Как контролировать работу бухгалтера

Как контролировать работу бухгалтера

Руководитель может провести анализ самостоятельно, а если результаты не будут удовлетворять, то обратиться к специалистам и заказать внешнюю проверку бухгалтерской нагрузки.

Как провести самостоятельную внутреннюю проверку?

1. Определите чёткий перечень задач, которые стоят перед бухгалтерией.
2. Если обязанности соприкасаются с задачами других отделов, разграничьте их, сообщив о новых правилах на совещании.
3. Проверьте оснащенность бухгалтерии всем необходимым для автоматизации: рабочие программы, техника, ПО и прочее. Если есть проблемы — исправьте это.
4. Совместно с отделом бухгалтерии спрогнозируйте время, которое требуется на выполнение каждой задачи. Возможно, потребуется скорректировать его при повышении автоматизации.
5. Разделите задачи по сотрудникам, чтобы у каждого был свой фронт работ.
6. Проведите анализ рабочего времени: хватает ли часов на выполнение или их, наоборот, слишком много?
7. Примите решение, основываясь на результатах. Если у сотрудников слишком много свободного времени, то стоит сократить штат или подумать об аутсорсе. Если они не успевают — необходимо нанять специалиста. Но делать это стоит только после полной проверки бухгалтерии. Впереди проверка долгов, баланса и документов.

Так, руководитель одного небольшого маркетингового агентства провел самостоятельную проверку бухгалтерии. Выяснилось, что задач на трех сотрудников мало, с объёмом вполне сможет справиться и один человек.

Руководитель провел законное сокращение двух специалистов, а главный бухгалтер поработала несколько месяцев с новой нагрузкой и уволилась по собственной инициативе.

В итоге руководитель быстро нашёл бухгалтера на аутсорс и продолжил развивать свой бизнес. Да, возникли некоторые сложности с передачей дел, но компания пережила эти трудности и все равно сэкономила в перспективе.

Проверка долгов

Узнать о задолженности можно, если зайти в личный кабинет для подачи отчетности в налоговую. Там есть вся информация: наличие или отсутствие долгов, погашение задолженностей, требования от налоговой.

При наличии операций, которые вызывают вопросы, их нужно обсудить с бухгалтерией и выслушать объяснения.
Отсутствие такой проверки «хвостов» позволило процветать мошенничеству в одной фирме.

Главбух много лет проработала в клининговой компании. Руководитель ей доверял и не проверял её действия в налоговой. Но однажды счет компании заблокировали, скрывать это было уже невозможно. Причина — долг по налогам в размере более 3 млн рублей.

На вопросы главбух не отвечала. Тогда руководитель обратился к услуге внешнего бухгалтерского аудита. В ходе проверки выяснилось, что все эти годы главбух переводила часть денег компании на личный счёт, подделывая документы.

Дело дошло до суда, но разбирательства идут до сих пор. Главбух то не приходит на заседания, то пытается доказать, что отмывать деньги её заставлял руководитель фирмы.

Проверка баланса

Посмотрите баланс расчётных банковских счетов и сравните с суммой на первой странице в 1С. Сумма должна совпадать.
Все несовпадения — это повод серьёзно поговорить с бухгалтером и, возможно, заказать стороннюю проверку, чтобы разобраться в причинах.

В такой ситуации оказался один предприниматель. Его компания работала с контрагентами, закупая у них строительные материалы.

Самостоятельно проводя аудит, владелец решил сверить счета с выписками и расчётный счёт. Несовпадение было очевидным, бухгалтер даже не сильно старалась скрыть разницу, надеясь на занятость бизнесмена (у него еще несколько фирм) и на то, что он не будет сравнивать суммы, продолжая опираться на итоговую цифру, которую она озвучивает.

Оказалось, что бухгалтер целый год проводила закупки через стороннюю организацию своего родственника. Реальная сумма сделок была на 15% ниже сумм, которые бухгалтер якобы списывала для оплаты. Разницу она оставляла себе, иногда подделывая некоторые отчёты, а иногда и вовсе не сильно себя этим утруждая.

В итоге дело решилось в суде. Действия бухгалтера признали мошенничеством, суд приговорил ее к принудительным работам и обязал компенсировать ущерб.

Проверка документов

Попросите бухгалтерию оперативно предоставить остальные документы: расчеты с партнерами, расчёты по оплате труда, акты оказанных услуг, платежные документы (кассовые чеки, бланки строгой отчетности). Все ли оформляется по правилам и не идет мимо кассы?

Если вы увидите нестыковки или отсутствие каких-то документов, стоит заказать экспертизу.

В фирме, которая занималась перевозками, сменился руководитель. Он решил проверить работу бухгалтерии и попросил предоставить все документы. Но бухгалтер показала лишь малую часть. Тогда руководитель обратился к специалистам за услугой бухгалтерского аудита.

В итоге выяснилось, что в компании творился хаос: чеки не сохраняли, копили долги с контрагентами и прочее. При увольнении бухгалтер отказывался отдавать пароли и другие данные, поэтому дело чуть не дошло до суда. Но вопрос решили в досудебном порядке и наняли нового бухгалтера, который выстроил работу по правилам.

Резюме

Руководителю стоит периодически проверять даже отточенные рабочие процессы, чтобы избежать проблем в будущем.

• Проверка загруженности

1. определите перечень задач для бухгалтерии;
2. разграничьте задачи, если они соприкасаются с другими отделами;
3. проверьте оснащенность бухгалтерии для автоматизации;
4. спрогнозируйте время на выполнение каждой задачи;
5. разделите задачи по сотрудникам;
6. проведите анализ рабочего времени;
7. примите решение о сокращении штата или найме (при необходимости).

• Проверка долгов

• Проверка баланса

Для этого нужно посмотреть баланс расчётных банковских счетов и сравнить с суммой на первой странице в 1С. Сумма должна совпадать.

• Проверка документов

Бухгалтерия должна оперативно предоставить: расчеты с партнерами, по оплате труда, акты оказанных услуг, платежные документы. Все ли оформляется по правилам и не идет мимо кассы?

При наличии нестыковок или отсутствии документов стоит заказать внешнюю бухгалтерскую экспертизу.

Фото на обложке: Unsplash

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

10 способов обезопасить себя и компанию от бухгалтерских ошибок

Крупная торговая компания в спешке приняла на работу бухгалтера по рекомендации. Через полгода выяснилось, что бухгалтер все документы складывала в стол и даже не завела базу. Для компании это обернулось штрафами, дополнительными затратами на восстановление учета.

Такие ситуации чаще всего объясняются тем, что бухгалтеру не хватило опыта и знаний, чтобы вести учет. Чтобы не платить дважды за ведение учета, обязательно проверяйте своего бухгалтера. Наши эксперты подготовили советы, на что обратить внимание в работе сотрудника и как собственнику подстраховаться на случай внезапного ухода главбуха.

Ошибки в бухучете могут обойтись очень дорого: от полной перепроверки данных — до расходов на восстановление данных. Но главному бухгалтеру не обязательно самому отвечать за эти риски. Часть рутинных бухгалтерских задач можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит страховая, а не вы. Средний чек — от 14 490 рублей в месяц.

10 способов контролировать бухгалтера: чек-лист для руководителя

1. Попросите бухгалтера отчитываться по каждой задаче

Чтобы понимать, что отчет вовремя отправился, принялся, сдался, обяжите бухгалтерию отчитываться за каждый отчет. Бухгалтер может лично предоставлять отчеты вам под подпись или отправлять в рабочий чат. Для каждого отчета должен быть составлен протоколы приемки и отправки.

2. Проводите еженедельные встречи с бухгалтерами

На встречах они смогут озвучивать проблемы и держать вас в курсе дел. Попросите готовить к встречам отчеты: сколько было реализаций, поставок, что с отчетностью, налогами, контрагентами.

3. Контролируйте переводы денежных средств

Лично подписывайте платежные поручения. Не все руководители это делают, но это ваша обязанность — налоговая при проверке обращает на это внимание.

Можно поручить бухгалтеру составлять еженедельный план платежей. Тогда у вас на руках будет утвержденный документ, с которым будете сверять текущие переводы.

4. Не отдавайте свою ЭЦП бухгалтеру

Бухгалтер может подготовить неправильный отчет, не вовремя отправить декларацию, заплатить штраф, а вы об этом даже не будете знать. Чтобы контролировать процесс, не передавайте свой ключ от своей электронно-цифровой подписи.

5. Разделите бухгалтерский и управленческий учет, если позволяет масштаб бизнеса

Поручите их вести разным людям. Эффективнее всего, если бухучетом занимается бухгалтерия, а управленческим учетом — экономический отдел.

6. Контролируйте документооборот

Утвердите регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур в бухгалтерию, а также инструкции о том, как и где должны храниться документы. Важно все документацию хранить в офисе — приходящие бухгалтеры любят забирать документы и заполнять их дома.

Важно! Согласно закону о персональных данных документы по заработной плате не должны храниться в общем доступе.

Попробуйте самостоятельно найти документ за прошлый период, чтобы понять ситуацию с документами в компании. Спросите у партнеров по бизнесу, получают ли они экземпляры, подписанные от вас. Простые вопросы помогут оценить состояние документооборота и усилить контроль.

Если же хотите основательно узнать реальную финансовую картину компании, рекомендуем экспресс-аудит. Чтобы вы точно знали, что происходит с вашей бухгалтерией и не рисковали деньгами, эксперты Главбух Ассистент проверят ваш учет, оценив налоговые риски по 48 пунктам. В команде — экс-сотрудники ФНС и бывшие аудиторы. Всем новым клиентам аутсорсинга бухгалтерии экспресс-аудит в подарок.

7. Сделайте так, чтобы у вас был доступ к системе электронной отчетности

Чтобы увольнение или исчезновение бухгалтера не стало неприятным сюрпризом, у вас должен быть доступ ко всем документам учета. Вы можете организовать электронный архив документации на облачном хранилище и загружать туда все входящие документы, налоговые декларации, документы от контрагентов, договоры. Так вы сможете убедиться, что данные нарастающим итогом были заполнены верно, предоставить необходимые документы поставщикам, сдать отчетность в налоговую.

8. Периодически проверяйте отчетность

Прежде чем отчитаться в ФНС, проверьте декларации и расчеты по контрольным соотношениям — они есть на сайте налоговой. Такая проверка позволит не допустить отказа в приеме отчетности и устранить ошибки, которые вызывают вопросы инспекторов при камеральной проверке.

Для проверки отчетности в электронном формате используйте также программу Tester, которую можно скачать на сайте ФНС. С ее помощью можно проверить отчетность так, как если бы это сделала налоговая. Программу регулярно обновляют, поэтому не забывайте скачивать актуальную версию.

9.Проверяйте, выставляются ли вам требования, штрафы, пени, неустойки

Так вы убедитесь, что у вашей компании нет проблем с налоговой, а значит, не будет незапланированных расходов. Этот способ поможет при заключении новой сделки: ведь контрагенты стараются заключать договоры с бизнесом, у которого нет долгов.

10. А можно проще: поручите заботу о своем бизнесе специалистам

Эксперты «Главбух Ассистент» позаботится о том, чтобы у вас не было проблем с ФНС. Лицензированные специалисты бесплатно выпустят вам электронную подпись и возьмут на себя ответственность за своевременную сдачу отчетности, исполнение требований ФНС, а также защиту ваших счетов от блокировки. Оставьте заявку.

9 документов, чтобы избежать рисков и ошибок в бухгалтерии

Скачайте документы, которые помогут предупредить налоговые правонарушения в компании.

Документ	Чем поможет
Налоговая и бухгалтерская отчетность
Положение по оценке рисков искажения отчетности компаний	Выявить риски искажения финансовой отчетности и убедиться в ее достоверности
Регламент налоговой экспертизы договоров	Снизить налоговые риски договоров компании и избежать штрафов от налоговой инспекции
Инструкция о порядке обжалования решений налоговой инспекции	Оспорить результаты камеральной или выездной налоговой проверки. Разъяснить сотрудникам компании, как действовать, если их вызвали в налоговую инспекцию для дачи свидетельских показаний
Документооборот
Должностная инструкция бухгалтера	Закрепить права, обязанности и ответственность бухгалтера
Инструкция по делопроизводству	Организовать документооборот в компании: устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов
Контрагенты
Инструкция по проверке УПД контрагента	Проверить на ошибки универсальный передаточный документ контрагента на отгрузку по форме, рекомендованной ФНС
Регламент проверки договоров на предмет налоговых рисков	Оценить налоговые риски договора и не допустить признания сделок с контрагентами экономически нецелесообразными или мнимыми
Положение о порядке отбора контрагентов компании	Избежать финансовых потерь из-за недобросовестности контрагентов
Анкета для проверки новых партнеров компании	Провести экспресс-анализ потенциального контрагента по нескольким критериям – сведениям о регистрации, руководителях и участниках, банкротстве, арбитражных делах

