Что такое акт приема передачи автомобиля

Электронный акт приёма-передачи автомобиля

При приёмке или передаче транспортного средства физическому лицу или организации часто требуется зафиксировать его текущее состояние. Чаще всего такие случаи возникают при приёмке или передаче автомобиля в аренду, сдача или принятие транспортного средства в ремонт или на ответственное хранение. В таких ситуациях полезно зафиксировать присутствие на транспортном средстве возможных дефектов, наличие в автомобиле ценных предметов или запчастей, показатели (например пробег), а иногда и другую информацию в виде комментария. Всю эту информацию важно привязать к конкретному транспортному средству, используя какой-либо идентификатор (VIN или гос. номер), а также к дате и времени события. Это существенно поможет избежать различных недоразумений в будущем.

Для этих целей обычно оформляется акт приёма-передачи автомобиля, в котором подробно фиксируется вся информация. Но оформлять каждый раз такой документ не всегда удобно, так как дело это трудоёмкое и время затратное. К тому же описание повреждений в таких документах носит субъективный характер т.к. одна царапина может показаться кому-то глубокой, а кому-то незначительной.

Поэтому часто вместе с актом или даже вместо акта люди делают фотографии повреждений на мобильный телефон. Этот способ более удобен, но имеет свои недостатки. Фото можно потерять, их сложно структурировать, в дальнейшем возможны сложности с доказательством, когда и где были сделаны фотографии, а также что на них изображён именно тот автомобиль о котором идёт речь.

В таких ситуациях может помочь оформление электронного документа с приложением к нему фотографий сделанных на мобильный телефон. Такой способ намного удобней и быстрее составления бумажной версии, не требует описания повреждений. Оформленный документ проще хранить и невозможно потерять, но самое главное он содержит не субъективное описание возможных повреждений, а их фотографии.

Оформить электронный акт приёма-передачи транспортного средства можно с помощью сервиса control365.ru В базовой версии решение абсолютно бесплатно. Позволяет легко прикладывать фотографии к точкам на схеме транспортного средства, указывать информацию идентифицирующую автомобиль, составлять список прилагаемых запчастей и добавлять произвольный комментарий. Полученный документ всегда доступен по ссылке, которую легко приложить к другому электронному документу или сохранить информационной системе. При необходимости документ можно распечатать, а с бумажной версии легко вернуться на электронную по QR-коду.

Рекомендации

При оформлении документа желательно внести все имеющиеся дефекты транспортного средства, полный список прилагаемых запчастей и вещей находящихся в автомобиле и имеющих существенную ценность. Описать все неисправности, даже те, исправление которых не планируется.

Какие данные должен содержать акт приёма-передачи

Данный документ не имеет официально утвержденной или законодательно закрепленной формы. Его содержания может меняться в зависимости от случая или организации, где он применяется. В качестве обязательных данных можно выделить:

Акт приема-передачи автомобиля при продаже

Акт приема-передачи автомобиля — документ, подтверждающий факт перехода права собственности на ТС (владения) от одного лица к другому.

Для каких целей необходим

Акт — это гарант того, что все стороны договора исполнили принятые на себя обязательства, то есть продавец отдал машину в том состоянии, в котором ее хотел приобрести покупатель, а последний оплатил покупку транспортного средства (при купле-продаже). При иных основаниях (передача авто между сотрудниками в организации, в пользование другому водителю) документ фиксирует факт передачи и состояние передаваемого имущества.

Кроме того, документ по приему-передаче юридически подтверждает обстоятельства:

1. Покупатель осмотрел автомобиль и согласен с имеющейся комплектацией и дефектами.
2. У покупателя отсутствуют претензии к техническому состоянию авто.
3. При передаче транспортного средства продавцом была передана вся необходимая документация на автомобиль: технический паспорт, свидетельство о регистрации, карта диагностики и проч.
4. Продавец не имеет претензий к покупателю ввиду того, что деньги выплачены в соответствии с имеющей место договоренностью и в полном объеме.

В случае мошенничества или форс-мажорного обстоятельства свидетельство по приему-передаче транспортного средства позволит доказать, что имел место факт возмездной передачи, и автомобиль находится у нового владельца. В случае судебного разбирательства, при возникновении между продавцом и покупателем спора указанный юридический источник станет весомым доказательством и позволит избежать ущерба.

Нужен договор на продажу машины?

Форма составления акта приема-передачи

В настоящее время единый образец документа отсутствует. Его составляют письменно, в свободной форме, должное внимание следует уделить деталям. Недопустимы ошибки, которые искажают смысл текста или позволяют истолковать его двояко.

• дату и место составления;
• данные сторон (для юрлиц из ЕГРЮЛ, для физлиц — паспортные);
• данные транспортного средства (модель, номер, VIN, номер кузова, двигателя, шасси);
• фактическое состояние авто (лакокрасочное покрытие, состояние стекол, салона);
• укажите об имеющихся дефектах;
• перечислите документы, передаваемые с авто;
• отразите факт передачи ключей.

Акт не является правоустанавливающим документом. Это означает, что его не потребуют при постановке приобретенного авто на регистрационный учет в ГИБДД (если он не является частью договора). Он необходим лишь для фактического подтверждения сделки.

Содержание документа

Содержание акта передачи авто условно разделяют на три части:

1. Информативная часть. Стороны указывают информацию о договоре (об ином основании передачи), к которому свидетельство выступает в качестве отдельного приложения: наименование документа, дата и место его составления.
2. Основной блок. В данном разделе отражают: сведения о сторонах (Ф.И.О., наименование, юридический адрес предприятия, контактные данные и проч.), данные об автомобиле (марка, модель, дата производства, VIN, номера агрегатов, цвет), срок эксплуатации автомобиля, стоимость машины, список документов и технических устройств, передаваемых с авто, информация о проверке технического состояния, подробное описание выявленных недостатков.
3. Заключение. В данном разделе стороны указывают, что передача объекта сделки выполнена в полном объеме (денежные средства переданы продавцу, а авто — покупателю).

В тексте может присутствовать и иная информация, которую стороны посчитают возможной и необходимой включить для добросовестного выполнения условий сделки.

Документ составляют как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Учитывайте: если в договоре купли-продажи акт является неотъемлемой частью договора — один экземпляр акта передают в ГИБДД при регистрации.

Образец

к Договору купли-продажи

от «___»________ ____ г.

г. _______________ « » 20 __ г.

___________________________ (Ф.И.О.) , именуем__ в дальнейшем «Продавец» , и ______________________________________________ (Ф.И.О.), именуем__ в дальнейшем «Покупатель», составили настоящий Акт о том, что в соответствии с Договором купли-продажи автомобиля от «___» ___________ ______ г. Продавец передал, а Покупатель принял технически исправный автомобиль марки ____________, ______ года выпуска, VIN ______________, кузов № _____________, двигатель № _________________, цвет ______________, паспорт транспортного средства _________________, дополнительное оборудование ____________________.

Идентификационные номера автомобиля сверены, комплектность транспортного средства проверена и соответствует заводской.

Купля-продажа осуществлена строго в соответствии с требованиями упомянутого договора купли-продажи автомобиля. Претензий к Продавцу, в том числе имущественных, Покупатель не имеет.

Настоящий акт составлен в ___ экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

(подпись, Ф.И.О.) (подпись, Ф.И.О.)

Сколько необходимо хранить

Законом не установлен обязательный срок хранения документа для физических лиц. Рекомендуем сохранять документ на протяжении всего периода владения авто.

В случае, если хотя бы один из субъектов соглашения является юридическим лицом, то по обычаям коммерческой деятельности срок хранения составляет 10 лет, но организация вправе снизить или увеличить этот срок своими внутренними распоряжениями.

Акт приема передачи автомобиля

Далеко не самая популярная тематика, но знать что это за акт и для чего он оформляется и какого его значение нужно.

Потребность в оном появляется при использовании личного автомобиля для нужд фирмы. В случае, когда владелец оформил аренду автомобиля без права пользоваться им в собственных целях, здесь не возникнет вопросов. Акт приема-передачи автомобиля прилагается к договору и использование, отчётность бухгалтерии по ГСМ производится в предусмотренном порядке.

А если хозяин, вверяющий автомашину, думает использовать авто ещё и для личных нужд, то подсчёт затрат на горюче-смазочные материалы и амортизацию требует дополнительные документы.

Часто бизнесмены спрашивают – нужно ли каждый раз после не целевого пользования транспорта составлять акт приема-передачи автомобиля. Конечно же нет, не нужно. Акт приема передачи автомобиля, всегда и везде, заполняется один раз, все проблемы подсчёта горюче-смазочных материалов решаются при помощи путевых листов.

Ещё один вариант, если автомобиль вверяется предприятию в абсолютное распоряжение на полный день, т. е. утром авто доставляют, а вечером забирают, то в акте желательно четко уточнить дни и время, когда авто находится в эксплуатации компании. В каждый последующий рабочий день акт приема-передачи автомобиля не составляется.

Ещё есть ситуации острой необходимости в наличии акта приема передачи легкового автомобиля, как акт приема-передачи автомобиля. При покупке автомобиль вы обязаны обязательно попросить у менеджеров акт приема передачи или справку-счет для предъявления для регистрации в ГИБДД. Похожий документ — акт о приеме передачи автомобиля для размещения на парковку тоже имеет значение при определённых обстоятельствах.

Акт приема-передачи транспортного средства

Формирование акта приема-передачи транспортного средства – необходимый этап фиксации перехода автомобиля из одних рук в другие.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

К каким транспортным средствам применим акт

Акт может формироваться в отношении любых транспортных средств:

• легковых и грузовых автомобилей
• автобусов
• сельскохозяйственной, строительной и прочей спецтехники
• мотоциклов и т.д.

Следует отметить, что акт составляется только между организациями, если передача транспортного средства происходит внутри фирмы (например, водителю для исполнения им должностных обязанностей), то такой акт писать не нужно.

Значение документа

Данный акт относится к первичной документации, и является важнейшим учетным документом. При этом он не является самостоятельным, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, сервисного обслуживания, аренды, лизинга и т.д.

Некоторые владельцы автомобилей не понимают роли акта (которая действительно очень значительна), считая, что для завершения сделки достаточно подписать договор. Это в корне ошибочное мнение. Дело в том, что сам по себе договор, по сути, является лишь намерением о производстве каких-либо действий в отношении автомобиля и в любой момент времени может быть расторгнут, а вот фактическим свидетельством перехода транспортного средства от одного лица к другому служит соответствующий акт приема-передачи.
После его подписания оспорить или разорвать договор будет уже не так-то просто и то – только в судебной инстанции.

Помимо вышеозначенного, не надо забывать и о том, что на основе данного акта происходит списание транспортного средства с баланса одной организации и прием его к учету в другой.

Резюмируя сказанное, подведем итог: с юридической точки зрения документ является подтверждением того, что автомобиль перешел от бывшего собственника к новому владельцу (т.е. в отсутствие этого акта передача может быть признана несостоявшейся). При наличии необоснованных претензий или разногласий по договору именно этот документ может стать частью доказательной базы, причем как для одной стороны договорных отношений, так и для другой.

Что проверяется при передаче транспортного средства

Акт не только удостоверяет сам факт передачи автомобиля, но и свидетельствует о его техническом состоянии на момент сделки. Именно поэтому перед тем как составить бланк, нужно внимательно обследовать авто на предмет неисправностей, поломок и прочих дефектов.

Если таковые будут выявлены, данные об их наличии следует обязательно включить в акт.

В случае отсутствия этой информации в дальнейшем предъявить претензии к бывшему владельцу будет достаточно проблематично. Если квалификация приобретателя транспортного средства недостаточна, для освидетельствования и оценки состояния машины можно обратиться в специализированные организации.

Какие документы сопровождают переход автомобиля от одного лица к другому

Передача машины сопровождается также переходом ряда официальных бумаг, к ней относящихся:

• паспорт автомобиля;
• сервисная книжка;
• свидетельство о регистрации и т.д.

Полный их список также желательно отразить в акте приема-передачи транспортного средства.

Особенности акта, общие моменты

В случае, если перед вами стоит задача по формированию акта по приему-передаче транспортного средства, а вы не знаете, как именно это сделать, внимательно прочитайте приведенные ниже советы. Посмотрите и пример заполнения акта – на его основе у вас легко получится сделать собственный документ.

Для начала дадим общую информацию, свойственную для всех подобного рода бумаг. Прежде всего, имейте в виду, что на сегодня унифицированного образца акта не существует (отмена единых форм первичных документов была произведена еще в 2013 году). Обозначает это то, что делать акт можно либо в произвольном виде, либо по шаблону, утвержденному в нормативных документах фирмы, либо воспользоваться ранее обязательным к применению стандартным бланком. При этом метод составления акта должен быть также отражен в учетной политике предприятия.

Акт приема-передачи транспортного средства допускается писать на обычном листе бумаги или на фирменном бланке компании

При этом его можно заполнять от руки или в компьютере. Если выбран последний вариант, акт после окончательного формирования следует распечатать. Все лица, участвующие в приеме-передаче автомобиля, должны поставить в документе свои живые подписи.

Проштамповывать бланк при помощи штемпельных изделий (печатей или штампов) не обязательно, но если таковое условие присутствует в локальной документации предприятия, использовать печать всё же необходимо.

При составлении акта следует избегать неточностей, помарок и ошибок, но если таковые все же произошли, лучше не исправлять их в документе, а сформировать новый формуляр.

Также категорически недопустимо внесение в документ непроверенных или заведомо неверных сведений – это может дорого обойтись обеим сторонам отношений.

Формируется акт как минимум в двух экземплярах (если акт заполняется от руки, то через копировальный лист) — по одному для каждой из задействованных в передаче транспортного средства, сторон. При определенной надобности могут быть сделаны и дополнительные копии, которые также нужно надлежащим образом заверить.

Образец документа

Перед тем как начать составление акта приема-передачи транспортного средства, мысленно поделите его на три раздела.

Первый – это будет начало. Сюда вносится следующая информация:

• данные о договоре, к которому данный акт является приложением;
• наименование документа;
• дата, место (населенный пункт) его формирования.

Ниже находится основной блок. Здесь по порядку вписываются:

• сведения о сторонах, участвующих в приеме-передаче: названия предприятий, должности и ФИО лиц, которые их представляют;
• данные об автомобиле: его марка, год выпуска, номера: VIN, двигателя и паспорта, цвет авто, а также прочие идентификационные характеристики;
• при необходимости сюда же можно включить любую другую нужную информацию (цена автомобиля, срок его фактической эксплуатации, перечень передаваемых вместе с машиной документов, аксессуаров и т.д.);
• удостоверяется факт того, что все параметры транспортного средства были проверены (в том числе и комплектность);
• если в ходе осмотра были выявлены какие-то недостатки, они должны быть описаны в документе подробнейшим образом – в дальнейшем на основании них можно будет предъявить ко второй стороне договора претензии с требованием по их устранению за свой счет;
• обозначается, что передача произвелась в полном соответствии с договором, деньги оплачены и претензий у сторон друг к другу нет (или обратное).

Как учитывать и хранить документ

Акт приема-передачи транспортного средства подлежит обязательному учету и хранению. Информацию о сформированном, подписанном и утвержденном бланке необходимо внести во внутренний журнал учета документации (он должен иметься в каждой компании) поставив в нем отметку о дате создания и номере документа.

Затем бланк следует прикрепить к договору, и положить в место, доступ к которому следует ограничить. Здесь он должен находиться в течение периода, установленного законодательно или на протяжении срока, указанного во внутренних нормативных актах организации.

По истечении этого времени его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законе.