Кто несет ответственность директор или бухгалтер

Кто несет ответственность за нарушения в работе отдела бухгалтерии? Вопрос вроде бы несложный, но правильно ответить на него могут далеко не все предприниматели. Некоторые из них почему-то мыслят устаревшими или в принципе неправильными стереотипами. Вот основные из них.

«За бухгалтерию отвечает бухгалтер»

По закону 402-ФЗ организация бухгалтерского учета на предприятии — обязанность руководителя. И ответственность за этот процесс несет именно он. Главбух — это почти такой же наемный работник, как и все остальные.

Многие до сих пор считают, что «бухгалтер подписывает все финансовые документы». Это давно не так.

Раньше у главбуха было «право второй подписи»: без нее финансовые документы не принимались к исполнению. Главный бухгалтер и директор вместе подписывали документы и сдавали финансовую отчетность. Но эта практика уже лет 10 как ушла в прошлое.

Сейчас на документах (в том числе бухгалтерской отчетности) достаточно только подписи директора или собственника. Он подписывает бухгалтерскую отчетность единолично — а значит, вся полнота ответственности тоже на нем.

Руководитель может передать главбуху право подписи по доверенности, но это не снимает с него ответственности.

«Бухгалтер компенсирует ущерб, возникший из-за его ошибок»

Взыскать ущерб с бухгалтера достаточно сложно. Есть список нарушений, за которые он выплатит компенсацию. И этот перечень такой же, как для любого другого сотрудника.

В первую очередь речь идет о недостаче и умышленном причинении ущерба. При этом компания может взыскать потери в пределах среднемесячной зарплаты сотрудника — в данном случае бухгалтера.

Полная материальная ответственность главбуха допустима только в том случае, если это прописано в трудовом договоре. Но даже в этой ситуации главбух обязан возместить только прямой действительный ущерб.

К примеру, если его уличат в присвоении денег или повреждении техники, он должен целиком компенсировать потери компании. Но если в результате его действий компания получает штраф, по закону нельзя требовать от виновника выплат в полном объеме.

Зона ответственности главбуха

В законе прописаны две группы нарушений, за которые компанию или бухгалтера наказывают штрафами.

Нарушения в бухгалтерском учете

нарушения кассовой дисциплины

Это, например, неполное оприходование выручки или нарушение порядка работы с наличными.

Как правило, размер штрафа бухгалтеру за такие ошибки небольшой — 4-5 тысяч рублей. Но при этом компания должна заплатить штраф, в 10 раз превышающий эту сумму.

грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету

Грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету — это искажения отдельных показателей отчетности более, чем на 10%. Сюда же относится ведение «черной» бухгалтерии, составление отчетности не на основе данных бухгалтерского учета, отражение несуществующих событий и сделок.

В этих случаях главбуху выписывают штраф в сумме 5-10 тысяч рублей, при повторном нарушении — в два раза больше.

Предприятие вроде бы не страдает, но только если отношения с главным бухгалтером оформлены договором. В малом бизнесе бухгалтеру нередко платят неофициально, а директор якобы ведет бухгалтерию самостоятельно. При таком раскладе собственник или директор оплачивает штрафы лично.

Но самое плохое, что за несколько бухгалтерских нарушений его могут дисквалифицировать — запретить на какое-то время руководить компанией.

непредоставление финансовой отчетности

Непредставление или несвоевременная подача в налоговую инспекцию и органы госстатистики финансовой отчетности считается административным правонарушением. Предусмотрена как персональная ответственность, так и штрафы на компанию.

Должностное лицо может быть наказано штрафом:

от 300 до 500 рублей, а компания — от 3 до 5 тысяч рублей, если не поданы (или поданы с задержкой) документы в органы госстатистики,
по 200 рублей за каждую форму отчетности, не представленную в налоговую.

Налоговые нарушения

Составов нарушений здесь довольно много. Самый серьезный из них — неуплата или неполная уплата налогов. Здесь суммы потерь могут быть существенными. Кроме фиксированного штрафа и возврата неуплаченных налогов в бюджет, предприятие наказывают штрафом в размере 20-40% от недоплаченной суммы.

Разница зависит от того, было ли нарушение умышленным, — степень умысла доказывают налоговые инспекторы.

