Бухгалтерская справка что это

Бухгалтерские справки: для чего нужны, как оформить, образцы

Бухгалтерская справка — универсальный помощник и защитник бухгалтера. С ее помощью можно узаконить исправление ошибочных записей на счетах, документально подтвердить проведенные расчеты, отразить в бухучете операцию, для оформления которой отсутствует типовая первичка. Расскажем, где взять бланк справки и какие реквизиты в ней обязательны. Здесь же вы найдете образцы справок.

Бухгалтерская справка — что это?

В нормативных актах мы не найдем определение термина «бухгалтерская справка».

Коротко расшифруем его так:

Чтобы бухгалтерская справка на законных основаниях выполняла роль первичного документа и не вызывала у контролеров вопросов, в ее составе должны присутствовать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты бухсправки

Список обязательных реквизитов первичного документа приведен в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Форма справки

Бюджетные организации оформляют бухгалтерские справки на бланке унифицированной формы 0504833.

Для коммерческих компаний унифицированной формы бухгалтерской справки, утвержденной на законодательном уровне, не существует, поэтому не получится просто взять готовый бланк и внести в него информацию. Придется:

• разработать самостоятельно форму справки (за основу можно взять форму 0504833);
• утвердить ее приказом руководителя приложением к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

В большинстве автоматизированных учетных программ реализована возможность формирования бухгалтерской справки.

Если форму бухгалтерской справки компания разрабатывает самостоятельно, следует учесть два правила:

1. В составе справки должны присутствовать обязательные реквизиты.
2. Содержание справки может быть представлено в табличной, текстовой или комбинированной (текст + таблица) формах.

Виды бухгалтерских справок

На практике наиболее часто применяются три вида бухгалтерских справок:

Расскажем подробнее об отдельных видах справок:

Бухгалтерская справка об остаточной стоимости ОС

В справке делают расчет налоговой базы при продаже ОС, в стоимость которого включен НДС — в этом случае налоговая база определяется с разницы между выручкой и остаточной стоимостью (п. 3 ст. 154 НК).

Такую справку может запросить покупатель для установления срока полезного использования основного средства с учетом эксплуатации у предыдущего собственника

Бухгалтерская справка по НДС

Оформляется при восстановлении НДС — для расчета суммы налога. Например, при передаче ОС в уставный капитал

Бухгалтерская справка по списанию ДЗ и КЗ

С помощью бухгалтерской справки можно пояснить причины списания задолженности — по нормам бухучета дебиторскую и кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности требуется списать.

Для списания долга нужен акт инвентаризации, приказ и бухгалтерская справка с обоснованием (п. 77, п. 78 Положения по ведению бухучета и отчетности)

Бухгалтерская справка по расчету дивидендов

В справке отражается сумма, которая положена каждому участнику (акционеру). Для бухучета это будет законным документальным подтверждением (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Справка формируется на основании письменного решения о выплате дивидендов, которое принимает общее собрание акционеров (участников) или единственный учредитель

Бухгалтерская справка по расчету суммы процентов

При получении компанией кредита или займа по контролируемой задолженности, в НУ можно учесть проценты в пределах лимита. Рассчитывается этот лимит в справке.

В ней указывают:

• реквизиты договора кредита/займа, по которому рассчитываются проценты;
• сумму задолженности;
• срок договора;
• процентную ставку;
• отметку о признании займа контролируемой задолженностью;
• расчет процентов и сумму процентов, которую можно включить в расходы.

Такая справка оформляется ежемесячно

Ситуаций, когда может понадобиться бухгалтерская справка, в хозяйственной жизни компании может быть больше.

Важно помнить о предназначении этого документа и не подменять справкой недостающую первичку. К примеру, нельзя недостающую отсутствующую накладную заменить бухгалтерской справкой — такой вариант проверяющие расценят как отсутствие первичного документа и снимут расходы, доначислят налоги.

Кто подписывает бухсправку и сколько ее хранить

Справку подписывает составитель. Это может быть главный бухгалтер или любой другой бухгалтер, работающий на данном участке.

Бухгалтерские справки нужно хранить не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Образцы бухгалтерских справок

Покажем на примерах, как могут выглядеть бухгалтерские справки.

Бухгалтерская справка по расчету авансовых платежей по УСН:

Бухгалтерская справка по расчету пеней за несвоевременное перечисление НДС в бюджет:

Бухгалтерская справка в 1С

В 1С Бухгалтерия 8.3 бухгалтерскую справку можно оформить документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную .

Запомните

• Бухгалтерская справка — это первичный документ. На ее основании отражают операции, для оформления которых не предусмотрен утвержденный первичный документ, а также делают корректировки ошибочных записей.
• Коммерческие компании разрабатывают форму справки самостоятельно и утверждают приложением к учетной политике.
• Существуют разные виды бухгалтерских справок: справка-расчет, справка-пояснение, исправительная справка.
• В 1С Бухгалтерия 8.3 бухгалтерскую справку можно оформить документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную .
• Бухгалтерской справкой нельзя подменять недостающую первичку.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Отсутствие деятельности или убыточность бизнеса не освобождает организацию или ИП.Упрощенцы могут уменьшать УСН-базу на разрешенные расходы из закрытого перечня.

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Образец написания бухгалтерской справки

Некоторые операции в бухучете не могут быть оформлены первичными документами. Но ведь по правилам бухгалтер не может ничего провести без документально зафиксированного основания. Как быть? Составить такой документ самостоятельно. В этой статье вы найдете образец написания бухгалтерской справки и узнаете о ее особенностях.

Каждый бухгалтер должен уметь сделать, как минимум, три вещи:

• составить баланс;
• найти ошибку;
• составить бухгалтерскую справку.

Именно о последнем пункте пойдет речь в этом материале. Для начала узнаем, что это за бумага такая. И где можно найти образец бухсправки.

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

• исправление ошибки;
• списание задолженности;
• определение суммы резерва по сомнительным долгам;
• формирование первоначальной стоимости основного средства, которая складывается из нескольких операций;
• ведение раздельного учета НДС;
• и т. п.

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Важно помнить только одно: нельзя составлять эту бумагу на операции по оприходованию или реализации материальных ценностей, если в процессе были задействованы сторонние контрагенты. В этом случае применяется другая первичка.

Бланк и обязательные реквизиты

Так как это первичный документ, то необходимо соблюдать два важных условия:

1. Форма и порядок составления должны быть прописаны в учетной политике организации.
2. Наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 о бухучете.

Если форму бланка организация может разработать самостоятельно или же использовать образец заполнения бухгалтерской справки (0504833), которая разработана и утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н для государственных учреждений, то требования к реквизитам довольно строгие. Бланк обязательно должен предусматривать наличие:

• наименования организации;
• номера документа и даты его составления;
• названия документа;
• содержания отраженного факта хозяйственной жизни;
• единицы измерения и способа отражения (денежный или натуральный);
• данных других первичных документов (при необходимости);
• должности и Ф.И.О. лица, совершившего операцию;
• подписи составителя.

Только с соблюдением этих требований заполненный бланк будет считаться действительным.

Образец, как составить бухгалтерскую справку

Ничего сложного в составлении этой бумаги нет. Рассмотрим, например, образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, или, как его называют, сторнировании. В ней бухгалтер должен изложить суть операции, а также обстоятельства, при которых произошла ошибка. Также обязательно нужно написать проводки с исправлениями и указать, как это повлияло на налоги. Если в их исчислении произошли изменения, нужно указать, какие уточненные отчеты требуется сдать. Заверяет бухсправку своей подписью главный бухгалтер.

Только на основании такой бумаги бухгалтер может сделать исправления в Главной книге организации, где никакие исправления не допускаются.

Бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка относится к первичным документам и является универсальным документом, потому что ее используют как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Востребованность справки обусловлена тем, что она требуется в различных ситуациях. Отметим, этот документ формирует главный или рядовой бухгалтер.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Когда необходима бухгалтерская справка?

Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.

В первую очередь, справка носит вспомогательный характер, поэтому требуется для исправления некорректных сведений в отчетность. Происходит это следующим образом:

1. Специалист вносит правильные данные в справку.
2. Отправляет в ФНС по месту учета.
3. Инспекторы регистрируют новую информацию в системе.

Кроме того, она используется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.

Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.

Отметим, любое предприятие вправе подтвердить факт проведения операций, не требующих наличия стандартных документов, при помощи индивидуально разработанных форм первички, внеся туда необходимые реквизиты. Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка ─ это заменяемый документ.

Порядок составления бухгалтерской справки

Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца. Поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут формировать его в свободном виде либо использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. И хотя уникальные бланки документов юрлица обязаны регистрировать в учетной политике, в этом случае процедура не обязательна. Дело в том, что бухгалтерскую справку используют по разным поводам, поэтому и структура документа в каждом случае будет индивидуальной.

