Зачем нужна трудовая книжка

Электронная трудовая книжка: чем отличается от бумажной и стоит ли на неё переходить

С 2020 года на всех работников вводится ЭТК — электронная трудовая книжка. Отказаться от неё нельзя, можно только выбрать, сохранить ли при этом и бумажную: у тех, кто не написал заявление на переход на электронную книжку, она пока дублируется и в бумажном виде. А у тех, кто устраивается на первую работу в 2021 году, выбора уже нет — ЭТК заводится автоматически.

Я перешла на ЭТК в 2019 году и пока не замечаю никаких неудобств. В электронной книжке оказались даже сведения о моих подработках в школьные годы, записей о которых не было в моей бумажной книжке — а это плюс несколько месяцев к моему общему стажу. В этой статье расскажу, кому и зачем нужна электронная трудовая, нужно ли писать заявления на переход и что от этого изменится в жизни работников.

�� Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка

Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.

Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это, по сути, просто способ хранения данных о том, кем, когда и где человек работал в цифровом виде. Эти сведения хранятся на информационных ресурсах пенсионного фонда.

Закон о переходе на ЭТК действует с 1 января 2020 года, но до 2027 года электронные и обычные трудовые будут иметь одинаковую юридическую силу. При этом у тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажных трудовых не будет.

Чем отличается электронная трудовая от бумажной

В ЭТК хранятся примерно те же данные, что и в бумажной версии, но есть и различия:

Какие данные есть в бумажной и в электронной трудовой.

Плюсы электронной трудовой книжки

У ЭТК есть преимущества перед бумажной трудовой:

Быстрый доступ к сведениям. Выписку из трудовой можно за пару минут получить через личный кабинет на Госуслугах. Не надо обращаться к работодателю, писать заявление на выдачу копии и ждать до трех дней.

Удалённое оформление пенсии. ПФР сможет оформить пенсию, не требуя личного посещения и дополнительных документов.

Проще получать пособия и другие соцвыплаты от государства. С ЭТК любые госорганы смогут получить нужные данные от пенсионного фонда, не придётся приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой.

В ЭТК меньше ошибок. Форма СЗВ-ТД, которую будут заполнять работодатели для внесения данных в книжку, одинакова для всех. Поэтому кадровики не смогут проявить самодеятельность в оформлении книжки.

ЭТК удобнее для приёма на удалённую работу. При трудоустройстве нужно отправить работодателю выписку из книжки, которую можно получить на Госуслугах вместо сканированных страниц бумажной трудовой книжки.

Электронную книжку невозможно потерять или испортить в отличие от бумажной. Можно не переживать, если случится пожар или потоп: многолетний стаж не потеряется, проблем при оформлении пенсии не возникнет.

Минусы электронной трудовой книжки

Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:

Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.

Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.

Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно через личный кабинет на портале Госуслуг.

Выписка заверена электронной подписью сотрудника пенсионного фонда и юридически ничем не отличается от бумажного документа

При необходимости в отделении ПФР или МФЦ можно получить и бумажную выписку. Она выдаётся по форме СТД-ПФР — если на новой работе у вас просят СТД-ПФР, значит, нужна именно она.

Что ещё важно знать

— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.

— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.

— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.

Выводы

Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.

ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.

Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.

Трудовые книжки. Зачем они вообще нужны?

Правительство хочет разрешить небольшим компаниям (численностью до 15 человек и с выручкой до 120 миллионов рублей в год) отказаться от трудовых книжек. Если у сотрудника уже была трудовая книжка, когда он устраивался на работу, работодатель сможет не вносить в нее сведения о стаже. Если трудовой книжки не было, можно ее не оформлять. Но все это допускается только «по соглашению сторон» — то есть по договоренности между работодателем и сотрудником.

Погодите, а как же стаж? Ведь стаж влияет на пенсию

Да, стаж влияет на пенсию, но трудовая книжка тут, как правило, ни при чем. Уже не один год при выдаче пенсии стаж определяется не по записям в трудовой, а по периоду, в течение которого работодатель перечислял взносы на индивидуальный счет работника в Пенсионный фонд.

Но ведь по трудовой книжке работодатель оценивает кандидата на вакансию!

Совсем не всегда. Многие работодатели уже давно не смотрят в трудовую книжку, когда принимают человека на работу. Они просят у него резюме, рекомендации с прежних мест работы, ищут о нем информацию в поисковиках и социальных сетях — словом, проверяют как угодно, только не заглядывают в трудовую книжку. Ведь даже если человека уволили за систематическое пьянство, в его трудовой, скорее всего, будет стоять формулировка «уволен по соглашению сторон» или что-то вроде этого.

