Как сократить прибыль расходы и обыграть

Cокращение и оптимизация расходов компании

Чтобы сохранить устойчивость на рынке у предприятия есть всего два пути: увеличивать доходность или сокращать издержки. Второй вариант — более приемлемый. Любой компании есть, что оптимизировать. Например, найти более экономичные способы производства или перейти на новый график расчетов с поставщиками.

Важно понимать, что оптимизация на сводится к простому снижению расходов фирмы. Представьте, что владелец цветочного магазина решил открыть точку продаж в другом районе. Поможет ли экономия на арендной плате повысить прибыль? Не факт, если население района не является целевой аудиторией компании.

Задача руководителя — найти такой способ распределения расходов, который будет выгодным в текущих рыночных условиях. Проще говоря, улучшить производственные процессы без потери качества продукции.

План оптимизации расходов: с чего начать работу руководителю

Просто отказаться от определенных услуг или закупить дешевые материалы — не лучший выход для развития бизнеса. Главная цель оптимизации — сохранить качество продукции и сервиса при меньших издержках. Добиться этого позволит комплексный анализ работы организации, поиск и устранение её слабых мест.

Прежде всего составьте пошаговый план действий. Помните, что процесс может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Приготовьтесь к постепенным, но серьезным изменениям. Алгоритм подготовки и перехода к новой системе работы предприятия включает в себя следующие этапы:

1. Обобщение расходов. На что вы тратите средства в ходе ведения бизнеса? Прежде, чем урезать расходы, необходимо понимать их структуру. Для этого обратитесь к отчетной документации и статистике.

Соберите все расходы за прошедшие месяцы в единые таблицы. Информация за всю историю существования компании не понадобится: ограничьтесь последними шестью месяцами. Подготовьте отчеты о движении денежных средств, где будут подробно отражены все существенные статьи расходов и доходов.

Упростить сбор данных о работе фирмы помогут электронные базы данных и CRM-системы компании. Сведения достаточно легко выгрузить и проводить их дальнейший анализ.

2. Группировка расходов. Если вы не располагаете готовыми отчетами или системами учета, то траты фирмы придется дополнительно группировать. Например, объединить покупку новых компьютеров и факсов в статью «Закупка оборудования». В результате вы получите основные направления расходования средств предприятия — зарплата сотрудникам, аренда, налоги и сборы, реклама, закупка основных и вспомогательных материалов.

Совет. Для каждой потраченной суммы подберите подходящую статью в отчетах. Так вы упростите анализ данных.

3. Сегментация расходов. Траты компании можно разделить на две большие группы: постоянные и переменные. Первая группа включает расходы, которые не зависят от внешних факторов и эффективности бизнеса. Например, арендная плата, налоги и зарплата сотрудникам — их необходимо выплачивать вне зависимости от текущего состояния и доходов компании. Переменные расходы зависят от объемов продаж фирмы. Например, закупка расходных материалов.

Что дает сегментация трат компании? Вы получаете общую картину расходов и можете более эффективно ими управлять. В первую очередь старайтесь минимизировать постоянные траты. Например, отказаться от аренды нерентабельных помещений или части персонала.

Регулировать переменные расходы проще: можно найти новых поставщиков, скорректировать ассортимент, перейти на пост-оплату комплектующих или оформить их в рассрочку.

4. Определение крупных статей расходов. В каждой выделенной группе найдите самые значительные траты. Например, львиную долю постоянных расходов может составлять зарплата персонала и аренда помещений. Урезать их не всегда получится, но найти способ оптимизировать — наверняка можно.

Например, для функционирования компании вам необходимы складские помещения. При этом их аренда непомерно высока. Как решить эту проблему? Поищите альтернативу — склады у другого арендатора с меньшей арендной платой или возможностью ее погашения в рассрочку.

Помните — 20% усилий дают 80% результата согласно закону Парето. Приложите усилия к наиболее значимым составляющим расходов, чтобы провести оптимизацию максимально быстро и эффективно.

5. Детальный анализ расходов. Не ограничивайтесь оптимизацией крупных статей расходов. Обязательно изучите все траты и примите решение по каждой из них:

а) можно ли отказаться от расходов?
б) можно ли сократить расходы по данной статье?
в) насколько допустимо предельное снижение расходов?

По итогам вы получите полную картину финансового состояния компании. К тому же детальное изучение условий работы с поставщиками и партнерами поможет найти более выгодные варианты для вашего бизнеса.

Вредные советы руководителям: как нельзя проводить оптимизацию затрат в организации

Быстро — не значит качественно. Эта истина как нельзя лучше подходит к процессам оптимизации расходов компании. В стремлении к минимизации издержек руководители часто совершают ошибки. Предлагаем рассмотреть их, чтобы не допустить в собственной деятельности:

1. Сокращение штата. Экономия на персонале редко приносит ожидаемый результат. Оставшиеся сотрудники вынуждены выполнять тот же суммарный объем работ. Нагрузка на менеджеров увеличивается, а эффективность — падает.

Решение — повышение квалификации специалистов. Вкладывайте средства в обучение сотрудников, чтобы усилить их мотивацию.

2. Снижение фонда заработной платы. Станет ли менеджер работать в полную силу, если платить ему меньше? Премии, стимулирующие выплаты, надбавки — необходимый элемент системы мотивации персонала. Отказаться от них — значит потерять ценных специалистов.

3. Экономия на продукте. Печете торты на заказ и ищете способы оптимизации расходов? Первое, что приходит на ум владельцам бизнеса — заменить дорогостоящие позиции на более дешевые аналоги. Например, вместо качественного шоколада перейти на глазурь.

Такой подход обречен на провал. Вы не только снизите качество продукции, но и потеряете постоянных клиентов. Помните, потребитель готов платить больше, если уверен в товаре или услуге.

4. Уменьшение бюджета на маркетинг. Снижение расходов на рекламу не всегда оправдано. Работа с целевой аудиторией — это источник ценных сведений для компании. Поэтому выделение меньших сумм на маркетинговые цели не даст результата. Лучше определите наиболее эффективные рекламные каналы и направьте усилия на их развитие.

Помните, что расходы могут стать дополнительным ресурсом организации. Главное — правильно ими распорядиться.

Как сократить расходы компании в кризис — рабочие инструменты и методы для бизнеса

Практически каждая компания может столкнуться с кризисной ситуацией. Первое правило здесь — не паниковать. Изучите федеральные и региональные меры поддержки бизнеса. Например, воспользуйтесь кредитными каникулами или получите займ на льготных условиях.

Однако самый простой способ — пересмотреть собственные бизнес-процессы. Наверняка один из механизмов оптимизации расходов поможет вашей компании сохранить позиции на рынке и найти ресурсы для дальнейшего развития.

Переведите часть сотрудников на удалённую работу

Такой подход поможет сэкономить на аренде офисных помещений и расширить возможности компании в области подбора кадров. Установите системы управления бизнес-процессами для контроля за персоналом. При этом вы получите дополнительные возможности развития — сможете принимать на работу квалифицированных сотрудников из других городов.

Широкий штат отнимает без того незначительный доход фирмы? Подумайте о передаче части функционала приглашенным специалистам. Аутсорсинг (от англ. outsourcing — использование сторонних ресурсов) позволяет делегировать выполнение задач внешним исполнителям.

Например, иметь собственного бухгалтера или юриста в штате — довольно дорогое удовольствие. Удобнее привлекать сторонних специалистов для выполнения таких работ. Вместо ежемесячной заработной платы вы будете оплачивать стоимость фактически выполненных работ.

