Как заполнять тетрадь расходов и доходов

Таблица доходов и расходов: как правильно планировать и распределять семейный бюджет

Вот какие оправдания слышатся часто от людей в ответ на вопрос, почему они не ведут учет личных финансов: “Это пустая трата времени, потому что сколько получили, столько и израсходовали”, “Это скучно и отнимает много времени” и тому подобное. А самое главное, большинство считает, что эта информация им ничего не даст.

Но кто уже попробовал систематизировать свой бюджет, думает по-другому.

Простая таблица доходов и расходов, которую мы сегодня рассмотрим, не только поможет увидеть реальную картину ваших финансов, но также найти скрытые резервы и открыть новые возможности.

В статье мы постараемся развеять миф о том, что планирование и учет – это бесполезный и долгий процесс. Ежедневно такая работа занимает 1 – 2 минуты. Чуть больше в конце месяца, когда надо проанализировать итоги и наметить план на следующий период.

Многолетний опыт показывает, что пользы от таблицы несоизмеримо больше, чем затраченного на ее составление времени.

Что это за таблица, и для чего ее надо вести

Таблицу доходов и расходов мы рассматриваем как обязательный элемент ведения семейного бюджета. Это документ, в котором отражена вся финансовая жизнь семьи. Когда у вас есть четкая картина перед глазами, что вы заработали и куда потратили, то не остается вопросов про утекающие сквозь пальцы деньги, дыру в кармане и невозможность отвести детей на море.

Как бы вы ни относились к деньгам, они есть в вашей жизни и, надеемся, всегда будут. Если вы ими не управляете, то они управляют вами. Устраивает такая ситуация?

Благодаря финансовому контролю многие семьи могут позволить себе больше, чем семьи с таким же достатком, но хаосом в кошельке и голове.

У них нет эмоциональных и спонтанных покупок, нет долгов. Зато есть капитал на “черный день”, долгосрочные инвестиции, деньги на развлечения, отпуск и образование детей.

Естественно, если сидеть на попе ровно и просто каждый день заполнять табличку, то ничего с неба не свалится. Цифры помогают увидеть, есть ли “черные” дыры в вашем кошельке, куда исчезают все деньги, варианты экономии. А самое главное, на наш взгляд, они меняют мышление, когда появляется желание изменить текущее положение дел: повысить доходы и оптимизировать расходы.

В семьях по-разному относятся к деньгам и их учету. В каких-то все контролирует один человек (как правило, тот, кто больше зарабатывает) и выдает нужные суммы на расходы. В этом случае и таблицу удобнее составлять ему, потому что часто вторая половинка не знает реального финансового положения.

В других – бюджет совместный, когда все доходы поступают в общую “казну”, а ежемесячные расходы обсуждаются на семейном совете. Ни в коем случае речь не идет о текущих обязательных тратах.

Например, оплата коммунальных услуг или проезда в общественном транспорте, покупка продуктов или бензина для семейной машины. Мы говорим здесь о крупных затратах, которые могут существенно повлиять на финансовое положение семьи в этом месяце или году.

Например, в некоторых семьях всегда обсуждается покупка бытовой техники, мобильных гаджетов, предстоящий отпуск или расходы на образование детей и развлечения, ремонт в доме и пр.

При таком раскладе учет финансов может вести любой член семьи. Но к сожалению, без взаимного доверия и согласия процесс будет затруднен. Знаю случаи, когда муж категорически отказывался сообщать жене свои траты, потому что считал, что это ущемляет его независимость и, вообще, ниже его достоинства. Понятно, что объективного семейного бюджета получить при таком раскладе вряд ли удастся.

И знаtv ситуацию, когда жене приходилось правдой и неправдой все-таки получать нужную информацию от мужа. В конце месяца она показала ему результаты. Он был шокирован, что около 50 тыс. рублей ушли на покупки, которые были совсем не обязательны семье. И на следующий месяц он вместе с женой определил основные статьи расходов и необходимые на них суммы, самостоятельно заносил все траты в таблицу, стараясь не выходить за план. Только это позволило сэкономить те же 50 тыс. рублей и отложить их на предстоящий ремонт кухни.

Принципы ведения таблицы

Есть несколько способов ведения таблицы по учету доходов и расходов:

1. в блокноте или тетради с помощью ручки и калькулятора;
2. в электронных таблицах Excel или Google Таблицах;
3. в компьютерных программах и мобильных приложениях для ведения домашнего бюджета.

Выбирайте любой, но соблюдайте главные принципы.

Тогда вы получите реальный домашний бюджет, который позволит правильно планировать и правильно распределять деньги.