Избежать ошибок с налогами, кадрами и учетом бухгалтеры аутсорсинга Главбух Ассистент. Они изучат вашу налоговую базу и посмотрят, соответствует ли она нормативным документам, проверяют, как отражаются операции в налоговом и бухучете, проанализируют отчетность, сделают сверки с контрагентами, а также с ФНС и фондами. Ответят на претензии налоговой, добьются послаблений для бизнеса. Оптимизируют налоги с учетом вашего бизнеса. Оставить заявку.

Как руководителю контролировать своего бухгалтера

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
Посмотреть ответ

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины. Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
Посмотреть ответ

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям. Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения. Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом». Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой. Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль денег

Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

Контроль отчетности

Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Восемь простых точек контроля главного бухгалтера. Статья, которая вам не понравится

Владельцам бизнеса не всегда удается проконтролировать все действия главбуха: зачастую попросту не хватает компетенций или времени. Консультант по налоговой безопасности бизнеса и программам 1С Евгения Зальцзейлер раскрывает восемь методов контроля предпринимателем главного бухгалтера, которые помогу держать руку на пульсе.

Случаев, когда собственник бизнеса или директор подозревает своего главного бухгалтера в воровстве или некомпетентности — много. Исходя из моего 15-летнего опыта, 70% собственников уверены, что бухгалтеры — «агенты налоговой», бездельники, а иногда и воры. Часто это никак не связано с действительностью, а с отсутствием доверия к собственным сотрудникам и/или нежеланием платить налоги.

Но, надо признаться, бывают случаи, когда подозрения в некомпетентности или в финансовых махинациях подтверждаются. В 90% таких инцидентов собственники предприятий полностью и безоговорочно доверяли своим бухгалтерам и никак их не контролировали.

Доверяй, но проверяй

Эта история произошла в 2008 году, но до сих пор, к сожалению, не потеряла своей актуальности.

В городе N, расположенном в одном из курортных регионов страны, московский бизнесмен купил давно пустовавший участок земли и решил построить гостиницу санаторного типа. Это была отличная и прибыльная идея: в наличии лечебный нарзан, прекрасная природа, целебный воздух.

В качестве куратора стройки он прислал своего сотрудника из Москвы, а весь остальной персонал — от строителей и прораба до бухгалтера — набрали из местных жителей. Такой принцип найма оправдан с точки зрения экономии средств, но на практике все вышло иначе.

Бухгалтер местного подразделения быстро сориентировалась в ситуации. Она оценила финансовые возможности собственника и вступила в сговор с прорабом. Для осуществления своих замыслов они договорились с рядом компаний, торгующих необходимыми им товарами о поставках по завышенным ценам и, так называемом, откате.

Сначала они вели себя очень осторожно и осмотрительно. В плане документации все было сделано так, что «комар носа не подточит»: коммерческие предложения, договоры поставки, товарные и транспортные накладные. Собственник без каких-либо подозрений подписывал предоставляемые документы и оплачивал счета.

Затем в ход пошли липовые контракты. Бухгалтеру была на руку «серая» схема выплаты заработной платы и текучка кадров. Рабочие на стройке, а впоследствии персонал гостиницы и ресторана, менялись быстро. Схема была проста: в штат якобы принимали человека, а на самом деле брали его на испытательный срок, который он, естественно, не проходил. Но увольняли такого сотрудника официально не сразу. Поэтому в зарплатных ведомостях было полно «мертвых душ», которым исправно выплачивались денежные средства. Не меньший «доход» приносили махинации с путевыми листами транспорта и списанием топлива. Я уже не говорю о мелких доходах в виде канцелярских товаров, замены картриджей и прочих хозяйственных расходах.

И все бы им сошло с рук, если бы не чрезмерная жадность и самоуверенность бухгалтера. Попалась она на краже наличных средств из кассы гостиницы. С этого и началась тотальная проверка. Прибыли московские аудиторы, подняли все договоры, документы, отследили цены. Сумму ущерба оценили в полмиллиона рублей. Для провинции в те годы были очень приличные деньги.

