Сэд программа документооборота как работать

Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Функционал СЭД: что это такое

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

• Совместимость со всеми популярными форматами документов — чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
• Эффективное распределение потоков — для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
• Создание архива — для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

• Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
• Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
• Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

• ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
• ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
• ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий требования к оформлению и унификации;
• Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.

Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

• автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
• ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
• отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
• поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
• планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
• удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
• максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
• практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

• начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
• время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
• обязательное обучение задействованных сотрудников;
• наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
• обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
• необходимость регулярного резервного копирования;
• поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

• единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
• легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
• стандартизацию форм и реквизитов;
• регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
• индивидуальное и коллективное внесение изменений;
• наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
• создание аналитической, статистической и другой отчетности;
• архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным

Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:

• те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
• значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.

Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.

При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.

Внедрение СЭД в документооборот

Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.

Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.

Проблемы внедрения

• Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
• Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
• Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
• Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.

Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.

Какие существуют СЭД: примеры систем

Самые распространенные из них мы свели в таблицу:

Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости.

4900-5900 за каждое рабочее место

Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.

11000-13500 за каждое рабочее место

Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео.

12000-57000 за программу полностью

Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями.

От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика

Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций.

55000-75000 за лицензию

Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.

7000-2000000 за лицензию

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса

Необходимо, чтобы система:

• Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
• Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
• Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
• Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.

Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.

Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.

Электронный документооборот на предприятии

Кому полезен раздел : всем, кто решил избавиться от бумаги и прочих анахронизмов в своей работе и перейти к построению цифрового предприятия.

Что «внутри» : подробное описание, как устроены системы электронного документооборота и управления цифровым контентом.

1. С чего начинается электронный документооборот: основные понятия

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д.

Постепенно СЭД и ECM вытесняются с рынка более современными классами систем, которые не просто позволяют создавать документы, управлять контентом и процессами, но и обладают встроенными интеллектуальными сервисами, набором готовых бизнес-решений. Подробнее >>

2. Чек-лист «Нужна ли вам система электронного документооборота?»

Ответьте на следующие вопросы:

• можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься об автоматизации бизнес-процессов.

3. Преимущества электронного документооборота

Появляется прозрачность в бизнес-процессах	Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.
Выше исполнительская дисциплина	По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников	ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
Обеспечивается конфиденциальность информации	Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
Выполняются требования стандартов ISO 9000	Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками.

• обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков	Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
Развивается корпоративная культура	Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
Больше конкурентных преимуществ	Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

4. Функционал и классификация СЭД и ECM

Что относят к ECM

По мнению исследовательской компании Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

1. Управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.
2. Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд.
3. Сканирование бумажных документов и управление их образами.
4. Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам.
5. Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения.
6. Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Что умеет делать СЭД

По количеству реализуемых функций системы электронного документооборота делятся на:

• выполняющие задачи делопроизводства;
• предназначенные для электронного архива;
• workflow-системы;
• комплексные или ECM-системы.

5. Как устроена ECM-система

Технологии

К управлению корпоративным контентом можно подойти со стороны практики и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на процессы деятельности компании, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, email. Файл заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в цифровом виде:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

Комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках отдельно взятой системы.

СЭД и ECM в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в них некоторых специфических задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системах должна быть разумной.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Задача этого направления — не учёт и управление кадрами. Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM процессы согласования этих документов.

Учёт финансовой документации

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учёта, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские ИТ-решения, а также модули ERP-системы. ECM не может их заменить, хотя сканирование и организация архива скан-образов финансовой документации — это задачи СЭД. Потребность в подобных решениях обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые работают с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д

Совместное использование ECM и ERP полезно на следующих уровнях:

• хранение в ECM образов документов, учёт которых ведётся в ERP;
• хранение ERP-отчётов в ECM, в том числе подписанных ЭП;
• согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами можно в цифровом виде. Хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

Анализ и моделирование бизнес-процессов

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами и выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным — видам документов или оргструктуре.