А это уже путь к составлению полноценного личного финансового плана, в котором есть место для реализации краткосрочных и долгосрочных целей.

Принципы составления и ведения таблицы:

1. Регулярность. Лучше всего ежедневно вносить все, что пришло и ушло из вашего семейного кошелька. Ни в коем случае не запоминайте. Забудете. Если расплачиваетесь банковскими картами, то в конце дня внесите суммы из истории операций. Если используете наличные, сохраняйте чеки или где-то в телефоне (например, в заметках) напишите расходы.
2. Терпение. Первый месяц вам может быть тяжело и захочется все бросить. У многих так бываеи, и они, к сожалению, перестают вести таблицу. Делают это вручную, и просто не хватает терпения записывать в блокнот цифры, а потом их считать. Но можно подготовить для себя электронную таблицу и автоматизировала процесс. И ей пользоваться несколько лет. По времени занимает 1 – 2 минуты вечером. Чуть ниже мы дадим вам этот вариант для примера.
3. Охват всех членов семьи. Это обязательное условие. Муж (жена), дети, бабушка (дедушка) и прочие домочадцы должны каждый день сообщать вам свои доходы и расходы. Лучше не позволять каждому вносить самостоятельно цифры в таблицу. Большая вероятность, что кто-то из них ошибется, и картина исказится. Наверное, для некоторых семей выполнение этого принципа окажется самым сложным. Придется поработать с каждым и выработать эту полезную привычку.
4. Совместное обсуждение итогов и планов на следующий месяц. Это может быть очень увлекательно и реально объединять семью.

Этапы составления таблицы

Из принципов вытекают и основные этапы составления таблицы. Мы будем показывать на примере своей электронной версии домашней бухгалтерии, которая ведется в Google Таблицах. Но то же самое можно сделать вручную на бумаге, перечертив в тетрадь наш образец, или в Excel, создав аналогичную таблицу.

Простая схема ведения семейного бюджета выглядит так:

Этап 1. Подготовка.

Если вы впервые занялись бюджетированием, то первые 1 – 2 месяца (многим хватает и одного) доходы и расходы лучше разбить на каждый день. Можно уже на этом этапе сразу сформировать категории или сделать это на следующий месяц. Они у каждой семьи будут разные.

Например, в чьём-то варианте расходы делятся на:

1. обязательные (коммунальные платежи, сотовая связь + интернет, образование, продукты питания, промтовары, транспорт, здоровье + красота);
2. необязательные (развлечения, одежда/обувь, крупные покупки, дом, сад и огород);
3. непредвиденные затраты – 10 % от всех расходов.

Обязательно добавьте графу “На начало месяца”. Это то, что осталось в кошельке или на банковских картах. Эти деньги будут тратиться в первых числах месяца до получения очередных доходов.

Не забудьте про строки “Итого доходов” и “Итого расходов”. В самом конце считаете эти пункты. У кого-то получится “Экономия”, у кого-то “Перерасход”.

Посмотрите фрагмент таблицы на каждый день месяца. Полный вариант можно скачать по ссылке. Чтобы она у вас не пропала, скачайте таблицу себе на Google Диск. Для этого в меню выберите “Файл” – “Создать копию”.

Меняйте статьи, убирайте ненужные и добавляйте свои категории. Обратите внимание на 0 в строках. Там заведены формулы.

Вносите цифры в ячейки доходов – в строке “Итого доходы” автоматически подсчитываются суммы.

То же самое и по расходам. Внизу дана отчетная таблица за месяц, где выводится итоговое сальдо.

Этап 2. Анализ после 1 – 2 месяцев ведения бюджета.

На этом этапе таблица меняется. Вы уже знаете свои основные статьи доходов и расходов, примерные суммы по каждой из них. Пришло время проанализировать результаты. Если в конце месяца получили экономию, с бюджетом все в порядке. Если идет перерасход, надо срочно искать причину и разрабатывать план по устранению дыр. Каждый сам решает, от каких трат можно отказаться совсем, что делать реже, где и как покупать дешевле и пр. Ваша задача при распределении денег не просто выйти в 0, когда Доходы = Расходы, но и получить заветную Экономию.

Этап 3. Корректировка.

Таблицу на этом этапе мы сделали по-другому. Появились графы “План”, “Факт” и “Отклонение”.