Площадь меньше, доход больше

Ваш офис занимает несколько этажей бизнес-центра? В условиях кризиса такой размах вряд ли будет оправдан. Выберите помещение поскромнее: откажитесь от предметов роскоши — просторных кабинетов, комнат отдыха, фойе. Реально оцените собственные потребности. Например, поищите офис в том же районе, но меньшей площади.

Снизить расходы на арендную плату можно за счет смены локации. Аналогичное помещение в другом районе может обойтись дешевле. Однако стоит оценить риски подобного решения: переносить офис страховой компании или элитный спортзал в спальный район — значит потерять часть прибыли. Проходимость в таких зонах будет ниже по сравнению с центром города.

Как сократить расходы крупной компании на аренду? Закрыть часть торговых точек и представительств. В трудных рыночных условиях имеет смысл развивать ограниченное число филиалов. Откажитесь от тех из них, которые не приносят реальной прибыли.

Экономия на производстве

Увеличить объемы производства и снизить себестоимость можно даже в условиях кризиса. Обновите оборудование — отдайте предпочтение современным моделям с большей производительностью. Так вы снизите расходы на электроэнергию и обслуживание техники. Если собственных средств на модернизацию недостаточно, воспользуйтесь льготным кредитом или услугами лизинговых компаний.

Кооперация или коллаборация

Попробуйте объединиться с партнерами и поставщиками, чтобы устоять в сложный для бизнеса период. Так, можно договориться о проведении совместных рекламных кампаний и мероприятий. В результате вы не только напомните о себе потребителям, но и расширите клиентскую базу.
Второй вариант сотрудничества — работа над оптимизацией поставок. Попробуйте договориться о льготных условиях закупки материалов — скидках или рассрочке платежей.

Зарплата как мотивация сотрудников

Как заставить каждого менеджера работать в полную силу? Один из вариантов — вести коэффициенты эффективности. Перейдите на новые способы распределения фонда оплаты труда: премии и надбавки оставьте для сотрудников, которые показывают высокие результаты.

Принцип работы прост: вы вводите минимальный базовый оклад для всех работников. Большая часть зарплаты формируется на основе процентов от продаж, надбавок и премий. Чем лучше работал сотрудник, тем выше он будет оценен.

Информатизация и автоматизация

Кризис — отличный повод пересмотреть процессы управления бизнес-процессами. Перейдите на электронный документооборот, установите программы для планирования и контроля работы подразделений, автоматического формирования отчетности. Автоматизация позволит оптимизировать:

Как сократить прибыль расходы и обыграть

Фундаментально на сумму налога влияет семь параметров:

1. Форма собственности.
2. Система налогообложения.
3. Регион регистрации бизнеса.
4. Сумма входящего и исходящего НДС.
5. Сумма доходов и расходов.
6. Вид деятельности компании.
7. Формат работы с физическими лицами.

Форма собственности и система налогообложения — самое важное. Эти показатели определяют, какие налоги будет платить компания. Сумма НДС, доходы и расходы влияют на сумму налога.

Вид деятельности и регион влияют на применение льгот и пониженных налоговых ставок. Формат работы с физическими лицами влияет на размер страховых взносов, которые уплачивает компания.

Какие есть способы уменьшить налоговую нагрузку

Правильно выбрать форму собственности

Если вы не делаете бизнес с партнерами, для ваших клиентов не важен статус ООО и вам не нужна защита личной собственности, то выбирайте ИП.

Вывод прибыли с ИП дешевле и проще, чем с ООО — вы можете свободно распоряжаться деньгами с расчетного счета ИП и тратить их на личные нужды без уплаты НДФЛ.

Чтобы потратить деньги с ООО вам потребуется выплатить дивиденды: распределить чистую прибыль, а с чистой прибыли потребуется заплатить 13% НДФЛ — как раз из-за этих 13% получение прибыли с ООО дороже, чем с ИП.

Однако у ИП есть минусы:

1. Вы отвечаете личным имуществом за деятельность ИП.
2. Некоторые компании не будут работать с ИП, если вы работаете в b2b.
3. Вы не сможете делать бизнес с партнерами.
4. На ИП вы не сможете заниматься некоторыми видами деятельности. Например, сделать бар с крепким алкоголем. Для продажи десятилетнего виски потребуется оформить ООО и получить лицензию на продажу крепкого алкоголя.

Выбрать выгодную систему налогообложения

Бизнесу в России доступно пять систем налогообложения (СН):

Система налогообложения определяет то, какие налоги будет платить бизнес.

ОСН — самая сложная и дорогая СН из-за наличия НДС, налога на прибыль и повышенного внимания налоговой. Налог на прибыль и НДС дают 40% поступлений (по 20% на каждый налог) в консолидированный бюджет РФ, который администрирует ФНС (источник). Поэтому у налоговой большое внимание к компаниям на ОСН.

ОСН выбирают в следующих случаях:

1. Экспорт. В случае экспорта вы сможете получать кешбек от государства (возмещение НДС) в размере НДС, который вы заплатили подрядчикам.
2. Вашим клиентам нужен входящий НДС (счет-фактуры). Тогда выбирайте ОСН и подрядчиков на ОСН, которые также будут выставлять вам счет-фактуры.
3. Вы можете использовать льготы по НДС и налогу на прибыль. Например, резиденты «Сколково» освобождаются от НДС и налога на прибыль — они вообще не платят эти налоги.
4. Ваш оборот свыше 200 млн рублей в год или у вас более 130 сотрудников — вы не сможете применять УСН и вам придется перейти на ОСН (ст. 346.16 НК РФ).

Если вам не нужны условия выше:

1. Вы ИП — выбирайте патент. Очень часто это самая выгодная история по налоговой нагрузке для ИП.
2. Вы ООО и ваши расходы составляют менее 60% от дохода (у вас большая рентабельность и мало расходов) — выбирайте УСН 6%.
3. Вы ООО и ваши расходы составляют более 60% от дохода (вы работаете в ноль и у вас много расходов) — выбирайте УСН 15%.
4. Вы сельхозпроизводитель — выбирайте ЕСХН.

Также регионы могут устанавливать пониженные ставки по налогу УСН, налогу на прибыль и ЕСХН. Например, IT-компания в Ульяновске вместо УСН 6% применяет УСН 1%, а компания по грузоперевозкам в Московской области вместо УСН 15% применяет УСН 10%.

Иногда выгоднее зарегистрировать компанию или ИП в другом регионе, чтобы пользоваться льготными ставками и платить меньше налогов.

Уменьшить НДС

НДС — это косвенный налог. Это значит, что плательщиком налога является покупатель, а продавец перечисляет налог в бюджет. Выражение «Налоги давят бизнес, так как я плачу много НДС» бессмысленно по своей сути, так как вы перечисляете в бюджет не свой налог, а налог своих покупателей. Ваш налог (НДС) перечисляют в бюджет ваши контрагенты.

Рассчитывается НДС по следующей упрощенной формуле:

• Сумма НДС в бюджет = [Исходящий НДС] — [Входящий НДС]
• Исходящий НДС = Стоимость вашей продукции × 20%
• Входящий НДС = Стоимость продукции подрядчиков × 20%

Исходящий НДС — это НДС, который заплатили ваши покупатели.

Входящий НДС — это НДС, который заплатили вы.

Когда вы уменьшаете НДС к уплате входящим НДС (принимаете НДС к вычету), то вы возвращаете свой налог, который был вами уплачен подрядчикам (по сути кешбек на сумму налога).

Уменьшить НДС к уплате можно:

1) Увеличив входящий НДС.

Для этого вам нужно выбирать подрядчиков на ОСН, которые выставляют счет-фактуры. Однако не всегда это выгодно. Если продукция подрядчика на ОСН стоит 120 рублей, включая 20 рублей НДС, а продукция подрядчика на УСН стоит 95 рублей без НДС, то выгоднее работать с подрядчиком на УСН.