Их подозрение вызывают в первую очередь:

имитация экономической деятельности через подставных лиц (работа с фирмами-однодневками),
искусственные договорные отношения — это в том числе популярная схема дробления бизнеса на несколько юридических лиц. Если этот факт установлен, компания выплачивает налоги в полном объеме как за «единое» юрлицо + 40% штрафа.

За налоговые нарушения предусмотрена и уголовная ответственность.

В России по статье уклонение от уплаты налогов 199 УК в год выносится несколько десятков приговоров. Как правило, речь идет не о бухгалтерских ошибках, а о том, что обвиняемые «рисуют» НДС и занижают налогооблагаемую прибыль. Чаще всего недобросовестные предприниматели совершают нарушения именно с этими налогами.

Какие ошибки совершают собственники бизнеса

Нанимают бухгалтера неофициально

Закон 402-ФЗ разрешает компаниям малого бизнеса вести бухгалтерский учет самостоятельно. Но предприниматель обычно не имеет компетенций в области бухгалтерии.

Тогда он «обманывает систему»: приглашает бухгалтера вести учет за него. Никаких договоров с этим специалистом не заключается, его услуги оплачиваются из неучтенных доходов переводом на карту или наличными.

Как только возникают какие-то проблемы, бухгалтер «удаляется в закат». И если он «накосячил», предприниматель это вообще никак не докажет. У него нет документальных свидетельств, что бухгалтер когда-либо с ним сотрудничал. И вся ответственность за действия этого бухгалтера — на предпринимателе.

Отдают бухгалтеру свою электронную подпись

Этот пункт — из серии «все знают, что нельзя, но многие так делают». По крайней мере, в малом бизнесе директора и предприниматели часто отдают бухгалтеру флешку со своей ЭЦП. Иначе просто неудобно работать: надо подписывать много документов, и каждый раз отвлекаться на это руководитель не хочет.

Но здесь тот случай, когда лучше потратить время и лично проверить каждый документ.

Не нужно забывать, что ЭЦП — это полный аналог «обычной» подписи. И вся ответственность за подписанные таким образом документы лежит на том, кто их подписал.

Отдельный вопрос — возможность мошенничества со стороны бухгалтера.

Свободное владение ЭЦП дает недобросовестному специалисту полную «свободу творчества». Бывает, что бухгалтер с помощью цифровой подписи руководителя снимает деньги со счета компании.

По таким схемам, как правило, работают не очень образованные люди, которые считают себя умнее других. Их обычно ловят, дают условный, а иногда даже реальный срок. Но предпринимателю от этого не легче.

Используют «мутные схемы»

Некоторые «бизнесмены» на полном серьезе считают, что ответственность за свои «темные делишки» можно переложить на главбуха. «Он напишет в документах, как я скажу, и отвечать тоже будет он».

Но судебная практика говорит об обратном: за все отвечает владелец бизнеса.

Бывают случаи, когда главбуха могут привлечь в рамках субсидиарной ответственности.

Например, компания банкротится, и кредиторы пытаются взыскать свои долги за счет личного имущества контролирующих лиц. А к ним относится и главный бухгалтер. В суде начинается «перепихивание ответственности». Руководитель говорит: «Я ничего не знал, это все главбух». Но, как правило, эта история не очень рабочая.

Как контролировать бухгалтера

Бухгалтерия — важный аспект работы любого бизнеса. Но большинство предпринимателей не разбираются в этом вопросе. Как правило, их компетенции совсем другие:

выстраивание бизнеса,
продукт,
продажи.

Как предпринимателю узнать, «как дела в бухгалтерии» и что происходит с цифрами?

Лучший способ — обратиться за помощью к профессиональному аудитору.

Аудитор — это в первую очередь квалифицированный бухгалтер. Он очень хорошо владеет бухгалтерией, знает, где могут быть болевые точки и слабые места. Аудитор понимает, как правильно проверять и анализировать информацию.

В результате аудита у собственника появляется полная и объективная картина происходящего.

Аудит — по сути гигиеническая процедура для бизнеса, которую желательно проводить раз в год. Аудит для того и задумывался, чтобы собственники понимали: топ-менеджмент их не обманывает, а цифры в отчетности соответствуют действительности.

Чек-лист эффективного взаимодействия с бухгалтерией

1. Официально оформлять любые отношения с бухгалтером

Существует два варианта.