Порядок заполнения такой:

• В начале месяца ввожу цифры в графу “Остаток на начало месяца”. Она должна быть равна сумме из ячейки “Экономия/Перерасход” по факту из предыдущего месяца или вашим наличным в кошельке, на банковской карте. Сумма идет одинаковая и по факту, и по плану.
• Потом заполняете колонку “План” на основе анализа данных за предыдущие периоды и ваших планов на этот месяц. Например, в ноябре вам надо было заплатить налог на имущество, поэтому вы заранее планируете эту сумму.
• В течение всего месяца идет заполнение колонки “Факт”. Каждый день в ячейку соответствующей статьи вы просто вводите нужные цифры. Чтобы они суммировались автоматически, надо представить их в виде формулы.

Например, по статье “Основная зар. плата” сначала мы получили аванс 6 000 руб., а потом основную сумму 18 000 руб.

Тогда запись в ячейке D6 будет выглядеть так: = (6 000 + 18 000). Но в самой ячейке у вас сразу отобразится сумма 24 000.

Если вы получаете зарплату не 2 раза в месяц, а чаще, вы просто наводите мышкой на ячейку и в появившейся формуле в скобках продолжаете добавлять цифры. Сумма считается автоматически.

• Итоги по графам рассчитываются автоматически. Вы видите опять 0 в соответствующих ячейках. Если наведете на 0 мышкой, то появится формула.

Можно продолжать вести таблицу, расчерченную на каждый день, добавив колонки “План”, “Факт” и “Отклонение”. Мы дадим ссылки на оба варианта. Первый удобен тем, что к каждой цифре можно писать комментарий, нажав на соответствующую кнопку в меню.

1. Образец таблицы учета на каждый день скачайте по этой ссылке.
2. Более простой вариант здесь.

Этап 4. Продолжение ведения семейного бюджета.

На каждый месяц можно добавлять новый лист в таблицу.

Нажмите на “+” в левом нижнем углу. В конце года можно подвести итоги и заполнить отчетную годовую таблицу.

Продвинутые пользователи составляют диаграммы, рассчитывают в процентах долю каждой статьи в семейном бюджете.

Мы отдельно хотим остановиться на статье “Накопления”. Считаем, что каждая семья обязана ее иметь. Деньги на нее можно перечислять не в конце месяца, когда уже все истрачено, а с самого первого дохода в текущем периоде.

Вы сами должны определить, сколько вы будете переводить в накопления. Финансовые консультанты рекомендуют не менее 10 % от ежемесячных доходов. Главное, что это надо делать регулярно и до текущих трат.

Многие часто уверяют, что у них просто нет суммы, чтобы откладывать ее в накопления. А мы уверены, что есть. Представьте ситуацию, что в следующем месяце вам повысили плату за коммунальные услуги на 10 %. Вы не станете ее вносить? Станете и найдете где сэкономить, чтобы заплатить за квартиру. Так почему государству вы находите 10 %, а себе нет?

Если вам не понравились наши таблицы, то можете скачать готовые шаблоны из Excel или Google Документов. Мы воспользовались Google.

Выбрали вкладку “Файл” – “Создать” – “Создать документ по шаблону”. Нашли, например, “Месячный бюджет” и “Годовой семейный бюджет”.

Для домашнего пользования они хорошо подходят.

Можно под себя изменить названия статей, добавить или удалить категории. Итоги тоже подсчитываются автоматически.

Заключение

В заключение хотим попросить вас только об одном – начните учитывать свои доходы и расходы прямо сейчас. Пусть это будет 1 000 руб. в месяц. Уверяем, что это только начало. Потом вы поймете, что сможете откладывать и больше. А дальше в голове станут появляться идеи, как повысить свои доходы.

Если не сидеть на диване перед телевизором, то и у вас появится мышление инвестора и обеспеченного человека.

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Ведение книги доходов и расходов при УСН: правила и ответственность

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ все налогоплательщики, избравшие УСНО, должны вести учет полученных доходов и понесенных затрат с целью определения объекта обложения налогом. Для этой цели ежегодно заводится налоговый регистр: книга доходов и расходов.

Форма этого регистра и правила (порядок) его заполнения утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н (далее — Порядок, приказ № 135н).

Вестись книга может каким угодно способом (заполняться вручную или на компьютере), но в любом случае ее итоговый экземпляр должен существовать в бумажном виде, иметь пронумерованные листы и быть заверенным подписью руководителя юрлица или ИП и печатью (если она есть).