Если у вас много подрядчиков, которые работают по авансу, но поздно дают счет-фактуры, из-за этого у вас возникают кассовые разрывы, то просите с них счет-фактуры на аванс. Итоговая сумма НДС не изменится, но вы сможете убрать кассовые разрывы.

2) Уменьшив исходящий НДС.

Уменьшить исходящий НДС можно льготными ставками по НДС, либо освобождением от уплаты НДС. Некоторые товары реализуются по сниженной ставке НДС. Например, пицца, масло, хлеб облагаются по 10% ставке, а если вы экспортируете товары, то по 0% ставке (ст. 164 НК РФ).

Также некоторые операции освобождаются от НДС. Например, оказание медицинских услуг, изготовление и ремонт очковой оптики, ремонт ортопедических изделий и другое (ст. 149 НК РФ).

Уменьшить налог на прибыль

Сумма налога на прибыль зависит от суммы доходов и расходов по налоговому учету (НУ).

Формула для расчета:

• Налогооблагаемая база = ([Доходы компании по НУ] — [Расходы компании по НУ])
• Налог на прибыль = [Налогооблагаемая база] × 20%

Чем больше расходы, меньше доходы и ставка налога, тем меньше налог.

Уменьшить налог можно следующими способами:

1) Правильно оформленная документация.

Документы должны быть оформлены по всем правилам: со всеми подписями, печатями и правильными реквизитами. Если у вас будут некорректные документы и налоговая проведет проверку, то ФНС не примет эти документы к учету и увеличит налог.

2) Регламентированная учетная политика.

Определитесь, какие доходы и расходы будет отражать бухгалтерия в рамках налогового учета. Подготовьте доказательную базу (законодательство, судебная практика, исследования и т.п.), почему вы приняли эти доходы и расходы к учету.

3) Списание убытков прошлых лет.

Если вы сработали в убыток в прошлых годах, то вы можете принять убыток к учету в текущем периоде и уменьшить налог на прибыль. Например, получили убыток в 2019 году на 2 млн рублей, а в 2020 году налогооблагаемая база составила 3 млн рублей, которую можно уменьшить до 1,5 млн за счет 2019 года. Налогооблагаемую базу можно снизить до 50% за счет убытка прошлого периода (ст. 283 НК РФ).

4) Приобретение основных средств (ОС) лизинг.

Если вы купите технику и ее стоимость превысит 100 тыс. рублей, то вы не сможете принять всю сумму в расходы единовременно по налоговому учету. Потребуется амортизировать стоимость и размазать ее на несколько лет.

Соответственно, вы заплатите много налогов в отчетный период, когда была приобретена техника. Чтобы этого избежать используйте лизинг: вы будете равномерно погашать стоимость ОС и сможете относить в расходы лизинговые платежи, а ваша налоговая нагрузка не возрастет.

5) Амортизационная премия.

Если у вас нет возможности оформить ОС в лизинг, то используйте амортизационную премию. Она позволит разово списать 10-30% от стоимости ОС в расходы и уменьшить налог к уплате в текущем периоде.

Структуризировать бизнес

Если у вас крупная компания на ОСН (и вы не вписываетесь в лимиты для УСН) с разными направлениями деятельности, которые, можно сказать, действуют обособленно друг от друга, то можно рассмотреть вариант структуризации бизнеса — разделение компании на обособленные юридические единицы.

Структуризацию используют, чтобы повысить управляемость и защищенность бизнеса, а бонусом будет являться снижение налоговой нагрузки.

Например, если у вас торгово-производственная компания на ОСН, то ее можно разделить на производственную компанию на ОСН, оптовую торговую компанию на ОСН и розничную торговую компанию на УСН.

За счет использования УСН вы сможете уменьшить налоговую нагрузку. Но структуризацию нужно проводить с грамотными налоговыми юристами, чтобы не было рисков со стороны налоговой и обвинений в дроблении.

Агентский договор

Позволяет отразить ваш реальный доход, если вы являетесь посредником в сделке. Например, вы торговая компания, которая закупает товар на 200 млн рублей в год у поставщика и продает его на 300 млн рублей в год. Ваша выручка — 300 млн рублей в год. Вы используете ОСН, т.к. не проходите по лимитам для УСН.

Агентский договор позволит вместо всей выручки отразить только ваш реальный доход — комиссию. В ситуации выше доходом компании будет только 100 млн рублей, и компания сможет применять УСН.

Агентский договор часто используют в комбинации с структуризацией бизнеса. Риск со стороны налоговой: обвинения в фиктивности агентского договора и доначисление налога на прибыль и НДС.

Давальческое сырье

Еще это называют договором подряда. Используется в торгово-производственном комплексе. Его суть похожа на агентский договор.

Торговая компания заключает договор подряда с производственной компанией. По этому договору торговая компания закупает материалы у подрядчиков на 200 млн рублей и передает их производственной компании.

Производственная компания по договору подряда производит продукцию из переданного материала и передает продукцию торговой компании.

Торговая компания реализует товар за 400 млн рублей. 100 млн рублей переводит в качестве вознаграждения производственной компании, а 100 млн рублей оставляет себе в качестве прибыли.

Производственная компания может использовать УСН, так как будет попадать в лимиты по выручке, а торговая компания будет на ОСН.

Риск со стороны налоговой: обвинения в искусственном занижении выручки и дроблении. Такой способ оформления взаимоотношений часто используется в комплексе с структуризацией бизнеса.

Простое товарищество

Несколько компаний и ИП объединяются в «виртуальную структуру», чтобы вести общую деятельность и получать прибыль — простое товарищество (Глава 55 ГК РФ).

Это не новое юрлицо, но участники простого товарищества могут действовать от имени товарищества. Для этого участники делают вклад в товарищество в виде активов, знаний, связей и т.п. и оформляют договор простого товарищества.

Все вклады, которые вошли в простое товарищество, являются общими для участников простого товарищества, то есть сотрудник компании A может выполнять функции сотрудника компании B в рамках простого товарищества, и у налоговой не будет вопросов.

Особенности простого товарищества:

1. Помогает структурировать формат отношений между разрозненными компаниями. Если у вас сложная цепочка взаимодействий между контрагентами или у вас группа компаний, где процессы плотно связаны между несколькими компаниями, объединение в простое товарищество поможет связать их в логичную структуру.
2. Доходом товарищей является прибыль товарищества, то есть если оборот товарищества 1 млрд рублей в год, а прибыль 200 млн рублей, которая делится на три товарища в равной доли, то каждый товарищ отразит у себя в доходах по 67 млн рублей. Это способ снизить размер выручки бизнеса по налоговому учету, чтобы остаться в лимитах по УСН.
3. Реализация простого товарищества облагается НДС. Если даже все товарищи используют УСН, то реализация от лица товарищества будет с НДС.

Поэтому товарищество используют в ситуациях, когда есть цепочка НДС для конечного потребителя, либо есть операции покупки и продаж внутри группы компаний, либо присутствует использование общих ресурсов нескольких компаний. Иногда простое товарищество используют в совокупности с структуризацией бизнеса.

Риски со стороны налоговой: обвинения в дроблении и занижении выручки для использования УСН.

Заем компании

Суть способа: вы выдаете процентный заем собственной компании для развития. Компания выплачивает вам ежемесячно проценты, с которых вы платите НДФЛ, а компания берет проценты в расходы и снижает налог на прибыль или УСН 15%.

Это самый дешевый способ получения прибыли из ООО.

