Какие документы относятся к регламентирующим

Регламентирующие документы: для чего они нужны

Для того, чтобы внести ясность и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способам их достижения, то есть для того, чтобы определить «правила игры», которые должен знать каждый работник на своем рабочем месте, необходимо разработать документы и управлять ими.

Автор: Гульнара ГИЛЬМАНОВА, ведущий инженер Центра управления производством УК ООО «ТМС групп»

В системе управления любого предприятия в процессе функционирования всегда имеет место большое число периодически повторяющихся функций, процессов, действий по принятию управленческих решений. При этом, как правило, существует множество разнообразных вариантов реализации одного и того же управленческого действия, процесса.

Для того, чтобы внести ясность и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способам их достижения, то есть для того, чтобы определить «правила игры», которые должен знать каждый работник на своем рабочем месте, необходимо разработать документы и управлять ими. В нашей компании такими документами являются, как правило, регламенты, стандарты, положения.

Регламент (стандарт, положение) – это совокупность правил, определяющих порядок работы организации.

ЗАЧЕМ НУЖЕН РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ)?

Если компания не предоставила сотрудникам регламентов работы – это означает, что она разрешила им руководствоваться собственными представлениями о том, что надо, а чего не надо делать. Действия же, прописанные в документе, являются для предприятия основополагающими, на основании которых и строится рабочий процесс.

Основной смысл введения регламентов (стандартов, положений) в компании: донести до работников в простой и доступной форме наше видение выполнения конкретных работ и достижения конкретных результатов. Основная цель – задать правила ведения дел на своем рабочем месте.

КОМУ НУЖЕН РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ)?

Нужен ли регламент высшему руководству? – Да, необходим.

Регламент вносит ясность в структуру компании, делает понятной технологию производства продукта, оказания услуг на каждом рабочем месте. А, следовательно, делает понятным контроль процесса производства продукта. Мотивация персонала аргументируется результатами производственных процессов, а не самими процессами. Например, механику платят не за ремонт оборудования, а за то, чтобы оборудование не ломалось в период между техобслуживанием.

НУЖЕН ЛИ РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ) РУКОВОДИТЕЛЮ СРЕДНЕГО ЗВЕНА? – КОНЕЧНО.

Он понимает, как организовать работу на своем уровне. Ведь именно в регламенте устанавливаются требования к результатам деятельности, последовательность выполнения работ, распределены зоны ответственности, определены необходимые сроки. Нет возможности ошибиться или нарушить технологию.

НУЖЕН ЛИ РЕГЛАМЕНТ (СТАНДАРТ, ПОЛОЖЕНИЕ) ПРОСТОМУ ИСПОЛНИТЕЛЮ? – ОПЯТЬ, ДА.

Исполнитель не должен «ломать» голову над тем, что от него хотят — он должен только исполнить регламент. А в случае, если он не может по каким-либо причинам его исполнить – должен доложить своему руководителю.

Таким образом, регламент (стандарт, положение) упрощает внутренние взаимодействия между работниками или подразделениями. По своей сути регламент (стандарт, положение) — это закрепление успешных действий в компании.

Любой регламент (стандарт, положение) должен содержать следующее:

• участники
• распределение ответственности
• правильная последовательность действий – описание процесса
• сроки
• требования к результату
• требования к качеству.

Регламент (стандарт, положение) должен быть предельно простым, понятным и доступным для каждого работника. Оптимальный размер документа – не более 5-6 страниц. Важно, чтобы однажды упомянутый термин использовался на протяжении всего текста (не использовать синонимы). Любое сокращение, применяемое в тексте, должно быть расшифровано. Очень важно, чтобы в регламенте были описаны все шаги – даже если повторяющиеся в процессе работы действия кажутся очевидными.

Одним из важных преимуществ регламентации (стандартизации) являются снижение расходов на подготовку и обучение персонала, минимизация «человеческого фактора» при реализации стандартных производственных операций, минимизация разногласий между сотрудниками, формирование базы знаний — формализация опыта персонала.

Для нас, как для компании, сертифицированной на соответствие ГОСТ ISO 9001, разработка регламентов и стандартов производственной деятельности – строго обязательная вещь.

Именно сегодня, когда в компании идет внедрение нового формата управления процессами, управления деятельностью через призму Ключевых Владельцев процессов (КВП), необходимо пересмотреть все этапы производства и управления на предмет их стандартизации. И при необходимости, разработать новые регламенты и стандарты, которые позволят увеличить эффективность труда, в том числе и управленческого.