Некоторые специалисты по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Однако независимо от того, какой вариант выберет бухгалтер, есть ряд сведений, которые необходимо указать в справке обязательно:

• данные об организации;
• дату и повод формирования, который именуется строкой «Факт хозяйственной жизни»;
• прочая документация, к которой она прилагается.

В конце документ должен подписать специалист, составивший документ.

Можно ли корректировать содержание документа?

От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:

1. Бухгалтер аккуратно зачеркивает недостоверную информацию.
2. Сверху вписывает правильные данные.
3. Ставит дата и резолюцию исправителя с расшифровкой и указанием должности.

Правила оформления документа

Бухгалтерскую справку можно составлять на обычном листе А4 формата либо на фирменном бланке организации. Специалист вправе вносить сведения как от руки, так и с помощью компьютера. Однако в последнем случае стоит соблюдать рекомендации, уточненные в госстандарте ФСБУ 27/2021. В нем Минфин четко описал не только порядок внесения сведений в первичные документы, но и правила исправления, хранения сведений, а также документооборота в целом.
Помимо прочего, с 2021 года многие компании стали применять электронную систему внутреннего движения документов (ЭДО). Первичные документы, включая бухгалтерскую справку, тоже разрешили формировать в таком виде. В этом случае стоит обратить внимание на визирование документа, так как специалист обязан использовать цифровую подпись. ЭЦП нужно предварительно получить в ФНС, причем для ряда бумаг потребует усиленная квалифицированная ЭП. Подробнее о принятии к учету электронной первички можно узнать из блока 20.4.3 к практическому пособию по налоговым проверкам.

После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.

Пример составления бухгалтерской справки

В качестве примера рассмотрим справку-расчет:

1. В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса. Однако это является необязательной процедурой и в некоторых случаях достаточно написать название фирмы.
2. Далее нужно поставить дату составления документа и указать ее номер либо уточнить название. В нашем случае ─ это «справка-расчет».
3. Теперь указываем причину составления, или факт хозяйственной жизни, а ниже расчет.
4. В нижней таблице вносим подробные сведения и коррективы к произведенному расчету за предыдущий отчетный период. Здесь указывают:
   • номер операции;
   • пояснение, например, о том, что кран был приобретен;
   • далее пишем за какую стоимость;
   • теперь указываем бухпроводку.

По итогам бухгалтер визирует документ и ставит расшифровку подписи.

Что делать с бухгалтерской справкой после составления?

Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет. Для разных целей определены разные периоды, например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки, то она подлежит архивации в течение не менее 5 лет.

Бухгалтерская справка (справка-расчет)

Бухгалтерская справка — это первичный учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.

Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете.

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Бухгалтерскую справку оформляет единолично бухгалтер организации, когда выполняется любое из двух условий:

1) для учета какой-либо операции (события) составление другого первичного документа не предусмотрено.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью. Тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

2) для учета какой-либо операции (события) на основании имеющихся первичных документов необходимо провести дополнительные расчеты. В этом случае оформляется бухгалтерская справка-расчет. Например, в ней может приводиться расчет:

— суммы НДС, восстанавливаемого при передаче ОС в уставный капитал;

— первоначальной стоимости ОС, складывающейся из нескольких видов затрат;

— суммы резерва по сомнительным долгам.

По какой форме следует составлять бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Обязательная для применения форма бухгалтерской справки нормативно не установлена.

Поэтому ее надо разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя организации в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом форма справки должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи и фамилии должностных лиц.

Порядок составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

На бланке бухгалтерской справки в левом верхнем углу обязательно вписывают полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Можно также написать адрес места нахождения организации, идентификационный номер налогоплательщика и код постановки предприятия на учет в налоговый орган.

После наименования предприятия указывается дата составления документа.

Дата составления документа соответствует дате обнаружения ошибки.

Посередине бухгалтер пишет наименование документа. В нашем случае, это бухгалтерская справка.

После этого в справке указывается когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, причина совершенной ошибки и способ ее исправления.

Если была указана неправильная сумма, то в содержании справки пишется наименование хозяйственной операции, в которой допущена ошибка и указывается фактическая сумма.

Далее рассчитывается правильная сумма хозяйственной операции и сумма, на которую необходимо внести исправления в бухгалтерский учет предприятия.

Если была применена неправильная корреспонденция счетов, тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

При этом бухгалтер предприятия должен указать измерители хозяйственной операции, по которой вносятся исправления, в натуральном и денежном выражении.

После содержания бухгалтерской справки указываются наименования должностей лиц, ответственных за ее написание, и их подписи.