Аналог собственноручной подписи
Подписью может считаться не только наша собственноручная подпись (подпись, поставленная нами от руки на на любом бумажном носителе документа) или электронная подпись, выданная Удостоверяющим центром, но и любой другой аналог собственноручной подписи, если договаривающиеся между собой стороны согласуют и оговорят, что именно будет являться таким аналогом собственноручной подписи.
Договаривающиеся стороны могут признавать юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи (пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ).
Гражданский кодекс РФ оставляет перечень допустимых аналогов собственноручной подписи открытым, то есть все зависит от нашей готовности выбрать и признать тот или иной аналог собственноручной подписи.
Адрес электронной почты email как аналог собственноручной подписи
В качестве аналога собственноручной подписи можно использовать адрес электронной почты.
Для этого, при составлении договоров, необходимо отдельно добавлять пункт об аналоге собственноручной подписи. Например, в такой формулировке:
Порядок удаленного заключения договора
Если стороны договора решили заключить сделку удаленно, без обмена договорами на бумажных носителях, подписанными собственноручно, они могут прибегнуть к электронной форме договора и подписать его «аналогом собственноручной подписью»
В реквизитах договора следует указывать свои электронные адреса.
Сторона, предлагающае заключить договор в электронной форме, направляет контрагенту полностью заполненный файл с договором (в формате PDF или в теле электронного письма) по электронной почте.
(Если договор отправляется в виде файла во вложении, то совсем не лишним будет продублировать текст в теле самого электронного сообщения (письма).
Из электронного сообщения должно явно следовать, что это подписанная оферта, а не побуждение к обсуждению условий, поэтому указываем в электронном сообщении, что следует сделать получателю, чтобы его согласие имело юридическую силу.)
В ответном письме другая сторона также направляет полный текст договора (либо в самом теле письма, либо в качестве все того же приложенного файла), при этом из текста письма должно следовать согласие на полное принятие условий договора.
Дополнительная рекомендация
Рекомендуется прикладывать к письму отсканированный договор, подписанный собственноручно, т.к. в целях отчетности (например, для налоговой) часто достаточно обычной копии документа – тогда нам не придется объяснять, что документ подписан аналогом собственноручной подписи, у нас будет копия собственноручно подписанного документа.
(Это рекомендация направлена на облегчение взаимоотношений с государственными контролирующими органами, а также усиление правовых позиций сторон.)
Существенным моментом в плане доказательств является то, что все пересылаемые по электронной почте файлы договоров и иных документов необходимо сохранять на почтовом сервере, то есть не удалять.
Аналог собственноручной подписи (АСП)
«. АСП — персональный идентификатор кредитной организации либо клиента кредитной организации, являющийся контрольным параметром правильности составления всех обязательных реквизитов платежного документа и неизменности их содержания. «
«Временное Положение о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями» (утв. Банком России 10.02.1998 N 17-П)
Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .
Смотреть что такое «Аналог собственноручной подписи (АСП)» в других словарях:
АНАЛОГ СОБСТВЕННОРУЧНОЙ ПОДПИСИ (АСП) — Персональный идентификатор кредитной организации либо клиента кредитной организации, являющийся контрольным параметром правильности составления всех обязательных реквизитов платежного документа и неизменности из содержания. платежные документы,… … Словарь бизнес-терминов
АСП — трёхбуквенная аббревиатура. АСП аварийная система проектирования АСП авиасигнальный пост, авиационный сигнальный пост АСП (воен.) авиационные средства поражения АСП авиационный самолётный прицел, авиационный стрелковый прицел АСП или АСП… … Википедия
АСП — авиационные средства поражения авиа, воен. Словарь: Словарь сокращений и аббревиатур армии и спецслужб. Сост. А. А. Щелоков. М.: ООО «Издательство АСТ», ЗАО «Издательский дом Гелеос», 2003. 318 с. АСП алкогольный синдром плода мед. АСП… … Словарь сокращений и аббревиатур
Электронная цифровая подпись — Стиль этой статьи неэнциклопедичен или нарушает нормы русского языка. Статью следует исправить согласно стилистическим правилам Википедии. Электронная подпись (ЭП) информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной… … Википедия
Что такое АСП в займах
Микрофинансовые организации упрощают гражданам жизнь и ускоряют процесс получения финансовых услуг: в большинстве компаний не нужно ходить в отделение для получения денег. Гражданин заполняет анкету на сайте, несколько минут ждет решения и затем заключает договор дистанционно, в течение часа получает средства на карточку. Но многих волнует правомерность заключенного удаленно документа, который подписывается с помощью так называемого аналога собственноручной подписи. Разбираемся, что такое АСП в займах, законно ли таким образом подписывать договор и не повлечет ли проблемы для клиента МФО.
Что такое АСП
АСП — это аббревиатура, расшифровывается как аналог собственноручной подписи и является способом подписания, удостоверения договора. По нему должно быть легко идентифицировать клиента в рамках двусторонних отношений.
АСП чаще используется при оформлении услуг удаленным способом через интернет: в банках и микрокредитных компаниях, организациях-поставщиках услуг связи, интернета и т. д. Когда гражданин для подтверждения какого-то решения, покупки товара или услуги вводит подтверждающий код, эти цифры и будут АСП.
Выдержка из стандартного соглашения об использовании АСП
Законно ли использование АСП
Сложность понимания, насколько законно применение такого типа подписи в займах, в том, что в Гражданском Кодексе нет конкретного определения АСП. Указано лишь, что законом допускается использование факсимиле, электронной цифровой подписи или иного аналога собственноручной подписи для заключения документов через интернет.
Таким образом, стороны, заключающие договор-оферту, могут договориться между собой, что именно будет считаться АСП. Для этого на сайтах микрофинансовых организаций публикуется соглашение об использовании АСП, в котором четко указывается:
- Что считается простой электронной подписью, с помощью которой будет подписываться договор, в микрозаймах это обычно уникальный код из СМС-сообщения.
- Каким конкретно образом применяется АСП — вводится в соответствующем окне в приложении или на официальном сайте микрофинансовой организации.
- Что считается согласием на условия получения услуг и подписанием договора — нажатие кнопки подтверждения после введения цифрового кода.
В подобных электронных документах также обязательно оговаривается пункт, без которого он может потерять свою силу. Должно быть указано, что обе стороны (клиент и МФО) признают подписанный подтверждающим кодом электронный договор равнозначным заключенному на бумажном носителе, заверенному стандартной подписью.
При наличии такого пункта микрофинансовая организация может ссылаться на Гражданский Кодекс, если возникнут споры и конфликты с заемщиком. В ГК указано, что простая электронная подпись (цифровой код) может быть аналогом собственноручной подписи, если это указано в соглашении между участниками сделки. Таким образом, если микрокредитная организация предоставила клиенту перед подписанием договора всю документацию, в ней указаны нюансы применения кода в качестве АСП, то заключенный дистанционно договор будет считаться законным.
Факсимиле вместо подписи
Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета.
Так выглядит оригинал подписи и факсимиле (источник http://www.pechaty-shop.ru/faksimile.html)
Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.
Где можно использовать факсимиле
Документооборот с контрагентами. Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным. Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.
Пример соглашения об использовании факсимиле
Локальные документы. Внутри компании факсимиле ставят:
- на наградных документах — почетных листах и грамотах;
- на служебных и наградных удостоверениях;
- на страховых и медицинских полисах;
- на командировочном удостоверении;
- на приказах по отпускам;
- на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.
Где нельзя применять факсимиле
Финансовые документы. Какие документы нельзя подписать факсимиле:
- бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
- платежные документы;
- документы налоговой отчетности;
- счета-фактуры;
- авансовый отчет;
- доверенности;
- векселя;
- запросы и заявления в государственные органы;
- заявления граждан и организаций;
- документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
- другие документы, имеющие финансовые последствия.
Первичные документы. Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар.
Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными.
Руководитель ООО «Карьер Комплект» подписывал счета-фактуры факсимильной подписью и на основании этих документов получил вычет по НДС. Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил нарушение и доначислил НДС, штраф и пени в размере 5 399 943 ₽.
Компания не согласилась с выводами налоговиков, обратилась в арбитражный суд и предоставила вторые экземпляры счетов-фактур — уже с «живыми» подписями контрагентов. Однако суд встал на сторону ФНС — закон запрещает использовать факсимиле на счетах-фактурах.
Банковские документы. Нельзя ставить факсимиле на банковских документах. Бумажные платежные поручения руководитель подписывает собственноручно, электронные — усиленной электронной подписью.
Трудовые договоры. В Трудовом Кодексе нет четких указаний, когда можно использовать факсимильную подпись. Закон не разрешает, но и не запрещает, ставить оттиск подписи на трудовые договоры и допсоглашения.
Однако в 2019 году Роструд разъяснил, что на трудовом договоре должна стоять собственноручная подпись руководителя. Главный аргумент — трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В Трудовом кодексе нет положений об аналогах собственноручной подписи, поэтому применять ее недопустимо.
Как хранить и учитывать факсимиле
Руководитель назначает ответственного сотрудника для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. Хранят оттиск в сейфе. Когда работник использует факсимиле, в книге учета печатей и штампов он отмечает дату выдачи и возврата оттиска. При увольнении факсимиле передают другому сотруднику или руководителю и составляют акт передачи.