Официальный прием в штат

Официальный аутсорсинг с заключением договора

Цивилизованный бухгалтерский аутсорсинг позволяет перевести отношения из трудовых в гражданско-правовые. И это в корне меняет ситуацию — причем в пользу предпринимателя.

Некоторые бухгалтерские сервисы прописывают в договоре, что выплачивают штрафы, полученные по их вине. Для многих владельцев бизнеса это огромное облегчение. Так они могут быть уверены, что не «попадут» на штраф из-за ошибок исполнителя.

Например, если нашего клиента оштрафовали по вине бухгалтера, мы компенсируем ему сумму этих штрафов. Более того, крупные аутсорсеры обычно страхуют такие риски. У нас ответственность перед клиентами застрахована на 100 млн рублей. И если бухгалтер ошибается, мы платим деньги клиенту и идем за страховым возмещением.

2. Осознавать собственную ответственность

Не надо думать, что у главбуха такой же уровень мотивации, как у вас — это просто наемный сотрудник.
Не надейтесь, что главбух будет отвечать за ваши (или даже свои) дела солидарно с вами.

Главбух не будет компенсировать вам выплаченные по его вине штрафы. Это достаточно редкий кейс — чаще всего штрафовать будут вас. А главбух просто встанет, напишет заявление на увольнение и пойдет к следующему работодателю.

И, конечно, не стоит позволять бухгалтеру бесконтрольно пользоваться вашей ЭЦП: отвечать все так же вам.

3. Проводить регулярный аудит

К сожалению, пока практика аудита в России не слишком распространена среди малого бизнеса.

И вопреки стереотипам, это не обязательно дорого: можно пригласить небольшую компанию или даже индивидуального аттестованного аудитора. Конкуренция между ними довольно высокая, в том числе и по цене. Потратить придется не так много, но спать будете точно спокойнее.

Не обязательно проводить аудит всей бухгалтерской отчетности. Существует услуга экспресс-аудита «по болевым точкам». У профессиональных аудиторов глаз наметан. Они достаточно быстро и недорого «считают» картинку и укажут на проблемы.

4. Работать в правовом поле

Это основной и самый универсальный совет. Не надо пытаться обмануть государство с налогами.

Напуганный визитами правоохранительных органов главбух скорее всего сдаст вас с потрохами.

Фото на обложке: Shutterstock / Andrey_Popov

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Директор отвечает за своего бухгалтера

Практически всегда, если компанией не уплачены и доначислены по результатам проверки налоги, пени и штрафы, ИФНС подает иск непосредственно к руководителю.

Основным критерием для привлечения директора к ответственности за долги предприятия является недобросовестность действий и неразумность управленческих решений. Кредиторам бывает довольно сложно доказать в суде недобросовестность партнера. Но, только не налоговой.

Условия, при которых можно взыскать налоговую недоимку с руководителя компании изложены в постановлении Конституционного суда № 39-П от 8 декабря 2017 года.

Наличие вреда.
Недобросовестные и противоправные действия руководителя организации.
Наличие причинно-следственной связи между противоправным действиями руководителя и ущербом (вредом).
Вина руководителя.

Кто отвечает за бухгалтерию

Возглавляет бухгалтерию и отвечает за ведение бухучета главный бухгалтер. Одновременно с этим Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 7 обязует руководителя организовать ведение бухгалтерского учета.

Поэтому к ответственности могут привлечь и бухгалтера, и директора, и одновременно обоих.

Руководитель обязан организовать ведение бухгалтерского и налогового учета, так, чтобы не допускать отражения формальных операций и занижения налоговых обязательств.

Некачественный бухучет можно расценить, как ненадлежащее выполнение руководителем своих обязанностей. И, если это приведет к неуплате налогов, убыткам, ущербу, возмещать все потери обязан руководитель. Причем, за свой счет и в полном размере. Такое мнение выразили судьи арбитражного суда Поволжского округа от 29.04.2021 № Ф06-58430/2020 по делу № А72-7358/2015.

Судьи поддержали ИФНС во взыскании штрафов и пеней с руководителя, несмотря на то что ведение бухгалтерского и налогового учета было официально возложено на главного бухгалтера организации.