Не торопитесь осуждать предпринимателя за доверие и беспечность. С уверенностью могу сказать, что более половины предпринимателей и владельцев малого бизнеса поступают точно так же. Им некогда тратить драгоценное время на контроль каждого сотрудника. Обычно они сильно вовлечены в свою деятельность, и нередко весь бизнес держится только на них. Они платят деньги и ожидают профессионального выполнения своих обязательств от работников, включая главного бухгалтера.

Подобных ситуаций, связанных с деятельностью бухгалтеров, можно избежать, если руководители и/или собственники бизнеса будут применять несложные точки контроля.

Точки контроля главного бухгалтера для руководителей и собственников бизнеса (ИП)

1. Знать систему налогообложения своего предприятия

Отлично, если вы, как руководитель, знаете, какая система налогообложения у вашего предприятия.

Вы удивитесь, если узнаете, сколько индивидуальных предпринимателей и директоров предприятий малого и среднего бизнеса понятия не имеют, какие налоги и в какие сроки они должны уплачиваться. Они считают, что это зона ответственности исключительно бухгалтерии. Но это не так. Бизнес ваш и отвечать за неправильно уплаченные налоги и вам в том числе.

2. Собрать все важные документы в одном месте

Обязательно заведите папку со всеми учредительными и прочими важными документами. Пусть она хранится в сейфе предприятия или лично у вас. Бухгалтерам достаточно копий и сканов этих документов для работы.

3. Контроль сдачи отчетности

Контролируйте сдачу отчетности и наличие на ней отметки налоговой о сдаче (или квитанции о сдаче). Если у вас есть сотрудники и/или ваше предприятие на ОСН, ЕСХН или ЕНВД, то ежеквартально. Если УСН без сотрудников, то раз в год. Желательно, чтобы у вас была табличка со сроками уплаты налогов и сроками сдачи отчетности. Расчет и уплату налогов (авансовых платежей) контролируйте также раз в квартал.

4. Контроль платежей

Если у вас микропредприятие (ИП), занимайтесь платежами лично. В ином случае, заведите привычку утверждать платежные поручения. Так вы будете в курсе, кому, куда и за что вы платите. Всегда просматривайте или требуйте распечатку выписки с расчетного(ых) счета(ов). Если вы ИП и оплачиваете налоги (фиксированные страховые взносы) по квитанциям, обязательно делайте с них себе копии, а также с чеков об оплате.

5. Контроль взаиморасчетов

Обязательно контролируйте взаиморасчеты с контрагентами. Особенно с которыми есть отсрочка платежей или отсутствует 100% предоплата. Возьмите за правило, хотя бы раз в неделю смотреть отчет по дебиторской (вам должны) и кредиторской (вы должны) задолженностях.

Нет времени на постоянные проверки? Делайте выборочные. Попросите предоставить бухгалтера информацию по расчетам с каким-либо контрагентом или списком контрагентов на ваш выбор. Или список просроченной задолженности с объяснением причин возникновения, предполагаемых сроках ее погашения и, конечно, суммы.

Для сверки с бюджетом распорядитесь периодически заказывать «Справку о состоянии расчетов с бюджетом» и/или «Выписку операций по расчетам с бюджетом». Например, раз в квартал.

6. Контроль налички

Контролируйте наличные денежные средства предприятия, особенно, если у вас розничная торговля. Старайтесь не держать больших сумм на предприятии, «не вводите людей в искушение». Лучше инкассируйте наличку в банк.

7. Взаимоотношения с коллективом

Как это ни странно, возможно, для вас звучит, не ссорьтесь с коллективом. Так вашим сотрудникам будет сложнее сговориться против вас. Необходимо найти золотую середину во взаимоотношениях с работниками между диктатурой и полным либерализмом.

8. Внимание к сотрудникам

Обращайте внимание на благосостояние и проблемы своего главного бухгалтера и других сотрудников, которые имеют доступ к финансам. Чрезмерные траты, которые им «не по карману», или наоборот, сильные финансовые затруднения могут стать толчком для кривой дорожки.

К счастью, честных и профессиональных главных и просто бухгалтеров, по моим наблюдениям, все же больше, чем нечистых на руку. Контроль со стороны руководителя позволит ему держать руку на пульсе своего предприятия и держать в тонусе своего главного бухгалтера. Ведь ничто так не организовывает, как грядущая проверка.