Как вежливо отказать в сотрудничестве

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Письмо-отказ: правила подготовки и образец

Любая организация в своей деятельности ведет активную деловую переписку. Компании регулярно получают различные предложения, многие из которых в силу разных причин не представляют для них интереса. Разберемся, как вежливо отказаться от услуги в письме.

Как правильно составить письмо-отказ

В организацию поступают различные предложения: о сотрудничестве, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающих, по обмену опытом, праздничных), выставках и прочее. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании в силу разных причин: например, отсутствие потребности в конкретном товаре либо услуге или недостаточность финансовых средств.

Если компания не заинтересовалась направленным в ее адрес предложением, можно его просто проигнорировать. Но игнорирование может расцениваться как элементарная невежливость. Правила деловой этики предписывают направить адресату официальное письмо с отказом на поступившее предложение. Корректный ответ позволит в будущем продолжить деловые связи с адресатом.

Составляется письмо-отказ в произвольной форме, с применением общих принципов деловой переписки. При подготовке ответа учитывайте следующее:

1. Документ подготовьте на официальном бланке организации.
2. В вводной части укажите, кому адресовано письмо (наименование организации, от которой поступило предложение, должность и Ф.И.О. лица, его подписавшего).
3. Обращение к адресату. Если первоначальное письмо подписано должностным лицом, обратитесь к нему по имени-отчеству («Уважаемый Иван Иванович!»). При отсутствии данных о конкретном подписанте проставьте общее обращение (например, «Добрый день!»).
4. Сошлитесь на первоначальное письмо, по которому составляете отказ (укажите дату и его исходящий номер регистрации).
5. Если к первоначальному письму прилагались какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и проч.), обозначьте, что вы с ними ознакомились.
6. Сообщите об отказе от поступившего предложения в максимально корректной форме, выразите сожаление, что вынуждены отказаться.
7. Мотивы отказа указывать не обязательно, но желательно. Например, при подготовке письма-отказа о покупке предлагаемых товаров сообщите, что в настоящий момент не нуждаетесь в данной группе товара либо отсутствует финансовая возможность для их приобретения.
8. Выразите отношение к будущему сотрудничеству, если таковое возможно, и укажите его условия. Например, при подготовке ответа на предложение об обучении, от которого вынуждены отказаться в связи с нахождением сотрудника на больничном, укажите, что при выходе работника готовы направить его на курсы.
9. Подпишите письмо, поставьте дату и зарегистрируйте в журнале учета исходящей корреспонденции. Подписывает отказ руководитель организации либо лицо, назначенное ответственным за конкретное направление деятельности компании (например, начальник отдела снабжения, когда предлагаются к приобретению товары).

Варианты отправки письма-отказа

Отправляйте ответ удобным для вас способом:

• почтой;
• курьером или нарочным;
• электронными средствами связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).

Пример письма-отказа

Для работы рекомендуем использовать следующие примеры деловой переписки с отказом от предложений, поступивших в адрес организации.

Индивидуальный предприниматель Пэпэтэшин Петр Петрович

ОГРН 2323454567001, ИНН 1234567890, КПП 121001001

Адрес: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

МО города Энска

Исх. 1-2-3 от 10.02.2023

Уважаемый Порфирий Петрович!

Рассмотрев полученное от Вас предложение о сотрудничестве об открытии цеха по производству мебели на территории города Энска, вынужден сообщить Вам о своем отказе. Причиной отказа является отсутствие в моем распоряжении в настоящее время свободных средств, необходимых для организации производства.

Как отказать от коммерческого предложения в шести простых шагах

Отказ от коммерческого предложения может стать необходимостью для любой компании или организации. Возможные причины для отказа могут быть различными: предложение не подходит для вашего бизнеса, у вас уже есть другой договор с аналогичными услугами или просто нет необходимости в предлагаемых товарах или услугах.

Но как правильно и культурно отказать в таких случаях? Как сделать это вежливо, деликатно и не обидеть предложившего? В этой статье мы рассмотрим шесть простых шагов по отказу от коммерческого предложения.

