ТН или ТТН: есть ли право выбора?
Товарная и товарно-транспортная накладная – первичные документы, оформляемые при перевозках. Но, несмотря на это, иногда организация не может выбирать, какой из них использовать. Это происходит при перевозках алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Когда оформляют транспортную накладную
Транспортная накладная – первичный документ, который обязателен при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом (ч. 1, 2 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»). Форма транспортной накладной для оформления перевозок автомобильным транспортом утверждена постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200.
Транспортную накладную оформляют, когда груз покупателю доставляет:
- компания-перевозчик;
- при самовывозе покупателем товара со склада продавца. Но только в случае, если при этом он пользуется услугами транспортной компании. Если самовывоз осуществляется собственным транспортом покупателя, накладная не нужна. Перевозку подтвердят данные путевого листа;
- продавец собственным транспортом. Но в таком случае в договоре поставки должно быть указано условие о доставке, а ее стоимость определена отдельно от стоимости товара. Если стоимость доставки товаров в договоре поставки включена в стоимость товаров, то оформлять транспортную накладную не надо.
О том, какие сведения указывать в транспортной накладной читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
По общему правилу выписывает ее та организация, которая заказывает перевозку – грузоотправитель. Но в договоре стороны перевозки могут предусмотреть, что накладную должен выписать сам перевозчик (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).
С 1 января 2022 года транспортную накладную можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде.
В транспортной накладной грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. При этом стороны не лишены права включить в нее реквизиты, позволяющие отразить конкретные обстоятельства исполнения договора перевозки. Например, наименование иных лиц, которые имеют отношение к перемещению груза в рамках конкретного договора перевозки, – клиента, экспедитора, выступающего в роли грузоотправителя, лица, от которого забирается груз. Хотя это и не накладывает на эти стороны дополнительных обязанностей (письмо ФНС от 27.05.2021 № ЕА-4-26/7321@).
Когда оформляют товарно-транспортную накладную
Товарно-транспортная накладная – первичный документ, предназначенный для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Ее унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78.
Вместе с тем товарно-транспортная накладная является документом, который удостоверяет легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. И она служит основанием для заполнения специальных деклараций, представляемых в рамках контроля за оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Поэтому, оформлять товарно-транспортную накладную обязательно при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Вид транспорта, который используется для перевозок, значения не имеет. А вот если для перевозок алкогольной продукции используется автомобильный транспорт, то дополнительно к ТТН понадобится оформить еще транспортную накладную.
При этом товарно-транспортную накладную нужно составлять при любом перемещении такого груза, даже между собственными обособленными подразделениями (п. 2 письма Росалкогольрегулирования от 31.01.2017 № 2148/03-04).
Следовательно, при отгрузке алкогольной и спиртосодержащей продукции надо оформлять только товарно-транспортную накладную. На это обратил внимание Минфин в письме от 07.09.2021 № 27-05-16/72440. Заменить ТТН в таком случае транспортной накладной нельзя.
Чем отличаются ТН и ТТН
До 1 марта 2022 года в грузоперевозках применялась товарно-транспортная накладная (ТТН). Затем правила перевозки изменились, и появился новый документ — транспортная накладная (ТН). При этом ТТН по-прежнему можно использовать в качестве сопроводительного документа на груз. Расскажем, в чём разница между ТН и ТТН.
Зачем нужны ТН и ТТН
Товарные накладные или товарно-транспортные накладные оформляются в случае, если в сделке участвуют три стороны:
- грузоотправитель;
- перевозчик;
- грузополучатель.
Обычно оформляется что-то одно: либо ТТН, либо ТН и вместе с ней заполняется форма ТОРГ-12. Но иногда нужны обе накладные. ТТН необходимо использовать для оформления и сопровождения грузоперевозки этилового спирта и спиртосодержащей продукции. Если для перевозки в этом случае используется автомобильный транспорт, то оформляют ещё и ТН.
В чём разница между ТН и ТТН
Для удобства собрали в таблицу основные признаки, по которым отличаются товарная и товарно-транспортная накладная.
- Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
- Подтверждает правомерность перевозки.
- Служит основанием для расчётов за перевозку груза автотранспортом.
- Подтверждает расходы на автоперевозку.
- Служит для учёта движения товаров между продавцом и покупателем.
- Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге.
- Служит основанием для расчётов за грузоперевозку автотранспортом и для списания товаров отправителем и оприходования их получателем.
Электронные транспортные накладные (ТН)
1 сентября 2022 года оформление документов в грузоперевозках регулируется Постановлением Правительства от 21 мая 2022 года № 931, в котором закреплены правила обмена электронными перевозочными документами — ЭПД.
По новым правилам обеспечивается трёхсторонний обмен ЭПД — между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, в отличие от обычных сервисов ЭДО, в которых обмен возможен только между двумя участниками. Кроме того, информация, указанная в ЭПД, передаётся в информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Утверждены электронные форматы следующих перевозочных документов:
-
,
- электронный заказ-наряд,
- электронная сопроводительная ведомость.
Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, пришла на смену обычной транспортной накладной (ТН). Документ состоит из 8 файлов обмена — титулов:
- четырёх обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
- двух дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;
- двух опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.
Обмен ЭТрН и другими документами между участниками перевозки и ГИС ЭПД происходит только через операторов ЭДО, получивших аккредитацию Минтранса — они же операторы ИС ЭПД. Чтобы получить аккредитацию, нужно соответствовать строгим требованиям к безопасности данных, защите данных и техническому обеспечению. Операторы ИС ЭПД проверяют формат документа, номер идентификатора и действительность УКЭП, которой подписан тот или иной титул, а также возможные ошибки в документе.
Транспортную накладную всегда должна сопровождать товарная накладная ТОРГ-12. Её не нужно передавать в ГИС ЭПД, обмен происходит только между продавцом (грузоотправителем) и покупателем (грузополучателем) в обычном сервисе ЭДО.
«Калуга Астрал» предлагает готовые решения, которые объединяют эти функции. Они позволяют обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
ТТН-1 и ТН-2 в 2021 году
В перечень первичных учетных документов (ПУД) включены в т.ч. товарно-транспортная накладная (ТТН-1, ТТН) и товарная накладная (ТН-2, ТН). Бланки ТТН и ТН относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты.
Оформлять ТН и ТТН обязаны организации. Обратите внимание, что для целей заполнения накладных под понятие «организация» подпадают:
– юридические лица Республики Беларусь;
– представительства иностранных и международных организаций, а также иностранные организации, осуществляющие деятельность в нашей стране через постоянное представительство;
– индивидуальные предприниматели (ИП), зарегистрированные в Беларуси.
Правила оформления накладных
Накладные ТН или ТТН можно заполнять вручную, а также использовать технические средства. Отметим, что при оформлении накладных допускается часть данных заполнить от руки, а часть – внести с помощью технических средств.
По общему правилу при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется ТТН. Однако из правила есть исключения. Так, выполнять автомобильную перевозку груза можно без оформления ТТН в следующих случаях:
– если перевозятся грузы нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ и согласно договору ТМЦ не замеряются, не взвешиваются или не производится их геодезический замер;
– если груз привезен из-за границы. В такой ситуации груз едет без ТТН до пункта разгрузки, указанного в транспортных документах грузоотправителя. Сопроводительными документами на груз в данном случае являются авиационная накладная, железнодорожная накладная или CMR-накладная с приложением счета-фактуры и иных документов, оформленных грузоотправителем;
– если груз перевозится за пределы территории Беларуси, а также в случае транзитной перевозки груза через нашу страну. Сопроводительными документами на груз в данном случае будут являться CMR-накладная, а также другие документы, оформленные грузоотправителем, в частности ТН.
Важно! Не является нарушением оформление накладной ТН или ТТН в тех случаях, когда это не нужно.
Наименование организации при заполнении накладной допускается указывать как в полном, так и в сокращенном виде. Право выбора остается за организацией.
Особенности оформления накладных
В случае, когда ТМЦ по накладной отгружает или получает филиал организации, наряду с наименованием организации в накладной нужно указать наименование филиала.
В ситуации, когда договор на поставку товаров заключен с головной организацией, а отгрузка ТМЦ производится в адрес филиалов, выделенных на отдельный баланс, в качестве грузополучателя нужно указать филиал. Связано это с тем, что оформление транспортных документов привязано к фактическим грузоотправителям и грузополучателям.
При отгрузке и оплате товара по ценам, установленным в иностранной валюте, накладная заполняется в той иностранной валюте, в которой согласована цена.
Важно! Если наряду с иностранными валютами в качестве возможных вариантов расчетов в договоре будут указаны белорусские рубли, то накладную нужно оформлять в национальной валюте.
При расчетах за товар в белорусских рублях эквивалентно определенной сумме в иностранной валюте, стоимостные показатели в накладной заполняются в белорусских рублях. Отметим, что стоимость товаров в иностранной валюте отражается только по строке «Всего стоимость с НДС».
Выдача работникам заработной платы готовой продукцией (в натуральной форме) оформляется накладной. В следующих случаях выписка накладной физическому лицу не требуется:
– при продаже товаров через розничную сеть;
– при безвозмездной передаче товаров, передаче (возврате) товаров по договорам безвозмездного пользования (ссуды).
Переадресовка, перегрузка товара в пути
При переадресовке груза грузополучатель должен сделать запись в накладной об отказе в приемке груза. В строке «Переадресовка» указываются наименование и адрес нового грузополучателя, новый пункт разгрузки, фамилия, инициалы и подпись лица, принявшего решение о переадресовке. Таким лицом может быть и водитель, если ему будут предоставлены соответствующие полномочия. В случае доставки товара с привлечением перевозчика условие о возможности внесения водителем в накладную сведений о переадресовке желательно включить в договор.