Получается, трудовая книжка никому не нужна?

Нужна. Хотя бы потому, что трудовую книжку всегда требуют при оформлении пенсии. Большого практического смысла в этом требовании нет, но в Трудовом кодексе оно записано. Уже много лет время от времени возникают разговоры о том, что трудовые книжки отменят вовсе, чтобы избавить работодателей и чиновников от связанной с ними волокиты. Эксперты говорят, что трудовая книжка — архаизм; они сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Однако в ближайшее время их вряд ли упразднят — во всяком случае, так считает глава Минтруда Максим Топилин. При этом он допустил, что бумажные трудовые книжки заменят электронные.

Трудовая книжка: электронная или бумажная

Мы редко видим свои трудовые книжки, но они хранят в себе немало важного. С 2020 года в качестве альтернативы бумажному документу появился электронный аналог. В чем их отличия и какой вариант лучше использовать, расскажем в статье.

Если вы официально трудоустроены более трех лет, то наверняка в 2019 году работодатель спрашивал вас о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). С нововведением тогда можно было согласиться или отказаться, оставив все по-старому.

Для тех, кто начал свой профессиональный путь в 2021 году, вопрос и не стоял – для новоиспеченных работников автоматически заводят электронную версию.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычного документа. Он также используется для учета стажа и расчета пенсии в будущем. Просто все записи хранятся не в физической книжечке, а в базе данных.

Информация в книжках одинаковая. Вкратце это:

• данные о работнике;
• место работы с подразделением;
• запись о трудоустройстве, увольнении или переводе с датой и основанием;
• полные сведения о профессии и квалификации;
• данные о запрете на работу по решению суда.

Отличие в том, что ЭТК содержит СНИЛС работника, но не содержит данные о его наградах.

До 2020 года люди могли использовать только физический носитель. Его нужно было покупать, приносить новому работодателю для заполнения и оставлять у него.

В 2019 работникам предложили сделать выбор:

• перейти на электронную версию со следующего года,
• оставить все как есть.

Для тех, кто оказался готов к изменениям, стаж до 2020 года остался только на бумажном носителе, после 2020 – и в цифровом варианте, и на бумаге. Поэтому если вы задаетесь вопросом « нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку», – нужно! Она вам еще пригодится.

А вот новое поколение сотрудников, которое официально трудоустроилось с 2021, уже никогда не получит запись в серый документ из прошлого.

Важно: перейти на ЭТК можно в любой момент, но обратной дороги нет.

Так в каком виде лучше иметь трудовую книжку?

В котором вам будет удобнее. Чтобы понять, в чем разница между электронной и бумажной трудовой книжкой, мы разберем преимущества и недостатки каждой. Тогда вы сами сможете сделать выбор.

Плюсы электронной трудовой книжки

• Легко найти, невозможно потерять и трудно забыть.

Явное преимущество цифрового варианта в его мобильности. У вас в любое время будет доступ к записям о стаже через портал Госуслуг или Пенсионный фонд России. Как его получить, мы пошагово расписали в отдельной статье .

Облегченный доступ позволяет без проблем получить выписку, чтобы устроиться на подработку или оформить кредит.

Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до пяти лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.

• И в огне не горит, и в воде не тонет.

ЭТК хранится в базах данных, а не в картотеке работодателя или дома. Это хранит ее в безопасности от стихийных бедствий, досадных недоразумений, домашних животных и детей.

• Можно и доверять, и проверять.

В записях нередко бывают опечатки, а это может повлечь за собой проблемы, когда дело дойдет до расчета пенсии. Исправлять ошибки прошлого спустя много лет сложно: компания может закрыться, человек — переехать в другой конец страны, записи о трудоустройстве могут не найти.

Благодаря постоянному доступу к ЭТК ее владелец может оперативно проверять информацию и просить исправить ошибки.

• Издалека не долго – ЭТК доступна даже на удаленке.

Еще одно преимущество ЭТК – возможность быстро предоставить ее работодателю, где бы он ни находился. Если обычную трудовую приходится отправлять по почте либо оставлять себя без записанного стажа, то ЭТК доступна всем и везде.

• Легко оформить пенсию.

Цифровизация позволяет государственным учреждениям получать доступ к информации без посредников. Взаимодействие органов становится быстрее, людям не нужно самим носить документы.