Одни за всех. Ответственность генерального директора и главного бухгалтера

Руководителем организации признается физическое лицо, которое в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, учредительными документами юридического лица (организации) осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ст. 273 ТК РФ).

Главным бухгалтером (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) признается физическое лицо, которое несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств (ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 129-ФЗ).

Ответственность руководителя и главного бухгалтера обусловлена возложенными на них полномочиями. На руководителя и главного бухгалтера в соответствии с законодательством может быть возложена материальная, административная, уголовная ответственность.

Материальная ответственность руководителя и главного бухгалтера

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрено, что материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором для руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.

Условия о материальной ответственности руководителя могут устанавливаться в трудовом договоре (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 2 ст. 277 ТК РФ). Однако важным обстоятельством является то, что материальная ответственность для руководителя наступает независимо от того, содержится в трудовом договоре с ним условие о полной материальной ответственности или нет (п. 9 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.06 г. № 52).

Материальная ответственность заместителя руководителя и главного бухгалтера должна быть установлена в трудовом договоре. Если трудовым договором не предусмотрено, что указанные лица в случае причинения ущерба несут материальную ответственность в полном размере, то при отсутствии иных оснований, дающих право на привлечение этих лиц к такой ответственности, они могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.06 г. № 52).

Полная материальная ответственность наступает за прямой действительный ущерб, причиненный организации. Под прямым действительным ущербом понимается:

— реальное уменьшение наличного имущества работодателя (организации) или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);

— необходимость для работодателя (организации) произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает убытки, причиненные его действиями. Расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством Российской Федерации.

Под убытками в соответствии с требованиями гражданского законодательства понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права; утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб). Под убытками понимаются также неполученные доходы, которые могли бы быть получены лицом при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода) (ст. 15 ГК РФ).

Административная ответственность руководителя и главного бухгалтера в области налогов и сборов

Распределение обязанностей руководителя и главного бухгалтера в сфере налогового и бухгалтерского учета раскрывается в Законе № 129-ФЗ.

Так, ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ, постановление Пленума ВС РФ от 24.10.06 г. № 18).

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность:

— за формирование учетной политики;

— ведение бухгалтерского учета;

— своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Следовательно, в соответствии с нормами Закона № 129-ФЗ руководитель несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета, а главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) — за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

В Кодексе об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) установлен ряд статей, предусматривающих ответственность за нарушение требований административного законодательства России в области финансов, налогов и сборов. Субъектом ответственности выступает должностное лицо организации (примечание к ст. 15.3 КоАП РФ). Должностными лицами организации в данном случае являются руководитель и главный бухгалтер как лица, наделенные организационно-распорядительными или административно-хозяйственными функциями.

В КоАП РФ установлены следующие статьи, предусматривающие ответственность в зависимости от вины в отношении руководителя или главного бухгалтера.

Нарушение срока постановки на учет в налоговых органах (ст. 15.3 КоАП РФ).

Субъектом рассматриваемого правонарушения является руководитель организации.

Нарушение установленного срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 500 до 1000 руб.

Если, указанное нарушение сопряжено с ведением деятельности без постановки на учет в налоговом органе, то оно влечет за собой наложение административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб.

Нарушение срока представления сведений об открытии и о закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4 КоАП РФ).

Субъектом рассматриваемого правонарушения является руководитель организации.

Данное нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1000 до 2000 руб.

Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5 КоАП РФ).

Субъектом ответственности является руководитель организации при отсутствии в штате главного бухгалтера (бухгалтера). При наличии в штате главного бухгалтера (бухгалтера) к ответственности привлекается главный бухгалтер (бухгалтер), если обязанность по своевременному представлению налоговых деклараций не возложена на иных работников, которые наделены организационно-распорядительными и административно-хозяйственными функциями в организации. И влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6 КоАП РФ).

Субъектом правонарушения является главный бухгалтер (бухгалтер) организации. При отсутствии в штате главного бухгалтера (бухгалтера) — руководитель. Ответственность наступает, если обязанность по представлению сведений в налоговые органы не возложена на иных работников, которым поручены организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции в организации (финансового директора, налогового менеджера, налогового контролера и т. п.).

В случае если имели место разногласия между руководителем организации и главным бухгалтером, действия которого были санкционированы письменным распоряжениям руководителя, то ответственность за данное правонарушение может быть возложена на руководителя (постановление Пленума Верховного суда РФ от 24.10.06 г. № 18, п. 1 ст. 6 и п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ).

Субъектами правонарушения могут быть руководитель организации как лицо, ответственное за организацию бухгалтерского учета и отчетности, или главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) — за ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Если ведение бухгалтерского учета в организации производится на основании гражданско-правового договора третьими лицами, которые не представляли сведения, необходимые для осуществления налогового контроля либо представляли их с нарушением установленного законодательством срока или грубо нарушали правила ведения бухгалтерского учета и представления отчетности, то это обстоятельство не освобождает руководителя организации от административной ответственности. Это обстоятельство связано с тем, что именно он несет ответственность за организацию бухгалтерского учета (п. 26 постановления Пленума ВС РФ от 24.10.06 г. № 18).

Указанное нарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Уголовная ответственность руководителя и главного бухгалтера

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает составы преступления, за совершение которых ответственность наступает для руководителя. В то же время УК РФ предусматривает составы преступления, когда ответственность наступает в зависимости от вины для руководителя и/или главного бухгалтера. Вопрос об ответственности решается в таком случае в зависимости от обстоятельств произошедшего.

Так, уголовная ответственность для руководителя наступает в случаях фиктивного банкротства (ст. 197 УК РФ), когда платежеспособное юридическое лицо заведомо ложно объявляет публично о своей несостоятельности, в результате чего причиняется крупный ущерб, исчисляемый суммой, превышающей 1 млн 500 тыс. руб. Публичное объявление о несостоятельности может быть реализовано только в заявлении о возбуждении производства по делу о несостоятельности (банкротстве), поданном в арбитражный суд руководителем.

Ответственность для руководителя наступает за преднамеренное банкротство (ст. 196 УК РФ), за неправомерные действия при банкротстве (ст. 195 УК РФ).

Руководитель и/или главный бухгалтер могут быть привлечены к ответственности за уклонение организации от уплаты налогов и (или) сборов (ст. 199 УК РФ). Это преступление совершается путем непредставления налоговой декларации или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах является обязательным либо путем включения в налоговую декларацию или иные документы заведомо ложных сведений, совершенное в крупном размере (особо крупном размере), по предварительному сговору группой лиц.

Уголовная ответственность наступает для руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера), в обязанности которых входит подписание отчетной документации, представляемой в налоговые органы, обеспечение полной и своевременной уплаты налогов и сборов. Субъект ответственности определяется в зависимости от вины в содеянном.

Содеянное будет квалифицировано как совершенное группой лиц по предварительному сговору, если указанные лица заранее договорились о совместном совершении действий, направленных на уклонение организации от уплаты налогов и (или) сборов (п. 7 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.12.06 г. № 64).

Руководитель или главный бухгалтер в зависимости от вины, от степени участия в содеянном могут быть привлечены к ответственности за неисполнение в личных интересах обязанностей налогового агента в крупном или особо крупном размере (ст. 199.1 УК РФ); за сокрытие денежных средств либо имущества организации или индивидуального предпринимателя, за счет которых должно производиться взыскание налогов и (или) сборов (ст. 199.2 УК РФ).

УК РФ предусматривает и другие составы преступления, ответственность за совершение которых может наступить как для руководителя, так и главного бухгалтера, в зависимости от обстоятельств произошедшего. Например, согласно ст. 174 УК РФ ответственность наступает за легализацию (отмывание) денежных средств или иного имущества, приобретенных другими лицами преступным путем, ст. 171 УК РФ -за незаконное предпринимательство и др.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Прошу уточнить, почему все-таки надо ставить в известность руководителя организации, если бухгалтерия по-прежнему не хочет сдавать бухгалтерские документы в архив? И руководитель тоже ничего не хочет знать об этом.

когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации, где это установлено и каковы санкции за нарушения;
что делать с «отказниками» – как их переубедить;
а если переубедить не получилось, то как легализовать такую практику.

См. статью «Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации» в № 3’ 2021

Новый вопрос читателя, видимо, созрел в результате прочтения предыдущей статьи. И теперь он касается взаимоотношений с руководителем организации в подобной ситуации. Вы правы, тут важно дать дополнительные пояснения.