Например, вы оформите заем на один год в 5 млн рублей под 25% годовых. Компания будет ежемесячно выплачивать вам 104 167 рублей в качестве процентов и снижать налогооблагаемую базу на эту сумму. А вы на руки получите 90 625 рублей после вычета НДФЛ (13 542 рубля уйдет на НДФЛ).

Риск со стороны налоговой: могут признать заем фиктивным и доначислить налог на прибыль или УСН 15%. Но если следовать условиям из договора займа (переводить тело займа, вовремя выплачивать проценты), то налоговая не прикопается.

Работа с самозанятыми

Режим самозанятого позволяет значительно уменьшить налоговую нагрузку для компании и физического лица.

Если оформлять физическое лицо по трудовому договору с зарплатой в 85 тыс. рублей на руки, то компания уплатит 16 769 рублей страховых взносов и 12 701 рублей НДФЛ. Итого 29 470 рублей уйдет на налоги, чтобы выплатить 85 тыс. рублей на руки.

Если работать с самозанятыми, то с 85 тыс. рублей на руки самозанятый уплатит 5 425 рублей налогов — это налог, который заложит самозанятый в стоимость своих услуг и по факту будет оплачивать компания. Выгода в

Однако есть риски со стороны налоговой: налоговая может переквалифицировать договоры с самозанятыми в трудовые и доначислить НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.

11 способов, как уменьшить налог на прибыль

Грамотный предприниматель всегда ищет способы, как снизить налог на прибыль. Он знает: налоговую оптимизацию нужно укладывать в рамки закона. Искажать отчетность, искусственно занижать налоговую базу или завышать расходы нельзя — оштрафуют и припишут недоимку. Предпринимателю нужны приемы, как законно снизить налог на прибыль.

Очевидный для бизнеса способ — использовать спецрежимы: например, перейти на УСН и платить налоги по сниженной ставке. Но есть и приемы, которые помогают снизить налоговую нагрузки и по общей системе. В этой статье мы рассмотрим 11 легальных способов, как уменьшить налог на прибыль при ОСНО.

Есть другие вопросы по налогам? Задайте их корпоративным юристам Dokia, это бесплатно.

Способ 1. Учесть убытки прошлых лет

Убытки за прошлые годы — хороший способ, как уменьшить налог на прибыль организации в текущем году. Дело в том, что убытки прошлых лет закон признает внереализационными расходами (пп. 1 п. 2 ст. 265 НК). А они относятся к расходам, какие уменьшают налог на прибыль, так как уменьшают сумму дохода (ст. 252 НК).

Этот способ работает с ограничениями (ст. 283 НК):

1. До 31 декабря 2021 года уменьшайте сумму доходов на убытки не более, чем на 50%. С 2022 года это ограничение планируют снять.
2. Если убыточных периодов несколько, переносите убытки на будущее в порядке очередности их возникновения. Например, если у вас были убыточные 2016, 2018 и 2020 годы — сначала учитывайте убытки за 2016 год.
3. Не учитывайте убытки, понесенные в периоды, когда для компании действовала нулевая ставка налога на прибыль, а также убытки, понесенные от участия в инвестиционном товариществе. Они не смогут уменьшить базу налога прибыль.

Способ 2. Создать резервы

Еще один способ, как можно уменьшить налог на прибыль — прописать в учетной политике методику начисления резервов. Если доходы и расходы учитываются методом начисления, с помощью резервов можно списывать некоторые текущие расходы, признавая их в будущих отчетных периодах (ст. 272 НК).

Компании могут предусматривать создание резервов:

1. По сомнительным долгам (ст. 266 НК). Например, если фирма продала услуги или выполнила работы, но не получил оплату за них. Если на конец квартала просрочка составила больше 45 дней — в расходы можно внести половину суммы долга, если больше 90 дней — всю сумму долга. Это способ отсрочки платежа, а не освобождения от налога. Компания может снизить налог на прибыль ООО в текущем периоде, но в следующем — придется увеличить.
2. По гарантийному ремонту и обслуживанию (ст. 267 НК). Например, если компания торгует бытовой техникой, она создает резервы в размере ожидаемых расходов на гарантийный ремонт. При условии, что ремонт будет проводить она, а не производитель.
3. На оплату отпусков (п. 24 ст. 255 НК). Для этого компания формирует резерв и делает в него ежемесячные отчисления в счет будущей оплаты отпусков сотрудников. Их тоже относят к затратам, уменьшающим налог на прибыль. Но если какие-то суммы из резерва не будут использованы на отпускные, их включают в состав налоговой базы по текущему периоду (п. 3 ст. 324.1 НК).
4. По ремонту основных средств (ст. 324 НК). Допустим, компания в будущем периоде планирует ремонтировать оборудование, транспортные средства или помещения на балансе. Предполагаемую стоимость запасных частей, материалов, стоимость труда подрядчиков и других расходов на ремонт можно включить в резерв и отнести к расходам, какие уменьшают налог на прибыль.

Способ 3. Провести ликвидацию

Как снизить налог на прибыль организации при ликвидации основных средств? В периоде, когда компания ликвидирует имущество, можно списать связанные с этим затраты — они тоже относятся к внереализационным расходам (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК), в том числе:

• суммы амортизации, если срок полезного использования имущества еще не завершился;
• расходы на демонтаж и разборку, например, если это строительные конструкции;
• расходы на вывоз разобранного оборудования, демонтированных конструкций.

Обратите внимание

Расходы, понесенные на закупку нового оборудования взамен ликвидированного, не снижают сумму доходов единовременно. В текущие расходы можно принять только сумму амортизации.

Способ 4. Зарегистрировать товарный знак

В затратах, уменьшающих налог на прибыль, компании учитывают расходы на средства индивидуализации и интеллектуальные права (пп. 37 п. 1 ст. 264 НК). Расходы на разработку и регистрацию товарного знака можно учесть числе затрат, связанных с производством.

Для этого компании заказывают разработку товарного знака, регистрируют его и получают Роспатенте свидетельство, а затем ставят на учет как нематериальный актив. А расходы на разработку и регистрацию — учитывают в затратах, снижающих доходы. Порядок снижения зависит от размера расходов:

• Менее 100 тыс. рублей — товарный знак не признается амортизируемым имуществом. Значит, его стоимость можно учитывать при снижении налоговой базы единовременно.
• Более 100 тыс. рублей — товарный знак считается амортизируемым имуществом (п. 1ст. 256 НК). Значит, его стоимость списывается путем расчета амортизации равномерно, в течение срока действия свидетельства.

Способ 5. Закупить форму

Следующий способ, как уменьшить сумму налога на прибыль — закупить или изготовить форму, обувь, профессиональное обмундирование для сотрудников. Эти затраты относят к зарплатным расходам, которые уменьшают базу для расчета налога, при соблюдении 2 условий (п. 5 ст. 255 НК):

1. Форма передается сотрудникам бесплатно или продается по сниженной стоимости.
2. Форма передается в постоянное пользование сотрудников — они не должны возвращать ее при увольнении.

Обратите внимание

Форма — это не специальная одежда, потребность в которой возникает в связи со спецификой труда. Задача формы — демонстрировать принадлежность работников к конкретной организации. Поэтому, такие товары уменьшают налог на прибыль только при условии, что на них нанесены логотип и символика фирмы, а в самой покупке формы есть экономическая необходимость (Письмо Минфина № 03-03-04/2/99).

Способ 6. Заказать консультацию

Очередной способ, как снизить налог на прибыль — заказать услуги, уменьшающие налог на прибыль. К таким, например, относят (пп. 14, 15, 17, 20 п. 1 ст. 264 НК):

• услуги юристов и информационные услуги;
• консультационные услуги, например, проведение маркетинговых исследований;
• аудиторские услуги;
• услуги по размещению бухгалтерской и налоговой отчетности.