Шаг 1: Письменный отказ

При отказе от коммерческого предложения не рекомендуется говорить отказом устно или внезапно по телефону. Наилучшим и наиболее правильным способом отказа является письменное обращение. Это позволит вам проявить участие и внимание к поставщику товаров или услуг и дать документированное объяснение причин отказа.

Шаг 2: Составление отказного письма

Перед написанием отказного письма необходимо обозначить его структуру и формат. В отказном письме должны быть указаны причины отказа, краткое объяснение, почему предложение не подходит для вашей компании или организации, а также выражение признательности за предложение.

Шаг 3: Встретиться с руководителем

Перед отправкой отказного письма рекомендуется обсудить его с руководителем или ответственным лицом. Наличие утвержденного руководством шаблона отказного письма позволит вам написать красиво и правильно отказное письмо с минимальными затруднениями.

Шаг 4: Написание отказного письма

При составлении отказного письма необходимо придерживаться принципов вежливости и уважения к собеседнику. Используйте вежливые формулы обращения и расскажите о причинах отказа так, чтобы не обидеть или оскорбить предложившего.

Шаг 5: Приложите образец отказного письма

Для того чтобы облегчить процесс написания, приложите образец отказного письма. В образце укажите правильную структуру письма, обратите внимание на использование вежливых формул обращения и приведите примеры фраз для объяснения причин отказа.

Шаг 6: Подпись и отправка письма

После написания отказного письма обязательно поставьте свою подпись. Это подчеркнет вашу ответственность за принятое решение и придаст письму официальный характер. После этого отправьте письмо получателю и убедитесь, что оно доставлено.

Следуя этим шести простым шагам, вы сможете культурно и вежливо отказать от коммерческого предложения, обеспечив правильное написание и составление отказного письма. Это поможет избежать ненужных конфликтов и сохранить добрые отношения с партнерами и коллегами.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При написании отказа от коммерческого предложения могут возникнуть некоторые затруднения. Вот некоторые из них и способы их преодоления:

Нет образца письма: Если у вас нет опыта в написании отказных писем, может быть сложно начать. Однако существует множество образцов и шаблонов отказных писем, которые можно найти в Интернете. Используйте такой образец или шаблон в качестве основы для своего письма.

Не знаю, что написать: Некоторые люди испытывают затруднение с формулировкой отказа. Однако вам нужно быть искренними и прямыми. Объясните, почему предложение не подходит для вас, но делайте это тактично и вежливо.

Страх обидеть: Бывает сложно отказаться от коммерческого предложения, особенно если оно предложено вашему коллеге или знакомому. Однако, вам нужно быть открытым и честным. Объясните причины, почему вы не можете принять предложение, и продемонстрируйте своё понимание и уважение к этому человеку.

Культурно обратиться к руководителю: Если вы хотите отказаться от коммерческого предложения, отправленного вашему руководителю, важно сделать это культурно и вежливо. Используйте официальное обращение и ясно объясните свои причины для отказа. Убедитесь, что вы подходите для работы, прежде чем отказаться от предложения.

Как сказать отказ кандидату: Если вам нужно отказать кандидату на должность, необходимо быть честным и деликатным. Объясните, почему его кандидатура не принята. Используйте письменный формат и предоставьте четкие причины отказа.

Получить отказное письмо: Если вы ожидаете получить отказное письмо от другой стороны, может быть сложно сказать «нет». Вам важно выслушать предложение внимательно и вежливо объяснить свое решение. Постарайтесь быть понимающими и уважительными к предложению, но задумайтесь о своих целях и потребностях перед принятием решения.

Возможные затруднения при написании отказа от коммерческого предложения могут беспокоить, но справиться с ними можно. Используйте правильные термины, пишите культурно, вежливо и четко объясняйте свои причины.

Шаг 1: Анализ предложения и его соответствие вашим целям и потребностям

Перед отказом от коммерческого предложения, необходимо провести анализ предложения и определить, соответствует ли оно вашим целям и потребностям. Вы должны быть уверены в своем решении отказаться от предложения и иметь веские причины для этого.

1. Оцените подходит ли предложение для решения ваших задач и достижения поставленных целей. Примеры таких целей могут включать увеличение продаж, повышение эффективности работы, сокращение времени производства и другие. Если предложение не отвечает вашим потребностям или не поможет достичь целей, то отказать вам будет проще.
2. Оцените финансовую составляющую предложения. Если предложение неподходящее с точки зрения цены или финансовых возможностей вашей компании, это может быть достаточным основанием для отказа.
3. Учитывайте возможные затруднения при реализации предложения. В случае, если вы предвидите сложности или трудности со своей стороны при преодолении некоторых этапов или условий предложения, отказ может быть разумным решением.
4. Оцените степень поддержки предложения в вашей компании. Если предложение не получило достаточной поддержки со стороны вашего руководства или коллег, то это может быть веской причиной для отказа.

Проанализировав предложение и учитывая вышеуказанные факторы, вы сможете принять правильное решение отказаться или принять участие в коммерческом предложении. Если вы решите не принимать участие в предложении, вам нужно будет составить и отправить письменное отказное письмо. Написание такого письма может быть сложным, чтобы не обидеть человека, который предоставил вам предложение. Чтобы сделать это красиво и культурно, можно использовать шаблон отказного письма, но все равно важно написать его индивидуально и деликатно для каждого кандидата или компании.

Шаг 2: Вежливое и четкое формулирование причин отказа

Для отказа от коммерческого предложения важно выбрать подходящие и четкие причины. Это позволит обратиться к кандидату так, чтобы не обидеть его и объяснить почему его услуги или предложение не подходят.

При написании письма отказа необходимо составить его в письменной форме и предоставить образец отказа. Красиво и деликатно сказать человеку о том, что его предложение не подходит, важно для поддержания культурного обращения при отказе.

Чтобы сделать отказ вежливым, нужно явно изложить причины отказа. Это поможет кандидату лучше понять причины отказа и сосредоточиться на их преодолении. При необходимости можно использовать шаблонные фразы, однако их использование следует ограничить, чтобы письмо выглядело более персональным и целенаправленным.

При написании официального письма отказа важно указать, что отказ со стороны вашей компании был принят после серьезного рассмотрения предложения и только после тщательного обсуждения с руководителем. Также следует убедиться, что письмо адресовано самому кандидату, что позволит избежать недоразумений и конфликтов.

Список возможных причин для отказа:

1. Не подходит предложение к бизнес-модели нашей компании.
2. У нас уже есть поставщик или партнер по данной услуге/товару.
3. Недостаточный опыт или квалификация кандидата.
4. Недостаточное количество ресурсов для сотрудничества.
5. Превышение бюджета на данное предложение или отсутствие финансирования для этой работы/проекта.
6. Проблемы с качеством предоставляемых услуг/товаров.

При отказе от подписания договора или приеме ваших услуг/работы можно указать следующие причины:

1. Данные услуги/работы уже были заказаны или выполнены другой компанией.
2. Нет понимания, какое конкретное преимущество или ценность ваше предложение принесет нашей компании.
3. Необходимо более подробное обсуждение и доработка условий сотрудничества.

Таким образом, чтобы написать вежливое и четкое письмо отказа, важно: предоставить образец отказа, сказать что важно для вашей компании, пояснить наиболее подходящие причины отказа, подчеркнуть, что решение было принято после серьезного рассмотрения с руководителем. Особое внимание стоит уделить культурному и правильному обращению при написании письма с отказом.

Шаг 3: Предложение альтернативного варианта сотрудничества

Если вам необходимо отказать от коммерческого предложения, но вы хотите сделать это вежливо и культурно, то вам может понадобиться предложить альтернативный вариант сотрудничества. Такой подход поможет смягчить отказ и показать, что вы цените предложение и хотите найти решение, которое может быть взаимовыгодным для обеих сторон.

Перед тем, как сказать «нет» коммерческому предложению, обратите внимание на то, что их предложение может подходить для других целей или ситуаций. Возможно, это предложение не подходит для вашей компании или проекта, но оно может быть интересным для другой отрасли или кандидата.

Что нужно сделать:

1. Преодоление затруднений – руководителю важно понять, что ваш отказ не связан с недоверием или отрицательным отношением к их предложению. Приведите возможные причины, по которым вы не можете принять предложение, например, ограниченные ресурсы или другие бизнес-приоритеты.
2. Составление альтернативного предложения – предложите руководителю другие варианты сотрудничества, которые могут быть интересными и взаимовыгодными для обеих сторон. Опишите, какие услуги или продукты вы можете предоставить, и как они могут помочь достичь общих целей.
3. Написание письма – используйте образец отказного письма, чтобы правильно сформулировать свои мысли. В письме укажите, что вы благодарны за предложение, но объясните, почему вы не можете его принять. Предложите альтернативный вариант сотрудничества и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.
4. Деликатное обращение с отказом – важно быть внимательным и вежливым при общении о своем решении. Не хотите обидеть человека или нанести ущерб его бизнесу. Подчеркните, что ваш отказ не связан с качеством предложения или работой кандидата, а только с тем, что оно не подходит для ваших текущих потребностей.

С помощью данного подхода вы сможете выразить свой отказ в красивой форме и предложить альтернативный вариант сотрудничества, который может быть более подходящим для вашей компании.

Шаг 4: Сохранение принципа вежливости и уважения к партнеру

Отказаться от коммерческого предложения не всегда просто, особенно если у вас есть работа перед вами. Как кандидату или руководителю, которому предлагают участие в каком-либо проекте или предоставление услуг, важно сделать это культурно и вежливо. Причины отказа могут быть разными: от неподходящих условий или предложений, до затруднений в возможности выполнить работу.

Когда вы готовы написать письменный отказ, важно сказать об этом обидеть никого. Необходимо составить такое письмо, чтобы сохранить вежливость и уважение к партнеру. Как сделать это правильно?

Как грамотно отказывать клиентам, с которыми не хочется работать

Не все клиенты для предпринимателя одинаково полезны: некоторые приходят с таким запросом, что сразу понятно: вымотает все нервы и останется недовольным. Или просто задача слишком трудоёмкая, а заработок будет скромным. Таким потребителям проще всего отказать. Российские предприниматели поделились с «Секретом» лайфхаками, как это сделать, чтобы не обидеть клиента и сохранить перспективу работать с ним по более интересным проектам.

Делюсь отработанным на практике чек-листом грамотного отказа:

1. Позиционирование.

Транслируйте ваши ценности, подходы, техники, рассказывайте, с кем вы работаете и хотите работать. Так вы уже частично отсеете неинтересных для вас клиентов. Если у вас есть портрет идеального клиента или проекта, а на запрос приходят совершенно другие, значит, позиционирование отличается от того, что вы транслируете в общество. Чтобы синхронизировать клиентскую базу и аватар идеального клиента, проверьте месседж, с которым вы обращаетесь.

2. Не говорите сразу «да».

Проведите короткий созвон/консультацию и выясните запрос клиента. После этого вам будет легче оценить возможность и необходимость сотрудничества. Ко мне на наставничество могут попасть люди только через собеседование, я должна понимать запрос клиента и оценить, компетентна ли я в решении этого вопроса и смогу ли помочь человеку. Только после этого совместно с клиентом мы принимаем решение о сотрудничестве.

3. «Не мой клиент».

Если вы видите, что запрос клиента вам не подходит, сообщите об этом и аргументируйте ответ, к примеру: «ваши цели и запросы не соответствуют стратегии развития нашей организации», «я не компетентна решить вашу задачу», «на сегодняшний момент мы не сходимся с вами по целям и задачам». Вариантов много, главное это сделать вежливо и деликатно.

4. Рекомендация.

Если вы не готовы сотрудничать с клиентом, то порекомендуйте другого специалиста. Объясните, почему советуете обратиться к именно к нему. Такая позиция скажет клиенту, что вы заинтересованы не в финансовой выгоде, а в том, чтобы решить его проблему.

5. Цените себя.

Помните, что вы не должны оправдываться и ставить себя в неловкое положение. Знайте себе цену и то, какие задачи вам под силу. Следуйте чётко вашей стратегии.