С ЭТК Пенсионный фонд будет всегда иметь доступ к свежей информации. А с Халвой у вас будет простой доступ к своим выплатам!

В Совкомбанке вы можете оформить карту « Халва» на платежной системе « Мир». Все соцвыплаты будут автоматически поступать на вашу карту. Кроме того, вы получите массу преимуществ — повышенный кешбэк, процент на остаток и беспроцентную рассрочку!

Минусы электронной трудовой книжки

• Нет времени для размышлений.

Скорость внесения информации может сыграть для работника злую шутку. Записи в бумажный вариант вносят в течение пяти дней, а в электронный – за один.

Если новому работнику не понравятся условия и он решит уйти, трудовая будет испорчена. А это может не очень хорошо отразиться на карьере в будущем.

• Вносить корректировки не просто.

Исправить ошибки в ЭТК пока может только работодатель. И тут снова возникает проблема с тем, что спустя годы компании может просто не существовать.

Лучше быть начеку и проверять сведения сразу же.

• Система еще сырая.

У цифровых систем есть одна особенность – чтобы довести ее до идеала, нужно время. ЭТК – сравнительно новый продукт, и его все еще «обкатывают». Поэтому недочеты и недоработки на данном этапе могут возникать часто.

• Привет из прошлого, от которого не избавиться.

Сведения о работе до 2020 года останутся на бумажном носителе. Получается, что придется хранить и обычную книжку, и следить за электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

• Стара как мир.

Бумажная версия хороша тем, что к ней все привыкли.

Трудовые книги в России появились в начале XX века. Многие используют их почти всю жизнь, знают, как получить и что в них находится

Отказываться от привычного в пользу новых технологий может быть непросто, особенно если для этого нет весомых причин.

• Слишком много знает.

На бумаге хранится весь трудовой стаж, а в ЭТК только после 2020.

• Легко потерять, легко купить новую, легко сделать вид, что ничего не знаешь.

Если человек стесняется своих прошлых трудовых «заслуг», он может потерять обычную книжку и попросить завести новую. А вот стереть записи из ЭТК невозможно.

Минусы бумажной трудовой книжки

• Рукописи не горят, а трудовые книжки – очень даже.

Учитывая важность документа, доверять бумаге не очень разумно. Она легко может сгореть, сгнить, пропасть и быть потеряна навсегда вместе со всеми данными.

• Стоит денег.

ЭТК заводят и заполняют бесплатно. А вот ее аналог, во-первых, нужно купить. А во-вторых, за его заполнение могут взимать небольшую плату.

• Не универсальна.

Ее трудно использовать, когда работаешь дистанционно, хочешь проверить или использовать свои данные. Все документы и процессы не просто так стараются перевести в онлайн – это в разы удобнее бумажной волокиты.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Однозначного ответа на вопрос нет. Отказаться от нее навсегда вы все равно не сможете. А вот переход на ЭТК зависит от вашего желания.

Если дело близится к пенсии, можно оставить все как есть.А если вы только начинаете трудовой путь, можно перевести документацию в онлайн.

Выбирайте, что вам удобнее – действовать по старинке или идти в ногу со временем?

Трудовая книжка: порядок заполнения и особенности бумажной и электронной трудовой

Заполнением трудовой книжки гражданина занимается работодатель – это его зона ответственности. Трудовую книжку ведет специалист кадрового обеспечения, внося в нее данные о том, где и кем работает сотрудник, почему он был уволен, за что награжден и т.п.

В статье мы расскажем, какие правила заполнения трудовой книжки есть в 2023 году, чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной, а также дадим подробную инструкцию, как заполнить трудовую книжку правильно.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций. К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).

Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.

Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК

Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.

Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.

Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.

Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.

В какой программе ведется ЭТК

Предположим, что у гражданина есть электронная трудовая книжка – где же работодатель должен ее вести? Для этого существуют как бесплатные программы, так и платные сервисы, позволяющие работать с СФР. Что именно выбрать, каждый работодатель решает сам с учетом своих потребностей и возможностей организации.

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Как завести трудовую книжку при приеме на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то вопросом «Как завести трудовую книжку?» должен озадачиться работодатель. Закон определяет обязанность работодателя завести трудовую книжку на своего сотрудника при его первом трудоустройстве.

Как же в 2023 году оформить трудовую книжку гражданину, который никогда раньше не работал? Работодатель должен сформировать в электронном виде информацию о гражданине по форме ЕФС-1. Утвержденный образец этой формы можно найти в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Далее работодатель должен направить все, что заполнил, в СФР. Отправить информацию нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу. С этого момента можно считать, что вопрос «Как получить электронную трудовую книжку?» решен.

