Как сшить уведомление о заключении трудового договора с иностранцем

Как правильно подшивать листы уведомления по новым правилам?

С 9 сентября, согласно приказу МВД от 04.06.2019 № 363, меняются правила заполнения уведомлений о заключении/расторжении трудовых и гражданско-правовых договоров, а также их подачи в территориальные УВМ ГУ МВД!

По новым правилам, отныне бланки уведомлений необходимо сшивать. Об этом написано в приказе МВД. То есть, работодателям, которые берут на работу трудовых мигрантов, становится значительно сложнее оформлять сотрудников в свой штат. На подшивку документов будет тратиться много времени, и ошибок в оформлении уведомлений будет значительно больше!

Изменения вступают в силу уже в понедельник, поэтому мы подготовили для вас подробную инструкцию о том, как нужно правильно подшивать уведомления .

1. Нужно прошивать два и более листов в документе. Например, бланк уведомления на трёх листах.
2. Листы скрепляются в левом верхнем углу степлером или прошиваются нитками. Также можно прошить листы вдоль левого края листа.
3. На задней стороне последнего листа в место, где лист прошит, поверх наклеивается небольшой белый листок. Это делается для того, чтобы лист невозможно было заменить или убрать.
4. Поверх этого листка пишется «Прошито и пронумеровано (номер) страниц, генеральный директор (подпись)».
5. Поверх ставится печать.

Самое главное, чтобы было видно, что документ цельный, и исключить возможность добавить другие страницы.

Если вы не поняли, как правильно подшиваются листы в уведомления , или боитесь столкнуться с отказом в МВД при их подаче, обращайтесь за помощью к нашим специалистам.

• Заполним уведомления в соответствии с законодательством;
• Займемся прошивкой листов;
• Своевременно подадим уведомления в МВД самостоятельно.

Вы сможете сэкономить своё время, а также гарантировано не столкнётесь с отказом принимать документы, и ваши уведомления стопроцентно будут занесены в базу!

Как правильно прошить уведомление о приеме и увольнении иностранного работника

В 2020 году изменилась форма уведомления о приеме и увольнении иностранного сотрудника. Изменились и требования к ним. Теперь уведомления занимают несколько листов, и их необходимо сшивать.

1. Новые формы и новые требования
2. Как правильно сшивать уведомления о заключении и расторжении договора с иностранцем
3. Ответственность работодателя за неправильно сшитое уведомление

Новые формы и новые требования

Новые формы и порядок заполнения уведомления о заключении трудового договора с иностранцем, а также уведомления о расторжении этого договора утверждены регламентом в Приказе МВД России от 30 июля 2020 г. N 536.

Новые формы уведомления распечатываются на двух сторонах листа, но все равно занимают несколько листов. Сокращать и умещать уведомление намеренно, чтобы оно поместилось на 1 лист нельзя. Если для какой-то информации клеток в уведомлении не хватает, требуется заполнить дополнительные листы.

Примечание редакции:

• в какой срок, куда и в каком виде нужно направить уведомление о заключении договора, читайте в статье нашей Базы Знаний «Уведомление о приеме иностранных граждан в МВД (пошаговая инструкция)»
• в какой срок, куда и в каком виде нужно направить уведомление о прекращении договора, читайте в статье нашей Базы Знаний «Уведомление о расторжении договора с иностранным гражданином (пошаговая инструкция)».

В административном регламенте МВД четко прописано, что уведомления о заключении и прекращении трудового договора и приложения к ним, состоящие из двух и более листов, прошиваются. Если уведомление не прошить, а просто скрепить степлером, то это считается нарушением.

Как правильно сшивать уведомления о заключении и расторжении договора с иностранцем

Чтобы правильно сшить уведомление о приеме или увольнении иностранца, воспользуйтесь инструкцией:

1. Все листы разложите по порядку: сначала идут листы уведомления, а за ними все дополнительные листы. Можно добавить последний, пустой лист для того, чтобы заверять уведомление было проще. Обратите внимание, что в некоторых регионах к уведомлению МВД просит прикреплять копию договора с иностранцем.
2. С листов уберите все скрепки и зажимы.
3. Пронумеруйте все листы уведомления и его приложений.
4. После этого по левому краю сделайте три или два отверстия, через которые проденьте достаточно прочную нитку. Оба конца вдетой нитки должны оказаться в одном месте на последней странице всех материалов.
5. Поверх ниток приклейте белый листок бумаги.
6. На листе напишите «В документе прошито и пронумеровано ___ листов.»
7. Напишите должность, фамилию и инициалы директора или сотрудника, ответственного от лица компании подписывать и подавать уведомления в МВД.
8. Директор или доверенное лицо должны поставить на документе личную подпись. Факсимиле использовать нельзя.
9. Поставьте дату сшивки уведомления.
10. Поверх поставьте печать организации таким образом, чтобы она занимала место и на приклеенном листке с заверительной надписью, и на последнем листе сшитых документов.