Важно, чтобы такие услуги были экономически обоснованы, подтверждены документально и направлены на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК). Чтобы исключить претензии со стороны ФНС, предприниматели подробно документально оформляют полученные услуги: составляют акты, описывают полученные услуги, их объем, делают расчет цена с разбивкой по составу. Иначе их могут признать экономически необоснованными.

Одна компания заплатила за консультационные услуги 10 млн рублей. Эти расходы она учла при расчете налога на прибыль. Но ФНС проверила деятельность компании и признала эти расходы экономически необоснованными. Налоговиков поддержал и суд. Там установили — вывод ФНС правильный: в актах приемки нет описания консультаций помесячно, нет данных о формировании цен и стоимости оплаченных услуг (решение АС Алтайского края по делу № АОЗ-16023/06-21).

Способ 7. Обучать сотрудников

В числе расходов, какие уменьшают налогооблагаемую прибыль — образовательные расходы в пользу сотрудников (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК). В этих целях учитывают затраты на подготовку работников:

• по основным программам профобучения — при подготовке в ВУЗах и ССУЗах;
• по дополнительным программам — при профессиональной переподготовке и повышении квалификации сотрудников;
• при прохождении независимой оценки квалификации.

Учитывать образовательные расходы при расчете налога на прибыль можно при соблюдении двух условий (п. 3 ст. 264 НК):

1. Образовательные услуги оказаны на основании договоров с российским или иностранным учебным заведением.
2. Образовательные услуги оказаны в пользу штатного работника организации или лица, которое не позже, чем через 3 месяца после окончания обучения обязано заключить с организацией трудовой договор.

Способ 8. Использовать льготные ставки

Базовая ставка по налогу на прибыль — 20% (3% федеральная часть и 17% — региональная). Но отдельные организации могут рассчитывать на налоговые льготы (п. 1 ст. 284 НК).

Налог на прибыль — 0% установлен для:

• учебных заведений;
• организаций здравоохранения;
• организаций социального обслуживания населения;
• С/Х производителей с учетом требований п. 2 ст. 346.2 НК;
• рыбохозяйств с учетом требований пп. 1 или 1.1 п. 2 ст.346.2 НК;
• компаний со статусом участников проекта «Сколково».

Федеральная часть налога на прибыль — 0% установлена для:

• компаний–участников СЭЗ в Крыму;
• компаний, работающих в свободном порту Владивосток;
• компаний–участников ОЭЗ в Магаданской области.

Льготные ставки на региональную часть налога на прибыль. Их вводят на региональном уровне — законами субъектов федерации. Например, в Ростовской области льготную налоговую ставку в 13,5% платят региональные инвесторы и организации инвалидов.

Льготные ставки для отдельных видов доходов. Например, дивиденды не уменьшают налог на прибыль. Но если их получит сама организация от другой компании, которой она владеет на 50% и более, то такие дивиденды облагаются по ставке 0%. Если доля меньше 50% — действует льготная ставка 13% (п. 3 ст. 284 НК).

Способ 9. Получить инвестиционный вычет

Местными законами регионы вводят инвестиционный налоговый вычет (ст. 286.1 НК). Он помогает снизить налоговую базу при наличии определенных инвестиционных расходов, при условии, что на региональном уровне принят соответствующий закон. Вот какие инвестиционные взносы уменьшают налог на прибыль:

1. Расходы на приобретение объектов основных средств компании, введенные в эксплуатацию после 01.01.2018, вычет — не больше 90% от суммы этих расходов.
2. Расходы на изменение стоимости основных средств, понесенные после 01.01.2018. Например, расходы на достройку, модернизацию, переоснащение. Вычет — не больше 90% от этих расходов.
3. Расходы на пожертвования для организаций культуры, вычет — 100% этих расходов.
4. Расходы на создание объектов инфраструктуры в регионе, вычет — 85% этих расходов.
5. Расходы на создание транспортной, коммунальной и социальной инфраструктуры, вычет —80–100% от расходов.

Чтобы применять такой вычет, компании указывают эту возможность в учетной политике (п. 8 ст. 286.1 НК) и применяют его ко всем объектам, отнесенным к III-VII амортизационным группам.

Обратите внимание

Полностью уменьшить региональную часть налога нельзя. Минимальная сумма, которую нужно уплатить — 5% от налоговой базы (абз. 2 п. 2.1 ст. 286.1 НК).

Способ 10. Арендуем офис, ремонтируем оборудование

Распространенная практика — завышение расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 253 НК). К ним относят, например расходы:

• на аренду и содержание помещений;
• на содержание и ремонт, обслуживание оборудования;
• на поддержание основных средств в исправном состоянии;
• на вывоз мусора, уборку помещений, территории и прочие подобные расходы.

Такие расходы тоже уменьшают налог на прибыль — одних проводок в бухучете мало. Нужно не только документально подтвердить размер понесенных затрат, но и доказать их экономическую целесообразность, производственную необходимость. Иначе ИФНС проведет проверку, начислит пеню и оштрафует предприятие.

Способ 11. Передать часть работ на аутсорс

Еще один распространенный способ налоговой оптимизации — передача части функций сотрудников на аутсорсинг. Например, юридическое и бухгалтерское сопровождение, обслуживание компьютерной техники, уборка офиса. Такие рокировки позволят отказаться от части сотрудников — сэкономить на фонде оплаты труда и страховых взносах.

Еще можно сэкономить на банковском обслуживании — выбрать выгодный банк для бизнеса с бесплатным открытием счета и снятием наличных без комиссии.

Не рекомендуем переводить действующих сотрудников в ИП, и заключать с ними договоры ГПХ. Если это заметит налоговая — оштрафуют и начислят пеню.

Одна компания в целях налоговой оптимизации уволила сотрудников, а потом — заключила с ними договоры на оказание услуг. Они регулярно получали от компании переводы, и ИФНС заподозрила, что это зарплата. Налоговая провела проверку и оказалось, что все ИП — фактические работники предприятия. Тогда отношения с ними оценили в соответствии с действительным экономическим смыслом, а компанию оштрафовали на 270 тыс. рублей, и насчитали пени на 800 тыс. рублей (решение АС Республики Саха по делу № А58-547/2016).

Как бизнесу сокращать расходы

В трудный период компанию могут поддержать две вещи — продажи и управление расходами. От того, насколько грамотно бизнес управляет тратами, зависит прибыльность компании и ее устойчивость.

эксперт по корпоративным финансам

Чтобы понять, какими расходами в бизнесе можно вообще управлять, для начала нужно собрать все данные о тратах и провести глубокий анализ, который поможет принять правильные решения. В кризисное время оптимизировать траты нужно особенно аккуратно, чтобы случайно не сократить прибыль.

В этой статье расскажу, как построить процесс сокращения расходов, какие шаги и в какой очередности стоит предпринять. В зависимости от размера и сложности бизнеса процесс может занять от нескольких дней до нескольких недель.

Универсальная методика для сокращения расходов

Методика, о которой пойдет речь, актуальна для любого бизнеса, будь то услуги, продажи или производство. Она подходит разным компаниям, и использовать ее можно как полностью, так и частично. Например, если в бизнесе в целом дела идут хорошо и нет необходимости все максимально оптимизировать, можно обойтись упрощенной схемой из трех или даже двух шагов. Но результат от полной работы и анализа будет более эффективным.

Чтобы оптимизировать расходы компании, нужно пройти пять шагов

Если использовать такой метод хотя бы иногда, можно сделать управление расходами компании более прозрачным и увидеть полную картину того, как в компании тратятся деньги, даже если ситуация в бизнесе не самая тяжелая.

Расскажу последовательно про каждый шаг.