Системы электронного документооборота, имеющиеся на рынке, часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

6. Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Рекомендуем

7. Внедрение программы электронного документооборота

Оценка эффекта

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или ПО для бухучёта.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление персоналу неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется, скорее, затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедрённого ПО будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на ИС, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения

Выбор и приобретение информационной системы — это только первый шаг на пути построения цифрового предприятия. Прежде чем он заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит сложный процесс перехода.

Внедрение состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ИС;
• настройка и адаптация системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать внедрение компания может самостоятельно или с привлечением сторонней организации-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ, скорее всего, затянутся. Во втором случае придётся платить за услуги, но сроки не затянутся и результат проекта будет гарантированным.

Правила успешного внедрения:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования системы;
• выделение и углублённое обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ИС;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения информационной системы

Во многом они совпадают с проектами перехода на другие информационные системы и приводят к следующим негативным последствиям:

Автоматизация делопроизводства: пошаговая инструкция

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот позволяют организовать слаженную работу всех подразделений компании за счет использования носителей информации. С помощью программы 1С можно создавать документы, отправлять сотрудникам любого отдела фирмы. Кроме того, данная система призвана контролировать исполнение договоров, приказов, планов и прочего и процедур, которые они описывают. Если сравнивать компании, которые ведут бумажный и электронный документооборот, то последние имеют явные преимущества. Работа с компьютерными формами позволяет выйти на новый уровень.

В электронной системе создания документов каждый из них характеризуют набором реквизитов, который называется карточкой. Сведения, в ней содержащиеся, могут быть разными: вид носителя информации, когда он был сформирован или изменен, кто его составлял, где он хранится и т. д. Место его размещения определяется на основании данных, записанных в карточке. При необходимости найти какой-либо документ система будет осуществлять поиск, также используя набор его реквизитов.

Кроме того, оформление и хранение файлов в электронном виде предоставляет компании новые возможности.

Централизованное управление

Если на предприятии (как небольшом, так и крупном) существует электронный вариант создания документов, то при необходимости изменить их форму не составит труда. Сделать это можно очень быстро. Для этого ответственные лица должны будут внести принятые коррективы в шаблон, хранящийся в системе документооборота, после чего старая форма носителя информации станет недоступной для работы.

Поддержка жизненного цикла документации

Абсолютно все создаваемые и обрабатываемые в любой организации документы проходят определенное количество этапов. Например, корпоративный бюджет сначала составляют, затем отправляют на утверждение, после чего его будет необходимо исполнить за определенный период времени. Специалисты тщательно анализируют показатели данной сметы (как фактически достигнутые, так и планируемые), после чего эта информация архивируется. Система создания документов жестко контролирует их жизненный цикл, при этом учитываются требования корпоративной среды, законов, а также отраслевых нормативно-правовых актов.

Коллективная работа

Организовать работу всего коллектива с информацией более просто с помощью системы электронного документооборота. В данной деятельности могут принимать участие сотрудники, занятые в разных филиалах компании (в том числе и находящиеся в отдаленных регионах).

Каждая версия одного и того же документа при необходимости сохраняется в системе. При этом есть возможность не только вносить правки в него, но и дополнять аннотацией, комментариями и примечаниями. Основная же информация останется неизменной.

Конфиденциальность

Система электронного документооборота предусматривает возможность заверять носители информации специальной электронной подписью, а затем шифровать их. Это позволяет проверить, являются ли сведения подлинными, а также выяснить, кто автор файла. Кроме того, благодаря использованию электронных подписей хранение документации будет безопасным.

Маршрутизация

Если в организации работают лишь с бумажными формами, то сотрудник, создающий их, должен четко знать, кому какие справки, отчеты, счета и прочее он должен передавать. Если фирма имеет систему электронного документооборота, то вся информация отправляется нужному адресату в автоматическом режиме.