При подготовке уведомления о заключении и расторжении договора будьте внимательны, любое отклонение, любая ошибка влечет наложение административной ответственности на работодателя.

Ответственность работодателя за неправильно сшитое уведомление

Работодатель может получить штраф не только за то, что не подал уведомление о заключении или расторжении договора с иностранцем в МВД или сделал это с опозданием. Но и за то, что уведомление подано с нарушением формы или порядка уведомления. А требование к тому, чтобы уведомления были сшиты, пронумерованы и заверены, — это требования к порядку подачи.

Поэтому если уведомление подано, но не сшито или сшито неправильно, то работодателя ждет штраф по п. 3, статья 18.15 КоАП РФ — от 400 до 800 тысяч за каждое уведомление. Поэтому квалификация сотрудника, которые ведет миграционный документооборот в компании, — это защита компании. И чем лучше специалист разбирается в миграционной сфере, тем надежнее защита.

Памятка: что нельзя забывать при подаче уведомления или как не получить штраф

Одной из важнейших обязанностей, налагаемых законодательством на работодателя, у которого работают мигранты — подача уведомлений в МВД о приеме на работу и увольнении иностранных граждан.

Поэтому гос.органы за неподачу уведомлений установили штраф в размере до 1 млн. рублей!

Что нужно помнить работодателю, чтобы не получить штраф:

1. Всегда укладывайтесь в сроки подачи уведомления о заключении и расторжении трудового договора с иностранным сотрудником: 3 рабочих дня со дня заключения/расторжения трудового договора.
2. Уведомление нужно подавать только по форме МВД — пункт занимает второе место по частоте штрафов.
3. Уведомления подаются на всех иностранных граждан, которые работают в вашей компании, независимо от их правового статуса.
4. Правильно заполняйте уведомления, вносите все данные. Не используйте сокращения, в случае если текст не вмещается, оформляйте дополнительный лист. Уведомление и дополнительный лист обязательно нужно сшивать нитками (а не скреплять степлером).
5. Уведомление можно подавать напрямую в МВД либо почтой.

Мы рекомендуем подавать уведомления лично. В этом случае вы можете быть уверены, что уведомление попадет в базу, а если инспектор обнаружит ошибки в заполнении, вам сразу об этом сообщат, и вы не получите штраф.

Если вы все же хотите подать уведомление почтой, то следуйте нашей инструкции.

Для того, чтобы отправить уведомление почтой необходимо:

• Приобрести конверт;
• В конверт нужно вложить одно уведомление, оригинал трудового договора с иностранным сотрудником, либо копию, заверенную печатью и подписью директора;

Важно уточнить! В один конверт упаковывается один комплект документов.

• Сделать опись вложения;
• Уведомление о вручении заполняется вами, и клеится на конверт сотрудником почты, возвращается после того, как канцелярия получит письмо.

Мы не перестаем писать на тему требований к уведомлениям, потому что соблюдать их сложно, а ответственность за их нарушение очень серьезная.

Если вы не хотите рисковать, но хотите быть уверенными, что уведомления будут заполнены верно и отправлены в срок, то обращайтесь к нашим специалистам в области миграционного права — 8 812 640 95 04 и забудьте навсегда о сложностях в заполнении, больших очередях и штрафах!

Как сшить уведомление о заключении трудового договора с иностранцем

ПОДАЧИ РАБОТОДАТЕЛЯМИ ИЛИ ЗАКАЗЧИКАМИ РАБОТ (УСЛУГ)

УВЕДОМЛЕНИЙ О ЗАКЛЮЧЕНИИ И ПРЕКРАЩЕНИИ (РАСТОРЖЕНИИ)

ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ИЛИ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОГО ДОГОВОРА

НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ (ОКАЗАНИЕ УСЛУГ) С ИНОСТРАННЫМ

ГРАЖДАНИНОМ (ЛИЦОМ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА)

1. Настоящий Порядок устанавливает последовательность действий при подаче работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства) <1>.

<1> Далее — «уведомления о заключении и прекращении трудового договора».

2. Работодатель или заказчик работ (услуг), привлекающие и использующие для осуществления трудовой деятельности иностранного гражданина (лицо без гражданства), обязаны уведомлять территориальный орган на региональном уровне в субъекте Российской Федерации, на территории которого данный иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность, о заключении и прекращении (расторжении) с данным иностранным гражданином (лицом без гражданства) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора.

3. Уведомления о заключении и прекращении трудового договора заполняются по формам, приведенным в приложениях NN 7 и 8 к приказу, утверждающему настоящий Порядок, разборчиво от руки или с использованием технических средств (пишущей машинки, компьютера) на русском языке. При заполнении уведомлений о заключении и прекращении трудового договора не допускаются: зачеркивания, использование сокращенных слов (кроме официальных), аббревиатур (кроме официальных) и исправления.

4. В уведомлениях о заключении и прекращении трудового договора должны быть заполнены все соответствующие поля.

5. В случае недостаточности знакомест в соответствующем поле уведомлений о заключении и прекращении трудового договора заполняется приложение к уведомлению о заключении и прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Порядку) с обязательным указанием в нем порядкового номера и наименования поля, в которое вносится недостающая информация, а также фамилии, имени, отчества (при их наличии) иностранного гражданина (лица без гражданства), в отношении которого представляются уведомления о заключении и прекращении трудового договора.

6. Уведомления о заключении и прекращении трудового договора и приложение к ним, состоящие из двух и более листов, прошиваются и пронумеровываются, о чем на обороте последнего листа делается заверительная запись, которая должна содержать информацию о количестве подшитых листов, фамилию, инициалы и подпись лица, представляющего уведомления о заключении и прекращении трудового договора (уполномоченного от имени работодателя (заказчика работ, услуг) подписывать уведомление о трудоустройстве, либо уполномоченного от организации на подачу уведомления о трудоустройстве по доверенности).

7. Уведомления о заключении и прекращении трудового договора представляется в отношении каждого иностранного гражданина (лица без гражданства), с которым работодатель или заказчик работ (услуг) заключил или прекратил (расторг) трудовой договор или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг).

8. Уведомления о заключении и прекращении трудового договора могут быть представлены на бумажном носителе непосредственно в территориальный орган на региональном уровне, направлены заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения либо в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал.

При направлении уведомлений о заключении и прекращении трудового договора в электронной форме используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

9. При приеме уведомлений о заключении и прекращении трудового договора на бумажном носителе уполномоченным должностным лицом проверяются правильность заполнения уведомлений о заключении и прекращении трудового договора, а также наличие документов, удостоверяющих личность и полномочия лица, представившего уведомления о заключении и прекращении трудового договора.

В случае выявления недостоверности указанных в уведомлениях о заключении и прекращении трудового договора сведений либо нарушения порядка или формы их заполнения уполномоченное должностное лицо докладывает рапортом начальнику подразделения, входящего в структуру подразделения по вопросам миграции территориального органа на региональном уровне не позднее суток с момента окончания проверки для принятия решения по существу.

10. Уполномоченное должностное лицо, принявшее уведомления о заключении и прекращении трудового договора, вносит запись о его приеме в журнал учета уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами (лицами без гражданства) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Порядку).

Регистрационный номер и дата приема уведомлений о заключении и прекращении трудового договора проставляются на уведомления о заключении и прекращении трудового договора.

Уведомителю или его представителю, в случае, если уведомления о заключении и прекращении трудового договора поданы непосредственно в подразделение по вопросам миграции территориального органа на региональном уровне, выдается справка (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к настоящему Порядку).

11. При поступлении уведомлений о заключении и прекращении трудового договора в электронной форме уполномоченное должностное лицо направляет лицу, представившему уведомления о заключении и прекращении трудового договора, электронное сообщение о приеме уведомлений о заключении и прекращении трудового договора не позднее рабочего дня, следующего за днем получения уведомлений о заключении и прекращении трудового договора.

12. Уведомления о заключении и прекращении трудового договора, полученные в электронной форме, распечатываются и заверяются подписью уполномоченного должностного лица, на уведомлениях о заключении и прекращении трудового договора производится запись «Поступило в электронной форме».

13. Уполномоченное должностное лицо вносит сведения о приеме уведомлений о заключении и прекращении трудового договора в информационную систему МВД России, предназначенную для оказания государственных услуг, в течение 3 рабочих дней с даты его поступления.