Как правильно написать письмо о повышении цены на продукцию

Письмо об изменении цены на продукцию

Письмо об изменении цены на продукцию может быть направлено поставщиком покупателю в любой момент времени раньше полной оплаты товара и исполнения договора сторонами надлежащим образом. Главная цель отправителя подобной документации – информировать адресата. В качестве же дополнительной цели можно отметить побуждение делового партнера сохранить существующие отношения, несмотря на изменение столь существенной позиции, как стоимость поставляемой продукции.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Изменение цены в подавляющем большинстве случаев происходит в сторону увеличения. Причин для этого может быть много:

• Колебания курсов валют. Падение курса рубля при продолжительных отношениях между контрагентами является весомой причиной для изменения уровня цен посредством подобной документации.
• Увеличение стоимости сырья.
• Увеличение затрат на перевозку товара.
• Колебания стоимости упаковки.

Каждую из них можно указать в тексте письма об изменении цены на продукцию.

Составные части

Установленной формы письма не существует, но для выполнения существующих требований все уведомления этого рода строятся по одинаковой схеме: шапка, изложение сути вопроса, подписи руководителя. Нарушение либо изменение этого порядка чревато тем, что документ не будет иметь юридической силы.

Желательно печатать текст письма на фирменном бланке организации. Это делается для того, чтобы в верхней части документа были расположены логотип, наименование и реквизиты организации-отправителя.

Если же фирменных бланков под рукой нет, то надо в самом верху листа обязательно указать информацию о названии, ИНН, КПП, юридическом адресе компании.
Помимо реквизитов, в шапке документа располагаются:

• Дата. Принципиально важный момент при изменении цены на продукцию.
• Город подписания.
• Наименование документа.
• Обращение к адресату. Оно может быть как общим («Уважаемые партнеры», если писем предполагается отправить несколько), так и конкретным («Уважаемый Иван Иванович!»).

После формальной части можно приступать к формулировке основной. Она будет разная для каждой компании и ситуации. Формулировать текст нужно максимально уважительно и аргументировано.

Основная часть прикрепленного бланка включает в себя несколько предложений. Они раскрывают следующие принципиально важные моменты сообщения:

• С какого числа происходят изменения цен на продукцию.
• Если товар уже поставляется, то на какую часть неоплаченной продукции распространяется это изменение.
• В связи с чем происходят перемены.
• Что из ассортимента принимает участие в этом изменении.
• Как это выражается в процентном соотношении.
• Если в этом есть необходимость, то до какого момента будет реализация заказов покупателей по прежним ценам.
• На какое «послабление» вправе рассчитывать покупатель. Возможно, это предоставление рассрочки оплаты либо таблица с уменьшением цены в зависимости от объема поставки и пр.

Если наименований продукции много, то есть смысл сформировать и прикрепить новый прайс-лист.

Чем более веские приведены причины, тем легче деловому партнеру будет смириться с существующим положением дел. Хотя он имеет право отказаться от последующих поставок, аргументируя свое решение изменением ценовой политики.

Когда предъявлять

Поставщик может уведомлять покупателя об изменении цен в любой момент, даже после подписания договора, до совершения полной оплаты товара. То есть если предоплата составляет 100%, то поставщик уже не имеет права сообщать об изменении стоимости товара.

Если товар уже грузится, но еще не оплачен, то такое письмо может быть вполне уместным, но только если такое развитие событий предусмотрено договором либо законом. Об этом моменте ясно сказано в 424 статье Гражданского кодекса, во втором пункте.

Стоит отметить, что договорные условия – это не единственная возможность для увеличения цен.

Но при любом развитии событий покупатель должен выразить свое письменное согласие для продолжения взаимодействия.

Когда будет недействительным

Если уведомление поступило в день отгрузки товара, но после его оплаты в полном объеме (то есть покупатель выполнил свою обязанность по оплате и с его стороны договор исполнен надлежащим образом), то такой документ в любой судебной инстанции будет признан недействительным. На практике весьма распространены случаи оспаривания ценовых позиций. Со стороны продавца должно поступить сообщение об изменении строго до поступления на его счет полной суммы на приобретаемую продукцию.

Когда уместно снижение цены

В некоторых случаях поставщик идет на снижение ценовой категории продукции для того, чтобы стимулировать покупателя к полной оплате. Тогда стоит сформулировать причину изменения цены так: «В связи с необходимостью выполнения оплаты в течение такого-то времени».

Согласно первым пунктам 450 и 452 статей Гражданского кодекса поставщик вправе снизить цену даже после того, как фактически права на продукцию были переданы покупателю (по отгрузочным документам). Но для этого необходимо к имеющемуся договору прикрепить дополнительное соглашение, в котором прописана новая цена.

При этом вся сопутствующая первичная документация тоже будет подвержена корректировке. В том числе:

• Накладные на отгрузку (даже если продукция уже находится на складе покупателя).
• Счет-фактура. Его исправление такого рода предусмотрено третьим пунктом 168 статьи Налогового кодекса.

Возможные претензии

При снижении цен могут возникнуть претензии об экономической неоправданности совершений условий договора для поставщика. Об этом говорится в первом пункте 252 статьи Налогового кодекса.

Таким образом, при изменении цен на продукцию после подписания договора поставщик может обратиться в судебную инстанцию за возмещением упущенной прибыли за счет покупателя.

Сколько хранится письмо

Срок хранения информационных уведомлений обычно недолог. В любом случае он не будет превышать пяти лет. При условии, конечно, что письмо об изменении цен на продукцию не будет участвовать в судебных разбирательствах, не будет фигурировать в качестве доказательства при разнообразных спорах.

Как составить письмо о повышении цен

Письмо о повышении цены на продукцию — это документ, в котором поставщик в корректной форме сообщает покупателю об изменении стоимости товаров для предстоящих поставок. В нем обязательно следует привести веские аргументы, из-за которых подорожание неизбежно.

Основания для увеличения цен на продукцию и услуги

Обычно цена на продукцию и услуги прописывается в договоре между продавцом и покупателем. Часто в нем указывают и условия, при которых поставщик вправе изменить ее. Но если эти основания не указаны в договоре, то руководствоваться следует Гражданским кодексом (п. 2 ст. 424 ГК РФ). Учтите, что продолжить взаимоотношения с покупателем не получится без его письменного согласия на изменения. В одностороннем порядке поменять условия договора, в том числе и цену, нельзя (ст. 310 ГК РФ). О нововведениях потребуется сообщить покупателю при помощи письма о подорожании цен на продукцию, перечислив аргументированные причины.

Составить уведомление допустимо для всех деловых партнеров одновременно. Главное его назначение — проинформировать их о новой ценовой политике. Она формируется из затрат, влияющих на себестоимость продукции. Продавец вправе установить ее по совокупности этих факторов на время заключения договора и на момент поставки товара (п. 3 ст. 485 ГК РФ). Чтобы обосновать удорожание продукции, в письме указывают показатели, повлиявшие на это. Среди них:

• скачок инфляции;
• рост тарифов на энергоресурсы, коммунальные услуги;
• изменение валютного курса;
• повышение стоимости сырья и материалов;
• увеличение транспортных расходов;
• повышение стоимости аренды помещений;
• дополнительные затраты на модернизацию производства, стройматериалы и др.

В информационной записке указывают как одну причину, так и несколько факторов, в совокупности приведших к изменению прайса на товары и услуги. Здесь нелишне отметить, что компания дорожит сотрудничеством и желает сохранить взаимоотношения. Поскольку окончательное решение останется за покупателем — продолжать работу в новых условиях или нет.

Порядок написания письма

Несмотря на то, что единых форматов написания не существует, такие документы составляют по схеме, общепринятой в деловой переписке. Пишут уведомление на фирменном бланке компании. Если его нет, то на листе А4 заполните реквизиты компании-продавца собственноручно. Среди них наименование фирмы, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес.

В структуру документа входит:

1. «Шапка» документа — в ней указывают название компании-получателя, Ф.И.О. ее руководителя и название компании-отправителя.
2. Место и дата составления уведомления.
3. Название документа.
4. Основная часть — аргументы и доводы, вынудившие вас поднять конечную стоимость.
5. Подпись главы компании и печать (при наличии).

Чтобы привлечь на свою сторону клиента, важно писать корректно и уважительно. В начале письма лично обратитесь к руководителю компании по имени и отчеству: «Уважаемый Анатолий Сергеевич!». Если отправляете группе партнеров, то допустимо «Уважаемые партнеры!». В содержании укажите следующие данные:

• каковы причины подъема стоимости товаров;
• с какого периода начнут действовать новые условия;
• на какие товары или услуги предусмотрены нововведения;
• каково повышение в процентном соотношении;
• какие гарантии и скидки предоставляются для конкретного клиента.

Вот основные рекомендации, как написать о повышении цен на услуги для деловых партнеров:

1. Пишите по нормам делового этикета, максимально корректно и вежливо.
2. Суть письма отразите лаконично, но с исчерпывающими аргументами. Недопустимы эмоциональные сложные фразы, лесть, грубость и излишние подробности.
3. Если для вас важно сохранить партнера, не пишите сразу о повышении прайсов. Сначала поблагодарите за плодотворное сотрудничество и расскажите о вынужденных мерах нововведений.
4. Кратко отметьте, как в дальнейшем вы скорректируете качество и какие бонусы предоставите клиентам.
5. Если повышения не было долгое время, подчеркните это.

Документ не стоит растягивать на весь лист. Уместите текст на половине странички. Приложите к нему новый прайс-лист. После составления зарегистрируйте письмо в журнале исходящей корреспонденции и отправьте адресату.

Образец

Вот примерный шаблон письма о повышении тарифов на транспортные услуги с обоснованием для контрагентов.

город ______________ дата __________20__г.

В связи с повышением стоимости бензина, мы вынуждены повысить тарифы на транспортные услуги с __.__.20__г.

Несмотря на то, что мы старались сохранить цены в течение первого полугодия, вторая волна подорожаний привела к неизбежности роста цен на транспортные услуги.

Если тарифы на топливо упадут, мы обязуемся уменьшить их и на наши услуги. Готовы предоставить отдельные скидки на путешествия для детей и пенсионеров.

Надеемся на понимание и плодотворное сотрудничество с Вами в будущем.

С уважением, Генеральный директор

ООО «______________» ______________

А так выглядит образец письма о повышении цен на продукцию в связи с повышением цен на сырье и расходных материалов. Ориентируйтесь на него при составлении писем своим партнерам, корректируя в зависимости от конкретной ситуации.

Как сообщить клиентам о повышении цен: инструкция

Многие специалисты годами не повышают ценник, потому что покупатели всегда болезненно реагируют на такой шаг. Страшно, что клиенты уйдут и прибыль упадет. Но пересматривать прайс нужно в связи с инфляцией и ростом затрат, потому что иначе работать придется в убыток.

Если решили, что пора поднимать цены, важно сообщить об этом вовремя, чтобы не потерять клиентов, и заранее продумать, как бороться с возражением «дорого» . Рассказываем в статье, когда действительно следует растить цены и что перед этим необходимо сделать.

Определитесь, зачем менять цены

Если вы решили пересмотреть прайс в бóльшую сторону только из-за того, что так поступили конкуренты, — потребители, скорее всего, этого не оценят. Основания должны быть серьёзными. Например:

работаете в минус или в ноль;

не хватает денег на развитие бизнеса;

возросла себестоимость продукции или услуги.

Проинформируйте клиентов о причинах повышения стоимости заранее

Чтобы не испортить отношения с потребителями, сообщайте о повышении стоимости заранее. Хорошо бы подготовить почву: за два-три месяца до запланированного увеличения прайса рассказать и показать, как улучшаете продукт, работаете над качеством. Например, можно отметить, что перешли на более дорогой шоколад при производстве конфет, разработали новые начинки после обучения у известного мастера. Так аудитория поймёт, что цена в перспективе будет расти, и осознает мотивы такого решения.

Вот что нужно учесть при общении с потребителями:

Дайте клиентам время. Им необходимо обдумать изменившиеся условия и спланировать свои доходы и расходы. Поэтому оптимально предупреждать о подорожании не позднее чем за месяц.

Подготовьтесь к вопросу «Почему так дорого?». Как ответить , чтобы аргументы были весомыми? Стоит честно поговорить с покупателями. Например:

Рассказать, из чего складывается цена. Так, для частного кондитера это стоимость масла, муки и сливок, расходы на электроэнергию и доставку тортов, траты на миксер и формы для выпечки.

Обосновать причины подорожания. Например: взлетел курс доллара, поменяли поставщика сырья, стали больше платить за аренду или улучшили качество изделий.

Подсветить преимущества. Допустим, мастер в салоне красоты прошел обучение и теперь владеет современными техниками окрашивания, а ещё предлагает консультации по подбору цвета.

В диалоге с клиентами не стоит оправдываться и извиняться за пересмотренный ценник: это поставит вас в позицию слабого. Если покупатель всё же уйдет, не обижайтесь, а поблагодарите за сотрудничество.

Донесите ценность продукта: как обосновать повышение цен на услуги

Когда человек осознает пользу продукта, то он легко платит за него, даже если сумма выросла. Вот как можно донести ценность:

Используйте цифры. Если вы разрабатываете мобильное приложение, объясните заказчику, что число установок увеличилось на 30% благодаря улучшенному интерфейсу и затратам на продвижение.

Не забывайте о мелочах. Например, человек покупает серьги в подарок — он, скорее всего, готов заплатить больше, чтобы получить украшение в подарочной коробке. Открытки или скидочные купоны от продавца также увеличивают ценность продукта.

Проявите лояльность. Это могут быть бонусы за заказы, которые стимулируют обращаться именно к вам. Например, каждый пятый стакан кофе в подарок.

Расскажите о повышении цен на услуги и товары на сайте и в соцсетях

Вот что следует сделать, когда будете оповещать клиентов о новом прайсе:

Поделитесь новостью в соцсетях. Можно также повесить объявление на сайте. Так вы продемонстрируете прозрачность своей ценовой политики и укрепите доверие покупателей.

Изложите причины. Если предлагаете простой продукт, например керамическую посуду, довольно будет одного-трех доводов повышения стоимости . Если сложный (промышленная техника), то обоснуйте решение детальнее.

Вот какие доводы привела школа кулинарной теории в своем телеграм-канале

Смягчите удар: предложите акции, бонусы или рассрочку

Чтобы людям было легче принять изменившиеся условия, сгладьте неприятное известие. Вот что можно предложить:

Прежние расценки для постоянных клиентов. Можно поднять прайс только для новой аудитории, а для старой — заморозить стоимость, например, до конца года. Этим вы покажете, как цените тех, кто с вами давно, и заинтересованы в продолжении сотрудничества.

Акции и бонусы. Можно подарить мастер-класс от крутого спикера при покупке подорожавшей программы.

Беспроцентную рассрочку. Если продаете гайды, то можно помочь будущим ученикам в получении денег от банка.

Вот как можно мягко преподнести новость о подорожании: дать достаточно времени, чтобы приобрести курс по нынешнему тарифу, и предложить заморозить старт занятий

Отправьте письмо о повышении цен на продукцию и услуги

Универсального ответа на вопрос, как сообщить клиентам о повышении цен , нет. Но постоянным покупателям можно отправить письмо по электронной почте. Вот что можно в нем указать:

Причины подорожания. Не следует писать, что решение было принято «из-за стечения обстоятельств». Лучше пообщаться с аудиторией начистоту и конкретизировать: «мы закупили дорогостоящее оборудование», «вырос курс евро».