Руководитель организации, действительно, обычно не очень хочет знать (и практически не знает), что он отвечает за организацию работы с документами и состояние делопроизводства (см., например, п. 1.10 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Не знает также, что общие принципы работы с документами и порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение применяются к бухгалтерской, кадровой и другим специальным системам документации (п. 1.4 тех же Правил делопроизводства). Получается, что профессиональная служба делопроизводства и архив контролируют управленческие риски первого руководителя. Рекомендуем с позиций управления рисками говорить с юристами, бухгалтерией и заместителем руководителя, который назначен председателем экспертной комиссии (ЭК) организации. На заседании ЭК можно ситуацию обсудить публично и включить в протокол принятое решение о месте архивного хранения бухгалтерских документов: в бухгалтерии, на чем она настаивает, или все-таки в архиве.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета регламентируются более строго, и об этом всегда хорошо знает главный бухгалтер. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 1 подчеркивается, что:

хранение бухгалтерских документов осуществляется «в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (ч. 1 ст. 29);
«экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений» (ч. 3. ст. 29);
при этом «ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта 2 » (ч. 1 ст. 7), т. е. единоличным исполнительным органом – генеральным директором, председателем правления, директором и т. п.

В случае грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету ответственность по КоАП РФ может нести как руководитель организации (который отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета), так и главный бухгалтер, (на которого возложена функция ведения бухгалтерского учета). В случае спора о том, кто подлежит привлечению к административной ответственности, суд будет определять степень виновности каждого, исходя из их должностных обязанностей.

Обратите внимание на ст. 15.11 КоАП РФ, примечание к которой относит к грубым нарушениям «. отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения. в течение установленных сроков хранения таких документов». А в самой статье 15.11 устанавливаются виды ответственности должностных лиц организации:

Статья 15.11 «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» КоАП РФ

Конечно, суммы штрафов не испугают руководителей, но вот риск дисквалификации и потеря репутации, которую очень трудно восстановить, должны напоминать руководителю, что служба делопроизводства и архив, соблюдая правила работы с архивными документами, фактически контролируют риски руководства.

Не советуем сосредотачиваться на санкциях и нарушениях, переводите все ситуации на служебно-товарищеский и технологический уровень. Начните все-таки со служебной записки руководителю организации и председателю ЭК, которые должны принять решение о передаче бухгалтерских и налоговых документов на архивное хранение в установленном порядке (или сознательно отказаться от этого, понимая риски).

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7’ 2020.

Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. Дали рекомендации по формированию некоторых дел

Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Руководитель организации, как правило, выступает в качестве единоличного исполнительного органа (см., например, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ). Таким образом, по смыслу приведенных норм именно на руководителе юридического лица лежит ответственность за приобретение прав и исполнение юридическим лицом гражданских обязанностей (которое, по нашему мнению, подразумевает в широком смысле и организацию ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерской документации в течение установленного срока).

Теперь давайте обратимся к профильному Закону о бухучете и посмотрим, что там сказано о сроках хранения: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29). Сроки хранения таких документов более развернуто представлены в Перечне типовых управленческих архивных документов 3 , например, в нем сказано, что:

годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) должна храниться постоянно,
а промежуточная – в течение 5 лет.

Если руководитель не исполняет требования к обеспечению сохранности бухгалтерских документов, то для него могут наступить негативные последствия. Выделим 2 наиболее распространенных:

привлечение к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за отсутствие документов бухотчетности в течение установленного срока хранения:
- на первый раз штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей;
- за повторное нарушение штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
Судебная практика. Постановление Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 07.09.2020 № 16-3968/2020

При налоговой проверке организация не смогла предоставить первичные учетные документы, за что директора оштрафовали на 5 500 руб. по ст. 15.11 КоАП РФ.

Судебная практика. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.2019 № Ф02-2724/2019 по делу № А33-20099/2014, определением Верховного Суда РФ от 26.11.2019 № 302-ЭС18-17912(2) отказано в передаче дела для пересмотра

Суд удовлетворил требование конкурсного управляющего и привлек к субсидиарной ответственности в размере более 198 млн руб. солидарно бывших руководителей Д. и К., которые контролировали обанкротившееся ООО. В соответствии с Законом о бухучете они обязаны были обеспечить хранение бухгалтерских документов, но вопреки этому не передали их все конкурсному управляющему (и это существенно затруднило проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве, в т.ч. формирование и реализацию конкурсной массы). При этом Д. был привлечен к субсидиарной ответственности не как участник ООО, а именно как единоличный исполнительный орган, ответственный за ведение бухучета и сохранность документов.

