Как создать архив поставщиков и контактов

Что учесть при создании электронного архива документов

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Раньше сдача электронного документа (ЭД) в архив ограничивалась тем, что в его реквизитах указывали, к какому делу он относится. Но сами электронные документы продолжали хранить в системе электронного документооборота (СЭД). В архив передавали либо бумажные экземпляры, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

В этой статье поговорим о другом — создании архивов электронных документов, для которых бумажных экземпляров не существует. И ещё одно условие — на протяжении всего срока хранения нужно обеспечивать сохранность и юридическую значимость оригиналов, переданных в архив.

Чтобы успешно организовать электронный архив, нужно решить организационные и технические вопросы. А для начала изучить два методических момента:

● Что из себя представляет сдача электронного документа в архив?

● Как подготовиться к созданию такого архива?

Требования к архиву электронных документов

Архивисты знакомы с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Минкультуры).

Если рассматривать правила обобщённо, то они говорят о том, что передача ЭД в архив несильно отличается от истории с бумажными документами. И это усыпляет бдительность специалистов. Хотя в реальности это не совсем так! Дело в том, что у электронных и бумажных документов есть большие различия. Главное из них зафиксировано в определении ЭД:

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т. д. И это необходимо учитывать при передаче электронных документов в архив. Но не только это…

Сам подход к работе с ЭД отличается от процессов с бумагами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным экземпляром каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если взаимодействие с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы: в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (то есть дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

● проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив;

● определить, где будут храниться ЭД;

● уточнить момент передачи ЭД в архив;

● зафиксировать формат передачи документов;

● передать ЭД на хранение.

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды электронных документов

Первое, с чего нужно начать, — уточнить, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это поможет определить специфические требования, которые нужно предъявить к хранению электронных документов и сформировать с их учётом номенклатуру дел (НД).

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные и бухгалтерские документы и т. д. Они не подлежат передаче в архив — за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.

Фиксируем системы-источники

Типичная ситуация: в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т. д.), в которых создаются и обрабатываются документы. Каждая система определяет формат документов (docx, pdf, xml и т. д.), их метаданные, вид используемой электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения. Кроме того, один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах.

Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант — изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Уточняем, где хранить электронные документы

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той системе, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения электронных документов использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение электронных документов?» остается актуальным.

Альтернатива использованию оперативных ИС для хранения — выделение в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

● можно разгрузить хранилища оперативных ИС;

● получится организовать длительное хранение документов по единым требованиям;

● сокращается стоимость хранения;

● снижаются требования к SLA;

● проще работать архивариусам и делопроизводителям.

Если принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи документа в архивную систему

Электронный документ, создаваемый и поступающий в организацию, обрабатываются в одной их информационных систем. С ним идёт активная работа. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит его дополнение метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т. д.).

После завершения работы с документом возникает период, на протяжении которого вероятность и частота обращений к нему остаются высокими — документ остаётся востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские — после завершения отчётного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Выяснив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, нужно ответить вопрос: Какую информацию по ним будем передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?

В упомянутых выше «Правилах» прописаны следующие требования к составу контейнера электронного документа:

● он сам в исходном формате и информация о его подписании;

● копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность его воспроизводимости на протяжении срока его хранения.

Однако остается много вопросов на усмотрение самой организации. Например, какие метаданные передавать по документу? В зависимости от его вида они могут содержать не только реквизиты, но и другую «полезную» информацию, отражающую ход исполнения, согласования документа и т. д.

Формирование дел

Хранение ЭД в системе упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов.

Это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Они позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать электронные документы в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел отразятся все виды документов, которые есть в организации, в том числе и электронные.

Также потребуется немного пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учётом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будут предварительно формироваться дела.

При этом большинство систем организации, например, бухгалтерские и учетные, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «Как тогда сформировать дела?»

Возможно два варианта:

1. Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача документа в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Здесь приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

2. Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приёма. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатура дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника является СЭД.

Процесс перевода дел в архив

Как только дела сформируются, электронные документы можно отправить в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами можно реализовать как в СЭД, так и в архивной системе — запуском специальных сценариев (в несколько кнопок).