В ситуации, когда в пути следования необходимо перегрузить груз с одного автомобиля на другой, новая накладная не выписывается. Существуют два варианта оформления перегрузки:
- изменения можно внести в накладную, которая следует с грузом. Для этого в ТТН зачеркивается информация о водителе, автомобиле, прицепе (если он был), путевом листе и указываются фамилия, инициалы и подпись лица, принявшего решение о перегрузке. В ТТН приводятся данные о новом автомобиле;
- данные о перегрузке на новую машину допускается размещать в приложении к накладной либо акте о перегрузке. В таком случае изменения в саму ТТН вносить не нужно.
Отметим, что решение о перегрузке принимает должностное лицо организации, в обязанности которого входит организация транспортной работы.
Чем отличается товарно-транспортная накладная от транспортной накладной?
В транспортной накладной нет товарного раздела, по ней можно подтвердить только затраты на доставку груза.
Михаил Кратов
Эксперт по праву
В транспортной накладной нет товарного раздела, по ней можно подтвердить только затраты на доставку груза.
Михаил Кратов
Эксперт по праву
Читатель спрашивает: «Заключили договор с новым контрагентом, и он просит на каждую поставку оформлять помимо транспортной накладной еще и товарно-транспортную. До этого отправляли все заказы по транспортной и товарной накладной ТОРГ-12. Подскажите, в чем разница и когда действительно нужно оформлять товарно-транспортную накладную?»
Товарно-транспортную накладную оформляют для перевозки алкоголя, в других случаях достаточно транспортной
Есть три документа, которые используют для поставки товаров: транспортная, товарная и товарно-транспортная накладная. Их используют в разных ситуациях.
| Товарная накладная | Транспортная накладная | Товарно-транспортная накладная | |
|---|---|---|---|
| Какие расходы можно учесть | На товары | На перевозку | На товары и перевозку |
| Когда нужно использовать | При продаже товаров | В паре с товарной накладной при перевозке товаров сторонним перевозчиком или когда отдельно учитываете плату за доставку | При перевозке алкоголя |
Товарная накладная — ТОРГ-12. Это первичный документ для оформления поставки товаров другой организации или ИП. Оформляется в двух экземплярах — для продавца и покупателя. По товарной накладной учитывают расходы на товары.
Транспортная накладная — ТН. Это первичный документ, который составляют при перевозке груза. Он оформляется в трех экземплярах — для отправителя, перевозчика и получателя груза. Транспортная накладная подтверждает, что компания или ИП заключили договор с перевозчиком. По ней можно учесть только расходы на доставку. Сведений о перевозимых товарах транспортная накладная не содержит.
Транспортную накладную оформляют в паре с товарной. Эти документы нужно использовать для перевозки любых грузов, если их доставляет сторонний перевозчик или стоимость доставки не входит в цену товара и покупатель оплачивает ее поставщику отдельно. ТН не нужна только для перевозки алкоголя.
Товарно-транспортная накладная — ТТН. Это особый документ для перевозки грузов, до 2013 года использовали только его. По нему можно учесть расходы не только на перевозку, но и на товары. Товарно-транспортную накладную обязательно оформлять только для перевозки алкоголя, при этом оформлять транспортную не нужно. При перевозке остальных товаров можно обойтись без товарно-транспортной накладной.
Почему лучше использовать отдельно транспортную и товарную накладные, а не одну товарно-транспортную
Товарно-транспортную накладную практически отменили, она осталась обязательной только для перевозки алкоголя. Но некоторые компании по-прежнему используют ее вместо связки из товарной и транспортной накладных — когда товары доставляет сторонняя компания.
Советуем использовать товарно-транспортную накладную только для доставки алкоголя. Для других случаев предусмотрены свои документы, поэтому налоговая может не учесть по ней расходы на товары и доставку.
Чтобы защитить себя от конфликтных ситуаций и снизить риск повреждения товаров, используйте транспортную накладную. В ней есть специальные разделы: 5 и 14.
Раздел 5 транспортной накладной. В нем прописывают рекомендации отправителя по перевозке груза, например оптимальный вид транспорта, маршрут перевозки или температуру. На основе этих данных перевозчик подберет необходимый транспорт и маршрут. К тому же можно будет отследить, кто конкретно виноват в порче груза: поставщик, который неверно описал условия перевозки, или перевозчик, который не учел рекомендации.
Раздел 14 транспортной накладной. Здесь указывают сведения об изменении выгрузки. Например, склад не смог принять дополнительный товар из-за нехватки места и машину отправили на соседний или перевозчик не смог привезти товар вовремя из-за других обстоятельств. В любой ситуации заполнение 14‑й страницы станет основанием для изменения стоимости доставки груза.
Если перевозите товар своими силами, в товарно-транспортной накладной нет смысла: вам не нужно учитывать расходы на перевозку сторонней компанией и заполнять лишние разделы. А еще в отличие от товарной накладной в ней нельзя учесть НДС.