Как вести бизнес без штрафов

Собрать все расходы бизнеса

Прежде всего вам нужно понять, какие вообще есть траты в вашем бизнесе, и поднять историю всех расходов компании. Причем если есть цель сократить траты, стоит обратить внимание вообще на все расходы.

Если бизнес существует уже какое-то время, то есть и накопленная статистика расходов. Даже если в компании менялись направления или собственники, или бизнес новый и история расходов у него небольшая, все это тоже можно проанализировать. Важны только расходы прошлого периода, которые нужно аккуратно и внимательно собрать.

Достаточно взять данные за последние шесть месяцев. Если за это время в компании были какие-то изменения, которые повлияли на тип и размер расходов, можно взять среднюю статистику работы компании за более ранние периоды.

Каким образом поднимают расходы. Идеально, когда в компании есть подробная управленческая отчетность, в которой цифры расходов и поступлений разнесены по статьям движения денежных средств. Обычно такой учет ведется в онлайн-режиме и можно просто выгрузить данные за нужный период.

Но по разным причинам иногда в компаниях нет подобного учета, либо он ведется недостаточно глубоко и подробно. В этом случае придется потратить время на сбор всех расходов за последние шесть месяцев. При этом неплохо получить не только общую картину расходов, но и их разбивку по месяцам, бизнес-направлениям и способам оплаты.

Для сбора расходов нужно выгрузить данные из всех учетных систем в компании, например из 1С, табличек в экселе и ЦРМ-систем . Потом вся информация по расходам сводится в единый источник, из которой уже можно делать необходимые группировки.

Чем подробнее будут итоги сборки, тем лучше для будущего анализа и принятия решений. Например, компания работает с разными поставщиками, и у каждого свои нюансы — кто-то работает по предоплате, а кто-то по постоплате, у кого-то цены чуть выше, но больше ассортимент, и поэтому у них компания заказывает чаще. Всю эту информацию нужно собрать в одном месте, чтобы потом иметь максимальное поле для анализа.

Итак, на этом этапе удалось собрать все расходы бизнеса за последние шесть месяцев. Переходим к следующему шагу.

Почему важно собрать вообще все расходы за период

Если у бизнеса есть задача просто понять среднемесячный уровень расходов компании или в среднем посчитать самые большие статьи расходов, такой подробный анализ не нужен. Например, в обычной операционной деятельности достаточно просто вести учет и хотя бы периодически делать группировки и срезы, чтобы понимать общую ситуацию.

Но в кризисной ситуации, когда нужно оптимизировать все возможные расходы, нужно получить максимально полную картину, потому что только с этой информацией можно принимать какие-то решения.

Бывает, что большое количество мелких и на первый взгляд незначительных расходов собираются при анализе в серьезную статью расходов компании. Частая статья для любого бизнеса — представительские расходы на развитие бизнеса, например бизнес-завтраки или обеды, расходы на прием партнеров и клиентов и так далее.

Иногда подобные траты не учитываются. Скажем, расходы на такси после поздней встречи с клиентом. Разовая сумма может быть незначительная — 1000 ₽. Но если в течение месяца такие расходы происходят регулярно, например, 15—20 раз , то для компании это может накопиться в серьезную итоговую сумму — 15 000—20 000 ₽ .

Сгруппировать расходы

Все расходы компании дальше нужно собрать в укрупненные статьи. Если есть управленческая отчетность, и все данные уже сгруппированы, переходите к следующему шагу.

В течение месяца компания может приобретать большое количество однотипных товаров и услуг. Это могут быть закупки товаров у поставщиков или приобретение разных комплектующих на продажу. Или, например, расходы на аренду, хозяйственные расходы, содержание оргтехники и тому подобное.

Примеры расходов и укрупненных статей

Ручки, карандаши, бумага для принтера, скрепки, скотч, замазки и тому подобное — все это можно отнести к крупной статье «канцелярия».

Тряпки для уборки, туалетная бумага, разный хозяйственный инвентарь, вода для кулера — статья «хозрасходы».

Самые частые статьи большинства компаний: закупка материалов и комплектующих, зарплата производственного и офисного персонала, рекламные и маркетинговые расходы, налоги, аренда, расходы на связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты.

По моему опыту подобные статьи часто оказываются сильно раздутыми. Разовая сумма за подобные покупки кажется небольшой, но такие расходы могут быть несколько раз в месяц. Если не вести онлайн-учет и не сводить траты в укрупненные статьи, окончательная картина расходов может быть неизвестна или сильно искажена.

Еще в любом бизнесе возникают расходы, которые непонятно куда отнести. Тогда появляется статья «прочее». Таких статей лучше избегать, потому что они мешают при анализе. Это такая помойка для расходов, куда сваливается все подряд, и проанализировать их невозможно.

К «прочему» часто относят какие-то разовые расходы, скажем, на привлечение консультанта по разработке каких-то систем для компании. Даже если трата разовая, лучше сразу ввести статью «расходы на внешних консультантов» и относить туда все траты, связанные с оплатой услуг консультантов.

Исключить такие статьи можно, составив список всех возможных статей расходов в компании. Лучше сразу включить статьи с запасом, которых сейчас в компании нет, но которые могут появиться в будущем. Например, в розничном бизнесе в момент старта может не быть расходов на ИТ-поддержку . Но при развитии сети магазинов появится необходимость в отдельном бэк-офисе , и тогда такая статья пригодится.

Часто сталкиваюсь с ситуацией, когда предприниматели пренебрегают этим нюансом и берут готовый список статей из интернета. Но потом это приведет к тому, что появятся расходы, которые некуда отнести. Лучше всего сразу разработать список статей расходов под специфику своего бизнеса.

Перед тем как перейти к следующему пункту, следует убедиться, что первые два были сделаны качественно. Иначе результаты всего анализа могут быть искажены. Если сборка и группировка расходов проведена максимально полно, предприниматель получает четкую базу расходов за последние шесть месяцев. Эта проделанная работа поможет быстрее принимать решения по управлению и оптимизации любых расходов в будущем.

В конце второго шага должна получиться группировка всех расходов в более крупные статьи и расшифровка трат, которые входят в каждую статью.

Разделить траты на переменные и постоянные

В любом бизнесе есть переменные и постоянные траты. Постоянные расходы не зависят от продаж, они нужны для работы бизнеса в целом, как, например, плата за аренду офиса. Переменные траты напрямую связаны с продажами и производством, например, это затраты на сырье и расходные материалы.

Разделить траты на эти две категории нужно, чтобы понять долю расходов, которые зависят или не зависят от объемов продаж. Это даст возможность управлять тратами отдельно.

Расходы, которые зависят от объемов продаж, можно регулировать через поставщиков материалов и комплектующих — договариваться об отсрочках или постоплатах, регулировать ассортимент. А теми расходами, которые не зависят от продаж, можно управлять через их снижение или временный отказ.

Это разделение поможет глубже увидеть структуру расходов компании. Без переменных расходов невозможны продажи, но их тоже можно оптимизировать, если знать внутреннюю структуру. Постоянные расходы — самые тяжелые для компании, и их величину по возможности лучше сокращать, для этого тоже нужно знать их структуру. Если этого не делать, то не будет понятно, можно ли сократить тот или иной расход.

Например, компания арендует склад. На первый взгляд, это переменный расход, потому что склад нужен для хранения товарных запасов. Но при пристальном наблюдении выясняется, что на том же складе хранится офисная мебель. Если разделить складские расходы на переменные — хранение товаров, — и постоянные — офисная мебель, то можно прийти к новым решениям. Например, оставить небольшое место для хранения запасов и вывезти все остальное.

В конце третьего шага можно получить группировку из двух блоков статей бизнеса.