Все утвержденные регламентирующие документы компании «ТМС групп» аккумулируются в автоматизированной системе 1С:Документооборот, — внутренние документы – положения. Любой работник, при необходимости, может зайти и ознакомиться с интересующим его документом.

Локальные нормативные акты организации: что это такое, что к ним относится — примеры

Разработка перечней обязательных локальных нормативных и правовых актов организации — это работа, с которой придется столкнуться практически каждому более или менее крупному бизнесу, стремящемуся к расширению и повсеместной оптимизации разных коммерческих процессов. Причем каждое предприятие создает собственные ЛПА, основываясь на особенностях профессиональной деятельности в рамках своей сферы. В роли основных внутренних документов, нуждающихся в тщательной проработке и оформлении, выступают должностные инструкции, функциональные положения, наборы правил и так далее.

Нетрудно догадаться, что все перечисленные бумаги должны составляться в полном соответствии с законодательством Российской Федерации. Именно поэтому вопросы, касающиеся их заверения, обычно отдаются на рассмотрение людям, обладающим соответствующим уровнем знаний, в том числе и в плане бухгалтерской и налоговой юриспруденции. Политика документооборота в той или иной компании — это достаточно сложная область, нуждающаяся в грамотном и квалифицированном подходе.

Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.

Примерами подобной документации становятся всевозможные нормативы текущего распорядка, графики отпусков, таблицы рабочих смен, должностные инструкции, положения о коммерческой тайне, свидетельства об обработке персональных данных третьих лиц и так далее. Как уже говорилось ранее, полный перечень ЛНА варьируется в зависимости от запросов и рода деятельности самой организации.

Классификация локальных актов

Абсолютно все бумаги рассматриваемого класса с легкостью делятся на две основные, большие группы:

• обязательные — их наличие представляется в виде требования, устанавливаемого соответствующими разделами законодательства Российской Федерации;
• необязательные — бланки, утверждаемые фирмой по собственному усмотрению, но также с полным согласием с нынешними правительственными постановлениями.

Нетрудно догадаться, что за отсутствие унификаций, которые должны быть приняты юридическим лицом по закону, компания будет вынуждена столкнуться с различными санкциями, в том числе и штрафного, материального формата. Таким образом, ответ на вопрос о том, что это такое обязательный перечень локальных правовых актов (документы ЛНА и НПА) организации, должен интересовать владельцев всех без исключения видов классического бизнеса.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Требования, предъявляемые к подобной документации

Человеку, занимающийся составлением рассматриваемых бланков, следует обратить внимание на ГОСТ Р6.30-2003. В рамках данного правоприменительного стандарта описаны подробные рекомендации по оформлению организационно-распорядительных бумаг. Например, здесь рассказывается о том, что шаблон сертификата в обязательном порядке включает в себя следующий набор информативных блоков:

• наименование юридического лица, согласно учредительным свидетельствам;
• название самого документа (положение, список правил и так далее);
• порядковый номер акта, а также дата и время утверждения;
• виза согласования (при наличии);
• специальная отметка о наличествующих приложениях;
• подпись руководителя предприятия или другого ответственного лица;
• временные рамки, в течение которых корпорация будет принимать функционирование бумаги.

Вообще, требований, касающихся процесса составления НПА, намного больше. Как уже говорилось ранее, большая часть из них приводится в выкладках ГОСТ Р6.30-2003.

Какие нормативы разрабатываются в ООО и ИП

В Трудовом кодексе Российской Федерации приводится исчерпывающий перечень ЛНА, обязательных для создания в рамках каждой организации:

• правила внутреннего распорядка;
• регламент оплаты труда и премирования;
• график отпусков;
• стандарт обработки персональных данных;
• таблицы сменности, не прикладываемые к договорам;
• штатное расписание.

Кроме того, в разных разделах ТК РФ также встречаются упоминания о бумагах, повествующих о нормировании рабочей деятельности, порядке аттестации и применении техники безопасности. Этот список отличным образом отвечает на вопрос о том, какие документы и локальные акты — это обязанность, от реализации которой нельзя уклоняться ни одному юридическому лицу. Все прочие виды НПА классифицируются со стороны закона как самостоятельные регламенты, необходимые исключительно для внутренних нужд самого предприятия.

Специализированные ЛНА

Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.

Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:

1. Федеральный закон №273-ФЗ.
2. Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
3. Приказ Минобрнауки №462.
4. Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.

Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.

