Как взять ссуду у работодателя

Как грамотно одолжить работнику фирмы

Случаи, когда работники обращаются к своей организации с просьбой выдать им заем на обучение, лечение, отдых, приобретение машины, не редкость в бухгалтерской практике. Как бухгалтеру отразить в учете заем, выданный сотруднику фирмы, расскажет статья.

Проводим выдачу займа

Если ваша организация решила дать работнику денег взаймы, необходимо заключить с ним письменный договор, даже если сумма займа незначительна (ст. 808 ГК РФ).

В договоре определите сумму займа, срок, на который он выдается, а также то, как работник будет возвращать деньги: целиком или частями, вносить деньги в кассу или сумма займа будет удерживаться из заработной платы и т. д. Ни размер займа, ни срок его погашения законодательно не ограничены.

Если срок возврата займа в договоре не указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после того, как вы этого потребуете (ст. 810 ГК РФ).

Выдав работнику заем, откройте к счету 73 субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» и сделайте проводку по дебету этого субсчета:

ДЕБЕТ 73-1 КРЕДИТ 50 (51)
– сумма займа выдана работнику из кассы (перечислена с расчетного счета на счет, указанный работником).

Начисляем проценты по займу

В договоре вы можете предусмотреть, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор займа предусматривает, что проценты выплачиваются ежемесячно, но вы можете установить и иной порядок их уплаты.

В учете сделайте следующие проводки:

ДЕБЕТ 73-1 КРЕДИТ 91-1
– начислены проценты за пользование займом;

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73-1
– работник выплатил сумму процентов организации.

Считаем материальную выгоду работника

Если вы предоставили работнику заем на льготных условиях, работник получает дополнительный доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (ст. 212 НК РФ).

Сумму материальной выгоды рассчитывают:

• как разницу между процентами, начисленными в размере 2/3 ставки рефинансирования Банка России (ключевой ставки), и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в рублях);
• как разницу между процентами, начисленными в размере 9% годовых, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в иностранной валюте).

Материальную выгоду облагают НДФЛ по ставке 35% отдельно от других видов доходов. При исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяют.

Приходуем возврат займа

Возврат займа отражайте по кредиту субсчета 73-1.

Если работник вернул заем, внеся деньги в кассу или на расчетный счет, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73-1
– работник вернул деньги в кассу (на расчетный счет).

Если по согласованию с работником бухгалтерия удерживает сумму займа из заработной платы, отражайте это так:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-1
– деньги, причитающиеся с работника в счет погашения займа, удержаны из заработной платы.

Займ сотруднику организации

Важной частью социального пакета, предоставляемого персоналу предприятием, часто становится займ работнику от работодателя. Такой формат взаимодействия выгоден обеим сторонам. Сотрудник получает возможность взять деньги на очень привлекательных условиях, часто – вообще без процентов. Бонус – отсутствие необходимости собрать комплект документов и проходить проверку кредитной истории.

Организация увеличивает лояльность как этого конкретного работника, так и остальных, для которых подобное отношение работодателя имеет не меньшее значение. Обязательным условием для успешной реализации мероприятия становится грамотное оформление документов. Это позволит избежать как конфликтом с заемщиком, так и проблем с фискальными органами.

Что говорит действующее законодательство?

Общий порядок предоставления займов регламентируется положениями ГК РФ. Конкретно – параграфом 1 главы 42. Он включает несколько статей, начиная с 807 и заканчивая 818. Для рассматриваемого вопроса особо важное значение имеют две из них – статья 807 и статья 808.

Как оформить займ сотруднику организации?

Выдача займа сотруднику – мероприятие добровольное. А потому его реализация предусматривает совместные действия, предпринимаемые обеими заинтересованными сторонами.

Пошаговые действия

Чтобы оформить и выдать беспроцентный займ сотруднику, требуется последовательно выполнить несколько несложных операций. В их число входят:

1. Обсуждение и согласование условий выдачи займа. Обычно происходит в устном режиме, а достигнутые договоренности фиксируются в документах, оформляемых на следующих стадиях взаимодействия работника и нанимателя. Без предварительного согласования работники обращаются за получением займа редко.
2. Подача сотрудником заявления на получение безвозмездного или возмездного займа. Составление документа происходит в произвольной форме. Обычно в нем указываются реквизиты предприятия, данные работника и желательные для последнего условия сделки.
3. Регистрация заявления в канцелярии организации.
4. Рассмотрение документа руководителем компании. При необходимости запрашиваются сведения из отдела кадров, непосредственного начальника заявителя, других сотрудников предприятия.
5. В случае одобрения заявления (весьма вероятного, так как основные условия уже согласованы) – оформление договора. Выполняется штатным юристом или бухгалтером компании. Требования к содержанию документа перечислены в следующем подразделе статьи.
6. Подписание договора обеими сторонами.
7. Выдача денег: в наличной форме с оформление расходного кассового ордера или перечислением на зарплатную карточку сотрудника с проставлением подписи в ведомости.

Договор

И процентный, и беспроцентный займ сотруднику выдается на основании договора, который составляется в обязательном порядке. Порядок оформления и требования к содержанию документа не отличаются от стандартных. К числу обязательных составляющих договора относятся следующие реквизиты и сведения:

1. Название, дата и место подписания. Традиционные для любого договора данные, которые обычно указываются в шапке документа.
2. Предмет соглашения. Включает сумму займа, срок выдачи и возврата, условия возврата, характер сделки – возмездный или безвозмездный, а также процентная ставка (во втором случае нулевая, но все равно указывается).
3. Права, обязанности и ответственность каждой из сторон. Применительно к беспроцентному займу сотруднику от организации эти разделы не имеют серьезного значения. Единственным существенным условием часто становится необходимость работы на предприятии до полного погашения долга.
4. Порядок досрочного расторжения договора. Независимо от условий, на которых выдается займ сотруднику, последний имеет право досрочно погасить долг без необходимости уплаты каких-либо штрафов или комиссии. Таковы положения действующего в России законодательства, регламентирующие сферу кредитования.
5. Полный набор реквизитов и данных о каждой из сторон сделки.
6. Подписи – заемщика и руководителя/ответственного лица кредитора. Также необходимо поставить на договоре печать предприятия.

Налогообложение сделки

Действующее законодательство рассматривает беспроцентный займ как источник дохода для заемщика. Он образуется за счет экономии на процентах. Такая позиция выглядит вполне логичной и сформирована достаточно давно.

Необходимость уплаты НДФЛ возникает для любого льготного займа. К числу последних относятся не только беспроцентные, но и те, где процентная ставка находится в пределах 2/3 от ставки рефинансирования Центробанка. Полученная заемщиком в результате заключения такого займа материальная выгода облагается по стандартной ставке, равной 35% (для резидентов) или 30% (для нерезидентов).

Как быть, если долг работника прощен?

Нередко организация принимает решение списать долг сотрудника. Это становится еще одним поощрением за успешную или добросовестную работу. В этом случае возникает необходимость произвести дополнительное начисление НДФЛ, так как работник получает очередную материальную выгоду. Ее величина равняется сумме списанного долга. Она облагается налогом в размере 13%.

Начисленная сумма удерживается из зарплаты сотрудника, так как налоговым агентом по НДФЛ выступает работодатель. Важно помнить, что по действующим правилам сумма удержания не может быть выше половины получаемого сотрудником заработка.

Требования к сотруднику

Выдача беспроцентного займа сотруднику – это привилегия, которая предоставляется далеко не всем. Обычно подобным образом отмечаются лучшие и самые перспективные работники предприятия.

В качестве критериев для определения кандидатов на такой вид стимулирования персонала, используются следующие факторы:

• личностные качества сотрудника;
• достигнутые им результаты;
• стаж работы на предприятии;
• кредитная нагрузка (часто безвозмездные займы выдаются на погашение имеющихся банковских кредитов или финансовых обязательств перед МФО);
• заявленное направление расходования средств.

Комплексное изучение перечисленных параметров становится базой для принятия решения. Но необходимо отметить, что нередко работодатель сам выходит с предложением к сотруднику с целью его стимулирования. В подобной ситуации анализировать критерии попросту не требуется, так как формально решение уже принято.

Нюансы и возможные ошибки

Практика показывает, что при выдаче беспроцентных займов персоналу обычно допускаются две самые частые ошибки. Первая касается выдачи крупных (свыше 600 тыс. руб.) сумм, что нередко привлекает внимание контролирующих органов, занимающихся борьбой с отмыванием нелегальных доходов.

Вторая связана с отсутствием в тексте договора указания на беспроцентный характер займа. В этом случае налоговая проверка по умолчанию рассматривает займ, как выданный по ставке рефинансирования. Результатом становится пересчет в большую сторону налога на прибыль.

Допускается ли выдача беспроцентного займа сотруднику?

Да, такая финансовая операция не противоречит действующему законодательству. Но ее реализация должна отвечать нескольким обязательным требованиям, которые касаются оформления документов, а также начисления и уплаты налогов.

Какие налоги необходимо платить при выдаче организацией займа работнику?

Если речь идет о льготном займе (беспроцентном или под очень низкий процент), требуется заплатить НДФЛ с материальной выгоды, полученной сотрудником. Налог начисляется и платится бухгалтерией предприятия, после чего удерживается из зарплаты работника.

Как избежать ошибок при подготовке и осуществлении сделки?

Для этого необходимо четко выполнять требования законодательства в части содержания договора займа и налогообложения финансовой операции.