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение электронных документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного безбумажного хранения, в том числе долговременного, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (как источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач:

● разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество документов переводят в электронный вид;

● пересмотр нормативной документации с учетом особенностей ЭД;

● создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.

● определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями;

● обеспечение исполнения разработанных НПА.

● обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т. д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер;

● организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки систем-источников.

Следующие шаги возьмёт на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

● ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

● обеспечить сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения;

● снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также стоимость хранения документов за счёт меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

И наконец, не забывайте: архивное хранение электронных документов — это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Как создать электронный архив в организации?

Пока полностью заменить бумажные документы электронными не получится, но в 2022 г., вероятно, такая возможность появится. При этом уже сейчас электронный архив позволит наладить взаимодействие как внутри компании, так и вовне – с контролирующими органами и контрагентами. Это удобно и выгодно

За жизненный цикл компании скапливается большое, а чаще огромное количество документов. Причем организации обязаны обеспечить сохранность многих из них. В такой ситуации удобно использовать электронные архивы.

Сегодня организации успешно внедряют системы долговременного хранения документов. Например, в судах общей юрисдикции Москвы благодаря электронному архиву заметно упростилась работа с поступающими материалами по судебным делам. Внедренное КРОК ИТ-решение помогло повысить доступность материалов для сотрудников судов, граждан, адвокатов и ускорить передачу дел между инстанциями.

Обязана ли организация создавать архив? И как электронный архив поможет бизнесу?

Архив – это система хранения документов и данных, которые подлежат длительному хранению в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ и регламентами компании.

Организации обязаны обеспечивать сохранность ряда документов в течение установленных сроков хранения (о них будет сказано ниже). При этом создание архива является правом, а не обязанностью коммерческой организации. Потому компании сами решают, надо или не надо формировать архив.

Архивы создают не только для сохранения документов, но и для их учета и использования. Под архивным документом подразумевается материальный, т.е. физический, носитель с зафиксированной на нем информацией. Этот носитель должен: иметь обозначения (реквизиты), позволяющие его идентифицировать, и подлежать хранению в силу своей значимости для общества.

Архивы бывают бумажными и электронными. Последние являются эффективным дополнением к традиционному архиву «в папках и на полочках». Сегодня на рынке цифровых продуктов появилось много ИТ-решений, и у КРОК в том числе.

В этой статье речь пойдет о создании именно электронного архива как помощника бизнеса. Как такой архив поможет? Документацию в цифровом виде проще найти, особенно если «надо прямо сейчас», и она не занимает место в офисе или на складе. Электронное хранение пока не может полностью заменить классический архив, но точно поможет бизнесу оптимизировать процессы обмена документами и обеспечит возможность быстрого их предоставления по запросу, тем самым позволит наладить результативное взаимодействие как внутри компании – между сотрудниками подразделений, так и вовне – с контролирующими органами, контрагентами и т.д.

Эти задачи ставят перед собой организации из разных отраслей экономики. Например, в одном из банков мы сейчас обсуждаем запуск электронного архива для клиентских досье. Благодаря этому архиву банк сможет оперативно предоставлять сведения о клиентах по запросам от аудиторов, правоохранительных органов и проверяющих служб. Система агрегирует данные клиента, связывает их и создает структуру в его досье. Доступ к досье планируется реализовать через виртуальный читальный зал. Комплектование документов по разным критериям поможет быстро найти информацию о клиенте и его операциях за год, квартал или месяц, найти его запросы, касающиеся продуктов банка, и документы, которые он подавал. Планируется внедрить систему распознавания, которая позволит автоматически вносить большую часть данных в карточки документов как при сканировании бумажных носителей, так и при использовании документов из сетевых ресурсов, электронной почты и внутренних систем банка.

С чего начать создание электронного архива?

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
• Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

• правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
• локальные нормативные акты;
• кадровые документы;
• договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
• доверенности;
• письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Как долго нужно хранить документы?

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

• в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
• в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
• документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа 1 ). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе 2 ) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.