Порядок принятия локальных актов

Нетрудно догадаться, что разработка ЛНА — это процедура, реализуемая в соответствии с максимально комплексным, пошаговым и всесторонним подходом. Эксперты, отвечающие за делопроизводство в рамках тех или иных крупных фирм, всегда делят подобную работу на перечень основных, самых важных этапов:

• первичное, базовое оформление;
• согласование и аналитика;
• внесение необходимых поправок;
• утверждение со стороны руководства;
• введение в правоприменительное поле;
• контроль исполнения.

Причем согласно ст. 372 ТК РФ, человек, ответственный за реализацию всего комплекса операций, должен направить итоговый, готовый к запуску бланк на рассмотрение в орган первичной профорганизации. В роли таковой также может выступать любая другая аналогичная структура, которая занимается представлением интересов сотрудников в течение всего времени их взаимоотношений с работодателями.

Локальным нормативным актом организации не является документ, не принятый специалистами указанной надзорной службы. Конечно, отказать во вступлении той или иной бумаги в силу профсоюз (или его аналог) может исключительно при наличии веских оснований. Кроме того, при появлении каких-либо проблем, связанных с корректностью и грамотностью заверяемого шаблона, представители данного ведомства с легкостью обращаются к вышестоящим органам правительственной инспекции. Государственные специалисты в области взаимодействия с ТК обладают правоприменительными полномочиями, позволяющими им отменить унификацию, оформленную без согласия с текущими нормами законодательства страны.

Что входит в локальный нормативно-правовой акт ЛНА: основные признаки документации этого формата, примеры

Как уже говорилось ранее, само определение рассматриваемого термина дано в ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Кроме того, в рамках регламента присутствует перечень признаков, характеризующих эту бумагу по определенным критериям:

• определение процесса исполнения федеральных законов в структурах и подразделениях конкретной компании;
• функционирование исключительно между работниками (сотрудниками) и работодателями;
• отсутствие расчета на разовое применение — сертификат обладает некоторой юридической силой в течение долгого времени;
• задействование в отношении абсолютно всех специалистов, трудящихся на благо какой-либо корпорации;
• прием и утверждение путем получения консультаций и резолюций от представительных органов (или профсоюзов);
• улучшение общего положения дел в кадровой сфере, расширения уровня гарантий, адресуемых персоналу.

Представленные признаки должны присутствовать у практически любого, более или менее грамотно составленного шаблона НПА.

О деталях

Нетрудно догадаться, что разработка полного спектра классификаций локальных нормативных документов и актов — это огромная работа, обладающая невероятным количеством подводных камней. Впрочем, в 2022 году существует большое количество способов, позволяющих облегчить процессы, отдаваемые кадровикам и делопроизводителям самых разных предприятий. Заключаются эти методики, как правило, в необходимости задействования специализированного программного обеспечения. Дело в том, что современные пакеты коммерческих программ уже включают в себя самые разнообразные унификации, с подробными выкладками о том, почему та или иная бумага будет действительно полезна в рамках данной организации.

Производством подобного софта занимается, в том числе и российская компания «Клеверенс». Наш бренд поставляет модули «Склад-15» и «Магазин-15» (а также прочие аналогичные продукты) самым разным юридическим лицам, функционирующим на территории России, Беларуси, Казахстана, Украины и стран Европейского союза. Фирма, работающая в профильной области в течение последних 17 лет, сумела добиться репутации максимально честного, надежного и грамотного создателя всевозможных IT-решений. Аппаратно-программные комплексы Cleverence включают в себя широчайший набор инструментов, подходящих для повсеместной автоматизации и оптимизации практически любых типов классических рутинных бизнес-процессов.

Оформление локального нормативного акта

Как уже говорилось ранее, человек, занимающийся разработкой какого-либо НПА, должен опираться на выкладки, представленные в рамках ГОСТ Р6.30-2003. Согласно представленному правоприменительному регламенту, на каждом бланке рассматриваемого вида в обязательном порядке прописываются следующие блоки и разделы:

• наименование организации, вносимое в полном соответствии с учредительными сертификатами;
• название самого шаблона, отражающее его суть (правила, должностные инструкции, обязанности мастеров, график отпуска и так далее);
• дата утверждения, ссылка на утвержденный приказ, регистрационный номер свидетельства;
• место составления, временные рамки функционирования документации, подписи ответственных и руководящих лиц.