Выводы

Предоставление сотруднику беспроцентного займа выступает одним из эффективных способов мотивации персонала. Главные его достоинства для работника – выгодные условия, оперативность получения, отсутствие необходимости собирать объемный пакет документов. Важным бонусом становится длительный срок кредитования, причем нередко – с последующим списанием части долга.

В свою очередь, предприятие получает лояльность – как со стороны конкретного сотрудника, так и персонала в целом. Главным условием эффективного использования столь многочисленных преимущества становится грамотное оформление сопутствующих документов и выплата полагающихся по закону налогов.

Выдача беспроцентного займа сотруднику компании

Организации и частные предприниматели имеют право выдавать ссуды другим организациям и собственным сотрудникам не только под низкий процент, но и без оплаты за пользование денежными средствами.

Для работника подобный заем выглядит намного привлекательнее банковского кредита благодаря отсутствию оплаты (при процентной ставке в 0%), а также отсутствию необходимости готовить пакет документов.

Бухгалтерии работодателя следует отразить в учете не только операции по выдаче и погашению ссуды, но и связанные с ними налоговые последствия.

Требования к сотруднику

В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.

В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:

• его личностных качеств (ответственность, качество труда);
• продолжительности работы в компании;
• величины получаемого дохода (заработной платы);
• наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
• характеристики непосредственного руководителя работника;
• целей, для которых запрашивается ссуда.

Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.

При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.

Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.

Вопрос: Какой код указывается в поле 20 платежного поручения при перечислении беспроцентного займа своему работнику?
Посмотреть ответ

Выдаваемые средства не касаются коммерческих или предпринимательских целей ни одной из сторон соглашения.

Важно! Если сотрудник запрашивает крупную сумму средств с указанием конкретной цели их использования, работодатель вправе запросить подтверждающие документы (план квартиры проживания или договор-намерение при покупке жилья, справку о составе семьи, медицинское заключение при необходимости лечения).

Оформление соглашения о беспроцентном займе

ВАЖНО! Образец договора беспроцентного займа от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При заключении договора о кредитовании с сотрудником сделка должна производиться в письменном виде (ст. 808 ГК РФ, ст. 5 ФЗ №82 (19.06.00)). В качестве образца может использоваться стандартный кредитный договор, в который добавляются специфические условия, касающиеся конкретной сделки.

Величина процентной ставки за пользование ресурсами прописывается в тексте документа. Если размер ставки не указан, то получатель ссуды обязан производить оплату вознаграждения по займу в размере ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на день погашения долга. В ситуации с беспроцентной сделкой условие должно прописываться с указанием ставки в размере 0% (ст. 809 ГК РФ).

В тексте должны прописываться и другие условия предоставления займа в виде:

• его размера;
• срока выдачи (даты выдачи средств и окончательного возврата);
• целевого назначения.

Договор должен содержать сведения о:

• месте и дате заключения сделки;
• наименовании кредитора и его руководителе (учредителе);
• данных заемщика (работника);
• периодичности и способах погашения долга с указанием возможности досрочного возврата полученных средств;
• штрафных санкциях при нарушении любой из сторон условий соглашения;
• обстоятельствах форс-мажора, освобождающих участников договора от исполнения обязательств;
• конфиденциальности документа, то есть неразглашении условий соглашения иным лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательно;
• способах разрешения сторонами спорных вопросов, возникающих при исполнении соглашения.

В случае продления срока действия сделки или корректировки иных ее условий сторонами подписывается дополнительное соглашение к договору, являющееся его неотъемлемой частью.

Договор вступает в силу с момента получения заемщиком (сотрудником) денег, подтверждаемого кассовым (расходным) ордером или платежным поручением в зависимости от способа получения денег (наличными, перечислением на счет заемщика в банке).

Порядок возврата займа указывается в тексте соглашения, в противном случае заемщик вправе по своему усмотрению погашать долг путем внесения денег в кассу кредитора или перечислением средств на расчетный счет предприятия.

Важно! Если кредит носит целевой характер, то заемщик должен в оговоренный срок представить организации-работодателю документы, подтверждающие использование ссуды на предусмотренные в договоре цели (договор купли, платежное поручение, акт приемки, расписку).

Налогообложение по кредиту работнику компании

Работодатель, выдавший беспроцентный кредит, не получает от исполнения сделки доходов, поэтому не производит выплату налогов.

Получение беспроцентной ссуды сотрудником влечет для последнего налоговые последствия, так как он получает материальную выгоду, выраженную в виде экономии средств на отсутствии процентов по сделке (ст. 212 НК РФ). Подобный доход подлежит налогообложению на общих основаниях.

После выдачи беспроцентной ссуды компания обязана производить:

• начисление НДФЛ по ставке 35% на сумму сэкономленных процентов в течение всего периода действия договора о займе (ежемесячно по последним числам месяца);
• удержание налога с любых доходов сотрудника-заемщика с учетом того, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна быть больше 50% выплачиваемого дохода;
• перечисление НДФЛ в бюджет на следующий рабочий день после удержания.