Рост прайса в процентах. К примеру, с 25 июля билеты будут стоить на 5% выше.

Дату, когда свежий прайс вступит в силу. Можно приурочить ее к началу месяца.

Дату, до которой можно получить товар или услугу по старому ценнику. Например: «до 1 октября вы можете записаться на маникюр по той же низкой цене». Но указывать это необязательно.

Возможные бонусы. Можно предложить выкупить одежду из прошлой коллекции со скидкой 50%.

Что еще учесть при составлении письма:

Покажите свою заботу. Если продаете курсы, то можно порекомендовать рассрочку не только от банков, но и от своей школы, чтобы и иностранные студенты могли оплатить обучение частями.

Расположите главное в самом начале. Выделите этот текст жирным или цветом, чтобы подписчики не пропустили информацию.

Коротко о главном

Определитесь, зачем вообще поднимать цены.

Проинформируйте о новом прайсе не позднее чем за месяц: можно отметить, из чего складывается стоимость и из-за чего продукт подорожал.

Обоснуйте подорожание, но не оправдывайтесь.

Продемонстрируйте ценность продукта: ее повышает обоснование стоимости .

Анонсируйте изменение стоимости на сайте и в соцсетях.

Превысьте ожидания: делайте скидки, продавайте в рассрочку, дайте время купить услугу или товар по прежним тарифам.

Сообщите о новости в рассылке: пропишите новые условия кратко и четко, с заботой о клиенте.

Как написать письмо о повышении цен на продукцию

Письмо о повышении цен на продукцию — это информационный документ, в котором продавец уведомляет контрагентов о росте стоимости товаров.

Причины повышения цен

Причины роста стоимости товаров связаны с внешними факторами. Основные (п.3 ст.485 ГК РФ):

• удорожание сырья;
• инфляция и инфляционные ожидания;
• падение рубля и рост курса иностранных валют;
• рост транспортных издержек;
• увеличение стоимости тары, упаковки.

Если текущие цены на продукцию поднялись, необходимо уведомить контрагентов и разослать письмо об изменении ценовой политики. В уведомлении указывают одну из перечисленных причин или все сразу, если они в совокупности повлияли на окончательную стоимость товаров.

Порядок подготовки

Унифицированной формы нет. Подготовьте уведомление, руководствуясь этикой делового общения и правилами документооборота. Составьте документ на фирменном бланке организации, а если такого не предусмотрено, укажите в шапке наименование организации и регистрационные сведения — ИНН, ОГРН и другие коды.

Детально и аргументировано изложите суть вопроса. Чем подробнее и логичнее описана проблема и варианты решения, тем выше вероятность согласия контрагента на новые условия.

Инструкция, как составить письменное уведомление об увеличении стоимости продукции:

1. Указать реквизиты продавца.
2. Проставить номер, дату и место написания уведомления.
3. Озаглавить документ.
4. Адресно обратиться к покупателю или ко всем партнерам, если предполагается массовая рассылка. Варианты: Уважаемый Петр Петрович, Уважаемые партнеры.
5. Описать ситуацию. Использовать точные и конкретные формулировки: из-за удорожания сырья, увеличения издержек на транспортные услуги, колебания курса валют и проч.
6. Уточнить, с какого момента и на сколько (в процентном соотношении) повышается стоимость товаров.
7. Описать варианты послабления для конкретного покупателя.
8. Перечислить, на какую продукцию распространяется увеличение. Если наименований много, приложите к уведомлению новый прайс-лист.
9. Подписать у руководителя организации.

Образец

Вот примерное письмо о повышении цен (образец можно использовать в работе):

(наименование и реквизиты организации)

г. ______________ __________20__г.

Настоящим письмом информирую Вас об изменении цен на продукцию

«______________» с __.__.20__г.

Мы прикладываем максимальные усилия для сохранения цен, но в связи с

продолжающимся ростом курса валют к рублю и увеличением стоимости сырья, тары,

упаковки и транспортных затрат мы вынуждены повысить цены на некоторые виды