Работодатель разрабатывает и утверждает локальный нормативный акт только с учетом позиции органа, представляющего интересы сотрудников и членов коллектива. В роли такового может выступать как отдельное учреждение, действующее в составе юридического лица, так и какой-либо профсоюз. Причем предложения, описанные на бумаге, в обязательном порядке проверяются на предмет соответствия текущим стандартам трудового законодательства Российской Федерации. При выявлении несоответствий шаблон отправляется на дополнительную проверку, а при повторной проблеме с легкостью отменяется путем подачи сопутствующего заявления.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Локальные нормативные и правовые акты НПА: примеры процессов разработки, утверждения и согласования

Итак, процедура по составлению ЛПА также должна быть подвергнута тщательному разбору, в том числе и путем оформления отдельного документа, рассказывающего ответственным сотрудникам о том, как и что им нужно сделать. Причем в создании как такого, основного инструкционного базиса, так и всех последующих бумаг, могут принимать участие не только топ-менеджеры, но и руководители отделов, старшие мастера, специалисты в области бухгалтерии, кадровики и экономисты. После того как шаблон включил в себя абсолютно все прописные детали, его следует согласовать со всеми вовлеченными отделениями предприятия. Итоговый контроль — проверка со стороны органа, представляющего интересы самих сотрудников. Правоприменительные полномочия такой структуры приводятся в ст. 327 ТК РФ.

Изменение и отмена ЛПА

Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Ответ на вопрос о том, что это такое локально-правовой и локальный нормативный акт (ЛНА) в кадрах организации и учреждениях, попросту невозможен без вовлечения рабочего коллектива. Как уже говорилось ранее, абсолютно все сертификаты подобного класса утверждаются посредством отправки сопутствующего уведомления в структуру, представляющую интересы специалистов во взаимоотношениях с работодателями. В качестве таковой выступает, например, профсоюз, или любое другое аналогичное учреждение. Кроме того, сами мастера также уведомляются в письменном формате, с получением подписей об ознакомлении. О таких порядках рассказано в законодательстве России, касающемся трудовой деятельности отдельных лиц.

Понимание того, что к локальным нормативным документам относятся все виды актов, затрагивающие самих сотрудников — это ключ к организации грамотного и эффективного рабочего процесса. Однако в рамках задачи по созданию доходного бизнеса существует множество других, не менее важных переменных. Часть из них, например, опирается на необходимость задействования надежного и качественного программного обеспечения. Разработкой таких продуктов занимается, в том числе и российская компания «Клеверенс». Модули «Склад-15» и «Магазин-15» уже включают в себя все шаблоны и рекомендации по составлению классических ЛНА, а также содержат широкий ассортимент разных инструментов, предназначенных для повсеместной оптимизации рутинных бизнес-процессов.

Ответственность за отсутствие

Как уже говорилось ранее, ООО и ИП, не соблюдающие требования законодательства в области разработки и оформления НПА, попадают под целый набор административных санкций. Меры взысканий такого порядка прописаны в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так что ответ на вопрос о том, какая дата локального нормативного акта является функциональной, должен самым предметным образом разбираться в рамках учреждений любого типа.

Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить

В федеральных законах и ведомственных приказах часто встречается формулировка «порядок определить локальным нормативным актом организации». Разбираем, что это за документ, чем он отличается от повседневных приказов или регламентов деятельности, как его правильно составить и утвердить.

В этой статье:

• Что такое локальный нормативный акт
• Кто не должен принимать ЛНА
• Какие ЛНА должны быть в организации
• Как разработать ЛНА
• Что рекомендует Росархив
• Как правильно утвердить ЛНА
• Как часто пересматривать ЛНА
• Когда ЛНА прекращает действие
• Как накажут за отсутствие ЛНА

Что такое локальный нормативный акт

Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются среди прочего локальными нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Точного определения этих документов в Трудовом кодексе не содержится. Можно выделить только признаки, по которым локальный нормативный акт (ЛНА) отличается от других документов работодателя:

• принимается работодателем, а не по соглашению сторон (ст. 8 ТК РФ);
• содержит нормы трудового права в отношении работников данного работодателя (ст. 8, 13 ТК РФ);
• не имеет персонализированного характера, как трудовой договор или кадровый приказ, и распространяется на неограниченное число сотрудников (ст. 13 ТК РФ);
• рассчитан на неоднократное применение (ст. 12 ТК РФ).

Хороший пример локального нормативного акта — должностная инструкция. Ее разработка не обязательна по ТК РФ — работодатель утверждает ее по собственной инициативе. Она определяет конкретную трудовую функцию работника, то есть содержит нормы трудового права. Она разрабатывается на должность, а не на Ф.И.О. конкретного специалиста. Инструкция применяется до замены ее новой или до исключения должности из штатного расписания, то есть рассчитана на неоднократное применение.