Правила заполнения трудовой книжки

В Трудовом кодексе РФ, а именно, в ст. 66 указан процесс заполнения бумажных трудовых книжек. Еще один документ – приказ Министерства труда от 19 мая 2021 года № 320н подробно раскрывает все особенности внесения в нее данных, порядок ведения трудовых книжек, а также порядок исправления ошибочных записей, если такие есть. Также данный приказ, как мы писали ранее, утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.

Основные общие правила заполнения трудовых книжек в 2023 году:

1. Как именно делать запись в трудовой книжке, кадровик выбирает по собственному усмотрению. Есть несколько способов, которые можно сочетать между собой (если речь идет о бумажной трудовой):

• рукописным текстом с использованием синих, черных либо фиолетовых чернил стойких к свету и воде;
• напечатать текст на принтере;
• сделать оттиск уже заготовленного текста.

2. Моменты, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом на другую должность, должны быть заверены подписью либо работодателя, либо того человека, кто в организации несет ответственность за трудовые книжки сотрудников.

3. Нельзя допускать сокращения слов, например, слово «приказ» сокращать до букв «пр.» и т.п. Аббревиатуры использовать можно.

4. Датировка должна соответствовать установленному порядку, а именно: написание дат исключительно арабскими цифрами: 06.08.2013. Титульный лист трудовой книжки дает возможность совмещения цифрового и словесного написания, то есть дата и год указываются цифрами, а название месяца – буквами: 24 марта 1977.

5. Отдельная нумерация каждого из разделов.

6. Не забывать вписывать все данные о полученных награда и заслугах в трудовой деятельности.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Как исправить ошибку в трудовой

К одному из грубейших нарушений относится ситуация, когда кадровик зачеркивает ошибки, которые сделал, заполняя трудовую книжку. Зачеркивание – под запретом. Как же исправить запись в трудовой книжке? Есть другой способ. Итак, если запись внесена с ошибкой, нужно оставить ее, как есть, а ниже (в графе 1) поставить следующий номер, согласно порядку нумерации. Во втором столбце/графе нужно вписать ту дату, когда вносятся изменения. В третьем столбце/графе указать «Запись №… считать недействительной» и далее вписать верную формулировку. В четвертом столбце/графе нужно написать основания для недействительной записи или для внесения исправлений.

Что делать, если сведения в ЭТК и бумажной трудовой книжке не сходятся

Нередко случается нестыковка данных в бумажной версии трудовой книжки и в электронной. Если такой факт имеет место, не исключено, что работодатель просто забыл направить сведения о своем сотруднике в СФР. Более детально информацию по этому вопросу можно уточнить непосредственно у самого работодателя. Отметим, что срок передачи данных в СФР, если сотрудник увольняется – не позже следующего рабочего дня, а если переводится с должности на должность – до 25 числа следующего месяца.

Изменить информацию в ЭТК может только сам владелец трудовой, обратившись в отделение Социального фонда России, либо отправить заявление и подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы через Госуслуги.

Важно, что различия в бумажной трудовой книжке и в ЭТК могут быть не просто случайной ошибкой, а попыткой кандидата намеренно скрыть те или иные сведения о себе. Поэтому проверка соискателей перед приемом на работу – это не только грамотный шаг, но и полезная опция.

Быстрый и удобный способ проверить приглянувшегося вам специалиста это – сервис от SpectrumData. Детальный отчет о соискателе и уже работающих в штате кадрах можно оперативно заказать через сервис.

Вся информация о кандидате выгружается в четком соответствии с законодательными нормами о персональных данных. Выгрузка сведений доступна из 70 баз данных, как коммерческих, так и государственных.

Удобно, что информация делится на тематические блоки, а именно:

• правовой блок – есть ли арбитражные дела, находится ли гражданин в розыске, числятся ли за ним правонарушения;
• подлинность документов кандидата – действительны ли документы, которые гражданин предоставил работодателю (паспорт и т.п.);
• финансовый блок – наличие кредитных обязательств, неоплаченных налогов, штрафов, имущества в залоге, нахождение в банкротстве и т.п.;
• блок идентификации – сверка номера телефона, распознавание по фото и т.д.