Книгу не требуется сдавать в ИФНС вместе с налоговой декларацией, но при проведении проверки она должна быть представлена проверяющим в 10-дневный срок (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Если книга не ведется либо при ее заполнении допущены существенные нарушения, которые привели к занижению объекта налогообложения, налогоплательщику-нарушителю грозит штраф. Максимальный размер штрафа — 20% от суммы не поступившего в казну единого УСН-налога, минимальный — 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Если нарушение порядка ведения налогового учета не привело к занижению налога, штраф для налогоплательщика составит от 10 000 до 30 000 рублей (пп. 2 и 3 ст. 120 НК РФ). Непредставление книги по требованию проверяющих обернется штрафом в размере 200 руб. (ст. 126 НК РФ) плюс 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП) в виде административного взыскания на руководителя юридического лица.

Как вести книгу доходов и расходов ИП

Порядок ведения книги доходов и расходов для индивидуальных предпринимателей ничем не отличается от общих правил.

Предприниматели не указывают в графе 4 раздела I книги доходы, которые облагаются НДФЛ. Об этом прямо говорится в п. 2.4 Порядка, утвержденного приказом № 135н.

В разделе IV ИП на УСН 6% без наемных работников отражают перечисленные ими за себя страховые взносы. Те, кто производит выплаты другим физическим лицам, в этой графе отражают как взносы, перечисленные за себя в фиксированном размере, так и аналогичные платежи, уплаченные за сотрудников.

Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате

На большинстве официальных порталов с нормативными документами предлагается скачать файл в формате MS Excel для ведения регистра в электронном виде. При его загрузке открывается электронный документ в виде форматированного приложения к приказу № 135н.

В связи с тем, что порядок ведения книги в электронном и бумажном форматах одинаков, особых сложностей с ее оформлением на компьютере возникнуть не должно. В случае если ошибка, допущенная при регистрировании операции, была обнаружена до вывода книги на бумажный носитель, ее легко исправить. Если же ошибка была обнаружена, когда регистр был распечатан, исправление производится на основании п. 1.6 Порядка (заверяется подписью руководителя и печатью (при ее наличии) с проставлением даты внесения корректировки).

Регистр, который в течение года велся в электронном формате, должен быть распечатан по завершении налогового периода. Листы его нумеруются, сшиваются и скрепляются подписью руководителя — юридического лица или ИП и печатью (при ее наличии).

Отправка книги в ИФНС в электронном формате с цифровой подписью указанным Порядком не предусмотрена.

Можно ли в течение года изменить способ ведения КУДиР (с электронной на бумажную или наоборот)? На этот вопрос ответил Минфин РФ. Получите пробный онлайн доступ к правовой системе бесплатно и переходите к разъяснениям чиновников.

Как заполнить разделы книги учета доходов и расходов

Каждая хозяйственная операция, совершаемая налогоплательщиком на УСН в налоговом периоде, которая оказывает влияние на формирование налогооблагаемой базы, должна регистрироваться в книге. Записи производятся в хронологическом порядке. По итогам каждого квартала и в конце года подбиваются итоги.

Подробный комментарий по заполнению книги учета доходов и расходов, включая образцы заполнения, привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный онлайн доступ к правовой системе бесплатно и переходите к рекомендациям.

В графе 4 раздела I отражаются доходы, перечень которых содержится в ст. 249–250 НК РФ. Соответственно, сюда не заносятся операции, перечисленные в ст. 251 НК РФ, а также те, которые облагаются налогом на прибыль у юридических лиц или НДФЛ у ИП. Доходы, полученные в натуральной форме, отражаются по рыночной цене поступившего имущества.

Налогоплательщики, избравшие объект учета «доходы минус расходы», вносят в графу 5 этого же раздела свои затраты (их перечень указан в ст. 346.16 НК РФ). «Упрощенцы», уплачивающие налог от объекта «доходы», указывают в этой графе свои расходы, произведенные в рамках реализации бюджетных программ по безработице, а также затраты, которые были произведены из субсидированных на развитие предпринимательства средств.

Раздел II, касающийся основных средств, заполняют упрощенцы, избравшие объектом налогообложения «доходы минус расходы». Раздел III также оформляют налогоплательщики, работающие с объектом «доходы минус расходы», если у них по итогам предшествующих лет есть убытки, которые можно учесть, рассчитывая налог за текущий год.

Раздел IV заполняется налогоплательщиками, которые рассчитывают единый налог от объекта «доходы». Здесь регистрируются все уплаченные страховые взносы, которые оказывают влияние на снижение суммы начисленного налога.

ВАЖНО! С 2023 года кардинально изменился порядок уменьшения авансов/налога при УСН доходы на фикисированные взносы ИП за себя. В связи с этими изменениями книгу учета доходов и расходов потребовалось скорректировать. Подготовлен проект изменения КУДиР, подробнее об этом мы писали в материале.

С 2018 года книга доходов и расходов дополнена еще разделом V, в котором налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения «доходы», отражают уплаченные суммы торгового сбора, которые влияют на размер налога, подлежащего уплате в бюджет.

Подробнее о различиях в порядке заполнения книги в зависимости от выбранного объекта налогообложения читайте в материале «Порядок заполнения КУДиР при УСН доходы минус расходы».

Скачать актуальный в 2023 году бланк книги расходов и доходов можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Если вы используете объект налогообложения «доходы», то образец КУДиР за 2023 год смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас «доходы минус расходы», то образец за 2023 год — по этой ссылке. Это бесплатно.

А если вам требуется прежний вариант регистра (за 2013-2017 годы), то это он:

Как проверить книгу доходов и расходов в 1С

Возможность проверить правильность ведения книги доходов и расходов есть в программе «1С: Бухгалтерия». Для этого предусмотрена специальная функция «Помощник заполнения книги». С ее помощью бухгалтер может запускать регламентные операции и анализировать полученные результаты.

При загрузке встроенного в программу специального сервиса можно просмотреть все принимаемые и непринимаемые расходы. Самой распространенной ошибкой является «неподтягивание» программой документов, подтверждающих оплату понесенных расходов. А в случае отсутствия оплаты расходы не могут быть приняты к учету (ст. 346.17 НК РФ). Исправить ошибку можно путем группового перепроведения всех документов за налоговый период.

Обо всех нюансах использования этой бухгалтерской программы упрощенцами читайте в статье «Использование ”1С Бухгалтерия“ при УСН».

Книга учета доходов и расходов: пример заполнения в особых ситуациях

Пример заполнения книги учета доходов и расходов поможет избежать ошибок в ее оформлении. Это особенно актуально в ситуациях, когда возникает какая-либо нестандартная операция.

Налогоплательщик на УСН перечислил предоплату поставщику, но тот не отгрузил ему товар, и в конце концов вернул предоплату. В этой ситуации запись в графе 5 не может быть сделана при перечислении аванса, поскольку такой вид расходов не указан в ст. 346.16 НК РФ. А значит, возвращенный аванс не показывается и в графе 4 «Доходы». Об этом говорится и в письме Минфина России от 12.12.2008 № 03-11-04/2/195.

Если налогоплательщик получает предоплату, эта сумма отражается в доходах, поскольку упрощенцы обязаны применять кассовый метод. А вот при возврате аванса необходимо сторнировать запись, сделанную ранее на сумму возвращенного покупателю аванса.

Образец заполнения книги доходов и расходов за 2019-2020 годы можно найти на нашем сайте.

А это образец заполнения книги доходов и расходов за периоды до 2018 года:

Итоги

Не пренебрегайте заполнением книги доходов и расходов, ведь заполнить этот регистр несложно, а последствия его отсутствия могут быть достаточно ощутимы. Скачайте бланки и образцы из нашей статьи и проверяйте себя при заполнении.

Как вести КУДиР и для кого этот документ обязателен

КУДиР — Книга учета доходов и расходов, обязательная для ООО на УСН и всех ИП. Рассказываем, какие данные надо вносить и как заверять сам документ.

Книга учета отражает все операции, на основании которых считают налоговую базу и платят налоги. Если налог платят с дохода, то расход можно не отражать в документе. Если в расчете налогооблагаемой базы учитывают как доход, так и расход, то в книге отражают все операции.

Кто обязан вести КУДиР

Обязанность по ведению КУДиРа прописана в статье 346.24 НК РФ. Этот журнал обязателен для:

• ИП и ООО на УСН;
• ИП наОСНО, ЕСХН и патенте.

Обратите внимание: индивидуальные предприниматели на любой системе налогообложения обязаны вести этот документ. Даже ИП на патенте, которые освобождены от подачи декларации, имеют эту обязанность.

Для каждого юридического лица необходимо вести соответствующую Книгу учета. То есть, если у вас сразу и ИП, и ООО, то вам потребуются две КУДиР.

Если бизнесмен использует две системы налогообложения, например, упрощенную и патентную, то нужны две отдельные Книги учета доходов и расходов. Однако ИП с несколькими патентами может как ограничиться одной КУДиР, так и оформить свою для каждого вида деятельности.

Если у предпринимателя есть ООО, а также ИП с двумя системами налогообложения, то необходимо завести три Книги учета доходов и расходов: по одной для каждой системы налогообложения у ИП и одну для ООО.

Зачем нужно вести КУДиР

Есть несколько причин, для чего вести Книгу учета расходов и доходов.