Есть мнение, что регламентирующие документы (положения, порядки) относятся к ЛНА, а приказы и распоряжения — нет, так как это организационно-распорядительные документы. Это не так. Регламент пользования переговорной не содержит норм трудового права и к ЛНА не относится. А приказ об установлении процента премирования на 2022 год для работников будет локальным нормативным актом, так как имеет все его признаки.

По общему правилу ЛНА принимают с учетом мотивированного мнения профсоюза. И оно не обязательно должно быть положительным.

Суды считают, что ЛНА выражает волю работодателя, а не относится к соглашению сторон. Смотрите, например, Постановление Тамбовского районного суда Тамбовской области от 18.01.2016 по делу № 5-22/2016.

То есть работодатель должен запросить мотивированное мнение профсоюза до утверждения ЛНА, а вот соглашаться с ним он не обязан (ст. 372 ТК РФ).

Защита интересов работников обеспечивается другой нормой — ЛНА не могут ухудшать их положение по сравнению с трудовым законодательством или коллективным договором (ст. 8 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Кто не должен принимать ЛНА

Трудовой кодекс освобождает от разработки ЛНА только три категории работодателей:

• физические лица без статуса ИП (ст. 8 ТК РФ);
• микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации (ст. 309.2 ТК РФ).

Работодатели-физические лица не разрабатывают локальные акты. Все трудовые отношения с работником регулируются трудовым договором.

Микропредприятия и некоммерческие организации имеют право отказаться от разработки локальных актов полностью или частично. Единственный обязательный для них документ — порядок перевода сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе (ст. 312.9 ТК РФ).

Микропредприятия и некоммерческие организации при отказе от ЛНА включают все неурегулированные вопросы в трудовые договоры. При этом за основу они берут Типовой трудовой договор (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Какие ЛНА должны быть в организации

Все локальные нормативные акты у работодателя можно разделить на три группы — смотрите таблицу с примерами.

ЛНА по обязательности разработки

Необязательные

Руководитель организации разрабатывает и принимает их по собственной инициативе, чтобы урегулировать на постоянной основе какие-то моменты в трудовых отношениях

• Должностные инструкции
• Положение о наставничестве
• Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)
• Положение о медосмотрах (ст. 220 ТК РФ)

Условно обязательные

Разрабатываются в случаях, если работодатель решит внедрить какой-то процесс, который должен быть урегулирован ЛНА, и требование об этом есть в законодательстве; либо когда разработка ЛНА рекомендована, а не является обязательной

• Положение об электронном кадровом документообороте (ст. 22.2 ТК РФ)
• Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя (ст. 312.9 ТК РФ)
• Порядок учета микротравм (Приказ Минтруда России от 15.09.2021 № 632н)
• Порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ)

Обязательные

Документы, требование о разработке которых прямо предусмотрено в законодательстве, и которые должны быть у каждого работодателя

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ)
• Порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
• Правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК РФ)

Работодатель в обязательном порядке принимает те локальные нормативные акты, по которым есть отдельное требование об их разработке. Например, инструкции по охране труда или порядок применения вахтового метода, если он использует вахту.

Работодатель также имеет право урегулировать или не урегулировать ЛНА любой аспект трудовых отношений с соблюдением требований законодательства (ст. 8 ТК РФ). В его нормотворческую деятельность никто вмешиваться не может, включая судебные инстанции (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 сентября 2016 г. N 33-31926/16).

На практике бывали случаи, когда работники пытались через суд обязать работодателя принять порядок индексации зарплаты. Судьи отметили, что принятие локального нормативного акта — воля работодателя.

Как разработать ЛНА

Нет нормативных требований к порядку разработки, а также оформлению локальных актов в частных компаниях. Примерная инструкция по делопроизводству, где есть отдельный раздел о ЛНА, обязательна только для государственных предприятий (Приказ Росархива от 11.04.2018 №44). Но работодатели могут взять ее за образец и на ее основе разработать собственные правила.

Что рекомендует Росархив

По каждому ЛНА нужно сразу определить разработчика. Он оформляет документ, согласовывает с заинтересованными лицами и обеспечивает утверждение.

ЛНА по сроку действия могут быть постоянными (действуют до замены новыми) или краткосрочными (приняты на определенный период времени). Например, Порядок обработки персональных данных — документ постоянного действия. А приказ об установлении показателей премирования — временный.

ЛНА принимаются по законодательным требованиям, распоряжению вышестоящей организации или решению руководителя компании. Руководители структурных подразделений могут давать предложения директору по разработке локального акта, если необходимо нормативно отрегулировать какой-то вопрос. Они направляют служебную записку, в которой указывают цель принятия ЛНА, примерную структуру и сроки подготовки документа.