Используйте SpectrumData как дополнительную возможность проверки персонала и удобный инструмент для работы в плане получения быстрого и емкого информационного отчета о человеке, которого вы планируете взять к себе на работу или который уже работает у вас. Сервис будет полезен и руководителям компаний, и специалистам кадровой службы, и специалистам, отвечающим за безопасность. Можно подобрать комфортный именно для вашей компании пакет – базовый, расширенный или максимальный, а также определить нужное количество проверок – 50, 100 или 300 на год.

Репутация компании во многом зависит от благонадежности сотрудников, которые в ней работают. Сервис SpectrumData поможет сделать разноплановую оценку кадров и максимально снизить финансовые риски организации на этапе подбора персонала и отсеять недобросовестных кандидатов.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Плюсы электронной трудовой книжки

Минусы электронной трудовой книжки

Сведения в оперативном доступе.

Выгрузить выписку из электронной трудовой книжки можно самостоятельно, не обращаясь по месту работы с официальным заявлением. Для этого нужно зайти в свою учетку на Госуслугах.

Отсутствует информация о наградах.

Чтобы оформить звание «Ветеран труда» нужны соответствующие награды – государственные или ведомственные. В ЭТК данные о наградах, в отличие от бумажной трудовой книжки, не указываются. Поэтому, чтобы подтвердить их получение, нужно иметь на руках выписки из приказов, грамоты и другие документы.

Оформление пенсионных выплат в удаленном режиме.

Специалисты Социального фонда России на основании данных ЭТК оформляют пенсию. Для этого не нужно лично посещать отделения СФР и подавать доп.документы.

Вероятности утечки информации к мошенникам.

Несмотря на заявление от СФР о надежном хранении данных, периодически утечки все-таки происходят.

Получение пособий и иных социальных выплат в упрощенном порядке.

Заверенная копия трудовой не потребуется для оформления субсидий. Все необходимые сведения от ПФР государственные органы смогут выгрузить из ЭТК.

Утаить какую-либо неприятную информацию от организации, в которой работаешь, не получится.

Если гражданин был уволен по статье, то при трудоустройстве на новое место он может завести новую трудовую книжку, либо поменять страницы в действующей. Когда есть ЭТК, такой «фокус» не пройдет. Данные сохраняться в электронной версии.

Ошибочные данные в ЭТК сведены к минимуму.

Электронная трудовая книжка заполняется по единому шаблону. Кадровик лишен возможности заполнять ЭТК, как ему вздумается, что не исключено в бумажной версии.

Риск неучтенного стажа.

Работодатель может не передать информацию в СФР, тогда отработанные в организации годы учтены не будут. Для исключения подобных ситуаций необходимо после трудоустройства на новое место работы обязательно хранить трудовой договор, подписанный с обеих сторон, а также периодически выгружать выписку из трудовой в электронном виде.

Потеря и порча трудовой книжки исключены.

Если вдруг случится пожар или какое-либо другое ЧП, все сведения о пути гражданина на трудовом поприще сохранятся, что даст возможность оформить пенсионные выплаты без проблемных моментов.

Удобство при трудоустройстве на удаленку.

Не нужно сканировать все страницы бумажной трудовой книжки. Достаточно выслать работодателю выписку из ЭТК, полученную в личном кабинете на Госуслугах.

Электронная трудовая книжка: где найти сведения

Как получить трудовую книжку и сведения из нее в электронном виде?

Есть несколько простых и доступных способов найти сведения из электронной трудовой книжки:

• обратиться в офис МФЦ;
• сделать запрос на работу (если гражданин в данный момент не работает, можно обратиться в компанию, где он был трудоустроен в последний раз);
• получить по запросу в отделении Социального фонда России;
• отправить запрос на получение через Госуслуги.

Рассмотрим более подробно, как сведения из электронной трудовой книжки можно самостоятельно выгрузить, зайдя в свою учетку на Госуслугах. Для этого нужно:

1. В разделе «Справки, Выписки» выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

2. Откроется окно. В нем будет общая информация про ЭТК, а также предложение о получении выписки. Необходимо кликнуть по нему.

3. После на экране появится еще одно информационное окно, в котором вы найдете подтверждение, что запрос на получение выписки отправлен. Выписка из ЭТК моментально доступна в личном кабинете (ЛК).

4. Зайти в ЛК и открыть соответствующее уведомление. Выписка приходит в формате PDF.

Бывает, что нужна бумажная выписка из ЭТК с подписью. Если есть необходимость в получении документа такого плана, то нужно обращаться в отделение СФР, в офис Многофункционального центра или к работодателю. Если гражданин в данный момент не работает, выписку можно запросить на последнем месте работы.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.