См. новость «С бывшего руководителя организации пытались взыскать 9,52 млн руб. из-за утраты части ее документов» в № 10’ 2015

См. новость «Из-за каких ошибок гендиректору придется оплатить из личного кармана долги обанкротившейся фирмы в несколько миллионов» в № 6’ 2019

Обратите внимание на важный для сотрудников службы ДОУ момент. Пленум Верховного Суда РФ постановлением от 21.12.2017 № 53 дал разъяснения судам о том, как надо применять положения Закона о банкротстве. В нем сказано, что лица, не признанные контролирующими должника, но на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации, несут солидарно с бывшим руководителем субсидиарную ответственность за доведение организации до банкротства как соучастники, если будет доказано, что они по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершили действия, приведшие к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений. Таким образом, даже рядовые сотрудники службы делопроизводства, архива, ИТ, бухгалтерии могут поплатиться своим имуществом. Поэтому они тоже кровно заинтересованы в сохранности бухгалтерских документов в течение надлежащего для них срока хранения.

Наличие документов и фактов, свидетельствующих о том, что данные специалисты своевременно выполняли все работы с бухгалтерскими документами, направленные на их сохранность, важно и для этой «аудитории». Ведь никто заранее не знает, когда какая организация прекратит свою деятельность и по какой причине. А банкротств в последнее время становится все больше.

Подробнее об этом см. новость «Верховный Суд РФ высказался об имущественной ответственности лиц, составлявших и хранивших документы организации-банкрота» в № 2’ 2018

Статья 61.11 «Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов» Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»

1. Если полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица, такое лицо несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника.

2. Пока не доказано иное, предполагается, что полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица при наличии хотя бы одного из следующих обстоятельств:

. 2) документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством РФ. отсутствуют или не содержат информацию об объектах, предусмотренных законодательством РФ. либо указанная информация искажена, в результате чего существенно затруднено проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве. ;

. 4) документы, хранение которых являлось обязательным в соответствии с законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. отсутствуют либо искажены;

. 6. Положения подпункта 4 пункта 2 настоящей статьи применяются в отношении единоличного исполнительного органа юридического лица, а также иных лиц, на которых возложены обязанности по составлению и хранению документов, предусмотренных законодательством РФ об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

В этой статье мы подробно рассмотрели ответственность, которая может грозить сотрудникам организации в случае проблем с ее бухгалтерской документацией. Но не будем забывать, что в КоАП РФ есть еще 2 статьи, по которым ответственность полагается за проблемы с архивными и «обычными» документами (не только с бухгалтерскими) и даже с базами данных!

В чем разница между статьями 13.20 и 13.25 КоАП РФ, которые карают за необеспечение сохранности документов? Штраф по ст. 13.20 за проблемы с архивными документами сначала был от 300 до 500 рублей и только в 2020 году его «дотянули» до 10 000 руб. А по ст. 13.25 он сейчас доходит до 300 000 руб. – эта статья распространяется на документы, предусмотренные законодательством об АО, ООО, унитарных предприятиях и ряда других «специализаций».

Но обратите внимание: 300 000 руб. – это не предел. Например, в 2015 году Банк России оштрафовал АО за отсутствие запрошенных документов по страховому случаю:
- не на 300 000 руб. по ч. 3 ст. 13.25,
- а на 500 000 руб. по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ «за невыполнение в установленный срок законного предписания Банка России» (дело № А41-91012/2015 в декабре 2015 г. рассматривал Арбитражный суд Московской области, следующая апелляционная инстанция тоже подтвердила правомерность выписанного ЦБ РФ штрафа).
Кстати, штраф по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ для юрлиц с 500 000 только начинается и может доходить до 700 000 руб. Но это все-таки редкий случай. А вот ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ стоит иметь в виду.

Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» КоАП РФ

Нарушение «правил» хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» КоАП РФ

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных «порядка» и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, а также непринятие страховщиком мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в информационных системах, ведение и обеспечение сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Похожие публикации:

Кто несет ответственность директор или бухгалтер