Как приобрести валюту для загранкомандировки

Как учесть командировочные в валюте без справки об обмене?

Любые расходы, в том числе командировочные, должны быть подтверждены документально. Если командировка за рубеж, и для нее работник покупает иностранную валюту, для учета затрат будет нужна справка о приобретении валюты. По курсу из этой справки и учитывают расходы командированного. А как их считать, если справки об обмене валюты нет?

Командировочные расходы

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно;
• другие расходы (оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы, оплата услуг связи и почты, и т. д.).

Датой признания в учете ко­ман­ди­ро­воч­ных расходов счи­та­ет­ся день утвер­жде­ния аван­со­во­го от­че­та, ко­то­рый ра­бот­ник дол­жен пред­ста­вить после по­езд­ки.

Если же сотрудник ездил в зарубежную командировку, то для учета расходов будет нужна справка о при­об­ре­те­нии ва­лю­ты. По курсу из этой справки и учитывают рас­хо­ды.

Однако нередки случаи, когда такой справки среди документов, прилагаемых к авансовому отчету, нет, или не вся истраченная в командировке валюта этой справкой подтверждается. Как тогда считать «ва­лют­ные» за­траты на командировку?

По какому курсу считать расходы на зарубежную командировку

Если нет справки об обмене валюты, для определения сумм командировочных расходов берите курс ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ной суммы. Так рекомендует поступать Мин­фин в письме от 19 июня 2020 г. № 03-03-06/1/52967.

Если работнику на все рас­хо­ды купленной валюты не хватило, и он пе­ре­рас­хо­довал купленную сумму, сумму перерасхода ему нужно возместить в рублях.

Однако в этом случае рублевую сумму нужно определять по курсу ЦБ не на дату выдачи аванса, а на дату утверждения авансового отчета.

Разберемся на примере.

Не забудьте, что если под­от­чет­ное лицо вер­нуло в кассу неис­поль­зо­ван­ный на­лич­ный аванс, эту сумму нель­зя по­тра­тить на хо­зяй­ствен­ные нужды либо дру­гие цели. Ее придется сначала сдать в банк, а уж затем заново снимать со счета для выдачи в подотчет.

Наличная валюта на командировочные расходы

Как может компания или индивидуальный предприниматель — резидент получить наличную валюту для зарубежных командировок?

Для оплаты командировочных расходов в течение шести месяцев с 9 сентября 2023 года вы можете получить со счетов наличные доллары США, евро, фунты стерлингов и японские иены, исходя из установленных в соответствии с законодательством нормативов оплаты.

На другие иностранные валюты ограничений нет при условии соответствия операций требованиям законодательства. Для конвертации долларов США, евро, фунтов стерлингов, японских иен в иную иностранную валюту используется курс банка на день выдачи.

При необходимости со счетов, открытых в иностранной валюте, можно получить наличные рубли без ограничений с учетом требований законодательства и условий договора, при этом сумма к выдаче определяется по курсу банка. Покупку необходимой наличной валюты можно совершить в кредитной организации, предлагающей такие услуги.

Компаниям и ИП рассказали, как получить наличную валюту для зарубежных командировок

ЦБ РФ разъяснил, как компания или индивидуальный предприниматель-резидент может получить наличную валюту для зарубежных командировок.

Финансовый регулятор напомнил, что с 10 марта по 10 сентября 2022 года действует временный порядок операций с наличной валютой для юрлиц и ИП-резидентов. Они могут получить наличные доллары США, японские иены, фунты стерлингов и евро в пределах суммы, эквивалентной 5 000 долларов США, и только для оплаты расходов по зарубежным командировкам.

При этом данный лимит установлен на весь период действия временного порядка операций с наличной валютой. Однако, если у компании или ИП валютные счета открыты в разных банках, то сумму, эквивалентную 5 000 долларов США, можно получить в каждом банке.

Кроме того, в особых случаях по запросу банка к ЦБ РФ указанная сумма может быть увеличена. Для этого компания или ИП должны обратиться в банк, а банк — представить в ЦБ РФ обоснование потребности превысить лимит.

В данном случае ЦБ РФ при рассмотрении обращений будет принимать во внимание следующие документально подтвержденные сведения:

• основания для направления работников в командировки, включая порядок и размеры возмещения расходов по командировкам, решения о направлении работников в командировки с указанием ФИО, сроков командировок, мест командирования;
• планируемые расходы в командировках, включая проезд к месту командирования и обратно, наем жилого помещения, суточные, другие расходы, производимые работниками с разрешения или ведома работодателя (аренда автотранспорта, такси, представительские мероприятия).

В разъяснениях ЦБ РФ также отмечается, что указанные ограничения распространяются только на четыре валюты: доллары США, евро, японские иены, фунты стерлингов. Для получения наличной валюты других стран ограничений нет.

Сотрудник сам купил валюту на заграничную командировку: порядок расчетов и отражение в учете

Сотруднику, отправляющемуся в загранкомандировку, были выданы под отчет денежные средства в размере 15 000 руб., ему было поручено купить валюту самостоятельно. Справку о проведении операции по обмену валюты подотчетное лицо приложило. Курс обмена валюты — 93,99 руб. за 1 евро. Всего — 159,59 евро. За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро, что составляет на день обмена валюты 4746,50 руб. У сотрудника остался неиспользованный аванс.

Авансовый отчет утвержден 3 февраля 2016 года. Курс евро на 3 февраля составил 84,9719 руб.

Как рассчитать сумму неиспользованного аванса в рублях? Как отразить в бухгалтерском учете и при обложении налогом на прибыль выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке, а также возврат неиспользованного аванса?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете расходы организации, связанные с загранкомандировкой сотрудника, следует определять исходя из истраченной суммы иностранной валюты (в соответствии с первичными документами) по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.

Расхождение в величине расходов, образовавшееся вследствие отклонения курса обмена валюты (который подтвержден справкой банка) от официального курса ЦБР на дату признания командировочных расходов (на дату утверждения авансового отчета), включается в расходы организации.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 4 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее — ПБУ 3/2006) стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли.

Пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБР (п. 5 ПБУ 3/2006).

Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 6 ПБУ 3/2006).

Датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, согласно Приложению к ПБУ 3/2006 признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, для целей бухгалтерского учета расходы, осуществленные сотрудником в иностранной валюте в ходе командировки, пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Курсовой разницей признается разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода (п. 3 ПБУ 3/2006).

При этом следует учитывать, что в анализируемой ситуации организация выдала работнику аванс в рублях, валютных операций не совершала, пересчет иностранной валюты в рубли производится единожды — при отражении суммы, подлежащей возмещению. Соответственно, курсовых разниц в рассматриваемой ситуации не возникает.

Здесь, по нашему мнению, исходя из п. 21 ПБУ 3/2006 возникают не расходы, связанные с изменением курса иностранной валюты, а расходы, связанные с обменом валюты, которые организация может учесть в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

В рассматриваемом случае курс обмена рублей на евро определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Рассмотрим на примере с учетом приведенных в вопросе данных.

Сотрудник обменял рубли на евро по курсу 93,99 руб.

За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро.

Следовательно, из расчета на дату обмена валюты командировочные расходы в данном случае составили 4746,50 руб.

При этом на дату утверждения авансового отчета (3 февраля 2016 года) расходы, исходя из пересчета по курсу ЦБР, составили 4291,08 руб. (50,50 евро х 84,9719).

Следовательно, расходы, связанные с обменом валюты по данному авансовому отчету, составят 455,42 руб. (4746,50 руб. — 4291,08 руб.).

В бухгалтерском учете операции по выдаче аванса на командировочные расходы и расходы по авансовому отчету следует отразить следующими записями:

Дебет 71 Кредит 50 (51)
— 15 000 руб. — выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 20 (26. ) Кредит 71
— в сумме 4291,08 руб. учтены командировочные расходы, исчисленные по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета;

Дебет 91 Кредит 71
— 455,42 руб. — отражены расходы, связанные с обменом валюты.

В результате по дебету счета 71 образуется сальдо в сумме 10 253,50 руб. (15 000 руб. — 4291,08 руб. — 455,42 руб.). Следовательно, задолженность командированного сотрудника в виде неизрасходованного аванса составила 10 253,50 руб.

Налоговый учет

Расходы на служебные командировки учитываются для целей налогообложения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

В силу п. 10 ст. 272 НК РФ, если организация применяет в налоговом учете метод начисления, то затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату признания соответствующего расхода. Логично предположить, что рублевый эквивалент командировочных расходов, выраженных в валюте, определяется по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.

Такого же мнения придерживался ранее Минфин России, что выразилось, в частности, в письме от 01.02.2005 N 07-05-06/32. Отдельно отмечалось, что в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется.

В более поздних разъяснениях финансового ведомства говорится о применении курса ЦБР на дату утверждения авансового отчета при пересчете в целях налогообложения командировочных расходов в случае отсутствия документов, подтверждающих приобретение иностранной валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324). Напомним, документальное подтверждение расходов — необходимое условие для признания их для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно разъяснениям Минфина России, представленным в письме от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, при наличии документов, подтверждающих курс обмена, расходы организации на командировку сотрудника следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты именно по курсу обмена. Аналогичные разъяснения представлены в письме Минфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347, а также в письме ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.

В письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 представители Минфина России в очередной раз подтвердили, что «расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета».

Таким образом, в налоговом учете, как и в бухгалтерском, командировочные расходы признаются по курсу ЦРБ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

А разницы, возникающие из-за обмена валют, организация учитывает во внереализационных доходах или расходах.

Обратите внимание, что, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения такие разницы не являются курсовыми. Они являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265

НК РФ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Документом, подтверждающим расходы на обмен валют, будет выданный банком (обменным пунктом) документ, в котором зафиксировано приобретение валюты по определенному курсу.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

11 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.