1. Помогает считать налогооблагаемую базу, ведь ИП освобождены от бухгалтерского учета.
2. Помогает без ошибок сдавать декларацию и правильно платить налоги.
3. Показывает ваши доходы, расходы и расчеты при налоговых проверках.
4. Показывает расходование целевого финансирования, например, государственных субсидий.
5. Показывает доход банку при необходимости кредитования.

Получение банковского кредита на развитие бизнеса требует большего количества документов, чем при оформлении займа физлицами. Перечень документов зависит от цели кредитования, суммы займа и его срока. Но разнообразные банковские программы позволяют найти максимально подходящий под запрос кредит.

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Налоговая может запросить КУДиР при камеральных и выездных проверках, если:

• движение средств по вашему расчетному счету не будет соответствовать информации в декларации;
• расходы целевого финансирования потребуют подтверждения;
• уровень доходов по льготной системе налогообложения приблизится к верхнему лимиту и потребуется подтвердить право на льготу;
• первичные документы потребуют сверки;
• налог поступает систематически минимальный;
• налогоплательщик оформляет налоговые каникулы;
• проверка декларации не прошла гладко, и у инспекторов есть вопросы.

Как вести КУДиР

КУДиР для ООО и ИП на любой системе налогообложения ведут по единой форме, установленной Минфином. Последние изменения в форму вносили в 2016 году, когда Москва ввела торговый сбор для торговых объектов, и для его отражения в документ был добавлен новый раздел.

Правила ведения книги для всех одинаковы.

• Каждый налоговый период должен иметь свой отчетный документ, то есть каждый январь заводят новую книгу и ведут до 31 декабря. Если бизнес начал работать в течение года, то книгу заводят с момента старта и ведут до конца года. Со следующего года начинается новый учет в новой книге.
• Книгу можно заполнять в электронном виде или бумажном. От того, как вы будете вести свою книгу, зависит ее оформление.
• Бумажную версию книги распечатывают в начале года, все страницы сшивают, нумеруют, заполняют титульный лист . На последней странице указывают их общее количество , ставят подпись и печать, если она есть. Затем в течение года эту книгу ведут от руки.
• Электронную книгу весь год ведут в электронном виде. В конце года ее распечатывают, сшивают, нумеруют страницы, заверяют подписью и печатью и указывают на обороте количество страниц в документе.
• Книгу ведут в единственном экземпляре.
• Бизнес, имеющий обособленные подразделения, ведет одну общую книгу.
• Записи в книге делают в хронологическом порядке.
• Доход и расход заносят нарастающим итогом.
• Документ заполняют кассовым методом: учитывают реальный доход и расход.
• Фиксируют не только рубли, но и копейки.
• Все суммы записывают на основании первичных документов: актов, чеков, накладных, платежек.
• Бизнес, который год ничего не делал, все равно должен вести книгу, просто в нужных графах надо поставить нули.
• Ошибки в бумажном экземпляре книги исправляют от руки, исправления заверяют .
• КУДиР по прошествии налогового периода заверяют в ФНС. Это требование не действует в отношении ИП на УСН и патенте. А вот налогоплательщики по системе ЕСХН и ОСНО по-прежнему должны это делать.

У книги пять разделов, их все надо распечатывать, а вот заполнять нужно лишь те, что соответствуют вашей системе налогообложения:

Раздел

Содержание

Доходы и расходы

Расходы на основные средства и нематериальные активы

Прошлые убытки, которые можно использовать для уменьшения налога

Расходы, на которые уменьшен налог

Расчет торгового взноса, на который уменьшается налог: раздел заполняют все, а не только плательщики сбора. Если сбора у вас нет, поставьте прочерк

Как показывать доходы

В Книге учета отражают весь доход:

• средства, зачисленные на расчетный счет;
• наличные, поступившие в кассу;
• имущество, материалы и т. д., поступившие в компанию.

Доход, который необходимо учитывать перечислен, в статье 250 НК РФ.

При учете дохода считают и аванс. Возврат аванса покупателю также фиксируют , но со знаком минус. Его отражают в доходах, а не в расходах, так как закон такой расход не предусматривает.

Есть доходы, которые плательщики по упрощенке не учитывают . Эти доходы указаны в статьях 224, 251, 284 НК РФ.

Например, доходом не являются деньги, полученные на возмещение расходов бизнесменов по уплате детских пособий и больничных своим сотрудникам.

У ИП таких неучитываемых доходов больше. Например, они не указывают в КУДиРе свою зарплату, если работают по трудовому договору, или деньги от продажи личного автомобиля или квартиры, которые не использовались в бизнесе. Эти поступления в книгу учета не записывают .

Учитывается доход в любой валюте. Но отражают его в рублях по курсу на день поступления.

Доходы, как было отмечено, бывают нематериальные. Это может быть имущество или материалы. Учет таких поступлений обязателен. Доход указывают согласно рыночной стоимости поступившего объекта, определять которую надо в соответствии со статьей 40 НК РФ.

К доходу также относятся субсидии. Следовательно, эти денежные поступления также фиксируют в учетном документе. Важно отразить сумму субсидий не только в доходе, но и в расходе. Если ИП на УСН «Доходы», который обычно не ведет графу расходов, получил субсидию, то у него автоматически появляется обязанность отразить траты этих денег в графе расходов.

Как отражать расходы

Все расходы, на которые можно уменьшить налогооблагаемую базу, отражают в учете. Это расходы на:

• основные средства (ОС);
• материалы для производства;
• товары для перепродажи;
• зарплаты сотрудникам и т. д.

Универсального правила для всех по отражению расходов нет.

Траты на материалы, производственное сырье признают на дату их использования, а не приобретения. В жизни же часто списание происходит одновременно с поступлением.

Суммы, ушедшие на оплату, фиксируют подобным образом уже после оказания услуги.

Расходы на товары для перепродажи учитывают , но уже после отгрузки покупателю.

Траты бизнеса на покупку ОС также списывают , но равными частями каждый квартал.

Также отражают входной НДС, зарплату сотрудников, удержанный НДФЛ и аванс.

Чек-лист по ведению КУДиР

Вести КУДиР несложно. Но делать это надо в течение года систематически, а не откладывать на последний момент, когда налоговая выставит требование. Чтобы упростить задачу, мы составили чек-лист по ведению данного документа, который поможет вам ничего не забыть.

1. В начале года начните новый КУДиР: или подготовьте бумажный вариант по всем требованиям, которые мы описывали, или заведите новый электронный бланк.
2. Систематически в хронологическом порядке заносите в документ все доходы и расходы, не забывайте указывать первичные документы.
3. Сразу исправляйте ошибки. В электронном формате это легко, в бумажном не забывайте заверять исправления.
4. В конце года завершите записи. Подведите все итоги.
5. Распечатайте и правильно оформите книгу, если записи велись электронно.
6. ИП на ОСНО или ЕСХН следует заверить книгу в налоговой.
7. Храните документ 5 лет.

Штрафы

За отсутствие КУДиР штрафуют. Размер штрафов следующий:

• в книге были ошибки, в результате которых уплачен меньший налог, — от 40 тысяч рублей до 20% от суммы недоплаченного налога;
• в книге были ошибки, но это не повлияло на правильность расчета налога, — от 10 тысяч до 30 тысяч рублей.
• книга не была предоставлена по требованию налоговой — 200 рублей для ИП и 10 тысяч рублей для ООО.

Не пренебрегайте ведением Книги учета доходов и расходов. Вести этот реестр несложно, кроме того, клиенты Совкомбанка всегда могут подключить сервис Онлайн-бухгалтерии.

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Как ИП заполнять книгу доходов и расходов в 2023 году

КУДиР, или книгу учета доходов, может потребовать налоговая при проверках. Если ее не окажется, бизнес может получить штраф. Также ее может запросить банк перед выдачей кредита.

В этой статье говорим только о книгах учета для ИП, у компаний такую книгу ведет чаще всего бухгалтер. Расскажу, как заполнять книги на разных системах налогообложения.

Что вы узнаете из статьи

Письма для тех, у кого свой бизнес

Что такое КУДиР

КУДиР — это книга, куда предприниматели вносят доходы и расходы бизнеса.

Книга учета доходов и расходов нужна, чтобы:

1. Правильно рассчитать налоги и верно заполнить декларацию. ИП не ведут бухучет, а для налогового учета им надо где-то фиксировать движение денег.
2. При проверке подтвердить налоговой, что ИП ничего не скрывает и платит в бюджет все, что полагается.
3. Подтвердить доходы, если предприниматель решит взять кредит или оформить кредитные каникулы. Как правило, банки запрашивают копию КУДиР.
4. Контролировать лимиты доходов на УСН

Кто должен вести. Книгу учета доходов и расходов ведут предприниматели на ОСН

ИП на патенте ведут книгу учета доходов. По ней налоговая может проверить, не превысил ли предприниматель лимит по доходам. При утере права на патент доходы из книги используют для перерасчета налогов по другой системе налогообложения.

Когда начинают заполнять КУДиР. Книгу начинают вести с даты регистрации ИП. В начале каждого календарного года заводят новую КУДиР. Если предприниматель не вел бизнес в текущем году, у него все равно должна быть книга учета. Как минимум он внесет туда сумму уплаченных страховых взносов за себя.

Сколько хранят КУДиР. Минимум пять лет с года оформления. Но для ИП на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» срок может быть больше. Например, они могут списывать убытки в течение 10 лет, следующих за годом получения. Поэтому им нужно хранить книгу в течение всех лет списания убытков, а потом еще пять лет.

Другой пример: предприниматели на ОСН могут списать просроченный долг контрагента только в некоторых случаях — допустим, когда истечет трехлетний срок исковой давности. Значит, книгу придется хранить три года, считая с года образования долга, и затем отсчитывать пять лет.

В бумажном или в электронном виде. Обычно КУДиР заполняет бухгалтер или сам предприниматель. Ее можно вести на бумаге или в электронном виде. Если ИП вел электронную книгу, в конце года ее надо распечатать.

Бумажную книгу учета доходов и расходов можно купить на «Озоне» или «Вайлдберриз». Также можно скачать шаблон книги и распечатать его для заполнения. Примеры книг для разных систем налогообложения я покажу дальше.

КУДиР можно вести в электронном виде — например, скачать в формате таблицы или текстового документа и заполнять на компьютере. Другой вариант — заполнять книгу в онлайн-сервисах: Тинькофф, «Мое дело», «Платформа ОФД», «Контур-бухгалтерия» и других.

В каких случаях налоговая может проверить КУДиР. Налоговый кодекс обязывает ИП представлять книгу учета доходов и расходов по запросу налоговиков, но не уточняет, когда именно налоговики вправе ее потребовать.

Минфин считает, что налоговая может запросить книгу учета даже у ИП на патенте, который вносит только доходы, а декларацию не сдает вообще. Есть и суды, у которых схожее мнение. Например, в одном из споров по камеральной проверке декларации 3-НДФЛ арбитражный суд Московского округа указал, что в налоговом кодексе не закреплены случаи, когда инспекции запрещено требовать у ИП книгу учета.

Я считаю, что инспекция может затребовать КУДиР в таких случаях:

1. При выездной проверке

Если ИП не представит книгу в этих трех случаях, его могут оштрафовать на 200 ₽.

Также КУДиР может понадобиться при встречной проверке — когда налоговая запрашивает документы или информацию по контрагентам, у которых проходит камеральная или выездная проверка, либо документы по конкретной сделке. В этом случае за непредставление книги учета предпринимателю грозит штраф 10 000 ₽.

При камеральной проверке обычной декларации налоговики вправе требовать только пояснения. Например, если обнаружат в ней ошибки, противоречия или расхождения с имеющимися у них данными, либо если в декларации показан убыток. Поэтому, если в ходе камеральной проверки ИФНС потребует от ИП дать пояснения, тот может представить книгу учета либо выписки из нее только добровольно. За отказ ничего не будет.

Штрафы за ошибки в КУДиР и ее отсутствие. Если у ИП нет книги учета доходов и расходов или он ведет ее с ошибками — например, вносит не все доходы, — его могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета. В первый раз штраф — 10 000 ₽. А если нарушения были в течение более одного года — 30 000 ₽.

У ИП Кравцова нет книги за один год, его могут оштрафовать на 10 000 ₽. У ИП Федоренко нет КУДиР за два года — ему грозит штраф 30 000 ₽.

Если предприниматель не вел книгу учета или допустил ошибки, которые привели к недоимке или неуплате налога, оштрафуют на 20% от суммы неуплаченного налога, но минимум на 40 000 ₽.

У ИП Мокробородова выручка за 2023 год — 36 млн рублей. Он работает на УСН «Доходы» и должен заплатить 6% с оборота, то есть 2 160 000 ₽. Эту сумму он может уменьшить на фиксированные взносы — 45 832 ₽. То есть налог за 2023 год для Мокробородова — 2 114 168 ₽. Но он заплатил на миллион меньше, потому что при расчете налога учел не все поступления от бизнеса, восемь миллионов рублей «потерялись».

К предпринимателю пришли налоговики с выездной проверкой. Они выяснили, что в 2023 году Мокробородов не вел КУДиР и не полностью уплатил налог. Его оштрафуют на 210 000 ₽: штраф за отсутствие книги — 10 000 ₽; за занижение налоговой базы — 20% от миллиона рублей, то есть 200 000 ₽.