Доход в виде экономии на отсутствии процентов не облагается налогом на доходы физического лица в случаях, если:

• ссуда предназначена для нового строительства или для покупки в пределах территории Российской Федерации жилья (дома, комнаты, доли в жилом помещении), земельного участка с расположенным на нем жилым строением или для проведения индивидуального жилищного строительства (ИЖС);
• кредит выдан банковским учреждением, расположенным на территории РФ, для рефинансирования целевого займа, выданного для ведения ИЖС или покупки жилья.

Вопрос: В какой срок нужно исчислить и перечислить НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды от беспроцентного займа? Как заполнить разд. 2 расчета 6-НДФЛ по материальной выгоде от экономии на процентах?
Посмотреть ответ

Если долг прощается

Если организацией принято решение не взыскивать долг с сотрудника, а простить его, то налог, начисленный на размер выгоды от сэкономленных процентов по ссуде, должен удерживаться с заработка работника до полного его исчерпания.

Должна облагаться налогом (13%) и сама сумма долга со дня прощения, выраженного в виде уведомления о прощении долга или в виде соглашения о дарении денег (ст. 210, 224 НК РФ).

Итого в случае прощения долга из заработка работника удерживается налог:

• с суммы долга (прощенного);
• с выгоды от сэкономленных процентов на дату прощения;
• на доходы, выплачиваемые физическому лицу (НДФЛ).

В этом случае общая сумма удержанных налогов также не должна превышать 50% выплачиваемого дохода.

Проводки

По бухгалтерскому учету все виды расчетов с сотрудниками (кроме заработной платы и сумм подотчета) отражаются на счете 73, а расчеты по кредитам – на субсчете 73-1.

Проводки по счетам при кредитовании работника выглядят следующим образом:

• в момент выдачи займа — Дебет сч. 73-1 / Кредит сч.50 («Касса») или сч. 51 («Расчетные счета»);
• при погашении ссуды – Дебет сч. 50, 51, 70 (в зависимости от порядка платежа) / Кредит сч. 73-1.

Проценты по договору отсутствуют, поэтому в учете не отражаются.

Важно! При недостатке дохода для удержания всей суммы налога по окончании отчетного года (до 1 марта следующего года) налоговый орган должен быть проинформирован о невозможности удержания налога по форме 2-НДФЛ (с признаком 2).

Некоторые нюансы беспроцентной сделки

Соглашение беспроцентного займа между предприятием и сотрудником регулируется ст. 42 ГК РФ и ст. 809 НК РФ.

Законодательные нормы и акты в РФ, включая Гражданский и Налоговый кодексы, не содержат каких-либо запретов в отношении предоставления организациями кредитов сотрудникам. Но выданная ссуда может привлечь внимание ФНС, если ее размер превысит 600 тыс.руб., согласно ФЗ № 115 (07.08.2001) о противодействии легализации полученных преступным путем доходов.

Факт, что сделка является именно беспроцентной, должен обязательно найти отражение в тексте соглашения. В противном случае по умолчанию ставка по договору принимается равной ставке рефинансирования НБ и производится доначисление налога на прибыль.

Как работнику получить заем от работодателя?

У вас есть статья «Как поднять себе зарплату». В ней есть вариант Степана, который берет заем у работодателя в счет зарплаты. Степан выигрывает на процентах по займу, а работодатель — на страховых взносах.

Но мне непонятно, как можно дать в долг в счет зарплаты, чтобы она не облагалась взносами. Как оформлять платежи по возврату займа? И как работодателю получить выгоду от такой схемы?

Интересует ситуация, когда отношения работника с работодателем доверительные и работодатель платит полностью белую зарплату.

Филипп, полагаю, что под формулировкой «заем в счет зарплаты» имеется в виду один из способов погашения долга работником — когда деньги ежемесячно удерживаются из его зарплаты.

Чтобы ответить на ваши вопросы, расскажу, как работодателю дать в долг сотруднику. Сразу отмечу: выгоды для работодателя от выдачи займа я не вижу. Когда организация или ИП идет на это, то, как правило, просто хочет выручить своих сотрудников.

Если будете давать деньги под проценты, их сумму нужно включать в налогооблагаемую базу. Взяв с работника проценты, работодатель получает доход. А значит, налог на прибыль или налог при УСН будет больше.

Если заем беспроцентный, то по общему правилу надо каждый месяц высчитывать и удерживать с работника-заемщика НДФЛ по ставке 35% с материальной выгоды от экономии на процентах. Такая матвыгода облагается по самой высокой ставке НДФЛ из всех существующих. Однако любая материальная выгода, полученная за 2021 — 2023 годы , налогом не облагается.