Различают два вида маршрутизации: жесткую и свободную. Последняя позволяет отправлять документацию по любому адресу при наличии такой необходимости. А жесткая предусматривает строгое следование порядку перемещения файлов в системе, регламентируя его. Тем не менее действие этих правил может быть и приостановлено (например, если возникнет необходимость в написании рецензии на проект документов специалистом, не являющимся сотрудником компании).

Управление доступом

Существует несколько способов, позволяющих разделить полномочия работников организации в вопросе управления документами. При наличии автоматизированной системы сотрудники компании могут полностью контролировать все данные, ограничивая доступ к их изменению или вовсе разрешая только знакомиться с ними, аннотируя содержащуюся в них информацию. Работать с документами благодаря этому становится гораздо проще, а сведения при этом лучше защищены.

Интеграция

Для того чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся в организации, необходимо интегрировать электронный документооборот с другими внедренными на предприятии системами (финансовыми, производственными, аналитическими и др.). Благодаря такой возможности современных программ документооборота их часто применяют для координирования между собой нескольких видов ПО.

Логически связанные с конкретными данными документы из всех систем называются контекстом. К нему может относиться следующая информация: данные переписки на бумажных или электронных носителях, платежки, протоколы различных мероприятий, видео-, аудиозаписи и т. д. Добавление контекста осуществляется непосредственно сотрудником вручную либо с помощью программы, что зависит от решения руководящего состава.

Например, при создании и дальнейшей корректировке бюджета система автоматизации электронного документооборота может использовать следующую контекстную информацию:

• результаты маркетингового изучения рынка, в том числе и итоги исследований, проводимых сторонними организациями;
• договоры с партнерами (ими могут быть заказчики или поставщики);
• справочники, нормативно-правовые документы;
• дополнительные данные, информирующие об ограничениях или являющиеся предположениями (например, индекс инфляции, курс валют и пр.);
• протоколы совещаний, на которых обсуждались различные версии бюджета; они могут содержать мнения участников, их комментарии и предложения. Эти данные, как правило, не хранятся вместе с информацией о бюджете, а рассылаются всем работникам на электронный почтовый ящик.

Сотрудник, работающий над формированием или корректировкой бюджета, всегда имеет доступ к перечисленной выше информации, если в компании есть автоматизированная система электронного документооборота. Преимуществом ее является также то, что найти нужные сведения не составит труда.

Основные цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Современные системы автоматизации делопроизводства создаются и внедряются для того, чтобы достичь следующих целей.

В области обработки документов они позволяют:

• повысить оперативность и качество работы с данными, упорядочить имеющиеся в организации документы, контролировать их исполнение;
• сменить бумажный документооборот на электронный;
• повысить долю интеллектуального труда при работе с документацией за счет отсутствия необходимости выполнять однообразные операции по оформлению бумаг;
• повысить качество создаваемых в компании носителей информации;
• исключить вероятность повторного введения данных о том или ином документе сотрудниками различных подразделений.

В области контроля за исполнительской дисциплиной преследуются нижеперечисленные цели:

• автоматизировать контроль за перемещением документов между отделами компании с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, организовать своевременное информирование работников и руководителей о новой документации, исключить вероятность потери документов;
• обеспечить возможность автоматически контролировать исполнение документов в оговоренные сроки, реализацию поручений, выдаваемых органами государственной власти, распоряжений начальства организации, а также своевременно получать информацию о том, на каком этапе находится исполнение, где хранится тот или иной документ;
• сократить сроки прохождения документов и деятельности по ним.

В области организации доступа к информации автоматизация процессов делопроизводства помогает:

• создать централизованное хранение электронной документации, а также ее графических образов и всей дополнительной информации (к ней относятся карточки регистрации, резолюции, сопроводительные документы); обеспечить возможность логически связывать файлы, касающиеся одного вопроса, и быстро осуществлять поиск необходимой информации по требуемым реквизитам.

Установка программного обеспечения, позволяющего автоматизировать делопроизводство, должна сопровождаться созданием аппаратно-программной основы для системы, которая будет охватывать все отделы компании. Цели этого единого комплекса следующие:

• установить порядок работы с документами (как совместной, так и индивидуальной), обязательный для сотрудников всех отделов компании;
• объединить потоки носителей информации в электронном виде между отделами;
• обеспечить возможность применения единой системы индексации (нумерации) документов для всех организаций, единых справочников-классификаторов (например, списка организаций, номенклатуры дел), а также общей формы регистрационно-контрольной карточки файлов и т. д.;
• унифицировать документы, касающиеся управления, и уменьшить их число для схожих форм и видов.

Почему жизненно необходима автоматизация делопроизводства в организации

Автоматизировать делопроизводство в компании необходимо, потому что от этого зависит, насколько качественными будут принимаемые управленческие решения. На сегодняшний день на предприятиях нашей страны документационное обеспечение руководства не организовано должным образом, поскольку не учитывается нормативная база и не используется опыт по улучшению данной сферы, который накапливался долгое время (последние 175 лет).

Чем крупнее предприятие и чем больше его штат, тем более актуален вопрос повышения эффективности делопроизводства. Если документационное обеспечение управления осуществляется стихийно, то может возникнуть ряд проблем.

1. У руководителей не будет целостной картины текущей ситуации.
2. Отделы компании не смогут работать слаженно, поскольку не имеют доступ к информации о деятельности других подразделений. Может значительно ухудшиться качество обслуживания клиентов, поддержка внешних контактов тоже затруднится.
3. Вследствие этого производительность труда упадет, может сложиться впечатление, что на предприятии не хватает сотрудников, технических и коммуникационных ресурсов и т. д.
4. Организация будет вынуждена трудоустраивать новых специалистов, оборудовать дополнительные рабочие места, строить помещения, прокладывать коммуникации, обучать персонал.
5. Если расширить штат на промышленном предприятии, это может привести к тому, что технология будет изменена, поэтому понадобятся дополнительные вложения.
6. Если рост численности работающих будет неоправданным, производительность труда упадет и возникнет необходимость инвестировать в основную деятельность, то понадобится увеличить и оборотный капитал. Это приведет к привлечению средств со стороны (кредитам) и уменьшению прибыли.

Все это служит причиной того, что развитие организации осуществляется дальше по экстенсивному пути, то есть в ход идут сделанные ранее накопления. Кроме того, предприятию приходится увеличивать дефицит бюджета.

Когда руководство осознает, что существующий в компании документооборот нужно усовершенствовать, оно предпринимает попытки организовать его с помощью технических средств. При этом актуальным становится вопрос, какой метод автоматизации предпочтительнее.

Чаще всего компьютеризируют отдельные рабочие места (секретаря-референта, менеджера, бухгалтера, руководителя). Такой подход имеет следующие недостатки: невозможно организовать обмен электронными документами между сотрудниками различных подразделений компании; нельзя связать функционально системы автоматизации прикладных и делопроизводственных процедур.

Если качество управления предприятием будет на высоте, то оно станет развиваться успешно. При этом начнет увеличиваться оборот, расти прибыль и благосостояние работников.

Выделяют следующие функциональные компоненты в управлении предприятиями.

При решении вопроса организации делопроизводства с помощью технических средств должны предусматриваться средства создания документов и правила, в соответствии с которыми они составляются, требования к формированию архива носителей информации в электронном виде, нормы поддержки документооборота. Базой программного обеспечения для автоматизации делопроизводства должны являться программно-технические платформы предприятия. Информация будет использоваться эффективно, если остальные функциональные части управления организацией будут опираться на компьютерный алгоритм ведения делопроизводства. При комплексной автоматизации предприятия необходимо наладить интеграцию прикладных информационных систем с программно-техническими платформами предприятия и приложениями по аппаратному обеспечению управленческих процессов.

Если организация хочет повысить качество руководства путем создания эффективной среды по обработке информации, ей будет необходимо выполнить следующие задачи автоматизации делопроизводства:

• создать механизм делопроизводства в целях усовершенствования процессов подготовки и обработки содержащейся в документах информации;
• правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе и программное обеспечение для ее реализации.

Какие использовать программы для автоматизации делопроизводства

Современному рынку программного обеспечения для автоматизации делопроизводства и документооборота присущи такие особенности:

• компании, занимающиеся продажами, не имеют единой терминологии и четко не позиционируют свой товар;
• фирмы, которые заказывают ПО, не всегда понимают, каковы возможности той или иной системы, потому что разобраться в информации, размещаемой в рекламных буклетах, достаточно сложно (технические сведения там отсутствуют, а если и предоставляются, то не всегда соответствуют действительности);
• часто бывает, что у руководства компании нет понимания, что конкретно они хотели бы сделать в части автоматизации делопроизводства и документооборота.

Существуют различные характеристики систем, позволяющих компьютеризировать управленческие процессы, по которым их классифицируют:

• применяемые технологии делопроизводства;
• функциональные характеристики;
• соответствие ключевым задачам делопроизводства;
• программная реализация;
• стоимость.

Отечественная технология реализуется программными системами, которые используются, как правило, в госучреждениях. Такие ПО позволяют следовать традициям делопроизводства, которые существуют в конкретной организации. Эти системы применяют, чтобы обеспечить сопровождение традиционного документооборота, а также снизить затраты труда на обработку носителей информации. Данные программы позволяют сделать более эффективными процессы делопроизводства и документооборота, поскольку предусматривают возможность работы с данными на ПК. Системы такого уровня годятся для предприятий, которые находятся на начальной стадии перехода к электронному документообороту. Примером таких программ являются: «Дело», «Золушка. Служебная корреспонденция».

Технологии автоматизации делопроизводства в странах Запада отличаются тем, что сначала создаются модели процессов документооборота в офисе, а затем программное обеспечение настраивается на эти модели. Подобные пакеты разрабатываются с целью максимального использования носителей информации в электронной форме и средств коллективной работы пользователей, они позволяют убрать промежуточные звенья документооборота. С их помощью можно внедрять новые технологии работы с документацией. За формирование маршрутов перемещения файлов между отделами и сотрудниками компании отвечает администратор системы.

Чтобы адаптировать всю схему к определенному процессу, осуществляется установка на ПК специалистов только тех функциональных компонентов, которые позволяют решать задачи документооборота, поручаемые конкретному работнику.

Примеры подобных систем — это русифицированные версии наиболее распространенных на Западе пакетов, таких как DocsOpen (PCDOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (StaffwarePLS), LotusNotes (Lotus-IBM).

Отечественные разработчики выпустили программное обеспечение, основой для которого стали платформы, используемые за рубежом:

• система Office Media, г. Москва (Lotus Notes);
• система «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);
• комплекс программ «Делопроизводство», г. Челябинск (Lotus Notes);
• система «Золушка-Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);
• решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);
• решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);
• система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).

Кроме того, существуют и уникальные программы, разработанные российскими специалистами: системы LanDocs, EffectOffice, «Документ 2000», «Евфрат».

Спрос на программные продукты, позволяющие автоматизировать делопроизводство и документооборот, стал устойчивым в России в результате развития рыночных отношений и изменения форм собственности. Можно выделить следующие причины роста потребностей в решениях в области автоматизации управленческих процессов:

• работу с документами необходимо организовывать в любой организации;
• проблемы в области делопроизводства есть у каждой компании, даже если документооборот не автоматизирован, поскольку всегда есть риск утраты бумаг, их неисполнения, отсутствия контроля;
• если организация внедрит электронный документооборот и автоматизирует делопроизводство, качество управления повысится, а это — одна из основных задач бизнеса в России на сегодняшний день;
• сотрудники, ответственные за делопроизводство, как правило, имеют недостаточную квалификацию, поэтому необходимо ее повышать;
• довольно много пользователей хотят усовершенствовать систему делопроизводства с помощью технических средств и интегрировать ее с автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными комплексами.

