Как заполнить авансовый отчет по билетам на самолет

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

кассовые и товарные чеки;

приходные кассовые ордера;

транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;

сведения о сумме текущего аванса;

общая сумма полученных и израсходованных денег;

сумма остатка либо перерасхода;

информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Электронные билеты в Авансовом отчете в 1С

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .

Билет — создайте элемент справочника Билеты , заполните его данные на основании оригинала. PDF
Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

Доплата ;
Обмен ;
Возврат .

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
Сумма — стоимость билета.
%НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное .
Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
- Вид расхода — Командировочные расходы.
В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
- Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
- Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.
Приобретенные билеты автоматически отражаются на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:
- Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.
- принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
- не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).
Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке
- ж/д билет (Москва — Санкт-Петербург) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
- ж/д билет (Санкт-Петербург — Москва) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
- БСО за проживание в гостинице на сумму 12 000 руб. (Без НДС).
Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.

По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:
- Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
- Сумма — стоимость билета.
- %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
- НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
- Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
- Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
- Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное .
- Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
  - Вид расхода — Командировочные расходы.
  Проводки по документу
  
  Документ формирует проводки:
  - Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
  - Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
  - Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.
  При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .
  
  При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.
  
  Проводки по документу
  
  Документ формирует проводки:
  - Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.
  - принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
  - не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).
  См. также:
  
  Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
  важные изменения 1С и законодательства
  
  Помогла статья?
  
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  (9 оценок, среднее: 4,78 из 5)
  
  Обсуждение (4)
  
  Спасибо за очень подробную статью! Было бы интересно попробовать сервис Smartway.
  
  Спасибо за обратную связь. Если сервис интересует, то можно заказать на их сайте демо. Там подробно все расскажут и покажут.
  Если много командировок, а следовательно заказов билетов, гостиниц и т.д., то точно имеет смысл ознакомиться с этим сервисом.
  
  Как заполнить авансовый отчет по билетам на самолет
  
  По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
  
  Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
  
  Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
  
  Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.
  
  Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
  
  Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:
  
  Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
  - Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  - Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  - Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)
  Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
  
  Выдача наличных денежных средств из кассы
  
  Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):
  
  В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:
  
  Проводка получилась такой:
  
  Выдача безналичных денежных средств
  
  В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
  
  В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:
  
  Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:
  
  Проводка получилась такой:
  
  Выдача денежных документов
  
  Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
  
  После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
  
  При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:
  
  А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:
  
  Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
  - Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  - Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  - В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
  Сотрудник отчитывается
  
  Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
  
  Это такая печатная форма в которой указывается:
  - всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  - всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  - к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты. )
  Вот вам пример формы АО-1:
  
  Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
  
  Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:
  
  Пробежимся вкратце по его закладкам:
  
  Примеры авансовых отчётов из жизни
  
  Заполняем закладку «Авансы»:
  
  Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
  
  Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):
  
  Вот проводки этой закладки:
  
  Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
  
  Примеры заполнения закладки «Прочее».
  
  Оплата услуг связи:
  
  Оплата объявлений в газете:
  
  Списание суточных и долга за командировочных билетов:
  
  Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
  
  Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:
  
  Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:
  
  После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :
  
  Мы молодцы, на этом всё
  
  Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
  
  С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
  
  Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
  
  Авансовый отчет по командировке в 2023 году — образец
  
  Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2023 году
  
  Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.
  
  Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:
  1. Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
  Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.
  
  ВНИМАНИЕ! С ноября 2020 года срок для представления отчета в течение 3-х рабочих дней сохранился только для случаев командировки. В остальных ситуациях срок сдачи авансового отчета утверждается руководителем предприятия.
  1. Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
  ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
  1. Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
  2. Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
  3. Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.
  Бланк авансового отчета можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
  
  Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:
  
  Скачать заполненный образец авансового отчета
  
  Загранкомандировка: есть ли особенности
  
  Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.
  
  Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.
  
  Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
  
  Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
  
  В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.
  
  Итоги
  
  Форма авансового отчета по загранкомандировке не отличается от того же отчета по командировке внутри страны. Можно применять унифицированный бланк или разработать собственный, исходя из требований ФСБУ 27/2021.
  Похожие публикации: