Кто такой офис менеджер и чем он занимается

Обязанности офис менеджера и секретаря

Получить высокооплачиваемое место работы мечтают многие девушки, особенно, если это место – в тёплом офисе и дружном коллективе. Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер очень востребованы. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они отличаются и в чём будут заключаться обязанности.

Особенности работы секретаря

Секретарь может решать довольно широкий круг задач, а может иметь узкую специализацию. Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, распределяет обязанности между сотрудниками, сопровождает босса на деловых встречах, называют именно так. Однако сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет охарактеризовать понятием «офис-менеджер».

Секретари же, как правило, решают более узкий круг задач, и от этого делятся на несколько видов.

• секретарь-референт,
• ассистент руководителя,
• секретарь-ресепшионист (receptionist) и пр.

Секретарь-референт сопровождает деловые встречи с партнёрами или совещания внутри фирмы. Он составляет протоколы переговоров и иногда выполняет функции переводчкика. Помимо этого, он следит за всем документооборотом, за правильностью составления документов и их исполнением, анализирует всю документацию с доведением до сведения руководства, принимает посетителей.

Ассистент руководителя – это его «правая рука». Он помогает строить планы на день, напоминает о важных делах и встречах, занимается организацией различных мероприятий. Особенность работы секретаря-ассистента в том, что он ведёт тайм-менеджмент для своего начальника. Помимо этого, он устраивает деловые командировки, выбирает даты поездок, покупает билеты на самолёт и выполняет множество других мелких, но важных задач.

Ассистент (его ещё называют личным помощником) также ведёт корреспонденцию своего начальника. В данной профессии огромное значение приобретают личностные качества, поскольку приходится мириться с плохим настроением босса, угадывать его, быть преданным и работать, скорее, за идею, чем за деньги. Навыки организатора и крепкие нервы тоже играют немаловажную роль.

Секретарь-ресепшионист принимает звонки и сопровождает клиентов, указывает путь по офису, консультирует их.

Что делает офис-менеджер

Он управляет делами офиса. Его труд оплачивается, как правило, более высоко, чем услуги секретаря, но и ответственность здесь выше. Офис-менеджер – организатор, который является связующим звеном между персоналом, начальником, клиентами и пр. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.

Он следит за тем, чтобы все распоряжения руководства доходили до адресатов и выполнялись сотрудниками, смотрит за документацией и исполнением приказов. Все поступающие жалобы и предложения от работников и клиентов обрабатывает именно офис-менеджер, и при необходимости он доводит их до сведения руководителя.

Претендент на вакансию офис-менеджера должен быть быстрым и пунктуальным (поскольку приходится часто выполнять срочные поручения), а также иметь хорошую память и концентрацию внимания. Общительность и доброжелательность даже к капризным людям – тоже важная черта.

Как видно, делает офис-менеджер очень многое, у него гораздо больше задач, чем у секретарей разных типов. Такие люди очень востребованы, но найти ценного сотрудника, который бы в идеале обладал набором всех перечисленных качеств, довольно сложно.

Таким образом, мы рассмотрели обязанности офис-менеджера и секретаря. Теперь вы можете решить для себя, что вам лучше подходит. Все вышеперечисленные специальности иногда сочетают с услугой интимного сопровождения руководителя, и они, как правило, оплачиваются гораздо выше. При этом обеспечивается абсолютная анонимность. В нашем кадровом агентстве есть подобные вакансии.

Обязанности офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер – это поистине незаменимый человек в каждой компании, ведь именно он следит за бесперебойным рабочим процессом и жизнеобеспечением офиса. Даже если ночью разбудить такого специалиста, он четко ответит, сколько канцелярских товаров нужно закупить на этой неделе, у кого из работников скоро день рождения и как организовать торжественную встречу для важных партнеров.

Каковы задачи и обязанности офис-менеджера, кому подходит эта профессия и как ее получить – на эти и другие важные вопросы ответим в нашем материале.

Особенности профессии офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера

Должность офис-менеджера была введена для оптимизации работы офиса и повышения общей производительности труда в компании. Проще говоря, узких специалистов освободили от лишней работы, добавив штатную должность офис-менеджера, в обязанности которого стало входить выполнение административных и хозяйственных функций, помощь руководителю и делопроизводство.

Поскольку в обязанности менеджера входит доносить информацию до коллег, то чаще всего он подчиняется руководителю фирмы, его заместителю или начальнику отдела по работе с персоналом.

На сегодняшний день специалисты этой профессии легко находят работу как в небольших, так и в крупных компаниях. Хоть это и несложная работа, но достаточно ответственная и увлекательная – каждый рабочий день офис-менеджера не похож на предыдущий, задачи всегда новые и решать их интересно.

Погрузившись в жизнь и проблемы офиса, менеджер имеет уникальную возможность глубоко изучить направление деятельности компании и попробовать реализовать себя в будущем на более престижной должности.

Основные задачи офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера

Задачи офисного менеджера исходят от возложенных на него обязанностей, полномочий и уровня ответственности, а значит напрямую зависят от сферы деятельности компании. Но главная цель сотрудника – грамотно организовать всю офисную работу на благо предприятию. Для этого специалисту нужно:

создать комфортную атмосферу для коллег и клиентов;

скоординировать работу персонала и офисных служб;

снабдить офис всем необходимым.

Должностные обязанности офисного менеджера

Обязанности офис-менеджера

Работодатель, подбирая сотрудника на позицию офис-менеджера, прописывает его прямые обязанности в должностной инструкции. Чаще всего по такому документу сотруднику предписано выполнять функции:

разрабатывать организационную структуру;

планировать распорядок дня в офисе;

руководить персоналом или его частью;

создавать корпоративную культуру;

организовывать делопроизводственную работу;

вести деловую переписку;

участвовать в подготовке деловых встреч и праздничных мероприятий;

принимать звонки и обращения и вести их учет;

оформлять пропуска и встречать гостей;

выстраивать взаимоотношения между отделами;

разделять офис по зонам;

при необходимости выписывать накладные и вести первичный бухучет;

хранить личную информацию о сотрудниках.

приобретать бытовую химию, продукты и напитки;

покупать офисную технику, канцелярские товары и прочие расходные материалы и следить за их состоянием;

снабжать необходимым персонал;

заключать договора на техническое обслуживание офисного оборудования;

обустраивать рабочие места и осуществлять контроль за их чистотой;

следить за выполнением задач сотрудниками;

проводить ревизии и инвентаризации;

контролировать денежные средства, потраченные на офисные нужды;

вести табель учета рабочего времени;

готовить внутреннюю и внешнюю отчетности;

предоставлять необходимую документацию руководителю;

собирать отчеты по всем отделам.

Перечень обязательных функций офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он трудится. Например, некоторые руководители просят от сотрудников только принимать звонки и корреспонденцию, а в других требуют выполнять все вышеперечисленные обязанности и мелкие поручения начальства (например, заказать билеты, забронировать гостиницу для командировочных и т.д.).

Какие личные качества понадобятся для этой работы?

Обязанности офис-менеджера

Качественно скоординировать жизнедеятельность всего офиса непросто. Работа офисного менеджера связана с большой нагрузкой и динамичным темпом, поэтому сотруднику не обойтись без:

ответственности (придется принимать решения и отвечать за четкое и своевременное выполнение разных задач);

умения работать в режиме многозадачности;

коммуникабельности (человек этой профессии любит работать с людьми, всегда вежлив, доброжелателен и общителен);

отличной памяти (хороший офис-менеджер держит в голове множество задач и умеет реализовать их в установленные сроки);

стрессоустойчивости (иногда придется решать конфликтные ситуации и работать с разными людьми);

грамотности и обучаемости;

пунктуальности (невозможно организовать слаженную работу офиса, если на самого менеджера нельзя положиться);

аккуратности и достойного внешнего вида (например, если в обязанности офис-менеджера входит встреча клиентов, то неопрятность или вызывающий макияж недопустимы).

Что должен знать и уметь офис-менеджер?

Обязанности офис-менеджера

Только на первый взгляд трудовая деятельность офис-менеджера не предполагает наличия множества навыков. На самом деле, чтобы отлично выполнять профессиональные задачи, нужно знать:

основы делопроизводства и документооборота (чтобы осуществлять деловую переписку, составлять отчеты, принимать и фиксировать звонки и письма, готовить документы для хранения);

офисные компьютерные программы (например, Word и Excel);

правила использования офисной техники (сканера, принтера, копировальных машин и другого оборудования);

методы планирования (если в обязанности специалиста входит закупка офисных товаров или надзор за работой сотрудников);

способы управления персоналом;

методики административно-хозяйственной деятельности;

конфликтологию и психологию;

английский язык (может понадобиться при работе в компаниях, взаимодействующих с иностранными фирмами);

этику делового общения.

Как стать офис-менеджером?

Обязанности офис-менеджера

Некоторые работодатели не требуют наличия специального образования при приеме на работу, а лишь перечисляют те навыки, которыми нужно владеть, чтобы справляться с поставленными задачами.

Если у вас большие планы и должность офис-менеджера – не предел ваших мечтаний, то потребуется получить высшее образование по специальности «Менеджмент» или пройти соответствующие курсы профильной подготовки.

Наш институт готовит профессиональных офис-менеджеров на дистанционном курсе. В процессе обучения наши студенты знакомятся с правилами делопроизводства и организации качественной административно-хозяйственной деятельности компании, учатся деловому этикету и способам решения конфликтных ситуаций, осваивают контроль за работой сотрудников и состоянием офисной техники. Обучение длится 4 месяца, после чего выпускники получают диплом установленного образца и сразу готовы приступить к работе в должности офис-менеджера даже в крупных компаниях.

Эта специальность хороша тем, что может стать начальной, но решающей ступенью к заветной карьере, ведь в процессе несложной работы можно глубоко изучить секреты и особенности любого бизнеса и набраться знаний и бесценного опыта.

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Офис-менеджер — это специалист, который организует внутренние процессы в коллективе. Он заведует поставками различного оборудования и расходных материалов, выполняет поручения руководителей по различным организационным вопросам.

Чем конкретно занимается офис-менеджер

Нанимая работника на эту должность, ему могут доверять разный круг обязанностей — это зависит от специфики бизнеса и обычно обговаривается на собеседовании. Однако чаще всего должность офис-менеджера относят к младшему линейному персоналу, чья задача решать рутинные бытовые проблемы, которые неизбежно будут возникать в любом крупном коллективе.

Закупает канцелярские товары и расходные материалы;

Принимает посетителей на ресепшене и докладывает о них руководству;

Оформляет и отсылает деловую корреспонденцию;

Следит за порядком на рабочих местах и выполнением распоряжений начальства;

Организует работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих работников;

Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию;

Организуют внутренние рассылки по мессенджерам и электронной почте;

Принимает и распределяет входящие звонки;

Организует встречи и деловые переговоры;

Занимается организацией деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);

Помогает с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседований, встреч, конференций, семинаров и прочего);

Принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы;

Отвечает за сохранность документации, оргтехники, компьютеров и прочего имущества компании.

Иными словами, должность офис-менеджера представляет собой нечто среднее между секретарем-референтом, завхозом, отчасти делопроизводителем и архивным работником. Задач у него много и все они, как правило, срочные. Поэтому в крупных компаниях обычно несколько офис-менеджеров, а работать принято посменно.

Требования к навыкам и качествам офис-менеджера

Поскольку работать приходится в непрерывном режиме, на такой должности очень ценятся расторопные и ответственные работники. Технические навыки не столько важны, главное, чтобы офис-менеджер умел справляться с объемом работы (а он всегда очень большой) и выполнять все поручения в срок.

Чего обычно ожидают работодатели:

Умение работать с оргтехникой (сканерами, факсами, ксероксами и т.д.);

Владение специальными программами (MS Office, CMS-системы и т.д.);

Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;

Хорошая память, внимательность;

Грамотная устная и письменная речь;

Опрятный внешний вид.

Карьерный рост офис-менеджера

Как такового карьерного роста на данной должности нет. Однако, если компания крупная с большим количеством подразделений, то офис-менеджер может дорасти до должности начальника внутреннего снабжения или какого-либо иного внутреннего подразделения компании, которое занимается поставками.

Обучение офис-менеджеров

Образование как таковое на этой должности не играет особого значения, однако, ценятся сотрудники, которые имеют навыки делопроизводства и знают, как оформлять различную документацию.

Чаще всего для офис-менеджеров организуют внутреннее корпоративное обучение перед приемом на работу, хотя такое присутствует далеко не везде. Поэтому нелишне пройти короткие онлайн-курсы с обучением соответствующим навыкам.

Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2023 году

Одна из положительных сторон специальности — востребованность. Грамотные и исполнительные офис-менеджеры нужны везде и всегда. Обратная же сторона ситуации в том, что не во всякой компании есть адекватные требования к специалисту, и далеко не каждый кандидат способен справиться с объемом возложенных задач. Отсюда большая текучка на этой должности. Ещё один минус — нанимать предпочитают главным образом женщин.

Что касается уровня зарплат, то они также бывают разными, но в целом ниже среднего: до 45000 рублей в месяц. Правда, попадаются вакансии, где предлагают и 60000, и даже 100000 рублей в месяц. Последнее больше характерно для Москвы и Санкт-Петербурга.

Кто такой офис-менеджер и чем он занимается

Если в двух словах описать, чем занимается офис-менеджер, то он отвечает за комфортное выполнение сотрудниками своих обязанностей, контролируя материально-техническую и хозяйственную сторону обеспечения деятельности.

Где можно отучиться

Получить специальность можно различными способами. Варианты обучения:

• В университете. Такой профессии среди направлений вузов не существует. Однако для работы можно получить образование в рамках смежных курсов. Среди таковых «Менеджмент», «Управление на предприятии», «Делопроизводство».
• В средних специальных учебных заведениях. С недавних пор обучение проводят в колледжах и техникумах. Получить специальность можно на базе аттестата об окончании 9 класса.
• Онлайн. Для получения знаний в области достаточно закончить профильную онлайн-программу. Важно выбирать обучение в зарекомендовавших университетах, работающих через Интернет.

Для некоторых работодателей наличие образования не является критерием для отбора персонала. Зависит от сложности работы на конкретном месте и специфики самого предприятия.

Профессиональные навыки

На первый взгляд, работа офис-менеджера кажется предельно простой. Однако это лишь мимолетное впечатление. На деле успешное выполнение профессиональных задач требует многочисленных профессиональных навыков, а именно:

• Знание делопроизводства. Специалисту приходится иметь дело с корреспонденцией. Ее нужно правильно регистрировать и распределять по заинтересованным подразделением.
• Уверенное знание компьютера. Профессионал работает в различных программах, поэтому должен хорошо разбираться в ПО.
• Опыт обращения с оргтехникой. Зачастую работнику приходится следить за состоянием копировальных машин и сканеров, менять в них картриджи и закладывать бумагу. Нужно уметь решать минимальные сложности, связанные с работой техники.
• Навык деловой переписки. Требуется вежливо и корректно формулировать мысли. Необходимы грамотность и владение деловой перепиской, чтобы общаться с клиентами и контрагентами.
• Ориентирование в структуре компании. Необходимо знать кто и чем занимается в конкретной организации, чтобы быстро обращаться при необходимости в другие подразделения.
• Навыки планирования. Могут понадобиться, если в обязанности входит закупка товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса.
• Знание языков. Понадобится для устройства в международные компании или фирмы, работающие с иностранными клиентами.

Личные качества, необходимые для работы

Работа офис-менеджера связана с высоким темпом и внушительной загрузкой. Он контактирует с руководством, клиентами, коллегами. Хорошо, если профессионал будет обладать такими личными качествами, как:

• Ответственность. Придется брать на себя определенные решения и выполнять поручения руководства вовремя и в полном объеме.
• Многозадачность. Зачастую приходится заниматься несколько делами одновременно. Например, отвечать на звонок и продолжать работать над запросом клиента.
• Хорошая память. Требуется держать в голове десятки задач и понимать, как успеть реализовать их в срок.
• Умение расставлять приоритеты. Нужно понимать какие задачи являются первостепенными, а какие можно выполнить позднее.
• Организаторские способности. Придется курировать задачи, связанные с работой офиса. Для некоторых из них пригодится талант организатора.
• Коммуникабельность. Профессия подразумевает постоянное общение, поэтому людям, неготовым к такому объему коммуникации, стоит выбрать другую специальность.
• Стрессоустойчивость. Работа полна сложных ситуаций и конфликтов, а также подразумевает довольно высокую загруженность. Справиться с этим способны только стрессоустойчивые личности.
• Организованность и аккуратность. Необходимы для систематизации обрабатываемой документации. Без данных качеств ориентироваться в кипе бумаг будет сложно.

Чем занимается офис-менеджер

Профессию сложно назвать рутинной из-за многообразия должностных обязанностей. Задачи офис-менеджера включают:

• Обработку и подготовку документации. Необходимо проводить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. В обязанности входит подготовка приказов по деятельности предприятия.
• Деловую переписку. Необходимо отвечать на электронную почту, закрепленную за офис-менеджером. Также в компетенции специалиста лежит подготовка ответов на бумажную корреспонденцию.
• Закупку канцелярских товаров. Иногда необходимо приобретать и другие объекты, необходимые для функционирования офиса в обычном режиме. Например, воды для кулера, кофе и чая.
• Учет звонков и обращений. Они фиксируются в специальных журналах и после доводятся до руководства.
• Встречу посетителей. По сути профессионал берет на себя обязанности администратора. Ему нужно радушно встретить, а иногда и проводить клиента в нужный кабинет.
• Организацию совещаний. Задача подразумевает подготовку зала, закупку необходимого для участников, встречу приглашенных лиц.
• Выполнение поручений руководства. В некоторых компаниях на менеджера ложится роль персонального помощника руководителя. Тогда поручают заказ билетов, бронирование отелей для командировок и другое.

Преимущества и недостатки профессии

Для объективной оценки стоит учесть положительные и отрицательные стороны работы. Плюсы специальности:

• Возможность устроиться без образования и без опыта. Некоторые компании берут на должность выпускников или студентов заочных отделений.
• Задачи. Каждый день офис-менеджера не похож на другой. Постоянно появляются новые цели и задачи, которые не дают утонуть в рутине.
• Простая работа. В процессе деятельности редко возникают трудности с выполнением должностных обязанностей.
• Потенциальный карьерный рост. Специальность позволяет ознакомиться с направлениями компании и попробовать реализовать себя в одном из них.

Не обошлось и без очевидных минусов, среди которых:

• невысокий уровень заработной платы;
• загруженность личными просьбами руководителя и сотрудников;
• стрессы и конфликты на работе.

Офис-менеджер может стать первой ступенью к заветной цели. Это относительно простая специальность, на которую берут без образования и опыта. В рамках профессии легко изучить «внутреннюю кухню» и найти интересную сферу. Конечно, есть и недостатки: уровень зарплаты не соизмерим с нагрузкой.