На предприятиях нашей страны трудно внедрить ПО, созданное на Западе, в силу имеющихся особенностей делопроизводства в России, языка и культуры. В настоящее время становится все больше отечественных разработчиков, предлагающих готовые решения в области автоматизации управленческих процессов, качество которых находится на достаточно высоком уровне. К тому же они относительно недорогие. Поэтому можно надеяться, что данная отрасль будет успешно развиваться, для чего необходимо в том числе проведение специализированных мероприятий, которые будут пропагандировать решения, выработку стандартов и создание профобъединений организаций, осуществляющих деятельность в данной сфере.

Как выбрать систему автоматизации делопроизводства: пошаговая инструкция

Шаг 1. Описываем систему документооборота.

Ответственным за этот этап может быть назначен секретарь (в случае если штат организации маленький) или другой работник. В его обязанности будет входить:

• подготовка регламента, содержащего список бизнес-процессов и правила, в соответствии с которыми необходимо оформлять документацию;
• составление инструкции по делопроизводству, в которой надо подробно описать каждый бизнес-процесс (обозначить деловые процедуры, обязанности сотрудников); в качестве примера можно привести работу с договорами и сопроводительными документами;
• разработать должностные инструкции (или внести изменения в них) для всего персонала; в них прописывают, что входит в обязанности каждого сотрудника, а также указывают, кто будет выполнять возложенные на него функции, если он будет временно отсутствовать на рабочем месте.

Шаг 2. Определяем заказчика (владельца) системы и руководителя проекта.

Заказчиком может быть сотрудник или целый отдел компании (в лице его руководителя), который будет выполнять основную работу в системе (делопроизводитель, начальник отдела кадров или юридической службы). Он обязан доводить до сведения персонала информацию о бизнес-процессах, предоставлять отчетные формы и бланки, проводить консультации для специалистов, реализовывать мероприятия по адаптации программы автоматизации, тестовую работу с готовыми блоками.

Помимо заказчика необходим руководитель проекта. Если организация небольшая, то обе эти функции может выполнять один и тот же человек. Бывает, что руководить проектом поручают сотруднику IT-отдела. Такое решение не является правильным по ряду причин. Во-первых, работник этого подразделения далек от области, для которой разрабатывается комплекс. Во-вторых, с большой долей вероятности он не сможет управлять процессом внедрения системы автоматизации, который затрагивает много направлений. Тем не менее IT-специалисты необходимы для успешной реализации проекта. Им потребуется составить список программ, выбрать подрядчика и после осуществлять контроль за его деятельностью, предоставить необходимые полномочия и права доступа работникам. Кроме того, в их обязанности должно входить консультирование сотрудников (при необходимости с привлечением профильных специалистов) с целью помочь им освоить внедряемую систему.

Шаг 3. Собираем проектную команду.

Членами команды являются:

• заказчик;
• представители каждого подразделения, которые работают с документами;
• IT-специалисты.

Также в проектную команду включают сотрудников организации-подрядчика, если разработку и внедрение системы автоматизации не будут осуществлять работники компании.

В проекте обязательно должен участвовать генеральный директор предприятия. Его функции — проведение совещаний, согласование основных документов. Он должен одним из первых освоить внедряемую программу, чтобы продемонстрировать личный пример сотрудникам. В таком случае проект будет успешным. Если руководитель организации не участвует в нем, то автоматизировать делопроизводство и документооборот не получится. Внедрить систему не удастся и в том случае, если глава компании не понимает, с какой целью она разрабатывается и соглашается на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Шаг 4. Определяем задачи, которые вы хотите решить, и выбираем программный продукт.

Здесь нужно выявить основные задачи и определить важность каждой из них. Часто в приоритет ставят цель повысить прозрачность и управляемость процессов, но сделать это можно и без автоматизации делопроизводства. Каждую задачу рекомендуется делить на несколько локальных. Быстро добиться повышения прозрачности не удастся, но есть возможность установить более короткий срок согласования договоров (к примеру, три дня), а также в режиме реального времени просматривать отчет о затратах труда специалиста на реализацию каждого проекта. В зависимости от поставленных целей и задач осуществляется выбор программных продуктов.

При этом нужно учитывать и другие факторы:

• совместима ли программа с платформой иных продуктов компании;
• есть ли возможность совершенствовать систему у собственных IT-специалистов;
• поддерживается ли работа с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводим разъяснительную работу с сотрудниками.

Как правило, после внедрения системы автоматизации персонал начинает жаловаться на сбои в ее работе, неудобство ее использования, отсутствие времени на то, чтобы разобраться в ней. Претензии поступают руководству постоянно, причиной этому отчасти служит протест против повышения прозрачности, нежелание сотрудников, чтобы все их действия были прослеживаемы. Чтобы предупредить саботаж вводимых новшеств, руководство должно информировать работников о ходе реализации проекта, о планируемых изменениях, а также выносить их на обсуждение и прислушиваться к мнению сотрудников. Кроме того, следует демонстрировать им частные преимущества (например, реализация данного проекта позволит ускорить процедуры рассмотрения договоров, облегчит поиск нужных документов и т. д.). Автоматизацию процессов нужно обеспечить в таком порядке, чтобы получить результат как можно быстрее. Руководящий состав организации должен не только проводить разъяснительную работу, но и подавать сотрудникам личный пример, используя в своей деятельности внедряемую систему. Это будет дополнительно стимулировать их и позволит быстрее реализовать проект.

4 совета по выбору системы автоматизации делопроизводства и документооборота

1. Изучите функциональные возможности системы. Выясните, какова функциональность системы, удобно ли ее применять, качественный ли интерфейс, технологична ли она, есть ли возможность дополнительно настраивать ее, просто ли ею пользоваться и т. д.

2. Поинтересуйтесь положительным опытом внедрения в вашем секторе. Настоятельно рекомендуется узнать, использовалась ли выбранная программа на предприятиях вашей отрасли. Выясните, успешно ли были реализованы данные проекты.

3. Уточняйте стоимость владения. Один из важных критериев выбора — стоимость владения планируемой к установке платформой. Нужно понимать, что недостаточно оплатить покупку и внедрить систему автоматизации, необходимо иметь право владения ею в течение всего срока эксплуатации, для того чтобы были доступны ее обновления, поддержка.

4. Не скупитесь на «пилоте». Пилот — это демо-версия системы автоматизации, позволяющая протестировать ее до внедрения. Обычно на разработку мини-копии проекта не требуется много ресурсов. Пилот предоставляет минимум функциональных возможностей (обычно от 3 до 5). Тем не менее он позволяет увидеть наглядно, как будет функционировать полноценная система. Протестировав ее, вы сможете решить, подходит ли она для вашей компании, удобно ли в ней работать. В основном мини-копии создают для дорогих систем, но бывают и исключения.

Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье . Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре .

Процесс обмена документами выглядит так.

1. Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
2. Подписываете файл электронной подписью.
3. Отправляете контрагенту.
4. Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
5. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Моё дело Профбухгалтер

Автоматические интеграции с банками, онлайн-кассами и CRM. Бесплатные ЭДО и электронная отчётность

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

• организовывать совместный доступ к документам;
• формировать задания и планы;
• определять процедуры и маршруты согласования;
• сканировать и распознавать бумажные документы;
• обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
• выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
• контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

• выбрать оператора ЭДО;
• оформить электронную подпись;
• внести изменения в учётную политику;
• зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

1. Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора?
2. Интеграция. Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
3. Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
4. Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
5. Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
6. Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно.

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

на приём в ИФНС;
• приобрести защищённый носитель (флешку) — они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
• подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
• заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
• лично явиться в ИФНС и подписать документы;
• передать носитель и получить ЭЦП.

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ . Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье .

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
• список документов, оформляемых в электронном виде;
• тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
• право подписи электронных документов с указанием должностей;
• способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
• порядок хранения электронных документов;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.

Моё дело Профбухгалтер

Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок