объектах работ, табелей учета рабочего времени.
Никаких документов, подтверждающих, что спорные выплаты обусловлены реальными расходами сотрудников и связаны с непосредственным выполнением ими трудовых обязанностей в разъездах, при налоговой проверке не представлено.
Выплаты не облагались НДФЛ и страховыми взносами на том основании, что были названы компенсациями за разъездной характер работы.
Налоговый орган счел действия работодателя нацеленными на уклонение от уплаты налогов. Суд, куда обратился налогоплательщик, проверяющих поддержал: решил, что выплаты являются не компенсацией расходов, а составной частью заработной платы, а значит, под освобождение от налогообложения не подпадают (по материалам Определения Верховного Суда РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499 по делу № А32-22252/2019).
Льготы по НДФЛ и страховым взносам не распространяются и на надбавки, выплачиваемые взамен положенных по ТК РФ компенсаций (или сверх них). Как элементы оплаты труда такие выплаты облагаются в общем порядке (Письмо Минфина РФ от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).