Первый — переменные расходы:

1. Закупка материалов и комплектующих.
2. Зарплата производственного персонала.
3. Услуги сторонних консультантов (дизайнеров, художников, операторов, стилистов и т. п. ) по производственным вопросам.

Второй — постоянные расходы:

1. Аренда офиса.
2. Зарплата офисного персонала.
3. Услуги сторонних консультантов (аудиторов, юристов, ИТ и т. п. ) по офисным вопросам.

Проанализировать самые крупные расходы

Теперь в каждом блоке переменных и постоянных расходов выбираем две-три самые крупные статьи и начинаем анализировать нюансы.

Вероятно, вы слышали про закон Парето или принцип 80/20 — это правило, названное в честь экономиста Вильфредо Парето. В общем виде оно формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

В нашем случае это значит: если выделить из общего объема статей 20% самых крупных по объему расходов, мы получим уже 80% результата.

При анализе смотрим на все изменения за периоды. Если есть динамика расходов по периодам, например, в среднем траты в месяц примерно одинаковые, а в двух-трех месяцах резкий спад или резкий рост, то нужно искать причины таких перемен. Возможно, это сезонность или смена ассортимента. Если причина не понятна сразу, нужно двигаться дальше и смотреть, например, на поставщиков и их цены, условия поставок и оплат. И после уже принимать решения: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.

В разделе переменных расходов частые статьи — это закупка материалов или комплектующих. Чтобы оптимизировать эти затраты, можно проанализировать поставщиков, их условия и цены, логистику и тому подобное. Вероятно, в компании давно привыкли к каким-то партнерам. Но если сравнить с рынком, то может выясниться, что появились неплохие альтернативы. Или, например, окажется, что за долгое время работы с одними и теми же партнерами их цены стали выше среднерыночных. Это всего лишь небольшой пример идеи для оптимизации.

По каждой статье расходов нужно принять следующие решения:

1. Оставить или убрать.
2. Если оставить, то снизить ли уровень затрат.
3. Если снизить, то до каких пределов. И лучше сразу определить, при каких условиях можно вернуться к предыдущим уровням расхода.

Урезать можно даже сложные расходы

Для этого и делается глубокий анализ всех трат, чтобы увидеть не только итоги каждой статьи, но и ее влияние на общие результаты компании.

Например, по итогу анализа видно, что аренда офиса — это тяжелый постоянный расход для компании. Быстро отказаться от офиса невозможно, потому что это может повлиять на взаимоотношения с клиентами и на потенциальные продажи.

Но можно за какое-то время выбрать другой приемлемый вариант и параллельно проработать новое расположение с клиентами. Это поможет сохранить клиентскую базу, а может, и увеличить ее — если найти более удобное место с необходимой инфраструктурой. Примерно такую работу стоит проделать с каждой статьей расходов, чтобы оптимизировать ее.

В своей работе, например, с банками, я обычно использую методику периодических тендеров или зондирования рынка, чтобы узнать о новых интересных альтернативах. Раз в квартал собираю информацию о новых тарифах и услугах, новых предложениях банков, провожу выборочные встречи. В итоге можем поменять банк или условия сотрудничества с ним.

В некоторых бизнесах, например сети розничных магазинов, подобный анализ может и не дать ощутимых сокращений расходов. Например, быстро найти новое помещение не так просто. Но даже в такой ситуации можно проанализировать все договорные условия с арендодателем. И будет полезно, как в примере с переменными расходами, проанализировать рыночную ситуацию.

На этом этапе вы можете оптимизировать самые крупные статьи расходов компании — сокращать их, урезать или не трогать.

Проанализировать остальные расходы

По аналогии с прошлым шагом дальше нужно провести анализ менее крупных статей. Этот пункт, пожалуй, самый утомительный и трудозатратный, потому что нужно погрузиться в самые мелкие статьи расходов.

Может показаться, что эффективность анализа мелких трат не так высока и можно ограничиться предыдущим шагом. Но если бизнес находится в сложной ситуации, не стоит пренебрегать такой возможностью. Этот шаг окончательно дополнит общую картину расходов компании и позволит понять, как ими лучше управлять.

В любой компании много небольших расходов — хозяйственных, расходов на интернет, обслуживание оборудования. Если не контролировать их динамику и хотя бы иногда не проверять условия работы, то можно не заметить, как расходы стали выше. Например, тарифы на услуги интернета периодически меняются, появляются новые провайдеры, которые предлагают более интересные условия. Это может грозить потерей реальных денег.

Как и в предыдущем шаге, по каждой статье расходов нужно принять следующие решения:

1. Оставить или убрать.
2. Если оставить, то снизить ли уровень затрат.
3. Если снизить, то до каких пределов.

Что вы получите после анализа расходов

По аналогии с любой инвентаризацией результаты каждого шага должны получиться максимально четкие, прозрачные и подробные.

Вот как может выглядеть результат анализа расходов:

1. Есть полный список расходов компании за выбранный период.
2. Траты сгруппированы в более крупные статьи.
3. Крупные статьи разделены на переменные и постоянные.
4. Расходы проанализированы, и на основе анализа есть решения по оптимизации.

Уже в процессе сбора информации появляется масса интересных нюансов и возможностей, которые указывают, как бизнесу можно сократить расходы. Например, найти новые интересные тарифы и условия с поставщиками услуг, привлечь альтернативных партнеров. Такой анализ дает предпринимателю полную картину расходов бизнеса и возможность ими управлять.

Алексей благодарю и советую редакции комментарий Антона выложить как отдельную статью, он довольно крутой

На проектах этим достаточно часто занимались, но чаще всего (по-крайней мере у среднего бизнеса, в крупный меня не пускали) завышенные расходы были связаны с коррупционной составляющей и избытком людей, поэтому их было особо не посдвигать. А так меры стандартные обычно принимались:

— вспомогательный персонал на фриланс в бедный регион за наличные, открытие небольших офисов там же
— организация работы дешевым заменяемым персоналом, из расчета что проработает полгода-год, отказ от большего чем необходимо числа "опытных"
— деление на неск юрлиц для налоговой оптимизации
— отказ от "личных" вспомогательных сотрудников, чаще всего ITшников
— автоматизация части операций, чаще всего разнообразные обмены данными (между сайтами, 1С и бухией), чтобы одно и то же не делать руками

Если честно почти всегда перерасходы были связаны с лишними людьми и воровством, с остальными проблемами более менее легко бороться. Самые страшные враги бизнеса на моей практике чаще всего оказывались айтишники и владельцы этого самого бизнеса )))

Антон, "Если честно почти всегда перерасходы были связаны с лишними людьми", вспомнился анекдот: У нас начальник зверь — заставляет работать за троих! Хорошо хоть, что нас пятеро.

Антон, Антон, приятно, что оценили методику! Вижу, в теме :).

Антон, подскажите, а как именно айтишники являлись? и побольше ситуации хочется разобрать

Atlassian,
Пример 5. Золотые руки (2013 год)
Когда я уже жил в Москве, мне позвонили из Саратова с предложением поработать за неплохие деньги (140 тысяч после налогов). Когда я стал выяснять почему платят сильно больше рынка, особенно в Саратове, смог примерно прояснить картину. На заводе был 1 программист, который в одно лицо 15 лет назад внедрил 1С7.7 (сильно устарела) и с тех пор её поддерживал и развивал. Так как специалист был очень сильный он ещё писал на C++, SQL, Delphi постоянно расширяя возможности 1С компонентами написанными на других языках его силами. Он скоропостижно скончался и тут выяснилось, что специалиста с подобным набором знаний не существует в природе. Совсем. Молодые не хотят учить настолько устаревшие штуки, подрядчики не могут нормально приступить к внедрению более свежей 1Ски из-за множества недокументированных секретиков и отсутствия документации. Вроде история кончилась тем, что они наняли целый отдел на замену свежезакопанному товарищу, дальнейшей их судьбы я не знаю

Пример 6. Волгоградский завод и SAP (2010)
Завод в Волгограде внедрил SAP за дорого, очень дорого. Завод обучил 8 человек на официальных курсах SAP у лицензированного партнера, тоже за очень дорого. Отдел SAP пришел к руководству завода и сказал что они тоже стоят теперь очень дорого, руководство не поверило. "Куда могут деться сразу 8 человек? Если кто и уволится, то наймем новичков и обучим силами оставшегося отдела", думали они. Это работало ровно месяц, а потом начальник отдела нашел работу в Москве и увёл всю команду, за что ещё и премию получил.

Антон, вам не только о медицинских процедурах-то писать стоит. Это же уникальный шок-контент: вред от программистов.

Пример 3. Технологический евангелист (2011 год)
Небольшое, но богатое производство в Волгограде на 200 сотрудников, взяло на работу молодого, но очень амбициозного IT директора. за 1.5 года в компании появились 2 сисадмина (один отвечал за Линукс сервер, второй за Windows), программист 1С, программист сайта и корпоративного портала, DBA специалист плюс 4 подрядчика и 2 фрилансера, а также 3 сотрудника техподдержки. Всё IT в компании стало делиться на "старое", которое уже не работает (никто не хотел заниматься поддержкой старья) и "новое", которое "будет вот-вот", но уже жрёт деньги за лицензии и консультации. Если бы это происходило в Москве то не было бы никакой проблемы так как данных специалистов можно без труда найти на рынке труда или подряда, но вот в Волгограде это вызывало определенные сложности, по факту найм каждого узкого специалиста превращался в квест, начатые проекты простаивали полугодиями, а счета в валюте заставляли руководство вспоминать счастливые времена железного занавеса. Отдельной проблемой был постоянный отток этих же специалистов в Москву спустя полгода-год (какой смысл быть DBA в Волгограде за 40, если в Москве им можно быть за 120).

2014 год закопал все эти планы, руководство устало от кучи сотрудников с иностранными словами в названиях должностей и от ежемесячных продлений лицензий в долларах, был проведен сторонний аудит от 85% сервисов отказались (собственный почтовый сервер, собственный хостинг, линукс сервер, Корпоративный портал, oracle business suite, Oracle Database, собственный самописный сайт на Битриксе), а обслуживает оставшееся 3 человека: сисадмин + техпод + новый начальник, изредка подключая еще и 1С подрядчика и сайтовика фрилансера

Пример 4. Завод и кадровый голод (2011 год)
Банальщина, пищевое производство в волгоградской области внедрило 1С на 80 пользователей, силами подрядчика, но тут выяснилось что в посёлке городского типа на 10 тысяч человек нет ITшников, тем более 1Сников. Совсем нет, без надежды что когда-нибудь появятся, поэтому ребята согласились что всеми задачами по развитию и поддержке занимается подрядчик по ставке 2000 руб/час, пока они не придумают как решить кадровую проблему. Они не придумали, хотя очень старались. Они нанимали фрилансеров, они пытались сами выращивать, они пытались заманивать из других регионов, но ничего не вышло. Фрилансеры не могли нормально работать с малообученными пользователями по удаленке, выращенные специалисты через полгода убегали, видя отсутствие перспектив, а заманить опытного специалиста в умирающий могогород не удавалось даже на московскую зарплату. А вот подрядчик чувствовал себя отлично, чувствуя свою незаменимость и закрывая по 300 — 400 часов техподдержки в месяц, без шансов на уменьшение, так как плохообученные и не особо мотивированные пользователи постоянно делали ошибки. через 4 года всё таки заказчик сдался и отменил проект, до сих пор работают на бумаге, автоматизирована только бухгалтерия

Ок, опишу те с чем сам сталкивался на проектах, сразу скажу что пишу именно про серьезные проблемы. Например перерасход средств (когда тратится в 2 — 3 раза больше чем необходимо) это конечно неприятно, но вообще не смертельно, а вот ситуация когда расходами невозможно управлять это уже очень нехорошо. Вообще для IT характерна ситуация когда вход рубль, выход — десять

Пример 1. Скрытый профсоюз 1Сников (2013 год)
Средненькая розничная сеть из челябы (30 магазинов по стране), автоматизировала основные процессы на 1С достаточно на неплохом уровне. Ради того чтобы это продолжало функционировать и даже развивалось в отделе работало 4 1Сных прога и один начальник. Руководство не могло нарадоваться, в то время как местные подрядчики предоставляли людей по ставке 1800 руб/час их штатные трудились за 40 — 60 в месяц, плюс коллектив был слаженный (все из одного ВУЗа) и никакой текучки.

Со временем начались проблемы, объём работы по поддержке функционала рос, о каком-то развитии и речи быть не могло, ссылаясь на московские зарплаты и свою загруженность IT отдел начал ежеквартально успешно требовать улучшения условий работы, все попытки расширить отдел саботировались (всех кандидатов "старички" зарубали), попытки работать с подрядчиками и фрилансерами тоже саботировались. Руководство не имело реальных рычагов влияния на главу отдела 1С разработки, а вот он их имел, так как 1С управляла складами, розничной продажей, сайтами и всем остальным жизненно важным функционалом. Так как коллектив был спаянный, то любые попытки его увольнения/замены/пересмотра работы тоже не прокатывали, всё всегда кончалось тем, что коллектив разом подписывал заявления об увольнении и всё возвращалось на круги своя через неделю. Чем там кончилось я не знаю, когда последний раз контачил с их генеральным он говорил, что 1С обходится ему примерно в 1.5 млн в месяц только на ФОТ для 5-х человек (всего год до этого было 0.45 млн), не считая сопутствующих расходов, что для небольшой региональной сети достаточно накладно, но других вариантов всё равно пока не видно.

Пример 2. Уникальный сайт (2013 год)
Интернет магазин средней руки(40 — 50 заказов в день, центральный офис в Апрелевке), его разрабатывал один человек плюс подрядчики под его управлением для того что он не умел (SEO, контент, колл центр). Директору нравилось что почти все вопросы связанные с IT можно было решить через одного человека и был рад что этот человек может общаться на своём "птичьем языке" с множеством подрядчиков плюс ещё и сам разрабатывал сайт.

А теперь про персонажа, если объяснять коротко то он идиот без шансов на исправление. При белой зарплате в 800 долларов катался на паркетнике, менял айфоны каждые полгода, носил часы "механику" да и в целом сильно выделялся по уровню благосостояния на фоне коллег и местных жителей регулярно делая посты в Инстаграмме чтобы им об этом напомнить. То что он берёт откаты было очевидно всем, но я уверен, что если бы он мог грамотно организовать работу сайта и не светить деньгами на это бы закрывали глаза (практика "кормлений" не так уж и редка, не он первый не он последний). Персонаж так и не смог нормально организовать работу подрядчиков, малейшие доработки сайта занимали недели, пару раз в месяц стабильно валилось и продвижение, к колл центру претензий не было, кроме стоимости их работы и вопросов о необходимости этой услуги в целом. После того как расходы на сайт перевалили за 900 тысяч в месяц (без возможности уменьшения из-за неустоек в договорах) и генеральному упал на стол отчет, что содержание сайта обойдется в 12млн/год, было принято волевое решение о "искоренении персонажа", которое однако затянулось. Через 1.5 года его всё таки смогли сковырнуть, сайт и продвижение пришлось делать с нуля, контент смогли частично использовать старый