Обязательные реквизиты ЛНА: название организации, вид и название документа, место издания, гриф утверждения с датой. Если в документе несколько страниц, то оформляется титульный лист. На него выносят все обязательные реквизиты.

Пример оформления титульного листа ЛНА

Структуру ЛНА определяет разработчик, если в организации нет требований к содержанию. Для регламентов, положений, инструкций обычно используют следующие элементы:

• титульный лист;
• оглавление, если в документе больше 10 страниц;
• общие положения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения, сокращения;
• ответственность — здесь указывают тех, кто должен выполнять требования ЛНА и несет за это ответственность;
• основные разделы — собственно сам текст ЛНА;
• приложения — графики, формы документов, чек-листы;
• лист согласования;
• лист ознакомления.

Это рекомендуемая структура. Работодатель может придумать свои правила.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как правильно утвердить ЛНА

Работодатель самостоятельно определяет порядок принятия локальных актов. Единственное требование, которое он должен выполнить — получить мотивированное мнение профсоюза в случаях, когда это обязательно (ст. 372 ТК РФ).

Перед принятием проект ЛНА проходит согласование внутри организации. Список определяет разработчик с учетом действующих в компании требований.

С внешними организациями ЛНА согласовывают только в том случае, если это содержится в поступившем требовании об его разработке или внутренних стандартах организации. Например, в холдинговых компаниях многие положения «дочек» и филиалов сначала проходят процедуру одобрения в головном офисе.

Локальные нормативные акты не имеют обратной силы. Они применяются только с момента утверждения (ст. 12 ТК РФ). Например, в майском приказе о вводе в действие ЛНА нельзя указать, что он действует с 1 апреля. Поэтому не стоит затягивать с процедурой подписания документа, который был нужен «вчера».

Согласованный проект ЛНА направляется на утверждение уполномоченному лицу. Рекомендуем сразу приложить к документу проект приказа о вводе в действие локального акта.

На практике ЛНА утверждаются одним из трех способов:

• решением директора;
• протоколом общего собрания участников, если это предусмотрено Уставом;
• решением любого должностного лица, которому это делегировано по доверенности или приказом о распределении прав и обязанностей.

Выбранный способ утверждения ЛНА нужно закрепить документально, чтобы подтвердить полномочия лица, подписавшего документ.

Приказ о вводе в действие ЛНА подписывает директор или уполномоченное им лицо. В документе указывают дату, с которой начинает действовать нормативный акт, а также организационные мероприятия в связи с его принятием. Например, ознакомить весь персонал с ЛНА и представить в отдел кадров подписанные листы ознакомления.

Утверждение ЛНА и ввод в действие ЛНА — две разных процедуры. Вторая не относится к обязательным. Например, должностные инструкции часто вводят в действие без приказа, с момента утверждения. Распорядительный документ нужен, чтобы дать какие-то поручения в связи с принятием документа.

С утвержденным ЛНА нужно обязательно ознакомить работников под личную подпись, если он касается их трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Это не пустая формальность. Подпись работника об ознакомлении с локальным актом — «броня» работодателя при возможных трудовых спорах.

Как часто пересматривать ЛНА

Локальные акты актуализируют по мере необходимости — нормативных сроков нет. На практике их пересматривают раз в 3-5 лет, но точную периодичность устанавливает работодатель.

Корректировки вносятся при появлении новых законодательных требований, изменении производственных или организационных условий в компании. Например, при утверждении нового штатного расписания или оргструктуры.

Изменения в ЛНА согласовываются и утверждаются в том же порядке, в каком принимался основной документ. Цепочка та же: «заинтересованные лица — профсоюз — руководитель». Если ЛНА вводился в действие приказом, то и изменения вводятся в действие приказом того же должностного лица.

Отчитайтесь в ФНС и другие контролирующие органы в срок и без ошибок по актуальным формам

Когда ЛНА прекращает действие

Статья 12 ТК РФ предусматривает три случая, когда локальный нормативный акт утрачивает силу:

• истек срок действия;
• заменили новым ЛНА;
• вступили в силу нормативные правовые акты или положения колдоговора, которые устанавливают более высокий уровень гарантий работникам.

Отмена ЛНА, как правило, оформляется приказом руководителя.

Утративший силу документ не выбрасывают в ведро, а отправляют в архив на хранение по установленным правилам (Приказ Росархива от 20.12.2019 №236).

Случай из практики

Вышедший на пенсию работник попытался оспорить Положение об оплате труда десятилетней давности на том основании, что он о нем не знал и не ведал, что действовали такие правила оплаты. В суде работодатель предъявил архивный оригинал Положения с личной подписью работника. Суд отказал работнику в исковых требованиях.

Как накажут за отсутствие ЛНА

Если работодатель не примет локальный нормативный акт, который предусмотрен трудовым законодательством, он может заплатить штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отсутствие инструкций по охране труда обойдется дороже — до 80 тыс. рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Размер штрафа — не главное. Неприятность в том, что работодатель получит «пятно» на репутации как лицо, привлеченное к административной ответственности.

«ЛНА об ЛНА»: регламент о том, как составлять регламенты

Вы узнаете, как составить внутренний нормативный документ, регламентирующий правила обращения с локальными нормативными документами организации, а также получите пример инструкции по работе с локальными нормативными актами.

Зрелый период жизни организации характеризуется стремлением регламентировать все, что только возможно. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) создаются один за другим, в крупных компаниях их количество измеряется десятками в год. Создаваемые ЛНА нуждаются в стандартизации. А ведь еще каждый ЛНА нужно своевременно актуализировать, ненужные – отменять или заменять новыми. Так организация приходит к тому, что необходимо создать «ЛНА об ЛНА», то есть внутренний нормативный документ, регламентирующий правила обращения с внутренними нормативными документами организации.

Ответственность за разработку «регламента о регламентах» обычно ложится на отдел делопроизводства.

Нормативно-методическая основа

Помочь секретарю в составлении «ЛНА об ЛНА» могут следующие документы:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2]. Из них вы узнаете об общих правилах оформления текста и других значимых реквизитов ЛНА, а также об общих правилах оформления документов – шрифтах, межстрочных интервалах, титульном листе;
• Примерная инструкция по делопроизводству[3], в специальном разделе которой рассказывается об ЛНА как об отдельном документе, с особенностями организации разработки, согласования, утверждения;
• Словарь видов документации[4]. Он поможет отличить одну разновидность ЛНА от другой, ведь каждый вид документа создается со своими собственными целями;
• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов[5], которые помогут составить раздел об оформлении ЛНА: правильно пронумеровать пункты (пресловутые точки после номеров), поместить в ЛНА ссылки на другие регламенты и на другие разделы его самого и т.д.

Разновидности ЛНА в организации

В «ЛНА об ЛНА» описываются правила разработки и оформления только тех разновидностей ЛНА, которыми пользуется организация. Как правило, из всего многообразия видов регламентирующих документов компания обычно активно использует три-четыре. Автор документа должен установить эти разновидности и сосредоточиться на них. Не нужно помещать в будущий ЛНА разновидности регламентирующих документов «навырост». Если в какой-то момент окажется, что компании необходимы, например, политики, то в ЛНА в общем порядке будут внесены изменения – особенности разработки политик.

Самые распространенные ЛНА

Положение – документ, закрепляющий статус структурной единицы компании или процесса, устанавливающий права и обязанности (например, Положение о канцелярии, Положение о документообороте, Положение о хранении документов).

Инструкция – документ, в котором выполнение одного процесса рассматривается со всех возможных сторон, с объяснениями, как выполнять операции этого процесса (например, Инструкция по делопроизводству, Инструкция по хранению документов, Инструкция по приему и отправке корреспонденции).

Правила – свод нормативов, которые нужно выполнять и которые приводятся без объяснений, как достичь нужного результата (например, Правила конвертирования и отправки почтовой корреспонденции, Правила размещения архивных документов в архивохранилищах, Правила корпоративного этикета при ведении электронной переписки).

Методические рекомендации – очень подробное, буквально пошаговое изложение правил выполнения того или иного процесса (например, Методические рекомендации по архивному хранению документов, Методические рекомендации по подготовке проектов распорядительных документов, Методические рекомендации по осуществлению контроля исполнения задач, поставленных в системе электронного документооборота).

Регламент – документы, в которых описывается взаимодействие участников процесса (как правило, из разных структурных подразделений), с указанием сроков выполнения каждой операции и результата каждой операции (например, Регламент рассмотрения обращений граждан, Регламент осуществления внутренних коммуникаций между филиалами, Регламент приема-передачи документов на хранение в архив).

Каждую из выбранных разновидностей ЛНА нужно четко определить в будущем документе.

Основные разделы ЛНА

Общие положения

Любой ЛНА должен начинаться с раздела «Общие положения». В нем:

• озвучивается полное наименование ЛНА и тут же приводится сокращенное;
• озвучивается полное наименование организации и указывается ее общепринятое сокращенное название («Общество», «Компания», «Организация» и т.д.);
• если ЛНА создается во исполнение федерального закона или другого нормативного правового акта (далее – НПА), то приводится его наименование;
• описывается цель создания ЛНА.

Настоящая Инструкция по обеспечению сохранности, учета, систематизации, использования, уничтожения документов (далее – Инструкция) в обществе с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество) утверждается во исполнение положений Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с целью регламентирования процессов учета, систематизации, хранения, использования, проведения экспертизы ценности и уничтожения документов Общества.

Если ЛНА создается для того, чтобы повысить эффективность производственного или бизнес-процесса и не «привязывается» ни к какому закону или федеральному НПА, то начало раздела «Общие положения» может выглядеть так:

Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) утверждается с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов общества с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество).

Информационный блок «Область применения» повествует о том, когда и при каких обстоятельствах пригодится этот ЛНА. Он может состоять из одного-двух предложений или даже сливаться с предыдущей информацией о целях разработки ЛНА.

Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.

Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.

Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.

Термины, определения, сокращения

Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.

Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.

Основной текст

Предугадать содержание каждого документа, конечно, невозможно. Поэтому и мы в статье, и автор «ЛНА об ЛНА» дают только универсальные рекомендации, подходящие для каждого регламентирующего документа, независимо от его вида.

Объем ЛНА

Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).

Структура текста

Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:

• делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
• создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:

1. Заголовок главы;

1.1. Заголовок раздела;

1.1.1. Заголовок подраздела;

1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.

Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.

Приложения

Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.

Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.

Мы привели минимальный набор разделов ЛНА. Некоторые организации могут расширить его. Например, существует практика создания раздела «Документация», в который вносятся все документы, образующиеся в процессе выполнения регламентированных работ, с указанием ответственного подразделения и даже срока хранения. Безусловно, такая практика очень помогает в составлении номенклатуры дел и в целом в процессе хранения документов.

Оформление ЛНА

Титульный лист

При желании организация может оформлять свои ЛНА с титульным листом (Пример 1). Главное, чтобы было принято окончательное решение относительно его использования: или на всех ЛНА без исключения, или вовсе без него. Без титульного листа вполне можно обойтись, оформляя ЛНА на общих фирменных бланках для документов.

Форма титульного листа приведена в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пункты и списки

Если неукоснительно следовать правилам оформления нормативных документов, то маркированные списки придется исключить из своих ЛНА и тоже пронумеровать. Государственным организациям приходится так и делать. Что касается коммерческих организаций, то они могут позволить себе немного отступить от строгих правил в пользу комфортного восприятия текста: списки воспринимаются намного проще (Таблица).

Впрочем, злоупотреблять списками в тексте документа тоже не стоит. Их использование можно разрешить со словом «допускается».

Заголовки, гиперссылки, формат

Большинство ЛНА сегодня используются в электронном виде. Это нужно учитывать при их разработке и оформлении. Цель разработчика нормативного документа – сделать свое детище максимально удобным в использовании. Его должно быть не просто комфортно читать, но и находить в нем информацию, перемещаться между разделами, прямо из текста пункта переходить в упомянутое в нем приложение и обратно.

Это достигается, в первую очередь, структурированием текста. Заголовки разделов и подразделов не просто выделяются жирным шрифтом, а отмечаются как заголовки разного уровня через функционал текстового редактора. Это отправная точка структурирования. Во-первых, заголовки позволят создать оглавление (тоже не вручную, а с помощью программы), во-вторых, помогут перейти на нужную структурную единицу из любой точки текста.

Быстрое перемещение между структурными единицами документа достигается путем системы гиперссылок. Это очень полезно, например, если к пункту ЛНА имеется приложение. Из текста пункта ставится гиперссылка на приложение, а из приложения – обратно на пункт (Пример 2). Также ставятся быстрые переходы в любые точки текста.

Но все эти полезные элементы структуры текста легко потеряются, если неправильно сохранить готовый ЛНА. Однозначно это должен быть неизменяемый формат (лучше всего PDF). Но достичь этого формата можно по-разному:

Работа над ЛНА

Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.

Подготовка проекта

Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.

Согласование

Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования. Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству).

И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).

Утверждение

Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.

Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.

Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.

Регистрация

Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.

Ознакомление

Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.

Внесение изменений

За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.

Отмена

Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.

Хранение

Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.

Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).

Резюме

1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.

2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.

3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2019).

[3] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[4] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[5] Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (редакция 2021 года) (утв. ГД ФС РФ).