Обеспечивает ли система электронного архива аутентичность документа?

Конечно, иначе в чем смысл? Достоверность документации обеспечивается за счет создания в электронном архиве надежной среды хранения и контроля целостности каждого документа в фоновом режиме.

Для обеспечения юридической значимости документа при сохранении его в архиве используются усовершенствованная электронная подпись и процедура «перештамповки». Электронный документ хранится в виде контейнера, который содержит: файл проверки электронной подписи и отсоединенную электронную подпись. При «перештамповке» в отсоединенную подпись добавляются архивные штампы времени, которые позволяют обеспечить проверку структуры контейнера, ссылочную целостность файлов контейнера и доказательство времени подписания документа. Процедуры «перештамповки» и проверки позволяют сохранить целостный электронный документ, который будет доступен для экспорта и передачи по требованию.

В системе электронного длительного архива валидность электронной подписи проверяется при приеме документов по настроенным процедурам и операциям, например при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, длительного хранения и открытия документов (даже, скажем, по прошествии 20–30 лет) используется импорт документов в PDF/A и добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Можно ли доказать в суде юридическую значимость документов, прошедших процедуру «перештамповки», если лицензия удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ЭП, отозвана или истек срок ее действия?

Для получения лицензии удостоверяющий центр (УЦ) проходит проверку на соответствие требованиям законодательства в надзорных органах. Затем проводятся аккредитация и регистрация УЦ в Реестре Минсвязи аккредитованных удостоверяющих центров. Далее оформляется регламент работы с УЦ. Только после этого центр может выдавать сертификаты электронной подписи.

Если сертификат ЭП выдан аккредитованным центром, статус УЦ в случае прекращения его работы можно подтвердить, запросив соответствующую информацию у надзорного органа. Данные об отозванных сертификатах ЭП не удаляются, а передаются в другой УЦ.

Таким образом, собранные доказательства при формировании архивной ЭП останутся действительными. При необходимости проведения экспертизы даже в случае ликвидации УЦ, выдавшего сертификат ЭП, информацию о статусе как УЦ, так и ЭП можно восстановить.

Что будет дальше?

Сегодня в России нет барьеров в виде ограничений или запрета на создание электронных архивов длительного хранения. Более того, в ближайшее время будут предусмотрены все условия для легитимного создания электронных архивов, которые позволят сократить издержки, возникающие при хранении документов в бумажном виде. Так, за последний год в рамках национального проекта «Цифровая экономика» и отдельных экспериментов профильных министерств уже утверждены или рассматриваются изменения, касающиеся работы с электронными документами.

1. В 2021 г. вступили в силу поправки о дистанционной работе в ТК РФ (ст. 312.1–312.3). Принят в первом чтении законопроект № 1162885-7, которым предлагается внести изменения в ТК РФ в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Данные изменения дадут возможность легитимно создавать электронные архивы кадровых документов.

2. В мае 2021 г. на рассмотрение в Госдуму передан законопроект № 1173189-7, направленный на регулирование использования и хранения электронных документов. Законопроект предполагает внесение изменений в НК РФ, федеральные законы и приказы профильных министерств, касающихся хранения документов и легитимного создания электронных архивов без дублирования на бумаге. Законопроект планируется утвердить до конца 2021 г., что позволит уже в следующем году перейти на цифровое хранение документов.

Рекомендации

Для перевода архивов организации в электронный вид потребуются:

1. Новые внутренние регламенты и нормативные документы, учитывающие текущие требования к хранению документации в электронном виде; внедрение процедур обработки архивных документов в бумажном и электронном виде, а также процедур экспертизы ценности и уничтожения документов (включая электронные образы и связанные с ними данные). Здесь же важно не забыть о правилах обработки и хранения персональных данных (читайте также: «Юрлицам и ИП – о персональных данных»).

2. Технические и аппаратные средства для длительного хранения электронных документов, позволяющие создавать отказоустойчивую, катастрофоустойчивую среду. Либо перевод архива документов в «облако», что обеспечит сохранность документов.

3. Программные средства для хранения документов и обеспечения доступа к ним, поддержания их юридической значимости, экспорта и импорта документов из различных источников (ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, электронная почта, бумажные оригиналы документов), позволяющие создать электронный архив.

4. Важно позаботиться и об удобстве пользования архивом. Необходимо создать интерфейс, который будет понятен всем пользователям системы. В некоторых проектах по разработке электронного архива на базе КСЭД 3.0 интерфейс системы создается совместно с заказчиком после формирования карты пути пользователя (Customer Journey Map). Это позволяет организации получить интуитивно понятный интерфейс и исключить риск непринятия системы пользователями. А значит, длительного обучения сотрудников для работы в новой системе не потребуется.

1 Пункт 3.1 Национального стандарта РФ «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст).

2 Пункт 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100).

Как организовать электронный архив?

Поскольку сейчас бизнес активно переходит на электронный документооборот, разберём важную тему — организацию хранения электронных документов и создание электронного архива. Что такое электронный архив, как организовывать систему хранения электронных документов, утверждены ли сроки хранения — ответим на все эти вопросы.

Что такое электронный архив?

Электронный архив — это упорядоченная система хранения документов, созданная для их учёта и использования. Хранить документы в архиве принято с распределением на группы, например, техническая документация, договоры, кадровые документы, финансовые и т. д.

По сути, электронный архив — то же самое, что и бумажный. Но большая разница состоит в том, что виртуальные «папки» не занимают место на полках стеллажей. А найти электронный документ, пусть даже трёхлетней давности, значительно легче, чем бумажный: не нужно ворошить папки и коробки, с помощью поиска электронный документ находится буквально за секунды.

Возможность создания электронного архива и отказа от использования и хранения бумаги является одной из причин развития тенденции по внедрению электронного документооборота. При бумажном документообороте создать электронный архив нельзя, ведь хранить нужно только оригиналы (подлинники) документов. По ГОСТ Р 7.0.8-2013, подлинником является первый или единственный экземпляр документа. Поэтому скан-копия бумажного документа, которую можно хранить в электронном хранилище, оригиналом не признаётся.

Требования к организации электронного архива

При внедрении электронного архива нужно руководствоваться общими правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов. Правила устанавливаются несколькими нормативными документами — ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, Приказ Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015, ФСБУ 27/2021.

Из общих правил выделим основные требования к организации электронного архива:

Необходимо хранить оригиналы электронных документов. При этом оригиналом электронного документа признаётся файл в формате PDF/A с текстовыми и другими данными, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью. К основному файлу обязательно должны быть приложены файлы электронных подписей.

Электронный архив должен размещаться на территории России.

Доступ к документам в электронном архиве назначается по решению руководителя компании.

Документы должны быть систематизированы, при этом систематизация определяется тематикой и составом документов.

Документы должны храниться в установленные законодательством сроки (как для бумажных), а по истечению срока их можно ликвидировать.

Сроки хранения электронных документов

В первую очередь нужно знать, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания электронного документа. Например, подписали договор с контрагентом 1 сентября 2022 года — срок хранения начинается с 1 января 2023 года.

Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажны. Они разные: первичные документы для бухгалтерского учёта хранят в течение 5 лет, отчётность — до 10 лет, а некоторые кадровые документы надо хранить до 50 и даже до 75 лет.

Виды электронных архивов

Хранить электронные документы можно в разных местах:

Это файловое хранилище, расположенное на стороннем сервере, которым управляет провайдер. Он же предоставляет организации место в облачном хранилище, в котором она может разместить электронные документы и создать архив. Облачным архивом компании управляет сотрудник, который наделяется полномочиями по выдаче доступов к документам, а также по настройке действий с документами (только просмотр или возможность скачивания).

Он располагается на компьютере или сервере компании. Большой минус такого архива состоит в невозможности ограничения доступа и действий с документами. То есть локальный электронный архив доступен всем, а значит, высок риск нарушения конфиденциальности данных, и нет возможности контролировать использование архивных документов.

Архив в системе ЭДО

В системах электронного документооборота, как правило, встроено облачное хранилище, и подписанные документы автоматически направляются в архив. Документы хранятся на серверах оператора ЭДО на установленных условиях.

Архив в системе ЭДО считается наиболее удобным и подходящим вариантом для бизнеса. Его преимущества:

высокий уровень безопасности — благодаря гибким настройкам доступов исключается риск несанкционированного применения документов компании;

быстрый и лёгкий поиск — по любым атрибутам документа в системе ЭДО нужный файл находится за секунды;

высокий уровень контроля — в системе ЭДО отслеживаются все изменения и перемещения документов;

автоматизация работы с документами — есть возможность настройки формирования номенклатуры или автоматического удаления документов с истёкшим сроком хранения;

удобная систематизация — в ЭДО всю документацию легко упорядочить и отсортировать по разным атрибутам.

Пока не все документы, связанные с работой организации, можно перевести в электронный архив, но хранение большой части документов можно перевести в электронный формат. А это существенно сократит расходы на бумагу и организацию архива. Подключайте ЭДО СФЕРА Курьер, быстро и просто обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, создавайте надёжный и безопасный электронный архив.

Как организовать цифровой архив документов и не напороться на типичные ошибки

Привет! Я Илья Петухов, работаю в ИТ-компании Directum. Занимаюсь развитием AI-продуктов и решаю бизнес-задачи клиентов с помощью сервисов на базе искусственного интеллекта (ИИ).

В предыдущей статье я уже поднимал тему оцифровки нетиповых архивных документов с помощью ИИ. Хочу осветить еще одну проблему, которую встречаю в каждой второй организации – бардак в информационных системах. Многим знакомы ситуации, когда документы хранятся везде и одновременно нигде, а попутно еще и создается множество копий. Сегодня я расскажу, как избежать хаоса и подготовиться к цифровизации архива.

В каждой организации так или иначе есть архив – у кого-то электронный, у кого-то бумажный (если это ваш случай, сочувствую). Независимо от вида архива, компаниям приходится руководствоваться 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», который подсказывает, как организовать наполнение, хранение и взаимодействие с архивными документами. Но на деле часто бывает совсем иначе. Документы хранят так, как удобно или как исторически сложилось.

Создание цифрового архива кажется делом несложным: берешь документы, сканируешь, проверяешь реквизиты, и всё готово. Для ускорения процесса можно использовать сервис с ИИ, который распознает данные, классифицирует их, заносит в карточки в информационной системе. На практике я постоянно встречаю запрос от компаний: «А можно нам подключить искусственный интеллект, чтобы он из нашего бардака сделал всё красиво?». Или: «Давайте сейчас автоматизируем наш справочник и реестр, правда, у нас в них, кроме бухгалтера, никто не разбирается».

Так не работает. Если мы будем автоматизировать бардак, то получим только «автоматизированный бардак» и ничего больше.

Предлагаю разобрать на конкретных примерах, что необходимо сделать внутри информационной системы, чтобы при подключении сервисов искусственного интеллекта вы избежали технических ошибок, а также получили тот результат, на который рассчитываете.

Начнем с базовых вещей – с архива и процесса хранения. Есть такой вид документов, как организационно-распорядительные. К ним относятся локально-нормативные либо нормативно-правовые документы: внутренние приказы, уставы организации, федеральные законы, приказы органов исполнительной власти. Именно они регулируют правила и порядок хранения документов, а также содержат рекомендации по их размещению в архиве.

Однако на деле в компаниях не соблюдаются предписания:

• архивы разрознены: работники хранят информацию локально на своих ПК, часть данных находится где-то на сервере, а в почте пользователи пересылают копии;
• нет единой системы поиска документов: каждый ищет по-своему, кто как умеет, кого как научили коллеги;
• нет связей между ключевыми документами (распространенный пример: договор не связан со счетом);
• каждая проверка контролирующих органов – это стресс, так как нужно в сжатые сроки найти истребуемые документы.

Если вы не используете информационную систему или у вас не организован архив, достаточно хотя бы структурировать данные:

1. Выделите место на сервере или общем компьютере, к которым будет доступ у всех пользователей.
2. Организуйте хранение по видам документов либо по контрагентам (так как большая часть документации связана с ними).
3. Настройте систему поиска документов в архиве с помощью собственной разработки или готовых инструментов.

Приведу пример. Среди решений Directum есть универсальный поисковик Smart Search, который умеет находить данные по разным архивам и в разных информационных системах.

Интерфейс умного семантического поиска Directum Smart Search

После этих действий можно совершенствовать процессы и подключать роботов (RPA) или сервисы на базе искусственного интеллекта. Так вам будет проще настроить цифровых помощников и показать им, куда и как складывать документы.

Бывает, что архив в организации завязан на одном человеке. Например, справочник номенклатуры знает от и до только главбух, который много лет с ним работал и никому не передавал свое «тайное знание». Такая ситуация может стать еще одной причиной возникновения хаоса в хранении документов.

Руководство такое положение дел даже устраивает. Ведь это не сотрудник, а золото: занимается справочниками, сам решает все вопросы и делает так, как ему удобно. Остальные сотрудники не хотят разбираться и тоже рады, что справочником занимается кто-то другой.

Конечно, так быть не должно. «Золотой» человек может покинуть компанию в любой момент. И без него никто не разберется ни в одной архивной операции (будь то приемка, размещение, оценка ценности или уничтожение).

Со справочными данными внутри информационных систем должны работать все сотрудники, которым это необходимо. В самих справочниках должен царить порядок во избежание путаницы и ошибок.

Поэтому прежде чем подключать роботов или ИИ:

1. удалите дублирующие записи;
2. актуализируйте информацию по контрагентам (контактные лица, адреса и т.д.);
3. синхронизируйте справочник «Номенклатура» с контрагентами по похожим позициям.

Когда в справочнике останутся уникальные записи, отличающиеся между собой как минимум двумя реквизитами, тогда можно подключать цифровых помощников, которые не повторят человеческих ошибок (опечатки, выбор не той записи, некорректное сопоставление и прочие).

Пример из моей практики. В компании КАО «Азот» распознавание поступающих бухгалтерских документов на прием товара организовано с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario. Умные механизмы автоматически сопоставляют номенклатуру, проверяют реквизиты и корректность указанных сумм, передают данные в учетную систему компании.

Этот вопрос мог появиться в вашей голове.

Уверен, для многих из вас перечисленные меры по организации архивов — азбучные истины. Однако опыт показывает, что даже эти пункты выполняются нечасто. Я не раз наблюдал, как некоторые проекты внедрения информационных систем останавливались по причине перечисленных выше проблем. Если своевременно не навести в документах порядок, то сроки внедрения электронных архивов затянутся, а, следовательно, увеличится и бюджет проекта.

Организация архива – долгая и не самая увлекательная работа, но, думаю, в каждой компании найдется человек, которому это будет интересно. И надо понимать, что если мы хотим двигаться к комфортной и эффективной работе, без наведения порядка у нас это не получится.

Приведу простую аналогию. Представьте, что у вас родился ребенок, его мозг как чистый лист, в котором только начинают зарождаться нейронные связи. Он учится смотреть, ходить, говорить и т.д. День за днем, год за годом он растет, а вы обучаете его, объясняете, «что такое хорошо, что такое плохо». Он как губка впитывает всю информацию, ведет себя так, как вы его учили.

То же самое касается и искусственного интеллекта. С самого «рождения» у него есть базовые навыки: разработчики научили его смотреть, слушать. От того, как вы продолжите его обучать, воспитывать, как качественно разовьете его навыки, будет зависеть результат. Поэтому обучать надо уже на подготовленных материалах, справочниках, архивах. То есть тогда, когда у вас уже есть порядок и вы хотите научить ИИ его поддерживать.

Если в вашей компании есть сложности с организацией архива, или вы уже навели порядок и готовы подключить ИИ для рутинных процессов, свяжитесь со мной по почте [email protected] или в Facebook. Готов провести для вас консультацию в режиме реального времени и предложить пути решения ваших задач.

Я буду продолжать серию статей об особенностях применения ИИ при работе с документами. Если хотите обсудить важные для вас темы, предлагайте их в комментариях. Свои вопросы тоже пишите.